CHƢƠNG 1 : TỔNG QUAN VỀ VĂN PHÒNG ĐIỆN TỬ
3. Quản trị văn phòng điện tử
3.1. Khái niệm về văn phòng điện tử
Văn phòng điện tử là một hệ thống phần mềm giúp các thao tác, nghiệp vụ văn phòng được xử lý trên nền tảng máy tính và đặc biệt là internet. Sẽ không cần giấy tờ, sẽ chỉ là những thao tác nghiệp vụ đã được lập trình để hệ thống giúp cho người dùng có thể làm việc trong một “văn phòng điện tử”
3.2. Mục tiêu của văn phòng điện tử
Xây dựng hệ thống các kho công văn điện tử tập trung, khắc phục tình trạng tản mạn, thất lạc, sai lệch thông tin. Cung cấp thông tin về văn bản và hồ sơ công việc phục vụ yêu cầu của lãnh đạo, cán bộ quản lý và cán bộ chun mơn nhanh chóng, chính xác, đầy đủ và kịp thời.
Xây dựng hệ thống quản lý, xử lý và phát hành công văn, văn bản, hỗ trợ khả năng phân luồng công việc, phân quyền cho từng cá nhân, đơn vị.
Văn phòng điện tử cung cấp cho người dùng khả năng làm việc từ xa, người sử dụng có thể truy cập tại bất kỳ địa điểm nào có kết nối internet.
Xây dựng một văn phịng khơng giấy tờ, giúp lãnh đạo có thể trao đổi với nhân viên, phịng ban trong cơ quan nhanh chóng, kịp thời.
Giúp người sử dụng lên lịch làm việc, tự động nhắc nhở khi đến thời điểm diễn ra công việc đó thơng qua máy tính. Đồng thời thơng qua hệ thống này, lãnh đạo cơ quan có thể giao việc cho nhân viên và tiếp nhận phản hồi từ các cơng việc đó.
Xây dựng hệ thống trao đổi thơng tin điều hành giúp cán bộ, chuyên viên trong cơ quan có thể trao đổi thơng tin trực tiếp.
Thống nhất và tin học hóa các quy trình hoạt động tác nghiệp, các hình thức tiếp nhận, lưu trữ, trao đổi, tìm kiếm, xử lý thơng tin. Mang đến cho người sử dụng hầu hết các tiện ích của mạng máy tính nhưng với cách tiếp cận tự nhiên
nhất giúp giải quyết công việc tại cơ quan, nâng cao chất lượng và hiệu quả của công tác điều hành của lãnh đạo cơ quan, các hoạt động tác nghiệp của cán bộ và chuyên viên trong cơ quan.
Nâng cao trình độ ứng dụng và sử dụng các cơng cụ công nghệ thông tin, tạo tác phong làm việc hiện đại, hiệu quả trong môi trường mạng và sử dụng thông tin điện tử, tạo sự thay đổi tích cực trong các quy trình xử lý thơng tin, xử lý công việc của lãnh đạo, cán bộ chuyên viên trong cơ quan, góp phần thực hiện cải cách hành chính.
Tạo mơi trường trao đổi ý kiến, thảo luận, chia sẻ thông tin rộng rãi, nhanh chóng, đầy đủ, kịp thời góp phần rất tích cực trong việc phát triển văn hóa doanh nghiệp. Mọi người sẽ giao tiếp với nhau, hiểu biết, gần gũi nhau hơn, lãnh đạo có thể truyền đạt được ý chí của mình cho các nhân viên dễ dàng hơn.
3.3. Lợi ích của văn phịng điện tử
Đổi mới phương pháp làm việc từ văn phòng truyền thống sang văn phòng điện tử hiện đại là bước đi đúng đắn của các cơ quan, đơn vị. Bởi, văn phòng điện tử mang lại hiệu quả cao về mọi mặt cho các cơ quan, đơn vị khi ứng dụng nó. Ta thấy, văn phịng điện tử mang lại những lợi ích cơ bản sau:
Văn phịng điện tử mang lại một hệ thống quản lý tập trung:
Khi đơn vị, doanh nghiệp áp dụng văn phịng điện tử thì tất cả mọi người sẽ dùng trong cùng một đơn vị tham gia có thể phân cấp, phân cơng rõ ràng từng công việc hay nhiệm vụ cụ thể. Điều này cịn tỳ vào đặc điểm của từng cơng ty, doanh nghiệp. Tuy nhiên, với việc sử dụng văn phịng điện tử lãnh đạo có thể điều hành và quản lý công việc từ xa mọi, lúc mọi nơi, quản lý công việc đã giao một cách rõ ràng, minh bạch. Bên cạnh đó, lãnh đạo cũng nắm bắt được thơng tin và đưa ra quyết định chính xác. Căn cứ vào đó, người quản lý cũng như các nhân viên trong doanh nghiệp có thể dễ dàng quản lý, tra cứu, tìm kiếm thống văn bản liên quan đến cơng việc. Hơn nữa, các thành viên cịn có thể theo dõi tiến độ, nắm bắt nhanh chóng các công việc được giao, dễ dàng sắp xếp công việc cũng như nhắc nhở, đôn đốc đưa ra ý kiến cho từng nội dung. Qua đó tiến độ cơng việc sẽ được theo sát, mọi thông tin sẽ được truyền tải một cách nhanh chóng, kịp thời giúp nâng cao năng suất cơng việc.
