Giáo trình quản trị văn phòng điện tử

ỦY BAN NHÂN DÂN TỈNH KON TUM TRƢỜNG CAO ĐẲNG CỘNG ĐỒNG KON TUM GIÁO TRÌNH MƠN HỌC: QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG ĐIỆN TỬ NGÀNH, NGHỀ: QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG TRÌNH ĐỘ: CAO ĐẲNG (Ban hành kèm theo định số /QĐ-CĐCĐ ngày / /2022 Hiệu trưởng trường Cao đẳng Cộng đồng Kon Tum) Kon Tum, năm 2022 i MỤC LỤC TUYÊN BỐ BẢN QUYỀN iii LỜI GIỚI THIỆU iv DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT v NỘI DUNG CỦA MÔN HỌC CHƢƠNG 1: TỔNG QUAN VỀ VĂN PHÒNG ĐIỆN TỬ Chính phủ điện tử .2 1.1 Khái niệm Chính phủ điện tử 1.2 Các mục tiêu Chính phủ điện tử 1.3 Lợi ích Chính phủ điện tử 1.4 Các mơ hình giao dịch Chính phủ điện tử 1.5 Các hình thức hoạt động dạng dịch vụ cung cấp qua phủ điện tử Dịch vụ công trực tuyến 2.1 Khái niệm 2.2 Vai trị dịch vụ cơng trực tuyến 10 2.3 Các tiêu chí đánh giá dịch vụ cơng trực tuyến 11 2.4 Các dịch vụ công trực tuyến số quốc gia khu vực giới 16 2.5 Đánh giá chung dịch vụ công trực tuyến Việt Nam 23 2.6 Một số Website sở liệu Chính phủ điện tử dịch vụ công trực tuyến Việt Nam 28 Quản trị văn phòng điện tử 30 3.1 Khái niệm văn phòng điện tử 31 3.2 Mục tiêu văn phòng điện tử 31 3.3 Lợi ích văn phịng điện tử 32 CHƢƠNG 2: KỸ THUẬT SOẠN THẢO VĂN BẢN HÀNH CHÍNH 35 Những khái niệm văn 35 1.1 Khái niệm văn 35 1.2 Khái niệm văn quản lý nhà nước 36 1.3 Phân loại văn quản lý nhà nước 36 Thể thức văn 37 ii 2.1 Khái niệm 37 2.2 Thành phần thể thức văn 37 2.3 Thể thức kỹ thuật trình bày văn hành 38 2.4 Thực hành soạn số văn theo quy định phần mềm Microsoft Word 41 CHƢƠNG 3: SỬ DỤNG PHẦN MỀM TRONG QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG ĐIỆN TỬ 43 Hệ thống quản lý văn phòng điện tử CloudOffice .43 1.1 Giới thiệu 43 1.2 Tìm hiểu chức phần mềm 47 Phần mềm quản lý điều hành văn VNPT iOffice .81 2.1 Giới thiệu 81 2.2 Tìm hiểu chức phần mềm 82 2.3 Sử dụng phần mềm 83 TÀI LIỆU THAM KHẢO PHỤ LỤC iii TUYÊN BỐ BẢN QUYỀN Tài liệu thuộc loại sách giáo trình nên nguồn thơng tin phép dùng nguyên trích dùng cho mục đích đào tạo tham khảo Mọi mục đích khác mang tính lệch lạc sử dụng với mục đích kinh doanh thiếu lành mạnh bị nghiêm cấm iv LỜI GIỚI THIỆU Trong năm gần đây, với phát triển nhanh chóng khoa học cơng nghệ phát triển kinh tế thị trường việc ứng dụng cơng nghệ thơng tin vào công tác quản lý văn thư, lưu trữ tài liệu, hồ sơ điều cần thiết nhiều quan tổ chức quan tâm, nghiên cứu Việc áp dụng văn phịng điện tử giải phần toán phức tạp cách áp dụng công nghệ đại, rút ngắn khoảng cách thời gian, khơng gian kiểm sốt rủi ro công việc quan, đơn vị Với định hướng nâng cao chất lượng đào tạo đáp ứng nhu cầu xã hội cho sinh viên trường Cao đẳng Cộng đồng Kon Tum nói chung sinh viên chun ngành Quản trị văn phịng nói riêng tơi tiến hành biên soạn giáo trình Quản trị văn phịng điện tử Bài giảng Quản trị văn phịng điện tử có chương Chương 1: Tổng quan văn phòng điện tử Chương 2: Kỹ thuật soạn thảo văn hành Chương 3: Sử dụng phần mềm quản trị văn phòng điện tử Bài giảng sử dụng để giảng dạy học tập cho sinh viên chuyên ngành Quản trị văn phòng trường Cao đẳng Cộng đồng Kon Tum; sử dụng tham khảo giảng dạy học tập cho sinh viên chuyên khác Trong trình biên soạn, khơng thể tránh khỏi thiếu sót, mong nhận đóng góp q thầy (cơ), đồng nghiệp bạn đọc để giáo trình hồn thiện Tác giả biên soạn giáo trình xin chân thành cảm ơn Ban Giám hiệu nhà trường, Trung tâm Tin học – Ngoại ngữ Thư viện, Khoa Cơ bản, Bộ môn Công nghệ thông tin tạo điều kiện để tơi hồn thành giáo trình Xin chân thành cảm ơn! Kon Tum, ngày 02 tháng năm 2022 THAM GIA BIÊN SOẠN Chủ biên: ThS Trần Thị Ngọc Hà v DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT Thứ tự Từ biết tắt CNTT CNTT&TT Từ đầy đủ Công nghệ thông tin Công nghệ thông tin truyền thơng GIÁO TRÌNH MƠN HỌC TÊN MƠN HỌC: QUẢN TRỊ VĂN PHỊNG ĐIỆN TỬ THƠNG TIN CHUNG VỀ MƠN HỌC Mã mơn học: 61273920 Vị trí, tính chất, ý nghĩa vai trị mơn học: - Vị trí: Mơn học bố trí sau học xong mơn Tin học - Tính chất: Mơn học Quản trị văn phịng điện tử mơn học chun ngành chương trình đào tạo ngành, nghề Quản trị văn phịng - Ý nghĩa vai trị mơn học: Có ý nghĩa vai trị quan trọng việc cung cấp phần kiến thức, kỹ ngành, nghề Quản trị văn phòng, kiến thức bản, tổng quát quản trị văn phòng điện tử, với khái niệm phủ điện tử, dịch vụ cơng trực tuyến, văn phịng điện tử, quy định, thể thức, kỹ thuật trình bày văn hành hành số phần mềm quản trị văn phòng điện tử sử dụng rộng rãi Mục tiêu môn học: Về kiến thức: - Mơ tả trình bày khái niệm Chính phủ điện tử, dịch vụ cơng trực tuyến, văn phịng điện tử ứng dụng Việt Nam - Mơ tả trình bày khái niệm, quy định, thể thức văn hành - Mô tả chức năng, ứng dụng số phần mềm quản trị văn phòng điện tử thông dụng Về kỹ năng: - Khai thác, sử dụng thông tin số website dịch vụ hành cơng Việt Nam - Sử dụng thành thạo phần mềm MS Word để soạn thảo số mẫu văn hành theo quy định - Khai thác, sử dụng hiệu phần mềm quản trị văn phòng điện tử CloudOffice VNPT ioffice Về lực tự chủ trách nhiệm: - Học tập tích cực, u thích mơn học, quan tâm lĩnh vực liên quan - Có ý thức việc ứng dụng vấn đề học vào thực tế - Tinh thần hợp tác, đồn kết, học hỏi nhóm, lớp NỘI DUNG CỦA MÔN HỌC CHƢƠNG 1: TỔNG QUAN VỀ VĂN PHÒNG ĐIỆN TỬ Mã chƣơng: 61273920-01 Trần Thị Ngọc Hà GIỚI THIỆU Chương giới thiệu kiến thức liên quan đến Chính phủ điện tử khái niệm Chính phủ điện tử, mục tiêu, lợi ích Chính phủ điện tử, mơ hình giao dịch, hình thức hoạt động dạng dịch vụ cung cấp qua Chính phủ điện tử; khái niệm, vai trị dịch vụ cơng trực tuyến tiêu chí đánh giá dịch vụ cơng trực tuyến; khái niệm văn phịng điện tử, mục tiêu, lợi ích văn phòng điện tử, phần mềm quản lý văn phòng điện tử MỤC TIÊU Sau học xong chương này, người học có khả năng: - Trình bày khái niệm Chính phủ điện tử, dịch vụ cơng trực tuyến, văn phịng điện tử; trình bày mơ hình triển khai Chính phủ điện tử, dịch vụ cơng trực tuyến, văn phịng điện tử, việc triển khai ứng dụng Việt Nam số nước giới - Khai thác, sử dụng thơng tin số website Chính phủ điện tử dịch vụ hành cơng trực tuyến - Nhận thức vai trò quan trọng việc triển khai ứng dụng Chính phủ điện tử, dịch vụ cơng trực tuyến văn phòng điện tử vào đời sống xã hội công tác giai đoạn nay; rèn luyện khả tự học, tự nghiên cứu phân tích vấn đề liên quan đến mơn học NỘI DUNG Chính phủ điện tử 1.1 Khái niệm Chính phủ điện tử Cơng nghệ thơng tin truyền thông (CNTT&TT) làm biến đổi sâu sắc đời sống, kinh tế, văn hoá xã hội quốc gia, vùng lãnh thổ toàn giới Phát triển ứng dụng CNTT&TT sở hạ tầng cho việc phát triển kinh tế quốc dân, từ sở với điều hành Nhà nước, khái niệm Chính phủ điện tử đời Theo định nghĩa Ngân hàng giới (World Bank) “Chính phủ điện tử việc quan phủ sử dụng cách có hệ thống CNTT&TT để thực quan hệ với công dân, doanh nghiệp tổ chức xã hội Nhờ giao dịch quan phủ với cơng dân tổ chức cải thiện, nâng cao chất lượng Lợi ích thu giảm thiểu tham nhũng, tăng cường tính cơng khai, tiện lợi, góp phần vào tăng trưởng giảm chi phí” Theo định nghĩa Liên hiệp quốc (UN) “Chính phủ điện tử định nghĩa việc sử dụng internet để truyền tải cung cấp thông tin dịch vụ phủ tới người dân doanh nghiệp” Xuất phát từ thực tiễn hoạt động Chính phủ điện tử quốc gia, Liên Hợp quốc định nghĩa: “Chính phủ điện tử khái niệm quan phủ sử dụng cơng nghệ thông tin mạng diện rộng, internet, phương tiện di động để quan hệ với người dân, với doanh nghiệp thân quan phủ”; Ngân hàng giới (World Bank) định nghĩa: “Chính phủ điện tử việc quan phủ sử dụng cách có hệ thống CNTT&TT để thực quan hệ với người dân, doanh nghiệp tổ chức xã hội, nhờ giao dịch cổc quan phủ với người dân tổ chức cải thiện, nâng cao chất lượng Lợi ích thu giảm thiểu tham nhũng, tăng cường tính cơng khai, tiện lợi, góp phần vảo tăng trưởng giảm chi phí” Hiện hai khái niệm thừa nhận rộng rãi nhìn nhận theo chiều thuận trình chuyển đổi mạnh mẽ phủ, nhà nước từ phương thức cai trị sang phục vụ với việc sử dụng hệ thống thông tin điện tử, cung cấp dịch vụ công cho người dân doanh nghiệp Theo Sally Katzen, Phó Giám đốc điều hành quan quản lý ngân sách thời Tổng thống Bill Clinton “Chính phủ điện tử việc người dân doanh nghiệp truy cập thơng tin sử dụng dịch vụ Chính phủ 24/24 giờ, ngày tuần Chính phủ điện tử chủ yếu dựa vào quan Chính phủ sử dụng internet và công nghệ tiên tiến khác để nhận cung cấp thông tin, dịch vụ dễ dàng hơn, nhanh hơn, hiệu rẻ hơn” Đây định nghĩa ngắn gọn lại khác biệt Chính phủ điện tử phủ truyền thống Nội dung Chính phủ điện tử khái niệm nêu nhanh chóng trở thành mục tiêu chiến lược xây dựng Chính phủ điện tử nhiều quốc gia, khiến trở thành khái niệm dễ hiểu trích dẫn nhiều Từ khái niệm nêu ta có rút khái niệm chung, phổ biến Chính phủ điện tử sau: Chính phủ điện tử hoạt động máy hành nhà nước ứng dụng cách có hiệu thành tựu khoa học, công nghệ thông tin, điện tử để điều hành lĩnh vực đời sống xã hội cần có tham gia nhà nước cung ứng đầy đủ, khẩn trương, liên tục với chi phí thấp dịch vụ công cho tổ chức, cá nhân thông qua phương tiện thông tin điện tử 1.2 Các mục tiêu Chính phủ điện tử Mục tiêu chung tăng cường lực, nâng cao hiệu điều hành nhà nước phủ, mang lại thuận lợi cho dân chúng, tăng cường công khai minh bạch, giảm chi tiêu phủ Mục tiêu cụ thể là: - Nâng cao lực quản lý điều hành Chính phủ quan quyền cấp (trao đổi văn điện tử, thu thập thông tin xác kịp thời định, giao ban điện tử …) - Cung cấp cho người dân doanh nghiệp dịch vụ công tạo điều kiện cho nguời dân dễ dàng truy nhập khắp nơi - Người dân tham gia xây dựng sách, đóng góp vào q trình xây dựng luật pháp, q trình điều hành Chính phủ cách tích cực - Giảm chi phí cho máy Chính phủ - Thực phủ đại, hiệu minh bạch - Chính phủ điện tử tạo phong cách lãnh đạo mới, phương thức mới, cung cấp dịch vụ cho người dân nâng cao lực quản lý điều hành đất nước 1.3 Lợi ích Chính phủ điện tử Chính phủ điện tử lý tưởng phủ cung cấp đầy đủ thông tin, thời điểm cho người định, lợi lớn CNTT Chính phủ điện tử sử dụng cơng nghệ thơng tin để tự động hố thủ tục hành phủ, áp dụng cơng nghệ thơng tin vào quy trình quản lý, hoạt động phủ tốc độ xử lý thủ tục hành nhanh nhiều lần Chính phủ điện tử cho phép cơng dân truy cập tới thủ tục hành thơng qua phương tiện điện tử, ví dụ như: internet, điện thoại di động, truyền hình tương tác Đối với cơng chức, cơng nghệ thơng tin dùng Chính phủ điện tử cơng cụ giúp họ hoạt động hiệu hơn, có khả đáp ứng nhu cầu công chúng thông tin truy cập xử lý chúng 1.3.1 Lợi ích Chính phủ điện tử người dân doanh nghiệp Giảm thiểu thời gian cho công dân, doanh nghiệp người lao động truy nhập sử dụng dịch vụ phủ giảm thiếu chi phí nhân dân Khuyến khích tham gia cộng đồng vào hoạt động phủ Giúp người dân doanh nghiệp trao đổi trực tiếp với Ban, ngành có chức liên quan, qua giải đáp trọng tâm mà người dân doanh nghiệp thắc mắc mà khơng phải chờ phản hồi Qua tăng tính hiệu đối thoại Đảm bảo an tồn thơng tin liên quan đến hoạt động kinh doanh cá nhân, doanh nghiệp không bị lộ ngồi Tiết kiệm tối đa thời gian, chi phí công đến gặp trực tiếp trước Khuyến khích tham gia cộng đồng vào hoạt động phủ 1.3.2 Lợi ích