- Bố trí phịng họp chung (1)
3. Công tác hậu cần
3.1. Vai trị, nhiệm vụ của cơng tác hậu cần
Công tác hậu cần cho một sự kiện có rất nhiều vấn đề và cần được chuẩn bị chu đáo. Tùy từng sự kiện và quy mô của sự kiện, công tác hậu cần có thể yêu cầu khác nhau về số lượng, loại hình, mức độ…
3.2. Những yêu cầu đối với hậu cần
Lên kế hoạch hậu cần với một bản kế hoạch chi tiết, hướng dẫn cách nhân viên làm việc, setup chương trình một cách logic, khoa học nhất.
Xây dựng đội ngũ nhân viên hậu cần với số lượng chắc chắn và đảm bảo về hiệu suất làm việc. Những người trong tổ chức hậu cần cần phải có chun mơn, kinh nghiệm, biết cách làm việc nhóm và xử lý tình huống khẩn.
Kiểm sốt và kết hợp các hoạt động phía sau để tráng những sai sót khơng đáng có. Với những sự kiện khai trương, khánh thành hay tổ chức âm nhạc nó đóng vai trị vơ cùng quan trọng.
Lên dự tính tình huống xấu và định hướng cách xử lý. Một sự kiện khi được diễn ra ln có những rủi ro đi kèm. Những tình huống bất ngờ xảy ra từ nhiều phía vì vậy trong cơng tác hậu cần cần phải lên dự trù trước để định hướng cách xử lý.
Vai trò hậu cần trong tổ chức sự kiện rất quan trọng. Với sự phát triển như hiện nay trong công tác hậu cần vai trò này cũng được đánh giá cao hơn.
3.3. Nội dung của công tác hậu cần
Thông thường công tác hậu cần thường chuẩn bị các nội dung sau: Nước uống cho đại biểu/khách tham dự.
- Trái cây, bánh kẹo.
- Tiệc (tùy yêu cầu có thể tổ chức tiệc bàn, buffer, tiệc ngọt…) - Bàn ghế.
- Khăn trải bàn.
- Thẻ đại biểu/khách mời hoặc bảng tên đặt tại vị trí ngồi của đại biểu. - Bảng hướng dẫn.
- Thùng phiếu (trong trường hợp có bỏ phiếu, rút thăm…) - Các dụng cụ: ly, tách, dĩa, dao, nĩa, khăn/giấy ăn…… - Thùng đựng rác…
Ngồi ra, có thể phải bố trí các cơng việc như tổ chức xe đưa đón các vị khách mời quan trọng, bố trí nơi ăn nghỉ cho khách mời. Trong trường hợp có khách mời từ nước ngồi cần phải thực hiện các thủ tục hành chính sớm, đầy đủ theo đúng quy định của pháp luật Việt Nam.
Bên cạnh đó, cơng tác an ninh, bảo vệ cũng cần được phân cơng bố trí cụ thể. Cần có kế hoạch chi tiết cho cơng tác này nếu tổ chức sự kiện với quy mô lớn. trong trường hợp thuê công ty dịch vụ bảo vệ cũng cần có hợp đồng với các điều khoản quy định rõ ràng trách nhiệm, quyền và nghĩa vụ của hai bên.
Công tác hậu cần cũng phải rất lưu ý tới khu vực vệ sinh. Tưởng chừng như đây là vấn đề không quan trọng nhưng thực sự lại là vấn đề mà ban tổ chức phải rất quan tâm, nhất là với các sự kiện có số lượng người tham dự lớn. Khu vực này cần được bố trí khơng xa nơi tổ chức chính, sạch sẽ, đủ rộng và có biển báo khu vực nam - nữ rõ ràng. Có thể chuẩn bị sẵn nước thơm khử mùi, xà bông, khăn/giấy lau. Trong trường hợp nơi tổ chức là địa điểm khơng có nhà vệ sinh (hoặc các địa điểm công cộng), phải thuê nhà vệ sinh công cộng di động để đảm bảo cơng tác này.
