TRƯỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI KHOA QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG Họ và tên sinh viên BÙI THỊ THU HƯỜNG BÁO CÁO KIẾN TẬP NGÀNH ĐẠI HỌC QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG LỚP QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG 19B (KHÓA 2019 2023) Tên cơ quan CÔN.
Mục đích nghiên cứu
- Tìm hiểu khái quát vầ Công ty quản lý công trình công cộng và dịch vụ đô thị Cát Hải
- Phân tích và đánh giá thực trạng công tác văn phòng tại Công ty quản lý công trìnhcông cộng và dịch vụ đô thị Cát Hải
- Đề xuất giải pháp nâng cao hiệu quả công tác văn phòng tại tại Công ty quản lý công trình công cộng và dịch vụ đô thị Cát Hải.
Phương pháp nghiên cứu
Trong thực hiện đề tài, tôi thực hiện nhiều các phương pháp tổng hợp, một số phươngpháp chủ yếu như sau:
Phương pháp thống kê: Thống kê các văn bản, các số liệu của công ty qua cácnăm.
Phương pháp phân tích: Từ những số liệu và thực trạng phân tích những điểm lý domà chưa thực hiện tốt, từ đó khắc phục.
Phương pháp nghiên cứu tài liệu: Chọn lọc, tham khảo những tài liệu liên quan tớivấn đề nghiên cứu.
Phương pháp thống kê phân tích so sánh sử dụng các số liệu và tài liệu đã thu thập để xây dựng bảng biểu và sơ đồ Qua đó, người nghiên cứu có thể nhận xét, phân tích và so sánh các dữ liệu một cách hiệu quả.
Cấu trúc đề tài
Chương 1 Khái quát về công ty quản lý công trình công cộng và dịch vụ đô thị Cát Hải
Chương 2 Thực trạng công tác quản trị văn phòng tại công ty quản lý công trình công cộng và dịch vụ đô thị Cát Hải
Chương 3 trình bày các giải pháp nhằm nâng cao chất lượng công tác văn phòng tại công ty quản lý công trình công cộng và dịch vụ đô thị Cát Hải Những đề xuất này bao gồm cải tiến quy trình làm việc, tăng cường đào tạo nhân viên, áp dụng công nghệ thông tin hiện đại và nâng cao khả năng giao tiếp nội bộ Việc thực hiện những giải pháp này sẽ giúp tối ưu hóa hiệu suất làm việc, nâng cao sự hài lòng của khách hàng và đảm bảo sự phát triển bền vững cho công ty.
GIỚI THIỆU CHUNG VỀ CÔNG TY QUẢN LÝ CÔNG TRÌNH CÔNG CỘNG VÀ DỊCH VỤ ĐÔ THỊ CÁT HẢI
Khái quát chung về vị trí, nội dung và tính chất hoạt động của Đơn vị
Tên công ty: CÔNG TY QUẢN LÍ CÔNG TRÌNH CÔNG CỘNG VÀ DỊCH VỤ ĐÔ THỊ CÁT HẢI
Mã số thuế: 0200453857 Địa chỉ: Tổ 1 khu 1- Thị trấn Cát Bà- Huyện Cát Hải- Thành phố Hải Phòng
Người đại diện: Nguyễn Công Hòa
Quản lý bởi: Chi cục thuế Huyện Cát Hải
Loại hình công ty: Công ty hành chính, công ty sự nghiệp
1.1.2 Nội dung hoạt động của đơn vị
Công ty quản lý công trình công cộng và dịch vụ đô thị Cát Hải, viết tắt là Công ty quản lý CTCC& DV đô thị Cát Hải, được thành lập theo Quyết định số 1056/QĐ-UBND ngày 26 tháng 05 năm 2008 của UBND huyện Cát Hải Công ty được hình thành trên cơ sở sáp nhập Hạt quản lý đường bộ Cát Hải và Đội thị chính huyện Cát Hải, chính thức hoạt động từ ngày 01/06/2008.
Năm 2022 Công ty quản lý CTCC& DV đô thị Cát Hải có 128 cán bộ công nhân viên, trong đó có 04 biên chế, 104 hợp đồng không xác định thời hạn,
17 hợp đồng ngắn hạn (dưới 24 tháng) và 03 hợp đồng thỏa thuận.
Công ty quản lý CTCC& DV đô thị Cát Hải được thành lập và hoạt động theo chức năng, nhiệm vụ được quy định trong Quyết định số 1056/QĐ-UBND ngày 26 tháng 05 năm 2008 của UBND huyện Cát Hải.
1.1.3 Đối tượng, phạm vi, tính chất hoạt động
Đối tượng phục vụ của Công ty quản lý CTCC& DV đô thị Cát Hải bao gồm cán bộ, viên chức, người lao động hợp đồng và khách hàng sử dụng các dịch vụ của công ty.
- Phạm vi: Công ty quản lý CTCC& DV đô thị Cát Hải và trên địa bàn huyện
- Tính chất hoạt động: hoạt động thường xuyên, hoạt động dịch vụ.
1.1.4 Cơ chế hoạt động của đơn vị sự nghiệp công lập
Công ty quản lý CTCC& DV đô thị Cát Hải là một đơn vị sự nghiệp công ích, có con dấu riêng và được phép mở tài khoản tại Kho bạc Nhà nước huyện Cát Hải.
Là đơn vị sự nghiệp hoạt động công ích được ngân sách Nhà nước cấp, tự đảm bảo một phần chi phí hoạt động thường xuyên.
Chế độ một thủ trưởng trong quản lý điều hành và sản xuất kinh doanh cần được thực hiện hiệu quả, đồng thời đảm bảo việc thực hiện các nhiệm vụ do cấp trên giao phó Nguyên tắc tập trung dân chủ phải được tuân thủ, dựa trên việc thực hiện quy chế dân chủ trong doanh nghiệp Nhà nước.
Công ty thực hiện việc thành lập các tổ chức chính trị và tổ chức quần chúng theo quy định của Nhà nước như Tổ chức công đoàn và Tổ chức dân quân tự vệ Công ty tạo điều kiện thuận lợi để các tổ chức này hoạt động hiệu quả dưới sự chỉ đạo trực tuyến, đồng thời duy trì mối quan hệ đồng nhất dưới sự lãnh đạo của Chi bộ, Đảng bộ Công ty, nhằm đạt được các mục tiêu và nhiệm vụ công tác của Công ty.
Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn
Căn cứ Quyết định số 07/QĐ-UBND ngày 05/01/2017 của UBND huyện Cát Hải, Công ty quản lý công trình công cộng và dịch vụ đô thị Cát Hải được phê duyệt quy định về chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cùng với cơ cấu tổ chức và hoạt động của công ty.
- Quản lý, khai thác, duy tu, bảo dưỡng và thi công xây dựng, nâng cấp các tuyến đường bộ trên địa bàn huyện theo phân cấp;
- Quản lý, duy tu, bảo dưỡng và thi công xây dựng đường hè, hệ thống thoát nước trên địa bàn huyện;
- Quản lý, khai thác các bến xe, các bến thuỷ nội địa trên địa bàn huyện theo cấp phép của các cơ quan có thẩm quyền;
- Quản lý, sửa chữa các cầu cống, bến tầu trên các trục đường bộ được phân cấp quản lý;
Quản lý việc trồng và chăm sóc cây xanh, cây cảnh tại các công viên và trên các tuyến đường của hai thị trấn Cát Bà và Cát Hải, cũng như khuôn viên của Huyện ủy và Ủy ban nhân dân huyện là nhiệm vụ quan trọng nhằm nâng cao mỹ quan đô thị và bảo vệ môi trường.
Quản lý và khai thác hệ thống điện chiếu sáng công cộng là nhiệm vụ quan trọng nhằm đảm bảo an toàn và tiện ích cho cư dân tại hai thị trấn Cát Việc bảo dưỡng và lắp đặt hệ thống điện chiếu sáng cần được thực hiện định kỳ để duy trì hiệu suất hoạt động tốt nhất Đồng thời, tổ chức dịch vụ điện chiếu sáng cho các tổ chức và cá nhân cũng góp phần nâng cao chất lượng cuộc sống và phát triển kinh tế địa phương.
