PHÂN TÍCH CHỨC NĂNG, NHIỆM vụ của các bộ PHẬN TRONG PHÒNG tổ CHỨC HÀNH CHÍNH tại TRƯỜNG CAO ĐẲNG DU LỊCH NHA TRANG

i TRƯỜNG ĐẠI HỌC NHA TRANG KHOA KINH TẾ BỘ MƠN QUẢN TRỊ VÀ ĐIỀU HÀNH VĂN PHỊNG  TIỂU LUẬN: PHÂN TÍCH CHỨC NĂNG, NHIỆM VỤ CỦA CÁC BỘ PHẬN TRONG PHỊNG TỔ CHỨC - HÀNH CHÍNH TẠI TRƯỜNG CAO ĐẲNG DU LỊCH NHA TRANG (Địa chỉ: Số Điện Biên Phủ, Vĩnh Hải, Thành phố Nha Trang) Nha Trang, tháng năm 2021 ii LỜI CẢM ƠN Lời đầu tiên, gửi lời cảm ơn đến ba mẹ người tạo điều kiện tốt cho để hồn thành làm Xin cảm ơn đến thầy Lê Hồng Lam tạo điều kiện chọn đề tài tiểu luận để nghiên cứu tìm hiểu, thầy tận tình truyền dạy kiến thức quản trị văn phòng doanh nghiêp Trên tảng kiến thức thầy truyền đạt giúp tơi nhiều để hồn thành tiểu luận Tiếp theo lời cảm ơn dành cho bạn bè nhóm học tập thành viên lớp 59QTKD2 góp ý kiến, giúp đỡ tơi q trình nghiên cứu viết tiểu luận Trong q trình hồn thành tiểu luận thân lĩnh hội thêm nhiều kiến thức Quản trị văn phịng đại nói chung chức nhiệm vụ văn phịng nói riêng, hiểu thêm chức nhiệm vụ văn phòng doanh nghiệp Qua báo cáo tiểu luận này, mong thầy có đóng góp ý kiến để tơi thấy sai làm để cải thiện làm tốt thời gian tới Vì vốn kiến thức cịn hạn chế nên q trình làm tránh sai sót hạn chế kính mong thầy góp ý bổ sung thêm ạ! Tôi xin chân thành cảm ơn! iii MỤC LỤC MỤC LỤC iii LỜI MỞ ĐẦU 1.1 Khái niệm vị trí, vai trị văn phịng tổ chức, doanh nghiệp .3 1.1.1 Khái niệm văn phòng 1.1.2 Vị trí văn phòng 1.1.3 Vai trò văn phòng 1.2 Chức nhiệm vụ chung tổ chức doanh nghiệp 1.2.1 Chức chung văn phòng doanh nghiệp .5 1.2.2 Nhiệm vụ 2.2 Vị trí, chức năng, nhiệm vụ Phịng Tổ chức-Hành Trường Cao đẳng Du lịch Nha Trang 10 2.2.1 Cách bố trí văn phòng 10 2.2.2 Cơ sở vật chất 11 2.2.3 Chức năng, nhiệm vụ Phịng Tổ chức- Hành 11 2.2.4 Cơ cấu tổ chức nhân 11 2.2.4.1 Trưởng phòng 12 2.2.4.2 Chức nhiệm vụ trưởng phòng .12 2.2.5 Bộ phận văn thư lưu trữ 12 2.2.5.1 Nhiệm vụ chức .12 2.2.5.2 Chuyên viên soạn thảo văn .12 2.2.5.3 Lưu trữ kiêm văn thư 13 2.2.6 Bộ phận hậu cần, nội vụ 13 2.2.6.1 Bộ phận quản lí tài sản, trang thiết bị 13 2.2.6.2 Tổ tạp vụ 13 2.2.6.3 Bộ phận y tế, sách xã hội 13 2.2.6.4 Bộ phận bảo vệ .14 CHƯƠNG 15 TÀI LIỆU THAM KHẢO 16 iv LỜI MỞ ĐẦU Sự cần thiết đề tài Cơng tác hành văn phịng cơng tác quan trọng thiếu hoạt động tất quan, tổ chức doanh nghiệp Các quan tổ chức doanh nghiệp muốn thực tốt chức nhiệm vụ khâu phải tổ chức tốt cơng tác Hành văn phịng, Hành văn phịng phận tổ chức giúp việc trực tiếp cho lãnh đạo quan, nơi tổng hợp xử lí, phân tích thơng tin phục vụ cho việc định quản lí