Tìm hiểu về quy trình quản lý đơn hàng và nhiệm vụ của Merchandiser

Mục lục Lời mở đầu Trong năm trở lại đây, ngành may Việt Nam có bước phát triển vượt bậc, từ doanh nghiệp chuyên may gia công theo dạng CM, trở thành doanh nghiệp có khả sản xuất theo hình thức cao FOB bán FOB Cùng với phát triển nhiều hình thức sản xuất, ngành may địi hỏi phải có lực lượng quản lý theo dõi đơn hàng có kĩ chun mơn cao để làm việc với đối tác nước ngồi Do hình thức sản xuất công ty cấu tổ chức doanh nghiệp nên công tác quản lý đơn hàng cơng ty có phần khác dựa quy trình quản lý chung Qua môn học Merchandising em hiểu rõ nội dung tính chất cơng việc nhân viên quản lý đơn hàng trình bày Bài tập lớn với chủ đề “Tìm hiểu quy trình quản lý đơn hàng nhiệm vụ Merchandiser” Bài tập gồm phần Phần 1: Các câu hỏi lý thuyết Phần 2: Thực hành nhiệm vụ merchandiser sản xuất Em mong muốn, không thể hiểu biết em qua tập lớn mà cịn làm tài liệu tham khảo cho em sinh viên khóa sau Em xin gửi lời cảm ơn sâu sắc đến cô ThS.Nguyễn Thị Sinh – người dành nhiều thời gian, công sức hướng dẫn em suốt q trình thực Tuy có nhiều cố gắng, làm không tránh khỏi thiếu sót Em mong tiếp tục nhận ý kiến đóng góp, giúp đỡ để đề tài hoàn thiện Một lần em xin chân thành cám ơn! Hà Nội, ngày 05tháng 8năm 2019 Sinh viên thực Trương Thị Quỳnh Nga Phần I Những câu hỏi tập tình Đơn hàng ngành may gì? Phân loại đơn hàng ngành may? Khái niệm quản lý đơn hàng ngành may? 1.1 Đơn hàng ngành may gì? Đơn hàng ngành may hợp đồng sản xuât sản phẩm may cụ thể: suit, áo khoác, quần, váy, đầm, áo kiểu, trang phục thể thao, quàn áo bảo hộ lao động, trang phục lót, balo, túi xách,… 1.2 Phân loại đơn hàng ngành may Phân loại đơn hàng ngành may theo hình thức sản xuất : - Có hình thức: hình thức gia cơng chọn gói hình thức xuất + CMT (cutting-making-trim) (hoặc CM, CMPT, CMPW,…) có nghĩa Khách hàng cung cấp cho doanh nghiệp gia cơng tồn đầu vào để sản xuất Doanh nghiệp gia công việc cắt-may-hoàn thiện sản phẩm theo yêu cầu khách hàng + FOB (free on board): Là hình thức doanh nghiệp chủ động từ khâu thiết sản xuất, mua NPL KH định NPL đến sản phẩm cuối cùng, xuất hàng địa điểm khách hàng yêu cầu, cảng, cơng ty 1.3 Khái niệm quản lý đơn hàng ngành may Quản lý đơn hàng ngành may chuỗi công tác thực thông qua trình làm viêc với khác hàng giai đoạn thương mại, phát triển mẫu sản phẩm, tìm kiếm nguồn cung cấp nguyên phụ liệu, triể khai kiểm sốt tồn đơn hàng hồn thành sản phẩm theo yêu cầu chất lượng, số lượng thời gian giao hàng kí kết hợp đồng.Quản lý đơn hàng lĩnh vực may mặc vị trí có nhiệm vụ theo dõi kiểm soát đơn hàng từ bắt đầu tạo đơn, vận chuyển đến tay khách hàng nhằm đảm bảo yêu cầu giá cả, chất lượng, số lượng thời gian giao hàng Khái niệm đơn hàng ngành may thực theo hình thức FOB, bán FOB, CMP (CMPT, CMPW, CMPH), ODM, OBM - Phương thức sản xuất ngành may thể cụ thể qua sơ đồ sau: Thương hiệu Thiết kế Tìm nguồn cung ứng NL đầu vào Phân phối, Marketing Cắt may FOB/OEM ODM OBM CMT Nguồn: Giáo