BỘ NỘI VỤ TRƯỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI TÊN ĐỀ TÀI THÀNH LẬP TỔ CHỨC HÀNH NGHỀ CÔNG CHỨNG BÀI TIỂU LUẬN KẾT THÚC HỌC PHẦN Học phần Công chứng, chứng thực Mã phách HÀ NỘI 2021 LỜI CẢM ƠN Đầu tiên, em xi.
TỔNG QUAN NHỮNG VẤN ĐỀ LÝ LUẬN VÀ PHÁP LÝ VỀ THÀNH LẬP TỔ CHỨC HÀNH NGHỀ CÔNG CHỨNG
Công chứng
Xác định khái niệm công chứng là vấn đề quan trọng, ảnh hưởng đến mô hình tổ chức và cơ chế hoạt động của các phòng và văn phòng công chứng Có nhiều khái niệm khác nhau về công chứng được quy định trong các văn bản pháp luật.
Nghị định số 31/CP ngày 18 tháng 5 năm 1996 quy định về tổ chức và hoạt động công chứng nhà nước, nhấn mạnh rằng công chứng là việc chứng nhận tính xác thực của hợp đồng và giấy tờ theo quy định pháp luật Mục tiêu của công chứng là bảo vệ quyền lợi hợp pháp của công dân, cơ quan Nhà nước, tổ chức kinh tế và tổ chức xã hội, đồng thời góp phần phòng ngừa vi phạm pháp luật và tăng cường pháp chế xã hội chủ nghĩa.
Nghị định số 75/2000/NĐ/CP ngày 8 tháng 12 năm 2000 quy định về công chứng và chứng thực, trong đó nêu rõ công chứng là việc Phòng Công chứng xác nhận tính xác thực của hợp đồng hoặc giao dịch trong các quan hệ dân sự, kinh tế, thương mại và xã hội Nghị định này cũng quy định các nhiệm vụ khác liên quan đến công chứng.
Luật công chứng năm 2006 định nghĩa công chứng là hoạt động mà công chứng viên xác nhận tính xác thực và tính hợp pháp của các hợp đồng, giao dịch bằng văn bản Việc công chứng này được thực hiện theo quy định của pháp luật hoặc theo yêu cầu tự nguyện của cá nhân, tổ chức.
Theo Điều 2, khoản 1 của Luật Công chứng năm 2014, công chứng được định nghĩa là việc công chứng viên xác nhận tính xác thực và hợp pháp của hợp đồng, giao dịch dân sự bằng văn bản Điều này bao gồm việc kiểm tra tính chính xác, hợp pháp và đạo đức xã hội của các bản dịch giấy tờ từ tiếng Việt sang tiếng nước ngoài và ngược lại, mà theo quy định pháp luật yêu cầu phải công chứng hoặc do cá nhân, tổ chức tự nguyện yêu cầu.
Luật số 28/2018/QH14, có hiệu lực từ ngày 01 tháng 01 năm 2019, quy định về công chứng, trong đó công chứng viên chứng nhận tính xác thực và hợp pháp của hợp đồng, giao dịch dân sự bằng văn bản Ngoài ra, luật cũng đề cập đến việc công chứng bản dịch giấy tờ, văn bản từ tiếng Việt sang tiếng nước ngoài và ngược lại, đảm bảo tính chính xác và hợp pháp của bản dịch theo quy định của pháp luật hoặc theo yêu cầu tự nguyện của cá nhân, tổ chức.
* Đặc điểm của công chứng :
-Thứ nhất : Hoạt động công chứng do công chứng viên thực hiện.
Người yêu cầu công chứng có thể là cá nhân hoặc tổ chức, bao gồm cả Việt Nam và nước ngoài, với nhu cầu công chứng hợp đồng, giao dịch và bản dịch.
Nội dung công chứng vào ngày thứ Ba bao gồm việc xác định tính xác thực và hợp pháp của các hợp đồng, giao dịch dân sự Điều này đảm bảo rằng bản dịch giấy tờ và văn bản có tính chính xác, hợp pháp và không trái với đạo đức xã hội.
Có hai loại hợp đồng giao dịch cần thực hiện công chứng: thứ nhất, các hợp đồng theo yêu cầu bắt buộc của pháp luật và thứ hai, các hợp đồng mà cá nhân hoặc tổ chức tự nguyện yêu cầu công chứng.
Văn bản công chứng có hiệu lực thi hành đối với các bên liên quan, trừ khi có thỏa thuận khác giữa các bên tham gia hợp đồng hoặc giao dịch.
Tổ chức hành nghề công chứng
- Điều 23,Luật công chứng 2006 quy định : Tổ chức hành nghề công chứng là : phòng công chứng và văn phòng công chứng.
- Luật công chứng 2014 quy định :
Điều 19 quy định rằng Phòng công chứng được thành lập theo quyết định của Ủy ban nhân dân cấp tỉnh Đây là một đơn vị sự nghiệp công lập thuộc Sở Tư pháp, có đầy đủ trụ sở, con dấu và tài khoản riêng Phòng công chứng hoạt động như một đơn vị sự nghiệp có thu.
