Giáo trình quản trị văn phòng

Ngòai ra, vi c b trí các phòng làm vi c riêng private offices cho nhân viên s gây ra lãng phí... -Bàn gh ti p khách bàn trà... Các máy đó có th là: máy đi n báo teleprinter, máy fax facs

H C VI N CÔNG NGH B U CHÍNH VI N THÔNG

QU N TR V N PHÒNG

L I NÓI U

Qu n tr v n phòng là vi c h ach đ nh, t ch c, ph i h p, tiêu chu n hóa và ki m sóat các

h at đ ng x lý thông tin trong các c quan, doanh nghi p

Ngày nay, v n phòng không còn ch là hình nh quen thu c v i nh ng hành lang im ng, các cánh c a khép v i b ng đ tên phòng ban k ch nghiêm trang, hay ti ng đánh máy ch l c

c c Ngày nay v n phòng đã mang m t b m t đa d ng h n: trang thi t b hi n đ i không gian

m , bài trí linh h at, thích ng v i nhi u nhu c u và ph ng th c làm vi c phong phú Th m chí

có c các v n phòng làm vi c t xa, v n phòng t i nhà và v n phòng o

Cho dù d i d ng th c nào, m t khi đã xác l p s có m t c a v n phòng thì các nhà qu n

tr v n có nh ng m i quan tâm chung v ch t l ng, tính hi u qu t các h th ng, qui trình và thói quen c ng nh t p quán làm vi c t t nh m phát huy t i đa các ch c n ng và nhi m v c a

v n phòng H n th n a, nhà qu n tr s ngày càng nh n rõ r ng vi c t ch c và qu n lý t t h at

đ ng v n phòng có nh h ng l n đ n hi u su t chung, th m chí c đ n l i nhu n c a công ty

Hành chánh v n phòng hi n di n trong b t c các b ph n phòng ban ch không ch riêng phòng hành chánh qu n tr Các c quan đ u có nhi u phòng ban khác nhau, và m i b ph n đó

đ u có công vi c hành chánh v n phòng và vì th c n ph i có công tác qu n tr hành chánh v n phòng B t c c p qu n tr nào, ng ai tr công nhân tr c ti p s n xu t, đ u ph i làm công vi c hành chánh v n phòng T t c đ u ph i qu n tr hành chánh v n phòng c a mình sao cho có hi u

qu B ph n nào c ng c n ph i lên l ch th i bi u công tác, th i bi u d án; c n ph i qu n tr thông tin, qu n tr h s , c n ph i h ach đ nh t ch c các cu c h i th o, h i ngh và các chuy n đi công tác; đ u ph i vi t báo cáo các ch ng trình và th t liên l c; đ u ph i ti p khách và g i đi n

th ai; đ u ph i s p x p ch làm vi c sao cho v a th m m , v a qu n tr qua các h th ng và th

t c, và v a có hi u qu T t c các h at đ ng hành chánh v n phòng nêu trên đ u ph i đ c th c

hi n m t cách khoa h c theo tiêu chu n hi n đ i d i nhãn quan qu n tr

S thành công c a các b n t i các doanh nghi p hay không, ph n l n là nh vào vi c qu n

tr hành chánh v n phòng! Cu n sách này s giúp cho các b n sinh viên n m đ c nh ng đi u c

b n nh t v qu n tr hành chánh v n phòng Trong quá trình biên s an không sao tránh kh i

nh ng khi m khuy t, r t mong nh n đ c s đóng góp chân tình c a quí đ ng nghi p và các b n sinh viên đ cu n sách này ngày càng hòan thi n h n!

Tác gi

Ph m M H nh

CH NG 1

B t c m t c quan nào dù l n hay nh c ng đ u có m t b ph n ti p khách, qu n lý và

gi i quy t v n b n đi-đ n, l u tr h s tài li u, t ch c s p x p h i h p là cánh tay đ c l c c a

h ng v m c tiêu ó là nh ng n i dung đ c trình bày trong ch ng 1 này

1.1 KHÁI NI M, CH C N NG VÀ NHI M V V N PHÒNG

1.1.1 Khái ni m v n phòng

V n phòng là b máy làm vi c t ng h p và tr c ti p c a m t c quan ch c n ng ph c v cho vi c đi u hành c a lãnh đ o Các c quan th m quy n chung ho c l n thì thành l p v n phòng, nh ng c quan nh thì có phòng hành chánh

V n phòng còn đ c hi u là tr s làm vi c c a c quan, đ n v , là đ a đi m giao ti p đ i

n i, đ i ng ai c a c quan, đ n v đó Ngòai ra, v n phòng còn có th là phòng làm vi c c a th

tr ng có t m c cao Ví d v n phòng Chính ph , v n phòng T nh y, v n phòng T ng công ty

V n phòng đ c hi u là m t l ai h at đ ng trong các c quan, doanh nghi p V n phòng thiên v vi c thu nh n, b o qu n, l u tr các l ai công v n gi y t trong c quan Nói đ n v n phòng ng i ta th ng ngh đ n m t b ph n ch làm nh ng công vi c liên quan đ n công tác v n

th

Nh v y: V n phòng là b máy đi u hành t ng h p c a c quan, doanh nghi p; là n i thu

th p, x lý thông tin h tr cho h at đ ng qu n lý; là n i ch m lo m i l nh v c d ch v h u c n

đ m b o các đi u ki n v t ch t cho h at đ ng c a m i c quan, t ch c

-Thu th p, x lý, qu n lý và s d ng thông tin

-Th c hi n nhi m v t v n v n b n cho th tr ng

-Xây d ng, c ng c t ch c b máy v n phòng

-T ch c giao ti p, đ i n i, đ i ng ai

-Duy trì h at đ ng th ng xuyên, liên t c c a v n phòng

-B o đ m nhu c u h u c n, kinh phí chi tiêu, qu n lý v t t tài s n c a doanh nghi p

V n phòng làm vi c theo ch đ th tr ng Th tr ng v n phòng (chánh, phó v n phòng) ph i đ cao trách nhi m qu n lý trong v n phòng và ch u trách nhi m pháp lý tr c th

tr ng c quan

1.2 QU N TR V N PHÒNG

1.2.1 Khái ni m qu n tr và qu n tr hành chánh v n phòng

1.2.1.1 Khái ni m qu n tr

Qu n tr là s ph i h p t t c các tài nguyên thông qua ti n trình h ach đ nh, t ch c, lãnh

đ o và ki m tra nh m đ t đ c các m c tiêu đã đ ra

1.2.1.2 Khái ni m qu n tr hành chánh v n phòng

B t c khi nào và b t c đâu có m t nhóm ng i làm vi c chung đ u ph i có m t t

ch c đ c h ach đ nh rõ ràng M i quan h gi a h ph i đ c xác đ nh và th ng nh t Ng i nào làm cái gì? Ai báo cáo ai? Ai là ng i ra quy t đ nh? ó là nh ng v n đ c t l i c a t ch c

Có hai hình th c t p trung: t p trung theo đ a bàn và t p trung theo ch c n ng

a)- Hành chánh v n phòng t p trung theo đ a bàn (Physical centralization)

Ü Khó chuyên môn hóa

Ü Công vi c thi u chính xác do thi u quan tâm đ n t m quan tr ng c a t ng l ai công

vi c

Ü Trì tr do chuy n giao công vi c

Vì v y ch nên áp d ng l ai hình này đ i v i các doanh nghi p nh ho c cá th

b)- Hành chánh v n phòng t p trung theo ch c n ng (functional centralization)

Hành chánh v n phòng t p trung theo ch c n ng ngh a là các h at đ ng hành chánh v n

đ t t i đ a đi m c a các b ph n chuyên môn c a nó nh ng ph i đ c đ t d i quy n ph i h p, tiêu chu n hóa và giám sát c a nhà qu n tr hành chánh

NHÀ QU N TR HÀNH CHÁNH

M I CÔNG VI C HÀNH CHÁNH CHO CÁC B PH N

A, B, C

D vi ph m ch đ m t th tr ng ngh a là l n quy n các c p qu n tr chuyên môn

Lo i hình này áp d ng cho h u h t các doanh nghi p

1.3.1.2 C c u t ch c v n phòng

C c u t ch c c a b ph n hành chánh v n phòng tùy thu c vào t ng qui mô c a công ty

và tùy thu c vào chi n l c kinh doanh c a công ty Nó c ng tùy thu c vào t ng l ai s n ph m và

d ch v c a c quan t ch c

i v i doanh nghi p cá th và qui mô r t nh thì không có b ph n hành chánh v n phòng chuyên bi t mà ch có m t nhân viên hành chánh v n phòng ho c th ký đ m nh n m i công vi c hành chánh v n phòng c a doanh nghi p đó Ng i này đ m nh n t t c các công vi c hành chánh t ng quát l n chuyên ngành nh làm k tóan, s l ng, ti p tân, đánh máy, tr c đi n

th ai

Khi doanh nghi p này phát tri n thành qui mô nh ho c trung bình nh thì b t đ u có các

tr ng phòng, trong đó có tr ng phòng hành chánh qu n tr (Senior Administration Manager) kiêm luôn công vi c qu n tr tài nguyên nhân s

NHÀ QU N TR HÀNH CHÁNH

B PH N A CÔNG VI C HÀNH CHÁNH

B PH N B CÔNG VI C HÀNH CHÁNH

B PH N C CÔNG VI C HÀNH CHÁNH

Hình 1.4: S đ t ch c b ph n hành chánh c a doanh nghi p có qui mô l n

Nói tóm l i, m i công ty có c c u t ch c riêng Không có c c u t ch c nào là t i h o

c T ch c t t là t ch c n ng đ ng và uy n chuy n (dynamic and flexible) phù h p v i môi

tr ng, khung c nh và chi n l c c a công ty đó

K THU T VÀ

B O TRÌ

CHUYÊN VIÊN HÀNH CHÁNH

TR LÝ T NG GIÁM C

1.3.2 B trí v n phòng

B trí v n phòng là t ch c, s p x p phòng c, bàn gh , d ng c sao cho phù h p đ có

m t ti n nghi t i đa cho nhân viên và cho khách; S p x p sao cho vi c di chuy n tài li u càng

ng n càng d ki m sóat nghiên c u s x p đ t trong công vi c, ta theo các giai đ an sau:

- Tr c h t, c n phác h a l c đ c a kh ang tr ng Sau đó v b n đ c a phòng c theo t

l chi u cao, chi u ngang, chi u dài c a m i phòng và nh n đ nh m i phòng b ng cách đo chu vi hành lang c a các b c t ng, c u thang ó là nh ng đi m chính ph i chú ý khi v b n đ

- o các kh ang cách đ x p đ t các bàn gh sao cho thu n ti n V i b n đ , ta có th thay

đ i v trí c a các v t m t cách d dàng tr c khi b t tay th c hi n khuân vác s p x p; đ ng th i

nó cho ta m t hình nh di n ti n công vi c

Khoa h c ch ng minh đ c r ng vi c s p x p phòng c, bàn gh m t cách khoa h c và

th m m s làm cho tinh th n nhân viên ph n ch n, th dãn b t c n th ng và nh t là n ng su t lao

đ ng cao Vi c s p x p phòng c cho t ng b ph n chuyên môn không khoa h c, s gây ra h u

qu m t r t nhi u công s c và th i gian di chuy n lu ng công vi c (flow of work) s r t phí ph m Ngòai ra, vi c b trí các phòng làm vi c riêng (private offices) cho nhân viên s gây ra lãng phí

Khi s p x p các phòng làm vi c, nhà qu n tr hành chánh c n ph i theo m t s nguyên t c sau đây:

2 S p x p sao cho m t khi t ch c phát tri n, chúng ta d dàng thay đ i v trí phòng ban

3 S p x p các phòng ban có quan h m t thi t v i nhau g n hay sát nhau M c dù t t c các b ph n đ u có quan h v i nhau, nh ng có m t vài b ph n quan h nhi u h n Thí d nh phòng h i h p nên g n phòng c a các c p qu n tr th ng hay s d ng nó

4 B trí các b ph n hay ti p xúc v i khách hàng hay v i các c quan bên ngòai g n l i

ra vào, thang máy ho c khu v c ti p tân

5 Cách ly xa ch làm vi c nh ng b ph n hay gây ti ng n ho c gây d dáy b n thi u

6 Tách các b ph n c n b o m t xa kh i ch công c ng ho c nhi u ng i hay lui t i

1.3.2.2 B trí phòng ban ho c bàn làm vi c theo lu ng công vi c (flow of work)

C g ng s p x p các phòng ban ho c bàn làm vi c theo lu ng công vi c nh m t i thi u hóa vi c di chuy n khi chuy n giao tài li u ho c trao đ i công vi c Kh ang cách quá xa s làm

m t r t nhi u th i gian Ngòai ra nó còn gíup ta gi m b t kh n ng làm th t l c gi y t , gây trì tr

và gián đ an công vi c

Hình 1.5: Mô hình s p x p bàn gh , phòng ban không khoa h c, không theo lu ng công vi c

Ghi chú:

V n th đ n

V n th đi

Lu ng công vi c

S di chuy n c a nhân viên

Hình 1.6: Mô hình s p x p bàn gh , phòng ban theo th t c và lu ng công vi c

1.3.2.3 H n ch s d ng phòng riêng (h th ng v n phòng “ đóng”)

Khuynh h ng ngày nay ít s d ng phòng riêng cho các b ph n hành chánh mà th ng dành các khu v c tr ng trãi r ng rãi cho nhân viên hành chánh làm vi c D nhiên, l ai hình kinh doanh nh h ng đ n s l ng phòng riêng D u sao, các công ty c ng c n m t s phòng riêng Nói m t cách t ng quát, các phòng riêng đ c b trí cho các c p lãnh đ o đ t ng uy tín (prestige), cho các công vi c có tính cách b o m t ho c c n t p trung tinh th n

Vì sao ngày nay có khuynh h ng ít s d ng phòng riêng?

- Phòng riêng chi m t hai đ n m i l n di n tích dành cho m t nhân viên làm vi c t i khu

v c tr ng trãi

- Phòng riêng làm cho công ty t ng chi phí nhi u h n đ tr ti n đi n, ánh sáng, thông gió

- Phòng riêng ít uy n chuy n trong vi c thay đ i công vi c, thay đ i v trí

- Nh c đi m l n nh t khi s d ng phòng riêng là khó ki m tra và làm trì tr lu ng công

Ü m b o tính riêng t c a m i nhân viên trong v n phòng

Ü Phù h p v i công vi c t p trung cao

L i đi m c a vi c s d ng vách ng n trong m t khu v c r ng l n là giúp cho m i ng i làm vi c có tính cách riêng t , nh ng l i không gây gián đ an lu ng công vi c ho c c n ánh sáng

và thông gió Thu n ti n trong vi c giao ti p gi a các nhân viên và công vi c D t p trung các

h at đ ng trong v n phòng Nó d dàng trong vi c xê d ch khi ph i thay đ i v trí lúc c n thi t và

ti t ki m đi n, v t d ng

1.3.2.5 B trí phòng c a c p lãnh đ o

Khi s p x p b trí phòng c a c p lãnh đ o cao c p, theo tiêu chu n qu c t , v n phòng c a

v này g m có các phòng c sang tr ng Thông th ng v n phòng này g m có m t phòng ti p khách (receiving office) v i m t cô ti p tân hay th ký ti p tân; m t phòng h p (conference room); các phòng làm vi c khác; phòng v sinh; m t phòng riêng c a th ký giám đ c (executive secretary) đ c trang hòang đ p; và m t phòng l n

Th ng thì cô ti p tân d i quy n c a v chánh v n phòng

1.3.2.6 B trí phòng h p chung

Phòng h p chung là m t b ph n v n phòng c a c p qu n tr cao c p Tuy nhiên, nó c ng

đ c s d ng cho các c p qu n tr khác, nhân viên và khách hàng M t th ký s ch u trách nhi m lên l ch s d ng các cu c h p t i đây

1.3.3.1 Trang thi t b v n phòng

a)- Máy vi tính (Computer)

Ngày nay, chi c máy vi tính là v t d ng không th thi u đ c trong các v n phòng Nó giúp cho các th ký trong vi c s an th o các v n b n, th ng kê, tính tóan và l u tr , qu n lý thông tin m t cách ti n d ng và khoa h c

Ngòai ra, chi c máy tính còn là m t ph ng ti n h u hi u trong vi c trao đ i, c p nh t và tìm ki m nh ng thông tin c n thi t v i t c đ cao; g i và nh n các v n b n, tài li u v a nhanh chóng, không s th t l c, m t mát l i v a ít t n kém nh t

Tùy theo qui mô và c c u t ch c c a b ph n hành chánh v n phòng mà có th trang b

m t hay nhi u máy và dung l ng máy cho các nhân viên

Máy photocopy giúp có đ c b n sao nhanh chóng và chính xác theo b n g c

Giúp thay th nh ng tài li u c ng k nh b ng nh ng h s thu nh đ vi c l u tr tr nên

d dàng h n

e)- Máy fax

Th t là thi u sót khi các c p qu n tr hành chánh v n phòng ch a trang b cho b ph n mình m t máy fax C ng nh máy tính và máy photocopy, máy fax giúp ti n l i trong vi c chuy n nh n nh ng v n b n đ c nhanh chóng và chính xác

f)- Máy h y h s

Máy h y h s dùng đ tiêu h y nh ng h , tài li u không còn s d ng n a nh ng không

đ c phép đ l t tài li u này ra ngòai

g)- Máy đi n th ai

Máy đi n th ai là ph ng ti n thông tin liên l c nhanh chóng và ti n l i nh t Giúp cho các cu c đàm th ai đ c tr c ti p và d dàng h n, công vi c đ c gi i quy t nhanh chóng h n;

ti t ki m đ c th i gian và chi phí đi l i

Tuy nhiên, nó c ng có nh c đi m là nhi u ng i l i d ng máy c quan đ nói chuy n riêng t vô ích, t n kém công qu , đôi khi ng i nghe c m th y b qu y r y Do đó, c n ph i có

nh ng qui đ nh, đ nh m c s d ng đi n th ai sao cho h p lý và có hi u qu

h)- Máy ghi âm, ghi hình

Trong đi u ki n k thu t phát tri n hi n nay, vi c trang b máy ghi âm, ghi hình t i v n phòng là m t vi c c n thi t

-Ghi l i nh ng di n bi n c a các h i ngh quan tr ng, các cu c h i đàm có tính cam k t Ghi l i các công vi c mà giám đ c không có m t t i c quan, ghi l i l i nh n

-Ghi l i nh ng bài gi ng, t p húân nghi p v ph c v cho các đ n v

Máy ghi âm, ghi hình đ c c i ti n liên t c đ thích h p Có nh ng phòng đ c bi t có th

b trí ghi âm, ghi hình c đ nh

V n phòng ph m bao g m: c p ba dây, h p đ ng h s , bìa trình ký, l ch, k p gi y, d ng

c d p ghim, đ c l , các l ai phong bì, gi y, bút, m c in ph i đ y đ , có s n t i n i làm vi c t o nên uy tín trong công vi c

V n phòng ph m không nên mua l ai x u, r ti n vì chúng có th làm h h ng các trang thi t b , m t th i gian, gây b c mình và làm m t v th m m c a v n b n

M t s l ai v n phòng ph m c n ph i đúng kích c , đúng qui đ nh nh : Danh thi p, gi y

Bàn gh có nhi u l ai tùy theo yêu c u s d ng:

-Bàn làm vi c c a lãnh đ o, c a th ký và gh phù h p Bàn gh không đ c quá cao hay quá th p s nh h ng tr c ti p t i n ng su t lao đ ng Ng i ta th ng kê bàn hình L và gh

ng i có bánh xe đ ng i làm vi c đ c thu n ti n, không ph i đ ng lên nhi u l n

-Bàn gh ti p khách (bàn trà)

-Bàn đ ng đ dùng ti p khách: phích, m, chén, ly, c c

1.3.3.2 Hi n đ i hóa công tác v n phòng

Ho t đ ng c a v n phòng r t đa d ng, phong phú và ph c t p T ch c khoa h c công tác

v n phòng có ý ngh a thi t th c t o đi u ki n cho doanh nghi p hoàn thành t t m c tiêu đ t n t i

và phát tri n Hi n đ i hoá công tác v n phòng là m t đòi h i b c xúc c a các nhà qu n tr

Hi n đ i hoá công tác v n phòng theo h ng:

- T ng b c tin h c hoá công tác v n phòng S d ng các m ng n i b và m ng qu c

t internet

- Trang b các thi t b v n phòng phù h p nh : máy tính, máy fax, máy photocopy,

đi n tho i

TÓM T T

V n phòng là n i di n ra các h at đ ng x lý v n th và đi u hành các công vi c hành chánh, ngh a là n i s an th o, s d ng và t ch c các h s , công v n gi y t nh m m c đích thông tin sao cho có hi u qu Nh v y, công vi c hành chánh v n phòng hi n di n kh p m i

n i, t các nhân viên hành chánh s nghi p đ n t t c các c p qu n tr

C n b trí, s p x p v n phòng c ng nh trang thi t b đ c s d ng sao cho phù h p v i

t ng đi u ki n c th c a t ng c quan hay doanh nghi p đ công tác hành chánh v n phòng không b trùng l p, ch ng chéo mà ng c l i v n phòng ph i ngày càng tr nên hi n đ i hóa đ mang l i hi u qu công tác cao nh t

C n phân bi t công vi c hành chánh và công vi c qu n tr Nhà qu n tr th c hi n công

vi c qu n tr , ngh a là h ach đ nh, t ch c, lãnh đ o và ki m tra, h làm vi c b ng t t ng và v i con ng i; còn nhân viên hành chánh v n phòng thì làm các công vi c hành chánh v n phòng, h làm vi c v i s tr giúp c a các d ng c hành chánh v n phòng

B t c c p qu n tr nào c ng ít nhi u làm các công vi c hành chánh v n phòng Và vì là

c p qu n tr , h ph i qu n tr v n phòng làm vi c c a mình, ngh a là ph i qu n tr hành chánh v n phòng Là nhà qu n tr , h ph i ph i h p t t c các tài nguyên thông qua ti n trình h ach đ nh, t

6.Các trang thi t b v n phòng bao g m nh ng th nào?

7.Trình bày xu h ng hi n đ i hóa công tác v n phòng hi n nay?

8.Vi c b trí, s p x p các phòng làm vi c nh th nào đ đ t hi u qu công vi c cao? 9.B n là chánh v n phòng c a m t T ng công ty, hãy thi t k m t v n phòng theo xu

h ng hi n đ i

CH NG 2

QU N TR V N PHÒNG

Th i gian, m t khi đã m t đi thì không bao gi l y l i đ c T c ng Vi t nam có câu

“Th i gi là vàng b c” và ph ng Tây có câu “Th i gian là ti n b c” (Time is money) M i ng i trong chúng ta ai c ng có kh ang th i gian nh nhau, nh ng không ph i ai c ng bi t t n d ng nó Các c p qu n tr s d ng th i gian m t cách khoa h c H t n d ng th i gian đ c ng hi n cho c quan, làm cho c quan phát tri n Nh ng v n còn m t s ng i s d ng qu th i gian c a mình đ làm nh ng vi c riêng, gây đi u ti ng không t t v hình nh m t cán b công s

Ngày nay, v i m t l ng thông tin hàng ngày đ n v i m i ng i nói chung, đ n v i c quan công s nói riêng là r t l n v i đ m i hình th c nh : b ng v n b n, công v n, th t , các thông tin truy n mi ng m t đ i m t, thông tin truy n qua các ph ng ti n truy n tin V i l ng thông tin l n nh v y, các c quan ph i có b ph n x lý k p th i, ph i bi t qu n tr nó m t cách

có khoa h c

C ng chính vì s gia t ng c a các ph ng ti n truy n thông đã làm t ng kh i l ng thông tin b ng gi y t Các gi y t này là trung tâm h at đ ng c a doanh nghi p nh : các đ n mua hàng, các th a thu n h p tác kinh doanh, các chính sách, các b ng t ng trình và t t c các l ai

v n b n khác Các l ai gi y t h s này r t quan tr ng đ i v i doanh nghi p, cho nên chúng ph i

đ c gi gìn và duy trì đ lúc nào c ng có s n khi c n thi t Nói m t cách khác, nó ph i đ c

q an tr m t cách khoa h c

hi u rõ nh ng v n đ nêu trên đây, ta l n l t nghiên c u xem làm th nào đ qu n tr

th i gian đ c t t, tránh nh ng vi c làm m t nhi u th i gian mà không đem l i hi u qu cao; Làm

th nào đ qu n lý m t l ng thông tin hàng ngày r t l n t i m i doanh nghi p; Và sau cùng là chúng ta nên s p x p các gi y t h s theo h th ng nh th nào đ khi c n thi t không ph i m t

th i gian tìm ki m ó là nh ng n i dung đ c đ c p trong ch ng này

2.1 QU N TR TH I GIAN

2.1.1 S c n thi t ph i qu n tr th i gian

Qu n tr th i gian là m t ti n trình ho ch đ nh, t ch c và ki m soát vi c s d ng qu th i gian vô giá c a mình m t cách có hi u qu

Ph n l n nh ng nhà qu n tr coi th i gian là m t th tài s n H n n a, đó là th tài s n có

m t không hai Ng i ta không th tích l y nó nh tích tr nhiên li u Dù mu n hay không thì chúng ta v n c ph i tiêu dùng nó, v i t c đ sáu m i giây trong m t phút Ng i ta không th

b t nó ch y hay b t nó ngh nh m t cái máy đ c, c ng không th thay th nó nh thay th con

ng i Và ng i ta c ng không th thu h i nó l i đ c Chaplin Tyler có nói: “Th i gian là nhân

t không suy suy n và không co giãn nh t trong cu c s ng chúng ta” Nh ng chính chúng ta l i có

không ph i là ti n b c m i là tài s n quí nh t c a m t xí nghi p Xí nghi p nào bi t giao cho nhân viên c a mình trách nhi m giúp đ các giám đ c thì đó là xí nghi p bi t s d ng th i gian m t

cách t t nh t [tài li u 1]

2.1.2 Nguyên nhân làm m t th i gian

Trong quá trình làm vi c, m t th i gian do các nguyên nhân sau:

- c tài li u quá ch m, không bi t ph ng pháp đ c nhanh

- Khung c nh v n phòng làm vi c gây s trí lo ra

Tính theo h êu qu thì: 1 gi c a th i gian làm vi c không b gián đ an có giá tr b ng 3

gi c a th i gian làm vi c b gián đ an

2.1.3 Các bi n pháp qu n tr th i gian

V i t cách là c p qu n tr hay chuyên viên, b n ph i bi t t ch c m t ngày làm vi c khoa

h c, bi t lên l ch công tác trong tu n và trong tháng B n ph i bi t ti t ki m th i gian b ng cách

s d ng máy đ c hay máy ghi âm, b ng ph ng pháp đ c nhanh; không nên lãng phí th i gian cho vi c ti p khách; bi t l c l a nh ng cú đ ên th ai B n ph i bi t s d ng th i gian trong các

cu c h p; c n ph i s p x p h s , bàn gi y và khung c nh làm vi c sao cho không m t th i gian vào các vi c v n v t đ t đ c nh ng m c tiêu đó, ta có các bi n pháp qu n tr th i gian nh sau:

-Các công c h ach đ nh th i gian bi u

-Ti t ki m th i gian trong th tín

-Ti t ki m th i gian b ng cách s d ng máy đ c hay máy ghi âm

-Ti t ki m th i gian b ng ph ng pháp đ c nhanh

-Ti t ki m th i gian ti p khách

-Ti t ki m th i gian g i và tr l i đi n th ai

-Ti t ki m th i gian h i h p

-S p x p ch làm vi c khoa h c

2.1.3.1 Các công c h ach đ nh th i gian bi u

a)- L ch th i gian bi u công tác hàng ngày

Các h at đ ng hàng ngày c a c c p qu n tr l n th ký c n ph i đ c đ a lên k h ach c

th , không đ th i gian b gián đ an (interruption) L ch th i gian bi u công tác (time schedule) là

nh ng ph ng ti n đ l p k h ach và do đó giúp cho vi c qu n tr th i gian m t cách có hi u

qu

Chính vì không lên l ch th i gian bi u công tác đ quy t đ nh nên đ t tr ng tâm vào công

vi c nào trong ngày, công vi c nào là ph , cho nên r t nhi u c p qu n tr c ng nh các th ký và các chuyên viên th ng m t r t nhi u th i gian vào các công vi c v n v t Theo Steffen (ngu n: tài li u (1) trang 209) thì chúng ta th ng s d ng 80% th i gian cho các công vi c t ng đ i

không quan tr ng ho c không c n thi t, và ch có 20% cho các công vi c th c s là quan tr ng

ho c có n ng su t cao

TH I GIAN H AT NG

Th ng làm Nên làm

Hình 2.1: Th i gian th ng đ c s d ng và nên đ c s d ng nh th nào

Theo Ray Panko (ngu n: tài li u (1) trang 209) đã rút ra các bài h c giá tr khi nghiên c u các c p qu n tr s d ng th i gian nh sau:

- 50% th i gian đ c s d ng trong các cu c h p đ i m t (đ c vào máy và làm vi c v i

- L ch th i bi u công tác m t khi đã đ c thi t k c n ph i tuân theo m t cách

h at đ ng này 20% các công

vi c có hi u qu

20% các công

vi c kém hi u

qu 80% th i gian dành cho công

vi c có hi u qu

nh ng cái quan

tr ng có m c tiêu dài h n

7:00-7:15 Giám đ c Th ký

ánh giá m c tiêu và đ ra m c tiêu m i, làm k h ach trong ngày

7:15-7:45 Làm vi c v i phòng K h ach Nh n công v n đ n và phân

16:30-17:00 ánh giá s hòan thành công vi c trong ngày, rút kinh nghi m nh ng vi c còn

khi m khuy t và s an th o danh sách các công vi c c n ph i làm cho ngày hôm sau

Hình 2.2: L ch th i bi u công tác cho giám đ c và th ký

Nhà qu n tr nên có m t b ng danh sách các vi c ph i làm ngày hôm nay (things to do

today) kèm theo các ô ki m tra xem đã th c hi n ch a

Hình 2.3: M u các vi c c n ph i làm hôm nay

b)- S tay, nh t ký và l ch đ bàn

S tay, nh t ký và l ch đ bàn là công c giúp ích cho chúng ta ghi nh các công vi c ph i làm Có 4 l i khuyên:

- Ph i c p nh t hóa k h ach làm vi c c a mình

- X p nh ng v n đ quan tr ng nh t lên hàng đ u và đánh s nó không ph i theo th t quan tr ng hay u tiên mà theo lúc nào th c hi n nó t t nh t

- ng lúc nào đ b lôi cu n theo ý mu n gi i quy t nh ng vi c nh tr c, đó là con

đ ng đã d n s n đ đi đ n th t v ng

- L ai kh i k h ach c a b n t t c m i vi c có th phân công cho ng i khác

NGÀY:

1 _ 2 _

3 _

4 _

5 _

6 _

7 _

8 _

CÁC VI C C N PH I LÀM

HÔM NAY

c)- Bìa h s và th h s nh t ký (Tickler/Card file)

Bìa h s và th h s nh t ký là các công c r t h u ích cho các nhà qu n tr và th ký ghi

chép nh ng vi c c n ph i làm t ng ngày trong tháng Nh ng vi c này đ c ghi chép m t cách v n

t t trên m t phi u nh Các phi u này đ c b trong m t h p h s th nh t ký Các h s gi i quýêt theo t ng ngày trong tháng đ c đ ng trong các bìa có ghi t ng ngày c th trong tháng Khi ti n hành th h s nh t ký, c n l u ý hai đi m sau:

-Không đ c s d ng nó nh m t cu n s ghi các cu c h n Nó là h s công vi c đang

ti n hành

-S d ng th h s nh t ký nh m t ph ng ti n nh c nh k h n s p t i

Theo th ng kê, các cán b cao c p m i ngày đã b ra t 2 – 3 gi đ đ c và tr l i th t

ti t ki m th i gian trong th tín nên t p trung tòan b th mang v nhà đ c ho c tranh th trong lúc đi máy bay, ng i trên xe l a, trên ô tô đ đ c th

2.1.3.3 Ti t ki m th i gian b ng cách s d ng máy đ c hay máy ghi âm

Dùng máy ghi âm thì l i nói ghi l i đ c chính xác h n là b n t c ký, th ký có th nghe

l i và đánh máy l i vào lúc nào thu n ti n nh t Còn khi giám đ c đang nói vào máy, thì th ký không c n ng i đ y mà có th làm nhi u vi c khác quan tr ng h n

Theo th ng kê, 1 gi ng i ghi âm b ng 5 gi ng i vi t tay Nghe máy ghi âm th i gian đánh máy s nhanh h n 33% so v i đ c b n vi t tay

-Trong khi đ c m t hàng ch , đ ng l c đ u t trái sang ph i

- ng x ng âm trong khi đ c

b)- Các nguyên t c trong ph ng pháp đ c nhanh

-Hãy xem đ ng h b n đ c đ c bao nhiêu t trong 10 phút ch ng h n Ngày hôm sau

c ng đ c lâu nh v y nh ng hãy c đ c nhi u h n

-Trong lúc đ c, hãy t p trung t i đa đ đ t k t qu mau chóng ng bao gi đ c ch m l i

Nguy n V n Công

Th ng thì trong các v n phòng, vi c dùng máy đi n th ai đ c h n ch nghiêm ng t h n

là vi c ti p khách Ng i ta th ng quen dành nhi u th i gian cho vi c ti p khách nhi u h n b t

k h at đ ng nào khác trong ngày ti t ki m th i gian ti p khách ta có các bi n pháp sau:

-Ti p khách ngòai phòng làm vi c: n u m t ng i khách không nói rõ anh ta đ n có vi c

gì thì t t nh t nên ti p anh ta ngòai phòng làm vi c nh v y s làm ch tình th h n Ti p khách theo ki u này ti t ki m đ c r t nhi u th i gian

- ng đ ti p khách: n u ta đã đ ng thì khách không th ng i, và nh v y ta đã chi m

đ c u th v ph ng di n tâm lý

-Nh th ký ki m sóat th i gian cu c nói chuy n v i khách: th ký có th ho c là g i đi n

th ai ho c là m c a b c vào đ nh c lãnh đ o v m t cu c h n nào đó mà lãnh đ o c n ph i đi,

b)- ng quên đóng c a phòng làm vi c

Nh m t o đ c s yên t nh, riêng t và có th i gian liên t c đ suy ngh

c)- Quan h xã h i

Chúng ta là nh ng sinh v t xã h i và t t y u có xu h ng mu n m r ng quan h xã h i

c a mình Ng i lãnh đ o hi u qu ph i luôn luôn t nh táo mà đ phòng tác đ ng c a xu h ng

này; “Ph i h c cách k t thúc m t cu c nói chuy n” [tài li u 1]

-Không bi t s d ng có hi u qu nhân viên th ký c a mình

Nh ng bi n pháp kh c ph c:

-Th ký ph i bíêt cách can thi p nh ng cu c đi n th ai g i t bên ngòai

-S d ng ph ng pháp g i l i

-Giao cho th ký vi c g i đi n th ai ra ngòai: th ký s d n nhi u cu c đi n th ai

l i đ g i cùng m t lúc và trong m t th i đi m thu n ti n Chu n b s n m i tài li u có liên quan

đ n nh ng v n đ s th o lu n qua đi n th ai v i t ng đ i t ng đ kh i quên, kh i sót

-Tìm cách đ k t thúc m t cu c nói chuy n

2.1.3.7 Ti t ki m th i gian h i h p

H i h p là m t trong nh ng nguyên nhân làm m t nhi u th i gian nh t, các nhà qu n tr

th ng m t khá nhi u th i gian cho các bu i h p bu i h p có hi u qu ph i:

+V n ki n nào ch a có đi u ki n gi i quy t thì đ ng đ trên bàn

+ ng bao gi gác đ án đang làm l i mà ch y theo nh ng công vi c h p d n

h n

+Gi i quy t xong m t h s thì chuy n nó đi ngay

+Ph i gi cho bàn gi y luôn luôn s ch s , ng n n p, đ y đ nh ng d ng c và tài

li u c n thi t

2.2 QU N TR THÔNG TIN

2.2.1 T ng quan v h th ng thông tin

B t c c p qu n tr nào c ng ph i bi t qu n tr h th ng thông tin Qu n tr h th ng thông tin là vi c h ach đ nh, t ch c - ph i h p, đi u hành và ki m sóat các h th ng thông tin sao cho

có hi u qu

Thông tin hi n di n đ u vào và đ u ra Thông tin đ u vào có lu ng thông tin đ u vào (input information flow); Thông tin đ u ra có lu ng thông tin đ u ra (output information flow) hay còn g i là v n th đi Thông Tin đ u vào-đ u ra g m có: các v n b n, th t , các l ai thông tin

đi n t đ u vào k c vi c l u chuy n thông tin, v n th đ n các b ph n liên h

Thông tin đ u vào s đ c phân ph i đ n các b ph n liên quan đ x lý, đó là lu ng thông tin n i b (internal information flow)

M i v n b n, th t , sách báo, t p chí do nhân viên b u đi n, liên l c c quan đem đ n

đ u ph i qua b ph n v n th c quan Khi nh n, th ký th c hi n các công vi c sau đây:

1/ Ki m tra đ xem có đúng công v n g i cho c quan mình không

2/ Phân l ai s b :

Sách báo t li u đ riêng, công v n đ riêng N u công v n nhi u thì ti p t c phân l ai:

l ai g i th tr ng, l ai g i các đ n v (c c, v , ban, phòng) đ riêng vào t ng c p ba dây ho c

t ng t bìa đã vi t s n tên đ n v , hay đ vào t ng ô c a t , giá phân l ai đ phân cho nhanh chóng, tránh nh m l n

3/ Bóc bì công v n:

Tùy theo qui đ nh c th và cách t ch c v n th c a t ng c quan mà v n th bóc bì, vào

s t t c hay ch bóc bì vào s l ai g i chung cho c quan; còn l ai g i các đ n v thì ch vào s

ph n ghi ngòai bìa r i chuy n giao cho v n th đ n v bóc, vào s đ n v Nh ng công v n

“kh n”, “h a t c” c n bóc tr c

Công v n “m t”, “t i m t” n u không đ c giao trách nhi m thì ph i chuy n đ n cho

ng i đã đ c c quan giao trách nhi m V n th ch đ ng ký s đ n ngòai bì

Khi bóc bì tránh làm rách công v n ho c làm m t đ a ch n i g i, m t d u b u đi n C n sóat l i bì xem còn sót công v n không i chi u s , ký hi u, s l ng công v n ghi ngòai bì v i thành ph n t ng ng c a công v n l y trong bì ra và đ i chi u v i phi u g i (tr ng h p công

v n kèm phi u g i) N u có đi m nào không kh p thì ph i ghi l i đ h i c quan g i

Tr ng h p công v n đ n có kèm phi u g i thì khi nh n xong ph i ký xác nh n đóng d u vào phi u g i r i tr l i phi u đó cho c quan g i công v n

i v i nh ng đ n t khi u t , th n c danh ho c công v n c n ki m tra, xác minh m t

đi m gì đó thì nên gi l i phong bì, đính kèm vào công v n đ làm b ng ch ng

4/ óng “d u đ n”, ghi s đ n và ngày đ n:

Công ty, Xí nghi p

Lu ng thông tin n i b

Các c quan bên ngòai

Lu ng TT

đ u vào (v n th

đ n)

Lu ng TT

đ u ra (v n

th đi)

Sau khi đã bóc bì và rút công v n ra ph i đóng d u đ n, ghi s đ n và ngày đ n vào công

v n đ n S đ n ghi vào công v n ph i kh p v i s th t trong s ghi công v n đ n, ngày đ n là ngày v n th nh n công v n S đ n (hay s th t công v n đ n) ghi liên t c t s 001 b t đ u t ngày 01 tháng Giêng đ n h t ngày 31 tháng 12 m i n m

m t s c quan, mu n phân bi t ph n công v n c a trên g i v ho c ph n đ n t c a cán b và nhân dân g i đ n riêng ra cho d tìm, có th dùng s đ n riêng hay phân s đ theo dõi các ph n thích h p và ghi s riêng

“D u đ n” nên đóng rõ ràng và th ng nh t vào kh ang gi y tr ng phía trên, bên trái, ph n

Nói chung nên làm m t s đ n cho d ki m tra và b o qu n

Nh ng tùy tình hình, đ c đi m c a c quan, n u s l ng công v n nhìêu ho c do nhu c u công tác c n ph i phân nhi u l ai công v n đ n đ d tra tìm và theo dõi thì c ng có th làm thêm vài, ba s đ n (ho c làm m t nh ng chia ra nhi u ph n)

ây là khâu quan tr ng trong vi c t ch c qu n lý công v n đ n đ n m đ c s công v n

đ n trong ngày, n i dung, công v n n m đâu, đã gi i quy t ch a

6/ Trình công v n:

Sau khi vào s công v n đ n, tùy theo ch đ v n th c a c quan, v n th ph i x p theo

t ng l ai đ trình th tr ng c quan ho c chánh v n phòng, tr ng phòng hành chánh xem và cho ý ki n phân ph i

7/ Chuy n giao công v n đ n:

V n th ghi vào s chuy n công v n nh ng công v n sau khi trình lãnh đ o có ý ki n gi i quy t đ n đ a ch phòng ban liên quan Công v n nh n đ c ngày nào ph i phân ph i ngay trong ngày đó, ch m nh t là sáng hôm sau i v i công v n kh n, th ng kh n, h a t c, m i h p ph i phân ph i ngay sau khi nh n đ c

Nh ng công v n ph i chuy n qua nhi u đ n v ho c nhi u ng i cùng tham gia gi i quy t thì đính kèm “Phi u luân chuy n công v n” đ qu n lý đ c ch t ch Trên phi u luân chuy n c n

đ rõ th t các đ n v nh n tr c, nh n sau, ngày tháng ph i chuy n công v n t đ n v này sang

đ n v khác, trích y u n i dung, n i nh n và ký nh n công v n

n v ho c cán b có liên quan gi i quy t xong ph i ký xác nh n vào phi u này tr c khi

đ a công v n l i v n th đ chuy n cho đ n v ho c cán b ti p theo gi i quy t

Khi chuy n giao công v n ph i có s đ ký nh n và theo dõi, tìm ki m khi c n

Ngày đ n S TT

đ n

N i g i công v n

S hi u công v n

Ngày tháng c a công v n

Trích

y u n i dung

Ng i

nh n

Ghi chú

1 2 3 4 5 6 7 8 04/4/2005 440 T p đòan

S l ng công v n (ho c s

thông

Hình 2.9: M u s chuy n giao công v n đ n cho các đ n v trong doanh nghi p

2.2.2.2 X lý công v n đi

i v i công v n đi, th ký th c hi n các công vi c sau đây:

1/ Xem xét công v n l n cu i và trình ký: ki m tra xem v n b n đã đúng th th c ch a

N u phát hi n sai sót, th ký yêu c u b ph n s an th o v n b n s a l i óng d u vào nh ng

công v n có ch ký h p l , không đóng d u kh ng ch D u đóng đúng qui cách rõ ràng, không

đóng ng c, ch ng lên nhau, d u không đ c nhòe, đóng đè lên 1/4 đ n 1/3 ch ký v bên trái

Bên d i con d u có tên và ch c v ng i ký công v n

2/ Ghi s công v n đi, ngày tháng, và trích y u công v n vào s công v n đi S công v n

ph i b t đ u t ngày 01 tháng 01 và k t thúc ngày 31 tháng 12 c a n m đó nh ng c quan l n

nh B , T ng c c thì các l ai quy t đ nh, thông t , ch th ph i l y s riêng đ d theo dõi

Ngày tháng trên công v n ph i kh p v i ngày tháng g i và đ ng ký công v n đi

3/ Vào s đ ng ký công v n đi: Ghi nh ng thông tin c n thi t vào s nh : ngày tháng c a

công v n, s và ký hi u, tên l ai, trích y u, ng i ký, n i nh n

4/ Công v n g i đi ph i l u t i c quan 2 b n: 1 b n đ b ph n v n th ; 1 b n đ t i đ n

v n i th o ra v n b n đó

5/ Khi g i công v n ph i ki m tra c n th n s t , s trang đ tránh nh m l n, th a thi u làm nh h ng đ n h êu qu công tác c a c quan nh n óng đ y đ các d u ch m c đ m t,

kh n lên công v n theo yêu c u c a th tr ng c quan

6/ Cho công v n vào phong bì: Bì làm b ng gi y có tráng nh a bên trong ho c gi y không

đ l ch c a công v n ra bên ngoài Trên bì ph i ghi rõ tên và đ a ch c quan g i, tên và đ a ch

c quan nh n, s công v n Công v n t i m t ph i làm 2 bì: bì trong đóng d u m c đ m t; bì ngòai đ bình th ng nh ng ph i dán l ai keo khó bóc

7/ Công v n quan tr ng ph i có phi u g i kèm đ theo dõi

8/ Giao công v n qua B u đi n ph i có s riêng đ theo dõi đ phòng th t l c

S hi u công

v n

Ngày tháng

h c sinh

Các phòng, ban

Phòng TCCB

V n th đi n t là ph ng ti n truy n thông b ng đi n t các l ai v n b n, s ki n, hình

nh, ti ng nói Vi c truy n thông đ c th c hi n truy n t máy này qua máy khác Các máy đó

có th là: máy đi n báo (teleprinter), máy fax (facsimile), máy vi tính (microcomputer) ho c k

c màn hình ph c v trong các h i ngh t xa (teleconference)

Các thi t b nêu trên có th truy n qua đ ng dây đi n th ai, qua v tinh, qua h th ng viba

2.2.4.1 Th đi n t (E.mail)

Ngày nay ng i ta đ ng hóa th đi n t truy n qua computer là E.mail Th đi n t là m t

h th ng g i thông tin qua đ ng dây đi n th ai tr c ti p t m t máy computer này sang máy computer khác Các máy computer có th n m trong ph m vi m t c quan, doanh nghi p đ c g i

là h th ng m ng n i b (m ng LAN - local area netwok), ho c có th truy n đi kh p th gi i qua

m ng internet H th ng m ng qu c t còn đ c g i là h th ng m ng r ng (m ng WAN - wide

area netwok) [tài li u 1]

V i h th ng th đi n t , máy computer nh n s nh n và l u tr thông tin t đ ng M i nhân viên có m t h p th đi n t Ng i g i truy n tr c ti p thông tin cho h p th c a ng i

nh n và thông tin đ c l u tr t i đây Ng i nh n s ki m tra h th ng th đi n t th ng xuyên

đ l y thông tin Thông tin này có th đ c tr c ti p trên màn hình và tr l i ngay cho ng i g i;

có th đ c in ra ho c g i chuy n ti p cho m t h p th đi n t khác Hi n nhiên, nhân viên v n phòng c n đ c hu n luy n đ s d ng thành th o các thao tác trên Qui trình x lý th đi n t

c ng c n đ c th ng nh t g n gi ng nh đ i v i th g i qua đ ng b u đi n

Th đi n t đã giúp cho các c quan trao đ i th t v i nhau ch trong giây lát, ngày c ng

nh đêm Vi c truy n và nh n th đi n t giúp cho c quan, doanh nghi p ti t ki m đ c hàng

t n gi y, chi phí r t th p và nhanh g p b i l n

V i ph ng ti n truy n thông ngày càng đa d ng, và vì th l ng tông tin đ u vào và đ u

ra b ng ph ng ti n đi n t ngày càng nhi u và nhanh vô k , chúng ta c n ph i x lý k p th i

2.2.4.2 X lý v n th đi n t

Khác v i v n th th ng, b ng gi y t m i ngày phát 1 -2 l n V n th đi n t ph i l u chuy n theo t ng gi C th , trong quá trình làm vi c, ng i nh n ph i th ng xuyên ki m tra h

th ng th đi n t đ l y thông tin Thông tin này có th đ c đ c trong màn hình ho c đ c in ra,

ho c g i chuy n ti p cho m t h p th đi n t khác C th nh sau:

- Phân l ai th : N u là mail cho phòng ho c cá nhân nào c th thì chuy n (forward) vào

tr ng ho c v i khách hàng ch a quen bi t nhi u thì nên s an th chính th c trên v n b n (winword) và scan đ g i qua th đi n t , ho c g i nh b n đính kèm (attachment) c a th đi n

t

Nên ki m tra l i n i dung th tr c khi g i Dù th đi n t s báo ng i g i, cu i thông

đi p (th ) v n c n ghi rõ tên ng i vi t th , có th đ ng ký c ch ký đ đi n vào Tr c khi nh n

l nh g i (send), c ng c n ch c ch n là đã kèm các attachment n u có nh c t i trong th

V i tính ch t truy n thông nhanh c a giao di n đi n t , s m t nhi u c h i n u ch m

ph n ng v i m i thông đi p nh n đ c, tr khi đó là các m u qu ng cáo chào hàng mà ta có th tránh phi n tóai b ng cách thi t l p l nh c n không cho các th t nh ng đ a ch y đ v h p th

c a mình C n “d n d p” h p th sau m t th i gian, theo các nguyên t c l u tr v n th

L i đi m c a E.mail là ng i nh n thông tin nhanh chóng và h i âm vào h p th đi n t

c a ng i g i i u này giúp các nhà qu n tr đ y nhanh ti n trình ra quy t đ nh

2.3 QU N TR H S

2.3.1 Khái ni m

H s là m t t p công v n gi y t có liên quan v i nhau v m t s vi c, m t v n đ , ho c

m t ng i hình thành trong quá trình gi i quýêt công vi c

H s có th dày hay m ng tùy theo s l ng công v n gi y t hình thành trong quá trình

gi i quy t công vi c y nhi u hay ít

Qu n tr h s là vi c h ach đ nh, t ch c, s p x p, l u tr thông tin đúng n i đúng lúc (in the right place at the right time), và đ ng th i ki m tra sao cho h th ng thông tin đ t đ c hi u

qu nh t [tài li u 1]

2.3.2 Ti n trình qu n tr h s

Theo đ nh ngh a trên, mu n qu n lý h s ph i th c hi n các giai đ an sau đây: Phân l ai

h s c n l u tr , lên l ch trình l u tr , l u chuy n h s , h y b h s và ch p vi phim h s

Hình 2.11: Ti n trình qu n tr h s

2.3.2.1 Phân l ai h s c n l u tr

Phân l ai h s c n l u tr là s phân chia tài li u thành các kh i, các nhóm, các đ n v

b o qu n c th c n c vào các đ c tr ng chung c a chúng nh m t ch c m t cách khoa h c và s

d ng có hi u qu nh ng tài li u đó

a)- H s t i c n thi t

H s t i c n thi t là các h s c n thíêt cho s t n t i c a t ch c ó là các h s không

th thay th đ c, bao g m: b n chính c a các h p đ ng, b n quy n, công th c, h p đ ng thuê

m n, h p đ ng đ i lý, nhãn hi u đ ng ký Các h s này nên đ c l u tr trong các t ch ng

l a

b)- H s quan tr ng

H s quan tr ng là các h s có th thay th ho c có th sao l i nh ng r t t n kém ó là các h s quan tr ng v tài chính nh : h s v thu , các tài kh an ph i tr , tài kh an ph i thu, hóa đ n và s l ng Các h s này c ng ph i đ c l u tr trong các t ch ng l a

H s th ng s d ng là các h s có th thay th đ c ho c có th tái b n đ c, bao

g m: các đ n đ t hàng, th a thu n kinh doanh, danh sách nhân viên, danh sách các nhà cung c p,

h p đ ng chuyên ch Các h s này không c n ph i đ ng trong t ch ng l a b i vì vi c nhân

b n l i không khó kh n

d)- H s không c n thi t

H s không c n thi t là các l ai h s nên h y b sau khi k t thúc công vi c sau khi l u

tr m t vài ngày, vài tu n, ho c vài tháng Nên h y b các l ai th t giao d ch hàng ngày nh : các thông báo n i b , thông báo các cu c h p, l ch công tác

2.3.2.2 Lên l ch l u tr

Lên l ch l u tr là làm b ng th i bi u cho bi t c n th i gian bao nhiêu lâu gi l i h s

đ c l u tr trong b h s đang s d ng hay đang h at đ ng, và c n th i gian bao lâu đ gi l i các h s đ c l u l i trong b h s không còn h at đ ng

H s đang s d ng hay đang h at đ ng là các h s hi n đang ti n hành mà nhân viên c n tham kh o th ng xuyên

H s không còn h at đ ng là các b h s đã hình thành t sáu tháng đ n m t n m r i mà nhân viên th nh th ang m i tham kh o

Tùy theo qui đ nh c a Nhà n c mà chúng ta c n l u tr h s l i Thông th ng, c n l u

l i lâu dài các h s sau: các tài kh an ph i tr , ph i nh n, các báo cáo hàng n m, các h p đ ng,

hi n pháp, lu t l , b n quy n, l ch kh u hao, các b ng quy t tóan tài chính, s l ng, các ch ng

th v tài s n, h s thu , nhãn hi u đ ng ký

2.3.2.3 Ch n ph ng th c l u tr

Sau khi đã phân l ai và bi t ch c ch n r ng v n b n đã có th (đ c phép) l u tr thì v n

b n s đ c ghi ký hi u và l u theo h th ng đã đ c xác l p

M t s ph ng th c l u tr thông d ng nh : l u theo th t ch cái, theo s , k t h p gi a

ch và s (mã s ), theo đ tài ho c ch ng l ai, theo đ a danh, theo trình t th i gian Tuy nhiên,

m i ph ng th c đ u có u nh c đi m riêng

2.3.2.4 L u chuy n h s

Vì kh ang tr ng dành cho v n phòng có gi i h n, nên các h s không còn h at đ ng nên

đ c l u chuy n vào t h s không còn h at đ ng l ai r ti n Nên ki m tra l i th ng xuyên xem h s nào nên thiêu h y và h s nào nên l u tr vào kho h s không còn h at đ ng Có hai

ph ng pháp l u chuy n h s : ph ng pháp l u chuy n v nh vi n và ph ng pháp l u chuy n theo đ nh k

K h ach m t giai đ an (one period plan): theo k h ach này, m i tài li u đ c l u

chuy n t b h s đang s d ng sang h s không còn h at đ ng theo đ nh k ch ng h n nh vào cu i n m Nh c đi m c a ph ng pháp này là có m t s tài li u m i hình thành m t vài ngày cu i n m ch a th chuy n qua h s không còn h at đ ng đ c

K h ach hai giai đ an (two period plan): k h ach này c ng đ c g i là ph ng pháp

nhân b n hay luân phiên Theo k h ach này, công ty có b h s th hai Nh v y công ty có m t

b h s bao g m các v n b n đang s d ng cho vào t h s đang s d ng, và m t b h s bao

g m các v n b n thu c giai đ an tr c đ c l u vào t h s không còn h at đ ng đ c đ t i v trí khó l y h n T i th i gian chuy n h s , các h s không còn h at đ ng đ c l u chuy n vào kho, và ng n h s tr ng này s dành cho h s đang s d ng

K h ach giai đ an t i đa - t i thi u: theo k h ach này thì t t c các công v n gi y t

đ c l u tr vào t h s đang s d ng trong m t giai đ an t i thi u nào đó, th ng là 6 tháng,

nh ng không đ c đ đó lâu h n th i gian t i đa, ch ng h n là 18 tháng Vào th i đi m l u chuy n, t t c các gi y t đ c ký vào ngày tháng sau th i gian qui đ nh t i thi u đ c l u tr vào

h s đang h at đ ng, và t t c các gi y t khác đ c l u chuy n vào kho h s không còn h at

đ ng

Ph i lên k h ach tr c, ph i chu n b các bìa đ ng h s còn m i đ k p các h s đang

s d ng tr c khi l u chuy n h s Ngòai ra, còn ph i chu n b các nhãn hi u dán vào h s , các

ng n kéo ho c các h p Các nhãn này ph i đ c ghi rõ tên b ph n, n i dung, ngày tháng s d ng, ngày tháng l u chuy n, và b t c thông tin nào c n thi t đ xác đ nh n i dung c a h s

2.3.2.5 Ch p vi phim (microfilm) ho c ghi vào đ a m m

Vì có r t nhi u tài li u quan tr ng không th h y b đ c nh ng l i chóan quá nhi u ch , nên l u tr tài li u này trong các phi u phim c c nh (to b ng m t b u thi p) ho c trên các l ai

đ a m m V i phi u ghi phim có th đ c đ c d dàng qua máy đ c vi phim Cách l u tr này giúp ti t ki m đ c 98% kh ang tr ng

2.3.2.6 H y b h s

i v i m t s gi y t thông th ng hàng ngày thì ph i h y b hàng ngày b ng cách b vào gi rác i v i m t s gi y t khác, ph i h y b theo l ch Ngòai ra có m t s gi y t ph i thiêu h y ho c b vào máy nghi n h y b h s

2.3.3 Công c và h th ng l u tr h s

2.3.3.1 Các công c l u tr

Có r t nhi u công c l u tr h s hi n nay, và vì th h s c ng đ c s p x p tùy theo

l ai Hi n nay có các công c sau đây:

th ng có các h th ng c b n sau đây:

a)- H s l u tr theo th t ch cái:

D a theo tên c a h s Tên ti ng Vi t thì x p theo tên vì r t hay trùng h ; Tên ti ng n c ngòai th ng x p theo h Tr ng h p trùng tên thì có các qui c d a theo h và ch lót

u đi m: - Không c n t o th m c con, có th tham chi u tr c ti p d a vào tên h s

- D hi u, nhanh chóng và có th phát hi n ngay tài li u b l u sai

Nh c đi m: - Có th có r t nhi u h s mang cùng tên gây khó kh n cho vi c l u tr

- Khi h th ng đ c m r ng quá l n thì vi c truy l c h s s t n nhi u

th i gian và công s c

b)- H s l u tr theo s

Th ng áp d ng cho các h s cùng l ai nh hóa đ n, thông báo , ho c xu t phát t cùng

m t đ n v , thì l u theo th t phát sinh giao d ch C n ph i có m t danh m c các mã s (code) giúp cho vi c l u tr và truy l c d dàng

u đi m: - Cho phép m r ng vô h n

- Cho phép s b o m t khi c n thi t

Nh c đi m: T n th i gian và công s c đ t o các m c con trong m i h s

c)- H s l u tr k t h p gi a ch và s (mã s )

Ph bi n h n hai cách trên vì nó cho phép nh n d ng hai tham s cùng lúc Các th vi n, các công ty có nhi u h s th ng hay dùng h th ng ch -s có các ký hi u qui c s n

u đi m: Ph ng pháp này th ng dùng ph bi n các th vi n ho c các c quan qu n

lý nhi u h s Kh c ph c nh c đi m c a hai ph ng pháp trên

Nh c đi m: T n nhi u th i gian và công s c khi h th ng m r ng quá l n

d)- H s l u tr theo đ tài (ch ng l ai)

Tài li u đ c s p x p theo ch đ đ nh tr c Sau đó, t ng ch đ s đ c phân thành nhóm nh h n Cách này th ng đ c dùng k t h p v i cách l u tên ch , ho c s nêu trên, thu n

ti n cho vi c tham kh o chéo

u đi m: - Thu n l i cho vi c m r ng và h u ích n u các ch đ đ c xác đ nh rõ ràng

- Vi c truy c p s d dàng khi đã quen thu c v i các đ tài

Nh c đi m: - Có nh ng đ tài đòi h i m t th m c con ph c t p, vì nó đòi h i ph i thi t

l p đ y đ nh ng phân l ai thích h p, s tham chi u qua l i r t ph c t p

- T o ra m t h s l n ch a r t nhi u nh ng m c có nhi u ch đ liên quan

e)- H s l u tr theo đ a danh

Cách này th ng dùng cho các l ai b n đ , h s liên quan đ n b t đ ng s n, ho c khi l u thông tin v các chi nhánh, các phân x ng, nhà máy c a công ty đ t t i nh ng vùng khác nhau,

ho c h at đ ng theo khu v c th tr ng

u đi m: - n gi n, d hi u, ph bi n cho vi c qu n lý các chi nhánh, v n phòng đ i

di n, c s tr c thu c t ch c D truy l c n u bi t đ c đ a đi m

- Ng i s d ng d quen thu c v i nh ng khu v c đ a lý có liên quan

- Cho phép nhi u ng i truy nh p m t h s cùng m t lúc mà không gây tr

ng i

Nh c đi m: - òi h i ng i s d ng ph i am hi u nh t đ nh v khu v c đ a lý có liên

quan, đ c bi t là khi có m t s n i ch n t ng t

- C n m t th m c con h tr

f)- H s l u tr theo trình t th i gian

Th ng dùng cho các l ai h s đòi h i có s theo dõi v di n bi n và ti n đ , ho c cho các báo cáo, k h ach t ng k t ph c v m c đích so sánh và d báo Các h s có th phân chia theo ngày, tu n, tháng, n m tùy theo s l ng tài li u đ c l u tr H th ng này th ng đ c dùng k t h p v i các ph ng pháp phân l ai khác

u đi m: Cho phép d dàng c p nh t ti n đ công vi c

- Chia s thông tin trong n i b và v i các m i quan h liên k t, đ i tác

- Cung c p s li u th ng kê cho c quan qu n lý

- Làm ngu n tham kh o cho các ch ng trình nghiên c u-phát tri n

- áp ng yêu c u v l u tr theo qui đ nh c a pháp lu t

Xác đ nh rõ ràng m c đích, s giúp ta h ach đ nh và t ch c h th ng qu n lý l u tr h s phù h p, góp ph n t ng c ng hi u qu h at đ ng chung c a tòan công ty

2.3.4.2 T ch c qu n lý l u tr h s

Tr c tiên, c n xác đ nh rõ nhi m v chính c a công tác này là: ki m sóat, l u gi và b o

m t

th c hi n nhi m v đó, c n có k h ach và xác l p qui trình đ h ng d n nhân viên

ch u trách nhi m, c ng nh có đ c s h tr th c hi n c a tòan công ty Qui trình c ng nh m đáp ng yêu c u v pháp lý và đ m b o hi u qu c a công tác qu n lý h s Thông th ng, qui trình c n nêu rõ các đi u nh :

- Cách t ch c theo dõi, ghi chép, giao, tr

- Qui c đánh giá tình tr ng h s đ x lý, l u, h y

- Cách t ch c h ng d n, t p hu n c n thi t cho nhân viên

- nh k đánh giá, c p nh t, c i ti n h th ng

C ng c n l u ý m t s đ c đi m c a m t h th ng qu n lý h s hi u qu là nó ph i: + D s d ng

+ n gi n, ti n g n

+ D tìm, d truy l c

+ Có tính an tòan

+ B o m t

+ C p nh t

+ Có th theo dõi hi n ai đang dùng

+ Có th tham kh o chéo đ c (cho nh ng tr ng h p v n b n l u d i nhi u đ m c khác nhau)

Nh v y, th t c l u tr h s bao g m các ph n sau đây: Chu n b h s đ l u và ti n hành b h s vào t /ng n kéo Riêng vi c chu n b h s đ l u tr , c n ph i theo ti n trình sau đây:

1.Ki m tra (inspecting)

2.Làm th m c tra c u (indexing)

3.Ghi mã s ho c ký hi u (coding)

4.Làm phi u tham kh o chéo (cross-referencing)

5.S p x p th t b vào t (sorting) [tài li u 4]

2.3.5 L u tr h s qua h th ng máy tính

Không th nói l u tr h s b ng computer là u vi t h n c , b i vì có nh ng v n b n,

gi y t , hóa đ n, h p đ ng c n ph i l u h s theo ki u c đi n M t khác, đôi khi virus máy tính c ng gây không ít khó kh n v t v khi làm m t h t d li u c a h s l u Tuy nhiên, vi c l u

tr nh ng h s , v n b n b ng computer h t s c đ n gi n, nhanh chóng, khoa h c và nói chung là

r t thu n ti n

C n ph i có các ch ng trình l u tr h s m t cách khoa h c

t ng quan v i th i gian, làm th nào đ không ph i m t quá nhi u th i gian cho nh ng vi c đáng

l không ph i m t th i gian, đó chính là qu n tr th i gian Mu n v y, ta ph i bi t đ c các nguyên nhân làm m t th i gian, t đó tìm ra gi i pháp đ qu n tr t t th i gian vàng b c c a mình

Qu n tr th i gian là m t ti n trình h ach đ nh, t ch c và ki m sóat vi c s d ng qu th i gian vô giá c a mình m t cách có hi u qu

Thông tin là c m t h th ng bao g m thông tin đ u vào, thông tin n i b và thông tin đ u

ra M i h th ng thông tin này c n ph i đ c qu n tr thành h th ng nh m cung c p c s d li u (data base) đ các c p qu n tr đ a ra các quy t đ nh nh h ng đ n các h at đ ng c a doanh nghi p Qu n tr h th ng tin là vi c h ach đ nh, t ch c, ph i h p, đi u hành và ki m sóat các h

th ng thông tin sao cho nó có hi u qu

H s là m t t p công v n gi y t có liên quan v i nhau v m t s vi c, m t v n đ , ho c

m t ng i hình thành trong quá trình gu ai quy t công vi c Qu n tr h s là vi c h ach đ nh (lên

k h ach), t ch c, s p x p, l u tr thông tin đúng n i, đúng lúc, và đ ng th i ki m tra sao cho h

th ng thông tin đ t đ c hi u qu t t nh t l u tr các h s , công v n, gi y t , ta có th s

d ng các công c nh : h s đ đ ng, h s đ n m, h s đ hai bên, h s d truy tìm Ngày nay, ng i ta có th l u tr h s b ng d a m m computer (floppy disks) ho c d a CD.ROM L u

tr nh h th ng computer r t ti n l i và ti t ki m kh ang tr ng nhi u nh t, tuy nhiên các ph ng pháp l u tr c đi n không ph i là l i th i và không c n thi t

CÂU H I ÔN T P

1.Khái ni m qu n tr th i gian? T i sao c n ph i qu n tr th i gian?

2.Hãy trình bày các nguyên nhân làm m t th i gian?

3.Các bi n pháp qu n tr th i gian?

4.Cho ví d v m t thói quen có th giúp ích b n trong vi c qu n lý th i gian?

5.Cho m t ví d v vi c b n đã b m t th i gian do không bi t cách qu n lý t t th i gian, nêu nguyên nhân và đ a ra gi i pháp kh c ph c?

6.Hãy trình bày ph ng pháp ti t ki m th i gian khi ti p khách?

7.Làm cách nào đ ti t ki m th i gian trong giao d ch đi n th ai và trong h i h p?

8.Hãy bình lu n câu danh ngôn v th i gian mà b n thích nh t?

9.B n có đ nh ng công vi c th ng l chi m h t th i gian trong ngày c a b n không?

N u có, hãy vi t nh ng m c tiêu dài h n mà b n có th đã b qua vì vi c này

10.Th nào là qu n tr h th ng thông tin?

11.Trình bày ti n trình x lý công v n đ n?

12.Trình bày ti n trình x lý công v n đi?

13.Th nào là qu n tr h s ? Trình bày ti n trình qu n tr h s ?

- ang có m t nhi m v quan tr ng, kh n c p và không th b làm gián đ an

- ang làm m t vi c quan tr ng, nh ng c ng không th b m c vi c khác quá lâu

- Trong công vi c c luôn luôn b nh ng đòi h i không m y quan tr ng làm gián đ an 18.B n đang b n v i vi c s an th o các v n b n chu n b ph c v h i ngh , m t nhân viên trong c quan c ng có m t v n đ b c xúc c n th o lu n v i b n B n x lý tình hu ng này nh

th nào cho n?

B n và c p qu n tr c a b n ch c ch n s tham d vào các cu c h p nh h i ngh công nhân viên ch c, các cu c h p c a b ph n phòng ban, các cu c h p v chính sách, các cu c h p

c a h i đ ng đ ra chính sách, ho c các cu c h p báo cáo tình hình Các cu c h p này có th là

cu c h p nh có tính cách n i b không nghi th c (informal) đ n các cu c h p trang tr ng theo nghi th c (formal) Là m t th ký chuyên nghi p hay c p qu n tr , b n ph i ch u trách nhi m

h ach đ nh, t ch c và lên th i bi u cho các cu c h p M t s cu c h p s đòi h i nhi u tháng chu n b tr c, trong khi đó m t s cu c h p ch đòi h i m t cú đi n th ai

C ng nh các cu c h p, các chuy n đi công tác c a th tr ng là m t ph n t t y u trong

h at đ ng kinh doanh c a các doanh nghi p.Các chuy n đi công tác nh m gi i quy t nh ng công

vi c c th đã đ c h ach đ nh trong ch ng trình k h ach công tác c a c quan, th tr ng Tùy theo ch c n ng c a m i c quan, chuy n đi công tác còn nh m gi i quy t nhi m v đ t xu t

x y ra, nh m th c hi n nh ng h at đ ng mang tính ch t đ i ng ai c a c quan

cu c h p dù không theo nghi th c hay theo nghi th c đ c thành công, mang l i hi u

qu cao; C ng nh làm th nào đ các chuy n đi công tác c a th tr ng đ c s p x p, h ach

đ nh m t cách k l ng, phân công trách nhi m rõ ràng, các công vi c v n đ c ti n hành trôi

ch y khi th tr ng v ng m t ó là m t ph n công vi c và là trách nhi m c a th ký V y, nhi m v c th c a th ký là nh th nào, trong ch ng 3 này s gi i quy t hai v n đ nêu trên

H i h p, h i ngh là m t y u t quan tr ng trong cu c s ng c a doanh nghi p ây là

ph ng pháp t t nh t đ l y đ c t t ng c a nhi u ng i cùng m t lúc Là c h i cho các thành viên th o lu n các v n đ chung và cùng tham gia ti n trình làm quýêt đ nh

Tuy nhiên, các cu c h p th ng làm tiêu t n nhi u th i gian và ti n b c, là hai th r t quí

đ i v i chúng ta Do đó, ch nên t ch c cu c h p khi c n thi t và đ m b o r ng các cu c h p đó

ph i ng n g n và mang l i hi u qu

Nh v y, th nào là cu c h p? M t cu c h p g m nh ng ng i có liên quan h p l i đ bàn

b c, th o lu n và gi i quy t hay quy t đ nh v n đ nào đó cu c h p có k t qu , c n ph i ti n hành m t cách nghiêm túc, có n đ nh th i gian, đ a đi m, thành ph n tham d và n i dung (n u

c n thi t, nh ng n i dung chính có th đ c g i tr c cho nh ng ng i tham d )

3.1.1 Các cu c h p không nghi th c

Các cu c h p n i b bình th ng không nghi th c nh các cu c h p nhân viên, các cu c

h p y ban, các cu c h p thông báo, các cu c h p đ t xu t, các cu c th o lu n và các cu c h p bàn b c gi i quy t v n đ H u h t các cu c h p này do các c p qu n tr trong c quan, doanh nghi p tri u t p

S thành công c a h u h t các cu c h p ph n l n tùy thu c vào công vi c chu n b Th i gian chu n b cho m t cu c h p không bao gi là phí ph m, ph i đ m b o đúng ng i tham d , đúng th i đi m và đ a đi m Do đó, nhà qu n tr ph i hu n luy n th ký ch u trách nhi m các vi c sau đây:

Vi c ch n l a ch h p r t quan tr ng đ i v i s thành công c a cu c h p ó không ch là

v n đ ti n nghi, mà ng i tham gia c ng ph i có c m giác n i đó phù h p v i n i dung c a cu c

h p i u này đúng v i t t c các cu c h p l n hay nh , có nghi th c hay không có nghi th c

Thông th ng các cu c h p đ c t ch c t i v n phòng c a c p qu n tr ho c t i phòng

h p chung c a c quan, doanh nghi p Th ký ph i đ ng ký tr c và chu n b phòng h p cho s ch

s

3.1.1.2 Thông báo cho ng i tham d

M i nh ng ng i tham d thông qua l ch công tác, đi n th ai, thông báo tr c ti p, fax

th i gian c a ng i tham gia và làm cho cu c h p d đi u khi n h n

C ng c n ph i nói m t trong nh ng ph n khó kh n nh t trong vi tc t ch c m t cu c h p

là tìm ra th i gian phù h p cho t t c nh ng ng i mà ta mu n m i ôi khi cách d nh t đ xác

đ nh cu c h p là thu x p cu c h p đó ngay sau cu c h p mà nh ng ng i đó v a m i tham gia

[tài li u 8]

3.1.1.3 Chu n b tài li u

ôi khi cu c h p c n nhi u ph ng ti n h tr , c n ph i chu n b tr c các tài li u phát t i

ch và các d ng c nghe nhìn nh : phim Slides, máy chi u (overhead projector), video, b ng vi t,