Thiết kế và thay đổi phòng tổ chức, hành chính Công ty cổ phần bao bì dầu khí Việt Nam. Cơ cấu tổ chức của Công ty là một trong những điều kiện tiên quyết để thực hiện các mục tiêu chiến lược. Vì vậy khi triển khai thực hiện chiến lược các doanh nghiệp thường phải xem xét lại cơ cấu và có thể phải điều chỉnh lại cho phù hợp với tình hình thực tế tại doanh nghiệp.
Cà Mau, tháng năm 2016 BÀI TẬP NHÓM Team Đề tài Thiết kế thay đổi Phòng Tổ chức – Hành Cơng ty CP Bao bì Dầu khí Việt Nam Mơ tả bối cảnh Cơng ty CP bao bì dầu khí Việt Nam thành lập thức hoạt động từ ngày 10/06/2010 đến cuối năm 2014 với tổng số nhân 198 người, bao gồm: Ban Điều hành: người Ban Giám đốc: 03 người Phịng Tổ chức – Hành chính: 07 người Phòng Kế hoạch - Kinh doanh: 07 người Phịng Tài - Kế tốn: 03 người Nhà máy sản xuất: 170 người Trong cấu phịng Tổ chức – Hành thể chi tiết sau: Cơ cấu tổ chức P TC-HC giai đoạn 2010 - 2014 Trưởng phòng TC-HC Kiêm Phụ trách pháp chế Hành CV Tiền CV 01 HC, lương - CS Nhân Văn Thư 01 người 01 người 01 người 02 lái xe Nhiệm vụ thành viên P TC-HC * TP TC-HC (01 người): Chịu trách nhiệm quản lý cơng tác văn thư lưu trữ, cơng tác hành chính, nhân tiền lương chế độ sách cho người lao động Phụ trách tồn hệ thống cơng tác pháp chế Công ty Thực kiểm tra, cập nhật quy định nội theo quy định Pháp luật, kiểm soát việc thực quy định Công ty Đầu mối thực công tác tham mưu cho lãnh đạo công tác tổ chức lập kế hoạch, phương án sách quản lý nhân sự, đề xuất định biên, chức danh công việc, cấu lao động, tiền lương… Tham mưu cho lãnh đạo chương trình đào tạo, phối hợp với phòng ban tổ chức thực đào tạo nội bộ, đào tạo nhập môn cho cán công nhân viên Cty Tham mưu cho lãnh đạo chương trình, phương pháp đánh giá, nhận xét công tác thi đua khen thưởng, đánh giá hiệu công việc hàng tháng quý cán công nhân viên công ty Nhiệm vụ thành viên P TC-HC (tt) * NV Văn thư (kiêm lễ tân) (01 người): - Thực đón tiếp, hướng dẫn khách hàng đến liên hệ làm việc với phòng ban Công ty - Thực quản lý công dấu Công ty - Quản lý văn đến, văn đi, hồ sơ định nội Công ty - Theo dõi nhận chuyển phát thư cho phòng ban chức - Theo dõi, cấp giấy giới thiệu, công lệnh cho cán công nhân viên công tác Nhiệm vụ thành viên P TC-HC (tt) * NV Hành (01 người) 02 NV lái xe : • Rà sốt định mức điện, điện thoại, internet, dịch vụ chuyển phát nhanh, nước uống, văn phịng phẩm… • Tổ chức kiện, chuẩn bị hội họp, tổng kết, hội nghị Cơng ty; Thực mua sắm tốn chi phí thường xun hàng tháng: điện, nước, văn phịng phẩm trang thiết bị phục vụ văn phòng • Thực việc chấm cơng cho khối văn phịng Cơng ty • Kiểm sốt việc chấp hành nội qui Công ty Thực công tác vệ sinh mơi trường, an ninh trật tự • Cấp phát quản lý văn phịng phẩm cho phịng ban Cơng ty • Tổ chức, xếp đưa đón lãnh đạo theo yêu cầu công việc Đầu mối thực thủ tục cơng tác lãnh đạo hay đồn cơng tác có lãnh đạo Nhiệm vụ thành viên P TC-HC (tt) * NV Tiền lương (01 người): - Thực công việc liên quan đến tiền lương: tính lương, chấm cơng, phép năm, làm thêm… - Xây dựng, cập nhật quy định, quy trình, quy chế liên quan đến cơng tác tiền lương, sách phúc lợi, khen thưởng cho người lao động - Thực công tác liên quan đến chế độ bảo hiểm, - Theo dõi, đề xuất danh sách xét thi đua khen thưởng theo tháng, quý, năm Nhiệm vụ thành viên P TC-HC (tt) * NV Nhân (01 người): • Thực công tác tuyển dụng nhân theo yêu cầu thực tế theo kế hoạch hoạt động Công ty • Xây dựng hệ thống chức danh, tiêu chuẩn tuyển dụng, mơ tả cơng việc • Xây dựng lập kế hoạch tuyển dụng nhân cơng ty • Xây dựng hệ thống tài liệu công cụ hỗ trợ cho cơng tác tuyển dụng • Xây dựng nguồn liệu ứng viên phù hơp nhu cầu tuyển dụng cơng ty • Tiến hành hoạt động PR thương hiệu tuyển dụng qua kênh cần thiết • Thực tiếp nhận nhân sự, tập sự, thử việc theo quy trình tuyển dụng Cơng ty Nhiệm vụ P.TC-HC Nhiệm vụ nhân viên Văn thư kiêm lễ tân (01 người): Thực đón tiếp, hướng dẫn khách hàng đến liên hệ làm việc với phịng ban Cơng ty Thực quản lý công dấu Công ty Quản lý văn đến, văn đi, hồ sơ định nội Công ty Theo dõi nhận chuyển phát thư cho phòng ban chức Theo dõi, cấp giấy giới thiệu, công lệnh cho cán công nhân viên công tác Nhiệm vụ P.TC-HC Nhiệm vụ nhân viên Văn thư kiêm lễ tân (01 người): Thực đón tiếp, hướng dẫn khách hàng đến liên hệ làm việc với phịng ban Cơng ty Thực quản lý công dấu Công ty Quản lý văn đến, văn đi, hồ sơ định nội Công ty Theo dõi nhận chuyển phát thư cho phòng ban chức Theo dõi, cấp giấy giới thiệu, công lệnh cho cán công nhân viên công tác Nhiệm vụ P.TC-HC Nhiệm vụ phó phịng NS-TL (01 người) Xây dựng KH định biên lao động, quỹ tiền lương hàng năm Tham mưu xây dựng, ban hành văn giúp Giám đốc quản lý công tác tuyển dụng; bổ nhiệm, điều động, luân chuyển, miễn nhiệm; đào tạo; thi đua – khen thưởng đánh giá hiệu công việc công nhân viên Công ty Đề xuất phương án, sách quản lý nhân Cơng ty giúp Giám đốc tổ chức thực công tác tổ chức nhân phê duyệt Đề xuất định biên lao động, chức danh công việc, định mức lao động, thang bảng lương Công ty Đầu mối đề xuất nâng, hạ bậc lương, phụ cấp, hưu trí chế độ sách khác cán bộ, công nhân viên Công ty Tham mưu cho lãnh đạo chương trình đào tạo, phối hợp với phòng ban tổ chức thực đào tạo nội bộ, đào tạo nhập môn cho cán công nhân viên công ty Nhiệm vụ P.TC-HC Nhiệm vụ nhân viên Nhân – Chính sách (03 người): Cơng tác Bảo hiểm: Lập thủ tục cấp sổ BHXH, thẻ KCB gia hạn phiếu KCB cho CBCNV để giải chế độ BHXH + BHYT Lập toán thu, chi BHXH + BHYT với quan BHXH hàng quý để biết số tiền BHXH + BHYT phải trích nộp hàng quý theo luật định Bác báo cơng tác trích nộp BHXH + BHYT + BHTN theo định kỳ cho quan quản lý nhà nước quan cấp Lập kế hoạch thực nâng bậc lương cho CBNV đủ niên hạng nâng lương đóng BHXH hàng năm Soạn thảo quy trình, quy định lĩnh vực sách Nhiệm vụ P.TC-HC Nhiệm vụ nhân viên Nhân – Chính sách (03 người) (tt): Cơng tác thi đua khen thưởng: Xây dựng hướng dẫn thực quy định, tiêu chuẩn đánh giá thi đua khen thưởng Tư vấn chế độ đãi ngộ, khen thưởng, kỷ luật nhân viên Tham gia thẩm định/góp ý văn lập quy nội có liên quan đến lĩnh vực nhân sự, đào tạo quản trị nội Định kỳ lập danh sách thi đua khen thưởng, trình Hội đồng thi đua khen thưởng để đánh giá xét khen thưởng Lập báo cáo liên quan đến công tác thi đua khen thưởng gửi công ty quản lý cấp Nhiệm vụ P.TC-HC Nhiệm vụ nhân viên Nhân – Chính sách (03 người) (tt): Công tác Tuyển dụng: Thực công tác tuyển dụng nhân theo yêu cầu thực tế theo kế hoạch hoạt động Công ty Xây dựng hệ thống chức danh, tiêu chuẩn tuyển dụng, mô tả công việc Xây dựng lập kế hoạch tuyển dụng nhân công ty Xây dựng hệ thống tài liệu công cụ hỗ trợ cho công tác tuyển dụng Xây dựng nguồn liệu ứng viên phù hơp nhu cầu tuyển dụng công ty Tiến hành hoạt động PR thương hiệu tuyển dụng qua kênh cần thiết Thực tiếp nhận nhân sự, tập sự, thử việc theo quy trình tuyển dụng Cơng ty Nhiệm vụ P.TC-HC Nhiệm vụ nhân viên Nhân – Chính sách (03 người) (tt): Cơng tác đào tạo: Nghiên cứu, phân tích nhu cầu đào tạo phịng ban cơng ty Lập kế hoạch, phối hợp tổ chức triển khai hoạt động đào tạo cơng ty Cập nhật, hồn thiện sách, quy trình đào tạo biểu mẫu Tổ chức chương trình đào tạo theo yêu cầu phịng ban chức năng, khóa đào tạo nội nâng cao tay nghề cho công nhân lao đông phân xưởng Lưu trữ cập nhật thông tin đào tạo nhân viên cơng ty Lập báo cáo tình hình tuyển dụng - đào tạo lên cấp theo định kỳ/yêu cầu Nhiệm vụ P.TC-HC Nhiệm vụ nhân viên Nhân – Chính sách (03 người) (tt): Công tác nhân sự: Xây dựng hướng dẫn thực thiện quy định, tiêu chuẩn đánh giá lực quy hoạch cán Triển khai việc soạn thảo, cập nhật cẩm nang nghiệp vụ cho chức danh lĩnh vực nhân Theo dõi hợp đồng lao động, lập đề xuất tái ký hợp đồng đến hạn Thực thủ tục điều động, bổ nhiệm, luân chuyển cán Thực công việc khác theo phân công cấp quản lý liên quan đến công tác xây dựng chế, sách thu hút, trì phát triển nhân Nhiệm vụ P.TC-HC Nhiệm vụ nhân viên tiền lương (01 người): Xây dựng, thẩm định đơn giá tiền lương, định mức lao động Triển khai áp dụng chế chi trả lương (lương cố định, lương kinh doanh, chế hoa hồng,….); định biên nhân Tham gia xây dựng quy chế, sách Cơng ty tiền lương, tiền thưởng Thực công tác tiền lương, tiền công, chi trả lương, thưởng cho cán nhân viên Theo dõi chế độ bảo hiểm xã hội cho tồn lao động Cơng ty Phối hợp với phòng ban để đề xuất phương thức chi trả lương, thưởng gắn với hiệu kinh doanh hiệu công việc Theo dõi, kiểm tra tình hình chấm cơng, ghi nhận sản lượng nhà máy Quyết toán thuế thu nhập người lao động (tháng, quý, năm) Cập nhật kịp thời thơng tư, nghị định Chính phủ tiền lương để đề xuất vận dụng thực chế độ tiền lương Công ty Theo dõi, kiểm tra, ghi số liệu nghỉ phép hàng tháng, hàng năm người lao động Câu 1: Mơ hình tổ chức có ưu, nhược điểm so với mơ hình cũ? Câu 2: Trưởng phịng TC-HC cần có giải pháp để quản lý điều hành phù hợp với mơ tình mới? Câu 3: Những bất cập xảy sau áp dụng mơ hình giải pháp khắc phục? Trả lời câu hỏi Câu 1: Ưu điểm: Cơng việc cụ thể, chun mơn hóa lĩnh vực cơng việc Hạn chế sai xót, tổn thất; phân công phân nhiệm rõ ràng, cụ thể cho chức danh; Cơ chế giám sát chặt chẽ, kiểm sốt rủi ro; Có thống việc đạo điều hành cấp lãnh đạo cấp quản lý; Thuận lợi cho việc áp dụng chế tập trung thống nhất, làm cho tổ chức vận hành nhanh nhạy linh hoạt Nhược điểm: + Thông tin truyền đạt từ cấp lãnh đạo xuống nhân viên thông tin phản hồi ngược lại cịn chậm, chưa rõ ràng, thiếu xác; + Lãnh đạo cấp cao khó đánh giá xác lực hiệu nhân viên phịng; Xảy tình trạng đối xử, đánh giá hiệu công việc không công cấp quản lý nhân viên; Trả lời câu hỏi Câu 2: - Phân công, phân nhiệm, phân quyền cho phó phịng cách hợp lý với chức nhiệm vụ mảng công việc - Quản lý theo chế độ phân cấp Tránh làm việc xuống cấp cấp phó phịng để hạn chế tình trạng vượt cấp - Cụ thể đạo văn bản, giấy email - Xây dựng kênh kiểm tra chéo - Xây dựng môi trường thân thiện, phải ln tìm hiểu nhân viên để giao người việc truyền cảm hứng cho họ hoạt động - Hướng dẫn giúp đỡ người nhân viên cấp để đạt hiệu tốt nhất, không khiến họ phục tùng công việc cá nhân - Tạo sức ảnh hưởng đến nhân viên: yếu tố tiền lương mà quan tâm đến nhân viên, tạo mối quan hệ tích cực Trả lời câu hỏi Câu 3: - Sau áp dụng mơ hình sau thời gian năm, Phịng Tổ chức – Hành tiến hành đánh giá lại thấy có số điểm chưa thật phù hợp so với quy mô Công ty • Có q nhiều mảng cơng việc có mối quan hệ mật thiết với nhau, có phạm vi ảnh hưởng đến tồn cơng ty phòng Như mảng Pháp chế nhiệm vụ chuyên mơn kiểm sốt, hỗ trợ mặt phát lý tất hoạt động, giao dịch công ty lại chịu quản lý Trưởng Phịng TC-HC • Hạn chế cơng tác quản lý: Do kiến thức tư pháp luật người Trưởng phịng bị giới hạn có số vấn đề Bộ phận pháp chế đề xuất khơng trưởng phịng thơng qua • Mặt khác kiến thức pháp luật người Phó Phịng Pháp chế lại hẳn Trưởng Phòng TC-HC hoạt động pháp lý thơng qua Trưởng Phịng TCHC điều bất hợp lý … Đề xuất thay đổi: Để hoàn thiện tốt sâu xác công tác quản lý, điều hành Công ty, đề nghị tách phân pháp chế khỏi phịng Tổ chức – Hành thành lập Phòng Pháp chế ... máy sản xuất: 17 0 người Trong cấu phịng Tổ chức – Hành thể chi tiết sau: Cơ cấu tổ chức P TC- HC giai đoạn 2 010 - 2 014 Trưởng phịng TC- HC Kiêm Phụ trách pháp chế Hành CV Tiền CV 01 HC, lương -... pháp chế Hành CV Tiền CV 01 HC, lương - CS Nhân Văn Thư 01 người 01 người 01 người 02 lái xe Nhiệm vụ thành viên P TC- HC * TP TC- HC ( 01 người): Chịu trách nhiệm quản lý công tác văn thư lưu... tháng 03/2 015 Cơ cấu tổ chức P TC- HC từ 03/2 015 Trưởng phòng TC- HC PP Pháp chế NV Pháp chế (02 người) PP Hành PP Nhân - Tiền lương NV Hành ( 01 người) NV NS – CS (02 người) NV Văn thư ( 01 người)