Hoàn thiện hạch toán các nghiệp vụ thanh toán với người mua và người bán tại Công ty Công nghiệp Hóa chất Mỏ

Tài liệu tham khảo tài chính ngân hàng Hoàn thiện hạch toán các nghiệp vụ thanh toán với người mua và người bán tại Công ty Công nghiệp Hóa chất Mỏ

MỞ ĐẦU

Thanh toán là một phần hành kế toán tương đối quan trọng trong mỗi doanhnghiệp không chỉ bởi nó có khá nhiều nghiệp vụ khác nhau mà còn do nó còn liênquan tới rất nhiều đối tượng, từ nhà cung cấp, khách hàng… đến các phòng ban,người lao động trong doanh nghiệp Ngày nay, với sự phát triển của nền kinh tế, cácphương thức thanh toán ngày càng đa dạng, do vậy, thực hiện tốt công tác kế toáncác nghiệp vụ thanh toán không những góp phần giúp doanh nghiệp quản lý đượctình hình tài chính mà còn đem lại sự tin tưởng, an tâm từ nhiều phía, nâng cao uytín của doanh nghiệp Chính vì lẽ đó, các đơn vị kinh doanh đều rất quan tâm và cónhiều biện pháp để quản lý tốt vấn đề thanh toán của đơn vị mình

Công ty Công nghiệp Hóa chất Mỏ là một công ty có quy mô rất lớn nên cácnghiệp vụ thanh toán diễn ra thường xuyên và có những nghiệp vụ rất phức tạp,chính vì thế, phần hành kế toán thanh toán đang giữ một vai trò rất quan trọng trong

hệ thống kế toán của Công ty Không chỉ có vậy, hiện nay, vai trò của phân tích cácchỉ tiêu phản ánh tình hình thanh toán và khả năng thanh toán đã được đặt ra trongCông ty, bằng chứng là các kế toán viên được yêu cầu tính ra một số tỷ suất thanhtoán và thể hiện chúng trên Thuyết minh báo cáo tài chính Có thể nói, kế toánthanh toán là cơ sở cho việc ra những quyết định mang lại hiệu quả cao kinh tế caohơn cho Công ty

Với nhận thức trên, trong thời gian thực tập tại Công ty Công nghiệp Hóachất Mỏ, em đã tập trung tìm hiểu về công tác hạch toán các nghiệp vụ thanh toán

tại Công ty và lựa chọn đề tài “Hoàn thiện hạch toán các nghiệp vụ thanh toán

với người mua và người bán tại Công ty Công nghiệp Hóa chất Mỏ” để viết

chuyên đề thực tập tốt nghiệp

Mong muốn của em qua đề tài này là nắm chắc được công tác tổ chức hạchtoán kế toán các nghiệp vụ thanh toán với các khách hàng và nhà cung cấp, có cáinhìn sâu sắc về công việc phân tích các chỉ tiêu thanh toán và hy vọng rằng chuyên

đề của mình sẽ có ích cho công tác kế toán thanh toán tại Công ty

Ngoài lời mở đầu và kết luận, chuyên đề gồm có 3 phần như sau:

Sinh viên Dương Ngọc Hoa

Phần 1 KHÁI QUÁT CHUNG VỀ TÌNH HÌNH HOẠT ĐỘNG SẢN XUẤT KINH DOANH TẠI CÔNG TY CÔNG NGHIỆP HÓA CHẤT MỎ

1.1 Đặc điểm hoạt động sản xuất kinh doanh tại Công ty CN Hóa chất Mỏ

1.1.1 Quá trình hình thành và phát triển

Tên doanh nghiệp: Công ty Công nghiệp Hóa chất Mỏ

Tên giao dịch quốc tế: Mining Chemical Industry Company (MICCO)

Tên chủ sở hữu: Tập đoàn Công nghiệp Than - Khoáng sản Việt Nam

Trụ sở chính: Ngõ 1- Phan Đình Giót - Phương Liệt - Thanh Xuân - Hà Nội

Ngành Hoá chất Mỏ (nay là ngành Vật liệu nổ công nghiệp) được thành lập

ngày 20/12/1965 theo Quyết định của Bộ Công nghiệp nặng, đánh dấu bước khởiđầu của chặng đường phát triển hơn 40 năm của Công ty Lúc này với tên gọi làTổng kho III trực thuộc Công ty Cung ứng vật tư COALIMEX, chỉ đơn thuần làkho chứa vật liệu tại huyện Hữu Lũng, tỉnh Lạng Sơn, có nhiệm vụ tiếp nhận và bảoquản vật liệu nổ công nghiệp được viện trợ từ các nước Xã hội chủ nghĩa như: Liên

Xô, Trung Quốc và các nước Đông Âu, nhằm cung ứng cho các ngành kinh tế trongnước, cho đến tháng 11/1975 phát triển và chuyển đổi thành Xí nghiệp Hóa chất Mỏtrực thuộc Công ty Cung ứng vật tư COALIMEX

Từ nǎm 1995, nhu cầu sử dụng vật liệu nổ công nghiệp ngày càng tǎng cao,nhằm thống nhất sự quản lý, thực hiện sản xuất, kinh doanh đảm bảo tuyệt đối antoàn và đáp ứng tốt hơn về vật liệu nổ công nghiệp của các ngành kinh tế, ngày29/3/1995, Vǎn phòng Chính phủ đã có Thông báo số 44 cho phép thành lập Công

ty Hoá chất Mỏ, và trên cơ sở đó ngày 1/4/1995, Bộ Nǎng lượng (nay là Bộ Côngnghiệp) đã có Quyết định số 204NL/TCCB-LĐ thành lập Công ty Hoá chất Mỏ

Ngày 29/4/2003 Thủ tướng Chính phủ đã ra Quyết định số TTg về việc chuyển Công ty Hoá chất Mỏ thành Công ty TNHH một thành viênVật liệu nổ công nghiệp Để đáp ứng nhu cầu phát triển của ngành và xu thế thời

77/2003/QĐ-đại, ngày 22/3/2006 Tập đoàn Công nghiệp Than – Khoáng sản Việt Nam đã raQuyết định số 591/QĐ-HĐQT về việc đổi tên Công ty TNHH một thành viên Vậtliệu nổ công nghiệp thành Công ty TNHH một thành viên Công nghiệp Hoá chất

Mỏ có nhiệm vụ như một vòng khép kín: từ nghiên cứu, sản xuất, phối chế - thửnghiệm, bảo quản, dự trữ quốc gia vật liệu nổ công nghiệp, xuất nhập khẩu thuốc

nổ, nguyên liệu, hoá chất để sản xuất vật liệu nổ công nghiệp, đến dịch vụ sau cungứng, vận chuyển, thiết kế mỏ, nổ mìn và các nhiệm vụ khác ngoài vật liệu nổ côngnghiệp

Tại thời điểm thành lập Công ty chỉ có 6 đơn vị thành viên, đến nay Công ty

đã có 29 đơn vị thành viên đặt trên 3 miền đất nước, kể cả vùng sâu, vùng xa, có cơ

sở kỹ thuật hiện đại sẵn sàng đáp ứng nhu cầu vật liệu nổ trong cả nước Công ty có

đủ các điều kiện: nghiên cứu, thử nghiệm, xuất nhập khẩu trực tiếp, sản xuất, cungứng vật liệu nổ công nghiệp thoả mãn các nhu cầu dịch vụ sau cung ứng và các dịch

vụ khác của các ngành kinh tế trong cả nước về vật liệu nổ công nghiệp

Hơn 40 năm xây dựng và phát triển, đặc biệt là 10 nǎm thực hiện đường lốiđổi mới theo Nghị quyết Đại hội VI của Đảng, được Chính phủ, các Bộ, các Ngành,các địa phương nơi đơn vị đóng quân quan tâm chỉ đạo, cho phép đầu tư cơ sở vậtchất, cùng với sự cố gắng nỗ lực của tập thể cán bộ công nhân viên chức, Công tyCông nghiệp Hóa chất Mỏ đã đạt được một số thành tích tiêu biểu, xuất sắc, đượcĐảng và Nhà nước ghi nhận:

- Đơn vị Anh hùng lao động

- Huân chương Độc lập

- Huân chương Lao động hạng nhất

- Huân chương Lao động hạng hai

- Huân chương Lao động hạng ba

- Huân chương Chiến công hạng ba

và nhiều huân, huy chương cho các tập thể và cá nhân

Với đề tài: "Nghiên cứu sản xuất thuốc nổ Anfo chịu nước" Công ty được Nhà nước

tặng 2 giải thưởng lớn:

- Giải thưởng Khoa học công nghệ VIFOTEC năm 1998

- Giải thưởng Nhà nước năm 2000

1.1.2 Tình hình hoạt động sản xuất kinh doanh

Công ty Công nghiệp Hóa chất Mỏ là một Doanh nghiệp Nhà nước hạchtoán độc lập, trực thuộc Tập đoàn Công nghiệp Than – Khoáng sản Việt Nam, hoạtđộng sản xuất kinh doanh trong các lĩnh vực:

1 Sản xuất, phối chế - thử nghiệm vật liệu nổ công nghiệp

2 Xuất khẩu, nhập khẩu vật liệu nổ công nghiệp, nguyên liệu, hoá chất đểsản xuất vật liệu nổ công nghiệp

3 Bảo quản, đóng gói, cung ứng, dự trữ quốc gia về vật liệu nổ công nghiệp

4 Sản xuất, cung ứng: dây điện, bao bì đóng gói thuốc nổ, giấy sinh hoạt,than sinh hoạt, vật liệu xây dựng

5 Thiết kế, thi công xây lắp dân dụng, các công trình giao thông thuỷ lợi,thiết kế công trình, khai thác mỏ

6 May hàng bảo hộ lao động, hàng may mặc xuất khẩu.

7 Làm dịch vụ khoan nổ mìn cho các mỏ lộ thiên, hầm lò, kể cả nổ mìn dướinước theo yêu cầu của khách hàng

8 Nhập khẩu vật tư thiết bị và nguyên vật liệu may mặc Cung ứng xǎng dầu

và vật tư - thiết bị

9 Vận tải đường bộ, sông, biển, quá cảnh, các hoạt động cảng vụ và đại lývận tải biển Sửa chữa phương tiện vận tải, thi công cải tạo phương tiện cơ giớiđường bộ

10 Dịch vụ ǎn - nghỉ

Công ty Công nghiệp Hóa chất Mỏ đã có quá trình hơn 40 năm làm công tácquản lý, cung ứng vật liệu nổ công nghiệp và luôn đầu tư đổi mới năng lực Hiệnnay Công ty có một đội ngũ các kỹ sư, cán bộ và công nhân kỹ thuật lành nghề, đãđược rèn luyện qua thực tế nhiều năm và được Bộ Công nghiệp tập huấn, kiểm tra,cấp giấy phép triển khai ngành nghề trên trong toàn quốc

Trong những năm qua, Công ty đã triển khai dịch vụ nổ mìn an toàn và đemlại hiệu qủa cao cho nhiều đơn vị trong những lĩnh vực khác nhau:

- Trong khai thác than: đã làm dịch vụ nổ mìn cho hầu hết các mỏ lộ thiênnhư: Mỏ Cao Sơn, Núi Béo, Dương Huy, Đèo Nai, Cọc 6, Hà Tu và các đơn vịkhai thác lộ vỉa khác

- Trong ngành xây dựng: đã làm dịch vụ nổ mìn cho Công ty sản xuất vậtliệu xây dựng Hoà An, Công ty sản xuất vật liệu xây dựng Bình Dương, Công tyđầu tư và phát triển Đà Nẵng, Công ty xây dựng 45, Công ty xây dựng số II GiaLai, Công ty xây dựng Lũng Lô, Công ty Cổ phần Bê tông xây dựng Thái nguyên,Công ty công trình Quảng Ngãi, Công ty xây dựng hạ tầng và sản xuất vật liệu TháiNguyên

- Trong ngành giao thông vận tải: đã làm dịch vụ nổ mìn cho Tổng công ty tưvấn thiết kế giao thông vận tải, Công ty xây dựng Thăng Long, Công ty xây dựngcông trình giao thông Gia Lai, Công ty công trình giao thông 511, Công ty côngtrình giao thông Sơn La, Xí nghiệp 296 và các công ty xây dựng thi công đường HồChi Minh

- Công ty đã thử nổ giới thiệu sản phẩm mới trong công trình ngầm : Côngtrình Đa Mi - Hàm thuận, công trình Yaly, công trình hầm Hải Vân Đặc biệt đã tổchức làm dịch vụ nổ mìn trong những công trình đòi hỏi nghiêm ngặt công tác antoàn bảo vệ các công trình xung quanh như: Công trình san gạt mặt bằng kho LiênChiểu, công trình đào hồ chứa nước Bình An, công trình đê chắn sóng Dung Quất.Công ty đã sử dụng công nghệ nổ mìn tiên tiến kể cả công nghệ nổ mìn tạo mầu

phục vụ cho các lễ khởi đảm bảo an toàn và đem lại hiệu quả cho đơn vị kháchhàng

Hiện nay, Công ty Công nghiệp Hóa chất Mỏ đang cung ứng các loại vật liệu

nổ công nghiệp cho các công trình lộ thiên bao gồm:

- Thuốc nổ : Anfo, Anfo chịu nước, AĐ1, ZECNO, nhũ tương NT13, EE31

- Mồi nổ : Năng luợng cao VE05, Petolite, Power Prime

- Phụ kiện nổ : Kíp điện, dây nổ, ngòi nổ phi điện do các hãng ICI, IDL,Quốc phòng sản xuất

Với các công trình ngầm, Công ty hiện đang cung ứng các loại vật liệu nổcông nghiệp bao gồm: thuốc nổ Superdyne, P3151, P113 với ngòi nổ phi điện Raydet,EXEL, KVP-8N do các hãng IDL, ICI và Quốc phòng sản xuất

Các vật liệu nổ trên có chất lượng cao, nằm trong danh mục các loại vật liệu

nổ được phép sử dụng Giá đã được đăng ký và đã được Uỷ ban Vật giá Chính phủnhất trí Công ty đang triển khai và chuẩn bị cung ứng những loại vật liệu nổ khônggây ô nhiễm môi trường, độc hại

Thời gian qua, Công ty đã cung ứng vật liệu nổ công nghiệp có hiệu quả chocác công ty của Nhật Bản thi công các công trình quan trọng tại Việt Nam như:

- Công ty Kumagaigumi Co,.Ltd thi công đường hầm và khai thác đá choNhà máy Xi măng Nghi Sơn

- Công ty liên doanh Meada - HCC 46 Sang Yong Tomen Joint Venture thicông công trình thuỷ điện Đa Mi

- Công ty liên doanh Kumagai - Kukdong - Astaldi thi công công trình Nhàmáy thuỷ điện Hàm Thuận

Sau khi chuyển đổi thành công ty TNHH một thành viên, bằng sự nỗ lực củatoàn thể cán bộ công nhân viên chức, Công ty Công nghiệp Hóa chất Mỏ đã đạtđược những thành công đáng kể

Tình hình biến động về lao động của Công ty qua các năm gần đây theochiều hướng tiến bộ Tổng số lao động của Công ty năm 2005 là 2.794 người đếnnăm 2007 là 3.624 người, tăng 830 người với tốc độ tăng bình quân mỗi năm là13,96 % Trong đó, số lao động có trình độ đại học, cao đẳng tăng đều qua các năm.

Cơ cấu lao động kỹ thuật tăng lên kéo theo nó là lao động phổ thông giảm do đượctuyển chọn đi học nâng cao tay nghề Việc tăng số lượng lao động qua các năm phùhợp với mục tiêu mở rộng sản xuất thêm các ngành nghề khác của Công ty

Trong 3 năm gần đây (2005 – 2007), tổng số vốn của Công ty có xu hướngtăng lên, từ 380.768.084.793 đồng năm 2005 lên 503.883.969.320 đồng năm 2007,tốc độ tăng bình quân mỗi năm là 15,28 % Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch

vụ ngày càng tăng, tốc độ tăng bình quân mỗi năm là 16,68 % Về hoạt động tàichính, qua 3 năm chi phí tài chính đều tăng và luôn cao hơn doanh thu hoạt động tàichính, do đó phần nào ảnh hưởng đến lợi nhuận thuần từ hoạt động kinh doanh,khiến cho tốc độ tăng bình quân mỗi năm của chỉ tiêu này là 131,54% Lợi nhuậnkhác cũng tăng lên, tốc độ tăng bình quân mỗi năm là 94,27 % Lợi nhuận sau thuếtăng từ 11.619.048.003 đồng năm 2005 lên 23.801.072.837 đồng năm 2007, tốc độtăng bình quân mỗi năm là 118,76 %

Có thể nói Công ty Công nghiệp Hóa chất Mỏ đang trên đà phát triển đểkhẳng định mình trong nền kinh tế sau khi chuyển đổi, là doanh nghiệp làm ăn cólãi và có tình hình tài chính ổn định, đời sống cán bộ công nhân viên ngày một cảithiện Những nhận định trên được thể hiện thông qua Bảng tổng hợp một số chỉ tiêusau:

BIỂU 1.1: BẢNG TỔNG HỢP TÌNH HÌNH SẢN XUẤT KINH DOANH QUA CÁC NĂM

Lợi nhuận sau

CỦA CÔNG TY CÔNG NGHIỆP HÓA CHẤT MỎ

1.1.3 Đặc điểm tổ chức bộ máy quản lý

Công ty Công nghiệp Hóa chất Mỏ có 29 đơn vị thành viên trải dài trên khắplãnh thổ Việt Nam, trong đó có 14 đơn vị chịu sự quản lý trực tiếp của Công ty và

15 xí nghiệp, chi nhánh làm nhiệm vụ sản xuất, tàng trữ, cung ứng và làm dịch vụ

nổ mìn Mô hình tổ chức bộ máy quản lý của Công ty như sau:

- Hội đồng quản trị: là bộ phận giữ trọng trách cao nhất trong toàn công ty,

có quyền quyết định tới mọi vấn đề của công ty

- Giám đốc: dưới sự chỉ đạo của HĐQT, có thể thay mặt HĐQT giải quyếttất cả các vấn đề quan trọng của công ty, lãnh đạo toàn thể cán bộ công nhân viênlàm sao đạt hiệu quả cao nhất trong kinh doanh Giám đốc chịu trách nhiệm điềuhành, quản lý chung và trực tiếp quản lý các phòng ban: phòng tổ chức cán bộ,phòng kế toán - tài chính - thống kê, phòng thương mại, phòng kiểm toán nội bộ vàthanh tra

- Các Phó giám đốc: tham mưu, trợ giúp cho Giám đốc là 4 Phó giám đốc,mỗi Phó giám đốc có chức năng riêng và phụ trách một số phòng ban theo phâncấp

- Kế toán trưởng: dưới sự chỉ đạo của Giám đốc, có chức năng tham mưu,quản lý toàn bộ tình hình tài chính của công ty Thực hiện quản lý tài chính theoquy định của pháp luật Việt Nam

Chức năng của các phòng ban trong Công ty:

- Phòng lao động tiền lương: quản lý tiền lương, định mức lao động, đào tạo,thanh tra, quản lý công tác thi đua khen thưởng, kỷ luật lao động, lập chứng từ banđầu về lao động - tiền lương đảm bảo quyền lợi, chế độ cho người lao động

- Phòng kế hoạch và chỉ huy sản xuất: xây dựng kế hoạch sản xuất kinhdoanh, kế hoạch giá thành Quản lý và kiểm tra việc thực hiện các hợp đồng kinh tếđối với công việc sản xuất phụ trợ, thống kê sản xuất, điều độ thực hiện kế hoạch

Sơ đồ 1.1: Sơ đồ bộ máy quản lý của Công ty

Hội đồng quản trị

Giám đốcPGĐ 3

PGĐ 2PGĐ 1

P lao động tiền lương

P kế hoạch

và chỉ huy sx

P kế toán,

TC, thống kê

P

thương mại

P kiểm toán nội

bộ và TT

P tổ chức cán bộ

P

bảo vệ

Văn phòng công ty

P

kỹ thuật CN

Cty

CN HCM Tây Nguyên

Khách sạn Hạ Long

Trung tâm VLN CN

Cty

CN HCM Tây Bắc

Cty

CN HCM Nam Trung Bộ

Cty

CN HCM Việt Bắc

Cty

CN HCM Bắc Trung Bộ

Cty

CN HCM Trung Trung Bộ

XN vận tải VLN CN Bắc Ninh

Cty

CN HCM Bạch Thái Bưởi

- Phòng kế toán - tài chính - thống kê: quản lý, sử dụng, bảo toàn và pháttriển vốn và tài sản được giao đúng mục đích, tiết kiệm và hiệu quả Có trách nhiệmxây dựng và thực hiện kế hoạch tài chính, thực hiện giá bán sản phẩm theo đúngquy định, thực hiện giám sát các hoạt động của Công ty.

- Phòng thương mại: xây dựng và chịu trách nhiệm thực hiện các kế hoạchkinh doanh, phát triển khả năng cung ứng vật tư, giá bán của các sản phẩm nổ

- Phòng kiểm toán nội bộ và thanh tra: xây dựng nội quy, quy định, quản lýcông tác thanh tra đồng thời giám sát, kiểm tra các hoạt động tài chính trong nội bộCông ty

- Phòng tổ chức cán bộ: quản lý công tác tổ chức sản xuất, tổ chức cán bộ, tổchức lao động

- Phòng bảo vệ: xây dựng nội quy, quy định, quản lý công tác bảo vệ, quân

sự và pháp chế trong nội bộ Công ty

- Văn phòng Công ty: quản lý công tác quản trị hành chính, pháp chế vớicông việc: văn thư, lưu trữ, phục vụ khu vực văn phòng, nhà ăn ca, khách củangành

- Phòng kỹ thuật công nghiệp: quản lý về kỹ thuật

- Phòng thiết kế công nghệ: làm nhiệm vụ tư vấn, khảo sát thiết kế xây dựng,thiết kế các sản phẩm mới

- Phòng an toàn: xây dựng kế hoạch, biện pháp an toàn sản xuất về lao động

và thiết bị máy móc

1.1.4 Đặc điểm về sản phẩm và thị trường tiêu thụ

Sản phẩm chính của Công ty Công nghiệp Hóa chất Mỏ là Vật liệu nổ côngnghiệp Đây là một loại hàng hóa đặc biệt trong danh mục hàng hóa của Nhà nướcbởi nó không giống như các loại hàng hóa thông thường được kinh doanh bày bánrộng rãi trên thị trường mà đây là sản phẩm chỉ được tiêu thụ bởi những tập thể và

cá nhân kinh doanh được sự đồng ý, cho phép của các cơ quan Nhà nước có thẩmquyền

Vật liệu nổ công nghiệp là sản phẩm dân dụng nhưng lại không phải là hàng gia dụng Đây là loại hàng hoá đặc biệt, kinh doanh có điều kiện do Nhà nước thống nhất quản lý với những quy định hết sức chặt chẽ Đó là, chỉ được bán cho người được phép mua, và chỉ được mua của người được phép bán.

BIỂU 1.2: BẢNG ĐẶC TÍNH KỸ THUẬT CỦA MỘT SỐ LOẠI THUỐC NỔ

DO CÔNG TY CÔNG NGHIỆP HÓA CHẤT MỎ SẢN XUẤT

Sản phẩm thuốc nổ là loại sản phẩm có đặc điểm kỹ thuật phức tạp và có tínhchất nguy hiểm Do vậy, nó đòi hỏi các cán bộ kinh doanh cũng như các nhân viên

kỹ thuật và lao động tiếp xúc trực tiếp với sản phẩm này phải có trình độ kỹ thuậtcao, hiểu biết sâu rộng và tuyệt đối tuân thủ nghiêm ngặt những quy tắc an toàntrong lao động thì mới có thể cung cấp những sản phẩm tốt nhất cho người sử dụng

Hiện nay, sản phẩm của Công ty Công nghiệp Hóa chất Mỏ đang chiếm ưuthế lớn trên thị trường, uy tín, thị phần của Công ty ngày càng được nâng cao Sảnphẩm của Công ty chủ yếu phục vụ cho ngành khai thác mỏ và những ngành có nhucầu nhưng phải được phép sử dụng thuốc nổ

Cùng với sự phát triển của đất nước, nhu cầu sử dụng vật liệu nổ ngày càngtăng lên Đến nay, cả nước có 6 doanh nghiệp được phép sản xuất vật liệu nổ côngnghiệp, trong đó có 5 doanh nghiệp của Bộ Quốc phòng và một doanh nghiệp của

Bộ Công thương Trên toàn quốc hiện nay chỉ có 2 công ty được quyền cung ứngthuốc nổ đó là: Công ty Công nghiệp Hóa chất Mỏ (MICCO) thuộc Tập đoàn Côngnghiệp Than - Khoáng sản Việt Nam và Công ty Vật tư Công nghiệp Quốc phòng(GAET) thuộc Tổng cục Công nghiệp Quốc phòng Thực hiện chức năng là cầu nốingười sử dụng với người sản xuất, MICCO và GAET đã thiết lập mạng lưới cungứng vật liệu nổ tương đối đồng bộ, rộng khắp, kể cả ở vùng sâu, vùng xa, đáp ứng

về số lượng và chủng loại cho nhu cầu sử dụng của nền kinh tế, đồng thời bước đầuxuất khẩu sản phẩm này sang Lào Hai công ty này vừa hợp tác, vừa cạnh tranh, cónhững tiêu chí riêng trong kinh doanh nhưng có mục đích chung là đáp ứng tốt nhấtnhu cầu sử dụng của khách hàng

Như vậy, với sự cạnh tranh gay gắt của Công ty Vật tư công nghiệp Quốcphòng, Công ty Công nghiệp Hóa chất Mỏ phải nỗ lực hơn nữa về mọi mặt để duytrì, giữ vững thị phần của mình trên thị trường

1.1.5 Đặc điểm tổ chức sản xuất

1.1.5.1 Đặc điểm về máy móc thiết bị

Hệ thống máy móc thiết bị của Công ty gồm 2883 tấn phương tiện vận tảithuỷ bộ với trên 90 ô tô vận tải, 4 tầu đi biển, 3 tầu kéo, 2 tự hành, 8 xà lan đường

sông, 31 xe chuyên dụng phục vụ chỉ huy sản xuất nổ mìn Hệ thống kho chứa vậtliệu nổ công nghiệp đạt tiêu chuẩn TCVN 4586/1997 trên toàn quốc với sức chứatrên 6.000 tấn thuốc nổ, 6.625.000 chiếc kíp, 6.360.000 mét dây nổ và dây cháyđược phân bố đều dọc đất nước và hệ thống cảng gồm 3 cảng chuyên dùng để bốcxếp vật liệu nổ công nghiệp Đặc biệt Công ty đã đầu tư mua sắm 3 dây chuyền sảnxuất thuốc nổ: Zéc-nô; Thuốc nổ an toàn sử dụng trong mỏ hầm lò có khí và bụi nổ,

và dây chuyền sản xuất thuốc nổ Anfo và Anfo chịu nước với tổng công suất trên35.000 tấn/ nǎm Trong đó, dây chuyền sản xuất thuốc nổ Anfo và Anfo chịu nướcđược Thủ tướng Chính phủ quyết định đầu tư với tổng giá trị 29,2 tỉ đồng, thiết bịnhập khẩu đồng bộ của Mỹ với một dây chuyền sản xuất tĩnh và 2 xe sản xuất tựđộng nạp thuốc nổ tại khai trường

Sơ đồ 1.2: Sơ đồ cung ứng thuốc nổ và dịch vụ nổ

1.1.5.2 Quy trình công nghệ sản xuất sản phẩm

Quy trình công nghệ sản xuất thuốc nổ được tiến hành theo từng đợt trên dâychuyền tự động hóa, khép kín, liên hoàn, thống nhất từ khâu đưa nguyên liệu vàosản xuất đến khi đưa ra sản phẩm Hiện nay, Công ty có 2 loại dây chuyền để sản

xuất và phối chế các loại thuốc nổ là Dây chuyền tĩnh và Dây chuyền động: Dâychuyền tĩnh là loại dây chuyền được đặt tại một nhà máy cố định, thuốc nổ được sảnxuất tại đây rồi mới được chuyển đi tiêu thụ, vì thế nơi sản xuất thường ở xa nơitiêu thụ Dây chuyền động là loại dây chuyền sản xuất thuốc nổ trực tiếp ở khaitrường Khi phát sinh nhu cầu với các hợp đồng kinh tế có khối lượng lớn, để tránhphải vận chuyển thuốc nổ trên một quãng đường dài Công ty đã đầu tư mua sắm 2

xe sản xuất thuốc nổ trực tiếp tại khai trường, xe này sẽ đến trực tiếp tại khaitrường, tự động trộn thuốc nổ, khoan lỗ nổ và nạp thuốc nổ

Sơ đồ 1.3: Quy trình công nghệ sản xuất thuốc nổ

1.2 Đặc điểm tổ chức công tác kế toán tại Công ty Công nghiệp Hóa chất Mỏ

Kiểm tra chất lượng sản phẩm

Phối trộn lần 2Dầu Diezen

máy kế toán riêng không chỉ làm nhiệm vụ thu thập số liệu, chứng từ kế toán màcòn hạch toán và lập sổ sách riêng cho các công ty thành viên, định kỳ kế toán cácđơn vị nộp báo cáo về phòng kế toán Công ty.

Để phục vụ cho công tác hạch toán kế toán cũng như để thống nhất với cơcấu, chức năng, hoạt động của bộ máy quản lý của Công ty thì bộ máy kế toán củaCông ty được thiết lập và hoạt động như sau:

- Kế toán trưởng: chịu trách nhiệm trước Hội đồng quản trị và Giám đốc vềcông tác tài chính kế toán của Công ty Thực hiện chức năng, quyền hạn của kế toántrưởng theo điều lệ kế toán trưởng và theo quy định phân công nhiệm vụ của Giámđốc

- Phó phòng kế toán: giúp kế toán trưởng trong điều hành, chỉ đạo các hoạtđộng hạch toán kế toán, thay thế kế toán trưởng điều hành bộ máy kế toán khi vắngmặt Phó phòng kế toán được giao nhiệm vụ phối hợp cùng với các phòng ban xâydựng kế hoạch giá thành sản xuất; xây dựng, duyệt kế hoạch chi phí để xin nhànước cấp kinh phí; xây dựng kế hoạch điều hành, chỉ huy sản xuất hàng tháng, quý,năm của Công ty

- Kế toán thuế: theo dõi, cập nhật toàn bộ các loại thuế phát sinh phải nộpNgân sách Nhà nước, lập báo cáo thuế gửi các cơ quan chức năng theo quy định.Theo dõi toàn bộ nghiệp vụ phát sinh về hàng hóa vật liệu nổ và hàng hóa khác.Ngoài ra còn theo dõi công nợ nội bộ (TK 136, TK 336) các đơn vị: Công ty Côngnghiệp Hóa chất mỏ Trung Trung Bộ và Xí nghiệp Sản xuất cung ứng vật tư HàNội

- Kế toán tiền gửi và tiền vay: tiếp nhận chứng từ thanh toán, cấp vốn,chuyển tiền… qua ngân hàng Hướng dẫn kịp thời các đơn vị trực thuộc hạch toáncác khoản phải thu nợ bù trừ qua Công ty, các khoản vay, thanh toán đầu tư, cáckhoản phát vốn… Ngoài ra còn phụ trách theo dõi công nợ nội bộ của đơn vị Xínghiệp Vật liệu nổ công nghiệp thủy bộ Bắc Ninh

- Kế toán tiền mặt và tạm ứng: tiếp nhận chứng từ thu chi tiền mặt, kiểm trachứng từ và lập phiếu thu, phiếu chi để thanh toán theo quy định Theo dõi, đôn đốcthu hồi tạm ứng Ngoài ra còn theo dõi công nợ nội bộ các đơn vị: Công ty Côngnghiệp Hóa chất mỏ Nam Trung Bộ và Công ty Công nghiệp Hóa chất mỏ Nam Bộ.

- Kế toán theo dõi công nợ, doanh thu, giá vốn: theo dõi toàn bộ phát sinhcông nợ phải thu, phải trả khách hàng Thực hiện quản lý, đối chiếu công nợ theoquy định Ngoài ra còn theo dõi doanh thu và nguồn vốn

- Kế toán chi phí sản xuất và tính giá thành: theo dõi, cập nhật toàn bộ cácloại chi phí phát sinh Tổng hợp, tính toán giá thành sản xuất sản phẩm

- Kế toán tài sản cố định, nguồn vốn, xây dựng cơ bản: theo dõi toàn bộ phátsinh tăng, giảm, hao mòn tài sản cố định, xây dựng cơ bản của Công ty Theo dõinguồn vốn kinh doanh, nguồn kinh phí hình thành tài sản cố định của toàn Công ty.Ngoài ra còn theo dõi công nợ của các đơn vị: Công ty Công nghiệp Hóa chất mỏQuảng Ninh, Công ty Công nghiệp Hóa chất mỏ Bạch Thái Bưởi

- Kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương: theo dõi tiền lương (TK334), bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, kinh phí công đoàn (TK 338): theo dõi, tínhtoán toàn bộ phát sinh về tiền lương và các khoản trích theo lương của cơ quanCông ty Theo dõi công tác tính giá: tính toán, xây dựng giá Vật liệu nổ côngnghiệp trình các cơ quan chức năng của Nhà nước và hướng dẫn các đơn vị thựchiện Tính toán, trích lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho cho mặt hàng Vật liệu nổcủa Công ty Ngoài ra còn theo dõi công nợ nội bộ của các đơn vị: Công ty Côngnghiệp Hóa chất mỏ Tây Bắc, Công ty Công nghiệp Hóa chất mỏ Việt Bắc

- Kế toán nguyên vật liệu – công cụ dụng cụ: theo dõi toàn bộ phát sinh vềnguyên liệu, vật liệu, công cụ dụng cụ, thành phẩm tồn kho của toàn Công ty theoquy định Theo dõi các khoản phải thu, phải trả khác (TK138, TK 338) Ngoài racòn theo dõi công nợ nội bộ của các đơn vị: Công ty Công nghiệp Hóa chất mỏ TâyNguyên, Công ty Công nghiệp Hóa chất mỏ Bắc Trung Bộ

- Thủ quỹ kiêm thống kê: thực hiện thu, phát tiền, quản lý két tiền và theodõi các tài khoản chi phí quản lý và chi phí bán hàng

- Kế toán tổng hợp: làm nhiệm vụ hạch toán các phần việc còn lại, ghi sổ cái,thực hiện kiểm tra, đối chiếu số liệu kế toán ở các bộ phận liên quan và lập báo cáotài chính cuối năm

Sơ đồ 1.4: Sơ đồ bộ máy kế toán tại Công ty

1.2.2 Hình thức ghi sổ kế toán

Công ty Công nghiệp Hóa chất Mỏ hiện nay đang áp dụng ghi sổ kế toán

theo hình thức Nhật ký chung Với hình thức ghi sổ này, Công ty đã thiết lập nên

cho mình một công cụ tuy có hơi phức tạp trong hạch toán nhưng mang lại hiệu quảcao trong việc quản lý chi tiết từng phần hành kế toán Hầu hết các đơn vị thành

Kế toán trưởng

Phó phòng kế toán

KT chi phí và giá thành

KT

tổng

hợp

KT tiền mặt và tạm ứng

KT thuế

KT công nợ, doanh thu

KT vật liệu, CC DC

Thủ quỹ kiêm thống kê

KT các đơn vị thành viên

KT TSCĐ nguồn vốn, XDCB

viên đều được trang bị phần mềm kế toán máy Số liệu sau khi được các kế toánviên lấy từ các chứng từ gốc sẽ nhập vào máy tính, phần mềm sẽ có nhiệm vụ bóctách, phân loại các giá trị để đưa về các sổ cái và kết chuyển vào cuối kỳ báo cáo tàichính Cuối mỗi tháng, kế toán sau khi kiểm tra trên máy, các số liệu tổng hợp sẽphải in ra sổ theo hình thức Nhật ký chung để trình kế toán trưởng và Giám đốc ký,đây cũng là cơ sở để tiến hành kiểm tra và kiểm toán Về nguyên tắc, việc ghi sổtheo trình tự sau:

Sơ đồ 1.5: Trình tự ghi sổ theo hình thức Nhật ký chung

Ghi chú:

Ghi hàng ngàyGhi cuối tháng hoặc định kỳQuan hệ đối chiếu

Tuy nhiên, qua phần mềm kế toán, việc xử lý các nghiệp vụ kế toán sẽ trởnên đơn giản hơn và được thực hiện như sau:

Sơ đồ 1.6: Quy trình xử lý nghiệp vụ trong kế toán máy

Bảng tổnghợp chi tiết

Báo cáo tài chínhBảng cân đối TK

Sổ cái

Sổ nhật ký đặc biệt

Sổ nhật ký chung

Sổ, thẻ kế toánchi tiếtChứng từ kế toán

Các nghiệp vụ kinh tế phát sinh

1.2.3 Chính sách kế toán áp dụng tại Công ty Công nghiệp Hóa chất Mỏ

Công ty áp dụng chế độ kế toán mới ban hành theo Quyết định số15/2006/QĐ - BTC của Bộ Tài chính thay thế Quyết định số 1141TC/QĐ/CĐKT,

áp dụng cho các doanh nghiệp thuộc mọi lĩnh vực, mọi thành phần kinh tế trong cảnước từ năm tài chính 2006, đồng thời tuân theo Quy trình hạch toán kế toán đượcban hành kèm theo Quyết định số 3518/QĐ – TKKTTC ngày 24/12/2004, dựa trênQuy chế tài chính do Hội đồng quản trị thông qua ngày 4/12/2003 Theo chế độ kếtoán này, tại Công ty được áp dụng cụ thể như sau:

Niên độ kế toán:

Lập chứng từ

Nhập chứng từ vào máy

Lên báo cáo

Báo cáo tài chính, sổ sách kế toánCác tệp số liệu chi tiết, tổng hợpCác chứng từ kế toán

Niên độ kế toán của Công ty được tính theo năm dương lịch, bắt đầu từ ngày1/1 đến hết ngày 31/12.

Đơn vị tiền tệ sử dụng trong hạch toán: Đồng Việt Nam

- Đối với ngoại tệ: hạch toán các nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo tỷ giá thực

tế tại thời điểm phát sinh nghiệp vụ

- Đối với số dư các tài khoản có gốc ngoại tệ cuối năm tài chính: đánh giátheo tỷ giá giao dịch bình quân liên Ngân hàng tại thời điểm ngày 31/12

Công ty có một số đối tác nước ngoài như Nhật, Trung Quốc (chủ yếu làmua nguyên liệu cho sản xuất thuốc nổ), các hợp đồng được ký kết bằng ngoại tệ(thường là USD) nhưng trong ghi chép kế toán được quy đổi ra đồng Việt Nam theo

tỷ giá thực tế trên thị trường liên ngân hàng tại thời điểm quy đổi

Hệ thống chứng từ kế toán:

Hệ thống chứng từ mà Công ty sử dụng khá đầy đủ theo Quyết định số15/2006/QĐ - BTC ban hành ngày 20/3/2006 của Bộ Tài chính và đảm bảo tính hợppháp, được chia thành hai loại:

Những chứng từ bắt buộc theo mẫu quy định của Bộ Tài chính, gồm:

- Hóa đơn GTGT, hóa đơn bán hàng,

- Phiếu thu, phiếu chi, biên lai thu tiền,

- Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển hàng…

Ngoài ra, Công ty còn tự lập và sử dụng thêm một số chứng từ như:

- Phiếu làm đêm, phiếu làm thêm giờ, phiếu nghỉ hưởng BHXH

- Biên bản đối chiếu công nợ; biên bản bù trừ công nợ; biên bản kiểm kê vậtliệu, sản phẩm, hàng hóa…

Đặc biệt, ở Công ty Công nghiệp Hóa chất Mỏ các Thông báo, Công văn màCông ty gửi xuống cho các đơn vị đôi khi cũng được sử dụng như một chứng từ đểvào sổ kế toán

Hệ thống chứng từ của Công ty được luân chuyển theo tính chất nghiệp vụ,mỗi phần hành kế toán sẽ có quy trình luân chuyển chứng từ riêng và được giám sátchặt chẽ Chứng từ kế toán thường xuyên được kiểm tra, sau khi sử dụng trong nămtài chính sẽ được đưa vào bảo quản, lưu trữ, sau một thời gian theo quy định chotừng loại chứng từ, Công ty sẽ tiến hành hủy chứng từ

Hệ thống tài khoản kế toán

Công ty áp dụng hệ thống tài khoản kế toán dành cho Doanh nghiệp banhành kèm theo Quyết định số 15/2006/QĐ – BTC của Bộ Tài chính Hệ thống tàikhoản kế toán áp dụng tại Công ty hoàn toàn phù hợp với chế độ, ứng với mỗikhoản mục đều có một tài khoản chi tiết riêng, các tài khoản đều được chi tiết đếntài khoản cấp 2, cấp 3 một cách hợp lý và logic

Ngoài ra, để thuận tiện cho việc theo dõi và quản lý và để phù hợp với đặcđiểm hoạt động kinh doanh cũng như đặc điểm của công tác hạch toán kế toán,Công ty có loại bỏ bớt một số tài khoản, như: TK 158 - “Hàng hóa kho bảo thuế”,

TK 217 “Bất động sản đầu tư”, TK 223 “Đầu tư vào công ty liên kết”, TK 337

-“Thanh toán theo tiến độ HĐXD”, TK 343 - “Trái phiếu phát hành”, TK 419 - “Cổphiếu quỹ”, TK 611 - “Mua hàng”, TK 631 - “Giá thành sản xuất” Đồng thời, Công

ty cũng xây dựng thêm một số tài khoản: TK 451 - “Quỹ quản lý của cấp trên”, TK

009 - “Nguồn vốn khấu hao cơ bản”

Hệ thống sổ sách kế toán

Hệ thống sổ sách tại Công ty tương đối đầy đủ theo đúng quy định của BộTài chính, có hệ thống sổ chi tiết riêng cho từng khoản mục và từng đối tượng Việccất giữ và bảo quản sổ sách được thực hiện khá tốt, sổ sách được phân loại theo đối

tượng và theo năm tài chính sử dụng, được sắp xếp một cách trật tự và cẩn thận DoCông ty Công nghiệp Hóa chất Mỏ áp dụng phần mềm kế toán máy nên hệ thống sổsách kế toán của Công ty chỉ được sử dụng để phục vụ cho công tác ký duyệt, báocáo, kiểm toán, thanh tra…

Hệ thống báo cáo kế toán

Công ty Công nghiệp Hóa chất Mỏ có hai hệ thống báo cáo kế toán, đó làbáo cáo tài chính và báo cáo quản trị

Về báo cáo tài chính, Công ty lập đầy đủ các báo cáo tài chính theo quy địnhcủa Bộ Tài chính, gồm: Bảng cân đối kế toán, Báo cáo kết quả hoạt động kinhdoanh, Báo cáo lưu chuyển tiền tệ và Thuyết minh Báo cáo tài chính Thời điểm lậpbáo cáo tài chính là vào cuối niên độ kế toán Định kỳ 6 tháng, báo cáo kế toán(theo hình thức báo cáo quyết toán) từ các đơn vị thành viên được gửi về Công ty.Công ty có trách nhiệm tổng hợp các báo cáo trên để lập thành báo cáo tài chính củatoàn Công ty Các báo cáo tài chính đều phải được kiểm toán trước khi trình lên Tậpđoàn Công nghiệp Than – Khoáng sản Việt Nam

Về báo cáo quản trị, sau một kỳ kế toán, phòng kế toán tài chính sẽ lập cácbáo cáo quản trị theo yêu cầu của Tập đoàn Công nghiệp Than – Khoáng sản ViệtNam gồm: Báo cáo chi phí sản xuất theo yếu tố; Báo cáo tăng giảm nguồn vốn kinhdoanh; Báo cáo chi tiết doanh thu, chi phí, lãi lỗ; Báo cáo chi phí dịch vụ mua ngoài

và chi phí khác bằng tiền; Báo cáo các khoản phải thu, phải trả trong nội bộ Tậpđoàn; Báo cáo tổng hợp kiểm kê hàng tồn kho; Báo cáo phân phối lợi nhuận… Tuynhiên, trong năm tài chính, tùy theo yêu cầu của Ban lãnh đạo Công ty, kế toán viên

sẽ lập các báo cáo nhanh cung cấp thông tin, số liệu cho quá trình ra quyết định củanhà quản lý

Phần 2 THỰC TRẠNG TỔ CHỨC HẠCH TOÁN CÁC NGHIỆP VỤ THANH TOÁN VỚI NGƯỜI MUA VÀ NGƯỜI BÁN TẠI CÔNG TY

CÔNG NGHIỆP HÓA CHẤT MỎ

2.1 Đặc điểm các nghiệp vụ thanh toán với người mua và người bán tại Công

ty Công ty Công nghiệp Hóa chất Mỏ

2.1.1 Đối tượng thanh toán

Trong một công ty, đặc biệt là đối với các công ty có quy mô lớn đươngnhiên sẽ có rất nhiều nghiệp vụ thanh toán khác nhau, tuy nhiên, trong giới hạn củachuyên đề này, em chỉ xin trình bày về các nghiệp vụ thanh toán với người mua vàngười bán tại Công ty Công nghiệp Hóa chất Mỏ

Là một công ty lớn, có lĩnh vực hoạt động kinh doanh rất đa dạng nên Công

ty Công nghiệp Hóa chất Mỏ có rất nhiều đối tác cung cấp hàng hóa Tính đến đầunăm 2008, trên sổ sách kế toán của toàn Công ty có tới hơn 500 đối tác là nhà cungcấp, riêng tại trung tâm là hơn 50 đối tác Trong lĩnh vực sản xuất kinh doanh chính

là Vật liệu nổ công nghiệp, Công ty có các nhà cung cấp cả trong và ngoài nước,trong nước là các công ty hóa chất, các công ty của Bộ Quốc phòng và ngoài nước

là một số công ty của Trung Quốc, Nhật Bản… Có thể kể tới một số công ty cóquan hệ thường xuyên như Công ty Cơ điện và Vật liệu nổ 31 (Z31) cung cấp thuốc

nổ AĐ, Công ty GUANGXI BROADIM (Trung Quốc) cung cấp Nitơrat Amôn tinhthể, Công ty Fujsu (Nhật Bản) cung cấp Đạm xốp…

Đồng thời Công ty Công nghiệp Hóa chất Mỏ cũng là một công ty có thịtrường tiêu thụ rất rộng nên cũng như với các nhà cung cấp, Công ty có số lượngngười mua rất lớn, khoảng gần 400 khách hàng Trong lĩnh vực kinh doanh chính làVật liệu nổ công nghiệp thì khách hàng chính là các công ty trong Tập đoàn Than –Khoáng sản Việt Nam, phục vụ cho khai thác mỏ như Công ty than Hồng Gai, thanUông Bí, than Cửa Ông… Ngoài ra, Công ty còn cung cấp thuốc nổ cho các đơn vị

quân đội phục vụ cho mục đích quốc phòng Các khách hàng thường xuyên củaCông ty là Công ty Cơ khí Hóa chất 13 (Z13), Công ty Điện Cơ Hóa chất 15 (Z15),Công ty Hóa chất 21 (Z21)…

Đối tượng thanh toán của Công ty đa dạng như vậy nên tùy thuộc vào từngđối tượng mà Công ty sẽ áp dụng các hình thức thanh toán khác nhau

2.1.2 Phương thức thanh toán

Theo như đối tượng thanh toán đã đề cập ở trên, hoạt động thanh toán củaCông ty Công nghiệp Hóa chất Mỏ bao gồm cả thanh toán nội địa và thanh toánquốc tế

- Đối với khách hàng và nhà cung cấp trong nước, Công ty sử dụng chủ yếu

là phương thức thanh toán chuyển khoản và thanh toán qua bù trừ công nợ Cụ thể,đối với các nhà cung cấp thuộc Bộ Quốc phòng thì thường là thanh toán qua bù trừcông nợ, còn đối với các nhà cung cấp khác trong nước thì qua chuyển khoản Việcthanh toán bằng ủy nhiệm thu và ủy nhiệm chi rất thuận lợi cho các nghiệp vụ trongnước vì chúng thường phát sinh với số tiền lớn Thanh toán trực tiếp bằng tiền mặtCông ty chỉ áp dụng đối với người mua, người bán nhỏ, lẻ hoặc nghiệp vụ thanhtoán phát sinh ngay tại Công ty

- Đối với các đối tác nước ngoài, Công ty thường sử dụng phương thức

thanh toán chuyển khoản trả chậm 60 ngày qua điện chuyển tiền (TelegraphicTransfer Remittance - TTR) đối với các nhà cung cấp thường xuyên, có quan hệkinh doanh lâu dài và có sự tin tưởng lẫn nhau Thủ tục của hình thức này khá đơngiản, việc thanh toán sẽ được tiến hành sau khi nhận được hàng Với các đối táckhác, Công ty sử dụng phương thức thanh toán qua thư tín dụng (Letter of Credit –L/C) Trong phương thức thanh toán này, ngân hàng không chỉ là người chi hộ choCông ty mà còn là người đại diện cho Công ty thanh toán tiền hàng cho phía đối tác

Tùy theo từng đối tượng thanh toán mà Công ty có chính sách thanh toánkhác nhau, phương thức thanh toán sẽ được quy định rõ trong hợp đồng kinh tế

2.1.3 Thời hạn thanh toán

Điều kiện về thời gian thanh toán là yếu tố có ảnh hưởng lớn đến lợi tức vàquá trình chu chuyển vốn của công ty, do đó việc quyết định thời hạn thanh toán làrất quan trọng trong quá trình thanh toán

Tại Công ty Công nghiệp Hóa chất Mỏ, điều khoản về thanh toán luôn đượcquy định rất rõ ràng trong các hợp đồng đã ký kết Có thể việc thanh toán được thựchiện ngay sau khi giao hàng, cũng có thể thanh toán chậm hoặc thanh toán thànhnhiều lần theo tiến độ giao nhận hàng Hình thức thanh toán ngay thường chỉ được

áp dụng đối với quan hệ thanh toán trong nước có giá trị nhỏ hoặc thanh toán quốc

tế thông qua thư tín dụng

Trường hợp phát sinh giao dịch với những đối tác mới hoặc với những hợpđồng có giá trị lớn thì Công ty có thể phải ứng trước tiền cho nhà cung cấp hoặc yêucầu khách hàng ứng trước tiền Nếu khoản tiền trả trước lớn, có thời hạn tương đốidài thì giá bán sẽ được giảm bớt, chênh lệch này được hai bên thống nhất xem nhưkhoản tiền vay phải trả cho đối tác

Thông thường, Công ty thực hiện việc bán hàng và thanh toán theo hợpđồng, việc tìm hiểu khách hàng và ký kết hợp đồng diễn ra chặt chẽ, do các cán bộ

có chuyên môn và kinh nghiệm thực hiện nên tình hình thanh toán với khách hàng

là tương đối tốt, khả năng thất thu các khoản phải thu là tương đối thấp

2.1.4 Chiết khấu thanh toán

Chiết khấu thanh toán là một hình thức phổ biến trong hoạt động mua bánhàng hóa nhằm khuyến khích khách hàng thanh toán nhanh Tuy nhiên, tại Công tyCông nghiệp Hóa chất Mỏ, trong hoạt động thanh toán, kế toán rất ít khi áp dụngchiết khấu thanh toán, trong những năm gần đây, chỉ phát sinh một số ít nghiệp vụthanh toán có chiết khấu thanh toán và tỷ lệ chiết khấu mà Công ty áp dụng cũngchỉ là 2% giá trị lô hàng Tuy nhiên, do hầu hết khách hàng của Công ty đều lànhững doanh nghiệp lớn, có uy tín nên việc thanh toán diễn ra khá thuận lợi

2.1.5 Nguyên tắc quy đổi ngoại tệ và xử lý chênh lệch tỷ giá hối đoái

Các nghiệp vụ liên quan đến ngoại tệ và tỷ giá hối đoái tại Công ty Côngnghiệp Hóa chất Mỏ chủ yếu phát sinh khi Công ty thực hiện giao dịch với các nhàcung cấp nước ngoài, ngoại tệ sử dụng chủ yếu là Đôla Mỹ (USD) Khi ghi nhậncác nghiệp vụ này, kế toán sử dụng tỷ giá thực tế để quy đổi ngoại tệ, đó là tỷ giágiao dịch bình quân trên thị trường liên ngân hàng do Ngân hàng Nhà nước ViệtNam công bố và được đăng trên báo Nhân dân số ra hàng ngày

Chênh lệch tỷ giá hối đoái phát sinh được ghi nhận khi có sự thay đổi tỷ giágiữa ngày giao dịch và ngày thanh toán các khoản mục tiền tệ có gốc ngoại tệ, hoặctrong việc đánh giá lại các khoản mục tiền tệ có gốc ngoại tệ cuối năm tài chính

Trong quá trình thanh toán, đối với các khoản công nợ có phát sinh chênh lệch tỷ giá, kế toán tính ra số chênh lệch theo công thức:

Chênh lệch tỷ

giá hối đoái =

Tỷ giá thực tếngày thanh toán -

Tỷ giá thực

tế ngày phátsinh nợ

×

Số nguyên tệ của khoản nợ thanh toánTrong trường hợp Công ty thanh toán nợ cho nhà cung cấp mà khoản chênhlệch tỷ giá này dương thì Công ty sẽ bị lỗ về tỷ giá, khoản chênh lệch này sẽ đượchạch toán vào chi phí tài chính Ngược lại, Công ty được lãi về tỷ giá và được ghinhận vào doanh thu hoạt động tài chính