4. Thống kê
4.1. Khái niệm, mục đích, nguyên tắc
4.1.1. Khái niệm
Thống kê tài liệu là sử dụng các công cụ, phương tiện chuyên môn nghiệp vụ để nắm được chính xác số lượng, chất lượng thành phần, nội dung tài liệu và hệ thống bảo quản tài liệu trong kho lưu trữ.
Tài liệu Phông lưu trữ quốc gia Việt Nam phải được thống kê tập trung trong hệ thống sổ sách, cơ sở dữ liệu, hồ sơ quản lý.
4.1.2. Mục đích
- Giúp cho các cơ quan lưu trữ có văn cứ để xây dựng kế hoạch bổ sung tài liệu.
- Xác định giá trị tài liệu, có kế hoạch mua sắm các trang thiết bị để bảo quản tài liệu.
- Làm cơ sở cho việc quản lý nhà nước trong cơng tác lưu trữ bảo vệ bí mật quốc gia.
4.1.3. Nguyên tắc
- Bảo đảm thống kê toàn diện, kịp thời, chính xác các tài liệu.
- Bảo đảm sự thống nhất giữa thống kê và bảo quản tài liệu, tài liệu trong kho lưu trữ thống kê theo kiểu nào thì được sắp xếp bảo quản theo cách đó.
- Các cơng cụ phải áp dụng thống nhất về thể loại, nội dung, đối tượng thống kê.
4.1.4. Quy định
- Cơ quan, tổ chức ở trung ương tổng hợp số liệu của các đơn vị trực thuộc và báo cáo cơ quan quản lý nhà nước về lưu trữ ở trung ương;
- Cơ quan, tổ chức ở cấp tỉnh tổng hợp số liệu của các đơn vị trực thuộc và báo cáo cơ quan quản lý nhà nước về lưu trữ cấp tỉnh. Cơ quan quản lý nhà nước về lưu trữ cấp tỉnh tổng hợp số liệu của các cơ quan, tổ chức cấp tỉnh, cơ quan quản lý nhà nước về lưu trữ cấp huyện và báo cáo cơ quan quản lý nhà nước về lưu trữ ở trung ương.
- Cơ quan, tổ chức ở cấp huyện, cấp xã tổng hợp số liệu của các đơn vị trực thuộc và báo cáo cơ quan quản lý nhà nước về lưu trữ cấp huyện. Cơ quan quản lý nhà nước về lưu trữ cấp huyện tổng hợp số liệu của các cơ quan, tổ chức cấp huyện, cấp xã và báo cáo cơ quan quản lý nhà nước về lưu trữ cấp tỉnh.
4.2. Các công cụ thống kê tài liệu lưu trữ
Số nhập tài liệu vào kho lưu trữ:
Khi nhập tài liệu vào kho lưu trữ phải ghi vào sổ nhập tài liệu theo mẫu sau:
- Mục lục hồ sơ:
Đây là cơng cụ thống kê chính dùng để thống kê trực tiếp các hồ sơ có trong phơng (kể cả trong sưu tập) tài liệu. Mục lục hồ sơ được lập đối với những phông tài liệu đã được chỉnh lý, lập thành các hồ sơ và hệ thống hóa theo một phương án nhất định.
Tờ mục lục của mục lục hồ sơ phải ghi lời nói đầu, bảng giải thích chữ viết tắt và bảng thống kê theo mẫu.
Những kho lưu trữ lớn bảo quản những phơng tài liệu có nhiều mục lục hồ sơ thì phải lập sổ đăng ký mục lục hồ sơ.
Sổ thống kê phông:
Sổ thống kê phông nhằm thống kê và đánh số thứ tự cho các phông bảo quản trong kho, cố định trật tự sắp xếp các phơng, tạo cơ sở đánh số tra tìm các hồ sơ.
Báo cáo tổng hợp gồm 3 phần: kho tàng, cán bộ, tài liệu lưu trữ.
Sổ xuất tài liệu lưu trữ: Sổ này nhằm thống kê các tài liệu đưa ra khỏi
kho lưu trữ do yêu cầu của công tác khai thác, sử dụng, giao nộp cho lưu trữ khác.