- Bố trí phịng họp chung (1)
6. Quản lý thời gian
6.3. Tổ chức nơi làm việc
Sắp xếp chỗ làm việc khoa học
Để tiết kiệm thời gian, nâng cao năng suất làm việc, tâm hồn thoải mái, không bị căng thẳng mệt mỏi, ta cần phải biết tổ chức nơi làm việc một cách khoa học
Nếu bạn sắp xếp chỗ ngồi làm việc mà người qua lại có thể nhìn thấy bạn là cớ để cho bạn lo ra, ngẩng đầu lên mỉm cười với người qua lại, chưa kể có các cuộc viếng thăm xã giao làm mất thời gian. Còn một giải pháp khác tốt hơn rất
nhiều, là đặt thư ký của mình ở ngay cửa ra vào, sao cho bất cứ người khách nào cũng phải gặp mặt thư ký. Sự khôn khéo và tài ngoại giao của thư ký trong việc làm giảm bớt những gián đoạn công tác của thủ trưởng mình là hết sức quan trọng.
Sự gần gũi là một nhân tố rất thực tế để quy định tần số của giao dịch. Ngồi khác phòng hay khác lầu gây trở ngại rất lớn cho tiếp xúc. Có một tổng giám đốc đã cân nhắc dời chổ hai giám đốc dưới quyền của mình sang một tầng lầu khác để khuyến khích họ độc lập cơng tác hơn. Cũng trong lúc đó ơng lại đưa hai người khác đến bên cạnh, vì cần tiếp xúc thường xuyên hơn.
Trang trí nơi làm việc
Phải biết biến một gian phịng ít dùng đến thành một nơi n tĩnh để nghiên cứu và đọc tài liệu. Một việc quan trọng là phải cung cấp đầy đủ máy móc và trang bị cần thiết khác cho giám đốc cũng như cô thư ký.
Việc trang trí lại văn phịng sẽ thay đổi hẳn mơi trường làm việc. Những ngắt quảng trong công tác giảm bớt rõ rệt, người ta dễ tập trung tư tưởng để có thể suy nghĩ và nâng cao nhiệt tình làm việc của mình. Để cho một cán bộ làm việc có hiệu quả, sự tập trung tư tưởng cũng cần thiết như việc dập tắt tiếng ồn xung quanh. Trong vòng nhiều năm qua, các doanh nghiệp đã bắt đầu đưa những bộ phận nghiên cứu và phát triển của họ đến những vùng ngoại ô tương đối yên tĩnh, mơi trường êm ả là điều kiện cần có cho cơng việc nghiên cứu.
Nhiều doanh nghiệp đã đưa ra các biện pháp để khắc phục tiếng ồn, thí dụ quy định rằng khi cần gọi thì phải chọn đúng người chứ khơng được đụng đâu gọi đó, hay tìm cách lắp đặt những thiết bị âm thanh êm hơn, và hạn chế nghiêm ngặt việc gọi nhau.
Nói chung, cần phải trang thiết bị cho tồn thể cán bộ nhân viên trong doanh nghiệp, ở tất cả các cấp, những máy móc tốt nhất mà cơ quan mua sắm được.
+ Các giấy tờ không liên quan đến vấn đề đang giải quyết thì hãy loại nó ra khỏi bàn giấy.
+ Văn kiện nào chưa có điều kiện giải quyết thì đừng để trên bàn.
+ Đừng bao giờ gác đề án đang làm lại mà chạy theo những công việc hấp dẫn hơn.
+ Giải quyết xong một hồ sơ thì chuyển nó đi ngay.
+ Phải giữ cho bàn giấy luôn luôn sạch sẽ, ngăn nắp, đầy đủ những dụng cụ và tài liệu cần thiết.
Tóm lại, dù có dùng phương pháp nào đi nữa thì việc dọn dẹp giấy tờ trên bàn cho cho sạch sẽ đã cho thấy rõ cơng hiệu của nó, ngay với người thích giấy tờ.
TÓM TẮT
Đây là một chương quan trọng, đi sâu những vấn đề có tính chun ngành của cơng tác quản trị văn phịng, như: Tổ chức công tác thông tin; tổ chức hội họp; công tác hậu cần; tổ chức cơng tác kiểm tra hành chính..., qua đó giúp người học hình thành các kỹ năng nghiệp vụ cơ bản, phổ biến của cơng tác văn phịng, xây dựng tác phong làm việc khoa học để giải quyết các vấn đề liên quan đến nội dung môn học
Câu hỏi và bài tập thực hành
Câu hỏi 1. Thông tin là gì? Trình bày các loại thơng tin và cơ sở để phân
loại chúng?
Câu hỏi 2. Khái niệm, ý nghĩa của hội họp? Lấy một ví dụ thực tế để làm
rõ các bước của quá trình tổ chức hội họp trong lĩnh vực hành chính chính văn phịng?
Câu hỏi 3. Trình bày khái niệm, vai trị, mục tiêu và ngun tắc của cơng
tác kiểm tra hành chính văn phịng
biện pháp để quản lý thời gian có hiệu quả.
Bài tập thực hành 1. Xây dựng quy trình tổ chức hội họp tại một cơ quan Bài tập thực hành 2. Vẽ sơ đồ tư duy về quy trình tổ chức thơng tin
trong nghiệp vụ văn phòng
Đáp án bài tập thực hành 1
* Thể thức, kỹ thuật trình bày: đúng theo quy định hiện hành.
* Nội dung: xây dựng quy trình tổ chức hội họp gồm 3 giai đoạn: + Giai đoạn chuẩn bị cuộc họp
+ Giai đoạn tiến hành cuộc họp + Giai đoạn kết thúc cuộc họp
Đáp án bài tập thực hành 2
Sơ đồ tư duy về về quy trình tổ chức thơng tin trong nghiệp vụ văn phịng được thực hiện thông qua các bước sau đây:
Bước 1: Xác định nhu cầu thông tin trong cơ quan đơn vị Bước 2: Xây dựng và tổ chức nguồn thông tin
Bước 3: Thu thập thơng tin
Bước 4: Phân tích xử lý thơng tin Bước 5: Cung cấp phổ biến thông tin Bước 6: Lưu trữ bảo quản thông tin