Đang tải... (xem toàn văn)
Giáo trình Quản trị văn phòng được biên soạn nhằm hỗ trợ cho việc giảng dạy và học tập, nghiên cứu cho các sinh viên bậc cao đẳng nghề ngành Quản trị kinh doanh, trang bị cho sinh viên những kiến thức cần thiết để thực hiện các nghiệp vụ như nghiệp vụ thư ký lễ tân văn phòng, các công việc về nhân sự, quản lý hệ thống thông tin, ..... và hình thành kỹ năng hành chính như soản thảo và ban hành văn bản, quản lý lưu trữ và khai thác hồ sơ.
ỦY BAN NHÂN DÂN THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH TRƯỜNG CAO ĐẲNG KINH TẾ KỸ THUẬT THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH GIÁO TRÌNH MƠ ĐUN: QUẢN TRỊ VĂN PHỊNG NGÀNH: QUẢN TRỊ KINH DOANH TRÌNH ĐỘ: CAO ĐẲNG Thành phố Hồ Chí Minh, năm 2020 ỦY BAN NHÂN DÂN THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH TRƯỜNG CAO ĐẲNG KINH TẾ KỸ THUẬT THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH GIÁO TRÌNH MƠ ĐUN: QUẢN TRỊ VĂN PHỊNG NGÀNH: QUẢN TRỊ KINH DOANH TRÌNH ĐỘ: CAO ĐẲNG THƠNG TIN CHỦ NHIỆM ĐỀ TÀI Họ tên: Lê Nguyễn Phương Liên Học vị: Thạc sĩ Đơn vị: Khoa Quản Trị Kinh Doanh Email: lenguyenphuonglien@gmail.com TRƯỞNG KHOA TỔ TRƯỞNG BỘ MÔN CHỦ NHIỆM ĐỀ TÀI HIỆU TRƯỞNG DUYỆT Thành phố Hồ Chí Minh, năm 2020 TUYÊN BỐ BẢN QUYỀN Tài liệu thuộc loại sách giáo trình nên nguồn thơng tin phép dùng nguyên trích dùng cho mục đích đào tạo tham khảo Mọi mục đích khác mang tính lệch lạc sử dụng với mục đích kinh doanh thiếu lành mạnh bị nghiêm cấm LỜI GIỚI THIỆU Văn phịng, cơng sở… khái niệm mà thường nghe ngày Tại Việt Nam, quản trị văn phịng có từ sớm, cung cấp nguồn nhân lực cho quan nhà nước, tổ chức phủ Những cá nhân làm việc lĩnh vực gọi quản trị viên văn phòng hay quản lý văn phòng Họ đóng vai trị quan nhà nước tổ chức nào, quy mô lớn hay nhỏ Vậy Quản trị văn phịng gì? Quản trị viên văn phịng làm cơng việc gì? Quản trị văn phịng theo thuật ngữ chun mơn tập hợp hoạt động ngày có liên quan đến việc thiết kế, triển khai thực hiện, theo dõi đánh giá đảm bảo trình làm việc văn phịng tổ chức ln đạt suất hiệu Một người quản trị văn phịng có trách nhiệm giám sát theo dõi hệ thống, bảo đảm tất chức quản trị văn phòng phối hợp để đạt mức suất cao cho cơng ty, doanh nghiệp tổ chức Giáo trình Quản trị văn phòng biên soạn nhằm hỗ trợ cho việc giảng dạy học tập, nghiên cứu cho sinh viên bậc cao đẳng nghề ngành Quản trị kinh doanh, trang bị cho sinh viên kiến thức cần thiết để thực nghiệp vụ nghiệp vụ thư ký lễ tân văn phịng, cơng việc nhân sự, quản lý hệ thống thông tin, hình thành kỹ hành soản thảo ban hành văn bản, quản lý lưu trữ khai thác hồ sơ Nội dung giảng kết cấu thành 05 bài, cụ thể sau: Bài 1: Một số vấn đề chung quản trị văn phòng Bài 2: Quản trị hành văn phịng Bài 3: Tổ chức phục vụ nơi làm việc Bài 4: Một số nghiệp vụ văn phòng Bài 5: Soạn thảo quản lý văn Bài 6: Cơng tác lưu trữ Giáo trình ThS.Lê Nguyễn Phương Liên (chủ biên) Ths Trần Thị Hồng Hạnh biên soạn Các tác giả có nhiều cố gắng để biên soạn giáo trình này, song chắn giáo trình khơng tránh khỏi thiếu sót Kính mong đồng nghiệp bạn đọc đóng góp ý kiến để giáo trình hoàn thiện Xin trân trọng cám ơn! Tp Hồ Chí Minh, ngày 24 tháng 08 năm 2020 KHOA QUẢN TRỊ KINH DOANH MỤC LỤC BÀI 1: MỘT SỐ VẤN ĐỀ CHUNG VỀ QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG 11 Khái niệm, chức nhiệm vụ văn phòng 11 1.1 Khái niệm văn phòng 11 1.2 Chức văn phòng 15 1.3 Nhiệm vụ văn phòng 16 Quản trị hành văn phịng 18 2.1 Khái niệm quản trị Quản trị hành văn phịng 18 2.2 Chức Quản trị hành văn phịng 18 Tổ chức máy văn phòng 19 3.1 Hình thức, cấu tổ chức máy văn phòng 19 3.2 Bố trí văn phịng 20 3.3 Trang thiết bị văn phòng đại hóa cơng tác văn phịng 25 Thực hành 26 BÀI 2: QUẢN TRỊ HÀNH CHÍNH VĂN PHỊNG 27 Quản trị thời gian 27 1.1 Sự cần thiết quản trị thời gian 27 1.2 Nguyên nhân làm thời gian 28 1.3 Các biện pháp quản trị thời gian 28 Quản trị thông tin 35 2.1 Tổng quan 35 2.2 Quản lý văn – đến 37 2.3 Văn thư nội 43 2.4 Văn thư điện tử 43 Quản trị hồ sơ 45 3.1 Khái niệm 45 3.2 Tiến trình quản trị hồ sơ 46 3.3 Các công cụ hệ thống lưu trữ 49 3.4 Thủ tục lưu trữ hồ sơ 51 3.5 Lưu trữ hồ sơ qua hệ thống máy vi tính 54 Thực hành 56 BÀI 3: MỘT SỐ NGHIỆP VỤ CƠ BẢN CỦA VĂN PHÒNG 58 Hoạch định, tổ chức họp 58 1.1 Các họp không nghi thức 58 KHOA QUẢN TRỊ KINH DOANH 1.2 Các họp theo nghi thức 59 1.3 Các hội nghị từ xa 66 Hoạch định, xếp chuyến công tác 67 2.1 Sắp xếp, chuẩn bị 68 2.2 Trách nhiệm thời gian thủ trưởng vắng mặt 71 2.3 Trách nhiệm thủ trưởng trở 72 Thực hành 72 BÀI 4: TỔ CHỨC CÔNG TÁC LỄ TÂN 73 Lễ tân vai trị cơng tác lễ tân 73 1.1 Khái niệm lễ tân 73 1.2 Vai trò công tác lễ tân 73 Nguyên tắc hoạt động lễ tân 74 2.1 Nguyên tắc 74 2.2 Phương pháp giao tiếp 75 Hoạt động đón tiếp khách quan 76 3.1 Vai trò, nhiệm vụ thư ký 76 3.2 Khi khách đến công việc sau chào hỏi 77 3.3 Khách nội 79 Tiếp khách qua điện thoại 79 4.1 Đặc điểm, yêu cầu 79 4.2 Nghệ thuật ứng xử nghe gọi điện thoại 80 4.3 Những điều cần ghi nhớ thư ký sử dụng điện thoại 81 Lễ tân hội nghị và tiệc chiêu đãi 81 5.1 Khái niệm, mục đích, ý nghĩa 81 5.2 Các hình thức đãi khách 82 5.3 Cách xếp chỗ ngồi 82 Thực hành 82 BÀI 5: SOẠN THẢO VÀ QUẢN LÝ VĂN BẢN 84 Tổ chức công tác văn thư 84 1.1 Phân loại văn 84 1.2 Phân cấp phát hành văn 85 1.3 Tổ chức công tác văn thư đơn vị 90 Các kiến thức văn quản lý Nhà nước (VBQLNN) 90 2.1 Những khái niệm văn quản lý Nhà nước 90 KHOA QUẢN TRỊ KINH DOANH 2.2 Vai trò văn hoạt động quản lý nhà nước 91 Phân loại văn bản, thẩm quyền ban hành nguyên tắc soạn thảo, thể thức văn 91 3.1 Phân loại văn 92 3.2 Thẩm quyền ban hành văn 92 3.3 Nguyên tắc thể thức văn 92 3.4 Một số điểm lưu ý soạn thảo văn 93 Kỹ thuật soạn thảo văn quản lý Nhà nước 94 4.1 Những yêu cầu soạn thảo văn 94 4.2 Trình tự soạn ban hành văn 107 4.3 Thủ tục ban hành văn 109 4.4 Văn phong ngôn gữ văn quản lý Nhà nước 109 Soạn thảo số cá biệt văn hành thơng thường 111 5.1 Công văn 111 5.2 Thông báo 112 5.3 Báo cáo 113 5.4 Tờ trình 115 5.5 Biên 115 5.6 Quyết định 116 5.7 Hợp đồng kinh tế 117 Giải quản lý văn 118 6.1 Nguyên tắc giải quản lý văn 118 6.2 Tổ chức giải quản lý văn mật 118 6.3 Công tác lập hồ sơ 119 Thực hành 124 BÀI 6: CÔNG TÁC LƯU TRỮ 126 Khái niệm, vai trị tính chất công tác lưu trữ 126 1.1 Khái niệm 126 1.2 Vai trò công tác lưu trữ 127 1.3 Tính chất cơng tác lưu trữ 128 Công tác thu thập bổ sung tài liệu lưu trữ 128 2.1 Công tác thu thập 128 2.2 Bổ sung tài liệu lưu trữ 128 Công tác chỉnh lý tài liệu lưu trữ 129 3.1 Nội dung công tác thu thập bổ sung tài liệu lưu trữ quan 129 KHOA QUẢN TRỊ KINH DOANH 3.2 Nội dung công tác thu thập, bổ sung tài liệu lưu trữ lưu trữ nhà nước130 Xác định giá trị tài liệu 131 4.1 Khái niệm, nguyên tắc xác định tài liệu 131 4.2 Các tiêu chuẩn để xác định giá trị tài liệu 132 4.3 Tổ chức công tác xác định giá trị tài liệu lưu trữ 133 Thống kê kiểm tra tài liệu 134 5.1 Khái niệm, mục đích, nguyên tắc 134 5.2 Các công cụ thống kê tài liệu lưu trữ 135 Bảo quản tài liệu lưu trữ 135 6.1 Những nhân tố phá hoại tài liệu lưu trữ 135 6.2 Thiết bị chế độ bảo quản tài liệu lưu trữ 136 Tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ 136 7.1 Khái niệm, nguyên tắc 136 7.2 Các hình thức tổ chức sử dụng tài liệu 137 Thực hành 138 TÀI LIỆU THAM KHẢO 140 KHOA QUẢN TRỊ KINH DOANH GIÁO TRÌNH MƠ ĐUN Tên mơ đun: Quản trị văn phịng Mã mơ đun: MĐ3104613 Vị trí, tính chất, ý nghĩa vai trị mơ đun: - Vị trí: Quản trị văn phịng mơ đun thuộc khối kiến thức chuyên ngành nghề quản trị kinh doanh Mơ đun bố trí giảng dạy sau môn sở nghề, song song với mơn chun mơn khác nghề - Tính chất: Quản trị văn phịng mơ đun quản lý thể nguyên tắc, yêu cầu, nội dung liên quan đến q trình quản trị hoạt động hành văn phòng, đồng thời trang bị kỹ nghiệp vụ chủ yếu văn phòng xử lý lưu trữ thông tin, tổ chức văn phịng, tổ chức buổi họp chiêu đãi, cơng tác lễ tân, công tác thư ký… - Ý nghĩa vai trị: Quản trị văn phịng mơ đun giúp sinh viên hiểu ý nghĩa, vai trò việc hoạch định, tổ chức, phối hợp, tiêu chuẩn hóa kiểm sốt hoạt động xử lý thơng tin q trình quản trị hoạt động hành văn phịng tổ chức, doanh nghiệp Từ đó, giúp cho máy tổ chức doanh nghiệp hoạt động vận hành cách thông suốt Mục tiêu mô đun: - Về kiến thức: + Trình bày xác định nội dung cơng tác tổ chức văn phịng, tổ chức thông tin, nghiệp vụ thư ký, lễ tân, giải văn đến, văn đi, lưu trữ hồ sơ tài liệu; + Trình bày hoạch định, tổ chức vận hành văn phòng, điều hành kiểm tra cơng tác văn phịng; + Xác định cách thức lập kế hoạch tổ chức hội họp, quản lý thời gian, ngân sách hoạt động văn phòng; + Đánh giá bước quy trình lưu trữ văn thư - Về kỹ năng: + Tổ chức hoạt động hội thảo, hội nghị, họp; + Tổ chức tốt công tác lễ tân; + Tư vấn, soạn thảo văn cho thủ trưởng; + Sắp xếp lịch công tác, chuẩn bị điều kiện đảm bảo cho công việc thủ trưởng, trợ giúp công việc hàng ngày nơi làm việc thủ trưởng; KHOA QUẢN TRỊ KINH DOANH + Nhận, phân loại giải công văn đến, công văn đi; + Lưu trữ hồ sơ khoa học, đảm bảo tính bí mật, đầy đủ, dễ tra cứu, tìm kiếm - Về lực tự chủ trách nhiệm: + Nghiêm túc, chủ động, tích cực học tập nghiên cứu mơn học; + Cập nhật kiến thức liên quan đến môn học cách khoa học; + Rèn luyện tính cẩn thận trung thực KHOA QUẢN TRỊ KINH DOANH 10 Bài 6: Cơng tác lưu trữ BÀI 6: CƠNG TÁC LƯU TRỮ Giới thiệu: Luật quy định quan, doanh nghiệp phải lưu giữ hồ sơ, văn giấy tờ giao dịch hoạt động phát sinh hàng ngày hồ sơ, văn nguồn liệu để lập kế hoạch, dịnh, điều tra, xử lý cần thiết Những tài liệu lưu trữ file máy tính giấy tờ theo cách thơng thường Mục tiêu: Trình bày khái niệm, vai trị, cơng tác thu thập bổ sung, chỉnh lý tài liệu; Vận dụng cách thức điều hành công tác thu thập bổ sung chỉnh lý tài liệu lưu trữ Nội dung chính: Khái niệm, vai trị tính chất cơng tác lưu trữ 1.1 Khái niệm Hoạt động lưu trữ hoạt động thu thập, chỉnh lý, xác định giá trị, bảo quản, thống kê, sử dụng tài liệu lưu trữ Tài liệu vật mang tin hình thành trình hoạt động quan, tổ chức, cá nhân Tài liệu bao gồm văn bản, dự án, vẽ thiết kế, đồ, cơng trình nghiên cứu, sổ sách, biểu thống kê; âm bản, dương phim, ảnh, vi phim; băng, đĩa ghi âm, ghi hình; tài liệu điện tử; thảo tác phẩm văn học, nghệ thuật; sổ công tác, nhật ký, hồi ký, bút tích, tài liệu viết tay; tranh vẽ in; ấn phẩm vật mang tin khác Tài liệu lưu trữ tài liệu có giá trị phục vụ hoạt động thực tiễn, nghiên cứu khoa học, lịch sử lựa chọn để lưu trữ Tài liệu lưu trữ bao gồm gốc, chính; trường hợp khơng cịn gốc, thay hợp pháp Lưu trữ quan tổ chức thực hoạt động lưu trữ tài liệu lưu trữ quan, tổ chức Cơ quan gặp nhiều phiền toái xảy thiếu quản lý, lưu trữ thông tin dạng hồ sơ, văn Tuy nhiên, quan lưu trữ tất lưu trữ mãi khơng có người, khơng đủ chỗ, không cần thiết phải làm Vậy, phải xác định mục tiêu, đối tượng sử dụng, nhằm tổ chức hệ thống quản lý lưu trữ hồ sơ mang tính chất phù hợp với yêu cầu hoạt động doanh nghiệp Ở quan, phải có phận phịng lưu trữ để bảo quản hồ sơ, tài KHOA QUẢN TRỊ KINH DOANH 126 Bài 6: Công tác lưu trữ liệu lưu trữ quan Ở quan nhỏ hồ sơ, tài liệu lưu trữ, việc nhân viên làm công tác tiếp nhận “công văn đến” kiêm nhiệm Nhiệm vụ phận phòng lưu trữ quan là: - Hướng dẫn giúp đỡ cán bộ, nhân viên quan lập hồ sơ; thu nhận hồ sơ, tài liệu theo quy định - Sắp xếp hồ sơ, tài liệu lưu trữ quan theo quy định chung - Thống kê hồ sơ nhận đề nghị quy định thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu theo hướng dẫn Cục Lưu trữ - Bảo quản hồ sơ, tài liệu lưu trữ quan đoàn thể quan - Phục vụ việc khai thác hồ sơ, tài liệu lưu trữ quan - Nộp hồ sơ, tài liệu lưu trữ vào kho lưu trữ theo quy định Nhà nước 1.2 Vai trò công tác lưu trữ Công tác lưu trữ phận công tác quản lý nhà nước, chịu trách nhiệm quản lý phận tài sản quan trọng Nhà nước Công tác lưu trữ cơng tác nghiệp vụ chun mơn có hệ thống lý luận nghiệp vụ riêng có hệ thống tổ chức từ Trung ương đến địa phương Trong đời sống xã hội, công tác lưu trữ phục vụ cho nhu cầu công tác quan nhà nước, tổ chức xã hội, lực lượng vũ trang, cán nhân viên lĩnh vực; Chính trị, kinh tế, văn hoá, giáo dục, y tế, khoa học kỹ thuật Trong đời sống cá nhân, gia đình tập thể, cơng tác lưu trữ tư nhân có ý nghĩa lớn, cung cấp thông tin cần thiết cho lĩnh vực hoạt động * Công tác lưu trữ phải đảm bảo: - Tính khoa học: Để đảm bảo an tồn tổ chức sử dụng có hiệu tài liệu lưu trữ khâu nghiệp vụ công tác lưu trữ cần phải tiến hành theo phương pháp khoa học Mặt khác, công tác lưu trữ phải thường xuyên nghiên cứu lý luận thực tiễn, ứng dụng thành khoa học kỹ thuật vào hoàn cảnh thực tế đất nước - Tính mật: Tài liệu lưu trữ chứa đựng bí mật Nhà nước, kẻ thù dùng nhiều thủ đoạn để đánh cắp, đánh tráo, chụp khai thác tài liệu để phục vụ cho mưu đồ phá hoại chúng Vì vậy, cơng tác lưu trữ phải cảnh giác, giữ nguyên tắc, nội quy để đảm bảo bí mật quốc gia Thực nghiêm chỉnh pháp lệnh bảo vệ bí mật Nhà nước ban hành KHOA QUẢN TRỊ KINH DOANH 127 Bài 6: Cơng tác lưu trữ 1.3 Tính chất cơng tác lưu trữ - Tính chất mật - Tính chất khoa học - Tính chất nghiệp vụ Cơng tác thu thập bổ sung tài liệu lưu trữ 2.1 Công tác thu thập Hồ sơ, tài liệu lưu trữ nộp vào phận phòng lưu trữ quan phải hồ sơ, tài liệu công việc giải xong Phải ghi số làm mục lục văn có hồ sơ Cán bộ, nhân viên làm công tác công văn, giấy tờ cán nhân viên làm cơng tác chun mơn khác đơi có làm công việc liên quan đến công văn, giấy tờ giữ hồ sơ, tài liệu việc giải xong thời gian nhiều năm, kể từ ngày việc kết thúc; sau thời hạn năm, phải đem nộp hồ sơ, tài liệu vào phận phịng lưu trữ quan Khi giao nộp có thống kê thành “Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu” Phải chuẩn bị kho tàng phương tiện cần thiết để tiếp nhận tài liệu Khi tiếp nhận bàn giao tài liệu phải có biên Danh mục hồ sơ tài liệu nộp lưu biên lập thành hai bản: bên nộp lưu bên tiếp nhận giữ 2.2 Bổ sung tài liệu lưu trữ Bổ sung tài liệu vào kho lưu trữ cơng tác sưu tầm, thu thập, hịan chỉnh thêm tài liệu vào kho lưu trữ theo phương pháp nguyên tắc thống Công tác bổ sung tài liệu vào kho lưu trữ đòi hỏi phải tiến hành thường xuyên, thiết thực kịp thời Khi bổ sung tài liệu cần ý đến khả sử dụng chúng thực tế Giải tốt vấn đề bổ sung tài liệu lưu trữ có ý nghĩa quan trọng không ngành lưu trữ mà nhiều ngành khác Tài liệu lưu trữ ngồi ý nghĩa trị, kinh tế, văn hóa, lịch sử có tầm quốc gia, cịn có giá trị thực tiễn cao ngành, cấp quan sản sinh chúng Nếu để tài liệu mát, thất lạc, không tổ chức việc bổ sung kịp thời thành phần phơng lưu trữ ngày nghèo đi, khả phục vụ ngày bị hạn chế Các nguồn tài liệu bổ sung cho kho lưu trữ là: - Tài liệu hình thành hoạt động quan nhà nước, đơn vị vũ KHOA QUẢN TRỊ KINH DOANH 128 Bài 6: Công tác lưu trữ trang, tổ chức kinh tế - Tài liệu quan thuộc quyền cũ để lại - Tài liệu bảo quản thư viện, viện bảo tàng - Tài liệu cá nhân, gia đình, dịng họ - Tài liệu bảo quản viện lưu trữ nước Bổ sung tài liệu lưu trữ tiến hành với nội dung sau: + Xác định nguồn bổ sung tài liệu + Qui định thành phần nội dung tài liệu cần bổ sung cho phòng, kho lưu trữ + Các nguyên tắc, biện pháp tổ chức để tiến hành hợp lý công tác bổ sung tài liệu Để thực nghiệp vụ bổ sung tài liệu, phải đảm bảo yêu cầu sau: - Bổ sung tài liệu phải tiến hành thường xun, có tính thiết thực, kịp thời, đặc biệt khả sử dụng thực tế - Khi bổ sung tài liệu cần ý đến khả sử dụng chúng phạm vi rộng, điều kiện áp dụng phương tiện kỹ thuật đại Công tác chỉnh lý tài liệu lưu trữ 3.1 Nội dung công tác thu thập bổ sung tài liệu lưu trữ quan Các tài liệu thu thập bổ sung vào lưu trữ quan gồm: a Các tài liệu văn thư hành giải xong Các tài liệu sau năm giữ lại đơn vị để tiếp tục giải theo dõi công việc phải nộp vào lưu trữ quan Lưu trữ quan phải vào danh mục hồ sơ để nắm tình hình tài liệu đơn vị, tổ chức, phận văn thư đồng thời hướng dẫn, đôn đốc kiểm tra việc lập hồ sơ, lựa chọn tài liệu tiếp nhận tài liệu hồ sơ lưu trữ Lưu trữ quan tiếp nhận tài liệu giải xong, thành lập hồ sơ theo chế độ lập hồ sơ theo quy định Nhà nước Việc tiếp nhận phải tiến hành theo thời gian quy định cho đơn vị, không nộp lẻ tẻ (trừ trường hợp đặc biệt) Quá trình tiếp nhận phải có biên theo mẫu quy định b Các tài liệu cũ để lại đơn vị, tổ chức, cá nhân, cán Các tài liệu thu thập cách: - Cách 1: Lưu trữ quan hướng dẫn cho đơn vị, cá nhân quan KHOA QUẢN TRỊ KINH DOANH 129 Bài 6: Công tác lưu trữ cách lập hồ sơ, hệ thống hoá hồ sơ lập mục lục hồ sơ, nộp hồ sơ vào lưu trữ quan - Cách 2: Lưu trữ quan trực tiếp nhận tài liệu từ đơn vị, tổ chức, cá nhân để tiến hành chỉnh lý có phối hợp với cán đơn vị, tổ chức c Tiếp nhận tài liệu cá nhân, gia đình dòng họ nộp vào lưu trữ Đây tài liệu lưu trữ quốc gia mà cá nhân, gia đình dịng họ tập thể phải giao lại cho lưu trữ quan hay lưu trữ nhà nước theo chế độ quy định Hoặc tài liệu riêng thuộc sở hữu tư nhân, gia đình, dịng họ, tập thể ký gửi tặng nhượng lại với điều kiện thoả thuận d Sưu tầm, bổ sung tài liệu cần thiết theo yêu cầu quan hay lưu trữ nhà nước Các lưu trữ quan phải vào chế độ nộp lưu chuyển Nhà nước kế hoạch, yêu cầu cụ thể lưu trữ nhà nước để chuẩn bị tài liệu nộp lưu chuyển Đó tài liệu có thời hạn bảo quản vĩnh viễn, hết thời hạn bảo quản quan Các tài liệu phải chỉnh lý, xác định giá trị, biên mục thực thủ tục chuyển giao theo quy định 3.2 Nội dung công tác thu thập, bổ sung tài liệu lưu trữ lưu trữ nhà nước Tài liệu lưu trữ lưu trữ Nhà nước thường xuyên bổ sung từ nguồn sau: a Tài liệu lưu trữ quan nộp theo chế độ nộp lưu trữ nhà nước Theo quy định Nhà nước, hồ sơ tài liệu có giá trị bảo quản vĩnh viễn, sau 10 năm lưu trữ quan phải đem nộp vào lưu trữ nhà nước Đây nguồn tài liệu quan trọng bổ sung thường xuyên vào lưu trữ nhà nước b Tài liệu quan giải thể, ngừng hoạt động Những tài liệu phải tiến hành đánh giá phân loại lựa chọn cụ thể trường hợp tránh tình trạng lưu trữ tài liệu khơng cần thiết c Tài liệu cá nhân, gia đình, dòng họ, tập thể ký gửi, biếu tặng nhượng lại cho lưu trữ Nhà nước d Tổ chức sưu tầm, bổ sung tài liệu thiếu qua thời kỳ lịch sử Các lưu trữ nhà nước phải thống kê nắm tình hình tài liệu bảo quản kho để xác định phơng, tài liệu cịn thiếu, thu thập thơng tin để xác định tài liệu quan nắm giữ, sở lập kế hoạch sưu tầm Các lưu trữ nhà nước lập danh sách tài liệu cịn thiếu gửi cho lưu trữ quan KHOA QUẢN TRỊ KINH DOANH 130 Bài 6: Công tác lưu trữ để yêu cầu sưu tầm Xác định giá trị tài liệu 4.1 Khái niệm, nguyên tắc xác định tài liệu a Khái niệm Xác định giá trị tài liệu dựa nguyên tắc, phương pháp tiêu chuẩn định để nghiên cứu quy định thời gian bảo quản cho loại tài liệu hình thành trình hoạt động quan theo giá trị mặt trị, kinh tế, văn hóa, khoa học giá trị khác tài liệu từ lựa chọn để bổ sung tài liệu có giá trị cho lưu trữ nhà nước Xác định giá trị tài liệu nhằm mục đích lựa chọn tài liệu có giá trị để bảo quản Đây mục đích chủ yếu, xác định tài liệu hết giá trị bảo quản để tiêu huỷ b Nguyên tắc Xác định giá trị tài liệu phải bảo đảm ngun tắc trị, lịch sử, tồn diện tổng hợp - Nguyên tắc lịch sử: Việc xác dịnh giá trị tài liệu lưu trữ phải đặt hoàn cảnh lịch sử sản sinh tài liệu đó, phải giữ tài liệu phản ánh kiện lịch sử quan trọng đất nước - Nguyên tắc trị: Nguyên tắc đòi hỏi đánh giá phải xác định chất giai cấp tài liệu, tài liệu kẻ địch cần xác định giá trị tài liệu sử dụng chúng để phục vụ cho đường lối sách Đảng, Nhà nước - Nguyên tắc tổng hợp toàn diện: Nguyên tắc đòi hỏi: + Xác định giá trị tài liệu mặt: nội dung, hình thức, giá trị ngôn ngữ + Phải vào nhu cầu lĩnh vực: trị, quân sự, y tế, văn hoá, giáo dục, xã hội, khoa học - kỹ thuật + Phải dựa lợi ích nhiều người, nhiều quan, nhiều địa phương, nhiều ngành Xác định giá trị tài liệu thực theo phương pháp hệ thống, phân tích chức năng, thơng tin sử liệu học KHOA QUẢN TRỊ KINH DOANH 131 Bài 6: Công tác lưu trữ 4.2 Các tiêu chuẩn để xác định giá trị tài liệu a Nội dung tài liệu Nội dung toàn vấn đề, kiện, tượng, vật cá nhân ghi tài liệu Tài liệu quan thường bao gồm loại: - Loại thứ nhất: Phản ánh chức năng, nhiệm vụ hoạt động chủ yếu quan (tài liệu việc thành lập, chức năng, nhiệm vụ, cấu tổ chức, kế hoạch, báo cáo thực kế hoạch…) loại bảo quản vĩnh viễn - Loại thứ hai: Các tài liệu có tính chất giao dịch thông thường, tài liệu quản trị - Thời hạn bảo quản tài liệu khơng đều, có loại lâu, có loại nhanh - Loại thứ ba: Tài liệu nhân sự: có giá trị tra cứu, tài liệu nhân bảo quản chủ yếu lưu trữ quan b Tiêu chuẩn quan, tổ chức, cá nhân hình thành tài liệu (đơn vị hình thành phơng) Đơn vị hình thành phơng quan cá nhân mà hoạt động nó, tài liệu hình thành vào tiêu chuẩn nhằm: - Xác định xem quan có phải nguồn thu lưu trữ hay không? - Là để lập bảng kê danh sách quan có tài liệu quan trọng cần phải thu thập để nộp lưu trữ nhà nước c Tiêu chuẩn tác giả Tác giả tên quan, đơn vị làm tài liệu Trong phông quan có tài liệu nhiều tác giả khác Dựa vào tiêu chuẩn nắm danh sách quan có ý nghĩa lịch sử quan trọng, phải thu thập tài liệu vào lưu trữ nhà nước Ví dụ: Uỷ ban quân quản, danh sách nhà hoạt động xã hội, khoa học, kỹ thuật d Tiêu chuẩn lặp lại thơng tin Tính lặp lại thông tin thể lặp lại nội dung tài liệu tài liệu khác (ở mức độ khác nhau) Tài liệu có thơng tin lặp lại có quan tất quan thuộc ngành hệ thống chủ quản Đối với trường hợp trùng lặp thơng tin xử lý sau: KHOA QUẢN TRỊ KINH DOANH 132 Bài 6: Công tác lưu trữ - Trường hợp văn có chính, sao: hồ sơ loại bỏ - Trường hợp văn quản lý trùng (nhất văn pháp quy): đơn vị bảo quản cần giữ lại tốt Trường hợp bảo quản trùng, có tất phơng tài liệu chủ yếu lưu trữ quan: quan ban hành quan thi hành văn - Trường hợp báo cáo tổng kết năm thơng thường cần giữ lại báo cáo quý, sáu tháng, năm (nếu báo cáo năm bao hàm đầy đủ nội dung báo cáo tháng, quý) Trừ trường hợp báo cáo quan trọng Cách xử lý tương tự báo cáo quan đơn vị quan, quan chủ quản quan trực thuộc e Các tiêu chuẩn khác Ngoài tiêu chuẩn vào tiêu chuẩn khác như: ý nghĩa kiện, thời gian địa điểm hình thành tài liệu; mức độ tồn vẹn tài liệu phơng lưu trữ; tình trạng vật lý, hiệu lực pháp lý tài liệu; Hình thức tài liệu; đặc điểm chữ viết, ngôn ngữ, nghệ thuật… 4.3 Tổ chức công tác xác định giá trị tài liệu lưu trữ Hội đồng xác định giá trị tài liệu thành lập để tham mưu cho người đứng đầu quan, tổ chức việc xác định thời hạn bảo quản, lựa chọn tài liệu để giao nộp vào Lưu trữ quan, lựa chọn tài liệu lưu trữ Lưu trữ quan để giao nộp vào Lưu trữ lịch sử loại tài liệu hết giá trị Hội đồng xác định giá trị tài liệu người đứng đầu quan, tổ chức định thành lập Thành phần Hội đồng bao gồm: - Chủ tịch Hội đồng; - Người làm lưu trữ quan, tổ chức Thư ký Hội đồng; - Đại diện lãnh đạo đơn vị có tài liệu ủy viên; - Người am hiểu lĩnh vực có tài liệu cần xác định giá trị ủy viên Hội đồng xác định giá trị tài liệu thảo luận tập thể, kết luận theo đa số; ý kiến khác phải ghi vào biên họp để trình người đứng đầu quan, tổ chức Trên sở đề nghị Hội đồng xác định giá trị tài liệu, người đứng đầu quan, tổ chức định thời hạn bảo quản tài liệu, lựa chọn tài liệu để giao nộp vào Lưu trữ quan, lựa chọn tài liệu lưu trữ Lưu trữ quan để giao nộp vào Lưu trữ lịch sử; hủy tài liệu hết giá trị theo quy định Điều 28 Luật Lưu trữ KHOA QUẢN TRỊ KINH DOANH 133 Bài 6: Công tác lưu trữ Thống kê kiểm tra tài liệu 5.1 Khái niệm, mục đích, nguyên tắc a Khái niệm Thống kê tài liệu sử dụng công cụ, phương tiện chuyên môn nghiệp vụ để nắm xác số lượng, chất lượng thành phần, nội dung tài liệu hệ thống bảo quản tài liệu kho lưu trữ Tài liệu Phông lưu trữ quốc gia Việt Nam phải thống kê tập trung hệ thống sổ sách, sở liệu, hồ sơ quản lý b Mục đích - Giúp cho quan lưu trữ có văn để xây dựng kế hoạch bổ sung tài liệu - Xác định giá trị tài liệu, có kế hoạch mua sắm trang thiết bị để bảo quản tài liệu - Làm sở cho việc quản lý nhà nước cơng tác lưu trữ bảo vệ bí mật quốc gia c Nguyên tắc - Bảo đảm thống kê toàn diện, kịp thời, xác tài liệu - Bảo đảm thống thống kê bảo quản tài liệu, tài liệu kho lưu trữ thống kê theo kiểu xếp bảo quản theo cách - Các cơng cụ phải áp dụng thống thể loại, nội dung, đối tượng thống kê d Quy định - Cơ quan, tổ chức trung ương tổng hợp số liệu đơn vị trực thuộc báo cáo quan quản lý nhà nước lưu trữ trung ương; - Cơ quan, tổ chức cấp tỉnh tổng hợp số liệu đơn vị trực thuộc báo cáo quan quản lý nhà nước lưu trữ cấp tỉnh Cơ quan quản lý nhà nước lưu trữ cấp tỉnh tổng hợp số liệu quan, tổ chức cấp tỉnh, quan quản lý nhà nước lưu trữ cấp huyện báo cáo quan quản lý nhà nước lưu trữ trung ương; - Cơ quan, tổ chức cấp huyện, cấp xã tổng hợp số liệu đơn vị trực thuộc báo cáo quan quản lý nhà nước lưu trữ cấp huyện Cơ quan quản lý nhà nước lưu trữ cấp huyện tổng hợp số liệu quan, tổ chức cấp huyện, cấp xã báo cáo quan quản lý nhà nước lưu trữ cấp tỉnh KHOA QUẢN TRỊ KINH DOANH 134 Bài 6: Công tác lưu trữ 5.2 Các công cụ thống kê tài liệu lưu trữ - Số nhập tài liệu vào kho lưu trữ: Khi nhập tài liệu vào kho lưu trữ phải ghi vào sổ nhập tài liệu theo mẫu sau: - Mục lục hồ sơ: Đây cơng cụ thống kê dùng để thống kê trực tiếp hồ sơ có phông (kể sưu tập) tài liệu Mục lục hồ sơ lập phông tài liệu chỉnh lý, lập thành hồ sơ hệ thống hóa theo phương án định Tờ mục lục mục lục hồ sơ phải ghi lời nói đầu, bảng giải thích chữ viết tắt bảng thống kê theo mẫu: Những kho lưu trữ lớn bảo quản phơng tài liệu có nhiều mục lục hồ sơ phải lập sổ đăng ký mục lục hồ sơ - Sổ thống kê phông: Sổ thống kê phông nhằm thống kê đánh số thứ tự cho phông bảo quản kho, cố định trật tự xếp phông, tạo sở đánh số tra tìm hồ sơ - Báo cáo tổng hợp: (gồm phần): Kho tàng, cán bộ, tài liệu lưu trữ - Sổ xuất tài liệu lưu trữ: Sổ nhằm thống kê tài liệu đưa khỏi kho lưu trữ yêu cầu công tác khai thác, sử dụng, giao nộp cho lưu trữ khác Bảo quản tài liệu lưu trữ Bảo quản tài liệu toàn công việc thực để bảo quản an toàn, kéo dài tuổi thọ tài liệu lưu trữ phục vụ cho việc khai thác, sử dụng trước mắt lâu dài 6.1 Những nhân tố phá hoại tài liệu lưu trữ a Nhân tố tự nhiên Độ ẩm, nhiệt độ, ánh sáng, bụi, nấm mốc, côn trùng, bão lụt… nhân tố tự nhiên phá hoại tài liệu Nước ta khí hậu nóng ẩm, nhiệt độ độ ẩm cao, điều kiện phát sinh nấm mốc thuận lợi trùng sinh sản nhanh Đó khó khăn chi việc bảo quản tài liệu b Nhân tố người Nhân tố người: gồm việc làm có ý thức kẻ địch phá hoại, kẻ gian lấy cắp, cẩu thả thiếu trách nhiệm nhân viên người sử dụng tài liệu, chấp hành không quy định bảo quản tài liệu lưu trữ việc xác định giá trị tài liệu khơng xác tiêu huỷ tài liệu có giá trị KHOA QUẢN TRỊ KINH DOANH 135 Bài 6: Công tác lưu trữ c Các nhân tố thuộc hóa học Các hố chất q trình bảo quản, chất xâm nhập từ mơi trường bị nhiễm bên ngồi vào tài liệu 6.2 Thiết bị chế độ bảo quản tài liệu lưu trữ Phịng lưu trữ (kho) phải làm nơi khơ ráo, xa hồ ao, cống rãnh, xa mạch nước ngầm Chỗ để tài liệu phải cách biệt phịng làm việc khác Trong phịng (kho) phải có đầy đủ thiết bị cần thiết phù hợp với yêu cầu bảo quản như: giá, tủ xếp tài liệu, thiết bị điều hoà nhiệt độ, chống ẩm thiết bị khác Khi bảo quản tài liệu lưu trữ cần phải để tài liệu hộp kín xếp lên giá tủ Khi tài liệu bàn giao từ phận sang phận khác phục vụ sử dụng phải ghi biên bản, trả lại phải kiểm tra Đặc biệt, phải có nội quy thực nghiêm ngặt nội quy phòng cháy chữa cháy Tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ 7.1 Khái niệm, nguyên tắc Tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ trình cung cấp cho quan, tổ chức kinh tế, xã hội cá nhân thông tin cần thiết từ tài liệu lưu trữ Trong công tác lưu trữ, công tác tổ chức sử dụng tài liệu khâu cuối cùng, mục đích cơng tác lưu trữ nói chung Cơng tác nhằm biến thông tin khứ thành tri thức văn hóa, khoa học, kỹ thuật người phục vụ sản xuất, kinh doanh, phục vụ công tác quản lý lãnh đạo Công tác tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ cần tiến hành theo nguyên tắc: Nguyên tắc 1: Nguyên tắc trị Pháp lệnh bảo vệ tài liệu lưu trữ quốc gia quy định “việc sử dụng công bố tài liệu lưu trữ quốc gia phải phục vụ đường lối, sách đảm bảo bí mật Đảng Nhà nước” Việc sử dụng tài liệu để thực nhiệm vụ trị Đảng Nhà nước thời kỳ Nguyên tắc 2: Nguyên tắc mật Để thực nguyên tắc cần phải quy định loại đối tượng sử dụng tài liệu nào, thuộc phông thời gian nào, đồng thời thực đầy đủ quy định chế độ bảo quản, sử dụng, ghi chép tài liệu Nguyên tắc 3: Bảo đảm công tác thông tin tư liệu nhanh chóng, xác KHOA QUẢN TRỊ KINH DOANH 136 Bài 6: Cơng tác lưu trữ 7.2 Các hình thức tổ chức sử dụng tài liệu a Sử dụng tài liệu phòng đọc Lưu trữ quan, Lưu trữ lịch sử Mỗi phòng, kho lưu trữ cần phải có phịng đọc với trang thiết bị cần thiết phục vụ cho việc tra tìm nghiên cứu tài liệu Ngoài ra, để kiểm tra, theo dõi việc sử dụng tài liệu, phịng đọc phải có loại sổ sách cần thiết sau đây: - Đơn xin nghiên cứu tài liệu dự trữ - Phiếu yêu cầu sử dụng tài liệu lưu trữ - Sổ giao nhận tài liệu hàng ngày với người đọc - Sổ đăng ký chụp tài liệu - Biểu đồ tiến độ sử dụng tài liệu (đối với kho lưu trữ có số lần nghiên cứu sử dụng tài liệu nhiều) - Sổ góp ý kiến người nghiên cứu, sử dụng tài liệu b Xuất ấn phẩm lưu trữ Nếu quan cá nhân có nhu cầu lục trích lục tài liệu để làm chứng giải cơng việc đề nghị cấp thẩm quyền xem xét cấp lục trích lục tài liệu theo quy định c Giới thiệu tài liệu lưu trữ phương tiện thông tin đại chúng, trang thơng tin điện tử Mục đích để thơng tin cho quan, người nghiên cứu tài liệu lưu trữ có giá trị bảo quản kho lưu trữ để họ đến nghiên cứu, khai thác Trong thông báo cần viết rõ tên tài liệu, số tra tìm kho thủ tục cho phép nghiên cứu, sử dụng tài liệu d Triển lãm, trưng bày tài liệu lưu trữ Triển lãm, trưng bày tài liệu lưu trữ nhằm mục đích: - Tuyên truyền giáo dục quần chúng nhân dân truyền thống cách mạng, lòng yêu nước - Giới thiệu tài liệu phát cho người nghiên cứu phục vụ mục đích khoa học Các tài liệu đưa trưng bày triển lãm phục chế lại từ (giống hệt chính) mà khơng đưa trưng bày đ Cơng bố tài liệu Công bố tài liệu lưu trữ nhằm cung cấp cho nhà nghiên cứu, cho quần chúng biết tài có ý nghĩa phục vụ cho cơng tác tuyên truyền, giáo dục, KHOA QUẢN TRỊ KINH DOANH 137 Bài 6: Công tác lưu trữ cho nghiên cứu lịch sử Hình thức cơng bố tài liệu lưu trữ phong phú: xuất tập sách công bố tài liệu, đăng báo, tạp chí, xây dựng phim… e Cấp tài liệu lưu trữ, chứng thực lưu trữ Việc tài liệu lưu trữ chứng thực lưu trữ Lưu trữ quan Lưu trữ lịch sử thực Người có thẩm quyền cho phép sử dụng tài liệu lưu trữ cho phép tài liệu lưu trữ Chứng thực lưu trữ xác nhận quan, tổ chức Lưu trữ lịch sử nội dung thông tin tài liệu lưu trữ Lưu trữ quan Lưu trữ lịch sử quản lý Cơ quan, tổ chức, Lưu trữ lịch sử tài liệu lưu trữ, chứng thực lưu trữ phải chịu trách nhiệm pháp lý tài liệu lưu trữ, chứng thực lưu trữ Người cấp tài liệu lưu trữ, chứng thực lưu trữ phải nộp lệ phí Bản tài liệu lưu trữ, chứng thực lưu trữ có giá trị tài liệu lưu trữ gốc quan hệ, giao dịch f Mang tài liệu lưu trữ khỏi Lưu trữ quan, Lưu trữ lịch sử Cơ quan, tổ chức, cá nhân mang tài liệu lưu trữ khỏi Lưu trữ quan, Lưu trữ lịch sử để phục vụ công tác, nghiên cứu khoa học nhu cầu đáng khác sau quan nhà nước có thẩm quyền cho phép phải hoàn trả nguyên vẹn tài liệu lưu trữ Bộ trưởng Bộ Nội vụ, quan có thẩm quyền Đảng định việc mang tài liệu lưu trữ Lưu trữ lịch sử nước ngoài; quy định việc mang tài liệu lưu trữ khỏi Lưu trữ lịch sử để sử dụng nước Người đứng đầu quan, tổ chức định việc mang tài liệu lưu trữ Lưu trữ quan nước ngoài; quy định việc mang tài liệu lưu trữ khỏi Lưu trữ quan để sử dụng nước Tổ chức, cá nhân trước mang tài liệu lưu trữ đăng ký nước phải thông báo cho Lưu trữ lịch sử nơi đăng ký biết Tài liệu lưu trữ Lưu trữ lịch sử, tài liệu cá nhân đăng ký Lưu trữ lịch sử trước đưa nước phải lập bảo hiểm tài liệu lưu trữ Thực hành Câu hỏi ôn tập KHOA QUẢN TRỊ KINH DOANH 138 Bài 6: Công tác lưu trữ Khái niệm cơng tác lưu trữ? Trình bày vai trị, tính chất cơng tác lưu trữ? Trình bày công tác thu thập bổ sung tài liệu lưu trữ? Trình bày cơng tác chỉnh lý tài liệu lưu trữ? Thế xác định giá trị tài liệu lưu trữ? Các nguyên tắc xác định giá trị tài liệu? Các tiêu chuẩn xác định giá trị tài liệu? Trình bày cơng tác thống kê kiểm tra tài liệu lưu trữ? Hãy nêu cách bảo quản tài liệu lưu trữ? 10 Hãy nêu cách tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ? KHOA QUẢN TRỊ KINH DOANH 139 TÀI LIỆU THAM KHẢO Nguyễn Hữu Thân, “Quản trị hành văn phịng”, NXB Lao động – Xã hội, 2012 Nguyễn Minh Tuấn, “Quản trị văn phịng”, NXB Đại học Cơng nghiệp Tp.HCM, 2012 Nghiêm Kỳ Hồng, “Quản trị văn phòng”, NXB ĐH Quốc gia thành phố HCM, 2015 Phan Đình Nam, “Lưu Trữ học đại cương”, NXB ĐH Quốc gia thành phố HCM, 2015 Trần Thị Thu Hương, “Kỹ Thuật soạn thảo quản lý văn bản”, NXB Phương Đơng, 2014 Thơng tư 01/2019/TT-BNV, Quy định quy trình trao đổi, lưu trữ, xử lý tài liệu điện tử công tác văn thư, chức Hệ thống quản lý tài liệu điện tử q trình xử lý cơng việc quan, tổ chức Nghị định 30/2020/NĐ-CP Công tác văn thư Luật 80/2015/QH13, Ban hành văn quy phạm pháp luật Quốc Hội Quyết định 38/2014/QĐ-UBND, Ban hành quy định lập hồ sơ, chỉnh lý, số hóa tài liệu nộp lưu trữ hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ quan quan, tổ chức địa bàn thành phố Hồ Chí Minh KHOA QUẢN TRỊ KINH DOANH 140 ... Nhiệm vụ văn phòng 16 Quản trị hành văn phịng 18 2.1 Khái niệm quản trị Quản trị hành văn phòng 18 2.2 Chức Quản trị hành văn phịng 18 Tổ chức máy văn phòng ... viên văn phòng hay quản lý văn phịng Họ đóng vai trị quan nhà nước tổ chức nào, quy mơ lớn hay nhỏ Vậy Quản trị văn phịng gì? Quản trị viên văn phịng làm cơng việc gì? Quản trị văn phịng theo thuật. .. trị thời gian, quản trị thông tin, quản trị hồ sơ; Vận dụng trình tự quản trị thơng tin, quản trị hồ sơ tổ chức; Phân tích khác biệt quản trị thời gian, quản trị thơng tin, quản trị hồ sơ Nội