BỘ NỘI VỤ TRƯỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI TÊN ĐỀ TÀI KHẢO SÁT, ĐÁNH GIÁ VỀ VAI TRÒ CỦA NHÀ QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG TRONG CÔNG TÁC HOẠCH ĐỊNH NHÂN SỰ CỦA CÔNG TY TRÁCH NHIỆM HỮU HẠN TS VIỆT NAM, THÀNH PHỐ HÀ N.
Mục tiêu và nhiệm vụ nghiên cứu
Mục tiêu nghiên cứu là đề xuất các giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả vai trò của nhà quản trị văn phòng trong công tác hoạch định nhân sự tại Công ty TNHH TS Việt Nam, Hà Nội.
- Tìm hiểu cơ sở lý luận về vai trò của nhà quản trị văn phòng trong công tác hoạch định nhân sự
Khảo sát và đánh giá vai trò của nhà quản trị văn phòng trong công tác hoạch định nhân sự tại Công ty TNHH TS Việt Nam, thành phố Hà Nội, là một nhiệm vụ quan trọng nhằm cải thiện hiệu quả quản lý nhân sự Nghiên cứu này sẽ tập trung vào việc xác định các yếu tố ảnh hưởng đến quá trình hoạch định nhân sự và vai trò của nhà quản trị trong việc tối ưu hóa nguồn nhân lực Thông qua việc phân tích thực trạng hiện tại, bài viết sẽ đưa ra các giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả công tác quản lý nhân sự tại công ty.
Phương pháp nghiên cứu
- Phương pháp luận tư duy
- Phương pháp nghiên cứu tài liệu
- Phương pháp phân tích, so sánh, tổng hợp
Ngoài ra bài tiểu luận còn sử dụng kết hợp các phương pháp như: phân loại, giả thuyết, phương pháp luận… để phục vụ cho quá trình nghiên cứu.
Ý nghĩa của việc nghiên cứu
Đề tài nghiên cứu tập trung vào cơ sở lý luận về vai trò của nhà quản trị văn phòng trong công tác hoạch định nhân sự Qua việc nghiên cứu, bài viết sẽ làm rõ các nội dung liên quan đến hoạch định nhân sự và vai trò quan trọng của nhà quản trị văn phòng trong quá trình này.
Đề tài nghiên cứu này là bài tiểu luận kết thúc học phần “Kỹ năng hoạch định trong quản trị văn phòng” tại Công ty TNHH TS Việt Nam Tác giả đã phân tích thực trạng quản trị văn phòng và đề xuất một số giải pháp nhằm nâng cao vai trò của Nhà quản trị văn phòng trong công ty.
Kết cấu bài tiểu luận
Ngoài phần mở đầu, mục lục, kệt luận, danh mục bảng biểu, danh mục tài liệu tham khảo, phụ lục bài tiểu luận được kết cấu gồm 3 chương:
Chương 1 trình bày cơ sở lý luận về kỹ năng hoạch định nhân sự trong quản trị văn phòng, nhấn mạnh tầm quan trọng của việc phát triển những kỹ năng này để nâng cao hiệu quả quản lý Chương 2 tập trung vào việc khảo sát và đánh giá vai trò của Nhà Quản trị văn phòng trong công tác hoạch định nhân sự tại Công ty TNHH TS Việt Nam, thành phố Hà Nội, từ đó rút ra những nhận định quý báu về sự ảnh hưởng của quản trị nhân sự đối với sự phát triển của công ty.
Chương 3 trình bày các giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả vai trò của nhà quản trị văn phòng trong công tác hoạch định nhân sự tại Công ty TNHH TS Việt Nam, thành phố Hà Nội Những giải pháp này bao gồm việc cải thiện quy trình tuyển dụng, đào tạo nhân viên, và xây dựng môi trường làm việc tích cực Đồng thời, việc áp dụng công nghệ thông tin trong quản lý nhân sự cũng được nhấn mạnh để tối ưu hóa công tác hoạch định Những nỗ lực này không chỉ nâng cao hiệu suất làm việc mà còn góp phần phát triển bền vững cho công ty.
CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ KỸ NĂNG HOACH ĐỊNH NHÂN SỰ
Một số khái niệm về hoạch định nhân sự cho hoạt động của Văn phòng
Theo tác giả Thái Duy Tiên: “Kỹ năng chính là sự ứng dụng kiến thức trong hoạt động”
Theo L.Đ.Lêvitôv, kỹ năng được định nghĩa là khả năng thực hiện thành công một động tác hoặc hoạt động phức tạp bằng cách lựa chọn và áp dụng các phương pháp phù hợp, đồng thời xem xét các điều kiện cụ thể.
Theo Carter và Jenny định nghĩa kỹ năng là khả năng thực hiện một hành động với kết quả xác định, thường trong một khoảng thời gian và với một lượng năng lượng nhất định.
Kỹ năng là khả năng áp dụng kiến thức và hiểu biết của con người vào công việc để đạt được kết quả mong muốn.
Theo tác giả Lê Văn Tâm và Ngô Kim Thanh, nhân sự trong doanh nghiệp được định nghĩa là lực lượng lao động của doanh nghiệp, bao gồm tất cả những cá nhân có trong danh sách nhân viên Nhân lực không chỉ là số lượng mà còn bao gồm tất cả các tiềm năng và khả năng của con người trong tổ chức.
Tất cả các thành viên trong doanh nghiệp, bao gồm cả ban lãnh đạo, đều sử dụng kiến thức, khả năng, hành vi ứng xử và giá trị đạo đức để thành lập, duy trì và phát triển doanh nghiệp.
Theo TS Đỗ Minh Cương và PGS.TS Nguyễn Thị Doan thì “Nhân lực là những cá nhân có nhân cách, có khả năng lao động sản xuất.” [3,7]
Tài nguyên nhân sự được định nghĩa bởi tác giả Nguyễn Hữu Thân là toàn bộ cá nhân tham gia vào bất kỳ hoạt động nào của tổ chức, không phân biệt vai trò của họ.
Nhân sự là lực lượng lao động mà doanh nghiệp quản lý và trả lương, bao gồm những cá nhân cụ thể với quy mô, cơ cấu và chất lượng riêng biệt Họ đóng vai trò quan trọng trong quá trình sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp, góp phần vào sự phát triển và thành công của tổ chức.
