Phòng Tổ chức Hành chính của Công tyquản lý công trình công cộng và dịch vụ đô thị Cát Hải

TRƯỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI KHOA QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG Họ và tên sinh viên BÙI THỊ THU HƯỜNG BÁO CÁO KIẾN TẬP NGÀNH ĐẠI HỌC QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG LỚP QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG 19B (KHÓA 2019 2023) Tên cơ quan CÔN.

TRƯỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI KHOA QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG Họ tên sinh viên: BÙI THỊ THU HƯỜNG BÁO CÁO KIẾN TẬP NGÀNH ĐẠI HỌC QUẢN TRỊ VĂN PHỊNG LỚP QUẢN TRỊ VĂN PHỊNG 19B (KHĨA 2019-2023) Tên quan: CƠNG TY QUẢN LÝ CƠNG TRÌNH CƠNG CỘNG VÀ DỊCH VỤ ĐÔ THỊ CÁT HẢI Địa chỉ: Tổ 1- khu 1, thị trấn Cát Bà, Huyện Cát Hải, thành phố Hải Phòng Cán hướng dẫn nghiệp vụ quan: Trần Thị Thúy Vân Giảng viên hướng dẫn: TS Nguyễn Mạnh Cường HÀ NỘI - 2022 LỜI CẢM ƠN Để hoàn thành tốt đề tài này, bên cạnh cố gắng nỗ lực từ thân, nhận nhiều giúp đỡ từ phía Nhà trường, Khoa Quản trị văn phịng, đặc biệt giảng viên hướng dẫn TS Nguyễn Mạnh Cường Từ phía Cơng ty Quản lý cơng trình cơng cộng dịch vụ đô thị Cát Hải, đặc biệt đồng chí Trần Thị Th Vân Trưởng phịng Tổ chức -hành Đó nguồn sức mạnh cổ vũ tinh thần lớn lao Lời đầu tiên, xin gửi lời cảm ơn chân thành đếngiảng viên hướng dẫn TS NguyễnMạnh Cường Người hướng dẫn tận tình, chu đáo trình thực đề tài Cảm ơn hướng dẫn, bảo đồng chí Trần Thị Thuý Vân giúp đỡ, cung cấp thơng tin, số liệu từ phíaCơng ty quản lý cơng trình cơng cộng dịch vụ thị Cát Hải , đặc biệt Phịng Tổ chức- hành Cơng ty quản lý cơng trình cơng cộng dịchvụ đô thị Cát Hải Mặc dù cố gắng nỗ lực hoàn thành tốt đề tài hạn chế nhiềumặt nênkhơng tránh khỏi sai sót định, tơi mong nhận đóng góp thầy để đề tài hồn thiện Tơi xin chân thành cảm ơn! MỤC LỤC PHẦN MỞ ĐẦU 1 Lý chọn đề tài Mục đích nghiên cứu .1 Đối tượng phạm vi nghiên cứu Phương pháp nghiên cứu .2 Cấu trúc đề tài .2 PHẦN NỘI DUNG CHƯƠNG GIỚI THIỆU CHUNG VỀ CÔNG TY QUẢN LÝ CƠNG TRÌNH CƠNG CỘNG VÀ DỊCH VỤ ĐƠ THỊ CÁT HẢI .3 1.1 Khái quát chung vị trí, nội dung tính chất hoạt động Đơn vị 1.1.1 Giới thiệu chung 1.1.2 Nội dung hoạt động đơn vị .3 1.1.3 Đối tượng, phạm vi, tính chất hoạt động 1.1.4 Cơ chế hoạt động đơn vị nghiệp công lập 1.2 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn 1.3 Cơ cấu tổ chức CHƯƠNG KHẢO SÁT MỘT SỐ CƠNG TÁC VĂN PHỊNG TẠI CƠNG TY 2.1 Tổ chức hoạt động văn phịng Tổ chức-hành 2.1.1 Chức năng, nhiệm vụ, cấu tổ chức văn phòng tổ chức- hành 2.1.1.1 Chức 2.1.1.2 Nhiệm vụ 2.1.1.3 Cơ cấu tổ chức .8 2.1.2 Vị trí việc làm mơ tả cơng việc vị trí văn phịng .8 2.2 Tìm hiểu soạn thảo ban hành văn quan 11 2.2.1 Các loại văn quan tổ chức ban hành 11 2.2.2 Thẩm quyền ban hành văn .12 2.2.3 Thể thức, kỹ thuật trình bày văn 12 2.2.4 Quy trình soạn thảo ban hành văn 13 2.3 Tìm hiểu quản lí văn 16 2.4 Tìm hiểu quản lý giải văn đến 18 2.5 Tìm hiểu quản lí sử dụng dấu .20 2.6 Tìm hiểu lập hồ sơ nộp hồ sơ, tài liệu lưu trữ vào quan 21 2.6.1 Các loại hồ sơ hình thành quan, tổ chức 21 2.6.2 Xây dựng ban hành danh mục hồ sơ 21 2.6.3 Phương pháp lập hồ sơ 22 2.6.4 Nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ quan 23 2.7 Tìm hiểu văn hóa cơng sở, nghi thức nhà nước, giao tiếp .25 2.7.1 Các quy định hành quan 25 2.7.2 Nhận xét, đánh giá chung .27 2.8 Tìm hiểu thiết bị văn