Giáo trình Quản trị văn phòng trang bị cho sinh viên những kiến thức cần thiết trong quá trình quản trị hoạt động hành chính trong các văn phòng, nhấn mạnh đến hành chính trong các doanh nghiệp (hành chính kinh doanh). Đồng thời qua môn học sinh viên còn được trang bị những kỹ năng cơ bản trong hoạt động nghiệp vụ văn phòng. Mời các bạn cùng tham khảo!
ỦY BAN NHÂN DÂN TỈNH ĐỒNG THÁP TRƯỜNG CAO ĐẲNG CỘNG ĐỒNG ĐỒNG THÁP GIÁO TRÌNH MƠN HỌC: QUẢN TRỊ VĂN PHỊNG NGÀNH, NGHỀ: QUẢN TRỊ KINH DOANH TRÌNH ĐỘ: CAO ĐẲNG (Ban hành kèm theo Quyết định số 80/QĐ-CĐCĐ ngày 30 tháng năm 2017 Hiệu trưởng trường Cao đẳng Cộng đồng Đồng Tháp) Đồng Tháp, năm 2017 TUYÊN BỐ BẢN QUYỀN Tài liệu thuộc loại sách giáo trình nên nguồn thơng tin phép dùng nguyên trích dùng cho mục đích đào tạo tham khảo Mọi mục đích khác mang tính lệch lạc sử dụng với mục đích kinh doanh thiếu lành mạnh bị nghiêm cấm LỜI GIỚI THIỆU Bộ phận văn phịng đóng vai trò quan trọng hoạt động quan doanh nghiệp, Quản trị văn phòng quan trọng cần thiết cho quan, tổ chức, doanh nghiệp từ Trung ương đến địa phương Có nhiều quan niệm khác văn phịng, cơng việc chủ yếu văn phòng là: xử lý lưu trữ thông tin, tổ chức buổi họp, chiêu đãi, công tác lễ tân, trợ giúp lãnh đạo quan… Quản trị văn phòng lĩnh vực quản trị có nội dung phong phú, sinh viên cần trang bị đầy đủ kiến thức quản trị văn phịng, để làm tốt cơng việc văn phòng Nội dung giảng gồm chương: - Chương 1: ĐẠI CƯƠNG VỀ VĂN PHÒNG VÀ QUẢN TRỊ VĂN PHỊNG - Chương 2: CƠNG TÁC TỔ CHỨC TRONG VĂN PHÒNG - Chương 3: QUẢN TRỊ LAO ĐỘNG TRONG VĂN PHÒNG - Chương 4: CÁC NGHIỆP VỤ CƠ BẢN CỦA VĂN PHỊNG Trong q trình biên soạn giáo trình khơng tránh khỏi thiếu sót, mong nhận ý kiến đóng góp quý báu độc giả, bạn sinh viên,… để giáo trình ngày hoàn thiện lần tái sau TP Cao Lãnh, ngày 15 tháng năm 2017 Tham gia biên soạn Chủ biên: ThS Nguyễn Thị Kim Hương ThS Nông Thị Mỹ Duyên MỤC LỤC Trang LỜI GIỚI THIỆU DANH MỤC CÁC BẢNG, HÌNH Chương 1: ĐẠI CƯƠNG VỀ VĂN PHÒNG VÀ QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG 1.1 Những vấn đề văn phòng quản trị văn phòng 1.1.1 Khái niệm quản trị văn phòng 1.1.2 Chức nhà quản trị văn phòng 1.1.3 Vai trò nhà quản trị văn phòng 1.1.4 Các mối quan hệ giao tiếp nhà quản trị văn phòng 1.1.5 Hoạch định kiểm tra cơng việc hành 1.2 Quản lý công việc văn phòng 1.2.1 Khái niệm, chức nhiệm vụ văn phòng 15 1.2.2 Tổ chức máy hành văn phịng 18 Câu hỏi ôn tập chương 23 Chương 2: CÔNG TÁC TỔ CHỨC TRONG VĂN PHÒNG 2.1 Cơ cấu tổ chức giao tiếp thông thường 2.1.1 Cơ cấu tổ chức 24 2.1.2 Giao tiếp qua danh thiếp 26 2.1.3 Giao tiếp qua điện thoại 26 2.2 Tổ chức nơi làm việc giao tiếp môi trường công ty 2.2.1 Giao tiếp với đồng nghiệp 30 2.2.2 Giao tiếp với cấp 31 2.2.3 Giao tiếp với cấp 31 2.3 Bố trí xếp chỗ làm Đón tiếp khách quan 31 2.4 Hiện đại hóa văn phịng 34 Câu hỏi ôn tập chương 38 Chương 3: QUẢN TRỊ LAO ĐỘNG VĂN PHÒNG 3.1 Các khái niệm, phân loại …………………………………………………………… 39 3.2 Thư ký 3.2.1 Nhiệm vụ thư ký 42 3.2.2 Các kỹ thư ký 43 3.2.3 Yêu cầu phẩm chất cá nhân thư ký 45 3.2 Quản trị viên văn phòng doanh nghiệp 3.2.1 Mức độ am hiểu chức quản trị 47 3.2.2 Mức độ vận dụng kỹ 47 3.2.3 Nhiệm vụ quản trị viên văn phòng 47 3.2.4 Những yêu cầu phẩm chất cá nhân quản trị viên văn phòng 48 3.3 Quản trị viên tập thể văn phòng 49 Câu hỏi ôn tập chương 50 Chương 4: CÁC NGHIỆP VỤ CƠ BẢN 4.1 Tổ chức công tác thông tin 51 4.2 Tổ chức bố trí văn phịng 4.2.1 Chú ý đến mối tương quan phận phòng ban 52 4.2.2 Bố trí theo luồng cơng việc 52 4.2.3 Hạn chế sử dụng phòng riêng 52 4.2.4 Bố trí vách ngăn 53 4.2.5 Bố trí phịng làm việc cấp lãnh đạo 53 4.2.6 Bố trí phịng họp chung 54 4.3 Tổ chức quản lý thời gian khung cảnh văn phòng 4.3.1 Tổ chức tiếp khách 55 4.3.2 Tổ chức hội họp 56 4.3.3 Tổ chức chuyến công tác 56 4.4 Công tác văn thư lưu trữ 58 Câu hỏi ôn tập chương 62 TÀI LIỆU THAM KHẢO 63 DANH MỤC CÁC BẢNG, HÌNH Trang Bảng 1.2.2.2a Bảng danh sách việc phải làm hôm 20 Bảng 1.2.2.2b Bảng danh sách công việc tuần 21 Bảng 1.2.2.2c Lịch thời biểu hàng ngày 22 Hình 1.1.5.2a Các mức độ kiểm tra 12 Hình 1.1.5.2b Các bước tiến trình kiểm tra 14 Hình 1.2.2.2a Tập trung theo địa bàn 19 Hình 1.2.2.2b Tập trung theo chức 20 Hình 2.1.3.1 Mẫu phiếu nhắn tin 29 Hình 2.3.2 Mẫu phiếu hẹn 33 Hình 2.4.3.1a Sắp xếp chỗ ngồi cho bàn tiệc hình chữ nhật (khách khơng có phu nhân) 36 Hình 2.4.3.1b Sắp xếp chỗ ngồi cho bàn tiệc hình chữ nhật (khách có phu nhân) 36 Hình 2.4.3.1c Sắp xếp chỗ ngồi cho bàn tiệc hình chữ nhật (có khách danh dự) 36 Hình 2.4.3.2a Sắp xếp chỗ ngồi cho bàn tiệc hình trịn (khách có phu nhân) 37 Hình 2.4.3.2b Sắp xếp chỗ ngồi cho bàn tiệc hình trịn (khách khơngcó phu nhân) 37 Hình 2.4.3.2c Sắp xếp chỗ ngồi cho bàn tiệc hình trịn (có khách danh dự) 37 Hình 4.2.4a Phịng làm việc có vách ngăn thấp 50 Hình 4.2.4b Phịng làm việc có vách ngăn cao 51 Hình 4.2.5 Phịng làm việc lãnh đạo 52 Hình 4.2.6.1 Khu vực lễ tân văn phòng Huawei Charmvit Plaza- Hà nội 53 Hình 4.2.6.2a Nội thất phịng họp nhỏ 54 Hình 4.2.6.2b Nội thất phịng họp lớn 55 GIÁO TRÌNH MƠN HỌC Tên mơn học: Quản trị văn phịng Mã mơn học: KT413 Vị trí, tính chất, ý nghĩa vai trị mơn học: - Vị trí: Mơn học Quản trị văn phịng mơn học bắt buộc thuộc khối học phần chuyên ngành chương trình đào tạo cao đẳng nghề Quản trị kinh doanh, bố trí giảng dạy sau mơn học sở - Tính chất: Mơn học Quản trị văn phịng mơn học quan trọng chương trình đào tạo cao đẳng nghề Quản trị kinh doanh, trang bị kiến thức quản trị văn phòng cho sinh viên - Ý nghĩa vai trị mơn học: Mơn học Quản trị Văn phòng nhằm trang bị cho sinh viên kiến thức cần thiết trình quản trị hoạt động hành văn phịng, nhấn mạnh đến hành doanh nghiệp (hành kinh doanh) Đồng thời qua mơn học sinh viên cịn trang bị kỹ hoạt động nghiệp vụ văn phòng Những kiến thức quản trị hoạt động hành văn phịng tảng cho việc điều hành xử lý công việc hành văn phịng nhằm phục vụ mục tiêu phát triển doanh nghiệp Mục tiêu môn học: - Về kiến thức: Giúp sinh viên nắm kiến thức quản trị hành chánh văn phòng, số nghiệp vụ công tác văn phòng - Về kỹ năng: Trang bị cho sinh viên kiến thức cần thiết quy trình quản trị hoạt động hành văn phòng, đặc biệt văn phòng doanh nghiệp Cùng với kỹ hoạt động nghiệp vụ văn phịng như: Tiến trình xử lý cơng văn, thu thập xử lý thông tin, hoạch định tổ chức hội họp, chuyến công tác,… - Về lực tự chủ trách nhiệm: Sinh viên cần ý thức rõ môn học cung cấp kỹ làm việc quan, tổ chức doanh nghiệp Vì trình học tập sinh viên cần rèn luyện kỹ cho thân, cần ý tích cực tham gia nội dung thảo luận giảng viên tổ chức lớp tự nghiên cứu cập nhật kiến thức Nội dung môn học: Chương 1: ĐẠI CƯƠNG VỀ VĂN PHÒNG VÀ QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG Mã chương: KT413-1 Giới thiệu chương: Văn phòng quản trị văn phòng thuật ngữ quen thuộc quan, tổ chức, doanh nghiệp hiểu rõ vai trò, ý nghĩa quản trị văn phịng để thực cách có hiệu Chương cho người học nhìn tổng quan văn phịng, quản trị văn phòng, chức năng, nhiệm vụ văn phòng xu hướng văn phòng Mục tiêu: - Mô tả chức nhiệm vụ quản trị hành văn phịng - Phân biệt văn phịng quản trị hành văn phịng - Hiểu vị trí, tiêu chuẩn, chức năng, nhiệm vụ cấp bậc hành văn phịng cần phải có - Kiểm sốt cơng việc hành văn phịng 1 Những vấn đề quản trị hành văn phịng 1.1.1 Khái niệm quản trị hành văn phịng Đối với nhiều người văn phòng nơi thư từ, biểu mẫu, báo cáo, hồ sơ lưu trữ thự người đánh máy, thư ký, nhân viên quản lý hồ sơ, người vận hành máy móc, giám sát viên quản lý Trong môi trường thế, điểm nhấn thường vật thể hữu thư từ, ghi chép, báo cáo, văn hóa đơn, ghi chú, biên lưu trữ tủ hồ sơ chứa đầy tài liệu in Hình thức văn phòng xuất thực tiễn nhà quản trị hành văn phịng, tranh khơng hồn chỉnh Ngược lại với nhìn trước văn phịng, hình thức văn phòng chậm rãi chắn xuất Đó kết cấu chặt chẽ chủ yếu dựa vào hệ thống máy móc điện tử có tác động lớn đến tồn tổ chức mà phụ thuộc Trong hình thức văn phịng đại điểm nhấn khơng phải việc lưu trữ biểu mẫu mà thông tin biểu mẫu Điểm nhấn khơng đơn máy móc mà toàn hệ thống bao gồm vận hành đồng máy móc nhân viên Mơi trường văn phịng mang đến nhiều thay đổi, thay đổi mang đến chuyên môn hóa lớn cho hầu hết nhân viên văn phịng Đồng thới mang đến nhu cầu dành cho nhà quản lý hành với kiến thức hiểu biết rộng lớn hơn.Chức người quản lý phải đối mặt làm việc với nhân tố kinh tế, nhân lực, vật tư đặc biệt quan trọng với nhân viên chịu quản lý trực tiếp Với thực tế nói trên, quản trị hành văn phịng trở thành nhu cầu tất yếu quan tổ chức Quản trị hành văn phịng việc hoạch định, tổ chức, phối hợp, tiêu chuẩn hóa kiểm sốt hoạt động xử lý thơng tin, giúp quan tổ chức vận hành tốt để đạt mục tiêu 1.1.2 Chức nhà quản trị hành văn phịng Hoạch định (Planning): Kết hợp hình thức xử lý thơng tin khác nhau: thông tin liên lạc, quản lý hồ sơ lưu trữ, thư từ, chép in ấn; tìm kiếm vị trí văn phịng thích hợp; trang bị mơi trường làm việc với thiết bị nội thất đại, vận hành tốt hiệu quả; tuyển chọn nhân viên thích hợp để đảm bảo công việc tiến hành trôi chảy nhanh chóng Tổ chức (organizing): Ứng dụng nguyên tắc tổ chức văn phòng việc hoạch định mối quan hệ công việc nhân viên, trang bị phương tiện tốt để đạt suất cao Lãnh đạo (Leading): Dẫn dắt giám sát hiệu hoạt động văn phịng: tn thủ thực sách tuyển chọn nhân lực phù hợp nhằm trì mức độ tinh thần mong muốn; huấn luyện, đào tạo, thăng cấp trả cơng nhân lực văn phịng; cung cấp hệ thống thông tin liên lạc thông suốt cơng nhân viên chức Kiểm sốt (Controlling): Phát triển, thiết lập cải thiện hệ thống trình hành văn phịng, hồn thành giai đoạn cơng việc văn phịng; giám sát tìm kiếm, chuẩn bị cách thức sử dụng hình thức văn phịng nguồn cung cấp khác; đo lường cơng việc hoàn thành thiết lập tiêu chuẩn cho thành nó; cắt giảm chi phí hoạt động văn phòng; chuẩn bị ngân sách, báo cáo, sổ sách văn phịng nhằm làm sở để kiểm sốt cắt giảm chi phí 1.1.3 Vai trị nhà quản trị hành văn phịng Là vị trí chủ yếu việc tập hợp, xử lý, lưu trữ, thu hồi phân phối thông tin, nhà quản trị hành văn phịng đóng vai trị quan trọng trình định Nhiệm vụ nhà quản trị định với thơng tin xác, dễ truy cập hành mức chi phí thấp Mặc dù nhà quản trị có trách nhiệm khác nhau, hầu hết thực số hoạt động phổ biến có hoạt động thực nhiều nhất, là: tuyển dụng nhân kiến tạo mối quan hệ; phân tích cơng việc; soạn thảo văn thư báo cáo Ngồi nhà quản trị văn phòng sử dụng phần lớn thời gian cho việc thông tin liên lạc, đào tạo thăng cấp nhân viên phân tích hệ thống công việc 1.1.4 Các mối quan hệ giao tiếp nhà quản trị hành 1.1.4.1 Mối quan hệ nội (Intradepartmental Relationship) Mối quan hệ thuộc quan hệ trực tuyến, cịn xem quan hệ thứ bậc tổ chức Nhà quản trị hành văn phịng có quyền hạn trách nhiệm thành viên thuộc phận Mối quan hệ bao gồm việc hiểu biết mối tương quan nhân sự, cách thức phương pháp kiểm tra nhân viên, hiểu biết đầy đủ tiêu chuẩn hành văn phịng, thủ tục cơng việc hành 1.1.4.2 Mối quan hệ liên phận ( Interdepartermental Relationship) Đây mối quan hệ ngang: quan hệ nhà quản trị hành với nhân viên cấp quản trị phận khác Nhà quản trị hành cần vào tài liệu quy định chức năng, nhiệm vụ đơn vị tổ chức, từ xác định mối liên hệ phối hợp đơn vị Nhà quản trị hành nên cố vấn thủ tục cơng việc hành văn phịng tất sách ảnh hưởng chịu ảnh hưởng hoạt động hành văn phịng cho tất phịng ban đơn vị quan Ngồi ra, cân có hợp tác chặt chẽ, cung cấp thơng tin nhận yêu cầu từ đơn vị khác 1.1.4.3 Mối quan hệ với khách hàng (Customers Relationship) Mối quan hệ thực hiên thông qua thư từ, điện thoại, tiếp xúc hoạt động tương tự Đối với nhiều khách hàng tiếp xúc thức với cơng ty thơng qua hoạt động hành văn phịng Vì nhà quản trị hành cần tổ chức tốt hình thức tiếp xúc với khách hàng, đề quy định cho đơn vị cá nhân thường xuyên phải giao tiếp với khách hàng nhân viên lễ tân, nhân viên kinh 10 CÂU HỎI ÔN TẬP CHƯƠNG Thư ký ? Nêu chức nhiệm vụ quản trị người thư ký? Những phẩm chất cá nhân cần có người thư ký? Tầm quan trọng việc vận dụng kỹ quản trị viên văn phịng? Trình bày u cầu phẩm chất cá nhân quản trị viên văn phịng? Trình bày chức năng, nhiệm vụ quản trị viên văn phịng? Trình bày cách xây dựng máy văn phòng vững mạnh? 49 Chương 4: CÁC NGHIỆP VỤ CƠ BẢN CỦAVĂN PHÒNG Mã chương: KT413-4 Giới thiệu: Nghiệp vụ hành văn phịng kiến thức quan trọng, khơng thể thiếu muốn thành công lĩnh vực Đây chương quan trọng, cơng việc hành văn phịng khơng đơn giản, cần thực khối lượng công việc lớn Người làm cần có kiến thức, kỹ hồn thành tốt cơng việc Ngồi chế cạnh tranh thị trường ngày khắc nghiệt Do nghiệp vụ HCVP trở nên quan trọng cần thiết Mục tiêu: - Phân loại thơng tin văn phịng; trình bày ngun tắc mơ tả quy trình tổ chức thơng tin; - Vận dụng số nội dung công tác hoạch định thời gian để sử dụng thời gian hiệu nhất; - Giúp học viên giúp học viên làm để bố trí nơi làm việc phù hợp mang lại hiệu kinh tế cao - Biết cách bố trí phịng phù hợp - Nắm nguyên tắc bố trí nơi làm việc hiệu 4.1 Vấn đề đặt nơi làm việc Khơng gian làm việc thực có ảnh hưởng đến suất hiệu công việc Tổ chức không gian làm việc cho đảm bảo thuận tiện thoải mái, an toàn cho nhân viên thao tác hoạt động yêu cầu mà người quản lý cần quan tâm Không gian làm việc dễ tác động đến trạng thái tâm lý nhân viên Nhân viên mong muốn làm việc môi trường động, dễ chịu thoải mái Không gian làm việc tốt nguồn động lực mạnh mẽ giúp họ sáng tạo hay đưa định, phương án chiến lược đắn 4.2 Bố trí văn phịng theo mặt mở Trước bố trí văn phịng hay cần thay đổi cách bố trí tại, người quản lý cần biết rõ nhu cầu sử dụng mặt bằng, máy móc thiết bị văn phịng Khơng có quy định cứng nhắc diện tích sử dụng dành cho cá nhân, thơng thường vị trí quản lý, người có chức vụ thường bố trí mặt rộng hơn, tùy vào mặt chung mà cơng ty có 4.2.1 Chú ý đến mối tương quan phận, phòng ban 50 - Sắp xếp cho tổ chức phát triển, dễ dàng thay đổi vị trí phịng ban - Sắp xếp phịng ban có quan hệ mật thiết với gần hay sát Mặc dù tất phận có quan hệ với vài phận có quan hệ nhiều Ví dụ: Phòng họp nên gần phòng cấp quản trị thường hay sử dụng - Bố trí phận hay tiếp xúc với khách hàng hay với quan bên gần lối vào, thang máy khu vực tiếp tân - Bộ phận cần tập trung suy nghĩ bố trí khu vực yên tĩnh - Tách phận cần bảo mật xa khỏi chỗ công cộng nhiều người hay lui tới - Cần lưu ý lối thoát hiểm điều kiện kinh tế công ty Loại ghế sử dụng cho văn phịng thường loại điều chỉnh độ cao, có tựa lưng dễ dàng xoay chuyển cần thiết 4.2.2 Bố trí theo luồng cơng việc Cố gắng xếp phòng ban bàn làm việc theo luồng cơng việc nhằm tối thiểu hóa việc di chuyển chuyển giao tài liệu trao đổi công việc Khỏang cách xa làm nhiều thời gian Ngồi cịn gíup ta giảm bớt khả làm thất lạc giấy tờ, gây trì trệ gián đoạn cơng việc Khi lựa chọn bàn ghế, người quản lý cần ý tạo môi trường làm việc thoải mái cho nhân viên Cần lựa chọn loại ghế phù hợp với vị trí cơng việc Loại ghế sử dụng cho văn phịng thường loại điều chỉnh độ cao, có tựa lưng dễ dàng xoay chuyển cần thiết Nói chung cách lựa chọn xếp bàn ghế không ảnh hưởng đến suất làm việc mà đến sức khỏe an toàn nhân viên 4.2.3 Hạn chế sử dụng phòng riêng Khuynh hướng ngày sử dụng phịng riêng cho phận hành chánh mà thường dành khu vực trống trãi rộng rãi cho nhân viên hành chánh làm việc Dĩ nhiên, lọai hình kinh doanh ảnh hưởng đến số lượng phịng riêng Dẫu sao, cơng ty cần số phịng riêng Nói cách tổng qt, phịng riêng bố trí cho cấp lãnh đạo để tăng uy tín, cho cơng việc có tính cách bảo mật cần tập trung tinh thần Có nhiều lý giải thích khuynh hướng ngày sử dụng phịng riêng, sau số lý tiêu biểu: 51 - Phòng riêng chiếm từ hai đến mười lần diện tích dành cho nhân viên làm việc khu vực trống trải - Phịng riêng làm cho cơng ty tăng chi phí nhiều để trả tiền điện, ánh sáng, thơng gió - Phịng riêng uyển chuyển thay đổi cơng việc, thay đổi vị trí - Nhược điểm lớn sử dụng nhiều phịng riêng khó kiểm tra làm trì trệ luồng cơng việc Tuy nhiên cơng ty có số phịng riêng, thường phòng dành cho cấp lãnh đạo, cho phận cần tập trung cần bảo mật 52 4.2.4 Bố trí vách ngăn Thay bố trí nhiều phịng riêng cho nhân viên hành chính, cơng ty thường bố trí vách ngăn để ngăn cách nhân viên khỏi nhìn thấy trị chuyện giúp cho nhân viên có chỗ riêng để làm việc Vách ngăn cao cỡ ngang đầu người ngồi cao khung cửa vào Lợi điểm việc sử dụng vách ngăn khu vực rộng lớn giúp cho người làm việc có tính chất riêng tư, tăng tính độc lập lại khơng tách biệt không gây gián đoạn luồng công việc cản ánh sáng thơng gió Nó dễ dàng việc xê dịch phải thay đổi vị trí lúc cần thiết tiết kiệm điện, vật dụng Khi bố trí khơng gian văn phịng cần ý số điểm sau đây: - Cần tính tốn theo tiêu chuẩn để tạo môi trường làm việc tiện nghi đảm bảo sức khỏe cho nhân viên, mật độ tiêu chuẩn nằm khoảng từ 0,8 đến 1,2 m2 người - Cần quan tâm đến chức vụ người để bố trí cho họ giao tiếp với thuận tiện Ví dụ: Trưởng phịng nên làm việc vị trí yên tĩnh phải bao quát phòng Tủ hồ sơ máy photocopy nên để nơi người dễ dàng tiếp cận gây ồn - Cần dựa vào tính chất cơng ty mà có phong cách thiết kế nội thất phù hợp Nếu công ty mang phong cách trẻ trung nội thất cần chất liệu đại khỏe khoắn Những văn phịng mang tính chất sang trọng phong cách thiết kế cần mang dáng dấp cổ điển, sang trọng, dùng nhiều loại vật liệu gỗ, thảm Hình 4.2.4a Phịng làm việc có vách ngăn thấp 53 Hình 4.2.4a Phịng làm việc có vách ngăn thấp Hình 4.2.4b Phịng làm việc có vách ngăn cao 54 4.2.5 Bố trí phịng làm việc cấp lãnh đạo Khi xếp bố trí phịng cấp lãnh đạo cao cấp, theo tiêu chuẩn quốc tế, văn phòng lãnh đạo gồm có phịng ốc sang trọng Thơng thường văn phịng gồm có phịng tiếp khách với tiếp tân hay thư ký tiếp tân, phịng họp, phòng làm việc khác, phòng vệ sinh, phòng riêng thư ký giám đốc trang hòang đẹp, phịng lớn Hình 4.2.5 Phịng làm việc lãnh đạo 4.2.6 Bố trí phịng họp chung 4.2.6.1 Khu vực lễ tân Khu vực lễ tân có tầm quan trọng lớn nơi tiếp xúc với khách, tạo ấn tượng ban đầu doanh nghiệp Đối với cơng ty có mặt rộng rãi, khu vực lễ tân nguyên đại sảnh lộng lẫy sang trọng Với công ty nhỏ chí cĩng chỗ tiếp khách khang trang Khu vực cần trang trí đẹp, cần bố trí đủ bàn ghế, nước uống cho khách ngồi đợi, đặt thêm báo, tạp chí cho khách xem để thời gian chờ đợi không trở thành nặng nề Nhân viên lễ tân phải có ngoại hình ưa nhìn, ngơn ngữ hành vi mực, giao tiếp tốt 55 Hình 4.2.6.1 Khu vực lễ tân văn phòng Huawei Charmvit Plaza- Hà nội 4.2.6.2 Phòng họp, hội nghị Phòng họp cần trang bị đủ vật dụng, thiết bị máy chiếu, tivi, bàn ghế, tủ hồ sơ…Tùy theo điều kiện mà cơng ty trang bị số phòng họp lớn nhỏ phù hợp với họp Thư ký nhân viên hành chịu trách nhiệm lên lịch sử dụng phịng họp Phịng họp với bàn hình chữ nhật thích hợp cho họp có phân định ngơi thứ, bàn hình oval thích hợp cho họp nhóm mà thành viên có vai trị tương đương Nhưng phịng họp dành cho dịp quan trọng có chủ trì người lãnh đạo sử dụng loại bàn oval thiết kế đặc biệt, với chỗ dãnh cho người có vị trí cao họp Những kiểu bàn thích hợp cho họp với Chủ tịch Hội đồng quản trị giám đốc công ty Một số cơng ty có hội trường lớn dành cho hội nghị, buổi lễ quan trọng có tham dự toàn thể cán nhân viên quan số lượng khách mời bên ngồi 56 Hình 4.2.6.2a Nội thất phịng họp nhỏ 57 Hình 4.2.6.2b Nội thất phòng họp lớn 4.3 Khung cảnh văn phòng Bao gồm yếu tố có ảnh hưởng cách tích cực tiêu cực đến sức khỏe trạng thái làm việc nhân viên 4.3.1 Khơng khí Khơng khí phòng làm việc quan trọng Tiêu chuẩn khối lượng khơng khí cần thiết cho người phòng ấn định làm việc phải có 7m3 khơng khí - Khí hậu: đặt trưng nhiệt độ, độ ẩm lưu thơng khơng khí - Nhiệt độ: Nhiệt độ ảnh hưởng đến sức khỏe người Ở nhiệt độ thấp, phần lớn lượng thể bị tiêu phí khơng phải để làm việc mà để chống lạnh khả tập trung ý nhân viên bị giảm nhanh Khi làm việc nhiệt độ cao, thể lại thêm lượng để giữ cho nhiệt độ thể bình thường Điều làm cho hơ hấp tăng nhạn, tăng tiết mồ hôi, giảm hàm lượng muối thể Kết nhân viên cảm thấy uể oải, động tác thực chậm suất lao động giảm xuống - Độ ẩm: Là lượng nước có khơng khí (Dùng độ ẩm tương đối để so sánh) Độ ẩm Việt Nam cao từ 80-85% Độ ẩm cao làm bề mặt da thoát nước chậm, thể 58 tích nhiệt mệt mỏi Ngược lại độ ẩm thấp bề mặt da thóat nước nhanh, thể nước, mệt mỏi - Sự lưu thơng khơng khí: đặt trưng vận tốc gió giây khơng khí thống mát ta cảm thấy dễ chịu 4.3.2 Âm Tiếng động ảnh hưởng đến cơng việc mà cịn làm ảnh hưởng đến thần kinh người Khung cảnh ồn làm người bị lãng trí Nếu tiếng động liên tục lớn gây nên tình trạng rối loạn thần kinh Biện pháp giải tiếng động thường xảy quan sau: - Nhân viên lớn tiếng gọi để hỏi han cơng việc: khun họ nói nhỏ lại - Tiếng đóng cửa: dùng nẹp cao su để đóng lại cửa không kêu - Chuông điện thoại kêu: nên dùng điện thoại loại đèn báo hiệu tiếng nhạc reo đặt gân người trực - Tiếng ồn ghế di động: nên lót đế chân ghế miếng cao su cho êm - Nhân viên lại nhiều: nên xếp cac nhân viên có liên hệ cơng việc ngồi gần để họ hạn chế việc di chuyển phòng - Cường độ âm thanh: Được đo Đêciben (dB) Vd: Tiếng nói thầm = 10 dB; Tiếng sóng biển dạt = 28 dB; Tiếng động Honda 67 = 67 dB; Xe gắn máy = 92 dB; Xích lơ máy = 97 dB - Tai người: < 130 dB Tác hại chung: Ăn không ngon, ngủ, làm việc không tập trung Tác hại cục bộ: Gây bệnh “điếc nghề nghiệp” qua giai đọan: Thích ứng, tiềm tang, rõ rệt 4.3.3 Màu sắc Sử dụng màu sắc thích hợp khơng cải thiện nâng cao vẻ bề ngồi quan mà cịn nâng cao suất lao động, giảm mệt mỏi, nâng cao tinh thần nhân viên Sau số nguyên tắc sử dụng màu - Khi ánh sáng tự nhiên chiếu từ phía Bắc phía Đơng ánh sáng có màu mát Để tạo khơng khí vui vẻ sử dụng màu ấm tường đối diện 59 - Khi ánh sáng tự nhiên chiếu từ hướng Nam hướng Tây ánh sáng có màu đo đỏ, vàng màu ấm Để làm cho dịu sử dụng màu mát tường đối diện - Hành lang: sử dụng màu sáng màu vàng hay màu trắng để tạo ánh sáng tự nhiên - Các văn phòng chung: dùng màu trắng trần nhà, màu mát tường trước mặt nhân viên làm dịu mắt dùng màu ấm tường khác - Các phòng tiếp tân: dùng màu vui vẻ, trung hòa tránh đơn điệu - Các phòng riêng: tùy theo ý thích người làm việc - Phịng vệ sinh: đàn ơng thích màu xanh da trời, phụ nữ thích màu hồng Hãy sử dụng màu để khuyến khích nâng cao tinh thần - Phòng họp: phòng dài hẹp dùng màu sáng tường hai bên màu tối tường hai đầu để tạo cảm giác phòng rộng - Phòng lưu trữ hồ sơ: Dùng màu tường màu cho dụng cụ Nên dùng màu sáng có phản chiếu ánh sáng cao 4.3.3.1 Ảnh hưởng màu sắc đến tâm lý người - Đến hệ thần kinh: Các nhà khoa học cho màu xanh cây, màu xanh da trời có khả chữa thần kinh tốt - Đến thính giác: Theo truyền thống cho màu xanh nhạt, xanh da trời làm tăng khả nghe Trong lớp học nên sơn màu xanh không màu - Đến thị giác: Thay đổi cảm nhận khoảng cách vùng không gian - Đến vị giác: Thay đổi cảm nhận vị giác người - Thay đổi cảm giác nặng nhẹ lao động 4.3.3.2 Các nguyên tắc chung sử dụng màu - Màu xanh nên dùng cho nơi làm việc trí óc, nơi có nhiệt độ cao, địi hỏi xác cao màu xanhưng có khả thư giãn hạ huyết áp cho ta cảm giác hạ nhiệt - Màu nóng: Đỏ, vàng, cam - Màu lạnh: Xanh cây, Xanh da trời, tím - Màu đỏ: Nên dùng không gian rộng lớn, hoạt động thể dục thể thao màu đỏ gây kích thích mạnh, hưng phấn nhiệt tình, gợi cảm giác nóng bức, nguy hiểm 60 - Màu vàng: coi màu niềm tin phương đông Dùng sinh hoạt, hội hè vui chơi 4.3.3.3 Ý nghĩa màu sắc theo quan điểm phương tây - Trắng: màu tinh khiết, tính hợp pháp màu hịa bình - Vàng: (Màu vua chúa theo quan điểm phương đông) Phương tây màu vàng màu phản bội, phản động, yếu đuối - Xanh La cây: Màu trẻ trung, bắt đầu khởi sự, hứa hẹn, nhiệt tình thiếu kinh nghiệm - Xanh dương: biểu tượng niềm hy vọng - Đỏ nhạt: Biểu tượng thành công - Đỏ, đậm (Cờ): Của tình yêu chiến tranh, nồng nhiệt chiến thắng, may mắn - Đen: Màu tang tóc, màu quyền lực - Tím: Màu buồn lo, chia ly - Đủ màu: Vui tươi 4.3.4 Ánh Sáng Để đảm bảo điều kiện lao động có hiệu quả, nhà quản trị hành cần phải coi trọng yếu tố ánh sáng ảnh hưởng đến suất lao động Chúng ta phân chia ánh sáng làm loại: - Ánh sáng thiên nhiên ánh sáng mặt trời Các văn phòng cần thiết kế cửa sổ cho tiếp nhận ánh sáng dễ dàng - Ánh sáng nhân tạo ánh sáng bóng đèn điện, đèn phát quang Trong việc mắc đèn người ta nhận thấy tường nhà trần bẩn làm giảm đến 50% cơng suất đèn Tường phịng nên sơn màu sáng hệ số phản chiếu ánh sáng cao 61 CÂU HỎI ÔN TẬP CHƯƠNG Tầm quan trọng việc bố trí phịng làm việc? Trình bày số cách bố trí phịng theo mặt mở? Nêu số ưu nhược điểm cách bố trí phịng? Trình bày vai trị việc bố trí khung cảnh văn phịng? Phịng lãnh đạo bố trí nào? Trình bày cách thức tổ chức, bố trí phịng họp? 62 TÀI LIỆU THAM KHẢO GS.TS Nguyễn Thành Độ (2012), Quản trị văn phòng, NXB ĐH Kinh tế quốc dân, Hà Nội GS.TS Nguyễn Thành Độ (2005), Giáo trình Quản trị văn phòng, NXB LĐ-XH, Hà Nội Vương Thị Kim Thanh (2009), Quản trị hành văn phịng, NXB Thống kê, Tp HCM Nguyễn Hữu Thân (2007), Quản trị hành chánh văn phòng, NXB Thống kê ThS.Trương Hịa Bình (2006), Quản trị văn phịng, Trường Đại học Cần Thơ Phan Thanh Lâm Bùi Nguyệt Ánh (2007), Nghiệp vụ văn phòng, NXB Thống Kê Website - http://www.caohockinhte.info - http://www.tailieu.vn - http://www.vietco.com 63 ... VỀ VĂN PHÒNG VÀ QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG 1.1 Những vấn đề văn phòng quản trị văn phòng 1.1.1 Khái niệm quản trị văn phòng 1.1.2 Chức nhà quản trị văn phòng 1.1.3 Vai trò nhà quản trị. .. CƯƠNG VỀ VĂN PHÒNG VÀ QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG Mã chương: KT41 3-1 Giới thiệu chương: Văn phòng quản trị văn phòng thuật ngữ quen thuộc quan, tổ chức, doanh nghiệp hiểu rõ vai trò, ý nghĩa quản trị văn phịng... quan văn phịng, quản trị văn phịng, chức năng, nhiệm vụ văn phòng xu hướng văn phịng Mục tiêu: - Mơ tả chức nhiệm vụ quản trị hành văn phịng - Phân biệt văn phịng quản trị hành văn phịng - Hiểu