lãnh đạo Vì cơng tác văn phịng tổ chức hoạt động cách khoa học, trật tự, nề nếp việc quản lí điều hành công việc thông suốt, chất lượng, thúc đẩy việc triển khai hiệu kinh doanh doanh nghiệp Đối với đối tượng nghiên cứu Trường Cao đẳng Du Lịch Nha Trang, phịng Tổ chức-Hành đóng giữ vai trò quan trọng tham mưu, giúp việc cho Hiệu trưởng công tác tổ chức nhân sự, lao động tiên lương, pháp chế, văn thư hành chính, quản lí sở vật chất, … Trong giai đoạn nay, du lịch nước ta ngày phát triển, số lượng sinh viên du lịch ngày có xu hướng tăng theo hàng năm Địi hỏi phịng ban tổ chức cần phải hoạt động có hiệu Để làm điều đó, trước tiên cần nắm vững chức nhiệm vụ phịng ban quan trọng Điều giúp cho nhân viên nhận thức vai trò chủ động làm việc linh động hỗ trợ hiệu công tác nhà trường Xuất phát từ lí trên, tơi định chọn đề tài: “Phân tích chức nhiệm vụ phận Phịng Tổ chức-Hành Trường Cao đẳng Du lịch Nha Trang” với mong muốn góp phần hồn thiện nâng cao hiệu làm việc trường Mục tiêu đề tài - Vận dụng lí thuyết vào thực tiễn để nhằm củng cố bổ sung thêm kiến thức - học Nghiên cứu làm rõ thực trạng việc tổ chức phòng Tổ chức- Hành trường, điểm chưa - Có giải pháp đánh giá nhằm củng cố hiệu hoạt động Phòng Đối tượng nghiên cứu Phịng Tổ chức-Hành Trường Cao đẳng Du lịch Nha Trang Nội dung đề tài Chương 1: Cơ sở lí thuyết văn phịng doanh nghiệp, chức nhiệm vụ văn phòng doanh nghiệp Chương 2: Giới thiệu Trường Cao đẳng Du lịch Nha Trang thực trạng chức năng, nhiệm vụ phận Phịng Tổ chức-Hành Chương 3: Giải pháp để nâng cao hiệu hoạt động làm việc Phòng Tổ chức-Hành 3 CHƯƠNG CƠ SỞ LÍ THUYẾT VỀ VĂN PHÒNG DOANH NGHIỆP, CHỨC NĂNG, NHIỆM VỤ VĂN PHỊNG DOANH NGHIỆP 1.1 Khái niệm vị trí, vai trò văn phòng tổ chức, doanh nghiệp 1.1.1 Khái niệm văn phòng Trong hoạt động quan, tổ chức, daonh nghiệp người ta nhấn mạnh vai trò quan trọng máy văn phòng Văn phòng coi máy thực chức giúp việc, phục vụ cho quan, thủ trưởng quan Nó đảm bảo cho cơng tác lãnh đạo quản lí tập trung cách thống nhất, hoạt động thường xuyên liên tục có hiệu Đặc biệt doanh nghiệp, công việc giấy tờ nhiều Từ cách mạng khoa học-công nghệ tiến vũ bão giao lưu thương mại mở rộng, cách mạng thông tin bùng nổ,… công việc giấy tờ tăng lên nhanh chóng, chí ùn tắc Nếu khơng kịp thời có biện pháp ảnh hưởng đến hoạt động sản xuất kinh doanh doanh nghiệp Chính vậy, hiểu hiểu tầm quan trọng, nắm chức nhiệm vụ văn phịng để góp phần nâng cao hiệu hoạt động doanh nghiệp Trước tiên, tìm hiểu văn phịng gì? Trên lý thuyết văn phịng hiểu theo nhiều nghĩa theo nhiều cấp độ tiếp cận khác - Theo phương diện tổ chức văn phịng đơn vị cấu thành tổ chức Theo tiêu chí chức văn phịng thực thể tồn để thực hoạt động tham mưu, tổng hợp, hậu cần theo yêu cầu nhà quản lí - Theo tính chất hoạt động văn phòng thực thể tồn để thực việc quản lí thơng tin phục vụ cho cơng tác điều hành nhà quản trị - Ngoài ra, văn phịng hiểu: + Văn phịng trụ sở làm việc doanh nghiệp, tổ chức xã hội, quan Nhà nước Ví dụ: Văn phịng Trường Đại học Nha Trang, … + Văn phòng nơi làm việc cá nhân thường có chức danh Ví dụ: Văn phịng Chính phủ, văn phịng luật sư, … Tóm lại, văn phịng hiểu cách đơn giản nơi làm việc giấy tờ, nơi làm việc có nơi giao dịch giấy tờ văn phịng 1.1.2 Vị trí văn phịng Văn phịng cửa ngõ quan, tổ chức quan, tổ chức, doanh nghiệp ln có mối quan hệ đối ngoại, đối nội thông qua hệ thống văn đi, văn đến văn nội Đồng thời, hoạt động tham mưu, tổng hợp, hậu cần liên quan trực tiếp đến phận, phòng ban đơn vị khác doanh nghiệp Chính vị trí hoạt động đa dạng mà văn phòng gọi “phòng văn”, “phòng vệ”, “phòng ở” cho lãnh đạo Văn phòng phận gần gũi ln có mối quan hệ mật thiết với nhà quản trị, điều hành theo yêu cầu người đứng đầu quan, tổ chức Văn phịng có trách nhiệm tổ chức giao tiếp đối nội, đối ngoại cho quan, giữ vai trò đầu cầu nối tổ chức với quan cấp trên, ngang cấp, quan cấp với nhân dân Khác với phận khác doanh nghiệp, văn phòng thực nhiệm vụ mang tính thường xuyên, liên tục nhằm đảm bảo thông tin trật tự doanh nghiệp thơng suốt 1.1.3 Vai trị văn phịng Văn phịng quan, tổ chức đời tất yếu khách quan Văn phòng giữ vai trị then chốt có ảnh hưởng to lớn đến hiệu chất lượng hoạt động quan Nói cách khác, văn phịng vừa phận đầu não vừa mặt doanh nghiệp; nơi thu nhận phát lượng thông tin kịp thời cho lãnh đạo xử lí; đảm bảo tốt công việc phục vụ hoạt động quan, đơn vị hoạt động hiệu hiệu cao Vai trị quan trọng thể qua phương diện sau: - Thứ nhất, văn phòng trung tâm thực q trình quản lí điều hành doanh nghiệp Bởi định, đạo thủ trưởng phải thơng qua văn phịng để chuyển giao đến phòng ban, văn phòng khác Văn phịng có trách nhiệm đơn đốc, theo dõi, nhắc nhở việc thực định đạo lãnh đạo quan Các phận, phòng ban khác thực chức riêng biệt, văn phịng khơng làm việc hoạt động doanh nghiệp có nguy ngưng trệ 5 - Thứ hai, văn phòng nơi tiếp nhận tất mối quan hệ, đặc biệt phòng quan hệ đối ngoại Mọi thông tin đến hay thông qua văn phịng Từ nguồn thơng tin tiếp nhận văn phịng phân loại thơng tin để truyền phát lưu trữ Đây hoạt động vô quan trọng Nó định đến thành cơng hay thất bại tổ chức Hơn văn phòng nơi giải vấn đề định tổ chức - Thứ ba, văn phòng máy làm việc nhà lãnh đạo Mọi công việc văn phòng nhằm thực mục tiêu nhà quản lí thơng báo, văn bản, tập hợp đưa phương án - Thứ tư, văn phòng nơi kết nối hoạt động quản lí điều hành với phận sản xuất, vận hành Là nơi trung chuyển cơng việc cá nhân, phịng ban tới quản trị gia để đạt mục tiêu cơng việc tổ chức - Thứ năm, văn phịng nơi cung cấp dịch vụ tổng hợp cho hoạt động phòng ban, đơn vị 1.2 Chức nhiệm vụ chung tổ chức doanh nghiệp 1.2.1 Chức chung văn phòng doanh nghiệp a) Chức tham mưu tổng hợp Tham mưu tổng hợp hoạt động cần thiết cơng tác quản lí Người quản lí phải quán xuyến đối tượng đơn vị kết nối hoạt động họ cách nhịp nhàng, ăn khớp Muốn đòi hỏi người quản lí phải tinh thơng nhiều lĩnh vực, phải có mặt lúc nơi, phải định xác kịp thời vấn đề, … Điều vượt khả nhà quản lí Do địi hỏi phải có lực lượng trợ giúp nhà quản lí trước hết cơng tác tham mưu tổng hợp Tham mưu hoạt động trọ giúp nhằm góp phần tìm kiếm định tối ưu Để có định tối ưu, người lãnh đạo cần vào ý kiến tham mưu cấp trên, người trợ giúp Những ý kiến phải tổng hợp, phân tích chọn lọc để đưa kết chung nhằm cung cấp cho lãnh đạo thông tin, phương án Hoạt động cần thiết, hữu hiệu mang tính tham vấn chuyên sâu Nhưng kết tham vấn phải xuất phát từ thông tin đầu vào, đầu thông tin ngược nhiều lĩnh vực nhiều đối tượng mà văn phòng thu Những thông tin cần phải sàng lọc, phân tích, tổng hợp, lưu trữ khai thác sử dụng theo yêu cầu lãnh đạo lĩnh vực cụ thể Công việc thuộc công tác tổng hợp hoạt động văn phòng 6 Mặc khác, đơn vị, chủ thể làm công tác tham mưu cá nhân hay tập thể Bộ phận tham mưu thường đặt văn phòng để giúp cho công tác thm mưu thuận lợi Văn phịng vừa nơi thực cơng tác tham mưu vừa thu nhận, tổng hợp thông tin, tổng hợp ý kiến phận cung cấp cho lãnh đạo Đây hai cơng việc có liên quan mật thiết với nhau, nhằm mục đích giúp cho công tác điều hành đạt kết cao, hiệu b) Chức trợ giúp điều hành Văn phòng phận trực tiếp giúp việc cho ban lãnh đạo cơng tác quản lí điều hành quan đơn vị Chức thể thông qua hoạt động như: xây dựng triển khai chương trình kế hoạch công tác, tổ chức tiếp khách, tổ chức hội họp, tổ chức chuyến công tác lãnh đạo c) Chức hậu cần Hoạt động quan đơn vị, thiếu điều kiện sở vật chất, thiết bị , dụng cụ Quy mô đặc điểm phương tiện vật chất nêu phụ thuộc vào đặc điểm quy mô hoạt động quan, đơn vị Văn phòng phận xây dựng kế hoạch, tổ chức mua sắm, cung cấp sử dụng trang thiết bị phương tiện vật chất đạt hiệu cao Đó chức hậu cần văn phòng d) Chức xử lí thơng tin yểm trợ hành Cơng việc giấy tờ văn phòng theo thuật ngữ đại thu thập xử lí thơng tin Thực xã hội nói chung doanh nghiệp nói riêng chỗ có quan hệ giao tiếp, quan hệ làm việc có thơng tin Xử lí thơng tin khơng phải chức riêng đặc thù văn phịng mà xử lí thơng tin yểm trợ Thơng tin yểm trợ loại thơng tin khó tính để đưa vào giá thành sản phẩm không trực tiếp tạo doanh thu mà làm cho doanh thu trôi chảy Tóm lại, văn phịng đầu mối giúp việc cho lãnh đạo thông qua bốn chức Các chức vừa độc lập vừa hỗ trợ bổ sung cho nhằm khẳng định cần thiết tồn văn phòng doanh nghiệp 1.2.2 Nhiệm vụ Từ chức trên, văn phòng giao nhiệm vụ cụ thể Xong tùy theo đặc điểm lĩnh vực hoạt động, quy mô mà quan đơn vị giao nhiệm vụ khác Đặc biệt chức xử lí thơng tin yểm trợ hành chính, văn phịng thực nhiệm vụ sau: - Cơng tác kế tốn Cơng tác tài Cơng tác kế hoạch-thống kê Cơng tác viễn thông Công tác in ấn Công tác quản trị hành Cơng tác xử lí văn Cơng tác xử lí liệu Cơng tác quản lí cơng văn, giấy tờ, hồ sơ, tài liệu Công tác tổng hợp Cơng tác nhân Bên cạnh văn phịng cịn có nhiệm vụ sau: - Xây dựng chương trình kế hoạch tổ chức thực chương trình kế hoạch công tác Đây nhiệm vụ hàng đầu văn phịng - Thu thập, xử lí, cung cấp quản lí thơng tin Thơng tin để để lãnh đạo đưa định đắn - Truyền đạt định quản lí lãnh đạo, theo dõi việc triển khai thực định - Thực công tác văn thư lưu trữ - Tư vấn văn cho lãnh đạo - Đón tiếp khách - Chủ trì phối hợp đơn vị khác - Phối hợp với đơn vị khác tổ chức công tác lãnh đạo công tác - Bảo đảm sở vật chất cho hoạt động quan - Xây dựng cấu tổ chức văn phịng hợp lí Trên số nhiệm vụ văn phòng Tuy nhiên tùy vào việc xem xét điều kiện cụ thể mà văn phịng thêm bớt nhiệm vụ cho phù hợp 8 CHƯƠNG 2: GIỚI THIỆU TRƯỜNG CAO ĐẲNG DU LỊCH NHA TRANG VÀ THỰC TRẠNG VỀ CHỨC NĂNG, NHIỆM VỤ CỦA CÁC BỘ PHẬN TRONG PHỊNG TỔ CHỨC-HÀNH CHÍNH 2.1 Giới thiệu Trường Cao đẳng Du lịch Nha Trang Phịng Tổ chứcHành Trường Cao đẳng Du lịch Nha Trang 2.1.1 Giới thiệu Trường Cao đẳng Du lịch Nha Trang Tháng 7/ 1978 Trường thức thành lập với tên trường Lý luận nghiệp vụ Phú Khánh Trải qua hai lần thay đổi tên gọi thành trường Trung học Nghệ thuật Phú Khánh (8/1988) trường Trung học Văn hóa Nghệ thuật Khánh Hòa (1989), đến tháng 7/2004 đáp ứng nguyện vọng nhân dân địa phương, khu vực xây dựng mơ hình đào tạo đáp ứng nhu cầu xã hội với phát triển nhanh quy mô ngành nghề đào tạo nhà trường Theo Quyết định 3745 ngày 5/7/2004 trường thức nâng cấp thành Trường Cao đẳng Văn hóa Nghệ thuật & Du lịch Nha Trang Trong năm qua nhà trường quan tâm đến chất lượng đào tạo nâng cao nhân lực, trọng mở rộng quy mô, đa dạng hóa ngành nghề sở vật chất, khẳng định chất lượng thương hiệu 2.1.2 Giới thiệu Phịng Tổ chức-Hành Trường Cao đẳng Du lịch Nha Trang Tổ chức-Hành Trường Cao đẳng Du lịch Nha Trang, thành lập tháng 10/2004 sở Phịng Tổ chức-Hành Trường Trung học Văn hóa Nghệ thuật Khánh Hịa Tổ chức-Hành văn phịng nằm năm phòng chức nhà trường Trong năm qua, Phịng ln hồn thành xuất sắc nhiệm vụ giao, góp phần vào thành tích chung nghiệp giáo dục đào tạo nhà trường Đội ngũ cán có tinh thần trách nhiệm, phục vụ tốt, trường quan tâm tạo điều kiện cho cơng việc phịng có chất lượng hiệu Tập thể cán chấp hành thực tốt chủ trương đưa ra, nội quy cảu nhà trường Vượt khó, đồn kết tương trợ để giúp đỡ hoàn thành nhiệm vụ giao 10 Sơ đồ 1: Vị trí phịng Tổ chức-Hành khn viên Trường Cao đẳng Du lịch Nha Trang 2.2 Vị trí, chức năng, nhiệm vụ Phịng Tổ chức-Hành Trường Cao đẳng Du lịch Nha Trang 2.2.1 Cách bố trí văn phịng Cách bố trí văn phịng theo mơ hình khép kín, tạo khơng gian làm việc n tĩnh, tập trung cho lãnh đạo nhân viên làm đảm bảo kín đáo, bí mật thơng tin Chú thích: Trưởng phịng Chuyên viên Tủ hồ sơ, tài liệu Tủ văn phòng phẩm Máy photo Sơ đồ 2: Cách bố trí văn phịng 11 2.2.2 Cơ sở vật chất Văn phịng phịng khép kín, trang bị đầy đủ thiết bị cần thiết cho công việc chuyên môn như: - Phương tiện kĩ thuật: Máy tính có kết nối Internet, photocopy, máy điều hịa, - điện thoại, fax, … Công cụ làm việc: Quầy, bàn, ghế, tủ, bảng biểu, văn phòng phẩm, … Dụng cụ khác: Bình chữa cháy, … 2.2.3 Chức năng, nhiệm vụ Phịng Tổ chức- Hành Phịng Tổ chức- Hành có chức năng, nhiệm vụ sau: - Quản lí, khai thác sử dụng chặt chẽ vật tư, tài sản nhà trường Quản lí hồ sơ, tài liệu liên quan đến cán công chức, tài sản lưu trữ hồ sơ văn theo quy định - Đề xuất kế hoạch mua sắm vật tư, trang thiết bị phục vụ giảng dạy, học tập, sinh hoạt cán giảng viên học sinh sinh viên - Bảo đảm an ninh trật tự, phòng cháy chữa cháy cho nhà trường - Kết hợp với phòng chức tổ chức cho đoàn Quốc tế vào trường, lo thủ tục xuất nhập theo quy định Pháp luật - Giúp lãnh đạo trường soạn thảo văn kiểm tra trước trình kí - Tham mưu cho Hội đồng thi đua khen thưởng nhà trường hoạt động công tác đánh giá khen thưởng lãnh đạo - Chủ động đề xuất với lãnh đạotrường kế hoạch đào tạo bồi dưỡng đội ngũ cán bộ, giảng viên phù hợp với yêu cầu nhà trường - Quan tâm có biện pháp quản lí tốt khu vực sinh hoạt, làm việc cán giáo viên phòng thực hành 2.2.4 Cơ cấu tổ chức nhân Là kiểu trực tuyến chức năng, kiểu áp dụng rộng rãi phổ biến cho nhiều tổ chức Theo cấu này, người lãnh đạo giúp sức nhà lãnh đạo chức khác, chuẩn bị định để kiểm tra đưa vào thực thi Sơ đồ cấu tổ chức phòng Tổ chức-Hành 12 2.2.4.1 Trưởng phịng Phịng Tổ chức-Hành làm việc theo chế độ thủ trưởng, đứng đầu Trưởng phòng Hiệu trưởng bổ nhiệm trước pháp luật Trưởng phòng người trực tiếp đạo điều hành hoạt động phòng 2.2.4.2 Chức nhiệm vụ trưởng phòng - Thiết lập xây dựng quy chế cho phù hợp với hoạt động - phận Thường xuyên cập nhật chế độ sách người tham mưu cho lãnh - đạo Xây dựng quy trình quy chế phối hợp công tác đơn vị - trường Phối hợp kiểm tra quy trình phân phối sử dụng thiết bị kí thuật, sở vật - chất Chịu trách nhiệm mua sắm văn phòng phẩm đảm bảo cho công việc học tập - giảng dạy nhà trường Chịu trách nhiệm công tác thi đua khen thưởng Ngồi trưởng phịng cịn kiêm phận tổ chức cán Cụ thể sau: - Tham mưu cho Ban Giám hiệu việc xây dựng máy nhà nước tổ chức điều hành trường, nội quy quy định quản lí giảng viên bảo vệ an ninh - trị an toàn nơi quan Đề xuất xây dựng biên chế, tổ chức tuyển dụng, sử dụng, điều động, thuyên - chuyển, bồi dưỡng cán giảng viên Tổ chức quản lí lưu trữ hồ sơ báo cáo, lí lịch, loại giấy tờ 2.2.5 Bộ phận văn thư lưu trữ 2.2.5.1 Nhiệm vụ chức Quản lí thống việc ban hành văn nhà trường, quản lí tổ chức thực công tác văn thư, lưu trữ hành tham mưu cho lãnh đạo công tác hành chính, văn thư theo yêu cầu pháp luật 2.2.5.2 Chuyên viên soạn thảo văn - Làm nhiệm vụ soạn thỏa văn cho Nhà trường Trực tiếp tham mưu lãnh đạo thực công việc Thực chế độ sách người lao động như: nâng lương, tăng phụ cấp, đấu thầu mua sắm tài sản, hoàn thiện hồ sơ sữ chữa trang thiết bị vật - tư, hợp đồng biên giải chế độ phụ cấp Lập kế hoạch đào tạo bồi dưỡng cán 13 2.2.5.3 Lưu trữ kiêm văn thư Công tác văn thư bao gồm: Quản lí xếp chuyển giao văn đến, văn đi, quản lí sử dụng dấu, lập hồ sơ, tài liệu theo quy định Quản lí cấp phát cơng lệnh giấy giới thiệu, giấy đường, … Các công việc cụ thể: - Xây dựng đề xuất quy định công tác Văn thư-lưu trữ, Tư vấn thẩm định quan sơ sở pháp lí văn bản, kiểm tra thể thức, kỹ thuậ soạn thảo, trình bày văn hành trường trước ban hành - Quản lí việc tổ chức thực tiếp nhận, xử lí cơng văn tài liệu đến phạm vi quyền hạn - Quản lí sử dụng dấu Nhà trường - Trích tài liệu theo yêu cầu sử dụng đơn vị Quản lí cơng tác hành văn thư lưu trữ trường, chủ động xây dựng danh mục tài liệu cần lưu trữ theo quy định Nhà nước 2.2.6 Bộ phận hậu cần, nội vụ 2.2.6.1 Bộ phận quản lí tài sản, trang thiết bị Có chức tham mưu lãnh đạo công tác quy hoạch, quản lí sử dụng sở vật chất nhà trường Quản lí sữa chữa giám sát cơng trình nhà cửa, kiến trúc, hệ thống điện nước, điện thoại Quản lí mua sắm, sử dụng, bảo dưỡng tài sản vật tư, văn phòng phẩm 2.2.6.2 Tổ tạp vụ Có nhiệm vụ giữ mơi trường xanh-sạch-đẹp phạm vi khn viên nhà trường tổ chức quản lí phát triển cảnh quan góp phần tạo mơi trường sư phạm văn minh, lịch lành mạnh đáp ứng yêu cầu thực nhiệm vụ dạy học, nâng cao hiệu chất lượng hiệu hoạt động dạy học 2.2.6.3 Bộ phận y tế, sách xã hội Nhiệm vụ chăm sóc bảo vệ sữ khỏe cán cơng chức, học sinh sinh viên; tổ chức thực phòng chống dịch bệnh; tổ chức tuyên truyền nhũng nguy hiểm dịch bệnh, nguyên nhân, biểu bệnh lí, tai nạn thương tích thường gặp Phổ biến cách phịng chống dịch bênh, tổ chức tuyên truyền vệ sinh an toàn thực phẩm Tổ chức theo dõi lập danh sách đóng bảo hiểm y tế, bảo hiểm tự nguyện 14 Quản lí hướng dẫn thực hiên chế độ sách, chế độ xã hội, tiền lương phụ cấp bảo hiểm Nghỉ phép, nghỉ việc, … 2.2.6.4 Bộ phận bảo vệ Thực công tác bảo vệ an ninh, trật tự cho Nhà trường đưa đón lãnh đạo cán có chuyến cơng tác, hội họp, … Tuần tra, kiểm soát người tài sản, phương tiện vào trường Thường trực tiếp nhận thông tin, khách đến liên hệ, hướng dẫn khách đến phòng khoa, gặp cá nhân, … Ln có ý thức phịng chống kẻ xấu thâm nhập, phòng chống kẻ trộm cắp, … 15 CHƯƠNG GIẢI PHÁP, KIẾN NGHỊ Phịng Tổ chức- Hành giữ vai trò quan trọng cấu tổ chức nhà trường Chính cần nâng cao chất lượng làm việc cách đại hóa làm việc nữa: mua sắm thêm phần mềm quản lí chun dụng, máy móc, trang thiết bị văn phịng Ngồi ra, nhà trường cần tổ chức thêm khóa học tập huấn luyện để cập nhật thêm công nghệ đại nhằm nâng cao chất lượng suất hoạt động Khối lượng công việc lớn nên Nhà trường tạo điều kiện bố trí thêm nhân Giao quyền, trách nhiệm cho phận đảm bảo quy trình làm việc hiệu quả, thống 16 TÀI LIỆU THAM KHẢO Nguyễn Hữu Tuân (2012), Quản trị hành chánh văn phòng (2012), Nhà xuất lao động xã hội Đồng Thị Thanh Phương, Quản trị hành văn phịng, Nhà xuất thống kê Ntc.edu.vn ... bớt nhiệm vụ cho phù hợp 8 CHƯƠNG 2: GIỚI THIỆU TRƯỜNG CAO ĐẲNG DU LỊCH NHA TRANG VÀ THỰC TRẠNG VỀ CHỨC NĂNG, NHIỆM VỤ CỦA CÁC BỘ PHẬN TRONG PHỊNG TỔ CHỨC-HÀNH CHÍNH 2.1 Giới thiệu Trường Cao đẳng. .. đẳng Du lịch Nha Trang Phịng Tổ chứcHành Trường Cao đẳng Du lịch Nha Trang 2.1.1 Giới thiệu Trường Cao đẳng Du lịch Nha Trang Tháng 7/ 1978 Trường thức thành lập với tên trường Lý luận nghiệp vụ. .. lí thuyết văn phòng doanh nghiệp, chức nhiệm vụ văn phòng doanh nghiệp Chương 2: Giới thiệu Trường Cao đẳng Du lịch Nha Trang thực trạng chức năng, nhiệm vụ phận Phịng Tổ chức- Hành Chương 3: