Giáo trình tổng quan về quản trị văn phòng

UỶ BAN NHÂN DÂN TỈNH KON TUM TRƢỜNG CAO ĐẲNG CỘNG ĐỒNG KON TUM GIÁO TRÌNH MƠN HỌC TỔNG QUAN VỀ QUẢN TRỊ VĂN PHÕNG NGÀNH, NGHỀ: QUẢN TRỊ VĂN PHÕNG TRÌNH ĐỘ: CAO ĐẲNG (Ban hành kèm theo Quyết định số /QĐ-CĐCĐ ngày / / 20 Hiệu trưởng Trường Cao đẳng Cộng đồng Kon Tum) Kon Tum, năm 2022 ii MỤC LỤC TUYÊN BỐ BẢN QUYỀN vi LỜI GIỚI THIỆU vii CHƢƠNG 1: MỘT SỐ VẤN ĐỀ CHUNG 10 Khái niệm, chức nhiệm vụ văn phòng 10 1.1 Khái niệm văn phòng 10 1.2 Chức văn phòng 14 1.3 Nhiệm vụ văn phòng 16 Quản trị văn phòng 17 2.1 Khái niệm quản trị quản trị hành văn phịng 17 2.2 Chức quản trị 17 Tổ chức văn phòng 18 3.1 Hình thức, cấu tổ chức văn phịng 18 3.2 Bố trí văn phịng 20 3.3 Trang thiết bị văn phòng 24 3.4 Hiện đại hoá cơng tác văn phịng 27 Câu hỏi ôn tập thực hành 28 CHƢƠNG 2: QUẢN TRỊ VĂN PHÕNG 29 Quản trị thời gian 29 1.1 Sự cần thiết phải quản trị thời gian 29 1.2 Các biện pháp quản trị thời gian 30 Quản trị thông tin 37 2.1 Tổng quan hệ thống thông tin 37 2.2 Xử lý công văn đến 38 2.3 Xử lý công văn 41 2.4 Văn thư nội 43 2.5 Văn thư điện tử 43 Quản trị hồ sơ 45 3.1 Khái niệm 45 3.2 Tiến trình quản trị hồ sơ 45 3.3 Công cụ hệ thống lưu trữ hồ sơ 49 3.4 Thủ tục lưu trữ hồ sơ 51 3.5 Lưu trữ hồ sơ qua hệ thống máy tính 54 iii Câu hỏi ôn tập thực hành 55 CHƢƠNG 3: MỘT SỐ NGHIỆP VỤ CƠ BẢN CỦA VĂN PHÕNG 56 Hoạch định tổ chức họp 56 1.1 Các họp không nghi thức 56 1.2 Các họp theo nghi thức 58 1.3 Các hội nghị từ xa 63 Hoạch định xếp chuyến công tác 64 2.1 Sắp xếp, chuẩn bị 64 2.2 Trách nhiệm thời gian thủ trưởng vắng mặt 67 2.3 Trách nhiệm thủ trưởng trở 68 Câu hỏi ôn tập thực hành 68 CHƢƠNG 4: TỔ CHỨC CÔNG TÁC LỄ TÂN 70 Lễ tân vai trị cơng tác lễ tân 70 1.1 Khái niệm lễ tân 70 1.2 Vai trò công tác lễ tân 70 Nguyên tắc hoạt động lễ tân 71 2.1 Nguyên tắc 71 2.2 Phương thức giao tiếp 72 Hoạt động đón tiếp khách quan 74 3.1 Vai trò, nhiệm vụ thư kí việc tiếp khách 74 3.2 Khi khách đến công việc sau chào hỏi 74 3.3 Khách nội 76 Tiếp khách qua điện thoại 76 4.1 Đặc điểm, yêu cầu 76 4.2 Nghệ thuật ứng xử nghe gọi điện thoại 77 4.3 Những điều cần ghi nhớ thư kí sử dụng điện thoại 78 Lễ tân hội nghị tiệc chiêu đãi 79 5.1 Khái niệm, mục đích, ý nghĩa 79 5.2 Các hình thức đãi khách 79 5.3 Cách xếp chỗ ngồi 80 Câu hỏi ôn tập thực hành 81 CHƢƠNG 5: SOẠN THẢO VÀ QUẢN LÝ VĂN BẢN 83 Tổ chức công tác văn thƣ 83 1.1 Phân loại văn 83 iv 1.2 Phân cấp phát hành văn 84 1.3 Tổ chức công tác văn thư đơn vị 88 Nguyên tắc soạn thảo văn 89 2.1 Hình thức văn 89 2.2 Tính chất văn 90 2.3 Nội dung văn 91 2.4 Một số điểm lưu ý soạn thảo ban hành văn 92 Kĩ thuật soạn thảo số văn hành 93 3.1 Soạn thảo đơn từ 93 3.2 Soạn thảo công văn 94 3.3 Soạn thảo thông báo 95 3.4 Soạn thảo báo cáo 96 3.5 Soạn thảo tờ trình 97 3.6 Soạn thảo biên 98 3.7 Soạn thảo hợp đồng 99 3.8 Soạn thảo định 100 Giải quản lý văn 101 4.1 Nguyên tắc giải quản lý văn 101 4.2 Tổ chức giải quản lý văn mật 101 4.3 Công tác lập hồ sơ 102 Câu hỏi ôn tập thực hành 106 CHƢƠNG 6: CÔNG TÁC LƢU TRỮ 108 Khái niệm, vai trị tính chất cơng tác lƣu trữ 108 1.1 Khái niệm 108 1.2 Vai trị cơng tác lưu trữ 109 1.3 Tính chất công tác lưu trữ 110 Công tác thu thập bổ sung tài liệu lƣu trữ 110 2.1 Công tác thu thập tài liệu lưu trữ 110 2.2 Công tác bổ sung tài liệu lưu trữ 111 Công tác chỉnh lý tài liệu lƣu trữ 112 3.1 Khái niệm công tác chỉnh lý tài liệu lưu trữ 112 3.2 Nội dung công tác chỉnh lý tài liệu lưu trữ 112 Xác định giá trị tài liệu 113 4.1 Khái niệm xác định giá trị tài liệu 113 v 4.2 Nguyên tắc xác định giá trị tài liệu 113 4.3 Tiêu chuẩn xác định giá trị tài liệu 114 Thống kê kiểm tra tài liệu 115 5.1 Khái niệm thống kê kiểm tra tài liệu 115 5.2 Nội dung thống kê kiểm tra tài liệu 116 Bảo quản tài liệu lƣu trữ 117 6.1 Khái niệm bảo quản tài liệu lưu trữ 117 6.2 Nội dung bảo quản tài liệu lưu trữ 117 Tổ chức sử dụng tài liệu lƣu trữ 118 7.1 Khái niệm tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ 118 7.2 Nội dung tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ 118 Câu hỏi ôn tập thực hành 120 TÀI LIỆU THAM KHẢO vi TUYÊN BỐ BẢN QUYỀN Giáo trình “Tổng quan quản trị văn phòng” biên soạn dựa Chương trình đào tạo ngành Quản trị văn phịng trình độ Cao đẳng Mục đích giáo trình để làm tài liệu giảng dạy thức cho giảng viên làm tài liệu học tập thức cho sinh viên Giáo trình “Tổng quan quản trị văn phịng” chúng tơi biên soạn có tham khảo giáo trình “Quản trị văn phòng” tác giả Nguyễn Thành Độ (chủ biên) nên nguồn thơng tin phép dùng nguyên trích dùng cho mục đích đào tạo tham khảo Mọi mục đích khác mang tính lệch lạc sử dụng với mục đích kinh doanh thiếu lành mạnh bị nghiêm cấm vii LỜI GIỚI THIỆU Giáo trình Tổng quan quản trị văn phòng biên soạn nhằm hỗ trợ cho việc giảng dạy học tập, nghiên cứu cho sinh viên bậc cao đẳng ngành Quản trị văn phòng; trang bị cho sinh viên kiến thức cần thiết để thực nghiệp vụ nghiệp vụ thư ký lễ tân văn phịng, cơng việc nhân sự, quản lý hệ thống thơng tin, hình thành kỹ hành soạn thảo ban hành văn bản, quản lý lưu trữ khai thác hồ sơ Nội dung giảng kết cấu thành 06 chương, cụ thể sau: Chương 1: Một số vấn đề chung quản trị văn phòng Chương 2: Quản trị hành văn phịng Chương 3: Một số nghiệp vụ văn phòng Chương 4: Tổ chức công tác lễ tân Chương 5: Soạn thảo quản lý văn Chương 6: Công tác lưu trữ Với chương, tác giả trình bày vấn đề lí thuyết bản, ngắn gọn, cô đúc làm sáng tỏ luận điểm lý thuyết việc phân tích ngữ liệu cụ thể, phù hợp Bài tập chương phần thiết yếu, giúp người học củng cố tri thức, mà quan trọng hơn, tự thực hành kỹ năng, đáp ứng yêu cầu sử dụng tiếng Việt Trong trình biên soạn, tác giả cố gắng thể ngắn gọn, trọng tâm nội dung bản, khoa học Tuy nhiên, giáo trình khơng tránh khỏi thiếu sót, mong nhận đóng góp đồng nghiệp để tài liệu hoàn thiện Kon Tum, ngày tháng năm 2022 THAM GIA BIÊN SOẠN Chủ biên: Lê Thị Ngọc GIÁO TRÌNH MƠN HỌC TÊN MÔN HỌC: TỔNG QUAN VỀ QUẢN TRỊ VĂN PHÕNG THƠNG TIN CHUNG VỀ MƠN HỌC Mã mơn học: 61033064 Vị trí, tính chất, ý nghĩa vai trị môn học: - Môn học Tổng quan quản trị văn phịng mơn học thuộc khối kiến thức ngành chương trình đào tạo Quản trị văn phịng, học học kì năm thứ hai - Tính chất: Mơn học Tổng quan quản trị văn phịng môn học bắt buộc, cung cấp kiến thức, rèn luyện kĩ năng, hình thành lực Tổng quan quản trị văn phịng Mơn học có kết hợp lí thuyết với thực hành - Ý nghĩa vai trị mơn học: Quản trị văn phịng mơn học giúp sinh viên hiểu ý nghĩa, vai trò việc hoạch định, tổ chức, phối hợp, tiêu chuẩn hóa kiểm sốt hoạt động xử lý thơng tin q trình quản trị hoạt động hành văn phịng tổ chức, doanh nghiệp Từ đó, giúp cho máy tổ chức doanh nghiệp hoạt động vận hành cách thông suốt Mục tiêu môn học: Về kiến thức: - Mô tả kiến thức có hệ thống chức năng, nhiệm vụ, hình thức tổ chức văn phịng - Minh họa số cơng việc liện quan đến quản trị văn phịng quản lí thời gian, thông tin, hồ sơ, soạn thảo văn bản, tổ chức họp - Diễn đạt nguyên tắc phương thức cơng tác lễ tân; trình bày tính chất, vai trị, cơng tác công tác lưu trữ Về kỹ năng: - Thực cách thành thạo việc quản lí thời gian, lưu trữ hồ sơ, soạn thảo văn - Tổ chức họp, tiếp lễ tân chu đáo, lịch - Bước đầu phân loại loại văn bản, xử lí văn đi, văn đến, lưu trữ hồ sơ khoa học Về lực tự chủ trách nhiệm: - Luôn chủ động rèn luyện lực nhiệt huyết công việc quản lí văn phịng hành - Có ý thức bồi dưỡng thái độ tôn trọng đồng nghiệp; ý thức phối hợp, làm việc nhóm quan 10 NỘI DUNG CỦA MÔN HỌC CHƢƠNG 1: MỘT SỐ VẤN ĐỀ CHUNG Mã chƣơng: 61033064-01 GIỚI THIỆU Bất quan dù lớn hay nhỏ có phận tiếp khách, quản lý giải văn đi-đến, lưu hồ sơ tài liệu, tổ chức xếp hội họp, văn phịng (phịng hành quản trị) Để giúp người làm việc với cách có hiệu quả, hồn thành mục tiêu cần phải xây dựng trì cấu quy định vai trị, chức năng, nhiệm vụ chức vụ cơng tác Đó việc tổ chức máy hành văn phịng Để có ý nghĩa, vai trị chức nhiệm vụ phải gắn với mục tiêu rõ ràng với nhận thức rõ ràng đầy đủ bổn phận hành động liên quan với Quyền hạn phải giao cách rõ ràng kèm theo công cụ, tài ngun thơng tin cần thiết để hồn thành nhiệm vụ MỤC TIÊU Sau học xong chương này, người học có khả năng: - Diễn đạt khái niệm, chức năng, nhiệm vụ văn phòng; minh họa cấu, cách bố trí văn phịng, hình thức cấu tổ chức máy hành văn phịng - Sắp xếp, bố trí bên bên ngồi văn phịng hợp lí; quản lí tốt trang thiết bị văn phịng - Ln ln có ý thức rèn luyện bồi dưỡng thêm kiến thức thực tiễn văn phịng nơi sinh sống NỘI DUNG Khái niệm, chức nhiệm vụ văn phòng 1.1 Khái niệm văn phòng Để phục vụ cho công tác lãnh đạo quản lý quan, đơn vị cần phải có cơng tác văn phòng với nội dung chủ yếu như: Tổ chức, thu thập xử lý, phân phối, truyền tải quản lý sử dụng thơng tin bên ngồi nội bộ, trợ giúp lãnh đạo thực hoạt động điều hành quản lý quan, đơn vị…Bộ phận chuyên đảm trách hoạt động nói gọi văn phịng - Văn phịng hiểu theo nhiều góc độ khác sau: (1) 117 Hồ sơ, tài liệu lưu trữ phải luôn xếp gọn gàng để di chuyển nhanh chóng cần thiết Bảo quản tài liệu lƣu trữ 6.1 Khái niệm bảo quản tài liệu lưu trữ Bảo quản tài liệu lưu trữ tồn cơng việc thực nhằm bảo đảm giữ gìn nguyên vẹn, lâu bền an toàn tài liệu lưu trữ Tài liệu lưu trữ phải bảo quản an toàn kho lưu trữ Tài liệu lưu trữ có giá trị lịch sử phải bảo quản kho lưu trữ chuyên dụng Tài liệu lưu trữ đặc biệt qúi, phải bảo quản theo chế độ bảo hiểm tài liệu lưu trữ Bảo quản tài liệu lưu trữ nhằm: - Ngăn chặn hư hại thời tiết, khí hậu tác động người - Bảo quản tài liệu để sử dụng lưu lại cho đời sau 6.2 Nội dung bảo quản tài liệu lưu trữ - Nội dung công việc bảo quản tài liệu lưu trữ gồm: + Tạo điều kiện tối ưu nhằm kéo dài tuổi thọ tài liệu + Bảo đảm giữ gìn tịan vẹn trạng thái vật lý, hóa học tài liệu + Sắp xếp tài liệu kho cách khoa học, quản lý việc xuất-nhập tài liệu theo qui định chặt chẽ + Kiểm tra thường xuyên kho lưu trữ, tình trạng tài liệu, lập phơng bảo hiểm tài liệu có giá trị đặc biệt, chuẩn bị tài liệu đưa tu bổ, phục chế, chụp - Để công tác bảo quản tốt, yêu cầu sở vật chất phải có như: + Xây dựng bố trí kho lưu trữ theo tiêu chuẩn qui định, đảm bảo yêu cầu thiết kế kiến trúc nhằm tạo điều kiện khí hậu + Thực biện pháp phòng, chống cháy nổ, phòng chống thiên tai, phòng gian, bảo mật kho lưu trữ tài liệu lưu trữ + Trang bị đầy đủ thiết bị kỹ thuật, phương tiện bảo quản tài liệu lưu trữ, phương tiện dụng cụ chữa cháy + Duy trì nhiệt độ, độ ẩm, ánh sáng phù hợp với loại hình tài liệu lưu trữ + Thực biện pháp phịng, chống trùng, nấm mốc, khử axít 118 tác nhân khác gây hư hỏng tài liệu Phòng lưu trữ phải nơi cao ráo, thống khí có cửa khóa chắn + Tu bổ, phục chế tài liệu lưu trữ bị hư hỏng có nguy bị hư hỏng + Thực chế độ bảo hiểm tài liệu lưu trữ tài liệu lưu trữ đặc biệt quý, Tổ chức sử dụng tài liệu lƣu trữ 7.1 Khái niệm tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ Tổ chức sử dụng tài liệu phịng, kho lưu trữ tồn cơng tác nhằm đảm bảo cung cấp cho quan nhà nước xã hội thông tin cần thiết phục vụ cho mục đích trị, kinh tế, khoa học, tuyên truyền giáo dục, văn hóa, quân sự, ngoại giao quyền lợi khác công dân Sử dụng tài liệu lưu trữ phòng, kho lưu trữ mặt hoạt động thông tin khoa học Mọi hoạt động phòng, kho lưu trữ hướng vào mục tiêu cuối vùng sử dụng có hiệu tài liệu lưu trữ phục vụ nhu cầu khác đời sống xã hội nhằm tiết kiệm tiền của, công sức thời gian quản lý, lãnh đạo nghiên cứu khoa học Tài liệu lưu trữ đặc biệt quý, hiếm; tài liệu lưu trữ có nguy hư hỏng khai thác, sử dụng Tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ cần đảm bảo nguyên tắc sau: - Đảm bảo đường lối, sách Đảng nhà nước - Đảm bảo thực nguyên tắc, chế độ qui định - Đảm bảo phục vụ cơng tác thơng tin tư liệu nhanh chóng, xác 7.2 Nội dung tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ * Thông báo tài liệu lưu trữ cho quan, đơn vị có nhu cầu thơng tin hình thức tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ cách chủ động Hình thức giúp cho quan, đơn vị thông báo nắm nội dung, tài liệu sử dụng chúng cơng tác Cơ quan lưu trữ gửi cho quan, đơn vị có nhu cầu thơng báo, mục lục tài liệu theo chuyên đề, đồng thời đề xuất việc sử dụng tài liệu * Tổ chức phòng đọc tài liệu lưu trữ Việc tổ chức sử dụng tài liệu phịng đọc lưu trữ hình thức mang tính truyền thống áp dụng rộng rãi Để hình thức đạt hiệu cao cần tổ chức hệ thống công cụ tra cứu khoa học: mục lục, thẻ; biên soạn sách hướng dẫn - Mục lục hồ sơ: 119 + Mục lục hồ sơ (hay mục lục thống kê hồ sơ) lưu trữ lọai công cụ tra cứu khoa học phổ biến, tiện lợi truyền thống Đó kê biên có hệ thống tên gọi hồ sơ lưu trữ thông tin khác thành phần nội dung hồ sơ khối tài liệu định phông, phận phông (các hồ sơ năm, đơn vị tổ chức ), sưu tập lưu trữ Mục lục hồ sơ thường có hai phần sau: + Phần thống kê tiêu đề hồ sơ bao gồm: thông tin hồ sơ cụ thể (đơn vị bảo quản), tức thông tin thành phần nội dung hồ sơ + Phần tra tìm bổ trợ bao gồm: tờ nhan đề, lời nói đầu, bảng kê chữ viết tắt tờ mục lục - Các thẻ tra tìm tài liệu lưu trữ: + Bộ thẻ thẻ dùng để giới thiệu nội dung tài liệu, thơng tin tài liệu phân nhóm theo đặc trưng chuyên đề, ngành hoạt động hay tác giả xếp theo khung phân loại thông tin tài liệu định Các thẻ bao gồm thẻ chuyên đề, thẻ vật chuyên đề, thẻ hệ thống - Sách dẫn tài liệu lưu trữ: + Sách dẫn tài liệu lưu trữ biên soạn để thông báo hướng dẫn nội dung tài liệu bảo quản kho tài liệu lưu trữ Đó sách dẫn thành phần nội dung tài liệu phông lưu trữ bảo quản kho lưu trữ, sách dẫn phông lưu trữ cụ thể nhằm giới thiệu rõ thành phần nội dung tài liệu phông để người đọc biết yếu tố thuộc phông lưu trữ như: thời gian bắt đầu, kết thúc phơng; nhóm tài liệu chủ yếu; nội dung nhóm tài liệu đó; số hiệu tra tìm , sách dẫn tóm tắt phông sưu tập với nội dung tên phơng số tra tìm phơng lưu trữ - Sử dụng máy vi tính để tra tìm tài liệu