5. Cấu trúc đề tài
2.6. Tìm hiểu về lập hồ sơ và nộp hồ sơ, tài liệu lưu trữ vào cơ quan
2.6.1. Các loại hồ sơ hình thành tại cơ quan, tổ chức
Thống kê số lượng hồ sơ của Cơng ty Quản lí cơng trình cơng cộng và dịch vụ đơ thị Cát Hải trong Năm 2021:
Hồ sơ nhân sự: 60 Hồ sơ nguyên tắc:10 Hồ sơ Đảng viên:12 Hồ sơ công việc:25
(nguồn: Phịng Tổ chức-hành chính)
2.6.2. Xây dựng và ban hành danh mục hồ sơ
Danh mục hồ sơ gồm các thành phần: Các đề mục, số và ký hiệu của hồ sơ, tiêu đề hồ sơ, thời hạn bảo quản của hồ sơ, người lập hồ sơ.
1. Đề mục trong Danh mục hồ sơ được xây dựng theo cơ cấu tổ chức (tên các đơn vị trong cơ quan, tổ chức) hoặc theo lĩnh vực hoạt động (tên các lĩnh vực hoạt động chủ yếu của cơ quan, tổ chức). Trong từng đề mục lớn được chia thành các đề mục nhỏ tương ứng với tên các đơn vị (theo cơ cấu tổ chức) hoặc chia thành các mặt hoạt động (theo lĩnh vực hoạt động). Trong các đề mục nhỏ, trật tự các hồ sơ được sắp xếp theo nguyên tắc từ chung đến riêng, từ tổng hợp đến cụ thể.
Các đề mục lớn được đánh số liên tục bằng chữ số La Mã. Các đề mục nhỏ (nếu có) trong từng đề mục lớn được đánh số riêng bằng chữ số Ả Rập. Chữ viết tắt của các đề mục lớn trong Danh mục hồ sơ do cơ quan, tổ chức quy định nhưng cần ngắn gọn, dễ hiểu.
2. Số, ký hiệu của hồ sơ bao gồm: số thứ tự (được đánh bằng chữ số Ả Rập) và ký hiệu (bằng các chữ viết tắt) của đề mục lớn.
Việc đánh số hồ sơ có thể áp dụng một trong hai cách sau: số của hồ sơ được đánh liên tục trong toàn Danh mục, bắt đầu từ số 01 hoặc số của hồ sơ được đánh liên tục trong phạm vi từng đề mục lớn, bắt đầu từ số 01.
3. Tiêu đề hồ sơ: cần viết ngắn gọn, rõ ràng nhưng phải khái quát được nội dung của các văn bản, tài liệu sẽ hình thành trong q trình theo dõi, giải quyết cơng việc.
4. Thời hạn bảo quản của hồ sơ được xác định theo quy định hiện hành: Vĩnh viễn hoặc thời hạn bằng số năm cụ thể.
2.6.3. Phương pháp lập hồ sơ
Bước 1: Mở hồ sơ
Cơng ty Quản lí cơng trình cơng cộng và dịch vụ đơ thị Cát Hải là cơ quan đã có bản danh mục hồ sơ. Nên cứ đến đầu năm phịng tổ chức-hành chính sẽ căn cứ vào bản danh mục hồ sơ các nhân viên trong cơ quan xem phải lập bao nhiêu hồ sơ và nó là hồ sơ gì. Trên cở sở đó chuẩn bị bìa hồ sơ và ghi số, ký hiệu, tiêu đề hồ sơ trong danh mục hồ sơ lên bìa.
Trong quá trình giải quyết cơng việc việc văn bản tài liệu thuộc về hồ sơ nao thì đưa vào tờ bìa của hồ sơ đó. Trường hợp cơng việc mới phát sinh cần giải quyết thì nhân viên phịng sẽ lấy thêm bìa hồ sơ để mở hồ sơ mới. Đồng thời ghi tên hồ sơ vào danh mục hồ sơ.
Bước 2: Thu thập văn bản, tài liệu đưa vào hồ sơ
Đây là khâu quan trọng trong khi lập hồ sơ vì chất lượng hồ sơ tốt hay xấu, có giá trị hay khơng phụ thuộc vào phần lớn vào việc thu thập văn bản tài liệu có đầy đủ hay khơng, ngồi ra đây cịn là tiền đề cho việc triển khai các
khâu nghiệp vụ tiếp theo. Vì vậy các nhân viên của phịng Tổ chức hành chính của cơ quan làm việc rất nghiêm túc và cẩn thận ở tất cả các quy trình.
Bước 3: Kết thúc và biên mục hồ sơ * Kết thúc hồ sơ:
Nếu hồ sơ có nhiều văn bản, tài liệu (q 200 tờ) thì nhiên viên phịng tổ chức hành chính sẽ phân chia thành các đơn vị bảo quản và sắp xếp văn bản, tài liệu trong hồ sơ hay đơn vị bảo quản.
– Phân chia đơn vị bảo quản
Cần dựa vào mối liên hệ về nội dung, thời gian hoặc giá trị tài liệu để phân chia cho hợp lý.
– Sắp xếp văn bản, tài liệu trong hồ sơ hoặc trong đơn vị bảo quản
Có tác dụng cố định trật tự văn bản tài liệu, bảo đảm mối liên hệ giữa các văn bản, tài liệu với nhau làm cho hồ sơ phản ánh vấn đề, sự việc một cách rõ ràng, giúp cho việc nghiên cứu thuận tiện. Tùy theo từng hồ sơ (đơn vị bảo quản) mà lựa chọn cách sắp xếp cho phù hợp. Thơng thường có các cách sau:
+ Theo thứ tự thời gian + Theo số văn bản
+ Theo mức độ quan trọng của văn bản và mức độ quan trọng của tác giả + Sắp xếp theo vần chữ cái
* Biên mục hồ sơ:
Hồ sơ chỉ được biên mục khi công việc đã giải quyết xong hoặc vụ việc kết thúc. Trước khi biên mục hồ sơ cần phải kiểm tra lại lần cuối các văn bản, tài liệu trong hồ sơ, nếu cịn thiếu thì thu thập, bổ sung cho đầy đủ. Kiểm tra lại cách sắp xếp bảo đảm trật tự khoa học. Nội dung của việc biên mục hồ sơ bao gồm:
– Đánh số tờ;
– Ghi mục lục văn bản; – Viết tờ chứng từ kết thúc; – Viết bìa hồ sơ.
2.6.4. Nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan
Cơng ty Quản lí cơng trình cơng cộng và dịch vụ đô thị Cát Hải thực hiện việc nộp hồ sơ, tài liệu với trình tự như sau:
Công chức, viên chức được giao giải quyết, theo dõi cơng việc của cơ quan, tổ chức có trách nhiệm lập hồ sơ về công việc được giao và nộp lưu hồ sơ vào Lưu trữ cơ quan trong thời hạn 01 năm, kể từ ngày công việc kết thúc; đối với hồ sơ, tài liệu xây dựng cơ bản thì trong thời hạn 03 tháng, kể từ ngày cơng trình được quyết tốn.
Để thực hiện được chức năng này, công chức, viên chức được giao giải quyết, theo dõi cơng việc lập hồ sơ (người có hồ sơ) vào “Quản lý hồ sơ”, chọn “Hồ sơ cơng việc”
Màn hình hiện thị các chức năng sau: Xuất XML, mục lục văn bản, nộp lưu trữ (lưu trữ cơ quan).
Bước 1. Xuất XML: mục đích sau này cập nhật thông tin hồ sơ vào lưu
trữ lịch sử tỉnh.
Bước 2. Mục lục văn bản: mục đích thống kê trong hồ sơ có bao nhiêu
văn bản và được sắp xếp theo ngày tháng ban hành văn bản. Hệ thống sẽ tự sắp xếp.
- Vào mục “Hồ sơ lưu trữ”, chọn “Hồ sơ công việc”, “mục lục hồ sơ” như sau:
Các biểu tượng ở cột thao tác có 2 chức năng: chỉnh sửa và chuyển văn bản ra khỏi hồ sơ
+ Chỉnh sửa văn bản: Chỉnh sửa trích yếu của từng văn bản, chọn trích yếu nội dung văn bản. Sau khi nhập đầy đủ các thông tin cần chỉnh sửa, chọn “cập nhật” trích yếu nội dung vừa được thêm sẽ hiển thị ở mục lục văn bản.
+ Chuyển văn bản ra khỏi hồ sơ: Cho phép người dùng loại những văn bản không phải hồ sơ công việc này. Chọn văn bản cần chuyển văn bản ra khỏi hồ sơ. Nếu đồng ý, chọn “xóa” văn bản sẽ được đưa ra khỏi hồ sơ.
Để thực hiện chức năng này, công chức, viên chức chọn “Nộp lưu trữ” hồ sơ đó sẽ được chuyển cho Lưu trữ cơ quan (sau khi nộp lưu trữ người lập hồ sơ khơng có quyền chỉnh sửa, cập nhật và xem hồ sơ. Hồ sơ này được chuyển quyền quản lý cho người làm công tác lưu trữ của cơ quan).