Giáo trình quản trị văn phòng phần 2

PHANII CAC NGHIEP VU CO BAN CUA VAN PHONG Chương TỔ tHỨC CÔN TAC THONG TIN Trong quan, đơn vị, thông tin xem mạch máu tổ chức, thứ keo đặc biệt để gắn kết phận tổ chức lại với Những hoạt động hợp tác với nhờ có thơng tin Nếu dịng thơng tin bị đình trệ tổ chức khơng tơn Đối với văn phịng, để thực tốt chức khơng thể thiếu cơng tác thơng tin Chương giúp học viên hiểu thông tin? Các cách phân loại thơng tin văn phịng, ngun tắc quy trình tổ chức thơng tin Khái niệm, phân loại, vai trị thơng tin 1.I Khái niệm Hiểu cách chung nhất, thông tin trình trao đổi người gửi người nhận Tuy nhiên, thông tin khái niệm sử dụng nhiều lĩnh vực, tuỳ thuộc vào lĩnh vực nghiên cứu mà người ta đưa quan niệm khác thông tin Thông tin lĩnh vực quản trị phản ánh nội dung hình thức vận động liên lạc đối tượng, yếu tố hệ thống hệ thống với mơi trường Việc trao đổi thơng tin hoạt động nhà quản trị Các nhà quản trị phải báo cáo với cấp trên, thị cấp dưới, trao đổi thông tin với nhà quản trị khác chia sẻ thơng tin, tình cảm hay ý tưởng với người tổ chức bên ngồi Cịn văn phịng, để thực tốt chức tham mưu tổng hợp văn phịng phải có thơng tin Do tổ chức cơng tác thông tin nghiệp vụ văn phịng 64 ˆ 1.2 Phân loại thơng tin Thơng tin đa dạng phong phú, để thuận tiện cho công tác thu thập xử lý, lưu trữ sử dụng thông tin, cần tiến hành phân loại thơng tin Mặt khác thơng tin sử dụng vào nhiều mục đích khác nhau, tuỳ theo yêu cầu người tiếp nhận thông tin Do vậy, tuỳ theo trường hợp hoàn cảnh cụ thể mà thông tin phân loại với tiêu chí khác Dưới số cách phân loại thông tin chủ yếu: a Căn vào cấp quản lý Nếu vào cấp quản lý hệ thống thơng tin bao gồm: - Thông tin xuống (từ xuống): thông tin gửi từ cấp cao xuống cấp thấp theo hệ thống có phân cấp Các loại hình thông tin thường sử dụng loại thông tin văn bản, phát biểu, trao đổi Loại thông tin thường bị mát hay bị bóp méo truyền qua nhiều cấp khác Do cần phải có thơng tin phản hồi để kiểm tra xem thơng tin có đến đối tượng cách đầy đủ hay không - Thông tin lên (lên trên): thông tin gửi từ cấp lên cấp theo hệ thống tổ chức Các loại hình thơng tin thường sử dụng loại văn hành chuyên mơn, hội nghị, tư vấn, hệ thống góp ý, thăm dị ý kiến Dịng thơng tin bị cản trở nhà quản trị cấp trung gian Do cần phải tạo môi trường để cấp tự thông tin đầy đủ lên cấp - Thông tin ngang: gồm thông tin phận cá nhân ngang cấp mà họ khơng có mối quan hệ trực tiếp mà quan hệ phối hợp giúp thủ trưởng tổ chức 65 hồn thành cơng việc phận phụ trách Các loại hình _ thông tin sử dụng văn bản, phát biểu, trao “ đổi, hội nghị, Loại thông tin sử dụng để đẩy nhanh địng thơng tin, cải thiện hiểu biết, phối hợp hành động để đạt mục tiêu tổ chức - Thông tin chéo: thông tin phận, cá nhân cấp khác mà họ khơng có mối quan hệ báo cáo (trực tiếp) Giống thông tin ngang, loại thông tin phong phú nhanh nhạy gây hậu xấu làm lan truyền thơng tin khơng xác Sơ đồ sau diễn tả loại thông tin theo cách phân loại này: Ậ Ậ y} Ngang : { || Ngang A \| ị ly Ạ ' 4A gv! : os i ' ' ị „ A Chéo ị v \ Ỷ + ' ' ' Ghi chi: +: Thông tin xuống —>: Thông tin lên : Thong tin ngang Sơ đô 4.1: Các loại thông tin tổ chức b Căn vào lĩnh vực hoạt động Căn vào lĩnh vực hoạt động thông tin vô phong phú, đa dạng Tuỳ đặc điểm hoạt động mà quan đơn vị xác định nhu cầu thông tin theo cấp độ khác nhau: 66 - Thông tin môi trường vĩ mô: thông tin tác động lên toàn kinh tế quốc gia, gồm: + Thơng tin trị, luật pháp: cung cấp tình hình trị nước, sách, chế độ Nhà nước hành + Thông tin kinh tế: cung cấp kiện số liệu biểu biến động hay ổn định kinh tế + Thơng tin văn hố xã hội: cho biết biến chuyển văn hoá, xã hội đất nước, vùng, miền, khu vực + Thông tin khoa học, kỹ thuật: phản ánh biến đổi khoa học kỹ thuật nước giới + Thông tin tự nhiên môi trường: biến đổi yêu tố tự nhiên, mơi trường như: điều kiện tự nhiên, khí hậu, nhiệt độ, độ ẩm, hạn lụt, ô nhiễm môi trường - Thông tin môi trường ngành: thông tin diễn lĩnh vực hoạt động cụ thể Tuỳ theo đặc điểm hoạt động quan đơn vị mà nội dung cụ thể loại thơng tin khác Ví dụ, doanh nghiệp kinh doanh thơng tin đối thủ cạnh tranh, nhà cung cấp, khách hàng, đối thủ tiểm ẩn, sản phẩm thay ˆ Thông tin nội bộ: Những thông tin cung cấp tình hình hoạt động, thực trạng mặt mạnh, mặt yếu quan, đơn vị người, nề nếp tổ chức, tài c Căn vào tính chất đặc điểm sử dụng - Thông tin tra cứu: thông tin đưa đến cho người nhận nội dung có tính chất quy ước, để định như: quy phạm pháp luật, phát minh sáng chế nhà khoa học 67 - Thông tin thông báo: thông tin mang đến cho người tiếp nhận xác nhận, hiểu biết định vấn đề (kinh tế, văn hố, xã hội ) để chủ động đề xuất biện pháp quản lý có hiệu d Căn vào tính chất pháp lý: Nếu vào tính chất pháp lý thơng tin chia thơng tin thành loại: - Thơng tin thức: truyền đạt thức theo hệ thống tổ chức, gồm: + Thông tin thức từ xuống: thị, mệnh lệnh ˆ truyền đạt từ xuống văn hay họp, điện thoại + Thông tin thức từ lên: truyền từ cấp theo hệ thống tổ chức + Thông tin ngang: nhằm mở rộng phạm vi thông tin, phối hợp hành động phận thông qua văn bản, hop - Thơng tin khơng thức: thơng tin qua kênh khơng thức Dư luận dạng đặc loại thông tin này, tin tức lan truyền nhanh chóng phận sang phận khác, chí vượt ngồi phạm truyền trưng từ vi tổ chức Dư luận tượng thường tồn tổ chức, trở thành tin đồn nham gay nguy hại cho tổ chức Để giảm thiểu tượng này, nhà quản trị cần phổ biến nhiều thông tin qua kênh thức tốt e Can vào hình thức truyền đạt (loại hình thong tin) Ngày với phát triển công nghệ thông tin hình thức truyền đạt thơng tin phát triển phong phú: - Thơng tín văn bản: thơng qua hệ thống văn quản 68 lý Đây loại hình thơng tin cung cấp chứng pháp lý, tài liệu tham khảo với độ xác cao Tuy nhiên thông tin văn không cung cấp phản hồi đồng thời tạo hàng đống giấy tờ tạo văn chất lượng - Thông tin lời: thực thông qua họp, trao đổi, điện thoại Ưu điểm loại thông tin đem lại trao đổi nhanh phản hồi Tuy nhiên, có nhược điểm đơi tốn thời gian, hiệu thấp thiếu xác - Thong tin qua mạng internet: với đời máy vi tính phát triển khoa học kỹ thuật, loại hình thơng tin khẳng định vị trí quan trọng xã hội - Thơng tin khơng lời: thơng tin liên lạc nhiều cách khác nét mặt, cử hình thành, biến đổi tuỳ thuộc vào hoàn cảnh cụ thể khơng gian, thời gian, tâm lý tình cảm người trao đổi thông tin Thông tin không lời nhằm hỗ trợ cho thông tin lời để nâng cao hiệu thơng tin Các hình thức truyền đạt thơng tin thường phối hợp với để bổ sung, hỗ trợ cho Ngồi ra, ta cịn sử dụng hình ảnh để hỗ trợ nâng cao hiệu thông tin g Phan loại theo thời gian Nếu phân loại theo thời gian, thông tin bao gồm loại: - Thông tin khứ: thông tin phản ánh vật tượng xảy khứ Những thông tin dùng làm sở để xây dựng kế hoạch, để đánh giá phát triển vật tượng - Thông tin tại: phản ánh kết hoạt động phát triển tổ chức thời điểm Đây tin tức “nóng hổi” mà nhà quản trị cần thu thập 69 - Thơng tin tương lai: dự báo, dự đoán tương lai sở ảnh hưởng đến quản trị nhận cần giải cho phù hợp thông tin khứ tại, yếu tố vật tượng Thông tin giúp nhà biết thuận lợi khó khăn, vấn đề tương lai trước mắt từ có định 1.3 Vai trị thông tin Trong tổ chức, thông tin phương tiện để thống hoạt động tổ chức Thực vậy, khơng có hoạt động tổ chức lại không cần đến thông tin Thông tin sở để nhà quản trị ban hành định cách đắn Các nhà quản trị phải trao đổi thông tin với cấp trên, cấp dưới, họ phải biết thời đe dọa, điểm mạnh điểm yếu Có định không bị sai lam, định vẻ chiến lược, kế hoạch kinh doanh, nhân Thông tin phương tiện để gắn hoạt động quan, đơn vị với môi trường bên ngồi Thơng qua thơng tin mà tổ chức trở thành hệ thống mở, tác động tương hỗ với môi trưởng xung quanh Đặc biệt doanh nghiệp, nhờ có thơng tin mà nhà quản trị biết nhu cầu khách hàng, nhà cung cấp, đối thủ cạnh tranh Thông tin phương tiện đặc trưng 'hoạt động quản lý Trong tổng thể hoạt động quản lý, hoạt động thu nhận, xử lý, truyền đạt, lưu trữ thơng tin chiếm tỷ trọng lớn Do khẳng định thơng tin tiền dé, 1A sở, cơng cụ quản lý, q trình quản lý đồng thời q trình thơng tin Ngày với phát triển kỳ diệu công nghệ thong tin thu hẹp khoảng cách quốc gia, vùng, đơn vị Thành công hay thất bại tổ chức ngày phụ 70 thuộc lớn vào khả chiếm lĩnh lợi thông tin Để xây dựng đạt mục tiêu mình, quốc gia, tổ chức nỗ lực tìm kiếm thơng tin có giá trị Như V.] Lê Nin khẳng định: “Khơng có thơng tin khơng có thắng lợi lĩnh vực nào, khoa học, kỹ thuật sản xuất Tổ chức công tác thông tin 2.1 Những yêu cầu tổ chức công tác thông tin