lưu trữ Ứng dụng thành tựu công nghệ tin học vào công tác tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ tất yếu khách quan, ngày quan tâm phát triển nhanh chóng Tuy nhiên, khơng quan niệm máy tính thay cho thân tài liệu lưu trữ * Triển lãm tài liệu lưu trữ Đây hình thức tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ phục vụ công tác giáo dục, tuyên truyền Đề tài triển lãm đa dạng 120 phong phú Việc tổ chức thường xuyên không thường xuyên, cố định lưu động * Cung cấp chứng nhận lưu trữ, lục trích lục tài liệu lưu trữ - Giấy chứng nhận lưu trữ loại văn có giá trị pháp lý, cho biết nội dung có tài liệu kho lưu trữ ghi rõ dẫn liệu tra tìm chúng - Bản lục lưu trữ toàn văn tài liệu lưu trữ, có chứng thực quan lưu trữ - Bản trích lục phần tài liệu lưu trữ liên quan đến vấn đề, việc cá nhân, có chứng thực quan lưu trữ * Công bố tài liệu lưu trữ: Công bố tài liệu lưu trữ bao gồm nội dung công tác sau: chọn đề tài, xác định thể loại hình thức cơng bố, lựa chọn truyền đạt nội dung tài liệu Hình thức công bố tài liệu luu trữ phong phú xuất tập sách công bố tài liệu; đăng báo, tạp chí; xây dựng phim tài liệu TĨM TẮT CHƢƠNG Cơng tác lưu trữ việc lựa chọn, giữ lại tổ chức khoa học văn bản, tư liệu có giá trị hình thành trình hoạt động quan, cá nhân để làm chứng tra cứu thông tin khứ cần thiết Công tác lưu trữ công việc thiếu hoạt động quản lý máy nhà nước BÀI TẬP Câu hỏi tập thực hành Câu hỏi Trình bày vai trị, tính chất cơng tác lưu trữ Câu hỏi Phân tích nguyên tắc xác định giá trị tài liệu Câu hỏi Trình bày cơng tác thống kê kiểm tra tài liệu lưu trữ 121 ĐÁP ÁN BÀI TẬP CHƢƠNG Câu hỏi Trình bày xu hướng đại hóa cơng tác văn phịng Hiện đại hố cơng tác văn phịng theo hướng: - Văn phịng điện tử - Văn phịng khơng giấy - Văn phịng tự động hóa - Phương pháp đại hố: + Tổ chức máy văn phịng tinh, gọn, chức + Từng bước tin học hố cơng tác văn phòng + Trang bị thiết bị văn phịng phù hợp như: + Khơng ngừng phát triển kỹ thuật nghiệp vụ hành Câu hỏi Việc bố trí, xếp phịng làm việc để đạt hiệu công việc cao - Các u cầu bố trí văn phịng - Các ngun tắc bố trí văn phịng + Chú ý đến mối tương quan phận phòng ban + Bố trí phịng ban bàn làm việc theo luồng cơng việc + Hạn chế sử dụng phịng riêng (hệ thống văn phịng “đóng”) + Sử dụng vách ngăn (hệ thống văn phịng “mở”) Câu hỏi Phân tích chức văn phòng quản trị văn phịng Phân tích làm rõ ý sau: - Người kiểm sốt văn phịng - Quản lý người văn phịng - Kiểm sốt chất lượng cơng việc văn phịng - Kiểm sốt tài văn phòng - Tiền tiêu vặt văn phòng: - Bảo hiểm văn phịng - Điều tra cơng việc văn phịng - Sắp xếp thời khóa biểu văn phịng - Kiểm sốt văn phịng 122 Câu hỏi Tìm hiểu trình bày cấu tổ chức văn phịng cơng ty - Bộ phận hành văn thư - Bộ phận tổng hợp - Bộ phận quản trị - Bộ phận lưu trữ - Bộ phận tài vụ - Bộ phận tổ chức nhân - Bộ phận bảo vệ - Phụ trách văn phòng chánh văn phòng Bài tập thực hành Vẽ sơ đồ cấu tổ chức doanh nghiệp trình bày ưu-nhược điểm cấu tổ chức đó? Gợi ý: Tùy cấu tổ chức daonh nghiệp, cấu tổ chức khác Bài tập thực hành Bạn thiết kế văn phịng theo xu hướng đại Người học sáng tạo bố trí văn phịng đại theo nhiều kiểu khác CHƢƠNG Câu hỏi Nêu khái niệm quản trị thời gian Tại cần phải quản trị thời gian? Hãy trình bày nguyên nhân làm thời gian, biện pháp quản trị thời gian? Người học trình bày ý sau: - Khái niệm: Quản trị thời gian tiến trình hoạch định, tổ chức kiểm soát việc sử dụng quỹ thời gian vơ giá cách