5. Cấu trúc đề tài
2.7. Tìm hiểu về văn hóa cơng sở, nghi thức nhà nước, giao tiếp
2.7.1. Các quy định hiện hành của cơ quan
* Quy định về thẻ cán bộ, công chức, viên chức - Quy định về mẫu thẻ cán bộ, công chức, viên chức
Mẫu thẻ cán bộ, công chức, viên chức được quy định tại Điều 4, Quyết định số 06/2008/QĐ-BNV ngày 22/12/2008 của Bộ trưởng Bộ Nội vụ, cụ thể như sau: Thẻ hình chữ nhật, rộng 50mm, dài 90mm; trên hai mặt thẻ được in giống nhau, gồm các tiêu chí sau đây:
Tên cơ quan, đơn vị chủ quản hoặc cơ quan cấp trên của cơ quan, đơn vị trực tiếp sử dụng cán bộ, công chức, viên chức: Chữ in hoa kiểu Times New Roman, size 14 (theo bộ mã tiêu chuẩn tiếng Việt TCVN – 6909/2001), chữ đậm, màu vàng nhạt được in trên nền xanh da trời.
Tên cơ quan, đơn vị trực tiếp sử dụng cán bộ, công chức, viên chức: Chữ in hoa kiểu Times New Roman, size 14 (theo bộ mã tiêu chuẩn tiếng Việt TCVN – 6909/2001), chữ đậm, màu vàng nhạt được in trên nền xanh da trời.
Họ và tên của cán bộ, công chức, viên chức: Chữ in hoa kiểu Times New Roman, size 16 (theo bộ mã tiêu chuẩn tiếng việt TCVn – 6909/2001), chữ đậm, màu đen được in trên nền trắng.
Chức vụ hoặc chức danh công việc hiện tại của cán bộ, công chức, viên chức: Chữ in hoa kiểu Times New Roman, size 12 (theo bộ mã tiêu chuẩn tiếng việt TCVN -6909/2001) chữ đậm, màu đen được in trên nền trắng.
Mã số thẻ cán bộ, công chức, viên chức gồm các thành phần và được trình bày theo thứ tự sau: Mã ngạch (chức danh, nghề nghiệp) – số thứ tự cán bộ, công chức, viên chức (do đơn vị tự quy định).
Ở vị trí trên bên trái thẻ là hình Quốc huy được in theo màu quy định. 25
Ở phía dưới bên trái thẻ là ảnh mẫu, nền xanh cỡ 3x4 cm của cán bộ, công chức, viên chức.
Thẻ cán bộ, công chức, viên chức được làm bằng chất liệu giấy hoặc Plastic, có dây đeo.
* Quy định về trang phục công sở
1.Khi thực hiện nhiệm vụ, cán bộ, viên chức, công chức phải ăn mặc gọn gàng, lịch sự.
2.Lễ phục của cán bộ, công chức, viên chức là trang phục chính thức được sử dụng
trong những buổi lễ, cuộc họp trọng thể, các cuộc tiếp khách nước ngồi: + Lễ phục của nam cán bộ, cơng chức, viên chức: Bộ comple, áo sơ mi, cravat.
+ Lễ phục của nữ cán bộ, công chức, viên chức: Áo dài truyền thống, bộ comple nữ.
+ Đối với cán bộ, công chức, viên chức là người dân tộc thiểu số: Trang phục ngày hội dân tộc cũng coi là lễ phục.
- Cán bộ, công chức, viên chức phải đeo thẻ đúng quy định khi thực hiện nhiệm vụ, công vụ. Thẻ cán bộ, công chức, viên chức thực hiện thống nhất theo quy định tại Quyết định số 06/2008/QĐ-BNV ngày 22/12/2008 của Bộ trưởng Bộ Nội vụ về việc quy định mẫu thẻ và việc quản lý, sử dụng thẻ đối với cán bộ, công chức, viên chức
* Tinh thần, thái độ làm việc của cán bộ, công chức, viên chức
- Khi thực hiện nhiệm vụ, công vụ, cán bộ, công chức, viên chức phải ý thức rõ về chức trách, bổn phận của bản thân, bao gồm:
+ Phải sẵn sàng nhận và nỗ lực hoàn thành tốt mọi nhiệm vụ được phân cơng; khơng kén chọn vị trí cơng tác, chọn việc dễ, bỏ việc khó. Tâm huyết, tận tụy, gương mẫu làm tròn chức trách, nhiệm vụ được giao.
+ Phải có ý thức tổ chức kỷ luật; sử dụng hiệu quả thời giờ làm việc, tránh hiện tượng trung bình chủ nghĩa, làm việc qua loa, đại khái, kém hiệu quả;
khơng làm việc riêng trong giờ làm việc hành chính; chủ động phối hợp trong thực hiện nhiệm vụ, công vụ.
+ Khơng được gây khó khăn, phiền hà, vịi vĩnh, kéo dài thời gian xử lý công việc của cơ quan, tổ chức và người dân; không thờ ơ, vô cảm, thiếu trách nhiệm trước những khó khăn, bức xúc của người dân.
+ Cán bộ, công chức, viên chức lãnh đạo phải công tâm, khách quan trong sử dụng, đánh giá cán bộ thuộc thẩm quyền quản lý; khơng lợi dụng vị trí cơng tác để bổ nhiệm người thân quen; chủ động xin thôi giữ chức vụ khi nhận thấy bản thân còn hạn chế về năng lực, uy tín.
- Chấp hành nghiêm các quy định về việc phải làm và không được làm khi thi hành nhiệm vụ, công vụ theo quy định của Luật Cán bộ, công chức, Luật Viên chức và các quy định của pháp luật có liên quan.
2.7.2. Nhận xét, đánh giá chung
Tại cơng ty Quản lí cơng trình cơng cộng và dịch vụ đô thị Cát Hải, các lãnh đạo và tập thể cán bộ công chức viên chức đã luôn nỗ lực, cố gắng tạo dựng cho mình những giá trị văn hóa cơ bản để xây dựng văn hóa cơng sở tại đơn vị. Thực hiện văn bản về văn hóa cơng sở của Thủ tướng Chính phủ và UBND Huyện Cát Hải, tình hình thực hiện quy chế văn hóa cơng sở tại công ty những năm qua đã đạt được nhiều kết quả tích cực, tạo sự chuyển biến rõ rệt trong nhận thức, ý thức trách nhiệm về tu dưỡng rèn luyện, chấp hành chủ trương đường lối của Đảng, chính sách pháp luật của nhà nước, của đội ngũ cán bộ, công chức.
2.8. Tìm hiểu về các thiết bị văn phịng, các phần mềm ứng dụng trong cơng tác quản trị văn phịng
2.8.1. Các loại thiết bị văn phòng được sử dụng
Hiện nay Cơng ty Quản lý cơng trình cơng cộng và dịch vụ đơ thi Cát Hải đang sử dụng các thiết bị văn phòng như:
Bảng 2.1. Thiết bị văn phịng tại Cơng ty quản lý cơng trình cơng cộng
và dịch vụ đơ thị Cát Hải
Công ty: Cái
STT Tên thiết bị Số lượng
1 Máy in 5
2 Máy Photo 2
3 Máy scan 3
4 Máy ép plastic 1
5 Máy chấm công 1
6 Máy huỷ tài liệu 2
7 Hệ thống điện thoại 2
8 USB 5
9 Máy chiếu 7
10 Tủ lưu trữ 15
11 Máy pha cafe 1
(Nguồn: Văn phịng cơng ty)
2.8.2. Quản lí và sử dụng các thiết bị văn phòng
Yêu cầu về quản lý:
- Phải phù hợp với kế hoạch phát triển của công ty.
- Phải được xác định cụ thể, chi tiết từ chủ thể đến đối tượng quản lý; - Phải gắn với trách nhiệm của cá nhân quản lý. Ban lãnh đạo cơng ty có trách nhiệm: Bố trí, điều chuyển trang thiết bị văn phịng trong nội bộ cơng ty; bố trí, phân cơng người quản lý sử dụng, theo dõi các trang thiết bị văn phòng dùng chung, lập sổ sách, lưu giữ các hồ sơ biên bản giao nhận trang thiết bị và theo dõi toàn bộ trang thiết bị văn phịng của cơng ty; thơng báo và đề nghị Văn phòng điều chuyển các trang thiết bị văn phịng khơng cịn nhu cầu sử dụng hoặc thanh lý các trang thiết bị khơng cịn sử dụng được; chỉ đạo công tác bàn giao tài sản công và hồ sơ quản lý, sử dụng tài sản cơng thuộc phạm vi cơng ty mình quản lý khi có sự thay đổi tổ chức hoặc thay đổi.
Trang thiết bị phải được sử dụng đúng tiêu chuẩn, định mức và đúng mục đích.
Khơng tự ý đổi, trao đổi, cho, tặng, biếu trang thiết bị văn phịng của cơng ty; điều chuyểntrang thiết bị văn phòng giữa phòng ban, cá nhân khi chưa được phép của người có thẩm quyền.
Yêu cầu về sử dụng:
- Bảo quản, giữ gìn và sử dụng trang thiết bị lâu bền, tiết kiệm, hiệu quả. - Thơng báo kịp thời về tình trạng hư hỏng của trang thiết bị được giao và đề nghị Văn phịng.
- Báo cáo Giám đốc cơng ty khi xảy ra mất mát hoặc các biến động, thay đổi liên quan đến trang thiết bị được giao.
- Bảo quản tem kiểm kê dán trên thiết bị trong quá trình sử dụng và bàn giao bằng biên bản các trang thiết bị được giao khi nghỉ việc hoặc chuyển công tác.
2.8.3. Các phần mềm ứng dụng trong cơng tác văn phịng
Các phần mềm đang được ứng dụng trong cơng tác văn phịng tại Cơng ty quản lýcơng trình cơng cộng và dịch vụ đơ thị Cát Hải như sau:
- Trình duyệt web.
- Phần mềm gõ tiếng Việt.
- Bộ ứng dụng văn phòng Microsoft Office. - Phần mềm đọc file hay tập tin PDF
- Phần mềm giải nén WinRAR. - Phần mềm chat Zalo, Skype, Viber.
CHƯƠNG 3.
NHẬN XÉT- KIẾN NGHỊ- ĐỀ XUẤT MỘT SỐ GIẢI PHÁP NHẰM NÂNG CAO CHẤTLƯỢNG CƠNG TÁC VĂN PHỊNG TẠI CƠNG TY QUẢN LÝ CƠNG TRÌNH CƠNG CỘNG VÀ DỊCH VỤ
ĐƠ THỊ CÁT HẢI 3.1. Đánh giá chung
3.1.1. Ưu điểm
Qua 3 tuần kiến tập tại Cơng ty Quản lí cơng trình cơng cộng và dịch vụ đơ thị Cát Hải em có những nhận xét như sau:
Về văn hóa cơng sở, tổ chức hoạt động của cơng ty
Tại cơng ty Quản lí cơng trình cơng cộng và dịch vụ đô thị Cát Hải, các lãnh đạo và tập thể cán bộ công chức viên chức đã ln nỗ lực, cố gắng tạo dựng cho mình những giá trị văn hóa cơ bản để xây dựng VHCS tại đơn vị.
Các lãnh đạo có tinh thần cương trực, nghiêm túc và quan tâm nhân viên. Nhân viên luôn thân thiện nềm nở với mọi người xung quanh, luôn nhiệt huyết với mọi cơng việc ở cơng ty. Có trách nhiệm và năng lực cao thực hiện tốt chức năng, nhiệm vụ của mình.
Có sự phân cơng phụ trách từng việc cụ thể để nhân viên nắm rõ công việc hàng ngày, khơng có sự chồng chéo trong cơng việc.
Về công tác văn thư-lưu trữ
Trong công tác quản lý văn bản điện tử, các cán bộ chun mơn phịng Tổ chức – hành chính đã áp dụng đúng theo Nghị định số 30/2020/NĐ – CP về công tác văn thư. Lãnh đạo cơng ty đã có nhận thức về tầm quan trọng của công tác quản lý văn bản đối với cơ quan, vì vậy việc tổ chức và quản lý cơng tác quản lý văn bản được chú trọng, đảm bảo đáp ứng được yêu cầu, nhiệm vụ được giao.
Các khâu nghiệp vụ công tác văn thư đều được tổ chức một cách khoa học, đảm bảo việc giải quyết cơng việc một cách kịp thời, nhanh chóng, chính xác.
3.1.2. Hạn chế
Ngồi những ưu điểm ở trên Cơng ty Cơng trình cơng cộng và dịch vụ đơ thị Cát Hải vẫn cịn những hạn chế sau đây.
Tình hình thực hiện quy chế dân chủ cơ sở hiện tại chưa được Ban lãnh đạo quan tâm đúng mức. Cơng đồn và ban lãnh đạo tổ chức chưa phối hợp chặt chẽ với nhau trong việc giải quyết các mâu thuẫn, chưa tháo gỡ những khó khăn vướng mắc của cán bộ trong cơ quan. Chưa có đơn vị phụ trách phát triển văn hóa cơng sở.
Đội ngũ nhân viên chủ yếu ở độ tuổi 30-40 nên các kỹ năng sử dụng thiết bị điện tử vẫn còn nhiều hạn chế.
3.1.3. Nguyên nhân
Các trang thiết bị phục vụ quy trình quản lý văn bản tuy đã được đầu tư nhưng chưa đáp ứng được nhu cầu sử dụng và số lượng công việc, đôi khi các thiết bị gặp trục trặc khiến công việc bị chậm trễ. Số lượng máy tính tại đây chỉ có ba máy, khối lượng cơng việc nhiều nhưng trang thiết bị phục vụ khơng đủ làm chậm trễ trong q trình giải quyết cơng việc.
Chưa có hình thức khuyến khích, chế độ khen thưởng thích đáng đối với những tổ chức, cá nhân có thành tích trong việc xây dựng và triển khai thực hiện văn hóa cơng sở. Chưa chú trọng xây dựng những tấm gương điển hình tiên tiến về văn hóa cơng sở.
3.2. Một số đề xuất và kiến nghị nhằm nâng cao chất lượng cơng tác văn phịng tại Cơng ty Quản lí cơng trình và dịch vụ đơ thị Cát Hải
3.2.1. Về công tác tổ chức, hoạt động của cơng, nhân viên văn phịng
- Nâng cao chất lượng đội ngũ cán bộ, nhân viên văn phịng tại cơng ty - Tổ chức các khóa học bồi dưỡng nghiệp vụ chun mơn, nâng cao kỹ năng, nghiệp vụ chuyên môn.
- Tổ chức hội thảo, giao lưu cho các nhân viên văn phịng cơng ty với các đơn vị khác để cùng nhau học hỏi. phát triển các kỹ năng nghiệp vụ văn phịng.
3.2.2. Về cơng tác văn thư-lưu trữ
Nâng cao chất lượng cơ sở vật chất, liên tục áp dụng những khoa học, công nghệ mới nhất, nhằm đáp ứng nhu cầu nhiệm vụ công việc đề ra.
Thường xuyên kiểm tra, đánh giá tình hình thực hiện quản lý văn bản của cán bộ, công chức tại Công ty
Tổ chức tập huấn, đào tạo bồi dưỡng, nâng cao trình độ, chun mơn nghiệp vụ đối với cán bộ, công chức trong công ty.
Xây dựng và ban hành quy chế cơng tác văn thư nói chung và cơng tác quản lý văn bản nói riêng của Cơng ty quản lí cơng trình cơng cộng và dịch vụ đơ thị Cát Hải.
3.2.3. Về văn hóa cơng sở
Xây dựng đội ngũ cán bộ, nhân viên có phẩm chất đạo đức, năng lực cơng tác, tinh thần trách nhiệm và tính chun nghiệp cao.
Tổ chức và duy trì các hoạt động văn hóa, văn nghệ, thể dục thể thao, nâng cao đời sống tinh thần cho cán bộ, nhân viên tạo sự gắn bó giữa các nhân viên với nhau.
Tăng cường phối hợp, thanh tra, kiểm tra, giám sát, tổng kết, đánh giá việc thực hiện văn hóa.
KẾT LUẬN
Đề tài: “Thực trạng cơng tác văn phịng tại Cơng ty quản lý cơng trình
cơng cộng và dịch vụ đô thị Cát Hải” được tôi thực hiện triển khai theo cơ cấu
3 phần. Từ những kiến thức tại chương 1, tơi đã trình bày khái qt về Văn phịng tại Cơng ty quản lý cơng trình cơng cộng và dịch vụ đơ thị Cát Hải. Và trình bày thực trạng các công tác về văn thư – lưu trữ, tổ chức hoạt động, quản lý văn bản, văn hốcơng sở, u cầu về quản lý và sử dụng trang thiết bị văn phòng.
Từ những nghiêncứu đó mà tơi đã đưa ra những nhận xét tại chương 3 và mạnh dạn đề xuất một số giải pháp nhằm nâng cao chât lượng cơng tác văn phịng tại Cơng ty quản lý cơng trình cơng cộng và dịch vụ đô thị Cát Hải .Để thực hiện được đề tài này, tôi rất cảm ơn sự giúp đỡ từ Cơng ty quản lý cơng trình cơng cộng và dịch vụ đơ thị Cát Hải trong suốt thời gian kiến tập và thầy cô Khoa Quản trị văn phịng đã hỗ trợ tơi trong q trình thực hiện đề tài này.
PHỤ LỤC Phụ lục 1. SƠ ĐỒ CƠ CẤU TỔ CHỨC
35 GIÁM ĐỐC