trình cơng nghệ May (Compiled by FPTS) - Đơn hàng FOB hình thức doanh nghiệp chủ động từ khâu thiết sản xuất, mua nguyên phụ liệu khách hàng định nguyên phụ liệu đến sản phẩm cuối cùng, xuất hàng địa điểm khách hàng u cầu, cảng, cơng ty - Đơn hàng bán FOB: Như hình thức FOB doanh nghiệp may bán chọn đơn hàng: xây dựng giá gia công, nguồn cung cấp nguyên phụ liệu - Đơn hàng CMP đơn hàng mà trình sản xuất, cơng ty may gia cơng thực may gia công sản phẩm, bao gồm công đoạn cắt bán thành phầm – may – hoàn thiện Toàn nguyên phụ liệu , tài liệu đơn hàng, tài liệu kỹ thuật hướng dẫn sản xuất, cung cấp sản phẩm mẫu, thực khâu xuất sản phẩm khách hàng đảm nhận Trong đơn hàng may thực theo hình thức CMP bao gồm hình thức nhỏ, : CMPT, CMPW CMPH + CMPT: đơn hàng sản xuất q trình gia cơng bao gồm công đoạn cắt bán thành phẩm – may – hoàn thiện – mua + CMPW: đơn hàng sản xuất q trình gia cơng bao gồm cơng đoạn cắt bán thành phẩm – may – hồn thiện – giặt + CMPH: đơn hàng sản xuất q trình gia cơng bao gồm cơng đoạn cắt bán thành phẩm – may – hồn thiện – phí vận chuyển nội địa ( lấy hàng giao hàng đến cảng nội địa) - Đơn hàng ODM đơn hàng + ODM viết tắt từ Original Designed Manufacturer hay gọi nhà thiết kế sản phẩm gốc, thực công việc thiết kế, tạo sản phẩm theo định khách hàng Việc biến ý tưởng thành sản phẩm thực tế nhiệm vụ cơng ty ODM + Các doanh nghiệp may tự tổ chức sản xuất bao gồm khâu thiết kế, mua NPL, xây dựng TLKT cắt-may-đóng gói sản phẩm Đây hình thức sản xuất có lợi nhuận cao - Đơn hàng OBM đơn hàng + OBM viết tắt từ Original Brand Manufacturer hay gọi nhà sản xuất thương hiệu gốc.nhiệm vụ phát triển thương hiệu trì thương hiệu mang lại uy tín tiêu dùng với khách hàng Là hình thức cải tiến dựa hình thức ODM, song, hình thức hàng sản xuất tự thiết kế kí hợp đồng cung cấp phân phối hàng hóa Trình bày qui trình triển khai đơn hàng ngành may thực theo hình thức FOB, CMP - Quy trình triển khai đơn hàng ngành may thực theo hình thức FOB bán đứt: Nghiên Cứu Sáng tác mẫu chào hàng Lựa chọn kiểu dáng Xúc tiến bán hàng Quá trình tiền sản xuất Đặt mua nguyên phụ liệu Sản xuất kiểm tra chất lượng Phân phối bán lẻ - Quy trình triển khai đơn hàng ngành may thực theo hình thức CMP: Nhận đơn hàng Quá trình tiền sản xuất Đặt mua nguyên phụ liệu Sản xuất kiểm tra chất lượng sản phẩm Xuất hàng Trình bày quy trình quản lý đơn hàng MR văn phòng đại diện Bắt đầu Nhận thông tin mã hàng từ KH Làm mẫu rập Tính giá SP Tính định mức vải Tính ĐM phụ liệu Tính giá gia cơng CP khác Tính lợi nhuận May mẫu Proto Giá SP Giá mẫu proto gửi cho khách hàng duyệt Làm lại giá Không đạt Đạt Nhận đơn hàng từ khách hàng Kiểm tra NPL Tínhtồn tốnkho NPL đặt muaTìm cho nguồn đơn hàng cung cấp Chuẩn NPL bị đặt mua loại mẫu Tìmnhư nguồn KH yêu đặt cầuchỗ giặt,in, Tìmthêu(nếu nhà máy/cơ cần)sở để SX đơn h Làm chứng từ, thủ tục để Gửi mua mẫu vảicho KH phê duyệt KH phê duyệt Theo dõi tiến độ SX nhà cung cấp Đạt Nhập NPL Triển khai sản xuất đơn hàng Không đạt Làm lại mẫu Phân tích yếu tố ảnh hưởng đếnh hiệu công việc người nhân viên QLĐH Cho biết yếu tố đặc biệt quan trọng? Tại sao? 5.1 Yêu cầu tình độ chun mơn - Kiến thức sản xuất may công nghiệp - Kiến thức thiết kế rập kỹ thuật may sản phẩm may - Kiến thức quản lý chất lượng sản phẩm may - Kiến thức lập kế sản xuất may công nghiệp - Kiến thức nguyên phụ liệu ngành may 5.2 Yêu cầu trình độ ngoại ngữ - Cần thơng thạo kĩ năng: nghe, nói, đọc, viết Các thứ tiếng Khách hàng phê duyệt phổ biến: Tiếng Anh, Tiếng Trung, Tiếng Nhật, Tiếng Hàn,… 5.3 Yêu cầu trình độ tin học - Có kiến thức kĩ tin hoc văn phịng: Excel, Work, Outlook mail, Paint, … - Ngồi cịn phải thêm cách sử dụng máy in, máy photo, máy scan, máy chụp ảnh,… 5.4 Yêu cầu phẩm chất cá nhân kĩ làm việc • Phẩm chất cá nhân: - Khả đoán, quán - Tinh thần trách nhiệm ( nhận lỗi, sửa lỗi, lắng nghe) - Tinh thần làm việc nhóm - Sự hợp tác giải vấn đề - Cẩn thận, nhanh nhẹn - Sự gắn bó với cơng ty • Kĩ làm việc: - Kĩ giao tiếp, thuyết phục, thương lượng ( với khách hàng, với cấp trên, với đồng nghiệp) - Kĩ lập kế hoạch - Kĩ quản lý thời gian • Trong yêu cầu trên, yếu tố quan trọng Theo em tùy thuộc vào mơ hình cơng ty cần điều kiện định Ví dụ: Đối với cơng ty lớn, có văn phịng đại diện làm việc với khách hàng yếu tố ngoại ngữ lại cần thiết yếu tố hàng đầu định đến giao tiếp, trao đổi công việc với khách hàng, khơng có ngoại ngữ khơng thể làm việc Các thông tin công tác QLĐH Phân tích tầm quan trọng cơng tác kiểm sốt truyền đạt thơng tin Cách thức kiểm sốt truyền đạt thơng tin • Các thơng tin cơng tác quản lý đơn hàng - Thông tin chung khách hàng + Các thông tin công ty khách hàng + Các phận làm việc văn hóa công ty - Thông tin nhà cung cấp nguyên phụ liệu + Mẫu gốc loại nguyên phụ liệu + Tài liệu kỹ thuật + Kế hoạch giao, nhận nguyên phụ liệu + Số lượng - Chuẩn bị kĩ thuật + Các góp ý duyệt mẫu + Chú ý mẫu mẫu phê duyệt cuối + Tiêu chuẩn chất lượng kiểm tra thành phần sản phẩm cắt + Định mức giác sơ đồ + Kiểm tra chất lượng NPL + Bảng màu khách hàng phê duyệt - Theo dõi tiến độ sản xuất + Ngày vào chuyền ngày chuyền + Chất lượng vật tư, ngun phụ liệu Ví dụ: vải có chu kì kẻ khơng, mẫu màu kẻ không,… + Các báo cáo kiểm tra chất lượng sản phẩm + Năng suất hàng chuyền hàng ngày + Thơng tin quy trình thực đơn hàng - Theo dõi xuất hàng + Packing list: o Đồng cỡ, đồng màu, số lượng o Số thứ tự theo order + Chứng từ vận đơn + Tờ khai hải quan + Thông tin xuất hàng + Tờ khai phẩm chất hàng hóa + Tờ khai số lượng hàng hóa • Cách thức kiểm soát - Tiếp cận nắm bắt chủ động, tích cực kịp thời thơng tin - Hiểu rõ ràng chi tiết thơng tin, có thắc mắc phải phản hồi với khách hàng - Khi nhận thơng tin phải có hình ản, giấy, tài liệu để có chứng thực - Thường xuyên kiểm tra, đơn đốc • Cách thức truyền đạt thơng tin - Nhấn mạnh thông tin quan trọng - Cập nhật thông tin liên tục có thay đổi - Truyền đạt thông tin phải rõ ràng cho khách hàng - Phải có xác nhận bên để có chứng xác thực - Thái độ làm việc mực với đối tượng nhận thông tin - Khi nhận thơng tin qua lời nói phải chép lại để khơng bị sai sót - Phải u cầu xác nhận lại từ bên nhận thơng tin • Tầm quan trọng cơng tác kiểm sốt truyền đạt thơng tin - Giúp trình làm việc đạt hiệu cao số lượng chất lượng sản phẩm - Cung cấp thơng tin bên để hoàn thành SX đơn hàng cho tốt - Giúp tạo mối quan hệ tốt với khách hàng Tóm tắt qui trình làm việc với khách hàng công tác QLĐH - Tiếp cận với khách hàng Gửi thư ngỏ tới khách hàng để giới thiệu công ty, lực sản xuất, số công nhân, chuyên sản xuất loại hàng nào,… - Khách hàng đánh giá doanh nghiệp Sau mời khách hàng ghé thăm đánh giá công ty, công ty đạt yêu cầu khách hàng gửi đơn hàng cơng ty bắt đầu triển khai đơn hàng - Trao đổi thông tin đơn hàng Trao đổi thông tin đơn hàng: góp ý từ phía cơng ty, tiếp nhận thông tin đơn hàng, đàm phán thương lượng, phát triển đơn hàng, giải với khách hàng phát sing thực đơn hàng,… để đơn hàng sản xuất thuận lợi Sau đơn hàng cũ kết thúc, cơng ty trì mối quan hệ kí kết đơn hàng Những lưu ý trình đàm phán thương lượng với khách hàng • Trước đàm phán thương lượng: - Lên lịch làm việc cho phù hợp - Chuẩn bị chu đáo nội dung - Chuẩn bị đoàn đàm phán với khách hàng Xác định mục tiêu cần đạt q trình đàm phán Tính trước tình phát sinh - Gửi trước cho khách hàng tài liệu cần xem trước buổi đàm phán • Trong trình đàm phán thương lượng: - Nhìn, tập trung vào đối tác đàm phán, tránh việc đối tác nói mà nhìn nơi khác - Giữ khn mặt tươi vui, phong thái chững chạc, đáng tin cậy đàm phán - Xử lý tốt tình phát sinh - Điều chỉnh trình thương lượng thời gian nội dung • Sau đàm phán, thương lượng: - Để lại ấn tượng tốt cho khách hàng, Cố gắng kết thúc hành - Tạo hội để giao lưu: ăn uống - Đánh giá két đàm phán, rút kinh nghiệm cho khách hàng sau - Thường xuyên nâng cao kỹ giải vấn đề đàm phán với khách hàng Một điều quan trọng Merchandiser đàm phán với khách hàng phải quan tâm tới lợi nhuận, ý chiến lược kinh doanh lâu dài doanh nghiệp 2.37 Kiểm tra cuối chuyền - Ý nghĩa + Kiểm tra sản phẩm hoàn chỉnh - Phương pháp thực + Kiểm tra trực tiếp kết hợp với báo cáo - Người thực biểu mẫu thực + Người thực hiện: KCS công ty có KCS khách hàng 2.38 2.39 Biểu mẫu kiểm tra sản phẩm cuối chuyền 2.40 2.41 2.42 2.43 Gửi mẫu xuất - Ý nghĩa + Là sp để đối chứng cho kh gửi cho đại lí liên quan quan mua hang mer Gửi cho hải quan - Số lượng mẫu: cho khách hàng ( khách hàng cần ), cho hải quan - Phương pháp thực + Chuyển phát nhanh chuyển trực tiếp - Người thực biểu mẫu thực + Người thực hiện: Merchandiser trước gửi, cịn gửi thơng thường người phịng thị trường Xuất hàng theo dõi xuất hàng 2.44 - Thời điểm xuất hàng: Theo hợp đồng kí kết - Các chứng từ/vận đơn cần thiết, ý nghĩa loại: Chứng từ/vận đơn cần thiết 2.47 Thư tín dụng L/C 2.45 Hóa đơn thương mại (Commercial invoice) 2.49 2.50 2.46 Ý nghĩa Là chứng từ ràng buộc trách nhiệm ngân hàng mở L/C người xuất khẩu, trả tiền thời gian quy định cho người xuất hàng, người cung cấp hàng hóa người xuất giấy tờ phù hợp quy định L/C 2.51 Là chứng từ khâu cơng tác tốn Nó u cầu người bán đòi hỏi người mua phải trả số tiền hàng ghi hố đơn Hố đơn nói rõ đặc điểm hàng hoá, đơn giá tổng trị giá hàng hoá ; điều kiện sở giao hàng; phương thức toán; phương thức chuyên chở hàng 2.48 Bảng kê chi tiết (Specification) 2.52 2.53 Phiếu đóng gói (Packing list) 2.55 2.56 Giấy chứng nhận phẩm chất (Certiicate of quality) 2.59 2.58 Giấy chứng nhận số lượng (Contificate of quantity) 2.62 2.61 Giấy chứng nhận trọng lượng (Certificate of quantity) 2.65 2.64 2.54 Là chứng từ chi tiết hàng hố lơ hàng Nó tạo điều kiện thuận tiện cho việc kiểm tra hàng hoá Ngồi có tác dụng bổ sung cho hố đơn lơ hàng bao gồm nhiều loại hàng có tên gọi khác có phẩm cấp khác 2.57 Là bảng kê khai tất hàng hoá đựng kiện hàng (hịm, hộp, Container).v.v… Phiếu đóng gói đặt bao bì cho người mua dễ dàng tìm thấy, có để túi gắn bên ngồi bao bì 2.60 Là chứng từ xác nhận chất lượng hàng thực giao chứng minh phẩm chất hàng phù hợp với điều khoản hợp đồng Nếu hợp đồng khơng quy định khác, giấy chứng nhận phẩm chất xưởng xí nghiệp sản xuất hàng hố, quan kiểm nghiệm (hoặc giám định) hàng xuất cấp 2.63 Là chứng từ xác nhận số lượng hàng hoá thực giao Chứng từ dùng nhiều trường hợp hàng hoá mua bán hàng tính số lượng (cái, chiếc) như: chè gói, thuốc đóng bao, rượu chai v.v… Giấy cơng ty giám định cấp Là chứng từ xác nhận số lượng hàng hoá thực giao, thường dùng mua bán hàng mà trị giá tính sở trọng lượng 2.66 2.67 - Người thực hiện: Phân xưởng kết hợp với phịng thị trường 2.68 Thư tín dụng L/C 2.69 2.70 Hóa đơn thương mại: 2.71 2.72 2.73 Phiếu đóng gói (Packing list) 2.74 2.75 2.76 Thanh toán - Thời điểm toán + Do khách hàng cơng ty thỏa thuận, tốn trước 50% hợp đồng bắt đầu gia công 50% sau nhận hàng tháng - Các chứng từ/vận đơn cần thiết, ý nghĩa loại + Hóa đơn thương mại + Hợp đồng kí kết + Tài liệu kĩ thuật + Packing List + Phiếu xuất kho + Phiếu nhập kho + Bản lý hợp đồng - Người thực hiện: + Khách hàng, Merchandiser kế qốn cơng ty - Nhiệm vụ Merchandiser nội dung công việc Triển khai sản xuất đơn hàng xuất hàng + Giám sát theo dõi hỗ trợ khâu liên quan 2.77 2.78 2.79 2.80 2.81 2.82 2.83 2.84 2.85 2.86 2.87 2.88 2.89 2.90 2.91 2.92 2.93 2.94 2.95 2.96 2.97 2.98 2.99 2.100 2.101 2.102 2.103 2.104 2.105 2.106 2.107 2.108 2.109 2.110 2.111 2.112 2.113 2.114 2.115 2.116 2.117 2.118 2.119 2.120 ... sinh nhiều vấn đề Sự chuẩn bị ban đầu kỹ tiền đề để tránh phát sinh ko đáng có Cịn có vấn đề phải tuỳ điều kiện hoàn cảnh để xử lý Cách quản lý xử lý vấn đề sở để đánh giá hiệu công việc lực người... đó, vấn đề tốn phải độc lập Vì vậy, công ty không nên đặt bút ký HĐ với điều khoản tốn có ràng buộc Ngồi ra, cần lưu ý số vấn đề liên quan đến điều khoản toán sau: cần đàm phán tiến độ toán theo... xuất trình gia công bao gồm công đoạn cắt bán thành phẩm – may – hoàn thi? ??n – mua + CMPW: đơn hàng sản xuất q trình gia cơng bao gồm công đoạn cắt bán thành phẩm – may – hoàn thi? ??n – giặt + CMPH: