CHƢƠNG 2 : KỸ THUẬT SOẠN THẢO VĂN BẢN HÀNH CHÍNH
2. Phần mềm quản lý điều hành văn bản VNPT iOffice
2.3. Sử dụng phần mềm
2.3.1. Trao đổi thông tin
2.3.1.1. Gửi thông tin điều hành:
- Vào mục “Thông tin điều hành”, chọn “Gửi thông tin điều hành”
- “Tiêu đề”: Nhập tiêu đề của thông tin điều hành
- “Loại”: Chọn loại của thơng tin điều hành (ví dụ: trao đổi thơng tin, điều hành chỉ đạo)
- “Tệp tin đính kèm”: chọn tệp tin cần đính kèm theo thơng tin điều hành (nếu cần)
- “Danh sách văn bản liên quan”: Chọn các văn bản liên quan cần đính kèm theo trong thông tin điều hành (các văn bản này nằm trong các mục văn bản đến và văn bản đi mà người viết thơng tin điều hành có tham gia trong đó)
- “Nội dung”: Là nơi chứa thơng điệp mà người tạo muốn cung cấp cho người nhận
- “Lƣu”: Cho phép người tạo lưu lại thông tin điều hành đó nếu chưa chuyển đi, thơng tin điều hành đã lưu nằm trên [Thông tin điều hành đã lưu]
- “Chọn ngƣời nhận”: Để chọn cá nhân cần gửi thông tin điều hành - Người dùng có thể chọn người nhận thông tin điều hành từ danh sách cán bộ của cơ quan, có thể chọn người nhận thơng tin điều hành từ nhóm người
nhận đã tạo sẵn
- Người dùng check chọn gửi tin nhắn đến người nhận nếu có - “Gửi” để hồn thành việc gửi thơng điệp đến cán bộ khác
- Trường hợp cần gửi đến một nhóm người nhận khác chưa có, thì có thể tiến hành tạo nhóm người nhận bằng cách nhấn nút [Nhóm] để tạo nhóm người nhận thơng tin điều hành.
CHÚ Ý: - Để tạo nhóm thơng tin điều hành vào phần “Cá nhân” => “Nhóm ngƣời nhận”
2.3.1.2. Thông tin điều hành đã nhận:
- Vào mục “Thông tin điều hành”, chọn “Thông tin điều hành đã
nhận”
“Gửi”: chuyển sang gửi mới thông tin điều hành “Xóa”: xóa thơng tin điều hành đã chọn ở danh sách
“Đánh dấu đã xem”: cập nhật trạng thái đã xem những thông tin điều hành đã được chọn danh sách
Nhấn vào tiêu đề của một thông tin điều hành bất kỳ, hệ thống sẽ hiển thị chi tiết thông tin điều hành
“Ngƣời nhận” chứa danh sách những người nhận thông tin điều hành “Chuyển tiếp” cho phép người dùng chuyển tiếp thông tin điều hành đã nhận đến người dùng khác
“Phản hồi” cho phép người dùng phản hồi lại người dùng đã gửi thông tin điều hành tới
“Phản hồi tất cả” cho phép người dùng phản hồi thông tin lại tất cả người dùng có trong danh sách “Ngƣời nhận”
2.3.1.3. Thông tin điều hành đã gửi:
Vào mục “Thông tin điều hành”, chọn “Thông tin điều hành đã gửi”
2.3.2. Xử lý văn bản
2.3.2.1. Quy trình văn bản đến
Bước 1: Văn thư nhận văn bản đến:
- Vào mục “Văn bản đến”, chọn “Thêm mới văn bản đến”.
- Chọn 1 văn bản để xử lý (kích chuột vào tên trong cột “Trích yếu”). - Điền thơng tin “ngày đến”.
- Tích vào ơ “Gửi tin nhắn đến lãnh đạo” nếu muốn gửi tin nhắn đến máy điện thoại của lãnh đạo.
- Chọn “Lƣu chuyển lãnh đạo phê duyệt” để chuyển văn bản cho lãnh đạo.
Bước 2: Lãnh đạo duyệt văn bản:
- Vào mục “Văn bản đến”, chọn chức năng “Duyệt văn bản đến”.
[Văn bản chờ duyệt]: Văn bản chờ lãnh đạo phê duyệt
[VB trả lại văn thư]: Văn bản lãnh đạo chưa duyệt trả lại văn thư kiểm tra [VB chuyển lãnh đạo khác]: Văn bản chuyển lãnh đạo khác duyệt
[VB chờ văn thư chuyển]: Văn bản lãnh đạo chuyển văn thư chuyển thực hiện
[VB đã chuyển thực hiện]: Văn bản đã chuyển đơn vị thực hiện
- Nhấn vào nút “Duyệt” để duyệt công văn và chuyển cho cán bộ thực hiện.
- Nhấn vào nút “Trả lại văn thƣ” để trả lại văn bản cần sửa đổi.
- Nhấn chọn “Chuyển lãnh đạo khác phê duyệt” để chuyển văn bản cho lãnh đạo khác phê duyệt.
Bước 3: Chuyên viên xử lý văn bản:
- Vào mục “Văn bản đến”, chọn chức năng “Xem văn bản đến”. Hệ thống sẽ hiển thị văn bản đến
- Danh sách văn bản hiện ra. Chọn văn bản để xử lý (bằng cách kích chuột vào tên trong cột “Trích yếu”).
Tất cả: tất cả các văn bản đến để xử lý Chưa xử lý: Những văn bản đến chưa xử lý Đang xử lý: Những văn bản đến đang xử lý Đã xử lý: Hiển thị văn bản đến đã xử lý Đã hủy: Văn bản đã hủy
- Chọn xác nhận để hoàn tất xử lý văn bản. 2.3.2.2. Quy trình văn bản đi:
Bước 1: Chuyên viên soạn thảo văn bản:
- Vào mục “Văn bản đi”, kích chọn “Thêm mới văn bản đi”.
- Điền các thông tin cần thiết vào vùng “Thông tin chính”. Lưu ý các
thơng tin có đánh dấu (*) là bắt buộc.
- Kích chọn “Chuyên lãnh đạo phê duyệt” để chuyển cho lãnh đạo duyệt.
- Vào mục “Văn bản đi” chọn “Duyệt văn bản đi”.
- Danh sách văn bản chờ duyệt hiện lên, chọn 1 văn bản để duyệt (Bằng cách kích chọn vào tên trong cột “Trích yếu”).
- Kích chọn “Xem” để xem nội dung cơng văn trong file đính kèm. - Kích chọn “Duyệt” để chuyên văn thư phát hành
- Chọn văn thư. Nhập ý kiến xử lý. Nhập file đính kèm (nếu có). - Nhấn chọn “Chuyển văn thƣ” để hoàn thành.
Bước 3: Văn thư phát hành văn bản đi:
- Vào mục “Văn bản đi”, chọn chức năng “Sổ văn bản đi”.
- Danh sách văn bản chờ phát hành hiện lên, kích chọn 1 văn bản để phát hành (bằng cách kích chọn vào tên trong cột “Trích yếu”)
Chọn “Phát hành” để xác nhận người nhận văn bản đi
TÓM TẮT CHƢƠNG
Phần mềm CloudOffice cung cấp cho người dùng chức năng quản lý điều hành công việc, quản lý hồ sơ, tài liệu, lưu trữ một cách đầy đủ và khoa học. Người dùng có thể áp dụng để quản lý các phiên bản tài liệu theo từng thời kỳ, theo vụ việc liên quan hoặc theo dõi những sự kiện thời sự đã và đang diễn ra chưa biết khi nào mới kết thúc. Ngồi ra, phần mềm CloudOffice cịn có các tiện ích khác hỗ trợ hữu ích cho việc quản lý văn phịng như: Tiện ích thảo luận nội bộ, trưng cầu ý kiến, quản lý danh bạ, quản lý nhân sự, quản lý chấm công, lịch công tác cá nhân, lịch công tác lãnh đạo,...
Phần mềm VNPT iOffice giúp cơ quan, doanh nghiệp thực hiện hoá các mục tiêu xây dựng một Văn phịng điện tử khơng giấy tờ như: Hoạch định các luồng công việc một cách khoa học đến từng phịng ban, từng nhóm làm việc; tạo dựng, duy trì mơi trường làm việc mà qua đó mọi thơng tin, hoạt động đều được chia sẻ, phải hồi một cách thuận tiện. Hiện đại hóa các quy trình quản lý, cung cấp hệ thống kết nối liên văn phòng hiện đại, giúp hoạt động văn phòng được thực hiện một cách đồng nhất, tạo môi trường truyền thơng nội bộ đa dạng, giúp lãnh đạo có thể chỉ đạo, điều hành cơng việc cho dù ở bất cứ đâu, tại bất kỳ thời điểm nào.
BÀI TẬP
Câu hỏi 1. Trình bày các tính năng cơ bản của phần mềm CloudOffice và
VNPT ioffice.
Câu hỏi 2. So sánh ưu, nhược điểm của 2 phần mềm CloudOffice và
VNPT ioffice.
BÀI TẬP THỰC HÀNH Bài thực hành 1
Bài thực hành 2
Thảo luận nhóm đơi về các chức năng của phần mềm CloudOffice.
Bài thực hành 3
Sử dụng phần mềm CloudOffice thực hiện các công việc sau:
- Tiếp nhận một văn bản của giảng viên và thực hiện phân loại, phê duyệt và chuyển tiếp đến lớp trưởng.
- Tạo một cơng việc, sau đó giao cho 1 sinh viên trong lớp thực hiện và thực hiện các thao tác như: đôn đốc, kiểm tra tiến độ, phê duyệt, thêm người thực hiện công việc, sao lưu công việc, kết thúc công việc.
Bài thực hành 4
Thảo luận nhóm đơi về các chức năng của phần mềm VNPT iOffice.
Bài thực hành 5
Sử dụng phần mềm VNPT iOffice thực hiện các công việc sau:
- Nhận một văn bản từ giảng viên sau đó thực hiện các thao tác: ghi ý kiến vào văn bản, chuyển văn bản đã được xử lý tới lớp trưởng.
- Soạn thảo một quyết định bổ nhiệm chức danh trưởng phịng Văn hóa thơng tin của huyện BC, sau đó gửi quyết định này đến cho giảng viên và các thành viên trong lớp.
- Các thành viên trong lớp sau khi nhận được văn bản này thì tiến hành xử lý, ghi ý kiến cá nhân và gửi lại cho giảng viên.
Bài thực hành 6
Sử dụng phần mềm VNPT iOffice thực hiện các công việc sau: - Đăng ký lịch công tác cá nhân
- Xem lịch công tác cá nhân - Lên lịch họp cá nhân - Mời họp
- Gửi và xem tin nhắn SMS
Bài thực hành 7
Sử dụng phần mềm VNPT iOffice lập Báo cáo thống kê chi tiết tình hình xử lý văn bản đến.
1. Bộ thông tin và truyền thông. Quyết định ban hành Khung kiến trúc Chính phủ điện tử ở Việt Nam. Hà Nội 2018.
2. Khoa Công nghệ thơng tin. Giáo trình chính phủ điện tử. Trường Đại học Phương Đông 2018. Available from: https://voer.edu.vn/c/giao-trinh-chinh-phu- dien-tu/3e26d127.
3. Trang thông tin điện tử tổng hợp Ban Nội chính Trung ương. Kon Tum: Xây dựng nền hành chính cơng khai, minh bạch nhằm phòng, chống tham nhũng, tiêu cực Hà Nội 2022 [Available from: https://noichinh.vn/cong-tac-phong- chong-tham-nhung/202205/kon-tum-xay-dung-nen-hanh-chinh-cong-khai-minh- bach-nham-phong-chong-tham-nhung-tieu-cuc-310940/.
4. Thư viện pháp luật. Quyết định phê duyệt, nâng cấp và bãi bỏ danh mục dịch vụ công trực tuyến mức độ 3, 4; thực hiện trên cổng dịch vụ công của tỉnh Kon Tum 2021 [Available from: https://thuvienphapluat.vn/van-ban/Cong-nghe- thong-tin/Quyet-dinh-526-QD-UBND-2021-Danh-muc-dich-vu-cong-truc- tuyen-muc-do-3-4-tinh-Kon-Tum-494862.aspx.
5. Chính phủ. Nghị định số 30/2020/NĐ-CP về cơng tác văn thư. Hà Nội: Chính phủ; 2020.
6. Công ty phát triển công nghệ Thái Sơn. Hướng dẫn cài đặt, sử dụng phần mềm CloudOffice. Hà Nội 2020. Available from: https://thaison.vn/san- pham/cloudoffice.
7. Tập đồn Bưu chính viễn thơng Việt Nam. Tài liệu hướng dẫn sử dụng phần mềm quản lý văn bản điều hành VNPT iOffice. Viễn thông Phú Thọ 2019.
CHƢƠNG 1
Câu hỏi 1. Phân tích các mục tiêu, lợi ích của chính phủ điện tử.
Người học tìm hiểu các mục 1.2, 1.3
Câu hỏi 2. Trình bày một số nhận định của bạn về các giai đoạn phát triển
Chính phủ điện tử ở Việt Nam.
Xem mơ hình các giai đoạn của CPĐT theo mơ hình của Gartner và mục 1.5
Câu hỏi 3. Phân tích các lợi ích của dịch vụ cơng trực tuyến và văn phịng
điện tử trong việc phát triển doanh nghiệp. Tham khảo tại:
https://stp.binhthuan.gov.vn/1327/32856/66096/615921/trien-khai-nhiem- vu-cai-cach-hanh-chinh/loi-ich-khi-su-dung-dich-vu-cong-truc-tuyen-muc-do-3- muc- do4.aspx#:~:text=S%E1%BB%AD%20d%E1%BB%A5ng%20d%E1%BB%8B ch%20v%E1%BB%A5%20c%C3%B4ng%20tr%E1%BB%B1c%20tuy%E1%B A%BFn%20gi%C3%BAp%20gi%E1%BA%A3m%20th%E1%BB%9Di,h%C3 %A0nh%20ch%C3%ADnh%20nh%C3%A0%20n%C6%B0%E1%BB%9Bc%2 0%C4%91%C6%B0%E1%BB%A3c
Câu hỏi 4. So sánh các ưu và nhược điểm của quản trị văn phòng theo
cách truyền thống và quản trị văn phòng điện tử.
Tham khảo tại: https://cloudoffice.com.vn/tin-tuc-su-kien/nhung-uu-diem- cua-van-phong-dien-tu-giai-phap-toi-uu-hieu-qua-cong-viec-cua-doanh-nghiep
Câu hỏi 5. Tính đến hết quý I/2022, số lượng dịch vụ công trực tuyến đã
được cập nhật, cung cấp trên Cổng dịch vụ công của tỉnh Kon Tum là bao nhiêu. Hãy kể tên một số dịch vụ?
Xem nội dung mục 2.6.4. Cổng dịch vụ công trực tuyến tỉnh Kon Tum, tham khảo thêm tại danh mục các dịch vụ công trực tuyến đã được cập nhật, cung cấp trên Cổng dịch vụ công của tỉnh Kon Tum tại tài liệu (4) và truy cập hệ thống tại địa chỉ: https://dichvucong.kontum.gov.vn/vi/
Câu hỏi 6. Kể tên 5 dịch vụ công được triển khai áp dụng tại Sở giáo dục
và Đào tạo, Sở Y tế, Cục thuế tỉnh Kon Tum, và cho biết các dịch vụ này đang được triển khai ở mức độ nào?
CHƢƠNG 2
Câu hỏi 1. So sánh văn bản quản lý hành chính Nhà nước và văn bản
khơng mang tính quyền lực nhà nước.
Lập bảng gồm các cột giống nhau, khác nhau để so sánh
Bảng so sánh Giống nhau Khác nhau
Văn bản quản lý hành chính Nhà nước Đặc điểm Chức năng Đặc điểm Chức năng Văn bản khơng mang
tính quyền lực nhà nước
Câu hỏi 2. Phân loại văn bản quản lý hành chính Nhà nước.