Bà và Cát Hải đang quản lý và vận hành các công trình xử lý nước thải trên địa bàn huyện, bao gồm Trạm xử lý nước thải Tùng Dinh 1, 2 và các trạm xử lý nước thải tại tổ dân phố 7, 8, 9, 10 thị trấn Cát Bà Ngoài ra, hệ thống thoát nước thải nội, ngoại vùng và đường cống D300 khu vực Khe Sâu cũng được quản lý chặt chẽ nhằm đảm bảo vệ sinh môi trường.
- Quản lý, khai thác các công trình công cộng như: nhà vệ sinh công cộng; Nghĩa trang nhân dân đảo Cát Hải
Chúng tôi chuyên thu gom, vận chuyển và xử lý rác thải tại các xã và hai thị trấn Cát Bà, Cát Hải Đội ngũ của chúng tôi đảm nhận quản lý và xử lý hiệu quả các bãi rác, bao gồm bãi rác Đồng Trong (Cát Bà), bãi rác Đồng Sam (Cát Hải) và bãi rác Việt Hải, nhằm bảo vệ môi trường và cải thiện chất lượng sống cho cộng đồng.
- Thu dịch vụ sử dụng cầu bến, trông giữ xe, vệ sinh môi trường, đường hè theo quy định;
- Khai thác đá, san lấp mặt bằng phục vụ giao thông.
Công ty cần xây dựng và thực hiện kế hoạch ngắn hạn, trung hạn và dài hạn phù hợp với phương hướng và mục tiêu của Nhà nước, đồng thời nỗ lực hoàn thành các chỉ tiêu và kế hoạch do Nhà nước giao.
Công ty có trách nhiệm xây dựng và cụ thể hoá các nội quy, quy chế liên quan đến tiền lương, thưởng, kỷ luật lao động và an toàn vệ sinh lao động Điều này bao gồm việc tổ chức hướng dẫn để người lao động nắm vững và thực hiện tốt các quy định Công ty cũng cần quan tâm bồi dưỡng trình độ văn hoá, chuyên môn và kỹ thuật cho cán bộ công nhân viên Đồng thời, đảm bảo thực hiện nghĩa vụ theo luật lao động và chăm lo đời sống vật chất, tinh thần cho người lao động, khuyến khích tăng năng suất và hiệu quả công việc.
Cơ cấu tổ chức
Cơ cấu tổ chức của Công ty Quản lí công trình công cộng và dịch vụ đô thị Cát Hải
Phòng Tổ chức- hành chính; 2 người
Phòng Tài chính – Kế hoạch: 7 người
Phòng Kỹ thuật- Môi trường: 6 người
Tổ kiểm tra GS, TTĐT: 1người
Tổ duy tu cầu đường bộ và quản lý cây xanh: 11người
Tổ quét và thu gom rác Cát Bà: 34người
Tổ vận chuyển rác Cát Bà; 10người
Tổ môi trường Cát Hải; 29người
Tổ quản lí điện chiếu sáng và XLNT, đài phun nước: 5 người
Tổ quản lí các bến tàu Cát Bà: 8 người
Tổ quản lí bến tàu gót, Cái Viềng: 4 người
Tổ quản lí bến xe: 5 người
Tổ quản lí nghĩa trang nhân dân đảo Cát Hải: 3 ngườ
KHẢO SÁT MỘT SỐ CÔNG TÁC VĂN PHÒNG TẠI CÔNG TY
Tổ chức và hoạt động của văn phòng Tổ chức-hành chính
2.1.1 Chức năng, nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức của văn phòng tổ chức- hành chính
- Tham mưu, giúp việc cho Ban Giám đốc trong công tác tổ chức bộ máy quản lý, tuyển dụng và bố trí sử dụng lao động
- Tham mưu xây dựng các báo cáo đột xuất, định kỳ theo tháng, quý, năm của cơ quan
- Tham mưu cho Giám đốc về công tác tổ chức, nhân sự
- Phụ trách công tác hành chính, văn phòng của Công ty;
- Theo dõi, cập nhật và xử lý kịp thời hộp thư công vụ của cơ quan; Quản lý, lưu trữ công văn đi, đến của đơn vị;
Lưu trữ và bảo quản hồ sơ lý lịch của cán bộ, công nhân viên, cũng như hộp dấu cơ quan và các tài liệu liên quan đến công tác và nghiệp vụ của bộ phận là rất quan trọng Đơn vị cần đảm bảo trách nhiệm bảo mật cho tất cả các tài liệu liên quan.
Giúp việc cho Giám đốc trong việc giám sát thực hiện nội quy và quy chế cơ quan, phối hợp với Tổ kiểm tra giám sát và trật tự đô thị để quản lý giờ công và ngày công của CBCNV Đồng thời, theo dõi chế độ nghỉ lễ, nghỉ phép, nghỉ ốm đau và thai sản của người lao động.
- Theo dõi, tổng hợp hồ sơ, thủ tục liên quan đến công tác thi đua khen thưởng, kỷ luật;
Phối hợp với Phòng Tài chính – Kế hoạch để hỗ trợ Giám đốc trong việc giải quyết các chính sách liên quan đến người lao động, bao gồm quản lý quỹ tiền lương, thực hiện nâng lương và chuyển ngạch lương.
Quản lý phần mềm là việc thực hiện các thủ tục và chế độ liên quan đến bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, và bảo hiểm thất nghiệp cho người lao động, đảm bảo tuân thủ các quy định của pháp luật.
+ Tham mưu giúp Bí thư ĐU trong công tác Đảng, các báo cáo tháng, quý, năm và đột xuất.
+ Tham mưu giúp Chủ tịch Công đoàn trong công tác công đoàn, các báo cáo tháng, quý, năm và đột xuất.
- Thực hiện các nhiệm vụ khác do Giám đốc phân công.
2.1.2 Vị trí việc làm và bản mô tả công việc các vị trí trong văn phòng
Phụ trách các công tác tham mưu cho lãnh đạo trong công tác đảng, chính quyền, công đoàn cụ thể như sau:
- Quản lý hồ sơ đảng viên
- Tham mưu giúp Bí thư các báo cáo định kỳ hàng quý, năm, sơ kết, tổng kết nhiệm kỳ.
- Tham mưu giúp Bí thư về công tác thi đua khen thưởng, đánh giá kiểm điểm đảng viên và tổ chức cơ sở đảng hàng năm.
- Thủ quỹ đảng, phối hợp với kế toán đảng trong công tác thu - chi đảm bảo đúng theo quy định của Đảng.
- Tham mưu giúp Chủ nhiệm UBKT trong công tác kiểm tra, giám sát.
- Hướng dẫn các thủ tục về công tác phát triển đảng viên, chuyển sinh hoạt đảng.
* Về công tác chuyên môn
- Chỉ đạo toàn bộ hoạt động công tác Văn phòng công ty.
- Tham mưu cho Giám đốc về công tác tổ chức, nhân sự:
+ Xây dựng tổ chức bộ máy hoạt động của cơ quan theo quy định của Nhà nước, phù hợp với tình hình phát triển chung của doanh nghiệp
Quy hoạch và phát triển đội ngũ cán bộ công nhân viên cần được thực hiện theo từng giai đoạn trung hạn và dài hạn Việc sắp xếp, bố trí, tiếp nhận và điều động cán bộ, công nhân viên phải phù hợp với chức năng, nhiệm vụ và quy mô phát triển của từng bộ phận.
+ Làm đầu mối trong việc xây dựng các văn bản quy định về chức năng, nhiệm vụ của các đơn vị, phòng, ban.
+ Thống kê và báo cáo về công tác tổ chức nhân sự theo định kỳ và đột xuất.
+ Thực hiện công tác bảo vệ chính trị nội bộ.
- Giúp Ban Giám đốc điều hành mọi hoạt động của các bộ phận, các tổ trong công ty;
- Xây dựng các nội quy, quy chế liên quan đến hoạt động nội bộ của công ty;
Tổ chức các hoạt động tuyên truyền và phổ biến về chế độ chính sách, quy định pháp luật liên quan đến lao động, tiền lương, bảo hiểm và các chính sách khác nhằm nâng cao nhận thức cho người lao động.
- Tham mưu cho Giám đốc trong việc nhận xét, đánh giá công chức, viên chức và người lao động; kê khai tài sản, công khai tài sản hàng năm;
- Phụ trách Công tác thi đua, khen thưởng:
+ Thực hiện và quản lý công tác thi đua, khen thưởng tập thể và cá nhân theo quy định hiện hành.
+ Xây dựng tiêu chí, điều kiện và tổ chức hội nghị đánh giá thi đua, khen thưởng toàn công ty.
+ Thực hiện các chế độ chính sách, khen thưởng, kỷ luật, đào tạo, bồi dưỡng chuyên môn nghiệp vụ đối với công chức, viên chức và người lao động.
Phối hợp chặt chẽ với Phòng Tài chính – Kế hoạch để hỗ trợ Giám đốc trong việc giải quyết các chính sách liên quan đến người lao động, bao gồm quản lý quỹ tiền lương, thực hiện nâng lương và chuyển ngạch lương.
+ Phối hợp với Tổ kiểm tra giám sát trong công tác kiểm tra, giám sát ngày công, giờ công các tổ, bộ phận làm việc;
- Thực hiện các nhiệm vụ khác do Giám đốc phân công.
* Về công tác Công đoàn:
- Tham mưu giúp Chủ tịch các báo cáo theo quý, năm.
- Tham mưu giúp Chủ tịch các hoạt động của công đoàn về hồ sơ, văn bản liên quan đến các chế độ của người lao động.
- Phụ trách quỹ công đoàn;
- Phụ trách công tác nữ công
Thực hiện các nhiệm vụ sau:
- Trực tiếp triển khai thực hiện các nhiệm vụ do trưởng phòng phân công
- Phụ trách công tác hành chính, tổng hợp:
Thực hiện công tác hành chính và tổng hợp văn thư, lưu trữ là nhiệm vụ quan trọng, bao gồm soạn thảo và ban hành các văn bản liên quan đến tổ chức, nhân sự và hành chính Đồng thời, cần chỉ đạo nghiệp vụ hành chính và văn thư lưu trữ cho cán bộ làm việc tại các bộ phận văn thư, văn phòng trong công ty.
Sử dụng và cập nhật kịp thời các văn bản, thông tin trên hệ thống phần mềm văn phòng điện tử của UBND huyện (http://qlvb.hpnet.vn) và hòm thư công vụ của Huyện ủy để báo cáo lãnh đạo.
+ Thẩm định thể thức văn bản của các đơn vị soạn thảo trước khi trình lãnh đạo ký.
+ Thực hiện công tác thống kê, báo cáo thường xuyên, định kỳ và đột xuất của công ty theo quy định.
+Tổ chức, phục vụ các hội nghị và đón tiếp các đoàn khách đến thăm và làm việc tại công ty.
Theo dõi và đôn đốc việc thực hiện nhiệm vụ được giao bởi Ban Giám đốc công ty Thông báo nội dung các hội nghị và kết luận do lãnh đạo công ty hoặc người được ủy quyền chủ trì.
+ In ấn các tài liệu cần thiết và theo yêu cầu của các phòng, tổ trong công ty.
+ Sắp xếp và quản lý lịch làm việc, công tác, hội họp của BGĐ và Công ty.
- Quản lý, thống kê, theo dõi công làm việc; Lên bảng chấm công hàng ngày, tháng, theo dõi nghỉ bù, nghỉ phép, thêm giờ toàn công ty.
- Phối hợp với Tổ kiểm tra giám sát trong công tác kiểm tra, giám sát ngày công, giờ công các tổ, bộ phận làm việc;
- Quản lý, cập nhật, bổ sung hồ sơ, lý lịch của cán bộ, viên chức và hợp đồng lao động.
Chịu trách nhiệm về công tác thi đua và khen thưởng, bao gồm việc quản lý hồ sơ thi đua, thực hiện thống kê và rà soát các đối tượng để đối chiếu tiêu chí thi đua, cũng như chuẩn bị tài liệu và tổ chức hội họp liên quan đến công tác xét thi đua của công ty.
Quản lý phần mềm là một yếu tố quan trọng trong việc thực hiện các thủ tục và chế độ bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, cũng như bảo hiểm thất nghiệp cho người lao động Các chính sách này cần tuân thủ nghiêm ngặt theo quy định của pháp luật để đảm bảo quyền lợi cho người lao động.
- Thực hiện các nhiệm vụ khác do Trưởng phòng và Giám đốc giao.
Tìm hiểu về soạn thảo và ban hành văn bản của cơ quan
2.2.1 Các loại văn bản cơ quan tổ chức ban hành
Công ty Quản lí công trình công cộng và Dịch vụ đô thị Cát Hải có quyền ban hành các văn bản hành chính thông thường, nhằm mục đích thông tin điều hành và thực thi các quy phạm pháp luật Những văn bản này cũng được sử dụng để giải quyết công việc cụ thể, đồng thời phản ánh tình hình giao dịch và ghi chép công việc của cơ quan.
Các loại văn bản hành chính thông thường cơ quan ban hành
Trong lĩnh vực hành chính, văn bản không có tên loại bao gồm nhiều dạng công văn khác nhau như công văn hướng dẫn, công văn giải thích, công văn đôn đốc nhắc nhở, công văn đề nghị yêu cầu và công văn giao dịch Những công văn này đóng vai trò quan trọng trong việc truyền đạt thông tin và chỉ đạo, giúp các cơ quan, tổ chức thực hiện nhiệm vụ một cách hiệu quả.
- Văn bản có tên loại: Thông báo, báo cáo, kế hoạch, quyết định, tờ trình, biên bản, hợp đồng, công điện, giấy mời, các loại giấy, các loại phiếu.
2.2.2 Thẩm quyền ban hành văn bản
Theo Luật Công ty và Điều lệ Công ty, Chủ tịch Hội đồng thành viên hoặc Giám đốc có quyền ban hành các quyết định cá biệt và quy chế quản lý nội bộ trong quá trình quản trị công ty Hiện tại, chưa có văn bản pháp luật nào hướng dẫn việc ban hành các quyết định này Các công ty thường ban hành quyết định cá biệt để giải quyết các công việc cụ thể như quyết định tăng lương, khen thưởng, bổ nhiệm, hoặc miễn nhiệm Ngoài ra, văn bản thông thường chứa đựng các quy phạm để hướng dẫn và giải quyết các vấn đề chung trong quản trị công ty, như Điều lệ, quy chế, và kế hoạch Do chưa có quy định pháp luật về hình thức ban hành, Công ty Quản lý công trình công cộng và dịch vụ đô thị Cát Hải có quyền tự do lựa chọn thể thức văn bản phù hợp.
2.2.3 Thể thức, kỹ thuật trình bày văn bản
Công ty Quản lý công trình công cộng và Dịch vụ đô thị Cát Hải căn cứ vào Nghị Định 30/2020 của Chính phủ về Công tác văn thư
Theo đó, quy định thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính như sau:
Thể thức văn bản bao gồm các thành phần cấu thành cơ bản và bổ sung, áp dụng cho tất cả các loại văn bản hoặc cho những trường hợp cụ thể.
– Thể thức văn bản hành chính bao gồm các thành phần chính:
+ Quốc hiệu và Tiêu ngữ.
+ Tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản.
+ Số, ký hiệu của văn bản.
+ Địa danh và thời gian ban hành văn bản.
+ Tên loại và trích yếu nội dung văn bản.
+ Chức vụ, họ tên và chữ ký của người có thẩm quyền.
+ Dấu, chữ kí số của cơ quan, tổ chức.
Ngoài các thành phần chính, văn bản còn có thể bao gồm phụ lục, dấu chỉ độ mật và mức độ khẩn, cùng với các chỉ dẫn về phạm vi lưu hành Thêm vào đó, cần ghi rõ ký hiệu người soạn thảo, số lượng bản phát hành, địa chỉ cơ quan hoặc tổ chức, thư điện tử, trang thông tin điện tử, số điện thoại và số Fax, trước đây còn có số Telex.
Thể thức văn bản hành chính được thực hiện theo quy định tại Phụ lục I.
– Kỹ thuật trình bày văn bản bao gồm:
+ Khổ giấy, kiểu trình bày, định lề trang, phông chữ, cỡ chữ, kiểu chữ, vị trí trình bày các thành phần thể thức, số trang văn bản.
+ Kỹ thuật trình bày văn bản hành chính được thực hiện theo quy định tại Phụ lục I.
+ Viết hoa trong văn bản hành chính được thực hiện theo quy định tại Phụ lục II.
+ Chữ viết tắt tên loại văn bản hành chính được thực hiện theo quy định tại Phụ lục III.
Theo Nghị định 30/2020/NĐ-CP, thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính được hướng dẫn chi tiết, thay vì dựa vào các thông tư như trước đây.
2.2.4 Quy trình soạn thảo và ban hành văn bản
Công ty Quản lý công trình công cộng và dịch vụ đô thị Cát Hải đã thực hiện hiệu quả các yêu cầu được quy định tại Mục 2, Nghị định 30/2020 của Chính phủ liên quan đến công tác văn thư.
1 Căn cứ chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và mục đích, nội dung của văn bản cần soạn thảo, người đứng đầu cơ quan, tổ chức hoặc người có thẩm quyền giao cho đơn vị hoặc cá nhân chủ trì soạn thảo văn bản.
2 Đơn vị hoặc cá nhân được giao chủ trì soạn thảo văn bản thực hiện các công việc: Xác định tên loại, nội dung và độ mật, mức độ khẩn của văn bản cần soạn thảo; thu thập, xử lý thông tin có liên quan; soạn thảo văn bản đúng hình thức, thể thức và kỹ thuật trình bày. Đối với văn bản điện tử, cá nhân được giao nhiệm vụ soạn thảo văn bản ngoài việc thực hiện các nội dung nêu trên phải chuyển bản thảo văn bản, tài liệu kèm theo (nếu có) vào Hệ thống và cập nhật các thông tin cần thiết.
3 Trường hợp cần sửa đổi, bổ sung bản thảo văn bản, người có thẩm quyền cho ý kiến vào bản thảo văn bản hoặc trên Hệ thống, chuyển lại bản thảo văn bản đến lãnh đạo đơn vị chủ trì soạn thảo văn bản để chuyển cho cá nhân được giao nhiệm vụ soạn thảo văn bản.
4 Cá nhân được giao nhiệm vụ soạn thảo văn bản chịu trách nhiệm trước người đứng đầu đơn vị và trước pháp luật về bản thảo văn bản trong phạm vi chức trách, nhiệm vụ được giao.
* Duyệt bản thảo văn bản
1 Bản thảo văn bản phải do người có thẩm quyền ký văn bản duyệt.
2 Trường hợp bản thảo văn bản đã được phê duyệt nhưng cần sửa chữa, bổ sung thì phải trình người có thẩm quyền ký xem xét, quyết định.
* Kiểm tra văn bản trước khi ký ban hành
1 Người đứng đầu đơn vị soạn thảo văn bản phải kiểm tra và chịu trách nhiệm trước người đứng đầu cơ quan, tổ chức và trước pháp luật về nội dung văn bản.
2 Người được giao trách nhiệm kiểm tra thể thức, kỹ thuật trình bày văn bản phải kiểm tra và chịu trách nhiệm trước người đứng đầu cơ quan, tổ chức và trước pháp luật về thể thức, kỹ thuật trình bày văn bản.
* Ký ban hành văn bản
1 Cơ quan, tổ chức làm việc theo chế độ thủ trưởng
Người đứng đầu cơ quan có thẩm quyền ký tất cả văn bản do cơ quan ban hành và có thể ủy quyền cho cấp phó ký những văn bản thuộc lĩnh vực được giao Cấp phó cũng có thể ký thay cho cấp trưởng trong trường hợp được giao phụ trách và điều hành.
2 Cơ quan, tổ chức làm việc theo chế độ tập thể
Người đứng đầu cơ quan hoặc tổ chức có trách nhiệm đại diện cho tập thể lãnh đạo trong việc ký kết các văn bản Cấp phó của người đứng đầu có thể ký thay người đứng đầu trong những văn bản được ủy quyền và các văn bản liên quan đến lĩnh vực mà họ phụ trách.
Tìm hiểu về quản lí văn bản đi
Công ty quản lý công trình công cộng và dịch vụ đô thị Cát Hải đảm bảo rằng tất cả văn bản được soạn thảo đúng quy trình, với nội dung ngắn gọn và dễ hiểu, theo đúng thể thức quy định của Nhà nước Mỗi văn bản đều phải có chữ ký của người có thẩm quyền và dấu của cơ quan Trước khi gửi đi, văn bản sẽ được đăng ký vào “Sổ đăng ký văn bản đi”, trong khi đó, nhân viên phòng hành chính có trách nhiệm theo dõi quy trình để đảm bảo văn bản được gửi đúng địa chỉ và số lượng Đối với các văn bản cần chuyển gấp, nhân viên sẽ thực hiện việc chuyển phát ngay trong ngày.
Công ty hiện đang áp dụng hình thức đăng ký hiện đại, giúp quản lý văn bản đi một cách nhanh chóng, tiết kiệm thời gian và mang lại sự thuận tiện tối ưu.
Các bước quản lý văn bản đi tại công ty Quản lý công trình công cộng và dịch vụ đô thị Cát Hải theo quy trình sau:
Bước 1: Cấp số, thời gian ban hành văn bản
Nhân viên phòng Tổ chức-hành chính sẽ cấp số cho văn bản, ghi rõ ngày, tháng, năm phát hành và thực hiện nhân bản theo số lượng quy định Mỗi loại văn bản sẽ được đánh số riêng, bắt đầu từ số 01 vào ngày đầu năm và kết thúc vào ngày 31 tháng 12 Số ký hiệu của văn bản sẽ được ghi theo thứ tự phát hành trong năm, kèm theo tên viết tắt của cơ quan ban hành và đơn vị soạn thảo văn bản.
Bước 2: Đăng ký văn bản đi
Nhân viên phòng Tổ chức-hành chính có nhiệm vụ cấp số và ngày tháng năm cho văn bản, sau đó thực hiện việc đăng ký văn bản vào sổ đăng ký.
Việc đăng ký văn bản đi tại Văn thư cơ quan được thực hiện bằng hai hình thức song song: đăng ký vào sổ đăng ký văn bản đi và đăng ký trên hệ thống quản lý văn bản điện tử Sổ đăng ký văn bản đi hỗ trợ cán bộ trong việc tra cứu tài liệu một cách dễ dàng, trong khi việc đăng ký trên hệ thống điện tử giúp cơ quan tiết kiệm chi phí và nâng cao hiệu quả quản lý văn bản.
Kể từ năm 2019, việc áp dụng phần mềm quản lý văn bản điện tử tại cơ quan đã diễn ra hiệu quả Hệ thống phần mềm quản lý văn bản điều hành liên thông thành phố Hải Phòng là một phần của hệ thống công nghệ thông tin thành phố, hỗ trợ quản lý, điều hành tác nghiệp, và trao đổi thông tin giữa các cơ quan nhà nước Các văn bản được ban hành sẽ được số hóa và chứng thực bằng chứng thư số, sau đó được cập nhật trên hệ thống quản lý văn bản.
Bước 3 bao gồm việc nhân bản và đóng dấu của cơ quan, tổ chức, cùng với việc ghi rõ độ mật và mức độ khẩn của văn bản giấy Đối với văn bản điện tử, cần thực hiện ký số bởi cơ quan, tổ chức có thẩm quyền.
Văn thư cơ quan thực hiện nhân bản văn bản theo số lượng quy định trong phần nơi nhận Tuy nhiên, việc xác định sai số lượng cần nhân bản có thể dẫn đến tình trạng thừa hoặc thiếu văn bản.
Sau khi nhân bản văn bản, văn thư cơ quan sẽ tiến hành đóng dấu Việc đóng dấu chỉ được thực hiện bởi văn thư cơ quan hoặc người được ủy quyền và chỉ khi có chữ ký của người có thẩm quyền.
Việc sử dụng con dấu Công ty để đóng dấu treo trên trang đầu của văn bản, che một phần tên cơ quan hoặc tên phụ lục, không xác nhận tính pháp lý của văn bản Thay vào đó, dấu treo chỉ khẳng định rằng văn bản đó là một phần của văn bản chính.
Bước 4: Phát hành và theo dõi việc chuyển phát văn bản đi
Công ty Quản lý công trình công cộng và dịch vụ đô thị Cát Hải hiện đang áp dụng nhiều hình thức chuyển phát văn bản, bao gồm chuyển phát qua đường bưu điện.
Chuyển phát trực tiếp và chuyển phát văn bản điện tử là quy trình quan trọng trong nội bộ cơ quan, với việc đăng ký chung trong sổ đăng ký văn bản đi của Công ty Các văn bản sau khi ban hành sẽ được phát hành ngay trong ngày ký, hoặc chậm nhất vào ngày làm việc tiếp theo Đối với văn bản khẩn, việc phát hành và gửi sẽ diễn ra ngay sau khi ký, kèm theo dấu mức độ khẩn trên bì văn bản tùy thuộc vào tính cấp bách của nội dung.
Bước 5: Lưu văn bản đi
Sau khi văn bản được phát hành, văn thư cơ quan sẽ lưu bản gốc tại phòng Tổ chức - hành chính, trong khi các công chức sẽ lưu bản chính vào hồ sơ công việc của bộ phận mình Việc lưu trữ văn bản tại Công ty được thực hiện nghiêm túc và đúng quy định Các văn bản sẽ được lưu tại hồ sơ liên quan đến lĩnh vực tương ứng, và các văn bản do các bộ phận phát hành sẽ được lưu tại bộ phận đó mà không lưu tại phòng chung.
Tìm hiểu về quản lý và giải quyết văn bản đến
Quy trình tiếp nhận văn bản đến của Công ty Quản lý công trình công cộng và dịch vụ đô thị Cát Hải được thực hiện đúng theo quy định, đảm bảo quản lý hiệu quả và chính xác.
Bước 1: Tiếp nhận văn bản đến
- Đối với văn bản giấy:
Nhân viên phòng hành chính có trách nhiệm tiếp nhận và đăng ký văn bản đến từ mọi nguồn Khi nhận văn bản, cả trong giờ làm việc lẫn ngoài giờ, văn thư cần kiểm tra số lượng, tình trạng bì và dấu niêm phong (nếu có) để đảm bảo tính chính xác trước khi ký nhận.
Nhân viên phòng Tổ chức-hành chính sẽ tiến hành phân loại bì, trong đó có loại bì cần phải bóc ra, bao gồm các bì văn bản đến gửi cho cơ quan, tổ chức.
Bì văn bản không bóc bì là loại bì có đóng dấu chỉ mức độ mật, gửi đến cá nhân hoặc tổ chức cụ thể trong cơ quan Văn thư cơ quan sẽ chuyển tiếp bì đến nơi nhận Nếu bì chứa văn bản liên quan đến công việc chung của cơ quan, cá nhân nhận có trách nhiệm chuyển lại cho văn thư để đăng ký.
Số lượng văn bản giấy được gửi đến cơ quan nhiều hơn văn bản điện tử
- Đối với văn bản điện tử:
Văn bản điện tử gửi tới công ty sẽ được nhân viên phòng Tổ chức-Hành chính tiếp nhận qua hệ thống quản lý văn bản điều hành liên thông Mặc dù số lượng văn bản từ UBND thành phố Hải Phòng hàng năm rất lớn, nhưng hệ thống hiện tại không thống kê được số lượng văn bản, dẫn đến việc công chức không nắm bắt được thông tin này.
Tất cả công chức trong công ty được cấp tài khoản truy cập hệ thống quản lý văn bản điện tử, nhằm thực hiện nhiệm vụ xử lý văn bản và cập nhật thông tin theo phân công.
Bước 2: Đăng ký văn bản đến
Trưởng phòng Tổ chức Hành chính sẽ thực hiện việc đăng ký văn bản đến vào sổ đăng ký, phân loại văn bản thành sổ chung cho văn bản thông thường và sổ riêng cho văn bản mật Việc đăng ký diễn ra với tần suất ít và không thường xuyên, chủ yếu thông qua hệ thống quản lý văn bản Văn thư cơ quan sẽ nhập thông tin từ bì văn bản vào hệ thống, đảm bảo đầy đủ các trường thông tin cần thiết trong sổ đăng ký văn bản đến.
Bước 3: Trình, chuyển giao văn bản đến
Sau khi văn bản được đăng ký, công chức văn phòng thống kê sẽ trình lên Giám đốc công ty để phân công nhiệm vụ giải quyết Nếu văn bản đã ghi rõ bộ phận giải quyết, nó sẽ được chuyển ngay đến bộ phận đó mà không cần trình lên lãnh đạo.
Bước 4: Giải quyết và theo dõi, đôn đốc việc giải quyết văn bản đến
Giám đốc công ty giao nhiệm vụ cho cá nhân và đơn vị trong việc xử lý văn bản Công tác giải quyết văn bản cần được tiến hành nhanh chóng và kịp thời, đồng thời đảm bảo tính chính xác của nội dung đề cập trong văn bản đến, nhằm tránh tình trạng chậm trễ trong quá trình thực hiện công việc.
Sau khi hoàn thành công việc, cá nhân phụ trách sẽ lưu trữ các văn bản liên quan vào hồ sơ và bảo quản tại bộ phận của mình Nếu cần thiết, họ cũng sẽ gửi phản hồi đến cơ quan liên quan để thông báo tình hình công việc, đặc biệt khi công việc vẫn chưa được giải quyết hoàn toàn.
Tìm hiểu về quản lí và sử dụng con dấu
Công ty Quản lý công trình công cộng và dịch vụ đô thị Cát Hải thực hiện quản lý và sử dụng con dấu một cách hiệu quả, tuân thủ đầy đủ các yêu cầu theo Nghị định 30/2020/NĐ-CP.
Theo Điều 32 Nghị định 30/2020/NĐ-CP, người đứng đầu cơ quan, tổ chức phải giao cho Văn thư cơ quan nhiệm vụ quản lý và sử dụng con dấu theo quy định Văn thư cơ quan có trách nhiệm thực hiện các nhiệm vụ liên quan đến việc quản lý con dấu của cơ quan, tổ chức.
Bảo quản an toàn, sử dụng con dấu, thiết bị lưu khóa bí mật của cơ quan, tổ chức tại trụ sở cơ quan, tổ chức;
Chỉ được phép giao con dấu và thiết bị lưu khóa bí mật của cơ quan, tổ chức cho người khác khi có sự chấp thuận bằng văn bản của người có thẩm quyền Việc bàn giao này cần phải được lập biên bản để đảm bảo tính minh bạch và hợp pháp.
Phải trực tiếp đóng dấu, ký số vào văn bản do cơ quan, tổ chức ban hành và bản sao văn bản;
Văn bản chỉ được phép đóng dấu và ký số của cơ quan, tổ chức khi đã có chữ ký của người có thẩm quyền Bản sao của văn bản này phải do cơ quan, tổ chức thực hiện trực tiếp.
Theo quy định tại Điều 33 Nghị định 30/2020/NĐ-CP
Dấu đóng phải rõ ràng, ngay ngắn, đúng chiều và dùng đúng mực dấu màu đỏ theo quy định;
Khi đóng dấu lên chữ ký, dấu đóng phải trùm lên khoảng 1/3 chữ ký về phía bên trái;
Các văn bản ban hành kèm theo văn bản chính hoặc phụ lục cần được đóng dấu ở trang đầu, sao cho dấu trùm một phần tên cơ quan, tổ chức hoặc tiêu đề của phụ lục.
Việc đóng dấu treo, dấu giáp lai, đóng dấu nổi trên văn bản giấy do người đứng đầu cơ quan, tổ chức quy định;
Dấu giáp lai được đóng ở giữa mép phải của văn bản hoặc phụ lục, che phủ một phần của các tờ giấy Mỗi dấu giáp lai có thể đóng tối đa 05 tờ văn bản.
Tìm hiểu về lập hồ sơ và nộp hồ sơ, tài liệu lưu trữ vào cơ quan 21 1 Các loại hồ sơ hình thành tại cơ quan, tổ chức
2.6.1 Các loại hồ sơ hình thành tại cơ quan, tổ chức
Thống kê số lượng hồ sơ của Công ty Quản lí công trình công cộng và dịch vụ đô thị Cát Hải trong Năm 2021:
(nguồn: Phòng Tổ chức-hành chính)
2.6.2 Xây dựng và ban hành danh mục hồ sơ
Danh mục hồ sơ bao gồm các thành phần quan trọng như đề mục, số và ký hiệu của hồ sơ, tiêu đề hồ sơ, thời hạn bảo quản, và người lập hồ sơ.
1 Đề mục trong Danh mục hồ sơ được xây dựng theo cơ cấu tổ chức (tên các đơn vị trong cơ quan, tổ chức) hoặc theo lĩnh vực hoạt động (tên các lĩnh vực hoạt động chủ yếu của cơ quan, tổ chức) Trong từng đề mục lớn được chia thành các đề mục nhỏ tương ứng với tên các đơn vị (theo cơ cấu tổ chức) hoặc chia thành các mặt hoạt động (theo lĩnh vực hoạt động) Trong các đề mục nhỏ, trật tự các hồ sơ được sắp xếp theo nguyên tắc từ chung đến riêng, từ tổng hợp đến cụ thể.
Các đề mục lớn trong tài liệu được đánh số liên tục bằng chữ số La Mã, trong khi các đề mục nhỏ trong từng đề mục lớn được đánh số riêng bằng chữ số Ả Rập Việc viết tắt các đề mục lớn trong Danh mục hồ sơ phải tuân theo quy định của cơ quan, tổ chức và cần đảm bảo ngắn gọn, dễ hiểu.
2 Số, ký hiệu của hồ sơ bao gồm: số thứ tự (được đánh bằng chữ số Ả Rập) và ký hiệu (bằng các chữ viết tắt) của đề mục lớn.
Việc đánh số hồ sơ có thể thực hiện theo hai phương pháp: một là đánh số liên tục trong toàn bộ Danh mục, bắt đầu từ số 01; hai là đánh số liên tục trong phạm vi từng đề mục lớn, cũng bắt đầu từ số 01.
3 Tiêu đề hồ sơ: cần viết ngắn gọn, rõ ràng nhưng phải khái quát được nội dung của các văn bản, tài liệu sẽ hình thành trong quá trình theo dõi, giải quyết công việc.
4 Thời hạn bảo quản của hồ sơ được xác định theo quy định hiện hành: Vĩnh viễn hoặc thời hạn bằng số năm cụ thể.
2.6.3 Phương pháp lập hồ sơ
Công ty Quản lý công trình công cộng và dịch vụ đô thị Cát Hải đã xây dựng một bản danh mục hồ sơ cho nhân viên Đầu năm, phòng tổ chức-hành chính sẽ dựa vào danh mục này để xác định số lượng và loại hồ sơ cần lập cho từng nhân viên Dựa trên thông tin đó, họ sẽ chuẩn bị bìa hồ sơ, ghi số, ký hiệu và tiêu đề hồ sơ lên bìa để đảm bảo tính khoa học và quản lý hiệu quả.
Trong quá trình xử lý công việc, tài liệu thuộc hồ sơ cần được dán vào tờ bìa của hồ sơ tương ứng Nếu có công việc mới phát sinh, nhân viên sẽ lấy thêm bìa hồ sơ để mở hồ sơ mới và ghi tên hồ sơ vào danh mục hồ sơ.
Bước 2 trong quá trình lập hồ sơ là thu thập văn bản và tài liệu, đây là khâu quan trọng quyết định chất lượng của hồ sơ Việc thu thập tài liệu đầy đủ không chỉ ảnh hưởng đến giá trị của hồ sơ mà còn là tiền đề cho các bước nghiệp vụ tiếp theo Do đó, nhân viên phòng Tổ chức hành chính cần làm việc một cách nghiêm túc và cẩn thận trong từng quy trình.
Bước 3: Kết thúc và biên mục hồ sơ
Nếu hồ sơ chứa nhiều văn bản và tài liệu vượt quá 200 tờ, nhân viên phòng tổ chức hành chính sẽ tiến hành phân chia thành các đơn vị bảo quản Việc này giúp sắp xếp và quản lý văn bản, tài liệu trong hồ sơ một cách hiệu quả hơn.
– Phân chia đơn vị bảo quản
Cần dựa vào mối liên hệ về nội dung, thời gian hoặc giá trị tài liệu để phân chia cho hợp lý.
– Sắp xếp văn bản, tài liệu trong hồ sơ hoặc trong đơn vị bảo quản
Việc cố định trật tự văn bản tài liệu giúp bảo đảm mối liên hệ giữa các văn bản, tạo ra hồ sơ rõ ràng và thuận tiện cho việc nghiên cứu Tùy thuộc vào từng hồ sơ và đơn vị bảo quản, các phương pháp sắp xếp sẽ được lựa chọn cho phù hợp.
+ Theo thứ tự thời gian
+ Theo mức độ quan trọng của văn bản và mức độ quan trọng của tác giả + Sắp xếp theo vần chữ cái
Hồ sơ chỉ được biên mục sau khi công việc hoàn tất hoặc vụ việc đã kết thúc Trước khi tiến hành biên mục, cần kiểm tra kỹ lưỡng các văn bản và tài liệu trong hồ sơ; nếu phát hiện thiếu sót, cần thu thập và bổ sung cho đầy đủ Đồng thời, cần đảm bảo việc sắp xếp hồ sơ một cách khoa học và có trật tự Nội dung của quy trình biên mục hồ sơ bao gồm các bước cần thiết để hoàn thiện tài liệu.
– Ghi mục lục văn bản;
– Viết tờ chứng từ kết thúc;
2.6.4 Nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan
Công ty Quản lí công trình công cộng và dịch vụ đô thị Cát Hải thực hiện việc nộp hồ sơ, tài liệu với trình tự như sau:
Công chức, viên chức có trách nhiệm lập hồ sơ cho công việc được giao và nộp lưu vào Lưu trữ cơ quan trong thời hạn 01 năm sau khi công việc kết thúc Đối với hồ sơ xây dựng cơ bản, thời hạn lưu trữ là 03 tháng kể từ ngày công trình được quyết toán Để thực hiện chức năng này, công chức, viên chức cần lập hồ sơ vào “Quản lý hồ sơ” và chọn các mục phù hợp.
Màn hình hiện thị các chức năng sau: Xuất XML, mục lục văn bản, nộp lưu trữ (lưu trữ cơ quan).
Bước 1 Xuất XML: mục đích sau này cập nhật thông tin hồ sơ vào lưu trữ lịch sử tỉnh.
Bước 2 trong quy trình là tạo mục lục văn bản, nhằm thống kê số lượng văn bản trong hồ sơ và sắp xếp chúng theo ngày tháng ban hành Hệ thống sẽ tự động thực hiện việc sắp xếp này.
- Vào mục “Hồ sơ lưu trữ”, chọn “Hồ sơ công việc”, “mục lục hồ sơ” như sau:
Các biểu tượng ở cột thao tác có 2 chức năng: chỉnh sửa và chuyển văn bản ra khỏi hồ sơ
Chỉnh sửa văn bản bao gồm việc điều chỉnh trích yếu của từng tài liệu và lựa chọn nội dung chính Sau khi hoàn tất việc nhập các thông tin cần thiết, người dùng có thể tiến hành chọn lựa và lưu lại kết quả chỉnh sửa.
“cập nhật” trích yếu nội dung vừa được thêm sẽ hiển thị ở mục lục văn bản.
Người dùng có thể dễ dàng loại bỏ các văn bản không liên quan khỏi hồ sơ công việc của mình Để thực hiện, hãy chọn văn bản cần xóa và xác nhận bằng cách chọn “xóa” Sau khi đồng ý, văn bản sẽ được loại bỏ khỏi hồ sơ một cách nhanh chóng và hiệu quả.
Tìm hiểu về văn hóa công sở, nghi thức nhà nước, giao tiếp
2.7.1 Các quy định hiện hành của cơ quan
* Quy định về thẻ cán bộ, công chức, viên chức
- Quy định về mẫu thẻ cán bộ, công chức, viên chức
Mẫu thẻ cán bộ, công chức, viên chức được quy định tại Điều 4, Quyết định số 06/2008/QĐ-BNV ngày 22/12/2008 của Bộ trưởng Bộ Nội vụ Thẻ có hình chữ nhật, kích thước 50mm x 90mm, và hai mặt thẻ được in giống nhau, bao gồm các tiêu chí cụ thể.
Tên cơ quan, đơn vị chủ quản hoặc cơ quan cấp trên của đơn vị sử dụng cán bộ, công chức, viên chức cần được trình bày bằng chữ in hoa, kiểu Times New Roman, kích thước 14 Chữ phải được in đậm, màu vàng nhạt và đặt trên nền xanh da trời, theo tiêu chuẩn tiếng Việt TCVN – 6909/2001.
Tên cơ quan, đơn vị sử dụng cán bộ, công chức, viên chức cần được in hoa, sử dụng font chữ Times New Roman, kích thước 14 Theo tiêu chuẩn tiếng Việt TCVN 6909/2001, chữ phải được in đậm và có màu vàng nhạt trên nền xanh da trời.
Họ và tên của cán bộ, công chức, viên chức cần được viết bằng chữ in hoa, phông chữ Times New Roman, kích thước 16, theo tiêu chuẩn tiếng Việt TCVN 6909/2001 Nội dung này phải được in đậm, màu đen trên nền trắng.
Chức vụ hoặc chức danh công việc hiện tại của cán bộ, công chức, viên chức cần được trình bày bằng chữ in hoa, kiểu Times New Roman, kích thước 12, theo bộ mã tiêu chuẩn tiếng Việt TCVN 6909/2001 Văn bản phải được in đậm, màu đen trên nền trắng.
Mã số thẻ cán bộ, công chức, viên chức bao gồm các thành phần được sắp xếp theo thứ tự: mã ngạch (chức danh, nghề nghiệp) và số thứ tự do đơn vị quy định Ở góc trên bên trái của thẻ, hình Quốc huy được in theo màu sắc quy định.
25 Ở phía dưới bên trái thẻ là ảnh mẫu, nền xanh cỡ 3x4 cm của cán bộ, công chức, viên chức.
Thẻ cán bộ, công chức, viên chức được làm bằng chất liệu giấy hoặc Plastic, có dây đeo.
* Quy định về trang phục công sở
1.Khi thực hiện nhiệm vụ, cán bộ, viên chức, công chức phải ăn mặc gọn gàng, lịch sự.
Lễ phục của cán bộ, công chức, viên chức là trang phục chính thức dùng trong các buổi lễ, cuộc họp trọng thể và tiếp khách nước ngoài Đối với nam cán bộ, công chức, viên chức, lễ phục bao gồm bộ comple, áo sơ mi và cravat.
+ Lễ phục của nữ cán bộ, công chức, viên chức: Áo dài truyền thống, bộ comple nữ.
+ Đối với cán bộ, công chức, viên chức là người dân tộc thiểu số: Trang phục ngày hội dân tộc cũng coi là lễ phục.
Cán bộ, công chức, viên chức cần phải đeo thẻ theo đúng quy định khi thực hiện nhiệm vụ và công vụ Việc sử dụng thẻ này phải tuân thủ theo Quyết định số 06/2008/QĐ-BNV ngày 22/12/2008 của Bộ trưởng.
Bộ Nội vụ về việc quy định mẫu thẻ và việc quản lý, sử dụng thẻ đối với cán bộ, công chức, viên chức
* Tinh thần, thái độ làm việc của cán bộ, công chức, viên chức
- Khi thực hiện nhiệm vụ, công vụ, cán bộ, công chức, viên chức phải ý thức rõ về chức trách, bổn phận của bản thân, bao gồm:
Cần sẵn sàng tiếp nhận và nỗ lực hoàn thành mọi nhiệm vụ được giao, không nên kén chọn công việc hay chỉ chọn những nhiệm vụ dễ dàng Hãy thể hiện tâm huyết, tận tụy và gương mẫu trong việc thực hiện trách nhiệm và nhiệm vụ của mình.
Để nâng cao hiệu quả công việc, cần có ý thức tổ chức kỷ luật và sử dụng thời gian làm việc một cách hiệu quả Tránh tình trạng làm việc qua loa, đại khái và trung bình chủ nghĩa Đồng thời, không thực hiện công việc riêng trong giờ hành chính và chủ động phối hợp trong việc thực hiện nhiệm vụ, công vụ.
Không được gây khó khăn, phiền hà hay kéo dài thời gian xử lý công việc của cơ quan, tổ chức và người dân Cần phải thể hiện sự quan tâm, trách nhiệm và không thờ ơ trước những khó khăn, bức xúc của người dân.
Cán bộ, công chức, viên chức lãnh đạo cần phải công tâm và khách quan trong việc sử dụng và đánh giá cán bộ thuộc quyền quản lý Họ không được lợi dụng vị trí công tác để bổ nhiệm người thân quen Ngoài ra, khi nhận thấy bản thân còn hạn chế về năng lực và uy tín, họ nên chủ động xin thôi giữ chức vụ.
Cán bộ, công chức và viên chức cần tuân thủ nghiêm ngặt các quy định liên quan đến nhiệm vụ và công vụ theo Luật Cán bộ, công chức và Luật Viên chức, cũng như các quy định pháp luật khác có liên quan.
2.7.2 Nhận xét, đánh giá chung
Tại công ty Quản lý công trình công cộng và dịch vụ đô thị Cát Hải, lãnh đạo và cán bộ công chức đã nỗ lực xây dựng giá trị văn hóa cơ bản nhằm phát triển văn hóa công sở Thực hiện chỉ đạo về văn hóa công sở của Thủ tướng Chính phủ và UBND Huyện Cát Hải, công ty đã đạt nhiều kết quả tích cực trong việc nâng cao nhận thức và ý thức trách nhiệm của đội ngũ cán bộ, công chức về việc tu dưỡng, rèn luyện và chấp hành các chủ trương, chính sách của Đảng và pháp luật của Nhà nước.
Tìm hiểu về các thiết bị văn phòng, các phần mềm ứng dụng
2.8.1 Các loại thiết bị văn phòng được sử dụng
Hiện nay Công ty Quản lý công trình công cộng và dịch vụ đô thi Cát Hải đang sử dụng các thiết bị văn phòng như:
Bảng 2.1 Thiết bị văn phòng tại Công ty quản lý công trình công cộng và dịch vụ đô thị Cát Hải
STT Tên thiết bị Số lượng
(Nguồn: Văn phòng công ty) 2.8.2 Quản lí và sử dụng các thiết bị văn phòng
Yêu cầu về quản lý:
- Phải phù hợp với kế hoạch phát triển của công ty.
- Phải được xác định cụ thể, chi tiết từ chủ thể đến đối tượng quản lý;
Ban lãnh đạo công ty có trách nhiệm quản lý trang thiết bị văn phòng, bao gồm việc bố trí, điều chuyển và phân công người quản lý sử dụng các thiết bị chung Họ cần lập sổ sách lưu giữ hồ sơ biên bản giao nhận và theo dõi toàn bộ trang thiết bị của công ty Ngoài ra, cần thông báo và đề nghị Văn phòng điều chuyển hoặc thanh lý các thiết bị không còn nhu cầu sử dụng Cuối cùng, lãnh đạo phải chỉ đạo công tác bàn giao tài sản công và hồ sơ quản lý khi có sự thay đổi tổ chức.
Trang thiết bị phải được sử dụng đúng tiêu chuẩn, định mức và đúng mục đích.
Không được tự ý thay đổi, trao đổi, cho, tặng, hoặc biếu trang thiết bị văn phòng của công ty Mọi việc điều chuyển trang thiết bị văn phòng giữa các phòng ban hoặc cá nhân cần phải có sự cho phép của người có thẩm quyền.
Yêu cầu về sử dụng:
- Bảo quản, giữ gìn và sử dụng trang thiết bị lâu bền, tiết kiệm, hiệu quả.
- Thông báo kịp thời về tình trạng hư hỏng của trang thiết bị được giao và đề nghị Văn phòng.
- Báo cáo Giám đốc công ty khi xảy ra mất mát hoặc các biến động, thay đổi liên quan đến trang thiết bị được giao.
Để đảm bảo an toàn cho tem kiểm kê dán trên thiết bị, cần bảo quản chúng cẩn thận trong suốt quá trình sử dụng Khi nghỉ việc hoặc chuyển công tác, việc bàn giao các trang thiết bị phải được thực hiện qua biên bản, ghi rõ tình trạng và thông tin liên quan đến tem kiểm kê.
2.8.3 Các phần mềm ứng dụng trong công tác văn phòng
Các phần mềm đang được ứng dụng trong công tác văn phòng tại Công ty quản lýcông trình công cộng và dịch vụ đô thị Cát Hải như sau:
- Phần mềm gõ tiếng Việt.
- Bộ ứng dụng văn phòng Microsoft Office.
- Phần mềm đọc file hay tập tin PDF
- Phần mềm giải nén WinRAR.
- Phần mềm chat Zalo, Skype, Viber.
NHẬN XÉT- KIẾN NGHỊ- ĐỀ XUẤT MỘT SỐ GIẢI PHÁP NHẰM NÂNG CAO CHẤTLƯỢNG CÔNG TÁC VĂN PHÒNG TẠI CÔNG TY QUẢN LÝ CÔNG TRÌNH CÔNG CỘNG VÀ DỊCH VỤ ĐÔ THỊ CÁT HẢI
Đánh giá chung
Qua 3 tuần kiến tập tại Công ty Quản lí công trình công cộng và dịch vụ đô thị Cát Hải em có những nhận xét như sau:
Về văn hóa công sở, tổ chức hoạt động của công ty
Tại công ty Quản lý công trình công cộng và dịch vụ đô thị Cát Hải, lãnh đạo và cán bộ công chức viên chức đã nỗ lực xây dựng các giá trị văn hóa cơ bản nhằm phát triển văn hóa công sở tại đơn vị.
Lãnh đạo công ty thể hiện tinh thần cương trực và nghiêm túc, đồng thời chú trọng đến sự phát triển của nhân viên Nhân viên luôn thể hiện sự thân thiện, nhiệt huyết trong công việc và có trách nhiệm cao, đảm bảo thực hiện tốt các chức năng và nhiệm vụ được giao.
Có sự phân công phụ trách từng việc cụ thể để nhân viên nắm rõ công việc hàng ngày, không có sự chồng chéo trong công việc
Về công tác văn thư-lưu trữ
Trong quản lý văn bản điện tử, cán bộ phòng Tổ chức – hành chính đã tuân thủ Nghị định số 30/2020/NĐ-CP về công tác văn thư Lãnh đạo công ty nhận thức rõ tầm quan trọng của quản lý văn bản đối với hoạt động của cơ quan, do đó việc tổ chức và quản lý công tác này được chú trọng nhằm đáp ứng hiệu quả các yêu cầu và nhiệm vụ được giao.
Các bước trong công tác văn thư được tổ chức một cách khoa học, giúp đảm bảo công việc được giải quyết kịp thời, nhanh chóng và chính xác.
Ngoài những ưu điểm ở trên Công ty Công trình công cộng và dịch vụ đô thị Cát Hải vẫn còn những hạn chế sau đây.
Tình hình thực hiện quy chế dân chủ cơ sở hiện tại chưa được Ban lãnh đạo quan tâm đúng mức, dẫn đến sự thiếu phối hợp chặt chẽ giữa công đoàn và ban lãnh đạo trong việc giải quyết mâu thuẫn và tháo gỡ khó khăn cho cán bộ Ngoài ra, chưa có đơn vị nào phụ trách phát triển văn hóa công sở Đội ngũ nhân viên chủ yếu ở độ tuổi 30-40, do đó, kỹ năng sử dụng thiết bị điện tử của họ vẫn còn nhiều hạn chế.
Mặc dù đã được đầu tư, các trang thiết bị phục vụ quy trình quản lý văn bản vẫn chưa đáp ứng nhu cầu sử dụng và khối lượng công việc hiện tại Số lượng máy tính chỉ có ba chiếc, trong khi công việc ngày càng nhiều, dẫn đến tình trạng chậm trễ trong quá trình giải quyết Thêm vào đó, việc các thiết bị thường xuyên gặp trục trặc càng làm gia tăng sự chậm trễ này.
Hiện nay, chưa có các hình thức khuyến khích và chế độ khen thưởng phù hợp cho các tổ chức và cá nhân có thành tích nổi bật trong việc xây dựng và thực hiện văn hóa công sở Điều này dẫn đến việc chưa có sự chú trọng vào việc tạo ra những tấm gương điển hình tiên tiến về văn hóa công sở.
3.2 Một số đề xuất và kiến nghị nhằm nâng cao chất lượng công tác văn phòng tại Công ty Quản lí công trình và dịch vụ đô thị Cát Hải
3.2.1 Về công tác tổ chức, hoạt động của công, nhân viên văn phòng
- Nâng cao chất lượng đội ngũ cán bộ, nhân viên văn phòng tại công ty
- Tổ chức các khóa học bồi dưỡng nghiệp vụ chuyên môn, nâng cao kỹ năng, nghiệp vụ chuyên môn.
Tổ chức hội thảo và giao lưu giữa các nhân viên văn phòng công ty với các đơn vị khác nhằm tạo cơ hội học hỏi và phát triển kỹ năng nghiệp vụ Sự kiện này không chỉ giúp nâng cao trình độ chuyên môn mà còn thúc đẩy sự kết nối và hợp tác giữa các nhân viên.
3.2.2 Về công tác văn thư-lưu trữ
Nâng cao chất lượng cơ sở vật chất và liên tục áp dụng các khoa học, công nghệ tiên tiến nhằm đáp ứng hiệu quả nhu cầu công việc.
Thường xuyên kiểm tra, đánh giá tình hình thực hiện quản lý văn bản của cán bộ, công chức tại Công ty
Tổ chức tập huấn, đào tạo bồi dưỡng, nâng cao trình độ, chuyên môn nghiệp vụ đối với cán bộ, công chức trong công ty.
Công ty quản lý công trình công cộng và dịch vụ đô thị Cát Hải cần xây dựng và ban hành quy chế công tác văn thư, đặc biệt là trong việc quản lý văn bản, nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động và đảm bảo tính minh bạch trong quy trình xử lý thông tin Quy chế này sẽ giúp cải thiện công tác lưu trữ, tra cứu và xử lý văn bản, đồng thời tạo điều kiện thuận lợi cho việc giao tiếp nội bộ và bên ngoài.
3.2.3 Về văn hóa công sở
Xây dựng đội ngũ cán bộ, nhân viên có phẩm chất đạo đức, năng lực công tác, tinh thần trách nhiệm và tính chuyên nghiệp cao.
Tổ chức và duy trì các hoạt động văn hóa, văn nghệ, thể dục thể thao nhằm nâng cao đời sống tinh thần cho cán bộ, nhân viên, từ đó tạo sự gắn bó và kết nối giữa các nhân viên trong môi trường làm việc.
Tăng cường phối hợp, thanh tra, kiểm tra, giám sát, tổng kết, đánh giá việc thực hiện văn hóa.