Chính phủ điện tử quyền 78 ưu tiên Trong trình sử dụng, muốn đưa chức khỏi danh sách ưu tiên bạn kích đúp chuột vào chức nhấp chọn chức bấm nút có mũi tên sang trái Hình 3.48 Bỏ chọn chức ƣu tiên 1.2.5 Các tiện ích, tính rộng,… Ngồi tính chính, phần mềm CloudOffice cịn có tiện ích hỗ trợ xử lý công việc cho người dùng như: Danh bạ điện thoại, thảo luận nội bộ, bầu cử, biểu quyết, thăm dò ý kiến quản lý chấm công 1.2.5.1 Danh bạ điện thoại Danh bạ điện thoại, địa cá nhân quan lập tự động từ danh sách người dùng hệ thống CloudOffice Để vào xem danh bạ điện thoại, người sử dụng thực theo bước sau: Vào chức “Tiện ích - Danh bạ điện thoại” Hình 3.49 Xem danh bạ ngƣời dùng 79 1.2.5.2 Thảo luận nội Chức cho phép người dùng thảo luận, tán ngẫu với nhiều người hệ thống Cloudoffice Người dùng gửi cho file (tập tin), hình ảnh, giống Yahoo! Để vào thảo luận nội bộ, người sử dụng thao tác sau: Vào chức “Tiện ích - Thảo luận nội bộ” Sau vào “Thảo luận nội bộ”, hệ thống hiển thị hình thảo luận hình sau Hình 3.50 Màn hình thảo luận nội Mặc định, vào chức chương trình đưa người dùng vào “Phịng thảo luận cơng cộng”, mà người quan trao đổi với Nếu người dùng muốn trao đổi riêng với cán quan chọn phịng ban nhóm tương tác mà cán thuộc vào, kích đúp vào tên cán đó, hệ thống hiển thị hình để trao đổi riêng hai người Hình 3.51 Màn hình chat nội 80 Còn người dùng muốn thảo luận riêng với nhóm người phải tạo phịng thảo luận riêng, có mật bảo vệ Để tạo phòng thảo luận riêng, người sử dụng thao tác sau: Tại hình thảo luận nội bộ, nhấn chọn “Thêm phịng” Hình 3.52 Màn hình tạo phịng thảo luận nội Sau chọn “Thêm phòng”, hệ thống hiển thị hình tạo phịng thảo luận riêng hình sau: Hình 3.53 Màn hình nhập tên phịng thảo luận riêng Tiếp theo, người dùng nhập tên phòng thảo luận mã bảo mật vào ô tương ứng, bấm nút “ hi nhận” để cập nhật thông tin vào hệ thống 1.2.5.3 Cài đặt tùy chọn Khi sử dụng phần mềm CloudOffice, người dùng tùy chỉnh số tính hiển thị, hiệu ứng tùy chọn chức phần mềm để phù hợp với người sử dụng Để cài đặt tùy chọn cá nhân, người dùng vào chức “Quản trị - Cài đặt tùy chọn” Sau chọn “Cài đặt tùy chọn”, hệ thống hiển thị hình Cài đặt tùy chọn cá nhân hình dưới: 81 Hình 3.54 Các chức cài đặt tùy chọn Giải thích số tiêu chí cài đặt tùy chọn - Nếu bật tính “Hiển thị lịch điều khiển mục xem văn bản”, lúc vào xem văn đến, văn đi, hệ thống hiển thị chức bảng lịch để hiển thị danh sách văn ngày, tháng, năm,… Nếu bật tính “Hiển thị hướng dẫn trực tiếp”, chương trình hiển thị hướng dẫn người dùng di chuột vào thành phần giao diện phần mềm Hướng dẫn thể khung màu da cam, vàng Nếu bật tính “Cửa sổ cập nhật văn kích thước lớn” lúc người dùng vào chức cập nhật văn bản, chương trình hiển thị cửa sổ nhập văn có kích thước chữ lớn Phần mềm quản lý điều hành văn VNPT iOffice (2, 7) 2.1 Giới thiệu Phần mềm quản lý văn điều hành (VNPT iOffice) hệ thống quản lý văn điều hành công việc điện tử giúp quan nhà nước, doanh nghiệp thực hóa mục tiêu xây dựng văn phịng điện tử khơng giấy tờ 82 VNPT - iOffice Tập đồn Bưu Viễn thông Việt Nam sản xuất cung cấp Đây hệ thống phần mềm sử dụng công nghệ điện tốn đám mây cơng nghệ tiên tiến phổ biến nay; bảo đảm kết nối liên thông văn cấp, Chính phủ - UBND tỉnh - UBND cấp huyện UBND cấp xã theo yêu cầu Chính phủ; liệu lưu trữ hệ thống Trung tâm liệu Tập đồn VNPT, tính bảo mật cao, đảm bảo an tồn thơng tin Khi triển khai phần mềm, hầu hết văn không mật quan nhà nước cấp chuyển dạng văn điện tử, giúp tiết kiệm chi phí văn phịng phẩm; tiết kiệm nguồn nhân lực khai thác, vận hành hệ thống máy chủ, quản lý, khai thác hệ thống Phần mềm cho phép cấu hình đa quy trình, phân cơng, phân quyền sử dụng đến cá nhân cách khoa học, hợp