phịng, phần mềm ứng dụng công tác quản trị văn phòng 27 2.8.1 Các loại thiết bị văn phòng sử dụng 27 2.8.2 Quản lí sử dụng thiết bị văn phòng 28 2.8.3 Các phần mềm ứng dụng công tác văn phòng .29 CHƯƠNG NHẬN XÉT- KIẾN NGHỊ- ĐỀ XUẤT MỘT SỐ GIẢI PHÁP NHẰM NÂNG CAO CHẤTLƯỢNG CƠNG TÁC VĂN PHỊNG TẠI CƠNG TY QUẢN LÝ CƠNG TRÌNH CƠNG CỘNG VÀ DỊCH VỤ ĐƠ THỊ CÁT HẢI 30 3.1 Đánh giá chung .30 3.1.1 Ưu điểm 30 3.1.2 Hạn chế 30 3.1.3 Nguyên nhân 31 3.2 Một số đề xuất kiến nghị nhằm nâng cao chất lượng cơng tác văn phịng Cơng ty Quản lí cơng trình dịch vụ thị Cát Hải 31 3.2.1 Về công tác tổ chức, hoạt động cơng, nhân viên văn phịng 31 3.2.2 Về công tác văn thư-lưu trữ 31 3.2.3 Về văn hóa cơng sở .32 KẾT LUẬN 33 DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO .34 PHỤ LỤC .35 PHẦN MỞ ĐẦU Lý chọn đề tài Văn phòng nơi đại diện cho quan tổ chức, nói văn phịng mặt quan, tổ chức Biểu văn phịng thể đẳng cấp công ty, quan tổ chức Để phận văn phịng hoạt động có hiệu thực cánh tay đắc lực nhà quản lý địi hỏi phải có quản lý, theo dõi, đánh giá trình thực chức năng, nhiệm vụ văn phòng Kiến tập khoảng thời gian vơ quan trọng để sinh viên vận dùng kiến thức lý thuyết học trường vào thực tế, từ trau dồi kĩ làm việc độc lập, học hỏi thêm nhiều kinh nghiệm từ cán quan Với mục tiêu em tự liên hệ kiến tập Phịng Tổ chức -Hành Cơng tyquản lý cơng trình cơng cộng dịch vụ thị Cát Hải” để thực nghiên cứu Mục đích nghiên cứu - Tìm hiểu khái qt vầ Cơng ty quản lý cơng trình cơng cộng dịch vụ thị Cát Hải - Phân tích đánh giá thực trạng cơng tác văn phịng Cơng ty quản lý cơng trìnhcơng cộng dịch vụ thị Cát Hải - Đề xuất giải pháp nâng cao hiệu cơng tác văn phịng tại Cơng ty quản lý cơng trình cơng cộng dịch vụ thị Cát Hải Đối tượng phạm vi nghiên cứu 3.1 Đối tượng nghiên cứu Tìm hiểu tổ chức hoạt động văn phịng Cơng ty quản lý cơng trình cơngcộng dịch vụ thị Cát Hải 3.2 Phạm vi nghiên cứu - Phạm vi nội dung: Tìm hiểu cấu tổ chức hoạt động văn phịng - Phạm vi khơng gian: Cơng ty quản lý cơng trình cơng cộng dịch vụ đô thị Cát Hải - Phạm vi thời gian: Giai đoạn từ 2017 đến Phương pháp nghiên cứu Trong thực đề tài, thực nhiều phương pháp tổng hợp, số phươngpháp chủ yếu sau: Phương pháp thống kê: Thống kê văn bản, số liệu công ty qua cácnăm Phương pháp phân tích: Từ số liệu thực trạng phân tích điểm lý domà chưa thực tốt, từ khắc phục Phương pháp nghiên cứu tài liệu: Chọn lọc, tham khảo tài liệu liên quan tớivấn đề nghiên cứu Phương pháp thống kê phân tích so sánh: Dựa số liệu, tài liệu thu thậpđược lập bảng biểu, sơ đồ… từ nhận xét, phân tích so sánh Cấu trúc đề tài Chương Khái quát công ty quản lý cơng trình cơng cộng dịch vụ thị Cát Hải Chương Thực trạng công tác quản trị văn phịng cơng ty quản lý cơng trình cơng cộng dịch vụ đô thị Cát Hải Chương Đề xuất số giải pháp nhằm nâng cao chất lượng cơng tác văn phịng cơng ty quản lý cơng trình cơng cộng dịch vụ thị Cát Hải PHẦN NỘI DUNG CHƯƠNG GIỚI THIỆU CHUNG VỀ CƠNG TY QUẢN LÝ CƠNG TRÌNH CƠNG CỘNG VÀ DỊCH VỤ ĐÔ THỊ CÁT HẢI 1.1 Khái quát chung vị trí, nội dung tính chất hoạt động Đơn vị 1.1.1 Giới thiệu chung Tên công ty: CƠNG TY QUẢN LÍ CƠNG TRÌNH CƠNG CỘNG VÀ DỊCH VỤ ĐÔ THỊ CÁT HẢI Mã số thuế: 0200453857 Địa chỉ: Tổ khu 1- Thị trấn Cát Bà- Huyện Cát Hải- Thành phố Hải Phòng Người đại diện: Nguyễn Cơng Hịa Ngày hoạt động: 04-11-2002 Quản lý bởi: Chi cục thuế Huyện Cát Hải Loại hình cơng ty: Cơng ty hành chính, cơng ty nghiệp 1.1.2 Nội dung hoạt động đơn vị Công ty quản lý công trình cơng cộng dịch vụ thị Cát Hải (viết tắt Công ty quản lý CTCC& DV đô thị Cát Hải) thành lập theo Quyết định số 1056/QĐ-UBND ngày 26 tháng 05 năm 2008 UBND huyện Cát Hải sở sáp nhập Hạt quản lý đường Cát Hải Đội thị huyện Cát Hải, kể từ ngày 01/06/2008 Năm 2022 Công ty quản lý CTCC& DV thị Cát Hải có 128 cán cơng nhân viên, có 04 biên chế, 104 hợp đồng không xác định thời hạn, 17 hợp đồng ngắn hạn (dưới 24 tháng) 03 hợp đồng thỏa thuận Công ty quản lý CTCC& DV đô thị Cát Hải hoạt động theo chức năng, nhiệm vụ giao Quyết định số 1056/QĐ-UBND ngày 26 tháng 05 năm 2008 UBND huyện Cát Hải 1.1.3 Đối tượng, phạm vi, tính chất hoạt động - Đối tượng: Cán bộ, viên chức, người lao động hợp đồng Công ty quản lý CTCC& DV đô thị Cát Hải khách hàng sử dụng dịch vụ Công ty - Phạm vi: Công ty quản lý CTCC& DV đô thị Cát Hải địa bàn huyện - Tính chất hoạt động: hoạt động thường xuyên, hoạt động dịch vụ 1.1.4 Cơ chế hoạt động đơn vị nghiệp công lập Công ty quản lý CTCC& DV đô thị Cát Hải đơn vị nghiệp hoạt động cơng ích; có dấu riêng theo mẫu quy định; mở tài khoản Kho bạc Nhà nước huyện Cát Hải Là đơn vị nghiệp hoạt động cơng ích ngân sách Nhà nước cấp, tự đảm bảo phần chi phí hoạt động thường xuyên Thực chế độ thủ trưởng quản lý điều hành, sản xuất kinh doanh thực nhiệm vụ cấp giao Bảo đảm nguyên tắc tập chung dân chủ sở thực quy chế dân chủ doanh nghiệp Nhà nước Công ty chấp hành việc thành lập tổ chức trị, tổ chức quần chúng Nhà nước quy định như: Tổ chức cơng đồn, Tổ chức dân qn tự vệ tạo điều kiện để tổ chức hoạt động có hiệu theo đạo trực tuyến, song bảo đảm mối quan hệ đồng đặt đạo Chi bộ, Đảng Công ty, nhằm thực tốt mục tiêu nhiệm vụ công tác Công ty 1.2 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn - Căn vào Quyết định số 07/QĐ-UBND ngày 05/01/2017 UBND huyện Cát hải việc phê duyệt Quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn cấu, tổ chức, hoạt động Công ty quản lý cơng trình cơng cộng dịch vụ thị Cát Hải - Quản lý, khai thác, tu, bảo dưỡng thi công xây dựng, nâng cấp tuyến đường địa bàn huyện theo phân cấp; - Quản lý, tu, bảo dưỡng thi công xây dựng đường hè, hệ thống thoát nước địa bàn huyện; - Quản lý, khai thác bến xe, bến thuỷ nội địa địa bàn huyện theo cấp phép quan có thẩm quyền; - Quản lý, sửa chữa cầu cống, bến tầu trục đường phân cấp quản lý; - Quản lý việc trồng chăm sóc xanh, cảnh công viên, trục đường thuộc hai thị trấn Cát Bà Cát Hải, khuôn viên quan Huyện uỷ Uỷ ban nhân dân huyện; - Quản lý, khai thác, bảo dưỡng, lắp đặt hệ thống điện chiếu sáng công cộng, tổ chức dịch vụ điện chiếu sáng cho tổ chức, cá nhân hai thị trấn Cát Bà Cát Hải, công trình địa bàn huyện theo quy định; quản lý, vận hành Trạm xử lý nước thải Tùng Dinh 1,2, Trạm xử lý nước thải tổ dân phố 7,8,9,10 thị trấn Cát Bà, Trạm xử lý hệ thống thoát nước thải nội, ngoại vùng đường cống D300 khu vực Khe Sâu - Quản lý, khai thác cơng trình công cộng như: nhà vệ sinh công cộng; Nghĩa trang nhân dân đảo Cát Hải - Thu gom, vận chuyển xử lý rác thải xã thị trấn Cát Bà, Cát Hải; quản lý, xử lý bãi rác Đồng Trong (Cát Bà), bãi rác Đồng Sam ( Cát Hải), bãi rác Việt Hải - Thu dịch vụ sử dụng cầu bến, trông giữ xe, vệ sinh môi trường, đường hè theo quy định; - Khai thác đá, san lấp mặt phục vụ giao thông Công ty có trách nhiệm xây dựng thực kế hoạch ngắn hạn, trung