Giáo trình quản trị văn phòng ( chương vi)

GIÁO TRÌNH QUẢN TR| VĂN PHỊNG CHƯƠNG VI Tổ CHÚC GIẢI QUYẾT VÀ QUẢN LÝ VĂN BẢN Chương giới thiệu vấn đề chung văn quản lý công tác tổ chức giải quản lý văn quan doanh nghiệp IẵMỘT SỐ VẤN ĐỂ CHUNG VỂ VĂN BẢN QUẢN LÝ Khái niệm phân loại văn quản lý a K hái niệm : Văn nói chung phương tiện ghi truyền đạt thông tin ngôn ngữ hay ký hiệu định Tuỳ theo lĩnh vực cụ thể hoạt động xã hội mà văn có hình thức nội dung khác nhau, văn quản lý dạng văn nói chung Văn quản lý văn hình thành, sử dụng hoạt động quản lý lãnh đạo Trong quan nhà nước, văn sử dụng phương tiện để ghi lại truyền đạt định quản lý thơng tin cần thiết hình thành quản lý Văn quản lý nhà nưóc thông tin quản lý thành văn quan nhà nước ban hành theo thẩm quyền, thủ tục trình tự định nhằm điều chỉnh mối quan hệ quản lý hành qua lại quan nhà nước với nhau, 140 Trường Đại học Kinh tế Quốc dân Chương VI: Tổ chúc giải quản lý văn quan nhà nước với tổ chức, cá nhân (các quan Nhà nước là: quan, đồn thể tổ chức kinh tế, xã hội, đơn vị quân đội Nhà nước thành lập) Văn quản lý nhà nước thể ý chí, mệnh lệnh mang tính quyền lực nhà nước, phương tiện để điều chỉnh quan hệ xã hội thuộc phạm vi nhà nước, đồng thời thể kết hoạt động quản lý quan tổ chức Như loại văn tài liệu văn quản lý nhà nước Sự khác biệt văn quản lý so vói loại văn khác thể ở: Hiệu lực pháp lý, quy trình soạn thảo, thể thức văn quy định quan nhà nước có thẩm ¿ỗ Phán loại: Văn quản lý nhà nước phân loại theo nhiều cách khác nhau: Theo tác giả, theo tên gọi, theo hiệu lực pháp lý, theo nội dung Dưới số cách phân loại bản: b l Phản ¡oại theo hiệu lực pháp lý: Văn quy phạm pháp luật: Điều Luật Ban hành văn quy phạm pháp luật năm 1996 quy định: “Văn quy phạm pháp luật văn quan nhà nước có thẩm quyền ban hành theo thủ tục, trình tự luật định có quy tắc sử chung Nhà nước bảo đảm thực nhằm điều chỉnh quan hệ xã hội theo định hướng xã hội chủ nghĩa" Diễn giải khái niệm văn quy phạm pháp luật Nghị định số 101/1997/NĐ-CP Chính phủ rõ: Văn quy phạm pháp luật vănbản có đầy đủ yếu tố sau đây: Trưòng Đại học Kinh tế Quốc dân 141 GIÁO TRÌNH QUẢN TRỊ VÀN PHỊNG Do quan nhà nuớc có thẩm quvền ban hanh với hình thức tươns ứng theo luật định (sẽ đề cập cụ thể phần sau) Chứa đựng quy tắc xừ chung áp dụng nhiều lần, đối vói đối tượne nhóm đối tượng, có hiệu lực ưong phạm vi tồn quốc địa phương Được Nhà nước bào đàm thi hành bằne biện pháp: Tuyên truyền, £Ĩáo dục, thu vết phục, biện pháp tổ chức hành chính, kinh tế, cưỡne chế, quy định chế tài người có hành vi vi phạm Vãn bàn quv phạm pháp luật có vai trị quan ưọns trona quàn lý nhà nước, sờ để xây dựns hoàn thiện hệ thốn văn quản lý nhà nước - Vãn cá biệt (văn áp dụns luật pháp): Đảy nhữns văn chi chứa đựns quy tắc xử riẻns Cữ quan nhà nước có thẩm quyền ban hành theo chức năng, nhiệm vụ Loại văn thườne để giải vụ việc cụ thể, nhữns đối tượns cụ thể Ví dụ: quvết định lẽn Iươns khen thường, bổ nhiệm, miễn nhiệm cán - Văn hành chính: Là nhữns văn để điều hành thực thi vãn bàn quv phạm pháp luật để giải quvết công việc cụ thể để phàn ánh tình