CHƢƠNG 2 : KỸ THUẬT SOẠN THẢO VĂN BẢN HÀNH CHÍNH
2. Thể thức văn bản
2.3. Thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính
Chúng ta thấy rằng:
Thể thức của văn bản là những yếu tố hình thức và nội dung có tính bố cục đã được thể chế hóa.
Các yếu tố thể thức, tuỳ theo tính chất của mỗi loại văn bản mà có thể được bố trí theo những mơ hình kết cấu khác nhau.
Có những bộ phận, nếu thiếu chúng, văn bản sẽ không được xem là hợp thức, dẫn đến việc sử dụng văn bản để truyền đạt các quyết định quản lý sẽ khơng có hiệu quả.
Có những bộ phận khác, nếu thiếu chúng, sẽ khó xác định được trách nhiệm của người hay bộ phận soạn thảo văn bản, đồng thời việc tra tìm, đăng ký văn bản cũng gặp khó khăn.
Thể thức của văn bản là một trong những yếu tố cấu thành nghi thức nhà nước
Thể thức cần phải được tôn trọng và tuân thủ nghiêm ngặt trong hoạt động xây dựng và ban hành văn bản.
Là phương tiện quan trọng, chủ yếu để chuyển tải quyền lực nhà nước vào cuộc sống, văn bản quản lý nhà nước cần phải được thể hiện bằng một hình thức đặc biệt để có thể tách biệt được chúng khỏi những văn bản thơng thường khác. Hình thức đặc biệt đó chính là thể thức của chúng.
Thể thức của văn bản là một trong những yếu tố cấu thành nghi thức nhà nước, do đó nó cần phải được tơn trọng và tn thủ nghiêm ngặt trong hoạt động xây dựng và ban hành văn bản. Cần hướng tới quy định chế tài cụ thể đối với những văn bản không đảm bảo những yêu cầu về thể thức.
Kỹ thuật trình bày văn bản theo quy định bao gồm: Khổ giấy, kiểu trình bày, định lề trang văn bản, vị trí trình bày các thành phần thể thức, phơng chữ, cỡ chữ, kiểu chữ và các chi tiết trình bày khác, được áp dụng đối với văn bản
được soạn thảo trên máy vi tính sử dụng chương trình soạn thảo văn bản và in ra giấy.
2.3.1. Phông chữ trong văn bản
Phông chữ sử dụng để trình bày văn bản phải là các phơng chữ tiếng Việt với kiểu chữ chân phương, bảo đảm tính trang trọng, nghiêm túc của văn bản. Phải sử dụng phông chữ của bộ mã ký tự chữ Việt (phông chữ tiếng Việt Unicode) theo tiêu chuẩn Việt Nam TCVN 6909:2001.
2.3.2. Khổ giấy, kiểu trình bày, định lề trang văn bản và vị trí trình bày
* Khổ giấy
Văn bản hành chính được trình bày trên giấy khổ A4 (210 mm x 297 mm).
Các loại văn bản như giấy giới thiệu, giấy biên nhận hồ sơ, phiếu gửi, phiếu chuyển có thể được trình bày trên giấy khổ A5 (148 mm x 210 mm) hoặc trên giấy mẫu in sẵn.
* Kiểu trình bày
Văn bản hành chính được trình bày theo chiều dài của trang giấy khổ A4 (định hướng bản in theo chiều dài).
Trường hợp nội dung văn bản có các bảng, biểu nhưng khơng được làm thành các phụ lục riêng thì văn bản có thể được trình bày theo chiều rộng của trang giấy (định hướng bản in theo chiều rộng).
* Định lề trang văn bản (đối với khổ giấy A4)
Lề trên: cách mép trên từ 20 đến 25 mm; Lề dưới: cách mép dưới 20 đến 25 mm; Lề trái: cách mép trái 30 đến 35 mm; Lề phải: cách mép phải từ 15 đến 20 mm.
* Vị trí tr nh bày các thành phần thể thức văn bản
Trên một trang giấy 4 vị trí trình bày các thành phần thể thức văn bản được thực hiện theo sơ đồ bố trí thành phần thể thức văn bản sau:
H nh 2 1 Sơ đồ bố trí các thành phần thể thức văn bản
(Trên một trang giấy khổ A4: 210 mm x 297 mm)
(Kèm theo Nghị định số 30/2020/NĐ-CP ngày 05 tháng 3 năm 2020 của Chính
phủ quy định về công tác văn thư và quản lý nhà nước về cơng tác văn thư)
Ơ số Thành phần thể thức văn bản
1 Quốc hiệu và tiêu ngữ
2 Tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản 3 Số, ký hiệu của văn bản
4 Địa danh thời gian ban hành văn bản 5a, 5b Tên loại và trích yếu nội dung văn bản
6 Nội dung văn bản
7a, 7b, 7c Chức vụ, họ tên và chữ ký của người có thẩm quyền 8 Dấu, chữ ký số của cơ quan, tổ chức
9 Nơi nhận
Ô số Thành phần thể thức văn bản
10b Dấu chỉ mức độ khẩn
11 Chỉ dẫn về phạm vi lưu hành
12 Ký hiệu người đánh máy và số lượng bản phát hành
13 Địa chỉ cơ quan, tổ chức; thư điện tử; trang thông tin điện tử; số điện thoại; số Fax
14 Chữ ký số của cơ quan, tổ chức cho bản sao văn bản sang định dạng điện tử