Sở tư pháp nên kinh phí được nhà nước cấp và một phần kinh phí từ hoạt động công chứng được sử dụng tại đơn vị.
Điều 22 quy định rằng văn phòng công chứng là một tổ chức dịch vụ công, hoạt động theo hình thức công ty hợp danh Để thành lập, văn phòng này cần có ít nhất hai công chứng viên hợp danh và không được có thành viên góp vốn.
Tổ chức hành nghề công chứng là một doanh nghiệp chuyên cung cấp dịch vụ công chứng, mang tính chất dịch vụ pháp lý Hoạt động của tổ chức này nhằm hướng đến ba lợi ích chính: lợi ích của Nhà nước, lợi ích của các bên tham gia giao dịch, và lợi ích của chính phòng hoặc văn phòng công chứng.
Phòng, văn phòng công chứng mang lại nhiều lợi ích, bao gồm việc thu phí và thù lao công chứng theo quy định khi thực hiện các hoạt động công chứng Tuy nhiên, mục tiêu chính của các phòng, văn phòng này không phải vì lợi nhuận.
Tổ chức hành nghề công chứng đảm nhận những hoạt động có trách nhiệm cao hơn Mặc dù có một số điểm tương đồng, phòng công chứng và văn phòng công chứng cũng tồn tại những khác biệt đáng chú ý.
Công chứng viên tại Phòng công chứng là những công chức, viên chức nhà nước nhận lương từ ngân sách nhà nước, trong khi đó, công chứng viên tại văn phòng công chứng lại không thuộc diện công chức, viên chức.
+ Phòng công chứng có kinh phí được nhà nước cấp còn văn phòng là tự chủ tự chịu trách nhiệm về kinh phí hoạt động
Văn phòng công chứng là tổ chức dịch vụ pháp lý được quy định bởi Luật công chứng và Luật doanh nghiệp, hoạt động theo hình thức Công ty hợp danh Văn phòng này tự chủ tài chính và hạch toán độc lập, nhưng phải tuân thủ quản lý chặt chẽ hơn so với các công ty hợp danh thông thường.
Thành lập tổ chức hành nghề công chứng
1.3.1.Nguyên tắc thành lập tổ chức hành nghề công chứng
Theo quy định tại Điều 18 Luật công chứng năm 2014, việc thành lập tổ chức hành nghề công chứng phải tuân theo các nguyên tắc sau đây:
Việc thành lập tổ chức hành nghề công chứng cần tuân thủ quy định của Luật công chứng năm 2014 và phải phù hợp với Quy hoạch tổng thể phát triển tổ chức hành nghề công chứng đã được Thủ tướng Chính phủ phê duyệt.
– Phòng công chứng chỉ được phép thành lập mới tại những địa bàn chưa có điều kiện để có thể phát triển được Văn phòng công chứng.
Văn phòng công chứng sẽ được thành lập tại các khu vực có điều kiện kinh tế - xã hội khó khăn hoặc đặc biệt khó khăn, và sẽ nhận được các chính sách ưu đãi theo quy định của Chính phủ.
1.3.2.Điều kiện thành lập tổ chức hành nghề công chứng
Việc thành lập tổ chức hành nghề công chứng, bao gồm Phòng công chứng và Văn phòng công chứng, cần tuân thủ quy định của Luật công chứng năm 2014 và theo Quy hoạch tổng thể phát triển tổ chức hành nghề công chứng đã được Thủ tướng Chính phủ phê duyệt.
Theo Luật Công chứng 2014, để thành lập tổ chức hành nghề công chứng, cần đáp ứng các điều kiện cho cả Phòng công chứng và Văn phòng công chứng.
Điều kiện thành lập Phòng công chứng :
Theo điều 19,Luật Công chứng
1 Phòng công chứng do Ủy ban nhân dân cấp tỉnh quyết định thành
2 Phòng công chứng là đơn vị sự nghiệp công lập thuộc Sở Tư pháp, có trụ sở, con dấu và tài khoản riêng.
Người đại diện theo pháp luật của Phòng công chứng là Trưởng phòng, người này phải là công chứng viên Trưởng phòng công chứng được bổ nhiệm, miễn nhiệm và cách chức bởi Chủ tịch Ủy ban nhân dân cấp tỉnh.
3 Tên gọi của Phòng công chứng bao gồm cụm từ “Phòng công chứng” kèm theo số thứ tự thành lập và tên của tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương nơi Phòng công chứng được thành lập.
4 Phòng công chứng sử dụng con dấu không có hình quốc huy Phòng công chứng được khắc và sử dụng con dấu sau khi có quyết định thành lập Thủ tục, hồ sơ xin khắc dấu, việc quản lý, sử dụng con dấu của Phòng công chứng được thực hiện theo quy định của pháp luật về con dấu.
* Điều kiện thành lập văn phòng công chứng
Theo điều 22,Luật Công chứng 2014
Văn phòng công chứng cần được thành lập và hoạt động theo đúng quy định của Luật công chứng 2014, cũng như các văn bản pháp luật liên quan đến loại hình công ty hợp danh theo quy định hiện hành.