có hiệu - Sự cần thiết việc quản trị thời gian - Các nguyên nhân làm thời gian - Các biện pháp quản trị thời gian Câu hỏi Thế quản trị hệ thống thông tin? - Quản trị hệ thống thông tin việc hoạch định, tổ chức-phối hợp, điều hành kiểm soát hệ thống thơng tin cho có hiệu - Người học nhìn vào sơ đồ để trình bày hệ thống thông tin quan, doanh nghiệp: 123 Câu hỏi Thế quản trị hồ sơ? Trình bày tiến trình quản trị hồ sơ - Trình bày khái niệm hồ sơ - Trình bày khái niệm quản trị hồ sơ - Nhìn vào sơ đồ trình bày tiến trình quản trị hồ sơ Câu hỏi Trình bày cơng cụ hệ thống lưu trữ hồ sơ * Các công cụ lưu trữ Có nhiều cơng cụ lưu trữ hồ sơ nay, hồ sơ xếp tùy theo loại Hiện có cơng cụ sau đây: - Bìa hồ sơ, kẹp, cịng, tủ đựng hồ sơ, … - Giá đựng hồ sơ để đứng, để nằm, để hai bên, … * Hệ thống lưu trữ hồ sơ - Hồ sơ lưu trữ theo thứ tự chữ - Hồ sơ lưu trữ theo số - Hồ sơ lưu trữ kết hợp chữ số (mã số) - Hồ sơ lưu trữ theo đề tài (chủng loại) - Hồ sơ lưu trữ theo địa danh - Hồ sơ lưu trữ theo trình tự thời gian Bài tập thực hành Có bạn bị quấy rầy, làm gián đoạn công việc chưa? Bạn xử lý nếu: - Đang làm việc quan trọng, bỏ mặc việc khác lâu Trả lời: Phải cập nhật hóa kế hoạch làm việc mình; xếp vấn đề quan trọng lên hàng đầu đánh số khơng phải theo thứ tự quan trọng hay ưu tiên mà theo lúc thực tốt Bài tập thực hành Bạn bận với việc soạn thảo văn chuẩn bị phục vụ hội nghị, nhân viên quan có vấn đề xúc cần thảo luận với bạn Bạn xử lý tình cho ổn? Gợi ý: Xem lại kế hoạch làm việc; cập nhật kế hoạch công việc tiếp theo; hẹn thời gian phù hợp với nhân viên yêu cầu nhân viên trình bày văn để giải sau CHƢƠNG Câu hỏi Hãy trình bày trách nhiệm thư ký việc hoạch định, tổ chức họp có theo nghi thức 124 - Tham mưu giúp lãnh đạo lập kế hoạch nội dung họp - Đề cử chủ tịch đoàn thư ký đồn - Chuẩn bị chương trình nghị - Chuẩn bị văn kiện, tài liệu - Chuẩn bị nghe nhìn - Chuẩn bị kinh phí, điều kiện vật chất khác như: quà tặng, tiệc chiêu đãi - Đón bố trí khách Theo dõi hội nghị Câu hỏi Trình bày cách xếp chỗ ngồi họp, hội nghị Có nhiều cách xếp chỗ ngồi họp, hội nghị Sau gợi ý cho việc xếp chỗ ngồi họp Câu hỏi Trách nhiệm thư ký việc xếp chuẩn bị chuyến công tác thủ trưởng nào? - Xây dựng chương trình cho chuyến cơng tác - Giải thủ tục giấy tờ - Chuẩn bị phương tiện lại cho đoàn - Liên hệ với nơi đoàn đến để chuẩn bị điều kiện ăn, nghĩ làm việc - Chuẩn bị tài liệu chuyên môn phương tiện nghe nhìn - Chuẩn bị kinh phí - Lên kế hoạch đảm nhận trách nhiệm nhà - Kiểm tra chuyến phút chót - An tồn cho chuyến Bài tập thực hành Lập kế hoạch tổ chức chuyến công tác Hà nội để dự hội nghị tổng kết ngành Nơi đến văn phòng Tập đồn Bưu Viễn thơng Việt nam, từ ngày 25/12/2022 đến 30/12/2022, bao gồm giám đốc bưu điện tỉnh trưởng đơn vị bưu điện tỉnh, có chuẩn bị báo cáo phương án chia tách bưu viễn thơng bưu điện tỉnh 125 Người học lập kế hoạch dựa theo ý sau: - Xác định mục đích chuyến - Nội dung chuyến - Số lượng người tham gia - Các địa điểm đến - Ngày, tháng bắt đầu kết thúc - Phương tiện lại - Chuẩn bị lịch trình cơng tác Bài tập thực hành Thảo kế hoạch cho thủ trưởng công tác Phú Yên Bình Định để hợp đồng đào tạo Người học lập kế hoạch dựa theo ý sau: - Xác định mục đích chuyến - Nội dung chuyến - Số lượng người tham gia - Các địa điểm đến - Ngày, tháng bắt đầu kết thúc - Phương tiện lại - Chuẩn bị lịch trình công tác Bài tập thực hành Lập kế hoạch cụ thể cho chuyến tham quan đền Hùng lớp Người học lập kế hoạch dựa theo ý sau: - Xác định mục đích chuyến - Nội dung chuyến - Số lượng người tham gia - Các địa điểm đến - Ngày, tháng bắt đầu kết thúc - Phương tiện lại - Chuẩn bị lịch trình chuyến CHƢƠNG Câu hỏi Hãy trình bày khái niệm lễ tân vai trị cơng tác lễ tân - Khái niệm: Lễ tân hiểu cách chung tổng hợp hoạt động diễn trình tiếp xúc, trao đổi, làm việc đối tác, tổ chức, cá nhân nội nước nước 126 - Vai trò: + Tiết kiệm thời gian làm việc, dành thời gian cho người lãnh đạo giải công việc quan trọng khác + Tạo ấn tượng tốt đẹp, gây cảm tình với khách + Ảnh hưởng trực tiếp tới hiệu hoạt động đối ngoại Câu hỏi Phân tích phương thức giao tiếp hoạt động lễ tân Người học phân tích phương thức giao tiếp hoạt động lễ tân sau: - Giao tiếp ngôn ngữ - Giao tiếp cận ngôn ngữ - Giao tiếp phi ngơn ngữ Câu hỏi Trình bày nghệ thuật ứng xử nghe gọi điện thoại? Nghệ thuật ứng xử nghe điện thoại: Chủ động chào hỏi xưng danh; ghi lại số điện thoại tên khách hàng; lắng nghe nhận điện thoại để tránh nhầm lẫn, yêu cầu bên nói to hơn; không gắt gỏng - Nghệ thuật ứng xử gọi điện thoại: Chuẩn bị trước nội dung; tự xưng danh; trình bày rõ mục đích gọi; kết thúc gọi khơng đột ngột cúp máy mà phải có tín hiệu báo trước Bài tập thực hành Thư ký xử lý giải vấn đề điện thoại có người khách bên bước vào xin gặp giám đốc? (Lễ phép lịch tín hiệu chào, tín hiệu khách chờ chút tỏ thái độ tiếp khách sau xong việc) Bài tập thực hành Thư ký xử lý khi có người khách đến xin gặp giám đốc không chịu cho biết tên không cho biết mục đích gặp để làm mà nói người quen? - Tỏ ý khách - Tỏ quan tâm tới công việc khách - Ghi tên, nơi làm việc, mục đích đến thăm khách - Mời khách đến phòng chờ, báo cáo thủ trưởng Bài tập thực hành Xử lý tình khách đến xin gặp giám đốc khơng có hẹn trước? - Tỏ ý khách 127 - Tỏ quan tâm tới công việc khách - Ghi tên, nơi làm việc, mục đích đến thăm khách - Hỏi khách đến làm việc gì, thẩm quyền giải giải ln, khơng để lại thời gian hẹn Bài tập thực hành Khi đến họp giao ban mà khách ngồi phòng giám đốc, thư ký có cách để giám đốc kết thúc tiếp khách hay khơng? (Có thể cắt ngang hay kết thúc nói chuyện thủ trưởng cách tế nhị, lịch mà khơng gây khó chịu cho khách) Bài tập thực hành Thư ký xử lý có khách gọi điện thoại đến khơng giới thiệu mà khai thác vấn đề công ty người công ty? (Ghi lại số điện thoại tên khách hàng Nếu khách hàng không xưng danh thư ký cần phải khéo léo để khai thác thông tin khách hàng) Bài tập thực hành Thư ký xử lý tình khi: (cả bên ngồi điện thoại) - Giám đốc không muốn tiếp khách khăng khăng địi gặp? (Trả lời: Giám đốc bận có họp; giải cơng việc khách) - Vấn đề khách đưa thư ký giải tốt, khách khăng khăng địi gặp giám đốc? (Trả lời: Trình bày vấn đề khách giải tốt, hỏi có vấn phát sinh? Nếu có phát sinh vấn đề xếp hẹn với giám đốc) - Khách có thái độ hách dịch bất nhã? (Trả lời: Luôn giữ thái độ nhã nhặn, lịch sự) CHƢƠNG Câu hỏi Trình bày khái niệm phân loại văn Văn hiểu theo nghĩa hẹp tài liệu, giấy tờ hình thành trình hoạt động quan, doanh nghiệp Bao gồm thị, thông tư, nghị quyết, nghị định, báo cáo, đơn từ Ngày nay, khái niệm 128 dùng cách rộng rãi hoạt động quản lý, điều hành quan, doanh nghiệp Phân loại theo chất - Văn pháp luật: Được chia thành văn quy phạm pháp luật văn áp dụng quy phạm pháp luật - Văn hành chánh thơng thường có hai loại chính: Cơng văn hành thơng thường văn có tên loại Câu hỏi Phân cấp phát hành văn quy phạm pháp luật - Các văn Quốc hội thông qua - Các văn Chính phủ - Các văn Bộ trưởng, thủ trưởng quan ngang Bộ - Các văn Ủy ban nhân dân tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương Câu hỏi Trình bày tổ chức công tác văn thư đơn vị Để tổ chức công tác văn thư (công tác công văn, giấy tờ) tốt, đơn vị cần có phận sau: - Bộ phận chịu trách nhiệm công văn “đi - đến” - Bộ phận soạn thảo công văn - Bộ phận đánh máy, in ấn công văn Bài tập thực hành Hãy soạn biên họp lớp bình bầu thi đua? Trƣờng CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự - Hạnh phúc Lớp: BIÊN BẢN HỌP LỚP Thời gian, địa điểm họp - Thời gian: giờ, ngày tháng năm - Địa điểm: Thành phần tham dự: Nội dung họp Diễn biến họp 129 Cuộc họp kết thúc vào lúc ngày Thƣ ký Chủ tọa Bài tập thực hành Hãy soạn thảo đơn đề nghị nhà trường miễn giảm học phí năm học cho thân? CỘNG HÕA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự - Hạnh phúc ĐƠN ĐỀ NGHỊ MIỄN, GIẢM HỌC PHÍ Kính gửi: … Họ tên: Ngày, tháng, năm sinh: Nơi sinh: Lớp: Khóa: Khoa: Mã số sinh viên: Thuộc đối tượng: (ghi rõ đối tượng quy định Nghị định số …./2021/NĐ-CP) Đã hưởng chế độ miễn giảm học phí (ghi rõ tên sở hưởng chế độ miễn giảm học phí, cấp học trình độ đào tạo): Căn vào Nghị định số 81/2021/NĐ-CP Chính phủ, tơi làm đơn đề nghị Nhà trường xem xét để miễn, giảm học phí theo quy định hành ., ngày tháng năm Ngƣời làm đơn (Ký tên ghi rõ họ tên) CHƢƠNG Câu hỏi Trình bày vai trị, tính chất cơng tác lưu trữ - Vai trị: + Chịu trách nhiệm quản lý phận tài sản quan trọng nhà nước + Phục vụ cho nhu cầu công tác + Cung cấp thông tin cần thiết cho lĩnh vực hoạt động - Tính chất: + Tính chất mật + Tính chất khoa học 130 + Tính chất nghiệp vụ Câu hỏi Phân tích nguyên tắc xác định giá trị tài liệu Người học phân tích làm rõ nguyên tắc sau: - Nguyên tắc lịch sử - Nguyên tắc trị - Nguyên tắc tổng hợp toàn diện Câu hỏi Trình bày cơng tác thống kê kiểm tra tài liệu lưu trữ Người học trình bày ý sau: - Khái niệm thống kê kiểm tra tài liệu lưu trữ - Các nguyên tắc công tác thống kê kiểm tra tài liệu lưu trữ - Đối tượng công tác thống kê kiểm tra tài liệu lưu trữ - Nội dung công tác thống kê kiểm tra tài liệu lưu trữ TÀI LIỆU THAM KHẢO Trần Thị Thu Hương Kỹ Thuật soạn thảo quản lý văn Hà Nội: NXB Phương Đông; 2014 Nghiêm Kỳ Hồng Quản trị văn phòng Thành phố HCM: NXB ĐH Quốc gia thành phố HCM; 2015 Nguyễn Minh Tuấn Quản trị văn phòng Tp.HCM: NXB Đại học Cơng nghiệp Tp.HCM; 2012 Chính phủ Nghị định 30/2020/NĐ-CP Công tác văn thư: Hà Nội; 2020 Nguyễn Hữu Thân Quản trị hành văn phịng Hà Nội: NXB Lao động – Xã hội; 2012 Phan Đình Nam Lưu Trữ học đại cương Thành phố HCM: NXB ĐH Quốc gia thành phố HCM; 2015 Bộ nội vụ Thơng tư 01/2019/TT-BNV, Quy định quy trình trao đổi, lưu trữ, xử lý tài liệu điện tử công tác văn thư, chức Hệ thống quản lý tài liệu điện tử trình xử lý công việc quan, tổ chức Hà Nội; 2019 ... vụ văn phòng 10 1.1 Khái niệm văn phòng 10 1.2 Chức văn phòng 14 1.3 Nhiệm vụ văn phòng 16 Quản trị văn phòng 17 2.1 Khái niệm quản trị quản trị hành văn. .. Ngọc GIÁO TRÌNH MƠN HỌC TÊN MƠN HỌC: TỔNG QUAN VỀ QUẢN TRỊ VĂN PHÕNG THÔNG TIN CHUNG VỀ MƠN HỌC Mã mơn học: 61033064 Vị trí, tính chất, ý nghĩa vai trị mơn học: - Mơn học Tổng quan quản trị văn. .. THAM KHẢO vi TUYÊN BỐ BẢN QUYỀN Giáo trình ? ?Tổng quan quản trị văn phịng” biên soạn dựa Chương trình đào tạo ngành Quản trị văn phịng trình độ Cao đẳng Mục đích giáo trình để làm tài liệu giảng dạy