lý; cho phép thiết lập người sử dụng với nhiều vai trị khác nhau; liên thơng văn cấp từ Văn phịng Chính phủ xuống UBND tỉnh, huyện, xã; giám sát quy trình luân chuyển văn cấp: Tỉnh, huyện, xã Các chức phần mềm phong phú, đơn giản, dễ sử dụng, tích hợp chức điều hành, quản lý lịch họp lịch cơng tác giúp quan nhà nước thực hóa mục tiêu xây dựng văn phòng điện tử không giấy tờ Phạm vi đối tượng phục vụ ứng dụng quan, tổ chức, đơn vị hành nghiệp, doanh nghiệp thường xuyên tiếp nhận, xử lý, phát hành khối lượng lớn công văn, giấy tờ, cơng việc ứng dụng VNPT iOffice giải pháp trao đổi thông tin, điều hành tác nghiệp quản lý công văn, văn bản, hồ sơ công việc, giúp tạo lập môi trường điều hành tác nghiệp điện tử lúc, nơi 2.2 Tìm hiểu chức phần mềm Phần mềm có nhóm chức - Quản lý cơng văn - Quản lý lịch họp - Quản lý tin tức, thông báo - Quản lý công việc Hệ thống đem lại nhiều lợi ích tương ứng với vị trí cơng việc: * Đối với lãnh đạo: - Điều hành quản lý lúc, nơi - Quản lý công việc giao cách rõ ràng, minh bạch - Nắm bắt đầy đủ thông tin, đưa định xác - Tra cứu, điều hành văn điện thoại thông minh, iPad… * Đối với chuyên viên: - Dễ dàng quản lý, tra cứu, tìm kiếm văn liên quan đến cơng việc xử lý 83 - Nắm bắt nhanh chóng công việc lãnh đạo giao - Báo cáo công việc kịp thời - Tạo môi trường trao đổi, thảo luận, nâng cao hiệu công việc - Dễ dàng xếp lịch công việc cá nhân * Đối với văn thƣ: - Phân phối văn đơn giản photo, in ấn, lại nhiều - Dễ dàng quản lý, tra cứu thơng tin - Tìm kiếm gốc nhanh chóng - Truyền đạt thơng báo, thị lãnh đạo đến phận nhanh chóng, kịp thời * Đối với quan: - Quản lý thông tin nội hiệu - Trao đổi liệu chia sẻ thông tin dễ dàng - Tiết kiệm thời gian, nhân lực, chi phí cho việc in ấn, photo, lại, gửi văn thủ công - Tăng cường làm việc cộng tác cá nhân, phận 2.3 Sử dụng phần mềm 2.3.1 Trao đổi thông tin 2.3.1.1 Gửi thông tin điều hành: - Vào mục “Thông tin điều hành”, chọn “Gửi thông tin điều hành” - “Tiêu đề”: Nhập tiêu đề thông tin điều hành - “Loại”: Chọn loại thông tin điều hành (ví dụ: trao đổi thơng tin, điều hành đạo) - “Tệp tin đính kèm”: chọn tệp tin cần đính kèm theo thơng tin điều hành (nếu cần) - “Danh sách văn liên quan”: Chọn văn liên quan cần đính kèm theo thơng tin điều hành (các văn nằm mục văn đến văn mà người viết thơng tin điều hành có tham gia đó) - “Nội dung”: Là nơi chứa thông điệp mà người tạo muốn cung cấp cho người nhận - “Lƣu”: Cho phép người tạo lưu lại thơng tin điều hành chưa chuyển đi, thông tin điều hành lưu nằm [Thông tin điều hành lưu] - “Chọn ngƣời nhận”: Để chọn cá nhân cần gửi thông tin điều hành - Người dùng chọn người nhận thông tin điều hành từ danh sách cán quan, chọn người nhận thơng tin điều hành từ nhóm người 84 nhận tạo sẵn - Người dùng check chọn gửi tin nhắn đến người nhận có - “Gửi” để hồn thành việc gửi thơng điệp đến cán khác - Trường hợp cần gửi đến nhóm người nhận khác chưa có, tiến hành tạo nhóm người nhận cách nhấn nút [Nhóm] để tạo nhóm người nhận thơng tin điều hành CHÚ Ý: - Để tạo nhóm thơng tin điều hành vào phần “Cá nhân” => “Nhóm ngƣời nhận” 2.3.1.2 Thông tin điều hành nhận: - Vào mục “Thông tin điều hành”, chọn “Thông tin điều hành nhận” “Gửi”: chuyển sang gửi thơng tin điều hành “Xóa”: xóa thơng tin điều hành chọn danh sách “Đánh dấu xem”: cập nhật trạng thái xem thông tin điều hành chọn danh sách Nhấn vào tiêu đề thông tin điều hành bất kỳ, hệ thống hiển thị chi tiết thông tin điều hành “Ngƣời nhận” chứa danh sách người nhận thông tin điều hành “Chuyển tiếp” cho phép người dùng chuyển tiếp thông tin điều hành nhận đến người dùng khác “Phản hồi” cho phép người dùng phản hồi lại người dùng gửi thông tin điều hành tới “Phản hồi tất cả” cho phép người dùng phản hồi thơng tin lại tất người dùng có danh sách “Ngƣời nhận” 2.3.1.3 Thông tin điều hành gửi: Vào mục “Thông tin điều hành”, chọn “Thông tin điều hành gửi” 2.3.2 Xử lý văn 2.3.2.1 Quy trình văn đến Bước 1: Văn thư nhận văn đến: - Vào mục “Văn đến”, chọn “Thêm văn đến” - Chọn văn để xử lý (kích chuột vào tên cột “Trích yếu”) - Điền thơng tin “ngày đến” - Tích vào ô “Gửi tin nhắn đến lãnh đạo” muốn gửi tin nhắn đến máy điện thoại lãnh đạo 85 - Chọn “Lƣu chuyển lãnh đạo phê duyệt” để chuyển văn cho lãnh đạo Bước 2: Lãnh đạo duyệt văn bản: - Vào mục “Văn đến”, chọn chức “Duyệt văn đến” [Văn chờ duyệt]: Văn chờ lãnh đạo phê duyệt [VB trả lại văn thư]: Văn lãnh đạo chưa duyệt trả lại văn thư kiểm tra [VB chuyển lãnh đạo khác]: Văn chuyển lãnh đạo khác duyệt [VB chờ văn thư chuyển]: Văn lãnh đạo chuyển văn thư chuyển thực [VB chuyển thực hiện]: Văn chuyển đơn vị thực - Nhấn vào nút “Duyệt” để duyệt công văn chuyển cho cán thực - Nhấn vào nút “Trả lại văn thƣ” để trả lại văn cần sửa đổi - Nhấn chọn “Chuyển lãnh đạo khác phê duyệt” để chuyển văn cho lãnh đạo khác phê duyệt Bước 3: Chuyên viên xử lý văn bản: - Vào mục “Văn đến”, chọn chức “Xem văn đến” Hệ thống hiển thị văn đến - Danh sách văn Chọn văn để xử lý (bằng cách kích chuột vào tên cột “Trích yếu”) Tất cả: tất văn đến để xử lý Chưa xử lý: Những văn đến chưa xử lý Đang xử lý: Những văn đến xử lý Đã xử lý: Hiển thị văn đến xử lý Đã hủy: Văn hủy - Chọn xác nhận để hồn tất xử lý văn 2.3.2.2 Quy trình văn đi: Bước 1: Chuyên viên soạn thảo văn bản: - Vào mục “Văn đi”, kích chọn “Thêm văn đi” - Điền thông tin cần thiết vào vùng “Thơng tin chính” Lưu ý thơng tin có đánh dấu (*) bắt buộc - Kích chọn “Chuyên lãnh đạo phê duyệt” để chuyển cho lãnh đạo duyệt Bước 2: Lãnh đạo duyệt văn bản: 86 - Vào mục “Văn đi” chọn “Duyệt văn đi” - Danh sách văn chờ duyệt lên, chọn văn để duyệt (Bằng cách kích chọn vào tên cột “Trích yếu”) - Kích chọn “Xem” để xem nội dung cơng văn file đính kèm - Kích chọn “Duyệt” để chuyên văn thư phát hành - Chọn văn thư Nhập ý kiến xử lý Nhập file đính kèm (nếu có) - Nhấn chọn “Chuyển văn thƣ” để hoàn thành Bước 3: Văn thư phát hành văn đi: - Vào mục “Văn đi”, chọn chức “Sổ văn đi” - Danh sách văn chờ phát hành lên, kích chọn văn để phát hành (bằng cách kích chọn vào tên cột “Trích yếu”) Chọn “Phát hành” để xác nhận người nhận văn TÓM TẮT CHƢƠNG Phần mềm CloudOffice cung cấp cho người dùng chức quản lý điều hành công việc, quản lý hồ sơ, tài liệu, lưu trữ cách đầy đủ khoa học Người dùng áp dụng để quản lý phiên tài liệu theo thời kỳ, theo vụ việc liên quan theo dõi kiện thời diễn chưa biết kết thúc Ngồi ra, phần mềm CloudOffice cịn có tiện ích khác hỗ trợ hữu ích cho việc quản lý văn phịng như: Tiện ích thảo luận nội bộ, trưng cầu ý kiến, quản lý danh bạ, quản lý nhân sự, quản lý chấm công, lịch công tác cá nhân, lịch công tác lãnh đạo, Phần mềm VNPT iOffice giúp quan, doanh nghiệp thực hoá mục tiêu xây dựng Văn phịng điện tử khơng giấy tờ như: Hoạch định luồng công việc cách khoa học đến phịng ban, nhóm làm việc; tạo dựng, trì mơi trường làm việc mà qua thơng tin, hoạt động chia sẻ, phải hồi cách thuận tiện Hiện đại hóa quy trình quản lý, cung cấp hệ thống kết nối liên văn phòng đại, giúp hoạt động văn phòng thực cách đồng nhất, tạo môi trường truyền thơng nội đa dạng, giúp lãnh đạo đạo, điều hành công việc cho dù đâu, thời điểm BÀI TẬP Câu hỏi Trình bày tính phần mềm CloudOffice VNPT ioffice Câu hỏi So sánh ưu, nhược điểm phần mềm CloudOffice VNPT ioffice BÀI TẬP THỰC HÀNH Bài thực hành Tải cài đặt phần mềm CloudOffice 87 Bài thực hành Thảo luận nhóm đơi chức phần mềm CloudOffice Bài thực hành Sử dụng phần mềm CloudOffice thực công việc sau: - Tiếp nhận văn giảng viên thực phân loại, phê duyệt chuyển tiếp đến lớp trưởng - Tạo công việc, sau giao cho sinh viên lớp thực thực thao tác như: đôn đốc, kiểm tra tiến độ, phê duyệt, thêm người thực công việc, lưu công việc, kết thúc công việc Bài thực hành Thảo luận nhóm đơi chức phần mềm VNPT iOffice Bài thực hành Sử dụng phần mềm VNPT iOffice thực công việc sau: - Nhận văn từ giảng viên sau thực thao tác: ghi ý kiến vào văn bản, chuyển văn xử lý tới lớp trưởng - Soạn thảo định bổ nhiệm chức danh trưởng phịng Văn hóa thơng tin huyện BC, sau gửi định đến cho giảng viên thành viên lớp - Các thành viên lớp sau nhận văn tiến hành xử lý, ghi ý kiến cá nhân gửi lại cho giảng viên Bài thực hành Sử dụng phần mềm VNPT iOffice thực công việc sau: - Đăng ký lịch công tác cá nhân - Xem lịch công tác cá nhân - Lên lịch họp cá nhân - Mời họp - Gửi xem tin nhắn SMS Bài thực hành Sử dụng phần mềm VNPT iOffice lập Báo cáo thống kê chi tiết tình hình xử lý văn đến TÀI LIỆU THAM KHẢO Bộ thông tin truyền thông Quyết định ban hành Khung kiến trúc Chính phủ điện tử Việt Nam Hà Nội 2018 Khoa Công nghệ thơng tin Giáo trình phủ điện tử Trường Đại học Phương Đông 2018 Available from: https://voer.edu.vn/c/giao-trinh-chinh-phudien-tu/3e26d127 Trang thơng tin điện tử tổng hợp Ban Nội Trung ương Kon Tum: Xây dựng hành cơng khai, minh bạch nhằm phòng, chống tham nhũng, tiêu cực Hà Nội 2022 [Available from: https://noichinh.vn/cong-tac-phongchong-tham-nhung/202205/kon-tum-xay-dung-nen-hanh-chinh-cong-khai-minhbach-nham-phong-chong-tham-nhung-tieu-cuc-310940/ Thư viện pháp luật Quyết định phê duyệt, nâng cấp bãi bỏ danh mục dịch vụ công trực tuyến mức độ 3, 4; thực cổng dịch vụ công tỉnh Kon Tum 2021 [Available from: https://thuvienphapluat.vn/van-ban/Cong-nghethong-tin/Quyet-dinh-526-QD-UBND-2021-Danh-muc-dich-vu-cong-tructuyen-muc-do-3-4-tinh-Kon-Tum-494862.aspx Chính phủ Nghị định số 30/2020/NĐ-CP cơng tác văn thư Hà Nội: Chính phủ; 2020 Công ty phát triển công nghệ Thái Sơn Hướng dẫn cài đặt, sử dụng phần mềm CloudOffice Hà Nội 2020 Available from: https://thaison.vn/sanpham/cloudoffice Tập đoàn Bưu viễn thơng Việt Nam Tài liệu hướng dẫn sử dụng phần mềm quản lý văn điều hành VNPT iOffice Viễn thông Phú Thọ 2019 ĐÁP ÁN/HƢỚNG DẪN TRẢ LỜI CÂU HỎI CHƢƠNG Câu hỏi Phân tích mục tiêu, lợi ích phủ điện tử Người học tìm hiểu mục 1.2, 1.3 Câu hỏi Trình bày số nhận định bạn giai đoạn phát triển Chính phủ điện tử Việt Nam Xem mơ hình giai đoạn CPĐT theo mơ hình Gartner mục 1.5 Câu hỏi Phân tích lợi ích dịch vụ cơng trực tuyến văn phịng điện tử việc phát triển doanh nghiệp Tham khảo tại: https://stp.binhthuan.gov.vn/1327/32856/66096/615921/trien-khai-nhiemvu-cai-cach-hanh-chinh/loi-ich-khi-su-dung-dich-vu-cong-truc-tuyen-muc-do-3mucdo4.aspx#:~:text=S%E1%BB%AD%20d%E1%BB%A5ng%20d%E1%BB%8B ch%20v%E1%BB%A5%20c%C3%B4ng%20tr%E1%BB%B1c%20tuy%E1%B A%BFn%20gi%C3%BAp%20gi%E1%BA%A3m%20th%E1%BB%9Di,h%C3 %A0nh%20ch%C3%ADnh%20nh%C3%A0%20n%C6%B0%E1%BB%9Bc%2 0%C4%91%C6%B0%E1%BB%A3c Câu hỏi So sánh ưu nhược điểm quản trị văn phòng theo cách truyền thống quản trị văn phòng điện tử Tham khảo tại: https://cloudoffice.com.vn/tin-tuc-su-kien/nhung-uu-diemcua-van-phong-dien-tu-giai-phap-toi-uu-hieu-qua-cong-viec-cua-doanh-nghiep Câu hỏi Tính đến hết quý I/2022, số lượng dịch vụ công trực tuyến cập nhật, cung cấp Cổng dịch vụ công tỉnh Kon Tum Hãy kể tên số dịch vụ? Xem nội dung mục 2.6.4 Cổng dịch vụ công trực tuyến tỉnh Kon Tum, tham khảo thêm danh mục dịch vụ công trực tuyến cập nhật, cung cấp Cổng dịch vụ công tỉnh Kon Tum tài liệu (4) truy cập hệ thống địa chỉ: https://dichvucong.kontum.gov.vn/vi/ Câu hỏi Kể tên dịch vụ công triển khai áp dụng Sở giáo dục