Số hiệu : QT.TCHC-TCSK-03 TRƯỜNG ĐẠI HỌC BẠC LIÊU PHÒNG TỔ CHỨC- HÀNH CHÍNH Lần ban hành: 05 QUY TRÌNH Ngày ban hành : 30/9/2020 SỬ DỤNG CƠ SỞ VẬT CHẤT Tổng số trang: 05 ĐỂ TỔ CHỨC SỰ KIỆN MỤC ĐÍCH: Quy trình xây dựng nhằm thống công tác quản lý hoạt động đăng ký, phê duyệt tổ chức kiện trường Đại học Bạc Liêu PHẠM VI ÁP DỤNG: Quy trình áp dụng cho trình tổ chức kiện Trường Đại học Bạc Liêu Cụ thể sau: - Các hội nghị, hội thảo cấp quốc tế, cấp quốc gia, cấp Bộ, ngành, cấp tỉnh … Trường Đại học Bạc Liêu đăng cai tổ chức - Các hội nghị, hội thảo khoa học cấp trường - Các hội nghị, hội thảo khoa học đơn vị Trường Đại học Bạc Liêu đề nghị tổ chức - Các hội nghị, hội thảo khoa học, tọa đàm, tri ân khách hàng, … đơn vị, cá nhân ngồi trường có nhu cầu tổ chức Trường Đại học Bạc Liêu TÀI LIỆU VIỆN DẪN: - Nghị số 04/2018/NQ-HĐND ngày 13/7/2018 Hội đồng nhân tỉnh Bạc Liêu - Quy chế chi tiêu nội Trường Đại học Bạc Liêu THUẬT NGỮ, ĐỊNH NGHĨA VÀ CHỮ VIẾT TẮT - BGH: Ban Giám hiệu - Phịng TC-HC: Phịng Tổ chức- Hành - Phịng KH-TC: Phịng Kế hoạch – Tài - CSVC: Cơ sở vật chất NỘI DUNG QUY TRÌNH: 5.1 Lưu đồ Hồ sơ tổ chức kiện Tiếp nhận hồ sơ Khơng đồng ý Nộp phí P.KH-TC có thu phí Phê duyệt Khơng thu phí Phản hồi thông tin Phân công, chuẩn bị tổ chức theo yêu cầu Hỗ trợ giám sát thực Báo cáo sai phạm xử lý (nếu có) Lưu hồ sơ 5.2 Mô tả Bước Người thực Nội dung công việc Thời gian Biểu mẫu/ tài liệu đính kèm thực Hồ sơ tổ chức kiện: Đối với đơn vị trường tổ chức kiện như: hội thảo, báo cáo đề tài, tọa đàm, hội thi tin học trẻ… hồ sơ gồm: Kế hoạch tổ chức kiện có ý kiến BGH; đề nghị mượn sở vật chất (trường hợp thời gian kế hoạch có điều chỉnh chưa ấn ngày tháng chưa cụ thể CSVC cần có…) Đối với đơn vị, cá nhân ngồi trường tổ chức kiện như: hội thảo, Đơn vị yêu báo cáo đề tài, tọa đàm, tri ân khách hàng… hồ sơ gồm: Kế hoạch tổ chức cầu kiện có ý kiến BGH; văn chấp thuận tổ chức kiện quan có thẩm quyền (đối với số kiện cần có); đề nghị mượn sở vật chất (trường hợp thời gian kế hoạch có điều chỉnh chưa ấn ngày tháng chưa cụ thể CSVC cần có…) BM01/QT.TCHCTrong TCSK03 ngày làm việc BM02/QT.TCHCTCSK03 Việc họp hội nội đơn vị, trường có kế hoạch, lịch làm việc BGH mà phịng TC-HC bố trí phịng họp phù hợp Tiếp nhận hồ sơ - Đủ điều kiện phòng TC-HC đồng ý nhận hồ sơ (điều kiện nêu bước 1) Phòng TC-HC Trong ngày - Khơng đủ điều kiện, phịng TC-HC hướng dẫn, làm rõ hồ sơ cho đơn vị nắm Phê duyệt Căn kế hoạch BGH duyệt, phòng TC-HC tổ chức thực theo kế hoạch Phòng TC-HC ngày Căn lịch làm việc BGH, nhu cầu đơn vị (hội họp) phịng TCHC xem xét, bố trí phịng họp phù hợp Phản hồi thơng tin: sau xem xét hồ sơ tổ chức kiện Lưu ý: Đóng phí phịng KH-TC với Phịng TC-HC trường hợp có thu phí theo quy định, Phịng KH-TC nộp phí thu (bản sao) cho phịng TCHC trước tổ chức kiện ngày Phân công, chuẩn bị tổ chức kiện theo yêu cầu Phòng TC-HC phân công viên chức, NLĐ phụ trách công việc chuẫn theo yêu cầu kế hoạch Phòng TC-HC ngày Hỗ trợ giám sát thực Phòng TC-HC Quá trình tổ chức Báo cáo sai phạm xử lý - Trong trình giám sát nhận thấy bên yêu cầu sử dụng CSVC khơng quy trình, làm hư hỏng thiết bị; làm hư hỏng tự ý thay đổi vị trí bàn ghế, viết xóa bàn, vách phòng họp… Phòng TC-HC - Sau sử dụng Phòng TC-HC kiểm Phòng KH-TC tra thiết bị, CSVC Đơn vị yêu cầu Nếu phát có hư hỏng phát sinh cơng việc ngồi kế hoạch Phịng TC-HC nhắc nhở lập biên bản, buộc bên yêu cầu sử dụng CSVC khắc phục trạng (cá nhân/đơn vị lập đề nghị đơn vị chủ trì kiện theo kế hoạch có trách nhiệm khắc phục) Lưu hồ sơ Phòng TC-HC * Ghi chú: Kế hoạch tổ chức, đơn đề nghị mượn CSVC để tổ chức kiện phải gởi đến phòng TC-HC trước 15 ngày thứ tuần trước tổ chức kiện, để phòng TC-HC lên kế hoạch Trừ trường hợp đặc biệt có ý kiến BGH HỒ SƠ LƯU STT Tên hồ sơ Hình thức lưu Thời gian lưu trữ (tối thiểu) Kế hoạch tổ chức kiện có ý kiến BGH Văn năm Bản đề nghị đơn vị yêu cầu Văn năm Nơi lưu trữ Phòng TC-HC Đơn vị lập Phòng TC-HC Đơn vị lập BIỂU MẪU – PHỤ LỤC ĐÍNH KÈM: 7.1 Biểu mẫu STT Tên biểu mẫu Kế hoạch tổ chức kiện Bản đề nghị Ký hiệu BM01/QT.TCHC-MS-01 BM02/QT.TCHC-MS-01 7.2 Biểu mẫu kèm theo quy trình BM01/QT.TCHC-MS01 TRƯỜNG ĐẠI HỌC BẠC LIÊU TÊN ĐƠN VỊ LẬP KẾ HOẠCH CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHIÃ VIỆT NAM Độc lập - Tự - Hạnh phúc Số: …/KH- tên ĐVKH Bạc Liêu, ngày … tháng … năm … KẾ HOẠCH Về việc tổ chức … I MỤC ĐÍCH: nêu rõ mục đích, cần thiết, để tổ chức kiện… II NỘI DUNG: Nội dung kiện: nêu nội dung kiện, kịch kiện, … Thành phần tham dự: dự kiến số lượng người dự tối đa tham dự nêu cụ thể số lượng người tham dự theo nhóm, nghành, khoa … Thời gian địa điểm tổ chức: - Thời gian: …giờ … phút, ngày … tháng … năm … - Địa điểm: Đơn vị tổ chức kiện cần trao đổi với phòng TC-HC địa điểm tổ chức kiện trước trình kế hoạch lên BGH Chủ tọa thư ký (nếu có) III TỔ CHỨC THỰC HIỆN: nêu rõ trách nhiệm đơn vị có liên quan phối hợp thực Ý KIẾN BGH TÊN ĐƠN VỊ LẬP KẾ HOẠCH (ký, ghi rõ họ tên) BM02/QT.TCHC-MS01 TRƯỜNG ĐẠI HỌC BẠC LIÊU TÊN ĐƠN VỊ ĐỀ NGHỊ CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHIÃ VIỆT NAM Độc lập - Tự - Hạnh phúc Số: …/ĐN- tên ĐVĐN Bạc Liêu, ngày … tháng … năm … BẢN ĐỀ NGHỊ Về việc … Kính gửi: Phịng Tổ chức – Hành Căn Kế hoạch số /KH-tên ĐVKH ngày …/…/… Tên đơn vị lập kế hoạch việc … Nay (tên đơn vị đề nghị) đề nghị Phòng TC-HC cho mượn sở vật chất sau: Thời gian tổ chức: từ …giờ …phút ngày …/…/… đến …giờ …phút ngày …/…/… Địa điểm: … Phòng TC-HC hỗ trợ thực hiện: - Mượn máy chiếu, chiếu - Âm (có cán trực âm hay khơng có) - … (Tên đơn vị đề nghị) đề nghị Phịng Tổ Chức - Hành xem xét, hỗ trợ theo Bản đề nghị / PHÒNG TC-HC TÊN ĐƠN VỊ ĐỀ NGHỊ (ký, ghi rõ họ tên) ... khách hàng… hồ sơ gồm: Kế hoạch tổ chức cầu kiện có ý kiến BGH; văn chấp thuận tổ chức kiện quan có thẩm quy? ??n (đối với số kiện cần có); đề nghị mượn sở vật chất (trường hợp thời gian kế hoạch... tổ chức kiện Lưu ý: Đóng phí phịng KH-TC với Phịng TC-HC trường hợp có thu phí theo quy định, Phịng KH-TC nộp phí thu (bản sao) cho phòng TCHC trước tổ chức kiện ngày Phân công, chuẩn bị tổ chức. .. nhóm, nghành, khoa … Thời gian địa điểm tổ chức: - Thời gian: …giờ … phút, ngày … tháng … năm … - Địa điểm: Đơn vị tổ chức kiện cần trao đổi với phòng TC-HC địa điểm tổ chức kiện trước trình kế