hình, giao dịch, trao đổi cơng tác £hi chép cóng việc quan nhà nước V í dụ: cơng văn báo cáo thịns báo ứìỏns cáo - Văn bàn chun mơn nshiệp vụ: Gổm vãn mans tính chấr chun mơn kv thuật riêng từns quan để thực thi 142 Trưởng Đại học Kình tế Quốc dân Chương VI: Tổ chức giải quản lý văn nhiệm vụ Ví dụ: bảng thống kê, hố đơn, biểu giá, hợp đồng, vẽ kỹ thuật b2 Phán loại theo hình thức văn thẩm quyền ban liành - Các văn quy phạm pháp luật: Hiến pháp năm 1992 Luật Ban hành văn quy phạm pháp luật năm 1996 quy định hình thức thẩm quyền ban hành văn quy phạm pháp luật sau: + Quốc hội ban hành loại văn quy phạm pháp luật sau: hiến pháp, luật, luật, nghị + u ỷ ban thường vụ quốc hội ban hành: pháp lệnh, nghị + Chủ tịch nước ban hành: lệnh, định + Chính phủ ban hành: nghị quyết, nghị định + Thủ tướng Chính phủ ban hành: định, thị + Các Bộ trưởng, thủ trưởng quan ngang Bộ, thủ trưởng quan thuộc Chính phủ ban hành: định, thị, thơng tư + Hội thẩm phán tồ án nhân dân tối cao ban hành: nghị + Viện trưởng viện kiểm sát nhân dân tối cao ban hành: định, thị, thông tư + Hội đồng nhân dân cấp ban hành: nghị Trưòng Đại học Kính tế Quốc dân 143 TRÌNH QUẢN TRI VĂN PHỊNG _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _GIÁO _ + u ỷ ban nhân dân cấp ban hành: định, thị + Các quan nhà nước phối hợp với tổ chức trị xã hội ban hành Thơng tư liên tịch để giải thích, hướng dẫn thực văn quan nhà nước cấp - Văn hành chính: Các hình thức văn hành ban hành sử dụng quan nhà nước ta bao gồm: + Thông cáo: Hình thức văn quan nhà nước cao dùng để cơng bố vói nhân dân định, kiện quan trọng + Thông báo: Hình thức văn tổ chức quan dùng để thông tin cho quan, tổ chức cấp ngang cấp tình hình hoạt động vấn đề khác để biết, để thực + Chương trình: Hình thức văn dùng để trình bày dự kiến hoạt động thòi gian định + Kế hoạch công tác (đề án công tác): Hình thức văn nhằm trình bày có hệ thống dự kiến việc tổ chức thực nhiệm vụ công tác công việc thời gian đinh + Đề án: Hình thức văn dùng để trình bày hệ thống ý kiến việc cần làm, cần nêu để thảo luận, thông qua, xin ý kiếnỗ + Báo cáo: Hình thức văn gửi cho cấp để tường trình xin ý kiến (một số) vấn đề, vụ việc định để sơ kết, tổng kết công tác qua dự kiến tới 144 Trường Đại học Kinh tế Quốc dân Chutmg VI: Tổ chức giải quán lý văn bàn quan tổ chức để trình bày vấn đề, việc, đề tài trước hội nghị (nhiều) quan có trách nhiệm + Tờ trình: Hình thức văn đề xuất với cấp phê chuẩn chủ trương, phương án cơng tác, sách, chế độ, tiêu chuẩn, định mức sửa đổi bổ sung chế độ sách + Biên bản: Hình thức văn để ghi lại phần hay đầy đủ diễn biến, kết hội nghị, họp ghi lại vụ việc xảy có xác nhận đương người làm chứng liên quan đến vụ việc + Cơng điện: Hình thức văn dùng để thông tin truyền đạt mệnh lệnh tổ chức người có thẩm quyền trường hợp khẩn cấp + Hợp đồng: Hình thức văn dùng để ghi lại kết thoả thuận quan với nhau, quan với cá nhân việc đó, ghi rõ quyền lợi nghĩa vụ bên ký kết hợp đồng phải thực biện pháp xử lý bên không thực hợp đồng + Cơng văn: Hình thức văn sử dụng vào việc giao dịch quan Nhà nước, tổ chức trị - xã hội với với công dân để thực chức nhiệm vụ + Giấy chứng nhận: Hình thức văn dùng để cấp cho cán công nhân viên liên hệ , giao dịch để thực nhiệm vụ giao giải công việc cần thiết thân + Giấy đường: Hình thức văn cấp cho cá nhân cử cơng tác dùng để tính tiền phụ cấp thời gian cử cơng tác Trưịng Đại học Kinh tế Quốc dân 145 GIÁO TRÌNH QUẢN TRỊ VẦN PHÒNG + Giấy nghỉ phép: Hình thức văn dùng để cấp cho cán nhân viên nghỉ phép xa nơi công tác, dùng để thay giấy đường làm để toán tiền đường + Giấy mời: Hình thức văn dùng để mời đại diện quan cá nhân tham dự cơng việc + Phiếu gửi: Hình thức văn kèm theo văn (công văn đi) Người nhận văn có nhiệm vụ ký xác nhận vào phiếu gửi gửi trả lại cho quan gửi Đây chứng cho việc gửi văn Chức văn quản lý Văn quản lý phương tiện để bảo đảm thông tin cho quản lý Các hệ thống quan quản lý từ Trung ương đến địa phương sử dụng văn quản lý sở pháp lý quan trọng để điều hành hoạt động Văn quản lý có chức sau: a Chức thông tin Mặc dù ngày phương tiện ghi truyền đạt thông tin sử dụng phong phú văn quản lý chiếm vai trò quan trọng phương tiện chủ yếu Văn quản lý giúp quan thu nhận xử lý truyền đạt thông tin cần thiết cho hoạt động quản lý; đồng thời giúp cho quan đánh giá thông tin thu nhận từ nguồn khác Đây chức tổng quát b Chức pháp lý Các văn quản lý, đặc biệt văn quy phạm pháp luật ghi lại quy phạm pháp luật, quan hệ mặt 146 Truòng Đại học Kinh tế Quốc dân Chương VI: Tổ chúc giải quản lỷ văn pháp luật tổn xã hội thời kỳ Đó sở pháp lý để điều chỉnh quan hệ xã hội Văn quản lý sản phẩm vận dụng quy phạm pháp luật vào đời sống thực tế, vào quản lý nhà nước quản lý xã hội Chức pháp lý gắn liền với mục đích ban hành loại văn Ngoài ra, việc truyền đạt quy phạm pháp luật, chủ trương sách quan thực chủ yếu thông qua văn quản lý c Chức quản lý Chức xuất văn sử dụng để thu thập truyền đạt thông tin Văn hình thành tức trình định, truyền đạt lại để tổ chức thực định Văn công cụ thiếu tổ chức điều hành công việc quan, đơn vị Văn công cụ để xác định lề lối, nguyên tắc làm việc, xác định mối quan hệ quan hệ thống quản lý nhà nước quản lý kinh tế d Chức văn hoá Văn quản lý sản phẩm sáng tạo người hình thành trình lao động Văn giúp người ghi chép, lưu giữ truyền bá truyền thống văn hoá qua thời kỳ, hệ khác Bên cạnh ta tìm thấy văn quản lý định chế nếp sống, văn hố thời Trưịng Đợi học Kinh tế Quốc dân 147 GIÁO TRÌNH QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG kỳ lịch sử khác phát triển xã hội, mổi quốc gia, vùng, địa phương khác e Chức x ã hội Văn quản lý thể cách thức đề cập, giải vấn đề xã hội khác phạm vi, thời điểm cụ thể Các văn ban hành chuẩn xác có tác dụng tích cực việc xây dựng giữ gìn định chế xã hội, phù hợp với nhu cầu tiến chung Do vậy, nói văn quản lý góp phần thúc đẩy kìm hãm phát triển xã hội giai đoạn khác n T ổ CHỨC GIẢI QUYẾT VÀ QUẢN LÝ VĂN BẢN Ý nghĩa công tác giải quyết, quản lý văn Giải quản lý văn công việc diễn hàng ngày hàng quan, đơn vị Trong văn phịng, cơng tác thường chiếm phần lớn thòi gian hoạt động văn phịng Nó mạch máu thơng tin bảo đảm quan hệ quan vói quan vói nhân dân Có thể nêu số ý nghĩa công tác giải quản lý văn sau: - Bảo đảm cung cấp kịp thịi, đầy đủ xác thơng tin cần thiết phục vụ cho công tác lãnh đạo Đảng, quản lý Nhà nước, tổ chức, quan, đơn vị - Giúp cho việc giải công việc quan nhanh chóng, xác có chất luợng, đường lối sách, chế độ 148 Trường Đại học Kình tế Quốc dân Chương VI: Tổ chức giải vả quản lý văn - Lưu giữ hồ sơ, tài liệu có giá trị lĩnh vực để phục vụ cho việc tra cứu, giải công việc trước mắt lâu dài - Lưu giữ lại tài liệu, chứng phục vụ cho quan ira, kiểm tra cần thiết nhằm chứng minh cho hoạt động quan có hợp pháp hay khơng Đây chứng chứng minh cho hoạt động quan cách chân thật Nguyên tắc giải quyết, quản lý văn - Để quản lý tập trung thống công việc quan, tất văn - đến quan đường khác phải chuyển qua văn thư đăng ký vào sổ làm thủ tục cần thiết - Việc gửi văn cấp, ngành máy Nhà nước phải theo hệ thống tổ chức Văn quan cấp gửi xuống cấp trực tiếp văn quan cấp gửi cho quan cấp trực tiếp, không gửi văn vượt cấp (trừ trường họp đặc biệt) - Việc tiếp nhộn, gửi văn có vấn đề thuộc phạm vi bí mật quan nhà nước phải thực chế độ giữ gìn bí mật nhà nước quy định Pháp lệnh Bảo vệ bí mật Nhà nưóc cơna bố ngày 8/11/1991; Nghị định số 84-HĐBT ngày 9/3/1992 Hội Bộ trưởng (nay Chính phủ) ban hành "Quy chế Bảo vệ bí mật Nhà nước" Thơng tư số 06 TTBNV ngày 28/8/1992 Bộ Nội vụ hướng dẫn thực Nghị định Hội đồng Bộ trưởng bảo vệ bí mật Nhà nước Trưịng Đại học Kinh tế Quốc dân 149 GIÁO TRÌNH QUẢN TRỊ VĂN PHỊNG CỆNgun tắc - Bảo đảm thống kê tồn diện, kịp thời, xác tài liệu - Bảo đảm thống thống kê bảo quản tài liệu, tài liệu kho lưu trữ thống kê theo kiểu xếp, bảo quản theo cách - Các cơng cụ phải áp dụng thống thể loại, nội dung, đối tượng thống kê Các công cụ thống kê tài liệu lưu trữ - s ổ lìhập tài liệu vào kho lưu trữ Khi nhập tài liệu vào kho lưu trữ phải ghi vào sổ nhập tài liệu theo mẫu sau: Số Ngày Số Tên Tên Số Thời Số Đặc TT tháng văn quan phông phông gian lượng điểm năm hoặc hỗ tinh nhập giao cá nhân sơ cặp tài hình nộp nộp tài liệu liệu tài liệu Ghi tài liệu 10 - Mục lục hồ sơ Đây cơng cụ thống kê dùng để thống kê trực tiếp hổ sơ có phơng (kể sưu tập) tài liệu Mục lục hổ sơ lập phông tài liệu chỉnh lý, lập thành hồ sơ hệ thống hoá theo phương án định 234 Trường Đại học Kinh tế Quốc dân Chuong VII: Soar» thio vSn bin quin Muc luc h6 so bao gom: + Ter nhan de theo mau sau: MUC LUC HO SO Phong Tur h6 sa den ho so - Phong so: - Muc luc so ( quyen so): - S6' trang: - Thcri han bao quan: + Muc luc: Ter muc luc cua muc luc ho scr phai ghi loi noi dau, bang giai thich chir viet tat va bang thong ke theo mdu: BANG THONG KE HO SO Cap Ho sa Tieu de Ngay thang bat dau va ho sa so ho sa ket thuc Sota Ghi chu - So lirong ho so thong ke muc luc - So luong ho so bao quan vinh viln Trudng Dai hpc Kinh te Quoc dan 235 GIÁO TRÌNH QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG - SỐ lượng hồ sơ bảo quản lâu dài - Số lượng tờ mục lục Người lập mục lục ( Chức vụ, họ tên, chữ ký) - SỔ đăng ký mục lục liồ sơ: Những kho lưu trữ lớn bảo quản phông tài liệu có nhiều mục lục hồ sơ phải lập sổ đăng ký mục lục hồ sơ - S ổ thông kê phông: Sổ thống kê phông nhằm thống kê đánh số thứ tự cho phông bảo quản kho, cố định trật tự xếp phơng, tạo sở đánh số tra tìm hồ sơ SỔ THỐNG KÊ PHÔNG Số Ngày tháng lần nhập Tên Tình hỉnh xuất nhập Ghi phơng vào lưu trữ phông tài liệu phông Dáo cáo tổng hợp: (gồm phần): Kho tàng, cán bộ, tài liệu lưu trữ S ổ xuất tài liệu lưu tr ữ : sổ nhằm thống kê tài liệu đưa khỏi kho lưu trữ yêu cầu công tác khai thác, sử dụng, giao nộp cho lưu trữ khác 236 Truồng Đại học Kỉnh tế Quốc dân Chương VII: Soạn thằo vãn bán quản tý ' Công tác kiêm tra tài liệu Kiểm tra tài liệu nhằm mục đích nắm số lượng, trạng thái thực tế tài liệu tình hình bảo quản để phát sai sót, có biện pháp khắc phục sai sót, ngăn chặn không để xảy hậu đáng tiếc a Các hình thức kiểm tra - Kiểm tra định kỳ: Tiến hành theo thời gian định - Kiểm tra đột xuất: Trong trường hợp: + Tài liệu bị thiên tai, địch họa tàn phá + Tình nghi bị cắp + Phát tài liệu bị hư hỏng bảo quản không tốt + Sau di chuyển tài liệu + Người phụ trách thay đổi b Phương pháp kiểm tra Cơng tác kiểm tra tiến hành phông cho phần phông Khi kiểm tra người ta đối chiếu số lượng tình hình thực tế tài liệu với sổ sách, ghi lại sai lệch, lập biên kiểm tra Sau tiến hành kiểm tra, phông, kho lưu trữ phải tích cực áp dụng biện pháp để khắc phục sai sót tìm tài liệu bị mất, bổ sung tài liệu bị thiếu, đòi tài liệu cho mượn hạn, phục chế tài liệu hư hỏng, tăng cường thiết bị bảo quản Đối với tài liệu bị khơng thể tìm thấy, tài liệu bị hư hỏng khơng thể phục chế phải lập biên xoá bỏ sổ sách Trường Đại học Kinh tế Quốc dân 237 GIÁO TRÌNH QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG VI BẢO QUẢN TÀI LIỆU Lưu TRỮ Bảo quản tài liệu tồn cơng việc thực để bảo quản an toàn, kéo dài tuổi thọ tài liệu lưu trữ phục vụ cho việc khai thác, sử dụng trước mắt lâu dài 1ỀNhững nhân tô phá hoại tài liệu lưu trữ a Nhân tô tự nhiên Độ ẩm, nhiệt độ, ánh sáng, bụi, nấm mốc, côn trùng, bão lụt nhân tố tự nhiên trực tiếp phá hoại tài liệu Nước ta khí hậu nóng ẩm, nhiệt độ độ ẩm cao, điều kiện phát sinh nấm mốc thuận lợi trùng sinh sản nhanh Đó khó khăn cho việc bảo quản tài liệu b Nhản tô người Nhân tố người: gồm việc làm có ý thức kẻ địch phá hoại, kẻ gian lấy cắp, cẩu thả thiếu trách nhiệm nhân viên người sử dụng tài liệu, chấp hành không quy định bảo quản tài liệu lưu trữ việc xác định giá trị tài liệu khơng xác tiêu huỷ tài liệu có giá trị c Các nhân tơ thuộc hố học Các hóa chất q trình bảo quản, chất xâm nhập từ môi trường bị ô nhiễm bên vào tài liệu Thiết bị chê độ bảo quản tài liệu lưu trữ Phòng lưu trữ (kho) phải làm nơi khô ráo, sách xa hồ ao, cống rãnh, xa mạch nước ngầm Chỗ để tài liệu phải cách biệt phòng làm việc khác Trong phịng (kho) phải có đầy đủ 238 Trường Đại học Kình tế Quốc dân Chương VU: Soạn thào vãn bàn quẩn lý thiết bị cần thiết phù hợp vói yêu cầu bảo quản như: giá, tủ xếp tài liệu, thiết bị điểu hoà nhiệt độ, chống ẩm thiết bị khác Khi bảo quản tài liệu lưu trữ cần phải để tài liệu hộp kín xếp lên giá tủ Khi tài liệu bàn giao từ phận sang phận khác phục vụ sử dụng phải ghi biên bản, trả lại phải kiểm tra Đặc biệt, phải có nội quy thực nghiệm ngặt nội quy phòng cháy chữa cháy VII TỔ CHỨC SỬ DỤNG TÀI LIỆU LƯU TRỮ Khái niệm, nguyên tắc Tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ trình cung cấp cho quan, tổ chức kinh tế, xã hội cá nhân thông tin cần thiết từ tài liệu lưu trữ Trong công tác lưu trữ, công tác tổ chức sử dụng tài liệu vừa khâu cuối cùng, vừa kết khâu nghiệp vụ lưu trữ, mục đích cơng tác lưu trữ nói chung Cơng tác nhằm biến thông tin khứ thành tri thức văn hoá, khoa học, kỹ thuật người phục vụ sản xuất, kinh doanh, phục vụ công tác quản lý lãnh đạo Công tác tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ cần đựoc tiến hành theo nguyên tắc: N quyên tắc 1: Nguyền tắc trị Pháp lệnh bảo vệ tài liệu lưu trữ quốc gia quy định "việc sử dụng công bố tài liệu lưu trữ quốc gia phải phục vụ đường Trưịng Đại học Kỉnh tế Quốc dân 239 GIÁO TRÌNH QUẢN TRỊ VẲN PHỊNG lối, sách đảm bảo bí mật Đảng Nhà nước" Việc sử dụng tài liệu để thực nhiệm vụ trị Đảng Nhà nước thời kỳ Nguyên tắc 2: Nguyên tấc mật Để thực nguyên tắc cần phải quy định loại đối tượng sử dụng tài liệu nào, thuộc phông thời gian nào, đồng thời thực đầy đủ quy định chế độ bảo quản, sử dụng, ghi chép tài liệu Nguyên tắc 3: Bảo đảm công tác thơng tin tư liệu nhanh chóng, xác Các hình thức tổ chức sửdụng tài liệu cu Tổ chức phòng đọc Mỗi phòng, kho lưu trữ cần phải có phịng đọc với trang thiết bị cần thiết phục vụ cho việc tra tìm nghiên cứu tài liệu Ngoài ra, để kiểm tra, theo dõi việc sử dụng tài liệu, phịng đọc phải có loại sổ sách, giấy tờ cần thiết sau đáy: - Đơn xin nghiên cứu tài liệu lưu trữ - Phiếu yêu cầu sử dụng tài liệu lưu trữ - Sổ giao nhận tài liệu hàng ngày với người đọc - Sổ đăng ký chụp tài liệu - Biểu đồ tiến độ sử dụng tài liệu (đối với kho lưu trữ có số lần nghiên cứu sử dụng tài liệu nhiều) - Sổ góp 240 ý kiến người nghiên cứu, sử dụng tài liệu Trường Đại học Kinh tế Quốc dân Mục lục b Cấp lục trích lục tài liệu lưu trữ Nếu quan cá nhân có nhu cầu lục trích tài liệu để làm chứng giải công việc đề nghị cấp thẩm quyền xem xét cấp lục trích lục tài liệu theo quy định c Thông báo tài liệu lưu trữ Mục đích để thơng tin cho quan, người nghiên cứu tài liệu lưu trữ có giá trị bảo quản kho lưu trữ để họ đến nghiên cứu, khai thác Trong thông báo cần viết rõ tên tài liệu, số tra tìm kho thủ tục cho phép nghiên cứu, sử dụng tài liệu d Triển lãm tài liệu Triển lãm tài liệu nhằm mục đích: - Tuyên truyền giáo dục quần chúng nhân dân truyền thống cách mạng, lòng yêu nước - Giới thiệu tài liệu phát cho người nghiên cứu phục vụ mục đích khoa học Các tài liệu đưa trưng bày triển lãm phục chế lại từ (giống hệt chính) mà khơng đưa trưng bày e Cơng bổ tài liệu Cơng bố tài liệu lưu trữ nhằm cung cấp cho nhà nghiên cứu, cho quần chúng biết tài liệu có ý nghĩa phục vụ cho cơng tác tun truyền, giáo dục, cho nghiên cứu lịch sử Hình thức công bố tài liệu lưu trữ phong phú: xuất tập sách c ô n s bố tài liệu, đăng báo, tạp chí, xây dựng phim Trường Đại học Kinh tế Quốc dân 241 GIÁO TRÌNH QUẢN TRỊ VĂN PHỊNG MỰC LỤC ■ ■ N Ộ I DUNG LỜI NĨI ĐẦU CHUỒNG I: CƠNG TÁC T ổ CIIÚC VĂN PHÒNG I Khái niệm, chức năng, nhiệm vụ văn phòng Trang 5 Khái niệm văn phòng Chức văn phòng Nhiệm vụ văn phòng IIề Tổ chức văn phòng Cơ cấu tổ chức văn phịng Bố trí văn phịng 10 10 12 Trang thiết bị văn phòng 16 Hiện đại hóa cơng tác văn phịng 17 Bố trí phịng làm việc thư ký 20 IIIề Xây dựng quy chế tổ chức hoạt động văn phòng CIIUƠNG II: TỔ CHÚC LAO ĐỘNG VĂN PIIÒNG Iế Thư ký văn phòng 22 28 28 Chức nhiệm vụ người thư ký 28 Những yêu cầu người thư ký 30 Quan hệ ngưòi thư ký với thủ trưởng 33 II Các quản trị viên văn phòng khác 35 Hiểu vận dụng sâu sắc chức quản trị 36 Vận dụng kỹ quản trị 36 242 Trường Đại học Kinh tế Quốc dân Mụclục _ _ _ _ _ _ _ _ Phẩm chất cá nhân IIIề Hoạt động giao tiếp quản trị vỉcn văn phịng Khái niệm hình thức giao tiếp Những nguyên tắc giao tiếp 37 38 38 43 Xây dựng tập thể văn phịng vững mạnh IV Cơng tác tuyển dụng quản trị vicn văn phịng 46 49 Chính sách tuyển dụng Xây dựng thực quy trình tuyển dụng 49 50 CIIUƠNG III TIIÔNG TIN TRONG NGHIỆP v ụ VĂN PHỊNG I Khái niệm, vai trị phân loại thông tin Khái niệm thông tin 53 53 53 Vai trị thơng tin 54 Phân loại thông tin 55 II Tổ chức công tác thông tin nghiệp vụ văn phòng Những yêu cầu tổ chức công tác thông tin 61 61 Quy trình tổ chức cơng tác thơng tin nghiệp vụ văn phịng 63 Hồn thiện hệ thốns thơng tin quan đơn vị 67 CIIUƠNG IV MỘT SỐ NGHIỆP v ụ c BẢN CỦA VĂN PHÒNG IẾNghiệp vụ tổ chức họp, hội thảo, hội nghị 71 71 Ý nghĩa hội nshị 71 Phân loại hội nghị Phương pháp tổ chức hội nghị 71 75 Trưòng Đại học Kinh tế Quốc dân 243 GIÁO TRÌNH QUẢN TRỊ VĂN PHỊNG IIễ Nghiệp vụ tổ chức ngày làm việc Tự nhân viên xếp bố trí cơng việc 83 cho làm việc nhiều nhất, có hiệu cao ngày 83 Lên lịch làm việc (của cá nhân, văn phòng, thủ trưởng) Chánh văn phịng, phó chánh văn phịng phải điều hành 84 ngày làm việc từ bắt đầu đến kết thúc, ngày làm việc cho trôi chảy, hiệu 85 IIIẾTổ chức chuyên công tác lãnh đạo 86 Vai trị chuyến cơng tác lãnh đạo Lập kế hoạch chuyến công tác 86 87 Chuẩn bị cụ thể cho chuyến 87 CHUƠNG V: T ổ CHÚC CÔNG TÁC LỄ t â n 92 I Một sô vấn đề chung vê hoạt động lỗ tân Lễ tân gì? 92 92 Vai trị cơng tác lễ tân 93 Những nguyên tắc hoạt động lễ tân quan 94 II Hoạt động đón tiếp khách co quan 95 Trang bị lễ tân 95 Phân loại khách 96 Đón tiếp khách 97 Ngắt quãng hay kết thúc nói chuyện 100 Tổ chức buổi hẹn gặp 101 Hủy bỏ hẹn Xử lý phàn nàn khách 244 Trường Đại học Kinh tế Quốc dân 102 103 Mục lục III Tiêp khách qua điện thoại 104 Vai trò điện thoại văn phòng Sử dụng điện thoại để tiếp khách Các loại danh bạ điện thoại IV Đãi khách 104 104 108 108 Giải khát đãi khách 108 Đặt tiệc 109 110 110 VỆLễ tân hội nghị tiệc chiêu đãi Mời khách Đón tiếp khách Ngơi thứ xếp chỗ khách 116 120 Phát biểu 128 Phục vụ khách bữa tiệc chiêu đãi 134 CHUƠNG VI TỔ CHÚC GIẢI QUYẾT VÀ QUẢN LÝ VẪN BẢN IỆMột số vấn đề chung vê văn quản lý Khái niệm phân loại văn quản lý Chức văn quản lý II Tổ chức giải quản lý văn ban Ý nghĩa côns tác giải quyết, quản lý văn Nsuyên tắc giải quyết, quản lý văn 140 140 140 146 148 148 Tổ chức giải văn đến 149 157 Tổ chức giải quản lý văn mật 160 Công tác lập hồ sơ 162 Nộp hồ sơ vào lưu trữ quan CHUƠNG VII SOẠN TIIẢO VĂN BẢN QUẢN LÝ Trưòng Đại học Kinh tế Quốc dơn 175 178 245 GIÁO TRÌNH QUẢN TRÍ VĂN PHỊNG Iề Những quy định chung thủ tục soạn thảo văn 178 Nguyên tắc văn Thủ tục ban hành văn 178 180 Thể thức văn (cơ cấu hình thức văn bản) 181 Số ký hiệu văn 183 Tên loại văn 186 Trích yếu văn 186 Các ban hành Nội dung văn 186 187 Điều khoản thi hành 187 10 Thẩm quyền ký 11 Con dấu 187 188 12 Nơi nhận 188 13 Dấu mức độ "mật", độ "khẩn" 14 Tên viết tắt người đánh máy số lượng 189 đánh máy chụp 189 II Soạn thảo văn pháp quv Nhữns yêu cầu văn pháp quy 190 190 Quy trình soạn thảo văn pháp quy 192 IIIế Soạn thảo văn hành Quy trình soản thảo văn hành 197 197 Phương pháp soạn thảo số văn hành thơng thường 199 CHUƠNG VIII CƠNG TÁC LUlĩ TRỮ 214 I Khái niệm, vị trí, tính chát cơng tác lưu trữ Tài liệu lưu trữ 214 214 246 Trường Đại học Kinh tế Quốc dân Khái niệm cơng tác lưu trữ Vị trí, tính chất cơng tác lưu trữ II Cóng tác thu thập, bổ sung tài liệu lưu trữ Khái niệm, nguyên tắc công tác thu thập, bổ sung tài liệu lưu trữ Nội dung công tác thu thập bổ suns tài liệu lưu trữ quan Nội dung công tác thu thập, bổ sung tài liệu lưu trữ lưu trữ nhà nước IIIỄCông tác chỉnh lý tài liệu lưu trữ Khái niệm, mục đích, nguyên tắc công tác chỉnh lý tài liệu lưu trữ Quá trình chỉnh lý tài liệu IV Xác định giá trị tài liệu Khái niệm, nauyên tắc xác định tài liệu Các tiêu chuẩn để xác định giá trị tài liệu Tổ chức côno tác xác định giá trị tài liệu lưu trữ V ẳ Thòng kê kiêm tra tài liệu Khái niệm, mục đích, ngun tắc Các cơng cụ thốns kê tài liệu lưu trữ Côns; tác kiểm tra tài liệu VI Bảo q u ản tài liệu lưu trữ Nhữns nhân tô phá hoại tài liệu lưu trữ Thiết bị chế độ bảo quản tài liệu lưu trữ VII Tổ chức sử dụng tài liệu lun trữ Khái niệm, nguyên tắc Các hình thức tổ chức sử dụng tài liệu Trường Đại học Kinh tế Quốc dân 216 217 218 218 220 222 223 223 223 228 228 230 232 233 233 234 237 238 238 238 239 239 240 247 GIÁO TRÌNH QUẢN TRỊ VĂN PHỊNG GIÁO TRÌNH QUẢN TRÍ VĂN PHÒNG NHÀ XUẤT BẢN LAO ĐỘNG - XÃ HỘI 41B Lý Thái Tổ, Hà Nội ĐT: 04.8241706 - Fax: 04.9348283 Chịu trách nhiệm xu ấ t NGUYỄN ĐÌNH THIÊM Biên tập vù sửa in TỐNG DIỄM LAN Trình bày bìa MINH THU In 1.500 khổ (14,5 X 20,5)cm, Xí nghiệp in - Nhà xuất Lao độne - Xã hội Giấy chấp nhận đăng ký kế hoạch xuất số: 21-193/XB-QLXB Cục Xuất cấp ngày 21/2/2005 In xong nộp lưu chiểu Quý 1/2005 248 Trường Đại học Kinh tế Quốc dân ... Hổ sơ bảo quản vĩnh viễn - Hồ sơ bảo quản lâu dài - Hồ sơ bảo quản tạm thời Thủ trưởng quan (Chánh văn phịng) (Ký tên, đóng dấu) Trựịng Đọi học Kinh tế Quốc dân 167 GIÁO TRÌNH QUẢN TRỊ VĂN PHỊNG... phương quản lý Văn phải theo quy định pháp luật thể thức, thủ tục, quy chế, từ ngữ, cách viết văn quản lý Trưòng Đại học Kinh tế Quốc dân 179 GIÁO TRÌNH QUẢN TRỊ VĂN PHỊNG Thủ tục ban hành văn a... hành văn - Đối với văn hành có tên loại báo cáo, tờ trình, thơng báo cách ghi giống văn cá biệt (không ghi năm ban hành văn bản) - Đối với văn hành khơng tên loại (cơng văn) khơng ghi ký hiệu văn