Bài viết tìm hiểu thực trạng công tác tham mưu ban hành văn bản hành chính tại Bệnh viện Phổi Hải Phòng năm 2019; đề xuất các giải pháp chủ yếu để hoàn thiện và nâng cao chất lượng, hiệu quả công tác tham mưu, tổng hợp của phòng Tổ chức hành chính phục vụ công tác lãnh đạo, chỉ đạo trong thời kỳ mới.
HỘI NGHỊ KHOA HỌC LAO VÀ BỆNH PHỔI LẦN THỨ XII THỰC TRẠNG VÀ GIẢI PHÁP NÂNG CAO HIỆU QUẢ CƠNG TÁC THAM MƯU CỦA PHỊNG TỔ CHỨC HÀNH CHÍNH TẠI BỆNH VIỆN PHỔI HẢI PHÒNG NĂM 2019 Đỗ Thị Minh Thu, Mạc Huy Tuấn, Phạm Đức Hà BV Phổi Hải Phịng Tóm tắt Mục tiêu nghiên cứu: Thực trạng cơng tác tham mưu ban hành văn hành Bệnh viện Phổi Hải Phòng năm 2019 2) Phương pháp nghiên cứu: Thu thập phân tích tài liệu, thơng tin từ văn lưu trữ bệnh viện kết hợp tham chiếu lý luận thực tiễn triển khai Bệnh viện 3) Kết quả: Phòng Tổ chức hành báo cáo thơng tin thu thập Sau bảo quản lưu trữ thông tin sử dụng cẩn thận theo phương pháp khoa học như: lưu giữ liệu vào máy tính điện tử, phim ảnh xếp vào tủ hồ sơ để tra cứu thuận lợi Công tác thông tin báo cáo tổ chức, tổng hợp xử lý kịp thời, đồng hành định, bảo đảm liên hệ hai chiều lãnh đạo với khoa phòng khoa, phòng với Phòng Tổ chức hành bệnh viện xây dựng chương trình làm việc thể rõ mục tiêu, nhiệm vụ, biện pháp tiến độ cụ thể công việc mà bệnh viện khoa, phòng cần thực Thực xây dựng chương trình làm việc theo nguyên tắc, giải nhiều công việc theo chức năng, nhiệm vụ giao, nhanh chóng khơng đùn đẩy cơng việc cho phịng chức khác Xây dựng chương trình cơng tác khơng trùng lặp chồng chéo lên nhau; Phịng Tổ chức hành phối hợp với phịng ban khác xếp lịch đón tiếp khách hợp lý, khoa học, hạn chế tối đa tình trạng trùng lặp Kết khảo sát phiếu đánh giá có: 55% đạt hiệu quả; 30% đạt hiệu quả, 10% đạt tương đối hiệu 0,5% đánh giá công tác chưa hiệu Thực nghiêm túc việc kiểm tra đơn đốc đơn vị thực chương trình đề SUMMARY Research objectives: Current situation of advisory work on issuing administrative documents at Hai Phong Lung Hospital in 2019 2) Research methodology: Collecting analysis of documents and information from archived documents at The hospital combines reference between theory and practice being implemented at the hospital 3) Result: The Office of Administrative Organization has reported the collected information Then preserved and stored used information carefully follow scientific methods such as storing data to computers, movies or arranging it into file cabinets for convenient searching Information and reporting activities are always organized, summarized and handled in a timely manner, always accompanied with decisions, ensuring two-way links between leaders and departments and departments The Hospital Administration Department has developed a working program that clearly shows the objectives, tasks, measures and progress specific to each task that the hospital and departments, departments need to perform Implementing the work program according to the principles, solving many jobs according to the functions and assigned tasks, quickly not pushing work to other functional departments Develop a non-overlapping working program; The Administrative Organization Department shall coordinate with other departments in arranging a reasonable and scientific reception and reception schedule, minimizing duplication; Survey results of evaluation papers have: 55% achieved very effectively; 30% were effective, 10% were relatively effective and 0.5% assessed that the work was not effective Strictly checking and urging the units to implement the program 244 CHÀO MỪNG KỶ NIỆM 65 NĂM THÀNH LẬP VÀ PHÁT TRIỂN BỆNH VIỆN 18/5/1955 - 18/5/2020 I ĐẶT VẤN ĐỀ Trong thời gian qua, ngành y tế nói chung, hệ thống khám chữa bệnh nói riêng đất nước đạt nhiều thành tựu quan trọng Để đơn vị nghiệp y tế công lập phát triển cần phải có hướng đắn, định hướng phát triển phù hợp với phát triển xã hội Do công tác tham mưu cho người lãnh đạo quản lý quan trọng Bệnh viện Phổi Hải Phòng bệnh viện chuyên khoa hạng II tuyến thành phố Cơng tác tham mưu, tổng hợp đóng vai trò quan trọng tổ chức, văn phòng Là cầu nối, nơi tổng hợp, phân tích cải cách hành mục tiêu phát triển bệnh viện, từ tham mưu cho lãnh đạo bệnh viện có định hướng phát triển, cơng việc cụ thể việc quản lý, điều hành Hiện nay, văn hướng dẫn đề cập đến công tác tham mưu tổng hợp cách hiểu khái quát, chưa sâu vào chi tiết vấn đề Chúng nghiên cứu đề tài với mục tiêu sau: Thực trạng công tác tham mưu ban hành văn hành Bệnh viện Phổi Hải Phịng năm 2019; Đề xuất giải pháp chủ yếu để hồn thiện nâng cao chất lượng, hiệu cơng tác tham mưu, tổng hợp phòng Tổ chức hành phục vụ cơng tác lãnh đạo, đạo thời kỳ II ĐỐI TƯỢNG VÀ PHƯƠNG PHÁP NGHIÊN CỨU Đối tượng nghiên cứu: Chức năng, nhiệm vụ hoạt động phịng Tổ chức hành công tác tham mưu, tổng hợp Phương pháp nghiên cứu - Thu thập phân tích tài liệu, thơng tin từ văn lưu trữ bệnh viện - Tham chiếu lý luận thực tiễn triển khai Bệnh viện III KẾT QUẢ VÀ BÀN LUẬN Kết 1.1 Tham mưu công tác tổ chức, tổng hợp, xử lý thông tin phục vụ cho việc định Phịng Tổ chức hành báo cáo thơng tin thu thập Sau bảo quản lưu trữ thông tin sử dụng, cẩn thận theo phương pháp khoa học như: lưu giữ liệu vào máy tính điện tử, phim ảnh xếp vào tủ hồ sơ để tra cứu thuận lợi - Cơng tác thông tin báo cáo tổ chức, tổng hợp xử lý kịp thời, đồng hành định, bảo đảm liên hệ hai chiều lãnh đạo với khoa phòng khoa, phòng với - Hầu hết định Giám đốc bệnh viện phù hợp với thực tế, đáp ứng yêu cầu, nguyện vọng người lao động 1.2 Cơng tác tham mưu xây dựng chương trình, kế hoạch Phịng Tổ chức hành bệnh viện xây dựng chương trình làm việc thể rõ mục tiêu, nhiệm vụ, biện pháp tiến độ cụ thể công việc mà bệnh viện 245 HỘI NGHỊ KHOA HỌC LAO VÀ BỆNH PHỔI LẦN THỨ XII khoa, phòng cần thực Thực xây dựng chương trình làm việc theo nguyên tắc, giải nhiều công việc theo chức năng, nhiệm vụ giao, nhanh chóng khơng đùn đẩy cơng việc cho phòng chức khác - Xây dựng chương trình cơng tác khơng trùng lặp chồng chéo lên nhau; - Thực nghiêm túc việc kiểm tra đôn đốc đơn vị thực chương trình đề 1.3 Đánh giá cơng tác hậu cần Phịng Tổ chức hành phối hợp với phịng ban khác xếp lịch đón tiếp khách hợp lý, khoa học, hạn chế tối đa tình trạng trùng lặp; Kết khảo sát đánh giá có 55% số phiếu đạt hiệu quả; 30% đạt hiệu quả, 10% đạt tương đối hiệu 0,5% đánh giá công tác chưa hiệu Nguyên nhân hạn chế - Thông tin báo cáo chưa cập nhật hàng ngày nên chưa kịp thời xử lý vấn đề nảy sinh trình quản lý; - Một số cán phịng Tổ chức hành chưa chủ động tham gia đề xuất ý kiến, nhiều tính tự giác chưa cao; - Ý thức tiết kiệm chưa cao, cơng tác theo dõi việc sử dụng văn phịng phẩm chưa sát sao, chưa có biện pháp xử lý nghiêm khắc; - Ban lãnh đạo phòng ban chưa tổng kết kinh nghiệm thực việc khen thưởng kỷ luật kịp thời IV MỘT SỐ KHUYẾN NGHỊ, GIẢI PHÁP Từ kết đạt tồn qua nghiên cứu tổng hợp đánh giá, chúng tơi đề xuất số khuyến nghị: - Phịng Tổ chức hành cần tham mưu cho lãnh đạo bệnh viện việc xây dựng quy chế công tác văn thư - lưu trữ để cán nhân viên nghiêm túc thực việc hoàn thiện thể thức văn bản, đảm bảo nguồn tin đầu vào cẩn thận trình tổng hợp; - Công tác tham mưu việc xây dựng chương trình, kế hoạch làm việc bệnh viện cần chủ động việc điều tiết phối hợp với khoa, phòng bảo đảm nguyên tắc hệ thống, nguyên tắc ưu tiên nguyên tắc dự phòng; - Tham mưu cho lãnh đạo bệnh viện việc xây dựng hoàn thiện tiêu chuẩn ISO 9001:2008, cơng tác văn phịng nói riêng cho tồn bệnh viện nói chung; - Bệnh viện cần ban hành quy định mang tính chất bắt buộc khoa, phòng, phận việc tự giác nộp tài liệu vào phòng lưu trữ chung theo quy định bệnh viện Nhân viên phụ trách làm công tác lưu trữ cần thực nghiêm quy chế việc bảo quản tài liệu kho lưu trữ; - Xây dựng mức khung kinh phí rõ ràng cụ thể cho họp, hội nghị để tiết kiệm, tránh lãng phí 246 CHÀO MỪNG KỶ NIỆM 65 NĂM THÀNH LẬP VÀ PHÁT TRIỂN BỆNH VIỆN 18/5/1955 - 18/5/2020 TÀI LIỆU THAM KHẢO Bệnh viện Phổi Hải Phịng, Tài liệu cơng tác Tổ chức hành chính; Lâm Thu Hằng, Side giảng Quản trị văn phòng, Trường Đại học Nội vụ Hà Nội; Nghị định số 33/2008/NĐ-CP ngày 19/3/2008 Chính phủ quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn cấu tổ chức Văn phịng Chính phủ; Nghị định số 178/2007/NĐ-CP ngày 3/12/2007 Chính phủ quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn cấu tổ chức Bộ, quan ngang Bộ Nguyễn Mạnh Cường, Side giảng Quản trị văn phòng, Trường Đại học Nội vụ Hà Nội; Nguyễn Minh Tuấn (2011), Quản trị văn phòng, Trường Đại học Cơng nghiệp Thành phố Hồ Chí Minh; Nguyễn Thành Độ (2012), Quản trị văn phòng, Nxb.Lao động-xã hội; Văn Tất Thu (2010), Công tác tham mưu văn phịng Bộ ngành, Tạp chí Tổ chức nhà nước 247 ... Thực trạng công tác tham mưu ban hành văn hành Bệnh viện Phổi Hải Phịng năm 2019; Đề xuất giải pháp chủ yếu để hoàn thiện nâng cao chất lượng, hiệu công tác tham mưu, tổng hợp phịng Tổ chức hành. .. trữ bệnh viện - Tham chiếu lý luận thực tiễn triển khai Bệnh viện III KẾT QUẢ VÀ BÀN LUẬN Kết 1.1 Tham mưu công tác tổ chức, tổng hợp, xử lý thông tin phục vụ cho việc định Phịng Tổ chức hành. .. NIỆM 65 NĂM THÀNH LẬP VÀ PHÁT TRIỂN BỆNH VIỆN 18/5/1955 - 18/5/2020 TÀI LIỆU THAM KHẢO Bệnh viện Phổi Hải Phòng, Tài liệu cơng tác Tổ chức hành chính; Lâm Thu Hằng, Side giảng Quản trị văn phòng,