Tạo nên môi trường làm việc thân thiện, hiện đại:
Nếu như văn phòng truyền thống cũ là quản lý con người, tài liệu thông qua hệ thống hồ sơ, sổ sách thì ở văn phịng điện tử tất cả những điều đó đều được số hóa bằng sự tương tác khơng giới hạn khoảng cách, thời gian. Với hệ thống văn phòng điện tử, các vấn đề như công việc, hồ sơ, nhiệm vụ… sẽ được thao tác chỉ qua một lần đăng nhập vào hệ thống. Tại đây, mọi người có thể dễ dàng trao đổi ý kiến, thoải mái thảo luận, chia sẻ thông tin một cách đầy đủ, nhanh chóng, kịp thời mà khơng cần phải thơng qua bất kỳ một cuộc họp bàn trịn căng thằng nào.
Văn phòng điện tử tích hợp nhiều tiện ích và phân hệ khác nhau nên người dùng chỉ cần ngồi trước máy tính hoặc sử dụng điện thoại thơng minh là đã có thể tác nghiệp, xử lý công việc mà không cần phải đi lại hay kiểm sốt. Chính vì vậy, văn phịng điện tử sẽ giúp người dùng giảm thời gian xử lý công việc tối đa, đặc biệt là các doanh nghiệp có thể tiết kiệm thời gian, nhân lực để có nhiều thời gian làm việc hiệu quả hơn. Hơn nữa, văn phòng điện tử còn giúp quản lý hồ sơ tài liệu của đơn vị một cách đồng bộ nên khi ứng dụng hệ thống văn phòng điện tử, cơ quan, đơn vị có thể tiết kiệm tối đa các chi phí văn phịng phát sinh (như văn phịng phẩm, giấy in, mực in…). Đây là khoản chi phí khơng hề nhỏ mà hằng năm các cơ quan, đơn vị phải chi trả.
Qua những phân tích trên ta có thể thấy được lợi ích của văn phịng điện tử khi được triển khai ứng dụng như sau:
Lãnh đạo
Điều hành và quản lý từ xa, mo i lúc mo i nơi
Quản lý các công việc đã giao một cách rõ ràng, minh bạch Nă m bắt đầy đủ thơng tin, đưa ra quyết đi nh chính xác Tạo môi trường công việc dân chủ, trao đổi công khai...
Chuyên viên
Dễ dàng quản lý, tra cứu, ti m kiếm văn bản liên quan đến công việc đang xử lý
Nă m bắt nhanh chóng các cơng việc của lãnh đạo giao Báo cáo công việc ki p thời
Dễ dàng sắp xếp li ch công việc cá nhân...
Văn thƣ
Phân phối văn bản đơn giản
Dễ dàng quản lý, tra cứu thông tin khi cần tìm kiếm bản gốc nhanh chóng
Hỗ trợ in báo cáo văn bản, lập sổ văn bản
Truyền đạt các thông báo, chỉ thị của la nh đạo đến các bộ phận nhanh chóng, ki p thời...
Cơ quan, đơn vị
Quản lý thông tin nội bộ hiệu quả
Trao đổi dữ liệu và chia sẻ thông tin dễ dàng Tiết kiệm thời gian, nhân lực
Tăng cường làm việc cộng tác giữa các cá nhân, bộ phận
mạng
TĨM TẮT CHƢƠNG
Chính phủ điện tử: Là sự hoạt động của bộ máy hành chính nhà nước được ứng dụng một cách có hiệu quả những thành tựu của khoa học, công nghệ thông tin, điện tử để điều hành các lĩnh vực của đời sống xã hội cần có sự tham gia của nhà nước và cung ứng đầy đủ, khẩn trương, liên tục với chi phí thấp các dịch vụ công cho mọi tổ chức, cá nhân thông qua các phương tiện thông tin điện tử.
Dịch vụ cơng trực tuyến là: Dịch vụ hành chính cơng và các dịch vụ khác của cơ quan nhà nước được cung cấp cho các tổ chức, cá nhân trên mơi trường mạng.
Văn phịng điện tử: Là một hệ thống phần mềm giúp các thao tác, nghiệp vụ văn phịng được xử lý trên nền tảng máy tính và đặc biệt là internet. Sẽ không cần giấy tờ, sẽ chỉ là những thao tác nghiệp vụ đã được lập trình để hệ thống giúp cho người dùng có thể làm việc trong một “văn phòng điện tử”.
BÀI TẬP
Câu hỏi 1. Phân tích các mục tiêu, lợi ích của chính phủ điện tử.
Câu hỏi 2. Trình bày một số nhận định của bạn về các giai đoạn phát triển
Chính phủ điện tử ở Việt Nam.
Câu hỏi 3. Phân tích các lợi ích của dịch vụ cơng trực tuyến và văn phòng
điện tử trong việc phát triển doanh nghiệp.
Câu hỏi 4. So sánh các ưu và nhược điểm của quản trị văn phòng theo
cách truyền thống và quản trị văn phịng điện tử.
Câu hỏi 5. Tính đến hết quý I/2022, số lượng dịch vụ công trực tuyến đã
được cập nhật, cung cấp trên Cổng dịch vụ công của tỉnh Kon Tum là bao nhiêu. Hãy kể tên một số dịch vụ?
Câu hỏi 6. Kể tên 5 dịch vụ công được triển khai áp dụng tại Sở giáo dục
và Đào tạo, Sở Y tế, Cục thuế tỉnh Kon Tum, và cho biết các dịch vụ này đang được triển khai ở mức độ nào?