Văn phòng công chứng phải có ít nhất hai công chứng viên hợp danh theo quy định pháp luật, và không được có thành viên góp vốn.
Người đại diện theo pháp luật của Văn phòng công chứng phải là Trưởng Văn phòng, người này cần phải là công chứng viên hợp danh và có ít nhất 2 năm kinh nghiệm hành nghề công chứng.
Theo quy định pháp luật, tên gọi của Văn phòng công chứng phải bao gồm cụm từ “Văn phòng công chứng” kèm theo họ tên của Trưởng Văn phòng hoặc một công chứng viên hợp danh khác Tên gọi này không được trùng hoặc gây nhầm lẫn với tổ chức hành nghề công chứng khác và phải tôn trọng truyền thống lịch sử, văn hóa, đạo đức và thuần phong mỹ tục của dân tộc.
– Văn phòng công chứng hợp pháp theo quy định của pháp luật phải có trụ sở đáp ứng các điều kiện do Chính phủ quy định.
Văn phòng công chứng được cấp con dấu và tài khoản riêng theo quy định pháp luật Hoạt động của văn phòng công chứng dựa trên nguyên tắc tự chủ tài chính, với nguồn thu từ phí công chứng, thù lao công chứng và các nguồn thu hợp pháp khác.
Văn phòng công chứng phải sử dụng con dấu không có hình quốc huy và được quyền khắc dấu sau khi có quyết định thành lập theo quy định pháp luật Thủ tục và hồ sơ xin khắc dấu, cũng như việc quản lý và sử dụng con dấu, phải tuân theo các quy định pháp luật về con dấu.
1.3.3.Thủ tục thành lập tổ chức hành nghề công chứng
* thủ tục thành lập phòng công chứng
Theo điều 20,Luật Công chứng 2014
1 Căn cứ vào nhu cầu công chứng tại địa phương, Sở Tư pháp chủ trì phối hợp với Sở Kế hoạch và Đầu tư, Sở Tài chính, Sở Nội vụ xây dựng đề án thành lập Phòng công chứng trình Ủy ban nhân dân cấp tỉnh xem xét, quyết định Đề án nêu rõ sự cần thiết thành lập Phòng công chứng, dự kiến về tổ chức, tên gọi, nhân sự, địa điểm đặt trụ sở, các điều kiện vật chất và kế hoạch triển khai thực hiện.
2 Trong thời hạn 30 ngày kể từ ngày Ủy ban nhân dân cấp tỉnh ra quyết định thành lập Phòng công chứng, Sở Tư pháp phải đăng báo trung ương hoặc báo địa phương nơi có trụ sở của Phòng công chứng trong ba số liên tiếp về các nội dung sau đây: a) Tên gọi, địa chỉ trụ sở của Phòng công chứng; b) Số, ngày, tháng, năm ra quyết định thành lập và ngày bắt đầu hoạt động của Phòng công chứng.
Quản lý nhà nước về tổ chức hành nghề công chứng
Quản lý nhà nước đối với tổ chức hành nghề công chứng đóng vai trò quan trọng trong việc hình thành và tổ chức các hoạt động công chứng Điều này không chỉ đảm bảo sự phát triển bền vững của các tổ chức hành nghề công chứng mà còn giúp đạt được các mục tiêu đã đề ra cho hoạt động này.
Luật công chứng năm 2014 quy định rõ về quản lý nhà nước đối với công chứng, bao gồm trách nhiệm và quyền hạn của các tổ chức và cá nhân liên quan Chính phủ, Bộ Tư pháp và các bộ ngành liên quan có trách nhiệm trong việc quản lý các tổ chức hành nghề công chứng, trong khi Ủy ban nhân dân cấp tỉnh và các Sở Tư pháp thực hiện nhiệm vụ quản lý cụ thể Các quy định này được nêu tại Điều 69 và 70 của Luật Công chứng năm 2014.
- Chính phủ : CP thống nhất quản lý nhà nước về công chứng.
- Bộ tư pháp : BTP chịu trách nhiệm trước CP trong việc thực hiện quản lý nhà nước về công chứng.
Ủy ban nhân dân cấp tỉnh có trách nhiệm phát triển tổ chức hành nghề công chứng tại địa phương, tuyên truyền và phổ biến pháp luật về công chứng Họ thực hiện việc thành lập, giải thể và chuyển đổi các Phòng công chứng, cho phép thành lập Văn phòng công chứng và thu hồi giấy phép hoạt động của các Văn phòng này Ngoài ra, Ủy ban còn tiến hành kiểm tra, thanh tra, xử lý vi phạm và giải quyết khiếu nại liên quan đến công chứng, đồng thời tổng hợp tình hình công chứng tại địa phương để báo cáo Bộ Tư pháp.
Sở Tư pháp được Ủy ban nhân dân cấp tỉnh ủy quyền quản lý các Phòng công chứng, bao gồm việc tổ chức, chăm sóc cơ sở vật chất, thực hiện hoạt động tuyên truyền, cũng như đề bạt, bổ nhiệm và miễn nhiệm viên chức, nhân viên.
Trong Chương 1, tôi đã phân tích các vấn đề lý luận liên quan đến việc thành lập tổ chức hành nghề công chứng Công chứng, với vai trò là một hoạt động bổ trợ tư pháp, đóng góp quan trọng vào việc nâng cao hiệu quả của hệ thống tư pháp Hoạt động này không chỉ hỗ trợ cho sự phát triển của Nhà nước pháp quyền xã hội chủ nghĩa mà còn thúc đẩy nền kinh tế thị trường định hướng xã hội chủ nghĩa tại Việt Nam.
Việc làm rõ các vấn đề lý luận sẽ tạo nền tảng quan trọng để đánh giá thực trạng tổ chức và hoạt động của các tổ chức hành nghề công chứng tại Việt Nam hiện nay, cũng như những vấn đề còn tồn tại trong chương 2.
THỰC TRẠNG HOẠT ĐỘNG THÀNH LẬP TỔ CHỨC HÀNH NGHỀ CÔNG CHỨNG Ở NƯỚC TA HIỆN NAY
Nguyên tắc thành lập tổ chức hành nghề công chứng
- Đối với phòng công chứng : theo khoản 2,điều 18,Luật công chứng 2014
“ Phòng công chứng chỉ được thành lập mới tại những địa bàn chưa có điều kiện phát triển được Văn phòng công chứng”
Quy định này thể hiện sự quan tâm của Đảng và Nhà nước đối với hoạt động công chứng, đặc biệt là ở những vùng có điều kiện kinh tế khó khăn, phù hợp với nguyện vọng của người dân Mặc dù các Phòng Công Chứng (PCC) do nhà nước thành lập vẫn phát huy tính tích cực trong bối cảnh kinh tế hiện nay, nhưng ở những khu vực có điều kiện kinh tế xã hội khó khăn, các giao dịch dân sự vẫn còn hạn chế Sự phát triển của các Văn phòng Công Chứng (VPCC) tại những nơi này gặp nhiều khó khăn, thậm chí có nơi không có VPCC, dẫn đến việc xã hội hóa công chứng còn nhiều bất cập.
Phòng công chứng do Ủy ban nhân dân cấp tỉnh quyết định thành lập.
- Người đại diện theo pháp luật
Trưởng phòng công chứng là người đại diện theo pháp luật của Phòng công chứng Vị trí này phải do một công chứng viên đảm nhiệm và được bổ nhiệm, miễn nhiệm hoặc cách chức bởi Chủ tịch Ủy ban nhân dân cấp tỉnh.
Phòng công chứng được đặt tên bằng cụm từ “Phòng công chứng” kèm theo số thứ tự thành lập và tên tỉnh hoặc thành phố trực thuộc trung ương nơi phòng đó được thành lập.
Ví dụ: Phòng công chứng số 1 Hà Nội
-Theo điều 20,Luật công chứng 2014 quy định việc Thành lập Phòng công chứng
1 Căn cứ vào nhu cầu công chứng tại địa phương, Sở Tư pháp chủ trì phối hợp với Sở Kế hoạch và Đầu tư, Sở Tài chính, Sở Nội vụ xây dựng đề án thành lập Phòng công chứng trình Ủy ban nhân dân cấp tỉnh xem xét, quyết định Đề án nêu rõ sự cần thiết thành lập Phòng công chứng, dự kiến về tổ chức, tên gọi, nhân sự, địa điểm đặt trụ sở, các điều kiện vật chất và kế hoạch triển khai thực hiện.
2 Trong thời hạn 30 ngày kể từ ngày Ủy ban nhân dân cấp tỉnh ra quyết định thành lập Phòng công chứng, Sở Tư pháp phải đăng báo trung ương hoặc báo địa phương nơi có trụ sở của Phòng công chứng trong ba số liên tiếp về các nội dung sau đây: a) Tên gọi, địa chỉ trụ sở của Phòng công chứng; b) Số, ngày, tháng, năm ra quyết định thành lập và ngày bắt đầu hoạt động của Phòng công chứng.
3 Trong trường hợp Ủy ban nhân dân cấp tỉnh quyết định thay đổi tên gọi hoặc địa chỉ trụ sở của Phòng công chứng thì Sở Tư pháp phải đăng báo những nội dung thay đổi đó theo quy định tại khoản 2 Điều này.
- Đối với văn phòng công chứng: theo khoản 3,điều 18,Luật công chứng
Văn phòng công chứng được thành lập tại những khu vực có điều kiện kinh tế - xã hội khó khăn, nhằm đáp ứng nhu cầu công chứng trong các địa phương này Điều kiện để thành lập công ty và các thành viên sáng lập cũng cần được xem xét kỹ lưỡng để đảm bảo tính hợp pháp và hiệu quả hoạt động.
Theo Điều 22 Luật Công chứng 2014, Văn phòng công chứng phải là công ty hợp danh, hoạt động theo quy định pháp luật và có ít nhất hai công chứng viên Chỉ công chứng viên mới có quyền thành lập văn phòng công chứng tư nhân, và văn phòng cần có tối thiểu hai thành viên sáng lập, những người này chịu trách nhiệm về nợ và nghĩa vụ tài sản của công ty bằng toàn bộ tài sản cá nhân Điều 8 Luật Công chứng 2014 quy định tiêu chuẩn để trở thành công chứng viên, cá nhân cần đáp ứng các yêu cầu cụ thể.
Là công dân Việt Nam có hộ khẩu thường trú tại Việt Nam.
Có phẩm chất đạo đức tốt, tuân thủ pháp luật.
Có bằng cử nhân luật và sau đó đã có thời gian công tác pháp luật từ 05 năm trở lên tại các cơ quan, tổ chức.
Tốt nghiệp khóa đào tạo nghề công chứng (12 tháng) hoặc hoàn thành khóa bồi dưỡng nghề công chứng (3 tháng) tại cơ sở đào tạo nghề công chứng.
Đạt yêu cầu kiểm tra kết quả tập sự hành nghề công chứng.
Theo Điều 22 Luật Công chứng 2014, để hành nghề công chứng, người đại diện theo pháp luật của Văn phòng công chứng phải là Trưởng Văn phòng, người này cần có tối thiểu 02 năm kinh nghiệm hành nghề công chứng Ngoài ra, tên gọi của Văn phòng công chứng phải bao gồm cụm từ “Văn phòng công chứng” cùng với họ tên của Trưởng Văn phòng hoặc một công chứng viên hợp danh khác, không được trùng lặp hay gây nhầm lẫn với tên của tổ chức hành nghề công chứng khác, và phải tuân thủ các giá trị văn hóa, đạo đức và thuần phong mỹ tục của dân tộc.
Tên gọi của văn phòng công chứng phải bao gồm họ và tên của một thành viên hợp danh, ví dụ như “Văn phòng công chứng Nguyễn Văn A” Điều kiện này yêu cầu không có tổ chức hành nghề công chứng nào khác mang tên Nguyễn Văn A hoặc tên tương tự gây nhầm lẫn Ngoài ra, văn phòng cần đáp ứng các tiêu chí về trụ sở để đảm bảo tính hợp pháp và chuyên nghiệp trong hoạt động.
Theo Điều 17 Nghị định 29/2015, văn phòng công chứng cần phải đáp ứng các điều kiện quy định để đảm bảo hoạt động hợp pháp và hiệu quả theo Luật Công chứng 2014.
Để đảm bảo hoạt động hiệu quả, công chứng viên và người lao động cần có địa chỉ cụ thể cùng với không gian làm việc đáp ứng diện tích tối thiểu theo quy định pháp luật Điều này bao gồm việc tuân thủ tiêu chuẩn và định mức sử dụng trụ sở làm việc tại các đơn vị sự nghiệp, đồng thời phải có khu vực tiếp đón người yêu cầu công chứng.
Công chứng viên thành lập Văn phòng công chứng nộp các giấy tờ chứng minh về trụ sở tại thời điểm đăng ký hoạt động Văn phòng công chứng
Sở Tư pháp có nhiệm vụ kiểm tra sự đáp ứng các điều kiện về cơ sở vật chất của Văn phòng công chứng trong quá trình đăng ký hoạt động.
- Điều kiện về con dấu
Theo Điều 22 của Luật Công chứng 2014, mỗi Văn phòng công chứng phải có con dấu riêng không có hình quốc huy Con dấu này chỉ được khắc và sử dụng sau khi có quyết định cho phép thành lập Thủ tục và hồ sơ xin khắc dấu, cũng như việc quản lý và sử dụng con dấu, phải tuân theo quy định của pháp luật về con dấu.
- Điều kiện về tài sản
Theo quy định pháp luật, Văn phòng công chứng phải duy trì tài khoản riêng và hoạt động theo nguyên tắc tự chủ tài chính, dựa vào nguồn thu từ phí và thù lao công chứng cùng các nguồn thu hợp pháp khác Điều này khẳng định rằng văn phòng công chứng là một pháp nhân có tài sản độc lập với chủ sở hữu.
Thực trạng về hoạt động Thành lập tổ chức hành nghề công chứng nước ta hiện nay chứng viên trên toàn quốc đã tăng lên đáng kể
Trong những năm qua, công tác xã hội hóa hoạt động công chứng đã đạt được nhiều thành tựu đáng kể, đặc biệt nhờ sự ra đời của các Văn phòng công chứng Kể từ khi Luật Công chứng 2006 có hiệu lực, hầu hết các Văn phòng công chứng đều hoạt động hiệu quả, đóng góp nguồn thu đáng kể cho ngân sách nhà nước Điều này không chỉ cải thiện chất lượng dịch vụ công chứng mà còn đáp ứng tốt hơn nhu cầu của người dân, khác hẳn với mô hình Phòng công chứng trước đây.
Theo Điều 21 Luật Công chứng 2014, có hiệu lực từ 01/01/2015, quy định rằng nếu không cần thiết duy trì Phòng công chứng, Sở Tư pháp có thể đề xuất chuyển đổi thành Văn phòng công chứng hoặc giải thể nếu không thể chuyển đổi Tuy nhiên, thực tế hiện nay cho thấy việc duy trì song song cả hai mô hình tổ chức hành nghề công chứng là điều cần thiết.
Sau khi Luật Quy hoạch và Luật sửa đổi, bổ sung một số điều của 11 luật liên quan đến quy hoạch có hiệu lực, việc thành lập Văn phòng công chứng trở nên đặc biệt quan trọng Nhu cầu thành lập Văn phòng công chứng đang gia tăng, với sự quan tâm từ cả công chứng viên lẫn các nhà đầu tư Họ đang tích cực tìm hiểu và thực hiện các điều kiện theo quy định của pháp luật cũng như yêu cầu địa phương để có thể thành lập Văn phòng công chứng.
Luật sửa đổi, bổ sung một số điều của 11 luật liên quan đến quy hoạch đã dẫn đến việc Chính phủ ban hành Nghị quyết số 63/NQ-CP ngày 26 tháng 8 năm 2019, trong đó quy định danh mục các quy hoạch về đầu tư phát triển hàng hóa, dịch vụ và sản phẩm Theo đó, quy hoạch công chứng đã bị bãi bỏ theo điểm d khoản 1 Điều 59 Luật Quy hoạch Để thực hiện nhiệm vụ theo quy định của Luật Công chứng, các địa phương đã xây dựng tiêu chí xét duyệt hồ sơ đề nghị thành lập văn phòng công chứng, nhằm lựa chọn những hồ sơ tốt nhất để cấp phép, từ đó nâng cao chất lượng hoạt động công chứng trong bối cảnh không còn quy hoạch.
Văn phòng công chứng khi thành lập không chỉ cần tuân thủ các tiêu chuẩn và điều kiện quy định tại Luật Công chứng, mà còn phải đáp ứng các tiêu chí xét duyệt hồ sơ do Ủy ban nhân dân cấp tỉnh ban hành cho các tổ chức hành nghề công chứng.
Sau 14 năm bắt đầu triển khai thực hiện Luật Công chứng 2006 hiện cả nước có 2.700 công chứng viên đang hành nghề tại 1.098 tổ chức hành nghề công chứng, trong đó có 118 Phòng công chứng là đơn vị sự nghiệp công lập thuộc Sở Tư pháp do Nhà nước thành lập và 980 Văn phòng công chứng do các công chứng viên
Các văn phòng công chứng và công chứng viên đã tạo thành một mạng lưới tổ chức công chứng hiệu quả, đáp ứng nhu cầu của người dân Sự cạnh tranh lành mạnh yêu cầu các tổ chức này cải tiến và đổi mới để khẳng định thương hiệu, đồng thời tuân thủ quy định pháp luật nhằm tạo niềm tin và an toàn trong giao dịch cho khách hàng.
Vào năm 2012, Thủ tướng Chính phủ đã ban hành Quyết định số 2104/QĐ-TTg phê duyệt “Quy hoạch tổng thể phát triển tổ chức hành nghề công chứng”, với mục tiêu quy hoạch nhằm nâng cao chất lượng và hiệu quả hoạt động của các tổ chức hành nghề công chứng, đáp ứng nhu cầu ngày càng cao của xã hội và đảm bảo tính minh bạch trong các giao dịch pháp lý.
Đến năm 2020, mạng lưới tổ chức hành nghề công chứng sẽ được phát triển rộng khắp, phân bố hợp lý theo địa bàn dân cư trên toàn quốc Mục tiêu là đáp ứng đầy đủ nhu cầu công chứng hợp đồng, giao dịch của tổ chức và cá nhân, từ đó tăng cường tính an toàn pháp lý cho các hợp đồng Tất cả các giao dịch liên quan đến chuyển quyền sở hữu và quyền sử dụng bất động sản đều cần được công chứng để đảm bảo tính hợp pháp.
Tính đến nay,chúng ta đã hoàn thành được nội dung quy hoạch đã đề ra và vẫn dang trên đà hoàn thiện và phát triển.
Hành nghề công chứng đòi hỏi sự nghiêm túc và chuyên môn cao từ các công chứng viên, không phải là một hoạt động tùy hứng Việc thành lập các tổ chức hành nghề công chứng cần được đầu tư kỹ lưỡng để đảm bảo chất lượng dịch vụ.
Công chứng ở Việt Nam hiện nay đang phát triển theo hướng xã hội hóa, cho phép sự ra đời của các văn phòng công chứng do cá nhân đầu tư và thành lập bên cạnh mô hình phòng công chứng nhà nước Sự phát triển này đã đáp ứng kịp thời và đầy đủ nhu cầu công chứng của người dân tại một số địa phương, đồng thời không yêu cầu đầu tư về nhân lực và tài lực từ nhà nước.
Những hạn chế tồn tại trong vấn đề thành lập tổ chức hành nghề công chứng ở nước ta hiện nay
Hiện nay, hoạt động công chứng đã được xã hội hóa mạnh mẽ, đáp ứng nhu cầu của cá nhân và tổ chức, khẳng định vai trò quan trọng trong đời sống kinh tế - xã hội Hoạt động này không chỉ bảo vệ quyền và lợi ích hợp pháp mà còn góp phần vào sự phát triển bền vững của đất nước.
Gần đây, đã xuất hiện tình trạng không phù hợp với chính sách phát triển nghề công chứng, như việc thành lập Văn phòng công chứng không dựa trên nhu cầu thực tế Việc chuyển trụ sở Văn phòng công chứng từ huyện vào trung tâm quận, thị xã, thành phố thuộc tỉnh đã dẫn đến cạnh tranh không lành mạnh, ảnh hưởng đến sự phát triển bền vững của nghề này Điều này tiềm ẩn nguy cơ vi phạm pháp luật của một số tổ chức và công chứng viên, đồng thời không đáp ứng được nhu cầu công chứng hợp đồng, giao dịch của cá nhân và tổ chức tại các huyện, vùng xa trung tâm.
Chủ trương “xã hội hóa công chứng” đã dẫn đến sự ra đời của nhiều Văn phòng công chứng, giúp giảm tải công việc cho Phòng công chứng Nhà nước và mang lại lợi ích cho người dân Tuy nhiên, các Văn phòng công chứng chủ yếu tập trung ở các tỉnh, thành phố lớn, nơi có nhu cầu công chứng cao, trong khi các khu vực xa trung tâm lại gặp khó khăn trong việc tiếp cận dịch vụ này Theo Quyết định số 240/QĐ-TTg của Thủ tướng Chính phủ, mỗi huyện cần có ít nhất một tổ chức hành nghề công chứng, nhưng việc thành lập thêm Phòng công chứng gặp khó khăn do yêu cầu về biên chế và cơ sở vật chất Ngược lại, sự hình thành Văn phòng công chứng tại địa phương phụ thuộc vào sự tự nguyện của cá nhân, tổ chức, khiến cho việc xây dựng mạng lưới công chứng đồng đều trở nên thách thức.
Khó khăn trong quá trình tìm kiếm đối tác
Để thành lập Văn phòng công chứng, một trong những yêu cầu bắt buộc là phải có ít nhất hai công chứng viên Mặc dù vào cuối năm 2019 và đầu năm 2020 đã có thêm vài trăm công chứng viên được bổ nhiệm, nhưng con số này vẫn không đủ để đáp ứng nhu cầu hiện tại Hơn nữa, không phải tất cả công chứng viên được bổ nhiệm đều có nhu cầu hành nghề, và việc tìm kiếm những công chứng viên đủ điều kiện làm Trưởng Văn phòng càng trở nên khó khăn hơn.
Tìm kiếm công chứng viên là một thách thức, nhưng việc lắp ráp các vị trí khác trong bộ máy theo đề án thành lập Văn phòng công chứng lại càng khó khăn hơn Các vị trí từ Trưởng Văn phòng công chứng, công chứng viên, nhân viên nghiệp vụ cho đến nhân viên tạp vụ đều có ảnh hưởng lớn đến điểm số của hồ sơ đề nghị thành lập Văn phòng công chứng.
-Vấn đề bài toán kinh tế
Mặc dù nhiều người đầu tư vào việc thành lập Văn phòng công chứng với niềm tin rằng đây là nghề có lợi nhuận cao, thực tế lại cho thấy điều ngược lại Số lượng các Văn phòng công chứng hoạt động không hiệu quả, thậm chí thua lỗ, ngày càng gia tăng ở nhiều địa phương Nhiều Văn phòng đã liên tục thua lỗ trong suốt cả chục năm, cho thấy sự khó khăn trong ngành nghề này.
Dù gặp nhiều khó khăn, những công chứng viên tận tâm vẫn nỗ lực giữ vững Văn phòng với hy vọng hướng tới một tương lai tươi sáng hơn.
Hầu hết các Văn phòng công chứng mới thành lập không thể đạt được điểm hòa vốn trong 2 năm đầu tiên, ngoại trừ một số ít Văn phòng có nguồn thu đủ trang trải chi phí hoạt động Nhiều lý do đặc thù mà các chủ đầu tư không lường trước đã dẫn đến tình trạng này, khiến các Văn phòng công chứng phải tham gia vào cuộc cạnh tranh không lành mạnh nhằm mục tiêu tồn tại.
Theo Luật Công chứng, Văn phòng công chứng là tổ chức cung cấp dịch vụ công được nhà nước ủy nhiệm, nhưng thực chất cũng là một tổ chức kinh tế Do đó, bên cạnh chuyên môn, doanh thu là yếu tố quyết định sự thành công Việc thành lập Văn phòng công chứng chỉ dựa vào một nguồn doanh thu từ mối quan hệ cá nhân mà không có kế hoạch hạch toán tổng thể dài hạn sẽ dẫn đến thất bại.
Đầu tư theo trào lưu đang trở thành hiện tượng phổ biến, khi nhiều công chứng viên thiếu kinh nghiệm trong quản lý và tính toán kinh tế, trong khi các chủ đầu tư lại không hiểu rõ về lĩnh vực công chứng Sự kết hợp này dẫn đến việc hình thành các trào lưu và cơn sốt ảo, khi mọi người đều nỗ lực để thành lập Văn phòng công chứng cho riêng mình.
Việc thành lập Văn phòng công chứng không phải là điều bất khả thi, nhưng cần phải hiểu đúng và lường trước mọi yếu tố liên quan Để có một bài toán đầu tư đúng đắn, không chỉ cần sự tự tin về quan hệ, tài chính hay nguồn khách hàng, mà còn cần rất nhiều yếu tố khác Sự chuẩn bị nghiêm túc và lâu dài là điều cần thiết, không nên làm theo cảm hứng.
Thể chế công chứng hiện nay thiếu sự đồng bộ và thống nhất trong hệ thống pháp luật, dẫn đến những "lỗ hổng" cần được khắc phục trong quản lý nhà nước về công chứng.
Trong chương 2, tác giả phân tích thực trạng hoạt động thành lập tổ chức hành nghề công chứng tại Việt Nam, đồng thời trình bày các nguyên tắc thành lập tổ chức công chứng theo quy định pháp luật hiện hành Bên cạnh đó, tác giả cũng chỉ ra những kết quả đạt được và những hạn chế còn tồn tại trong hoạt động này Những phân tích này sẽ là cơ sở quan trọng để đề xuất các giải pháp hoàn thiện hoạt động thành lập tổ chức công chứng trong chương 3.
GIẢI PHÁP NÂNG CAO HIỆU QUẢ HOẠT ĐỘNG THÀNH LẬP TỔ CHỨC HÀNH NGHỀ CÔNG CHỨNG
Giải pháp hoàn thiện pháp luật về thành lập tổ chức hành nghề công chứng
- Hoàn thiện thể chế, chính sách về công chứng nói chung và vấn đề thành lập tổ chức hành nghề công chứng nói riêng
- Nghiên cứu sửa đổi, bổ sung Luật công chứng và các văn bản có liên quan đến công chứng và thành lập tổ chức hành nghề
Quy định về việc thành lập tổ chức hành nghề công chứng cần tuân thủ Quy hoạch tổng thể phát triển đã được Thủ tướng phê duyệt Phòng Công chứng chỉ được thiết lập tại những khu vực chưa có Văn phòng công chứng, nhằm đáp ứng nhu cầu của người dân.
Một số giải pháp khác
Ngoài việc hoàn thiện pháp luật liên quan đến việc thành lập tổ chức hành nghề công chứng, tôi còn đề xuất một số giải pháp bổ sung nhằm nâng cao hiệu quả và tính minh bạch trong lĩnh vực này.
- Tăng cường công tác tuyên truyền, phổ biến sâu rộng Luật Công chứng
-Tiếp tục nâng cao nhận thức về chủ trương xã hội hóa hoạt động công chứng, tạo sự thống nhất, đồng bộ
- Nâng cao hiệu lực, hiệu quả quản lý nhà nước về hoạt động công chứng
-Thu hút nguồn lực tham gia hoạt động hành nghề công chứng; nâng cao số lượng, chất lượng đội ngũ công chứng viên
Việc quy hoạch phát triển tổ chức nghề công chứng tại các địa phương là rất quan trọng, nhằm đảm bảo người dân ở vùng sâu, vùng xa có thể tiếp cận dịch vụ công chứng một cách kịp thời, thuận lợi và dễ dàng.
Quy hoạch phát triển tổ chức hành nghề công chứng yêu cầu xây dựng cơ chế và chính sách để thu hút nguồn lực tham gia vào hoạt động này Để đạt được mục tiêu phát triển đội ngũ công chứng viên đến năm 2020, cần gắn kết với Quy hoạch tổng thể phát triển tổ chức hành nghề công chứng Điều này là cần thiết để đảm bảo sự phát triển bền vững của tổ chức hành nghề công chứng thông qua việc nâng cao cả số lượng và chất lượng đội ngũ công chứng viên.
Nhà nước yêu cầu Ủy ban nhân dân các tỉnh, thành phố tạo điều kiện thuận lợi cho sự phát triển của tổ chức hành nghề công chứng Việc này nhằm thành lập nhiều tổ chức công chứng ở các địa phương, phù hợp với điều kiện kinh tế - xã hội của từng vùng miền, từ đó đáp ứng tốt nhất nhu cầu của người dân.
Để nâng cao hiệu quả công tác công chứng, cần tăng cường thanh tra và kiểm tra, đồng thời xử lý nghiêm các hành vi vi phạm pháp luật và những biểu hiện tiêu cực trong hoạt động này.
Để hoàn thiện hoạt động thành lập tổ chức hành nghề công chứng tại Việt Nam, cần có sự quan tâm và tham gia tích cực từ các ban ngành quản lý Những giải pháp pháp luật và kiến nghị cá nhân sẽ góp phần đổi mới và nâng cao hiệu quả tổ chức, hoạt động của Ngành Công chứng Sự hợp tác này là yếu tố then chốt để đưa các kiến nghị vào thực tiễn, nhằm phát triển ngành công chứng trong thời gian tới.