1.1.3 Khái niệm “Nhân sự trong văn phòng”
Nhân sự của văn phòng được hiểu là toàn bộ cá nhân tham gia vào các công việc và cấu trúc tổ chức của văn phòng.
1.1.4 Khái niệm “Hoạch định nhân sự”
Hoạch định nhân lực, theo tác giả Nguyễn Thanh Hội, là quá trình quản trị quan trọng, bao gồm việc phân tích nhu cầu nhân sự của tổ chức trong bối cảnh thay đổi và thực hiện các chính sách, biện pháp để đáp ứng những nhu cầu đó.
Theo Shimon L Dolan và Randall S Schuler, hoạch định tài nguyên nhân sự là quá trình thực hiện các kế hoạch và chương trình để đảm bảo tổ chức có đủ số lượng và chất lượng nhân lực, được phân bổ đúng vị trí, đúng thời điểm và đúng nhu cầu.
Xây dựng kế hoạch nhân lực là một quá trình quan trọng, bao gồm phân tích, đánh giá và dự báo nhu cầu nhân sự Mục tiêu của quá trình này là đảm bảo tổ chức có đủ số lượng nhân viên được bố trí đúng vị trí và đúng thời điểm, từ đó giúp tổ chức đạt được các mục tiêu đã đề ra.
Hoạch định nhân sự trong văn phòng là quá trình xây dựng và thực hiện các kế hoạch nhân sự nhằm đảm bảo số lượng và chất lượng nhân sự phù hợp, được phân bổ đúng vị trí và thời điểm.
Vai trò, nguyên tắc và quy trình hoạch định nhân sự
1.2.1 Vai trò của hoạch định nhân sự
- Hoạch định nhân sự giúp đánh giá được tình trạng nhân lực hiện có
- Hoạch định nhân sự là cơ sở xây dựng chiến lược phát triển
- Gắn bó nhân sự với tổ chức; Xây dựng lợi thế cạnh tranh cho tổ chức và thuận lợi cho lãnh đạo ra quyết định…
1.2.1.2 Đối với hoạt động quản trị nhân lực
- Hoạch định nhân sự là cơ sở điều hòa các chức năng của quản trị nhân sự
- Giúp thu hút nhân sự chất lượng cao cho tổ chức
- Đồng thời giúp tiết kiệm chi phí thực hiện chương trình nhân sự
- Hoạch định nhân sự còn giúp tạo động lực người lao động
- Hoạch định nhân sự là cơ sở đánh giá hiệu quả người lao động…
Hoạch định nhân sự là chức năng cốt lõi của nhà quản trị, giúp thiết lập cơ sở và định hướng cho việc thực hiện các chức năng tổ chức, lãnh đạo và kiểm tra Quá trình này không chỉ giúp tổ chức nhận thức và chủ động trong việc đáp ứng nhu cầu nguồn nhân lực mà còn đảm bảo sự sắp xếp đúng người vào đúng việc Ngoài ra, hoạch định nhân sự còn đóng vai trò quan trọng trong việc tiết kiệm chi phí, nâng cao hiệu quả sử dụng nguồn nhân lực, đồng thời hỗ trợ ra quyết định, lập kế hoạch và hoạch định chiến lược cho tổ chức.
1.2.2 Nguyên tắc của hoạch định nhân sự
Hoạch định nhân lực cần được thực hiện liên tục để thích ứng với những biến động trong ngành và thị trường, đặc biệt trong bối cảnh hội nhập hiện nay Đồng thời, cần đảm bảo tính kế thừa để tận dụng nguồn nhân lực có kinh nghiệm, nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động của tổ chức.
Hoạch định nhân sự cần phải đảm bảo phù hợp với hiện trạng nhân lực của tổ chức hiện tại Việc thay đổi nhân lực có thể gây ra sự xáo trộn trong tổ chức, dẫn đến tình trạng không phù hợp với cơ cấu bộ máy hiện tại và ảnh hưởng đến hiệu suất làm việc của các bộ phận.
Ba là, phải phù hợp với các giai đoạn phát triển của tổ chức
Để đạt được mục tiêu của tổ chức, việc đảm bảo cơ cấu và chất lượng nhân lực là vô cùng quan trọng Hoạt động hoạch định nhân sự cần phải kết hợp hài hòa giữa hai yếu tố này Nếu chỉ chú trọng đến cơ cấu mà bỏ qua chất lượng, hiệu quả và năng suất công việc sẽ không đạt yêu cầu.
Để đảm bảo tính tiết kiệm, hiệu quả và bền vững, việc cân bằng cung cầu nhân lực cần có sự linh hoạt và ổn định Do đó, hoạch định nhân lực phải luôn được điều chỉnh phù hợp với từng giai đoạn phát triển trong tương lai.
Để đảm bảo tính linh hoạt trong môi trường kinh doanh hiện đại, các doanh nghiệp cần nâng cao năng suất lao động và cải tiến quy trình làm việc thông qua việc tuyển dụng nhân lực chất lượng cao và chuyên môn hóa Đối với các tổ chức sản xuất kinh doanh theo mùa vụ, việc đa dạng hóa các hợp đồng lao động sẽ giúp tiết kiệm chi phí và tăng cường khả năng thích ứng với biến động thị trường.
1.2.3 Quy trình hoạch định nhân sự
Bước 1 Phân tích môi trường, xác định mục tiêu
Bước 2 Phân tích hiện trạng quản trị nguồn nhân lực
Bước 3 Dự báo nhu cầu nguồn nhân lực
Bước 4 Dự báo nguồn cung nhân lực
Bước 5 Lên kế hoạch các chương trình nhân lực
Bước 6 Kiểm tra, đánh giá tình hình thực hiện
Mục tiêu về nhân sự cho hoạt động của văn phòng
1.3.1 Mục tiêu về số lượng nhân sự
Khi lập kế hoạch nhân sự, nhà quản trị văn phòng cần xem xét mục tiêu về số lượng nhân sự cần thiết cho hoạt động của văn phòng Họ cũng phải đánh giá xem số lượng nhân sự hiện tại có đáp ứng đủ các yêu cầu của văn phòng hay không.
* Căn cứ để xác định số lượng nhân sự trong văn phòng:
- Căn cứ vào cơ cấu tổ chức của văn phòng
- Căn cứ vào định mức biên chế được giao
- Căn cứ vào khối lượng công việc trong thực tế và tương lai
- Căn cứ vào chất lượng nguồn nhân sự
* Các trường hợp sau khi dự báo số lượng nhân sự:
1.3.2 Mục tiêu về trình độ nhân sự
Xác định mục tiêu về trình độ là cần thiết để phù hợp với yêu cầu công việc và chuyên ngành của người lao động Trình độ nhân sự ảnh hưởng trực tiếp đến lương và các phụ cấp nghề, do đó, việc xác định chính xác trình độ giúp tránh lãng phí nguồn nhân lực và đảm bảo công bằng cho người lao động.
* Mục tiêu về chất lượng, trình độ nhân sự trong văn phòng bao gồm:
- Mục tiêu về trình độ chuyên môn của nhân viên văn phòng
- Mục tiêu về trình độ học vấn
- Mục tiêu về kỹ năng nghề nghiệp
- Mục tiêu về kinh nghiệm làm việc
- Mục tiêu về thái độ, phong cách làm việc…
Quá trình xác định mục tiêu chất lượng và trình độ cán bộ văn phòng cần phải phù hợp với điều kiện cụ thể của cơ quan và văn phòng, đồng thời phải phản ánh đặc điểm của ngành và lĩnh vực hoạt động của cơ quan đó.
* Căn cứ để xác định trình độ nhân sự trong văn phòng:
- Căn cứ vào vị trí công tác
- Căn cứ vào mức độ phức tạp của công việc
- Căn cứ vào định hướng phát triển của cơ quan, tổ chức
- Căn cứ vào quy định của Nhà nước (đối với khối cơ quan Nhà nước)
- Căn cứ vào mức độ hoàn thành công việc
1.3.3 Mục tiêu về thái độ, ý thức nghề nghiệp
Văn phòng có nhiệm vụ sàng lọc và tìm kiếm những nhân sự có phẩm chất đạo đức tốt, thái độ tích cực, cầu thị và cầu tiến Những ứng viên này cần thể hiện sự trung thành và nghiêm túc với công việc cũng như tổ chức.
Thái độ và ý thức nghề nghiệp được đánh giá dựa trên thành tích rèn luyện trong học tập, kết quả làm việc tại các cơ quan trước đó, cũng như đánh giá từ các đơn vị đã từng sử dụng nhân sự Ngoài ra, các bài kiểm tra trong quá trình tuyển dụng cũng là yếu tố quan trọng trong việc xác định thái độ và ý thức nghề nghiệp của ứng viên.
Mục tiêu về thái độ và ý thức nghề nghiệp liên quan đến yếu tố đạo đức nghề nghiệp là rất quan trọng, giúp người lao động thực hiện đúng chức trách, bổn phận và lương tâm trong công việc Thái độ nghề nghiệp không chỉ ảnh hưởng đến hiệu suất làm việc mà còn quyết định sự thăng tiến và thành công trong sự nghiệp của người lao động trong tương lai.
1.3.4 Mục tiêu về độ tuổi, giới tính Độ tuổi, và giới tính có ảnh hưởng tới sức lao động, thời gian công tác, khả năng thăng tiến của nhân sự; Kinh nghiệm sống và kinh nghiệm làm việc của nhân sự; Tính phù hợp đối với mỗi vị trí công việc khác nhau trong văn phòng; Ngoại hình của người lao động
Văn phòng hướng tới đội ngũ nhân sự hiệu quả, năng động, giàu kinh nghiệm, nhiệt huyết và khả năng cống hiến lâu dài cho tổ chức
Để xác định độ tuổi và giới tính của nhân sự trong văn phòng, cần dựa vào quy định pháp luật, vị trí công việc (quản lý hay nhân viên), tính chất và yêu cầu của công việc, cũng như sự phù hợp với văn hóa tổ chức Mục tiêu của việc xác định độ tuổi và giới tính là tìm kiếm sự phù hợp cao nhất giữa người lao động và vị trí công tác, từ đó nâng cao hiệu quả công việc Điều này mang lại lợi ích cho cả người lao động và đơn vị tuyển dụng.
1.3.5 Mục tiêu về kỹ năng nghề nghiệp
Văn phòng đảm bảo nhân sự sở hữu đầy đủ các nhóm kỹ năng cứng, mềm cần thiết phù hợp với vị trí đảm nhiệm
* Căn cứ để xác định kỹ năng nhân sự trong văn phòng cần có:
- Vị trí công tác (quản lý hay nhân viên)
Kỹ năng nghề nghiệp là một yêu cầu thiết yếu đối với nhân sự, tuy nhiên, kỹ năng này thường không hoàn toàn tương đồng với trình độ đào tạo, vì nó có nhiều điểm chung với kinh nghiệm làm việc Mục tiêu của kỹ năng nghề nghiệp là yêu cầu người lao động phải có kinh nghiệm thực tiễn phù hợp với vị trí công tác, nhằm đáp ứng tốt yêu cầu công việc và nâng cao hiệu quả làm việc, từ đó cải thiện khả năng hoàn thành công việc một cách tốt nhất.
Nội dung phương án, giải pháp hướng tới mục tiêu hoạch định nhân sự
Tuyển dụng nhân lực là quá trình quan trọng trong việc tìm kiếm, thu hút và lựa chọn những ứng viên phù hợp từ nhiều nguồn khác nhau để đảm bảo rằng doanh nghiệp có được những nhân viên đủ năng lực cho các vị trí cần thiết.
* Quy trình tuyển dụng nhân sự:
1 Dự báo nguồn nhân sự
Dự báo nhân sự phụ thuộc vào ba yếu tố chính: mục tiêu của tổ chức, quy mô công ty trong tương lai và tổng số cũng như cơ cấu từng loại nhân sự.
2 Phân tích thực trạng nguồn nhân sự
Phân tích thực trạng nguồn nhân sự là cần thiết để hiểu rõ tổng số nhân sự hiện tại, cơ cấu phân chia các loại nhân sự, năng lực chuyên môn của từng cá nhân, và mức độ hiếm hoi của nguồn nhân lực trong tổ chức Việc này giúp xác định được những điểm mạnh và điểm yếu của đội ngũ nhân sự, từ đó đưa ra các chiến lược phát triển phù hợp.
3 Quyết định tăng hoặc giảm nhân sự Đây là bước so sánh số liệu giữa Bước 1 và Bước 2:
Kết quả của bước này là tổng số nhân sự cần tuyển, loại bỏ; cơ cấu từng loại
4 Lập kế hoạch thực hiện
Lập kế hoạch tuyển dụng, sa thải từng đợt sao cho phù hợp với lộ trình, chiến lược phát triển của tổ chức
Để tuyển dụng hiệu quả, trước tiên cần xác định các yêu cầu của công việc, bao gồm trách nhiệm và nhiệm vụ chính Tiếp theo, xác định yêu cầu về học vấn và kỹ năng cần thiết, cùng với phẩm chất cá nhân phù hợp Bên cạnh đó, việc lựa chọn ứng viên cũng cần phải xem xét văn hóa tổ chức để đảm bảo sự hòa hợp Cuối cùng, phong cách lãnh đạo của người quản lý cũng cần phải phù hợp với phong cách của ứng viên để tạo ra môi trường làm việc hiệu quả.
Để tuyển chọn nhân sự hiệu quả, cần xác định các tiêu chí tuyển chọn dựa trên nguyên tắc tính kỷ luật và tính phù hợp, cùng với các tiêu chí cụ thể như trình độ học vấn, chuyên môn, kỹ năng và thái độ Bên cạnh đó, việc xây dựng bảng mô tả công việc là rất quan trọng, bao gồm chức danh công việc, nhiệm vụ cụ thể, người quản lý trực tiếp, chế độ đãi ngộ và các yêu cầu cần thiết cho vị trí đó.
- Tạo đội ngũ ứng viên (Kênh tuyển dụng; ấn phẩm thương mại, báo chí, nhà trường, ngày hội việc làm, người giới thiệu, nguồn nội bộ…)
Quá trình sàng lọc hồ sơ bao gồm ba vòng: Vòng 1 loại bỏ các hồ sơ không phù hợp về kiến thức, kỹ năng và thái độ; Vòng 2 tìm kiếm các hồ sơ có dấu hiệu đặc biệt; và Vòng 3 là phỏng vấn, có thể thực hiện qua điện thoại hoặc trực tiếp Để đảm bảo hiệu quả, cần xây dựng bộ câu hỏi phục vụ cho việc sàng lọc, bao gồm các phần tự đánh giá, thành tích, khái quát và so sánh.
- Ký kết hợp đồng thử việc với nhân sự được chọn
1.4.2 Đào tạo, bồi dưỡng nhân sự
Khái niệm “Đào tạo” là “Quá trình truyền thụ, tiếp nhận có hệ thống những tri thức, kỹ năng theo quy định của từng cấp học, bậc học”
Khái niệm “Bồi dưỡng” là “Hoạt động trang bị, cập nhật, nâng cao kiến thức, kỹ năng làm việc”
* Vai trò của đào tạo, bồi dưỡng
- Với người lao động: Được cảm giác coi trọng và đầu tư; Được nâng cao kiến thức, giá trị bản thân; Thoả mãn nhu cầu phát triển
Đối với tổ chức, việc nâng cao chất lượng và hiệu suất công việc là rất quan trọng, đồng thời cũng giúp tăng cường uy tín và danh tiếng của tổ chức Ngoài ra, khả năng thích nghi trong điều kiện mới sẽ được cải thiện, góp phần tạo ra sự tin tưởng, gắn bó và trung thành của nhân viên.
Đào tạo và phát triển nguồn nhân lực đóng vai trò quan trọng trong việc nâng cao chất lượng lao động cho xã hội, đồng thời thúc đẩy sự tăng trưởng và phát triển kinh tế, chính trị, văn hóa và xã hội.
* Tiến trình đào tạo, bồi dưỡng
Bước 1: Xác định nhu cầu đào tạo: xác định đào tạo bộ phận nào? Đào tạo ai và đào tạo nội dung gì?
Bước 2: Đặt ra các mục tiêu cụ thể là rất quan trọng; bạn cần xác định thứ tự ưu tiên cho các chương trình đào tạo và các mục tiêu mà bạn mong muốn đạt được trong quá trình đào tạo.
Bước 3: Chọn phương pháp đào tạo phù hợp là rất quan trọng, vì mỗi đối tượng và nội dung đào tạo cần có cách tiếp cận riêng Ví dụ, phương pháp truyền đạt kiến thức cho lớp chính quy sẽ khác so với lớp vừa học vừa làm Đào tạo có thể diễn ra tại cơ quan hoặc tại cơ sở đào tạo, tùy thuộc vào nhu cầu và đặc điểm của học viên.
Bước 4: Chọn phương tiện phù hợp là yếu tố quan trọng trong quá trình đào tạo, giúp người học dễ dàng hình dung và tiếp thu kiến thức, đồng thời thực hành hiệu quả nội dung học tập.
Bước 5: Thực hiện chương trình đào tạo: tổ chức đào tạo theo kế hoạch, giám sát quá trình đào tạo đảm bảo nghiêm túc và hiệu quả
Bước 6: Đánh giá chương trình đào tạo là rất quan trọng sau khi hoàn tất quá trình đào tạo Cần thu thập thông tin phản hồi để xác định hiệu quả của chương trình và xem liệu các mục tiêu ban đầu đã được đạt được hay chưa.
1.4.3 Bố trí, sắp xếp nhân sự
Sắp xếp và bố trí nhân sự là quá trình đưa nhân viên vào vị trí công tác phù hợp với kế hoạch tuyển dụng, năng lực và mong muốn của họ, đồng thời đáp ứng yêu cầu thực tế của công việc Mục tiêu của việc này là tối ưu hóa hiệu suất làm việc của nhân sự.
* Vai trò của sắp xếp, bố trí nhân sự:
Người lao động được tôn trọng về tài năng và nguyện vọng, tạo điều kiện để phát huy hết khả năng và sở trường của mình Điều này giúp họ tự tin và hăng say hơn trong công việc, góp phần vào sự phát triển chung của tổ chức.
Để nâng cao hiệu quả hoạt động, tổ chức cần xây dựng đội ngũ nhân sự chất lượng, từ đó cải thiện danh tiếng và uy tín Điều này không chỉ giúp đạt được hiệu suất và chất lượng công việc tối ưu mà còn tạo ra sự hài lòng và gắn bó cho người lao động.
Các yếu tố tác động đến công tác hoạch định nhân sự trong văn phòng 13 1 Các yếu tố bên trong
1.5.1 Các yếu tố bên trong
- Chiến lược sản xuất - kinh doanh
- Mục tiêu, nguồn lực của tổ chức
- Kinh nghiệm và phong cách lãnh đao của nhà quản trị
- Khả năng sử dụng các công cụ dự báo của nhà quản trị
- Văn hóa của tổ chức
- Vị thế, tiềm năng phát triển của tổ chức
- Hệ thống thông tin nôi bộ:
1.5.2 Các nhân tố bên ngoài tổ chức
- Chính sách, pháp luật của nhà nước
- Cơ cấu thị trường lao động
- Điều kiện kinh tế - chính trị - xã hội
- Tiến bộ khoa học – kỹ thuật
- Khách hàng, nhà cung cấp
Trong chương 1, tôi đã nghiên cứu lý luận về kỹ năng hoạch định nhân sự trong quản trị văn phòng, bao gồm các khái niệm, mục tiêu, nguyên tắc và quy trình liên quan Tôi cũng đã phân tích các phương án và giải pháp nhằm thực hiện mục tiêu hoạch định nhân sự, cùng với các yếu tố ảnh hưởng đến công tác này Những nội dung này là cơ sở để tôi tiến hành khảo sát và đánh giá vai trò của nhà quản trị văn phòng tại công ty TNHH TS Việt Nam, thành phố Hà Nội trong chương tiếp theo.
KHẢO SÁT, ĐÁNH GIÁ VAI TRÒ CỦA NHÀ QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG TRONG CÔNG TÁC HOẠCH ĐỊNH NHÂN SỰ TẠI CÔNG TY TNHH TS VIỆT NAM, THÀNH PHỐ HÀ NỘI
Giới thiệu về Công ty TNHH TS Việt Nam, thành phố Hà Nội
- Tên công ty: Công ty TNHH TS Việt Nam
- Tên quốc tế: TS Viet Nam CO.,LTD
- Trụ sở: Lô 79, KCN Nội Bài, Xã Quang Tiến, Huyện Sóc Sơn, Thành phố Hà Nội
- Đại diện pháp luật: Chanapun Juangroongruangkit
- Vốn chủ sở hữu: 977.013 USD
2.1.2 Quá trình hình thành và phát triển
Công ty TNHH TS Việt Nam chuyên sản xuất phụ tùng và bộ phận phụ trợ cho xe cơ giới và động cơ, bao gồm xe máy và ô tô, theo yêu cầu và thương hiệu của khách hàng.
- Các mốc quan trọng trong quá trình phát triển:
+ Cuối năm 2007, công ty đã sản xuất thử 1000 sản phẩm linh kiện xe máy và đã bán được 762 sản phẩm cho YAMAHA
Vào tháng 4 năm 2008, công ty chính thức bắt đầu sản xuất hàng loạt với công suất lên tới 7.000 linh kiện xe máy Dù mới đi vào hoạt động, nhưng các mẫu sản phẩm của công ty đã nhận được sự hài lòng cao từ khách hàng, đặc biệt là từ YAMAHA, dẫn đến việc công ty nhận được nhiều đơn hàng đáng kể.
Vào tháng 6 năm 2009, công ty đã nhận được đơn đặt hàng đầu tiên từ Công ty Honda Việt Nam với số lượng 2000 sản phẩm, và đơn hàng này đã được đánh giá cao về cả mẫu mã và chất lượng.
+ Tháng 5/2010 công ty được tập đoàn Thai Submit (công ty mẹ) tặng bằng khen
“DN xuất sắc”, đây là động lực để TS Việt Nam cố gắng vươn xa hơn, hoàn thiện hơn về mọi mặt
+ Tháng 9/2013 công ty được công ty YAMAHA chọn là nhà phân phối chính cho sản phẩm linh kiện của khung và càng xe máy
+ Tháng 9/2015 nhận bằng khen của công ty YAMAHA về chất lượng sản phẩm + Tháng 5/2017 kỉ niệm 10 năm thành lập công ty
Vào tháng 12 năm 2017, công ty chúng tôi vinh dự nhận bằng khen từ Tập đoàn Thai Submit (Công ty mẹ) về chất lượng Đặc biệt, TS Việt Nam năm 2017 đã đạt tiêu chuẩn chất lượng cao nhất, đứng đầu trong số tất cả các công ty con thuộc Tập đoàn Thai Submit tại Việt Nam.
(Nguồn: Phòng Hành chính – nhân sự)
Sơ đồ 2.1 Cơ cấu tổ chức Công ty TNHH TS Việt Nam
2.1.4 Chức năng, nhiệm vụ của các bộ phận trong công ty TNHH TS Việt Nam
Tổng giám đốc là người đại diện pháp luật của công ty, chịu trách nhiệm xây dựng và triển khai các chiến lược phát triển Đồng thời, họ cũng ban hành quy tắc và đưa ra quyết định về khen thưởng và kỷ luật nhân viên trong công ty.
Phòng hành chính - nhân sự đảm nhiệm việc tổ chức và thực hiện công tác hành chính theo chức năng và yêu cầu của Ban lãnh đạo, bao gồm xây dựng nội quy lao động, quy chế và quy trình cho Công ty, đồng thời giám sát việc chấp hành Phòng cũng có trách nhiệm xây dựng kế hoạch an toàn lao động, vệ sinh lao động, và phòng chống cháy nổ, nghiên cứu và trình duyệt các quy định áp dụng Ngoài ra, phòng xây dựng sơ đồ cơ cấu tổ chức, đề xuất cơ cấu tổ chức và bộ máy điều hành, quản lý các chính sách liên quan đến nhân sự như chế độ học việc, thử việc, hợp đồng lao động, lương, thưởng và phép năm Phòng cũng xây dựng quy trình xử lý xung đột nội bộ, giải quyết tranh chấp lao động, và duy trì việc thực hiện nội quy Cuối cùng, phòng tổ chức các hoạt động hành chính như quản lý đội xe, y tế, lưu trữ tài liệu, và hỗ trợ tổ chức các buổi lễ, hội thảo, đồng thời lập kế hoạch sử dụng tài sản và trang thiết bị của công ty.
Xây dựng và phát triển văn hóa doanh nghiệp là yếu tố then chốt trong việc tạo ra một môi trường làm việc tích cực Để phát triển đội ngũ nhân sự, cần chú trọng vào quy trình tuyển dụng, đào tạo và phát triển kỹ năng cho nhân viên Việc bố trí và sắp xếp nhân sự hợp lý, cùng với thiết lập chế độ đãi ngộ, khen thưởng và phúc lợi xã hội, sẽ giúp nâng cao sự hài lòng và gắn bó của nhân viên với công ty Hỗ trợ các bộ phận trong việc này là rất quan trọng để đảm bảo sự phát triển bền vững của tổ chức.
Phòng Hành chính - Nhân sự
Giám đốc tài chính đóng vai trò quan trọng trong việc quản lý nhân sự, là cầu nối giữa ban lãnh đạo và nhân viên trong công ty Họ phối hợp với các phòng ban để lập kế hoạch nguồn nhân lực, theo dõi thông tin nhân lực toàn công ty, xây dựng bảng mô tả công việc chuẩn hóa cho từng vị trí, và lập kế hoạch tuyển dụng nhân sự hiệu quả.
Phòng mua hàng có nhiệm vụ tìm kiếm và liên hệ với các nhà cung ứng, lựa chọn nhà cung ứng tốt nhất dựa trên tiêu chí chất lượng sản phẩm, uy tín, tiến độ và giá cả Sau khi báo cáo và đề xuất thông tin nhà cung ứng với Ban Giám đốc, phòng sẽ lập đơn đặt hàng khi được phê duyệt Quy trình mua hàng sẽ được thực hiện sau khi đơn đặt hàng được duyệt, và cuối cùng là kiểm tra xem hàng hóa có đạt yêu cầu của đơn đặt hàng hay không.
Phòng Marketing đóng vai trò quan trọng trong việc nghiên cứu thông tin tiếp thị và hiểu biết về khách hàng, từ đó lập hồ sơ thị trường và báo cáo doanh thu Đội ngũ xác định mục tiêu để phân khúc thị trường hiệu quả, cải thiện mẫu mã sản phẩm theo nhu cầu phát triển của thị trường Họ cũng xây dựng và thực hiện các chiến lược Marketing liên quan đến giá cả sản phẩm, nhu cầu khách hàng, phân phối và tiện lợi, nhằm tối ưu hóa hiệu quả kinh doanh.
Phòng kế hoạch có nhiệm vụ tư vấn cho Tổng giám đốc về chiến lược phát triển và công tác kế hoạch của Công ty Ngoài ra, phòng còn hỗ trợ các Xí nghiệp và Chi nhánh trong công ty, đồng thời trực tiếp tham gia kinh doanh các mặt hàng lớn.
Phòng sản xuất đóng vai trò quan trọng trong việc theo dõi và giám sát quy trình sản xuất, cũng như áp dụng hệ thống đo lường chất lượng tại các phân xưởng Đơn vị này chịu trách nhiệm vận chuyển sản phẩm đến tay khách hàng, đảm bảo đáp ứng đầy đủ các yêu cầu kỹ thuật Ngoài ra, phòng sản xuất còn tổng hợp, thống kê và đánh giá chất lượng sản phẩm, từ đó đưa ra các biện pháp khắc phục cho những sản phẩm lỗi hoặc không đạt yêu cầu trong tháng Để cải thiện hiệu suất làm việc và nâng cao chất lượng sản phẩm, việc thay thế các thiết bị cũ và hỏng cũng được thực hiện thường xuyên.
Phòng kế toán chịu trách nhiệm thực hiện các hoạt động tài chính của công ty theo quy định của Nhà nước, tổ chức kiểm tra tài chính cho các đơn vị trực thuộc và quản lý chi phí hiệu quả của công ty.
Mối quan hệ giữa các phòng làm việc trong công ty chủ yếu mang tính chỉ đạo và mệnh lệnh giữa cấp trên và cấp dưới Các nhân viên cần thực hiện tốt nhiệm vụ được giao và đồng thời tham mưu cho ban lãnh đạo trong phạm vi chuyên môn của mình, từ đó góp phần nâng cao hiệu quả hoạt động sản xuất kinh doanh Dựa vào quyền hạn và nhiệm vụ được giao, các phòng ban có trách nhiệm bố trí nhân sự hợp lý, phù hợp với năng lực của từng cá nhân, nhằm xử lý công việc chuyên môn một cách hiệu quả để đạt được các mục tiêu đã đề ra.
2.1.5 Nhiệm vụ, quyền hạn của Nhà Quản trị Văn phòng (Trưởng phòng Hành chính – Nhân sự) Công ty TNHH TS Việt Nam, thành phố Hà Nội
Trưởng phòng HCNS có trách nhiệm nghiên cứu và xây dựng kế hoạch công tác trình giám đốc phê duyệt, đồng thời tổ chức thực hiện kế hoạch đó Họ tham mưu cho Ban Lãnh đạo Công ty trong việc bố trí và sắp xếp nhân sự vào các vị trí phù hợp Ngoài ra, trưởng phòng còn tổ chức đào tạo và bồi dưỡng nâng cao trình độ chuyên môn, nghiệp vụ cho người lao động, nhằm phát triển một lực lượng lao động chuyên nghiệp.
Kết quả khảo sát, đánh giá vai trò của Nhà quản trị văn phòng trong công tác hoạch định nhân sự tại Công ty TNHH TS Việt Nam, thành phố Hà Nội
2.2.1 Tổ chức thu thập thông tin làm căn cứ hoạch định
Trong mọi lĩnh vực kinh tế, thông tin đóng vai trò quan trọng, ảnh hưởng lớn đến hoạt động của doanh nghiệp Được coi là tài sản quý giá, việc quản trị thông tin trở thành nhiệm vụ thiết yếu của nhà quản trị văn phòng Họ cần thường xuyên phân tích bối cảnh xung quanh để thu thập tin tức và sự kiện liên quan đến tổ chức Đồng thời, nhà quản trị cũng phải phổ biến thông tin cần thiết cho những người liên quan trong công việc của họ Ngoài ra, họ đại diện cho tổ chức để truyền đạt thông tin ra bên ngoài, nhằm mang lại lợi ích cho doanh nghiệp.
Tại Công ty TNHH TS Việt Nam, việc tổ chức và thu thập thông tin là rất quan trọng cho quá trình hoạch định nguồn nhân sự, vì sự thành công của tập đoàn phụ thuộc vào việc có đầy đủ thông tin cần thiết.
Thu thập và xử lý thông tin là yếu tố quan trọng trong quá trình hoạch định của các nhà quản trị công ty Hoạch định, bao gồm lập kế hoạch và ra quyết định, là công việc phức tạp nhưng thiết yếu Để đưa ra quyết định chính xác, các nhà quản trị cần nhiều thông tin, giúp họ nhận thức đúng vấn đề cần giải quyết, xác định cơ hội và thách thức cho tổ chức, cũng như xây dựng mục tiêu dựa trên cơ sở khoa học Việc thu thập thông tin quá khứ, thông tin hoạch định và thông tin dự báo là cần thiết để hiểu rõ bối cảnh và các yếu tố tác động đến tổ chức Quá trình thu thập thông tin phải liên kết chặt chẽ với nhau; thiếu thông tin sẽ dẫn đến việc không nhận diện được bản chất vấn đề, trong khi thông tin đầy đủ nhưng thiếu kỹ năng xử lý sẽ làm giảm giá trị của thông tin, không tạo ra nền tảng khoa học vững chắc cho hoạch định.
Việc thu thập và xử lý thông tin đóng vai trò then chốt đối với các nhà quản trị tại Công ty TNHH TS Việt Nam, giúp họ nắm vững các khía cạnh quan trọng trong quản lý và ra quyết định.
Thông tin quyết định sự thành bại của doanh nghiệp, giúp các nhà quản trị tổ chức và điều hành hiệu quả Nhờ có thông tin, họ có thể hoạch định và thực hiện kế hoạch kinh doanh một cách hiệu quả, đồng thời nắm vững thông tin để cải thiện hoạt động tác nghiệp hàng tháng của doanh nghiệp.
Nhà quản trị Công ty TNHH TS Việt Nam cần nắm vững các vấn đề liên quan đến thiết kế mô hình cơ cấu tổ chức và phân công nhiệm vụ cho từng bộ phận Họ sẽ được cung cấp dữ liệu thiết yếu về nhân lực, vật lực và tài lực, giúp giải quyết hiệu quả các vấn đề tổ chức Mục tiêu cuối cùng là tối ưu hóa hiệu quả hoạt động và giảm thiểu các tác động tiêu cực.
Thông tin liên kết mọi hoạt động trong doanh nghiệp, hỗ trợ nhà quản trị đưa ra quyết định nhanh chóng và kịp thời Tại Công ty TNHH TS Việt Nam, thông tin được phân chia thành bốn nguồn chính.
- Thông tin thứ cấp nội bộ: các báo cáo kế hoạch, nhân sự,…
- Thông tin thứ cấp bên ngoài: báo, tạp chí, văn bản, tài liệu,…
Để thu thập thông tin có giá trị, các nhà quản trị cần chú trọng đến nhân sự của tập đoàn, xem họ như nguồn thông tin sơ cấp nội bộ quan trọng.
- Thông tin sơ cấp bên ngoài: được sử dụng khi 3 nguồn thông tin trên không cung cấp đủ thông tin
Các nhà quản trị Công ty TNHH TS Việt Nam quản lý thông tin nhân sự thông qua việc áp dụng hệ thống thông tin theo một quy trình cụ thể.
Thông tin được coi là người cố vấn đáng tin cậy và trung thực, đóng vai trò thiết yếu cho các nhà quản trị doanh nghiệp, đặc biệt là các nhà quản trị tại Công ty TNHH TS Việt Nam.
2.2.2 Tổ chức thiết lập mục tiêu
Mục tiêu doanh nghiệp là kết quả cần đạt trong một khoảng thời gian nhất định, và việc xác định mục tiêu chính là bước quan trọng nhất trong quá trình hoạch định của các nhà quản trị Mục tiêu đúng sẽ định hướng cho các bước tiếp theo, trong khi mục tiêu quá cao có thể dẫn đến sự mất lòng tin và chán nản trong nhân sự, còn mục tiêu quá thấp lại không tạo động lực và lãng phí nguồn lực Để xác định mục tiêu hợp lý, các nhà quản lý cần dựa vào chức năng, nhiệm vụ của doanh nghiệp và kết quả phân tích môi trường cũng như nội bộ doanh nghiệp.
Công ty TNHH TS Việt Nam xác định mục tiêu phải đủ 4 yếu tố:
Đảm bảo tính khả thi của mục tiêu là điều quan trọng, nghĩa là mục tiêu cần phải nằm trong khả năng thực hiện của doanh nghiệp Một nhà quản trị giỏi sẽ xác định các mục tiêu mà đội ngũ có thể đạt được thông qua nỗ lực chung Những mục tiêu vượt quá khả năng sẽ không thể thực hiện, dẫn đến sự mất lòng tin từ phía nhân viên.
- Đảm bảo tính cụ thể: mục tiêu được đưa ra phải rõ ràng trong từng thời kì
Để đảm bảo tính thống nhất trong doanh nghiệp, các mục tiêu cần phải hỗ trợ lẫn nhau, với mục tiêu nhỏ hướng tới mục tiêu lớn và mục tiêu ngắn hạn phục vụ cho mục tiêu dài hạn Đồng thời, việc đầu tư vào cơ sở hạ tầng cũng là yếu tố quan trọng trong giai đoạn sơ khai.
Mức tác nghiệp Ứng dụng công nghệ thông tin ở chiến lược Ứng dụng thương mại
- Đảm bảo tính linh hoạt: mục tiêu cần được xem xét và điều chỉnh thường xuyên sao cho phù hợp với thực tế
Khi xác định mục tiêu, doanh nghiệp cần căn cứ vào: tiềm lực tài chính, con người, cấu trúc, cơ sở vật chất, đặc điểm của doanh nghiệp,…
Quá trình thu thập thông tin trong công ty cần sự bao quát toàn diện, trong khi hoạch định nhân sự yêu cầu sự chi tiết và tỉ mỉ Trưởng phòng HCNS cần xác định các mục tiêu quan trọng để quản lý nhân sự, bao gồm: mục tiêu về số lượng nhân sự, trình độ chuyên môn, kỹ năng nghề nghiệp, thái độ và ý thức nghề nghiệp, cũng như độ tuổi và giới tính của nhân viên.
Khi xây dựng các mục tiêu trên dựa trên cơ sở:
- Chủ trương, đường lối của Đảng và chính sách pháp luật
- Thực trạng công ty, tình hình hoạt động
- Yếu tố tác động bên ngoài như: thị trường, đối thủ cạnh tranh
- Các mục tiêu chiến lược đã được xây dựng trước đó
* Các bước thiết lập mục tiêu
Bước 1 Hoạch định mục tiêu
Bước 2 Tổ chức thực hiện mục tiêu
Bước 3 Hướng dẫn và lãnh đạo
Bước 4 Kiểm tra và đánh giá
Trưởng phòng HCNS đóng vai trò quan trọng trong việc hoạch định số lượng nhân sự, bao gồm việc xác định số lượng nhân sự cần thiết để đáp ứng yêu cầu công việc và dự kiến những thay đổi về quy mô công ty.
Đánh giá thực trạng vai trò của Nhà quản trị Văn phòng trong công tác hoạch định nhân sự tại Công ty TNHH TS Việt Nam
Tại Công ty TNHH TS Việt Nam, vai trò của nhà quản trị văn phòng trong công tác hoạch định nhân sự đã mang lại nhiều ưu điểm đáng kể, giúp tối ưu hóa quy trình quản lý và phát triển nguồn nhân lực hiệu quả hơn.
Nhà quản trị văn phòng đã đề xuất và xây dựng các chế độ đãi ngộ vật chất cụ thể cho NLĐ, bao gồm lương, thưởng và phụ cấp Công ty cam kết trả lương đầy đủ và đúng hạn, với cách tính lương rõ ràng, giúp NLĐ trang trải chi phí sinh hoạt hàng ngày và ổn định cuộc sống Chính sách lương, thưởng hấp dẫn thể hiện sự quan tâm của lãnh đạo đối với NLĐ và tạo ra sự cam kết mạnh mẽ.
Để nâng cao hiệu quả công việc, cần thực hiện giải pháp bố trí và sắp xếp nhân lực phù hợp với năng lực, sở trường và khả năng của từng cá nhân Việc này không chỉ tạo ra sự hứng khởi cho người lao động mà còn giúp họ hoàn thành công việc một cách tốt nhất.
Công ty đã tổ chức đào tạo và bồi dưỡng nhân sự để đáp ứng nhu cầu học tập và nâng cao trình độ của người lao động, tuy nhiên, hiệu quả đạt được vẫn chưa cao.
Công ty cam kết tạo ra cơ hội thăng tiến và lộ trình phát triển nghề nghiệp cho nhân viên, nhằm khuyến khích tinh thần làm việc, từ đó nâng cao năng suất và hiệu quả lao động.
Công ty đầu tư vào trang thiết bị máy móc hiện đại và thiết kế cơ sở vật chất kỹ thuật tối ưu, nhằm tạo điều kiện thuận lợi cho người lao động hoàn thành công việc hiệu quả Đồng thời, công ty cũng chú trọng xây dựng mối quan hệ hòa thuận, đoàn kết giữa người lao động với đồng nghiệp và cấp trên, khuyến khích sự hỗ trợ lẫn nhau trong công việc.
Vai trò của nhà quản trị văn phòng tại Công ty TNHH TS Việt Nam vẫn gặp một số hạn chế, ảnh hưởng đến hiệu quả hoạt động của công ty.
Chính sách đãi ngộ tài chính hiện tại, bao gồm tiền lương và khen thưởng, còn thấp và chưa đủ sức hấp dẫn để khuyến khích người lao động nỗ lực làm việc Điều này dẫn đến việc NLĐ không thể phát huy hết năng lực và khả năng của mình, từ đó ảnh hưởng đến sự phát triển của công ty.
Công ty chưa thiết lập các tiêu chí đánh giá công việc cụ thể và khoa học cho từng vị trí, dẫn đến sự thiếu rõ ràng và công bằng trong quá trình đánh giá hiệu suất Điều này gây khó khăn trong việc đảm bảo sự chính xác trong đánh giá cho các chức danh có mức độ phức tạp khác nhau.
Công tác đào tạo bồi dưỡng hiện nay chủ yếu tập trung vào mục tiêu ngắn hạn, thiếu định hướng dài hạn Hoạt động này thường diễn ra trong thời gian ngắn, chú trọng đến hình thức và số lượng mà không chú ý đến chất lượng, kết quả và phản hồi từ người lao động.
Cơ hội thăng tiến trong công việc tại Công ty chưa được công khai và chưa nhận được sự đồng thuận từ toàn thể nhân viên Quy trình đề bạt và thuyên chuyển chủ yếu do lãnh đạo và trưởng các phòng ban quyết định, mà không có sự tham gia bình bầu hay ý kiến từ người lao động.
2.3.3 Nguyên nhân của những hạn chế
Nhà Quản trị văn phòng gặp khó khăn trong việc tạo điều kiện cho các cán bộ phòng ban giao tiếp và hợp tác hiệu quả, đặc biệt trong các hoạt động như đánh giá thực hiện công việc và xây dựng tiêu chuẩn đánh giá Điều này dẫn đến sự không hiệu quả trong quá trình làm việc.
Nhu cầu của người lao động (NLĐ) thay đổi theo thời gian và từng thời điểm cụ thể Khi một trong những nhu cầu đó được thỏa mãn, các nhà quản trị văn phòng thường không cập nhật kịp thời, dẫn đến các biện pháp tạo động lực trở nên không còn phù hợp và hiệu quả giảm sút.
Giải pháp bố trí và sắp xếp nhân lực hiện tại chưa phát huy tối đa năng lực của người lao động, dẫn đến tình trạng chồng chéo công việc không hợp lý Điều này khiến một số nhân viên phải đảm nhận nhiều nhiệm vụ trong khi có người lại không có việc làm.
Việc khen thưởng và xét tăng lương tại công ty thường chịu ảnh hưởng từ quan điểm chủ quan của đội ngũ quản lý và ban lãnh đạo Hệ thống đánh giá kết quả công việc của nhân lực chưa đạt độ chính xác cần thiết, khiến cho các chương trình đào tạo và bồi dưỡng không đáp ứng được nhu cầu thực tế của người lao động Mục tiêu của các khóa đào tạo còn quá chung chung, dẫn đến hiệu quả không cao và chưa đạt yêu cầu đề ra của công ty.