Để quản lý, khai thác sử dụng thông tin có hiệu cao, quan đơn vị cần tổ chức công tác thông tin theo yêu cầu sau đây: a Sự phù hợp: thông tin phong phú, phức tạp tạo từ nhiều nguồn, nhiều loại hình khác Do cần bảo đảm phù hợp thông tin với công việc quan, chức b Tính xác: thơng tin chất liệu để nhà quản lý phân tích, đánh giá tình hình phải đảm bảo tính xác Nếu thơng tin sai lệch làm cho kết phân tích khơng xác từ định sai lầm, gây hậu xấu c Đầy đủ: thông tin đầy đủ mô tả trọn vẹn vật, tượng, q trình Nếu thơng tin khơng đầy đủ làm cho nhà quản lý nhận biết sai tượng, vật d Kip thoi: thong tin không kịp thời khơng có gia tri việc định thời đại ngày đơn vị chạy đua để tìm kiếm thơng tin tính kịp thời lại quan e Hệ thống, tổng hợp: thơng tin khơng địi hỏi đầy đủ lượng mà phải xây dựng theo hệ thống có logic Cung cấp thơng tin có hệ thống mang tính tổng hợp giúp cho nhân viên văn phịng tiết kiệm thời gian, chị phí 71 Đơn giản, dễ hiểu: để tránh hiểu sai, hiểu lầm dẫn đến làm sai, thông tin phải đơn giản, đễ hiểu, rõ ràng, ranh mach, dé nhớ Trong trường hợp sử dụng thông tin chuyên môn kỹ thuật cần phải giải thích rõ rang, ghi đầy đủ h Bí mật: thơng tin thuộc phạm bí mật cần phải thực đủ quy định bảo vệ bí mật Nhà nước khâu công tác thông tin i Hiệu quả: thông tin vơ phong phú, phức tạp Đo khơng nên tổ chức công tác thông tin với gia nao mà phải dựa vào yêu cầu cần thiết để khai thác số lượng, chất lượng, chủng loại thời gian Việc trang bị máy móc thiết bị đại cho công tác thông tin phải cân nhắc nhu cầu với khả sử dụng, kết mang lại chi phí bỏ để tránh lãng phí 2.2 Quy trình tổ chức cơng tác thơng tin Để đáp ứng u cầu nói trên, công tác tổ chức thông tin cần thực theo quy trình sau: Bước I: Xác định nhu cầu thơng tin Để thu thập thông tin trước hết cần xác định nhu cầu thông tin Số lượng loại thông tin phong phú đa dạng tất thơng tin có giá trị Vì Vậy, cần xác định rõ số lượng, loại thơng tin cần thu thập Đây vấn đề cốt yếu cơng tác thơng tin sở xây dựng hệ thống thơng tin nội bộ, giúp giảm nhẹ tình trạng thiếu thơng tin thơng tin khơng thích hợp cho việc định Để xác định nhu cầu thông tin cần vào chức năng, nhiệm vụ quyền hạn quan, phận, cấp nội dung công việc, định Bước 2: Xây dựng tổ chức nguồn thơng tin Có nguồn thơng tin khác nhau: - Thông tin từ cấp xuống: văn có nội dung 72 Phu luc X: SO SU DUNG BẢN LƯU Mẫu số Số sử dụng lưu nên in sẵn, kích thước: 210mm x 297mm a) Bìa trang đầu Bìa trang đầu số trình bày tương tự bìa trang đầu số chuyên giao văn đến, khác tên gọi “Số sử dụng bán lưu” b) Phần đăng ký sử dụng lưu Phần đăng ký sử dụng lưu trình bày trang giấy khổ A3 (420mm x 297mm), bao gồm 06 cột theo mẫu sau: Ngày | Họ tên | Số, ký hiệu, | Tên loại tháng | người | ngày tháng | trích yếu nội| sử dụng | văn | dung văn (i) (2) (3) (4) |Hồ sơ| Ký |Ngày| số | nhận | trả | Người | Ghi cho | phép sử dụng G) | © | Mj (8) (9) Hướng dẫn đăng ky Cột 1: Ngày tháng Ghi ngày, tháng phục vụ yêu cầu sử dụng lưu; ngày 10 tháng 1, phải thêm sơ trước, ví dụ: 05/02, 21/7, 31/12 Cột 2: Họ tên người sử dụng Ghi họ tên, đơn vi công tác người sử dụng lưu Cột 3: Số, ký hiệu, ngày tháng văn Ghi số ký hiệu; ngày, tháng, năm văn Cột 4: Tên loại trích yếu nội dung văn Ghi tên loại trích yếu nội dung văn 330 Cột 5: Hồ so số Ghi số, ký hiệu tập lưu văn xếp, đánh sô ký hiệu bảo quản văn thư, ví dụ: Số: CV-03/2004 (tập lưu cơng văn số 03 năm 2004) Cột 6: Ký nhận Chữ ký người sử dụng lưu Cột 7: Ngày trả Ghi ngày, tháng, năm mà người sử dụng (người mượn) phải trả lại lưu Cột §: Người cho phép sử dụng Ghi họ tên người duyệt cho phép sử dụng lưu Cột 9: Ghi Ghi điểm cần thiết trả, ngày tháng trả (nêu người sử dụng trả muộn thời hạn cho phép), V.V / * 331 Phụ lục XI: Mẫu danh mục hồ sơ Tên quan chủ quan Tên quan đơn vị CONG HOA XA HOI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự - Hạnh phúc DANH MUC HO SO CUA A Năm SỐ VÀ KỶ | TIỂU ĐỀ | THỜI GIAN | NGƯỜI LẬP | GHI CHÚ HIỆU HÒ SƠ () HÒSƠ (2) |BẢOQUẢN| (3) HÒ SƠ (4) (5) Bản danh mục hồ sơ có hỗ sơ, bao gồm ¬ hồ sơ có thời hạn bảo quản vĩnh viễn ẢGH SH geeerree hồ sơ có thời hạn bảo quản lâu đài we csesessseseessseeseetene hồ sơ có thời hạn bảo quản tạm thời Duyệt Địa danh, ngày tháng .năm THỦ TRƯỞNG CƠ QUAN (HOẶC CHÁNH VĂN PHỊNG (Ký tên đóng dấu) Cột (1): Ghi số ký hiệu hồ sơ Số hồ sơ ghi liên tục cho toàn danh mục Bắt đầu từ số 01 Cuối mục (tương đương với đơn vị tổ chức phòng ban mặt hoạt động doanh nghiệp) cần dùng vài ba số thứ tự dự phòng để ghi số cho hồ sơ bổ sung thêm vào danh mục †rong năm Ký hiệu hỗ sơ chữ viết tắt tên đơn vị tổ chức phòng ban có hỗ sơ tên gọi mặt hoạt động, lĩnh vực cơng tác Ví đụ: HC (phịng hành chính), KT (phịng kỹ thuật), Cột (2): Ghi tên đơn vị có hồ sơ 332 Đơn vị có hồ sơ ghi số thứ tự chữ số La Mã (LILIH) tên đơn vi viết chữ in hoa Các tiểu đơn vị ghi số thứ tự chữ Ả rập (1;2,3 ) viết chữ thường Tiêu đề tên gỌI hồ sơ, câu ngắn gọn, khái quát nội dung, thành phần văn hồ sơ Thuật ngữ “Hồ sơ” dùng tiêu đề hồ sơ phan anh mot việc, kiện cụ thể có trình tự giải hiên tục Ví dụ: Hồ sơ hội nghị tổng kết vận động xóa đói giảm nghèo năm 2004 TP.HCM Thuật ngữ “Tập tài liệu” dùng tiêu để hồ sơ tập hợp loại văn thuộc vấn đề khơng có trình tự giải liên tục Vị dụ: Tập tài liệu Bộ Giáo dục Đào tạo công tác tuyển sinh trung học chuyên nghiệp dạy nghề năm 2003 Cột (3) Ghi thời hạn bảo quản hồ sơ Thời hạn bảo quản hồ sơ xác định theo mức: vĩnh viễn, lâu đài, tạm thời xác định rõ số năm cần bảo quản hồ sơ Căn để xác định thời hạn bảo quản là: : - Bản thời hạn bảo quản mẫu Cực lưu trữ nhà nước ban hành - Các thời hạn bảo quản tài liệu ngành CƠ quan chủ quản - Giá trị nghiên cứu hỗ sơ Cột (4) Ghi họ, tên người lập hồ sơ Cột (S) Ghi Ghi điều cần thiết hồ sơ chuyển tiếp sang năm sau, hồ sơ mật 333 PHỤ LỤC XI: SG BO BO TRI CAC THÀNH PHÀN THẺ THỨC VĂN BẢN ˆ (Trên trang giây khô A4: 210 mm x 297 mm) 30-35 ram | “oh 14 2025 am 334 Ghỉ chú: Ô số N Tên quan, tổ chức ban hành văn WwW Quốc hiệu Số, ký hiệu văn Pm Thanh phan thé thire van ban Địa danh ngày, tháng, năm ban hành văn Tên loại trích yếu nội dung văn Trích u nội dung cơng văn _ Nội dung văn Quyền hạn, chức vụ, họ tên chữ ký người có thâm quyên Dấu quan, tổ chức Nơi nhận Dấu mức độ mật Dấu mức độ khẩn Dấu thu hồi dẫn phạm vi lưu hành Chỉ dẫn dự thảo văn Ký hiệu người đánh máy số lượng phát hành Dia chi co quan, tổ chức; địa E-Mail: địa Website; số điện thoại, sô Telex, sô Fax Logo (in chim tên quan, tổ chức ban hành văn bản) 335 PHỤ LỤC XIH: SƠ ĐỒ BĨ TRÍ CÁC THÀNH PHAN THE THUC BAN SAO VAN BAN (Trên trang giây khô A4: 210 mm x 297 mm) 20-25}mm 30-38 mm | j : Sa : ! i Se i ' ' ‘ 40-25ÌImm 336 | ì I ị ~ s-2olmm | = > a On Ghi ch Thanh phan thể thức Hình thức sao: “sao y chính”, “trích sao” “sao lục” Tên quan, tô chức văn Sô, ký hiệu Địa danh ngày, tháng, năm Sa, 5b, Sc Chức vụ, họ tên chữ ký người có thẩm quyên Dâu quan, tô chức Nơi nhận 337 PHU LUC XIV: BANG CHU VIET TAT TEN LOAI VAN BAN VA BAN SAO STT Tén loai van ban Chir viét tat Văn quy phạm pháp luật | Luật | Pháp lệnh | Lệnh Lt PL L 4_ | Nghị NQ | Nghị liên tịch | Nghị định | Quyết định | Chỉ thị - | Thôngtư 10 | Thông tư liên tịch NQLT ND QD CT TT TTLT Văn hành | Quyết định (cá biệt) QD | Chi thi (ca biệt) CT | Thông cáo TC | Thơng báo TB _ | Chương trình CTr | Kế hoạch | Phươngán§ |Đềán 338 KH :PA ĐA - ‡ Báo cáo BC 10 | Biên 11 | Tờ trình BB TTr 12 | Hop déng HD 13 | Công điện CD 14 | Giấy chứng nhận CN 15 16 17 18 19 20_ UN GM GT NP DD BN | | | | | | Giấy Giấy Giấy Giấy Giấy Giấy uỷ nhiệm mời giới thiệu nghỉ phép đường biên nhận hồ sơ 21 | Phiếu gửi PG 22 PC | Phiếu chuyển ` Bản văn Bản y | Ban trich Ban luc SY TS SL 339 TÀI LIỆU THAM KHẢO Hồ Ngọc Cẩn (2003), Cẩm nang Tổ chức Quản trị Hành Văn phịng, NXB Tài chính, Hà Nội Nguyễn Thành Độ (2005), Giáo trình Quản trị Văn phịng, NXB Lao động- Xã hội, Hà Nội Phạm Hưng (1995), Quản trị Văn phịng Doanh nghiệp, NXB Chính trị Quốc gia Học viện Hành Quốc gia (2002), Kỹ thuật xây dựng ban hành văn Vũ Đình Quyền (2005), Quản trị Hành Văn phịng, NXB Thống Kê Nguyễn Hải Sản (1998), Quản trị học, NXB Thống kê Nguyễn Hữu Tri (2005), Quản trị Văn phòng, NXB Khoa học Kỹ thuật Mike Harvey (1996), Quản trị Hành Văn phịng, NXB Thơng kê Các văn pháp luật liên quan 340 MỤC LỤC LỜI NÓI ĐẦU Heo PHAN I NHUNG VAN DE CHUNG VE VAN PHONG VA TỔ CHỨC VĂN PHÒNG 2c cceree CHUONG DAI CUONG VE VAN PHONG VA QUAN TRI VAN PHONG 0.0 cccsssesscsssessssssseessssesecssssesecessvetecssssessssseeecessaseessssseeses Đại cương văn phòng . -5-5scc