hạn, dài hạn theo phương hướng, mục tiêu Nhà nước, phấn đấu hoàn thành tiêu, kế hoạch Nhà nước giao Cơng ty có trách nhiệm xây dựng nội quy, quy chế nhằm cụ thể hoá quy định Nhà nước tiền lương, tiền thưởng, kỷ luật lao động, bảo hộ lao động, kỹ thuật an toàn lao động, vệ sinh lao động, tổ chức hướng dẫn Dấu đóng phải rõ ràng, ngắn, chiều dùng mực dấu màu đỏ theo quy định; Khi đóng dấu lên chữ ký, dấu đóng phải trùm lên khoảng 1/3 chữ ký phía bên trái; Các văn ban hành kèm theo văn phụ lục: Dấu đóng lên trang đầu, trùm phần tên quan, tổ chức tiêu đề phụ lục; Việc đóng dấu treo, dấu giáp lai, đóng dấu văn giấy người đứng đầu quan, tổ chức quy định; Dấu giáp lai đóng vào khoảng mép phải văn phụ lục văn bản, trùm lên phần tờ giấy; dấu đóng tối đa 05 tờ văn 2.6 Tìm hiểu lập hồ sơ nộp hồ sơ, tài liệu lưu trữ vào quan 2.6.1 Các loại hồ sơ hình thành quan, tổ chức Thống kê số lượng hồ sơ Cơng ty Quản lí cơng trình cơng cộng dịch vụ đô thị Cát Hải Năm 2021: Hồ sơ nhân sự: 60 Hồ sơ nguyên tắc:10 Hồ sơ Đảng viên:12 Hồ sơ cơng việc:25 (nguồn: Phịng Tổ chức-hành chính) 2.6.2 Xây dựng ban hành danh mục hồ sơ Danh mục hồ sơ gồm thành phần: Các đề mục, số ký hiệu hồ sơ, tiêu đề hồ sơ, thời hạn bảo quản hồ sơ, người lập hồ sơ Đề mục Danh mục hồ sơ xây dựng theo cấu tổ chức (tên đơn vị quan, tổ chức) theo lĩnh vực hoạt động (tên lĩnh vực hoạt động chủ yếu quan, tổ chức) Trong đề mục lớn chia thành đề mục nhỏ tương ứng với tên đơn vị (theo cấu tổ chức) chia thành mặt hoạt động (theo lĩnh vực hoạt động) Trong đề mục nhỏ, trật tự hồ sơ xếp theo nguyên tắc từ chung đến riêng, từ tổng hợp đến cụ thể 21 Các đề mục lớn đánh số liên tục chữ số La Mã Các đề mục nhỏ (nếu có) đề mục lớn đánh số riêng chữ số Ả Rập Chữ viết tắt đề mục lớn Danh mục hồ sơ quan, tổ chức quy định cần ngắn gọn, dễ hiểu Số, ký hiệu hồ sơ bao gồm: số thứ tự (được đánh chữ số Ả Rập) ký hiệu (bằng chữ viết tắt) đề mục lớn Việc đánh số hồ sơ áp dụng hai cách sau: số hồ sơ đánh liên tục toàn Danh mục, số 01 số hồ sơ đánh liên tục phạm vi đề mục lớn, số 01 Tiêu đề hồ sơ: cần viết ngắn gọn, rõ ràng phải khái quát nội dung văn bản, tài liệu hình thành trình theo dõi, giải công việc Thời hạn bảo quản hồ sơ xác định theo quy định hành: Vĩnh viễn thời hạn số năm cụ thể 2.6.3 Phương pháp lập hồ sơ Bước 1: Mở hồ sơ Công ty Quản lí cơng trình cơng cộng dịch vụ thị Cát Hải quan có danh mục hồ sơ Nên đến đầu năm phòng tổ chức-hành vào danh mục hồ sơ nhân viên quan xem phải lập hồ sơ hồ sơ Trên cở sở chuẩn bị bìa hồ sơ ghi số, ký hiệu, tiêu đề hồ sơ danh mục hồ sơ lên bìa Trong trình giải công việc việc văn tài liệu thuộc hồ sơ nao đưa vào tờ bìa hồ sơ Trường hợp cơng việc phát sinh cần giải nhân viên phịng lấy thêm bìa hồ sơ để mở hồ sơ Đồng thời ghi tên hồ sơ vào danh mục hồ sơ Bước 2: Thu thập văn bản, tài liệu đưa vào hồ sơ Đây khâu quan trọng lập hồ sơ chất lượng hồ sơ tốt hay xấu, có giá trị hay không phụ thuộc vào phần lớn vào việc thu thập văn tài liệu có đầy đủ hay khơng, ngồi cịn tiền đề cho việc triển khai 22 khâu nghiệp vụ Vì nhân viên phịng Tổ chức hành quan làm việc nghiêm túc cẩn thận tất quy trình Bước 3: Kết thúc biên mục hồ sơ * Kết thúc hồ sơ: Nếu hồ sơ có nhiều văn bản, tài liệu (q 200 tờ) nhiên viên phịng tổ chức hành phân chia thành đơn vị bảo quản xếp văn bản, tài liệu hồ sơ hay đơn vị bảo quản – Phân chia đơn vị bảo quản Cần dựa vào mối liên hệ nội dung, thời gian giá trị tài liệu để phân chia cho hợp lý – Sắp xếp văn bản, tài liệu hồ sơ đơn vị bảo quản Có tác dụng cố định trật tự văn tài liệu, bảo đảm mối liên hệ văn bản, tài liệu với làm cho hồ sơ phản ánh vấn đề, việc cách rõ ràng, giúp cho việc nghiên cứu thuận tiện Tùy theo hồ sơ (đơn vị bảo quản) mà lựa chọn cách xếp cho phù hợp Thơng thường có cách sau: + Theo thứ tự thời gian + Theo số văn + Theo mức độ quan trọng văn mức độ quan trọng tác giả + Sắp xếp theo vần chữ * Biên mục hồ sơ: Hồ sơ biên mục công việc giải xong vụ việc kết thúc Trước biên mục hồ sơ cần phải kiểm tra lại lần cuối văn bản, tài liệu hồ sơ, thiếu thu thập, bổ sung cho đầy đủ Kiểm tra lại cách xếp bảo đảm trật tự khoa học Nội dung việc biên mục hồ sơ bao gồm: – Đánh số tờ; – Ghi mục lục văn bản; – Viết tờ chứng từ kết thúc; – Viết bìa hồ sơ 23 2.6.4 Nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ quan Cơng ty Quản lí cơng trình cơng cộng dịch vụ thị Cát Hải thực việc nộp hồ sơ, tài liệu với trình tự sau: Công chức, viên chức giao giải quyết, theo dõi công việc quan, tổ chức có trách nhiệm lập hồ sơ cơng việc giao nộp lưu hồ sơ vào Lưu trữ quan thời hạn 01 năm, kể từ ngày công việc kết thúc; hồ sơ, tài liệu xây dựng thời hạn 03 tháng, kể từ ngày cơng trình tốn Để thực chức này, công chức, viên chức giao giải quyết, theo dõi công việc lập hồ sơ (người có hồ sơ) vào “Quản lý hồ sơ”, chọn “Hồ sơ cơng việc” Màn hình thị chức sau: Xuất XML, mục lục văn bản, nộp lưu trữ (lưu trữ quan) Bước Xuất XML: mục đích sau cập nhật thông tin hồ sơ vào lưu trữ lịch sử tỉnh Bước Mục lục văn bản: mục đích thống kê hồ sơ có văn xếp theo ngày tháng ban hành văn Hệ thống tự xếp - Vào mục “Hồ sơ lưu trữ”, chọn “Hồ sơ công việc”, “mục lục hồ sơ” sau: Các biểu tượng cột thao tác có chức năng: chỉnh sửa chuyển văn khỏi hồ sơ + Chỉnh sửa văn bản: Chỉnh sửa trích yếu văn bản, chọn trích yếu nội dung văn Sau nhập đầy đủ thông tin cần chỉnh sửa, chọn “cập nhật” trích yếu nội dung vừa thêm hiển thị mục lục văn + Chuyển văn khỏi hồ sơ: Cho phép người dùng loại văn hồ sơ công việc Chọn văn cần chuyển văn khỏi hồ sơ Nếu đồng ý, chọn “xóa” văn đưa khỏi hồ sơ Bước Giao nộp tài liệu vào Lưu trữ quan 24 Để thực chức này, công chức, viên chức chọn “Nộp lưu trữ” hồ sơ chuyển cho Lưu trữ quan (sau nộp lưu trữ người lập hồ sơ khơng có quyền chỉnh sửa, cập nhật xem hồ sơ Hồ sơ chuyển quyền quản lý cho người làm công tác lưu trữ quan) 2.7 Tìm hiểu văn hóa cơng sở, nghi thức nhà nước, giao tiếp 2.7.1 Các quy định hành quan * Quy định thẻ cán bộ, công chức, viên chức - Quy định mẫu thẻ cán bộ, công chức, viên chức Mẫu thẻ cán bộ, công chức, viên chức quy định Điều 4, Quyết định số 06/2008/QĐ-BNV ngày 22/12/2008 Bộ trưởng Bộ Nội vụ, cụ thể sau: Thẻ hình chữ nhật, rộng 50mm, dài 90mm; hai mặt thẻ in giống nhau, gồm tiêu chí sau đây: Tên quan, đơn vị chủ quản quan cấp quan, đơn vị trực tiếp sử dụng cán bộ, công chức, viên chức: Chữ in hoa kiểu Times New Roman, size 14 (theo mã tiêu chuẩn tiếng Việt TCVN – 6909/2001), chữ đậm, màu vàng nhạt in xanh da trời Tên quan, đơn vị trực tiếp sử dụng cán bộ, công chức, viên chức: Chữ in hoa kiểu Times New Roman, size 14 (theo mã tiêu chuẩn tiếng Việt TCVN – 6909/2001), chữ đậm, màu vàng nhạt in xanh da trời Họ tên cán bộ, công chức, viên chức: Chữ in hoa kiểu Times New Roman, size 16 (theo mã tiêu chuẩn tiếng việt TCVn – 6909/2001), chữ đậm, màu đen in trắng Chức vụ chức danh công việc cán bộ, công chức, viên chức: Chữ in hoa kiểu Times New Roman, size 12 (theo mã tiêu chuẩn tiếng việt TCVN -6909/2001) chữ đậm, màu đen in trắng Mã số thẻ cán bộ, công chức, viên chức gồm thành phần trình bày theo thứ tự sau: Mã ngạch (chức danh, nghề nghiệp) – số thứ tự cán bộ, công chức, viên chức (do đơn vị tự quy định) Ở vị trí bên trái thẻ hình Quốc huy in theo màu quy định 25 Ở phía bên trái thẻ ảnh mẫu, xanh cỡ 3x4 cm cán bộ, công chức, viên chức Thẻ cán bộ, công chức, viên chức làm chất liệu giấy Plastic, có dây đeo * Quy định trang phục cơng sở 1.Khi thực nhiệm vụ, cán bộ, viên chức, công chức phải ăn mặc gọn gàng, lịch 2.Lễ phục cán bộ, công chức, viên chức trang phục thức sử dụng buổi lễ, họp trọng thể, tiếp khách nước ngoài: + Lễ phục nam cán bộ, công chức, viên chức: Bộ comple, áo sơ mi, cravat + Lễ phục nữ cán bộ, công chức, viên chức: Áo dài truyền thống, comple nữ + Đối với cán bộ, công chức, viên chức người dân tộc thiểu số: Trang phục ngày hội dân tộc coi lễ phục - Cán bộ, công chức, viên chức phải đeo thẻ quy định thực nhiệm vụ, công vụ Thẻ cán bộ, công chức, viên chức thực thống theo quy định Quyết định số 06/2008/QĐ-BNV ngày 22/12/2008 Bộ trưởng Bộ Nội vụ việc quy định mẫu thẻ việc quản lý, sử dụng thẻ cán bộ, công chức, viên chức * Tinh thần, thái độ làm việc cán bộ, công chức, viên chức - Khi thực nhiệm vụ, công vụ, cán bộ, công chức, viên chức phải ý thức rõ chức trách, bổn phận thân, bao gồm: + Phải sẵn sàng nhận nỗ lực hoàn thành tốt nhiệm vụ phân công; không kén chọn vị trí cơng tác, chọn việc dễ, bỏ việc khó Tâm huyết, tận tụy, gương mẫu làm trịn chức trách, nhiệm vụ giao + Phải có ý thức tổ chức kỷ luật; sử dụng hiệu thời làm việc, tránh tượng trung bình chủ nghĩa, làm việc qua loa, đại khái, hiệu quả; 26 không làm việc riêng làm việc hành chính; chủ động phối hợp thực nhiệm vụ, công vụ + Khơng gây khó khăn, phiền hà, vịi vĩnh, kéo dài thời gian xử lý công việc quan, tổ chức người dân; không thờ ơ, vô cảm, thiếu trách nhiệm trước khó khăn, xúc người dân + Cán bộ, công chức, viên chức lãnh đạo phải công tâm, khách quan sử dụng, đánh giá cán thuộc thẩm quyền quản lý; không lợi dụng vị trí cơng tác để bổ nhiệm người thân quen; chủ động xin giữ chức vụ nhận thấy thân hạn chế lực, uy tín - Chấp hành nghiêm quy định việc phải làm không làm thi hành nhiệm vụ, công vụ theo quy định Luật Cán bộ, công chức, Luật Viên chức quy định pháp luật có liên quan 2.7.2 Nhận xét, đánh giá chung Tại cơng ty Quản lí cơng trình cơng cộng dịch vụ đô thị Cát Hải, lãnh đạo tập thể cán công chức viên chức ln nỗ lực, cố gắng tạo dựng cho giá trị văn hóa để xây dựng văn hóa cơng sở đơn vị Thực văn văn hóa cơng sở Thủ tướng Chính phủ UBND Huyện Cát Hải, tình hình thực quy chế văn hóa cơng sở cơng ty năm qua đạt nhiều kết tích cực, tạo chuyển biến rõ rệt nhận thức, ý thức trách nhiệm tu dưỡng rèn luyện, chấp hành chủ trương đường lối Đảng, sách pháp luật nhà nước, đội ngũ cán bộ, công chức 2.8 Tìm hiểu thiết bị văn phịng, phần mềm ứng dụng công tác quản trị văn phòng 2.8.1 Các loại thiết bị văn phòng sử dụng Hiện Cơng ty Quản lý cơng trình cơng cộng dịch vụ đô thi Cát Hải sử dụng thiết bị văn phòng như: 27 Bảng 2.1 Thiết bị văn phịng Cơng ty quản lý cơng trình cơng cộng dịch vụ thị Cát Hải Công ty: Cái STT 10 11 Tên thiết bị Máy in Máy Photo Máy scan Máy ép plastic Máy chấm công Máy huỷ tài liệu Hệ thống điện thoại USB Máy chiếu Tủ lưu trữ Máy pha cafe Số lượng 1 2 15 (Nguồn: Văn phịng cơng ty) 2.8.2 Quản lí sử dụng thiết bị văn phòng Yêu cầu quản lý: - Phải phù hợp với kế hoạch phát triển công ty - Phải xác định cụ thể, chi tiết từ chủ thể đến đối tượng quản lý; - Phải gắn với trách nhiệm cá nhân quản lý Ban lãnh đạo cơng ty có trách nhiệm: Bố trí, điều chuyển trang thiết bị văn phịng nội cơng ty; bố trí, phân cơng người quản lý sử dụng, theo dõi trang thiết bị văn phòng dùng chung, lập sổ sách, lưu giữ hồ sơ biên giao nhận trang thiết bị theo dõi tồn trang thiết bị văn phịng cơng ty; thơng báo đề nghị Văn phịng điều chuyển trang thiết bị văn phịng khơng cịn nhu cầu sử dụng lý trang thiết bị khơng cịn sử dụng được; đạo công tác bàn giao tài sản công hồ sơ quản lý, sử dụng tài sản cơng thuộc phạm vi cơng ty quản lý có thay đổi tổ chức thay đổi Trang thiết bị phải sử dụng tiêu chuẩn, định mức mục đích 28 Khơng tự ý đổi, trao đổi, cho, tặng, biếu trang thiết bị văn phịng cơng ty; điều chuyểntrang thiết bị văn phịng phòng ban, cá nhân chưa phép người có thẩm quyền Yêu cầu sử dụng: - Bảo quản, giữ gìn sử dụng trang thiết bị lâu bền, tiết kiệm, hiệu - Thông báo kịp thời tình trạng hư hỏng trang thiết bị giao đề nghị Văn phòng - Báo cáo Giám đốc công ty xảy mát biến động, thay đổi liên quan đến trang thiết bị giao - Bảo quản tem kiểm kê dán thiết bị trình sử dụng bàn giao biên trang thiết bị giao nghỉ việc chuyển công tác 2.8.3 Các phần mềm ứng dụng cơng tác văn phịng Các phần mềm ứng dụng cơng tác văn phịng Cơng ty quản lýcơng trình cơng cộng dịch vụ thị Cát Hải sau: - Trình duyệt web - Phần mềm gõ tiếng Việt - Bộ ứng dụng văn phòng Microsoft Office - Phần mềm đọc file hay tập tin PDF - Phần mềm giải nén WinRAR - Phần mềm chat Zalo, Skype, Viber 29 CHƯƠNG NHẬN XÉT- KIẾN NGHỊ- ĐỀ XUẤT MỘT SỐ GIẢI PHÁP NHẰM NÂNG CAO CHẤTLƯỢNG CƠNG TÁC VĂN PHỊNG TẠI CƠNG TY QUẢN LÝ CƠNG TRÌNH CƠNG CỘNG VÀ DỊCH VỤ ĐÔ THỊ CÁT HẢI 3.1 Đánh giá chung 3.1.1 Ưu điểm Qua tuần kiến tập Công ty Quản lí cơng trình cơng cộng dịch vụ thị Cát Hải em có nhận xét sau: Về văn hóa cơng sở, tổ chức hoạt động cơng ty Tại cơng ty Quản lí cơng trình cơng cộng dịch vụ đô thị Cát Hải, lãnh đạo tập thể cán công chức viên chức ln nỗ lực, cố gắng tạo dựng cho giá trị văn hóa để xây dựng VHCS đơn vị Các lãnh đạo có tinh thần cương trực, nghiêm túc quan tâm nhân viên Nhân viên thân thiện nềm nở với người xung quanh, nhiệt huyết với công việc công ty Có trách nhiệm lực cao thực tốt chức năng, nhiệm vụ Có phân cơng phụ trách việc cụ thể để nhân viên nắm rõ cơng việc hàng ngày, khơng có chồng chéo công việc Về công tác văn thư-lưu trữ Trong công tác quản lý văn điện tử, cán chun mơn phịng Tổ chức – hành áp dụng theo Nghị định số 30/2020/NĐ – CP công tác văn thư Lãnh đạo công ty có nhận thức tầm quan trọng cơng tác quản lý văn quan, việc tổ chức quản lý công tác quản lý văn trọng, đảm bảo đáp ứng yêu cầu, nhiệm vụ giao 30 Các khâu nghiệp vụ công tác văn thư tổ chức cách khoa học, đảm bảo việc giải công việc cách kịp thời, nhanh chóng, xác 3.1.2 Hạn chế Ngồi ưu điểm Cơng ty Cơng trình cơng cộng dịch vụ thị Cát Hải cịn hạn chế sau Tình hình thực quy chế dân chủ sở chưa Ban lãnh đạo quan tâm mức Cơng đồn ban lãnh đạo tổ chức chưa phối hợp chặt chẽ với việc giải mâu thuẫn, chưa tháo gỡ khó khăn vướng mắc cán quan Chưa có đơn vị phụ trách phát triển văn hóa cơng sở Đội ngũ nhân viên chủ yếu độ tuổi 30-40 nên kỹ sử dụng thiết bị điện tử nhiều hạn chế 3.1.3 Nguyên nhân Các trang thiết bị phục vụ quy trình quản lý văn đầu tư chưa đáp ứng nhu cầu sử dụng số lượng công việc, thiết bị gặp trục trặc khiến công việc bị chậm trễ Số lượng máy tính có ba máy, khối lượng công việc nhiều trang thiết bị phục vụ khơng đủ làm chậm trễ q trình giải cơng việc Chưa có hình thức khuyến khích, chế độ khen thưởng thích đáng tổ chức, cá nhân có thành tích việc xây dựng triển khai thực văn hóa cơng sở Chưa trọng xây dựng gương điển hình tiên tiến văn hóa cơng sở 3.2 Một số đề xuất kiến nghị nhằm nâng cao chất lượng công tác văn phịng Cơng ty Quản lí cơng trình dịch vụ đô thị Cát Hải 3.2.1 Về công tác tổ chức, hoạt động cơng, nhân viên văn phịng - Nâng cao chất lượng đội ngũ cán bộ, nhân viên văn phịng cơng ty - Tổ chức khóa học bồi dưỡng nghiệp vụ chuyên môn, nâng cao kỹ năng, nghiệp vụ chuyên môn 31 - Tổ chức hội thảo, giao lưu cho nhân viên văn phịng cơng ty với đơn vị khác để học hỏi phát triển kỹ nghiệp vụ văn phòng 3.2.2 Về công tác văn thư-lưu trữ Nâng cao chất lượng sở vật chất, liên tục áp dụng khoa học, công nghệ nhất, nhằm đáp ứng nhu cầu nhiệm vụ công việc đề Thường xuyên kiểm tra, đánh giá tình hình thực quản lý văn cán bộ, công chức Công ty Tổ chức tập huấn, đào tạo bồi dưỡng, nâng cao trình độ, chuyên môn nghiệp vụ cán bộ, công chức công ty Xây dựng ban hành quy chế cơng tác văn thư nói chung cơng tác quản lý văn nói riêng Cơng ty quản lí cơng trình cơng cộng dịch vụ thị Cát Hải 3.2.3 Về văn hóa cơng sở Xây dựng đội ngũ cán bộ, nhân viên có phẩm chất đạo đức, lực công tác, tinh thần trách nhiệm tính chun nghiệp cao Tổ chức trì hoạt động văn hóa, văn nghệ, thể dục thể thao, nâng cao đời sống tinh thần cho cán bộ, nhân viên tạo gắn bó nhân viên với Tăng cường phối hợp, tra, kiểm tra, giám sát, tổng kết, đánh giá việc thực văn hóa 32 KẾT LUẬN Đề tài: “Thực trạng công tác văn phịng Cơng ty quản lý cơng trình cơng cộng dịch vụ đô thị Cát Hải” thực triển khai theo cấu phần Từ kiến thức chương 1, tơi trình bày khái qt Văn phịng Cơng ty quản lý cơng trình cơng cộng dịch vụ thị Cát Hải Và trình bày thực trạng cơng tác văn thư – lưu trữ, tổ chức hoạt động, quản lý văn bản, văn hốcơng sở, u cầu quản lý sử dụng trang thiết bị văn phòng Từ nghiêncứu mà tơi đưa nhận xét chương mạnh dạn đề xuất số giải pháp nhằm nâng cao chât lượng công tác văn phịng Cơng ty quản lý cơng trình cơng cộng dịch vụ đô thị Cát Hải Để thực đề tài này, cảm ơn giúp đỡ từ Cơng ty quản lý cơng trình cơng cộng dịch vụ đô thị Cát Hải suốt thời gian kiến tập thầy cô Khoa Quản trị văn phịng hỗ trợ tơi q trình thực đề tài 33 DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO 34 PHỤ LỤC Phụ lục SƠ ĐỒ CƠ CẤU TỔ CHỨC GIÁM ĐỐC PHÓ GIÁM ĐỐC PHÓ GIÁM ĐỐC 35 ... Phịng Tổ chức -Hành Cơng tyquản lý cơng trình cơng cộng dịch vụ thị Cát Hải? ?? để thực nghiên cứu Mục đích nghiên cứu - Tìm hiểu khái qt vầ Cơng ty quản lý cơng trình cơng cộng dịch vụ thị Cát Hải. .. Chương Khái quát công ty quản lý cơng trình cơng cộng dịch vụ thị Cát Hải Chương Thực trạng công tác quản trị văn phịng cơng ty quản lý cơng trình cơng cộng dịch vụ đô thị Cát Hải Chương Đề xuất... chât lượng công tác văn phịng Cơng ty quản lý cơng trình cơng cộng dịch vụ đô thị Cát Hải Để thực đề tài này, cảm ơn giúp đỡ từ Cơng ty quản lý cơng trình cơng cộng dịch vụ đô thị Cát Hải suốt