Trong trường hợp khách hàng thanh toán nợ cho Công ty, nếu khoản chênhlệch này dương sẽ ghi nhận vào doanh thu hoạt động tài chính và ngược lại sẽ hạchtoán vào chi phí tài chính

Đến cuối kỳ, kế toán công nợ sẽ đánh giá lại các khoản mục tiền tệ có gốcngoại tệ và tính ra khoản chênh lệch tỷ giá theo công thức:

Chênh lệch tỷ

giá hối đoái =

Tỷ giá thực tếngày cuối kỳ -

Tỷ giá thực tếngày phát sinh nợ ×

Số nguyên tệ củakhoản công nợCăn cứ vào giá trị của khoản chênh lệch tỷ giá tính ra được, kế toán địnhkhoản như sau:

Với khoản phải trả nhà cung cấp nước ngoài:

Nếu khoản chênh lệch dương: Nợ Tk 4131

Có Tk 331Nếu khoản chênh lệch âm: Nợ Tk 331

Có Tk 4131Với khoản trả trước cho nhà cung cấp nước ngoài:

Nếu khoản chênh lệch dương: Nợ Tk 331

Có Tk 4131Nếu khoản chênh lệch âm: Nợ Tk 4131

Có Tk 331Với khoản phải thu khách hàng bằng ngoại tệ:

Nếu khoản chênh lệch dương: Nợ Tk 131

Có Tk 4131Nếu khoản chênh lệch âm: Nợ Tk 4131

Có Tk 131Với khoản khách hàng trả trước bằng ngoại tệ:

Nếu khoản chênh lệch dương: Nợ Tk 4131

Có Tk 131Nếu khoản chênh lệch âm: Nợ Tk 131

Có Tk 4131

Sau đó, kế toán tổng hợp số liệu trên tài khoản 413 – “Chênh lệch tỷ giá hốiđoái” để kết chuyển sang chi phí tài chính (nếu lỗ về tỷ giá) hoặc doanh thu hoạtđộng tài chính (nếu lãi về tỷ giá)

2.2 Thực trạng tổ chức hạch toán các nghiệp vụ thanh toán với người mua và người bán tại Công ty Công nghiệp Hóa chất Mỏ

2.2.1 Tổ chức hạch toán thanh toán với người bán

2.2.1.1 Tổ chức hệ thống chứng từ thanh toán với người bán

2.2.1.1.1 Thanh toán nội địa

a) Chứng từ sử dụng:

Bộ chứng từ được sử dụng để hạch toán nghiệp vụ mua hàng và thanh toánvới nhà cung cấp trong nước gồm có: Hợp đồng mua hàng, Hóa đơn giá trị gia tăng,Hóa đơn bán hàng thông thường, Hóa đơn vận tải, Phiếu chi, Giấy báo Nợ, Ủynhiệm chi, Hợp đồng vay hoặc khế ước vay, Biên bản bù trừ công nợ, Giấy đề nghịtạm ứng, Giấy thanh toán tiền tạm ứng

Quy trình mua hàng và thanh toán với nhà cung cấp trong nước được thựchiện theo sơ đồ sau:

Sơ đồ 2.1: Quy trình mua hàng và thanh toán với nhà cung cấp trong nước

b) Chu trình luân chuyển chứng từ:

Chu trình luân chuyển chứng từ thanh toán nội địa được thể hiện qua các ví dụ sau:

Ví dụ 1: Mua hàng thanh toán bằng tiền mặt

Ngày 15/01/2008, Công ty Công nghiệp Hóa chất Mỏ nhập mua một lô hàng

của Công ty Cổ phần Thương mại và Phát triển công nghệ Thành Đô phục vụ cho

nhu cầu của phòng thương mại Mặt hàng là máy tính xách tay hiệu Sony VaioVGN

– CR390NAB, số lượng 02 chiếc, đơn giá mua là 19.302.000đ/chiếc, thuế suất thuế

(5b)

GTGT 10% Phương thức thanh toán bằng tiền mặt (một phần tiền đã tạm ứng cho nhân viên phòng thương mại đi đặt mua hàng).

Các chứng từ Công ty sử dụng để hạch toán cho nghiệp vụ này là: Hóa đơnGTGT (liên 2), Phiếu chi, Giấy đề nghị tạm ứng, Giấy thanh toán tiền tạm ứng

HÓA ĐƠN (GTGT) Mẫu số: 01 GTKT – 3LL

Liên 2: Giao khách hàng LN/2007B

Ngày 15 tháng 1 năm 2008 0 0 1 0 6 6 7

Đơn vị bán hàng: Công ty CP Thương mại và Phát triển công nghệ Thành Đô

Địa chỉ: Số 30, Cửa Đông, Hoàn Kiếm, Hà Nội

Số tài khoản:

Điện thoại: MS: 0 1 0 0 9 1 2 4 2 6

Họ tệ người mua hang: Nguyễn Duy Thịnh

Tên đơn vị: Công ty Công nghiệp Hóa chất Mỏ

Địa chỉ: Ngõ 1, Phan Đình Giót, Phương Liệt, Thanh Xuân, Hà Nội

Số tài khoản:

Hình thức thanh toán: Tiền mặt MS: 0 1 0 0 1 0 1 0 7 2

Cộng tiền hàng: 38.604.000Thuế suất: 10 % Tiền thuế GTGT: 3.860.400 Tổng cộng tiền thanh toán: 42.464.400

Số tiền viết bằng chữ: Bốn mươi hai triệu bốn trăm sáu mươi tư nghìn bốn trăm đồng chẵn

CÔNG TY CÔNG NGHIỆP HÓA CHẤT MỎ - TKV

PHƯƠNG LIỆT - THANH XUÂN - HÀ NỘI Mẫu số : 02 - TT

(Ban hành theo QĐ 15/2006/QĐ-BTC ngày 20/03/2006 của Bộ trưởng BTC)

PHIẾU CHI

Ngày 15 tháng 1 năm 2008

Số: 206

TK ghi Có : 111.01.1

Người nhận tiền : Trần Mạnh Chiến

Địa chỉ: Công ty CP Thương mại và Phát triển công nghệ Thành Đô

Lý do chi: Thanh toán tiền mua máy tính xách tay Sony VaioVGN – CR390NAB

Số tiền: 27.464.400 đ

Viết bằng chữ: Hai mươi bảy triệu bốn trăm sáu mươi tư nghìn bốn trăm đồng chẵn Kèm theo: Hoá đơn mua hàng

Ngày 15 tháng 01 năm 2008

Thủ trưởng đơn vị Kế toán trưởng Người lập phiếu Thủ quỹ Người nhận tiền

(Ký, họ tên, (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) đóng dấu)

Đã nhận đủ số tiền (Viết bằng chữ):

Hai mươi bảy triệu bốn trăm sáu mươi tư nghìn bốn trăm đồng chẵn

+ Tỷ giá ngoại tệ (vàng, bạc, đá quý):

+ Số tiền quy đổi:

CÔNG TY CÔNG NGHIỆP HÓA CHẤT MỎ - TKV

PHƯƠNG LIỆT – THANH XUÂN – HÀ NỘI Mẫu số: 03 - TT

(Ban hành theo QĐ số 15/2006/QĐ-BTC ngày 20/03/2006 của Bộ trưởng BTC)

Tên tôi là: Nguyễn Duy Thịnh

Địa chỉ: Phòng thương mại

Đề nghị cho tạm ứng số tiền: 15.000.000đ

(Viết bằng chữ): Mười lăm triệu đồng chẵn

Lý do tạm ứng:

Đặt trước cho Công ty CP Thương mại và Phát triển công nghệ Thành Đô

Thời hạn thanh toán:

CÔNG TY CÔNG NGHIỆP HÓA CHẤT MỎ - TKV

PHƯƠNG LIỆT – THANH XUÂN – HÀ NỘI Mẫu số: 04 - TT

(Ban hành theo QĐ số 15/2006/QĐ - BTC ngày 20/03/2006 của Bộ trưởng BTC)

GIẤY THANH TOÁN TIỀN TẠM ỨNG

Ngày 16 tháng 1 năm 2008

Số: 126

Tk ghi Nợ: 3312.01

Tk ghi Có: 141.01

Họ tên người thanh toán: Nguyễn Duy Thịnh

Địa chỉ: Phòng thương mại

Số tiền tạm ứng được thanh toán theo bảng dưới đây:

I Số tiền tạm ứng

1 Số tiền tạm ứng đợt trước chưa chi hết

2 Số tiền tạm ứng kỳ này:

Phiếu chi số 201 ngày 14/1/2008

II Số tiền đã chi

1 Chứng từ số 0010667 ngày 15/1/2008

III Chênh lệch

1 Số tiền tạm ứng chi không hết (I - II)

2 Chi quá số tạm ứng (II - I)

(Ký, họ tên)

Trình tự luân chuyển chứng từ của nghiệp vụ này như sau:

- Ngày 14/1/2008, nhân viên phòng thương mại viết giấy đề nghị tạm ứng để đặtmua máy tính của Công ty Cổ phần Thương Mại và Phát triển công nghệ Thành Đô,

kế toán viết phiếu chi số 201

- Sau khi hàng hóa cùng với hóa đơn giá trị gia tăng được chuyển đến Công ty vàongày 15/1/2008, Công ty tiến hành thanh toán cho Công ty Cổ phần Thương mại vàPhát triển công nghệ Thành Đô số tiền còn lại bằng tiền mặt:

 Kế toán thanh toán viết phiếu chi số 206

 Kế toán trưởng và giám đốc sẽ ký duyệt phiếu chi

 Thủ quỹ thực hiện chi tiền cho người đến nhận tiền của công ty cung cấp

- Ngày 16/1/2008, nhân viên phòng thương mại viết giấy thanh toán tiền tạm ứngcho số tiền đã đặt trước cho Công ty Cổ phần Thương mại và Phát triển công nghệThành Đô

- Kế toán thanh toán sẽ thực hiện việc ghi sổ và bảo quản, lưu trữ các chứng từthanh toán

Ví dụ 2: Mua hàng thanh toán bằng chuyển khoản

Ngày 03 tháng 01 năm 2008, Công ty Công nghiệp Hóa chất mỏ nhập một lô thuốc nổ AĐ1, Ф32 của Công ty Hóa chất 21 (Z21), số lượng 10.008 kg, đơn giá 12.400đ/kg, thuế GTGT đầu vào 5%, tổng giá trị thanh toán là 130.304.160 đồng Hàng được giao trực tiếp cho chi nhánh Hóa chất Mỏ Điện Biên Phương thức thanh toán bằng chuyển khoản.

Các chứng từ Công ty sử dụng để hạch toán ban đầu cho nghiệp vụ thanhtoán này là: Hợp đồng kinh tế, Hóa đơn GTGT (liên 3), Ủy nhiệm chi, Giấy báo Nợ

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM

Độc lập - Tự do - Hạnh phúc

-HỢP ĐỒNG KINH TẾ NĂM 2008

Số 10/HĐ – KHCHSX

- Căn cứ Luật thương mại nước CHXHCN Việt Nam có hiệu lực kể từ ngày 01/01/2006

- Căn cứ vào khả năng và nhu cầu của hai bên

Hôm nay, ngày 29 tháng 11 năm 2007, tại văn phòng Công ty Công nghiệp Hóa chất Mỏ - TKV, chúng tôi gồm:

I/ BÊN BÁN: CÔNG TY HÓA CHẤT 21 (BÊN A)

Địa chỉ: xã Phú Hộ - thị xã Phú Thọ - tỉnh Phú Thọ

Điện thoại: 0210 – 880444; 880445 Fax: 0210.880443

Tài khoản: 3411000000662 – 3 Ngân hàng đầu tư phát triển Phú Thọ

Mã số thuế: 2600203189

Do ông: Nguyễn Công Xuất - Chức vụ: Giám đốc làm đại diện

II/ BÊN MUA: CÔNG TY CÔNG NGHIỆP HÓA CHẤT MỎ - TKV (BÊN B)

Địa chỉ: Phương Liệt – Thanh Xuân – Hà Nội

Điện thoại: 04 - 8.643.145 ; 8.643.984 Fax: 8.642.777

Tài khoản: 710A-00088 Ngân hàng Công thương Hoàn Kiếm – Hà Nội

Mã số thuế: 01001011072 – 1

Do ông: Dương Văn Trình - Chức vụ: Phó giám đốc làm đại diện

Giấy ủy quyền số 2556/KH-CHSX ngày 07/11/2007 của Giám đốc Công ty Công nghiệp Hóa chất Mỏ - TKV ký

lượng

Đơn giá (1.000đ)

Thành tiền (1.000đ)

Điều 2: Chất lượng hàng hóa

Điều 3: Giá cả và thanh toán

3.1 Giá ghi ở điều 1 là giá tại thời điểm tháng 12/2007, khi có thay đổi về giá bán phải được sự chấp thuận

của Cục Quản lý giá (Bộ Tài chính), hai bên sẽ cùng nhau thiết lập phụ lục hợp đồng làm cơ sở cho việc thanh toán.

3.2 Hình thức thanh toán: Bằng chuyển khoản.

Điều 4: Vận chuyển, giao nhận và bao bì

Điều 5: Cam kết chung

HÓA ĐƠN (GTGT) Mẫu số: 01 GTKT – 3LL

Tên đơn vị: C/n Công nghiệp Hóa chất Mỏ Điện Biên

Địa chỉ: Thành phố Điện Biên

Số tài khoản:

Hình thức thanh toán: C.khoản MS: 0 1 0 0 1 0 1 0 7 2 - 0 1 6

Cộng tiền hàng: 124.099.200Thuế suất: 5 % Tiền thuế GTGT: 6.204.960 Tổng cộng tiền thanh toán: 130.304.160

Số tiền viết bằng chữ: Một trăm ba mươi triệu ba trăm linh tư nghìn một trăm sáu mươi đồng chẵn

CÔNG TY CÔNG NGHIỆP HÓA CHẤT MỎ -TKV Mẫu số: 01

UỶ NHIỆM CHI Số: 08

CHUYỂN KHOẢN, CHUYỂN TIỀN THƯ, ĐIỆN Lập ngày: 09/01/2008

Tên đơn vị trả tiền: Công ty Công nghiệp Hóa chất Mỏ

Kế toán Chủ tài khoản Kế toán Trưởng phòng KT Kế toán Trưởng phòng KT

Địa chỉ: Ngõ 1, Phan Đình Giót, Phưong Liệt, Thanh Xuân, Hà Nội

Người hưởng: Công ty Hóa chất 21 BQP

Số tài khoản:

Địa chỉ: xã Phú Hộ, thị xã Phú Thọ, tỉnh Phú Thọ

Số tiền: 130.304.160 VND

Bằng chữ: Một trăm ba mươi triệu ba trăm linh tư nghìn một trăm sáu mươi đồng chẵn

Nội dung: Thanh toán tiền mua hàng

PHẦN DO NH GHI TÀI KHOẢN NỢ

TÀI KHOẢN CÓ

Số tiền bằng số130.304.160 VND

Trình tự luân chuyển chứng từ của nghiệp vụ này như sau:

- Ngày 26/11/2007, đại diện hai công ty: Công ty Công nghiệp Hóa chất Mỏ Công

ty Hóa chất 21 ký hợp đồng kinh tế năm 2008

- Ngày 03/01/2008, Công ty Hóa chất 21 giao hàng trực tiếp cho chi nhánh Côngnghiệp Hóa chất Mỏ Điện Biên kèm theo hóa đơn GTGT (liên 2) Đồng thời faxcho Công ty Công nghiệp Hóa chất Mỏ tờ hóa đơn GTGT (liên 3) làm căn cứ ghi sổ

và đối chiếu

- Ngày 07/01/2008, sau khi chi nhánh Công nghiệp Hóa chất Mỏ Điện Biên thôngbáo đã nhận được hàng, Công ty lập Ủy nhiệm chi gửi tới Ngân hàng Công thươngViệt Nam, kèm theo chứng từ về mua bán hàng hóa

- Ngân hàng sẽ kiểm tra lại chứng từ kèm theo và chuyển tiền thanh toán cho Công

ty Hóa chất 21, sau đó gửi giấy báo Nợ cho Công ty vào ngày 09/01/2008

- Kế toán thanh toán chịu trách nhiệm ghi sổ và bảo quản, lưu trữ các chứng từthanh toán

Ví dụ 3: Mua hàng thanh toán qua bù trừ công nợ

Ngày 11/01/2008, Công ty Công nghiệp Hóa chất Mỏ nhập một lô hàng của Công ty Cơ điện và Vật liệu nổ 31 (Z31) Mặt hàng thuốc nổ nhũ tương f30, số lượng 41.472 kg, đơn giá 13.714đ/kg, thuế GTGT đầu vào 5% Hàng được giao trực tiếp cho đơn vị thành viên là chi nhánh Công nghiệp Hóa chất Mỏ Nghệ An Phương thức thanh toán qua bù trừ công nợ, hai bên đã thống nhất ngày tiến hành

bù trừ là ngày 31/01.

Các chứng từ Công ty sử dụng để hạch toán cho nghiệp vụ này là: Hóa đơnGTGT (liên 3), Biên bản đối chiếu công nợ.

BIÊN BẢN ĐỐI CHIẾU CÔNG NỢ

Giữa Công ty Công nghiệp Hóa chất Mỏ và Công ty Cơ điện và Vật liệu nổ 31

Hôm nay, ngày 31 tháng 1 năm 2008, tại Phòng kế toán Công ty Công nghiệpHóa chất Mỏ, chúng tôi gồm:

I Công ty Công nghiệp Hóa chất Mỏ

- Đ/c: Đặng Thị Nhung Phó phòng KTTCTK

- Đ/c: Nguyễn Đình Chiến Kế toán

II Công ty Cơ điện và Vật liệu nổ 31

- Đ/c: Hoàng Thanh Tùng Kế toán trưởng

- Đ/c: Phạm Hồng Đức Phó phòng KT

Đã cùng nhau đối chiếu và thống nhất số liệu công nợ giữa Công ty Công nghiệpHóa chất Mỏ và Công ty Cơ điện và Vật liệu nổ 31 (Z31) như sau:

I/ Số Công ty Công nghiệp Hóa chất Mỏ hạch toán