Đào tạo, Sở Y tế, Cục thuế tỉnh Kon Tum, cho biết dịch vụ triển khai mức độ nào? Truy cập hệ thống địa chỉ: https://dichvucong.kontum.gov.vn/vi/ CHƢƠNG Câu hỏi So sánh văn quản lý hành Nhà nước văn khơng mang tính quyền lực nhà nước Lập bảng gồm cột giống nhau, khác để so sánh Bảng so sánh Giống Khác Văn quản lý hành Nhà nước Đặc điểm Đặc điểm Chức Chức Văn khơng mang tính quyền lực nhà nước Câu hỏi Phân loại văn quản lý hành Nhà nước Văn quy phạm pháp luật Văn hành Xem thêm phân loại đây: https://luatduonggia.vn/van-ban-hanh-chinhla-gi-dac-diem-chuc-nang-va-phan-loai-van-ban-hanh-chinh/ Câu hỏi Phân biệt văn quy phạm pháp luật, văn quản lý hành văn cá biệt Trình bày đặc điểm loại, nêu giống nhau, khác loại Tham khảo thêm đây: https://thukyphaply.com/so-sanh-vanban-quy-pham-phap-luat-va-van-ban-ca-biet/ BÀI TẬP THỰC HÀNH Bài tập Vẽ lại sơ đồ bố trí thành phần thể thức văn ghi thành phần Xem sơ đồ trang 42 tài liệu sơ đồ nghị định 30 Chính phủ Bài tập Vẽ mơ tả quy trình xây dựng ban hành quy định biên họp lớp Thảo luận nhóm đơi, vẽ mơ tả quy trình xây dựng Bài tập Soạn thảo trình bày Biên họp lớp/họp tổ chuyên môn Tìm kiếm mạng mẫu biên theo nghị định 30, phân tích thực Bài tập Soạn thảo trình bày Cơng văn Tìm kiếm mạng mẫu Công văn theo nghị định 30, phân tích thực Bài tập Soạn thảo trình bày Quyết định Tìm kiếm mạng mẫu Quyết định theo nghị định 30, phân tích thực CHƢƠNG BÀI TẬP Câu hỏi Trình bày tính phần mềm CloudOffice VNPT ioffice Xem mục 1.2 Tìm hiểu chức phần mềm: Quản lý văn đến Điều hành công việc Quản lý tài liệu Câu hỏi So sánh ưu, nhược điểm phần mềm CloudOffice VNPT ioffice Lập bảng so sánh, trình bày ưu, nhược điểm bật phần mềm BÀI TẬP THỰC HÀNH Bài thực hành Tải cài đặt phần mềm CloudOffice Thực theo hướng dẫn bước trang 90 Bài thực hành Thảo luận nhóm đơi chức phần mềm CloudOffice Quản lý văn đến Điều hành công việc Quản lý tài liệu Bài thực hành Sử dụng phần mềm CloudOffice thực công việc sau: - Tiếp nhận văn giảng viên thực phân loại, phê duyệt chuyển tiếp đến lớp trưởng - Tạo cơng việc, sau giao cho sinh viên lớp thực thực thao tác như: đôn đốc, kiểm tra tiến độ, phê duyệt, thêm người thực công việc, lưu công việc, kết thúc công việc Thực theo bước bảng quy trình thực hành Bài thực hành 4 Thảo luận nhóm đơi chức phần mềm VNPT iOffice Quản lý văn đến Điều hành công việc Quản lý tài liệu Bài thực hành Sử dụng phần mềm VNPT iOffice thực công việc sau: - Nhận văn từ giảng viên sau thực thao tác: ghi ý kiến vào văn bản, chuyển văn xử lý tới lớp trưởng - Soạn thảo định bổ nhiệm chức danh trưởng phịng Văn hóa thơng tin huyện BC, sau gửi định đến cho giảng viên thành viên lớp - Các thành viên lớp sau nhận văn tiến hành xử lý, ghi ý kiến cá nhân gửi lại cho giảng viên Thực theo bước bảng quy trình thực hành Bài thực hành Sử dụng phần mềm VNPT iOffice thực công việc sau: - Đăng ký lịch công tác cá nhân - Xem lịch công tác cá nhân - Lên lịch họp cá nhân - Mời họp - Gửi xem tin nhắn SMS Thực theo bước bảng quy trình thực hành Bài thực hành Sử dụng phần mềm VNPT iOffice lập Báo cáo thống kê chi tiết tình hình xử lý văn đến Thực theo bước bảng quy trình thực hành ... chun ngành Quản trị văn phịng nói riêng tơi tiến hành biên soạn giáo trình Quản trị văn phịng điện tử Bài giảng Quản trị văn phịng điện tử có chương Chương 1: Tổng quan văn phòng điện tử Chương... điện tử dịch vụ công trực tuyến Việt Nam 28 Quản trị văn phòng điện tử 30 3.1 Khái niệm văn phòng điện tử 31 3.2 Mục tiêu văn phòng điện tử 31 3.3 Lợi ích văn. .. nghề Quản trị văn phòng, kiến thức bản, tổng quát quản trị văn phòng điện tử, với khái niệm phủ điện tử, dịch vụ cơng trực tuyến, văn phịng điện tử, quy định, thể thức, kỹ thuật trình bày văn