Untitled ĐẠI HỌC QUỐC GIA THÀNH PHÓ HÒ CHÍ MINH TRƯỜNG ĐẠI HỌC KHOA HỌC Xà HỘI VÀ NHÂN VĂN eohhhhAœ4 NGHIÊM KỲ HỎNG LÊ VĂN IN ĐỖ VĂN HỌC NGUYÉN VĂN BÁU ĐỎ VĂN THẮNG GIÁO TRÌNH QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG NHÀ XUÁT.
MINH ĐẠI HỌC QUỐC GIA THÀNH PHĨ HỊ VÀCHÍNH N VĂN TRƯỜNG ĐẠI HỌC KHOA HỌC Xà HỘI eofAœ4 NGHIÊM KỲ HỎNG - LÊ VĂN IN ĐỖ VĂN HỌC - NGUYÉN VĂN BÁU - ĐỎ VĂN THẮNG GIÁO TRÌNH QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG NHÀ XUÁT BẢN ĐẠI HỌC QUỐC GIA THÀNH PHĨ HỊ CHÍ MINH - 2015 MỤC LỤC Trang LỜI GIỚI THIỆU Phân thứ TỎNG QUAN VÈ QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG Chương I.NHỮNG(VÁN ĐÈ CƠ BẢN YÈ VĂN PHÒNG G VÀ QUẢN L Một số khái niệm H Phân loại văn phịng HI Vị trí, chức văn phòng 12 IV Nhiệm vụ chung văn phòng 18 V Cơ cấu tổ chức văn phịng 19 VI Kỹ hành văn phịng 20 Chương II ĐỎI MỚI VÀ HIỆN ĐẠI HỐ VĂN PHỊNG TRONG CÁC CƠ QUAN, TÔ I CHỨC Yêu cầu đổi đại hóa văn phịng 24 24 I Nội dung đổi đại hóa văn phịng 30 II Vấn đề đại hóa văn phịng nước ta 38 Chương VI TÔ CHỨC CÁC CHUYÉẾN ĐI CÔNG TÁC L Sự cần thiết chuyến công tác I Lập kế hoạch tô chức chuyến cơng tác 91 39 N TÁC CƠNG PH TH TÔ CHÚC TRONG CÁC CƠ QUAN, TÔ CHÚC trình, kế hoạch Hị_ Phương phép lập chương tình, kế hoạch cơngkế hocạch 4I 42 47 chương tình, kế hoạch IV Quản ý chức thực 49 công tắc ' TƠ CHỨC CƠNG C H ĐẠO, Ị VỤ LÁN CHÚ C TÁCH , TÔ CHỨ CƠ QUAN Chuẩn bị phục vụ chuyến công tác IV Trách nhiệm văn phịng thời gian lãnh đạo cơng tác BẠN VÀ VĂN BẢN 43 chương trình, IL Nội dụng công tắc HI I 102 102 I Thể thức kỹ thuật trình bày văn 125 H 150 Quản lý văn HN LẺ TÂN VĂN PHÒNG Tiếp khách 169 H Giao tiếp qua điện thoại 174 51 II Công tác lễ tân IL Tổ chức công tác thông tin phục vụ lãnh đạo, quản lý 58 Chương IX ỨNG DỤNG CỐNG NGHỆ THÔNG TIN IIL Hoàn thiện hệ thống tin phục vụ lãnh đạo, quản lý ChươngV TÔCHỨế gộI Họ) TRONG CÁC CƠ L QUAN, TỎ CHÚ Mộysố vấn đềchung TRONG CÔNG TẢ c_n XI BHẾ vê 184 #7 L Vai trị thơng tin hoạt động văn phòng 190 69 H Nhu cầu điều kiện tin học hóa hoạt động văn phịng 193 69 HI Những lĩnh việc cơng tác văn phịng cần tin IL Phương pháp tơ chức hội hợp 73 II Văn phịng với việc tơ chức hội hợp §2 169 I L_ Một số vấn để chung thông tin phục vụ lãnh đạo, quản lý quan, tô Chức 98 Một số vấn đề văn Chương VI GIAO TIẾP VÀ 31 92 IV học hóa Giới thiệu số phần mềm sử dụng lĩnh vực văn phòng 197 200 VvH ?- SẾ + 216 216 218 225 22 27 233 29 LỜI GIỚI THIỆU Quản trị văn phòng hoạt động có tính tất yếu quan trọng quan, tô chức Trong bối cảnh giới diễn cách mạng thông tin mạnh mẽ đất nước ta tiến lên theo đường cơng nghiệp hóa, đại hóa đổi nay, văn phòng với “tâm quan trọng đặc biệt” Chù tịch Hồ Chí Minh khắng định, ngày nhìn nhận đầy đủ giành quan tâm nhiều hơn, từ người lãnh đạo, công chức, viên chức quan, doanh nghiệp người làm công việc nghiên cứu, giảng dạy, học tập cơng tác văn phịng Do ý thức tầm quan trọng văn phòng quản trị văn phòng nên từ nhiều năm nay, SỞ đào tạo từ trung câp, cao đẳng đến đại họcở nước ta đưa vấn đẻ liên quan đến văn phịng, „cơng tác văn phịng quản trị văn phịng vào chương trình đào tạo Nhiều quan, doanh nghiệp từ trung ương đến địa phương quan tâm đào tạo, bồi dưỡng kiến thức vẻ quản trị văn phịng cho cơng chức, viên chức Từ góp phần đào tạo nên đội ngũ người làm cơng tác văn phịng đơng đảo cho đất nước tạ Trường Đại học Khoa học xã hội Nhân văn - Đại học Quốc gia Thành phố Hồ Chí Minh - tiến hành đào tạo cử nhân Lưu trữ học Quản trị văn phòng từ 20 năm (1995-2015) Trong chương chiếm thời lượng lớn tạo sức thu hút cao sinh viên thuộc hệ đào tạo quy vừa làm vừa học Quản trị văn phịng hoạt động mang tính tổng hợp có liên quan đến nhiều môn khoa học quản trị học, thông tin học, văn thư học, lưu trữ học, hành học, khoa học giao tiếp- ứng xử, công thái học , với nhiều lĩnh vực chuyên môn nghiệp vụ kỹ nghề nghiệp đa dạng ẩi nre==m a trình đào tạo nhà trường, khối kiến thức quản trị văn phòng 1X Do ảm quan trọng CỬ:s NẾP tong ĐT vấn phịng học giả người Anh Mikc „anh hành PhỊN# (dùng cho đào tạo viện Hành Quốc gia (2004); Giáo Học Harey (19) giáo trình tác giả nước soạn CĨ thể sỐ cơng trình HH Quản fÍ * : văn phòng nên từ trước đến nạ sơn phòng (dùng cho đào tạo cử nhân kinh cử niên hành trình Quản trÌ Đại học Kinh tế quốc dân Hà Nội (2005); Quản trị văn 5n (Kỹ yất Hội thảo khoa học) Trường tế) Trường Nhân vấn, Điàng họdâc u”Quốctạo tigiaếngHà thNịơm ging ý bếlýn cơngTƯ việc văn phịng “n ơng tình t Phận Của É hư mộ = e Ed ss ne si Bu nghiệp 006), V.V (0= - MPDF (2 Phái triển kinh tế từ nhân CC chủ lực đào vịn c :đang họ i đạ ng ườ tr Tuy vậy, học bọc Quản trị văn phòng nhự th Chế Đại to cử nhận Luưu trữ Đại học Quốc gia Hà Nội (đã đào Khoa học xã hội Nhân văn thuộc Trường Đại học Khoa học xã hội 967) Nhân văn thuộc Đại học Quốc gia Thành phố Hơ Chí Minh, ngồi đề người sau viên ngành Lưu trữ học Quản trị văn phòng, tiêu tốt nghiệp bố trí làm việc theo chức trách, nhiệm vụ chức văn phòng chuẩn nghiệp vụ chức danh công chức, viên nhiều loại hình quan, tổ chức, doanh nghiệp khác giúp Những nội dung đề cập đến giáo trình quản trang bị cho sinh viên kiến thức hệ thống , vừa cương đại trị văn phịng Những kiến thức vừa mang tính tập mang tính chuyên sâu để sử dụng cho giảng dạy, học tạo cử nhân Lưu hai học phần quan trọng chương trình đào văn phòng trữ học Quản trị văn phòng Tổng quan quản trị (3 tín (2 tín chỉ) Một số kỹ hành văn phịng chi) Cụ thể sau: Tổng a) Kiến thức đại cương chủ yếu trình bày phần quan quản trị văn phòng, gồm: Chương I Những đề văn phòng quản trị văn; phịng, trình bày về: 1) Các khái niệm bản; 2) Phân loại văn phịng văn 3) Vị trí, chức văn phòng; 4) Nhiệm vụ chung biên chưa có giáo trình quản trị văn phịng phịng; 5) Cơ cấu tơ chức chung văn phòng 6) Một số hiểu biết kỹ hành văn phịng Chương II Đổi đại hóa văn phịng, trình bày chậm trễ đáng tiếc Do yêu cẩu cấp thiết đó, Trường Đại học Khoa học xã hội Nhân văn - Đại học Quốc gia Thành phố Hồ Chí Minh, mà trực tiếp văn phịng 3) Vấn đề đại hóa văn phịng nước ta hóa đạiện u nội dung cụ thể đôi hi ý rằng, Lư cương giảng số sách chuyên khảo giảng viên, soạn để làm tài liệu giảng dạy thức cho sinh viên Đó Bộ mơn Lưu trữ học - Quản trị văn phịng, tổ chức biên soạn Giáo trình Quản trị văn phòng nhằm đáp ứng yêu cầu nghiên cứu, giảng dạy giảng viên nhu cầu học tập đông đảo sinh viên chuyên ngành Hoạt động quản trị văn phịng đề cập giáo trình Tưng gíi bạt ong Hạt việc nhà quản nộ ch HN nghiệ Hà ch TIÊN DI cội hậu bay gà § GHãn GÀ Hnh -HgI HP GIỊP TÙNG g phù hợp với đối tượng sinh cụ thể, p vụ hành văn phòn x vấn đề chung như: 1) Những yêu cầu quốc tế nội đôi đại hóa văn phịng; 2) Nội dung đổi đại hóa kỹ hành văn phịng trình bày chương giáo trình số giáo trình khác b) Kiến thức chuyên sâu trình bày cụ thể, tiết phần Một số kỹ hành văn phòng bản, gồm chương: Chương II Lập tổ chức thực chương trình, kế hoạch Chương IV Tô chức công tác thông tin phục vụ lãnh đạo, quản lý công tác Ý (u06 sn Chương VI Tổ chức an, tô chức p tr0"6 acác qu họ ội h công tác Tổ chức chuyến quản lý văn ức ch tổ v n bả n Vă phòng Giao tiếp Jễ tân văn g tIn công tác ôn th hệ ng nŠ ©Ơ ng dụ Ứng hị Chương Ï.`” - vi np ng f tô chức quan, côn vụ m đêviệcphục nsoạlà Kê ền cho o bả m ả Đ n đuơn-za Š trình biên Tạ viên, sinh viên goi xã hại ng giả tập học P hĨ "¬ học Khoa học Trường Đại Minh Ngoại Chí Hộ phơ h àn Th gia học Quốc giảng dạy, học Tế Nhấn văn - Đạicó thê làm tài liệu tham khảo đại học, cạo Quản trị văn phịng ra, giáo trình cịn học, với bậc sau đại đối ng phò văn trị tập quản sở đào tạo iệp đẳng, trung học chuyên nghcôn g công việc chuyên mơn văn phịng nước t4 cơng tác chức, viên chức làm Với lần biên soạn đầu tiên, giáo trình chắn cịn thiếu sót định Chúng tơi mong nhận nhiều ý kiến đống góp cỉa giảng viên, nh viên, đồng nghiệp bạn đọc xa gần đẻ giáo trình hoàn thiện lần xuất sau Mọi góp ý xin vưi lịng gửi địa liên hệ: Bộ môn Lưu trữ học - Quản trị văn phịng Thùng A217, 10-12 Định Tiên Hồng, Quận I, Tp Hồ Chí Minh Điện thoại: 08.3829.3828 (số nội 175) Email: luutu@hcmussh.edu.vn Website: luuru@hcmussh.edu *n trân trọng cảm ơn! - NHÓM BIÊN SOẠN Phần thứ TỔNG QUĂANN PVHỀ ÒNG QUẢN TRỊ V È Ga nh Trẻ 0n + T7 TH TA Chương Ï NHỮNG VÁN ĐÈ CƠ BẢN N PHÒNG VỀ VĂN PHÒNG VÀ QUẢN TRỊ VẤ hướng tới mục Hoạt động quan, tô chức nhà quản lý phải thực ra, tiêu định Muốn đạt mục tiêu đề tÔ chức cách khoa việc điều hành hoạt động quan, học, hợp lý lý cần có thơng tin liên Trong hoạt động quản lý, nhà quản trình thực quan đến tổn phát triển quan, đến tông hợp tin, mục tiêu đề ra; phải xử lý thông ng thơng tin hữu ích, đề từ thơng tin thu thập nhằm tạo nhữ t định quản lý kịp thời, phù hợp, đưa quyế động quan xác; phải tô chức, điều hành, phối hợp hoạt g — TT