Văn bản quy phạm pháp luật Văn bản hành chính
Xem thêm phân loại ở đây: https://luatduonggia.vn/van-ban-hanh-chinh- la-gi-dac-diem-chuc-nang-va-phan-loai-van-ban-hanh-chinh/
Câu hỏi 3. Phân biệt văn bản quy phạm pháp luật, văn bản quản lý hành
chính văn bản cá biệt.
Trình bày được đặc điểm mỗi loại, nêu được sự giống nhau, khác nhau giữa các loại. Tham khảo thêm tại đây: https://thukyphaply.com/so-sanh-van- ban-quy-pham-phap-luat-va-van-ban-ca-biet/
BÀI TẬP THỰC HÀNH
Bài tập 1. Vẽ lại sơ đồ bố trí các thành phần thể thức của văn bản và ghi
chú các thành phần đó.
Xem sơ đồ ở trang 42 trong tài liệu hoặc sơ đồ trong nghị định 30 của Chính phủ
Bài tập 2. Vẽ và mơ tả quy trình xây dựng và ban hành một quy định
hoặc biên bản họp lớp.
Thảo luận nhóm đơi, vẽ và mơ tả quy trình xây dựng
Bài tập 3. Soạn thảo và trình bày một Biên bản cuộc họp lớp/họp tổ chuyên môn.
Tìm kiếm trên mạng một mẫu biên bản theo đúng nghị định 30, phân tích và thực hiện.
Bài tập 4. Soạn thảo và trình bày một Cơng văn.
Tìm kiếm trên mạng một mẫu Cơng văn theo đúng nghị định 30, phân tích và thực hiện.
Bài tập 4. Soạn thảo và trình bày một Quyết định.
Tìm kiếm trên mạng một mẫu Quyết định theo đúng nghị định 30, phân tích và thực hiện.
CHƢƠNG 3 BÀI TẬP
Câu hỏi 1. Trình bày các tính năng cơ bản của phần mềm CloudOffice và
VNPT ioffice.
Xem mục 1.2. Tìm hiểu chức năng phần mềm: Quản lý văn bản đi đến
Điều hành công việc Quản lý tài liệu
Câu hỏi 2. So sánh ưu, nhược điểm của 2 phần mềm CloudOffice và
VNPT ioffice.
Lập bảng so sánh, trình bày được các ưu, nhược điểm nổi bật của 2 phần mềm
BÀI TẬP THỰC HÀNH Bài thực hành 1
Tải và cài đặt phần mềm CloudOffice.
Thực hiện theo hướng dẫn từng bước trên trang 90
Bài thực hành 2
Thảo luận nhóm đơi về các chức năng của phần mềm CloudOffice. Quản lý văn bản đi đến
Điều hành công việc Quản lý tài liệu
Bài thực hành 3
Sử dụng phần mềm CloudOffice thực hiện các công việc sau:
- Tiếp nhận một văn bản của giảng viên và thực hiện phân loại, phê duyệt và chuyển tiếp đến lớp trưởng.
- Tạo một cơng việc, sau đó giao cho 1 sinh viên trong lớp thực hiện và thực hiện các thao tác như: đôn đốc, kiểm tra tiến độ, phê duyệt, thêm người thực hiện công việc, sao lưu công việc, kết thúc công việc.
Thực hiện theo các bước trong bảng quy trình thực hành.
Thảo luận nhóm đơi về các chức năng của phần mềm VNPT iOffice. Quản lý văn bản đi đến
Điều hành công việc Quản lý tài liệu
Bài thực hành 5
Sử dụng phần mềm VNPT iOffice thực hiện các công việc sau:
- Nhận một văn bản từ giảng viên sau đó thực hiện các thao tác: ghi ý kiến vào văn bản, chuyển văn bản đã được xử lý tới lớp trưởng.
- Soạn thảo một quyết định bổ nhiệm chức danh trưởng phịng Văn hóa thơng tin của huyện BC, sau đó gửi quyết định này đến cho giảng viên và các thành viên trong lớp.
- Các thành viên trong lớp sau khi nhận được văn bản này thì tiến hành xử lý, ghi ý kiến cá nhân và gửi lại cho giảng viên.
Thực hiện theo các bước trong bảng quy trình thực hành.
Bài thực hành 6
Sử dụng phần mềm VNPT iOffice thực hiện các công việc sau: