1.5.1 Hình thức Nhật Ký Chung (NKC)
Đặc trng cơ bản của hình thức kế tốn NKC lần tất cả các nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh đều phải đợc ghi vào sổ nhật ký mà trọng tâm là sổ nhật ký chung, theo trình tự thời gian phát sinh và định khoản kế tốn của nghiệp vụ đĩ, sau đĩ lấy các số liệu trên các sổ nhật ký để ghi sổ cái theo từng nghiệp vụ phát sinh.
Sơ đồ trình tự ghi sổ kế tốn theo hình thức NKC
Ghi chú:
Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng
Quan hệ đối chiếu, kiểm tra Chứng từ gốc Sổ nhật ký chung Sổ cái Bảng cân đối số phát sinh Báo cáo tài
chính
Sổ NK đặc biệt Số thẻ (kế tốn
chi tiết ) Bảng tổng hợp
Hàng ngày căn cứ vào chứng từ gốc, trớc hết ghi các nghiệp vụ phát sinh vào sổ nhật ký chung sau đĩ căn cứ vào sổ NKC để ghi vào sổ cái theo các tài khoản kế tốn phù hợp. Nếu đơn vị mở sổ kế tốn chi tiết thì đồng thời với việc ghi vào NKC, các nghiệp vụ phát sinh đợc ghi vào sổ chi tiết liên quan.
- Nếu đơn vị mở các sổ nhật ký đặc biệt thì hàng ngày căn cứ chứng từ gốc, ghi nghiệp vụ phát sinh vào sổ nhật ký đặc biệt liên quan đến định kỳ 3,5,10 ngày hoặc cuối tháng tuỳ khối lợng nghiệp vụ phát sinh. Từ nhật ký đặc biệt ghi vào các tài khoản phù hợp trên sổ cái.
- Cuối tháng, cuối quý, cuối năm cộng số liệu trên sổ cái, lập bảng đối chiếu số phát sinh.
Sau khi kiểm tra đối chiếu, khớp đúng số liệu ghi trên sổ cái và bảng tổng hợp chi tiết (đợc lập từ các sổ kế tốn chi tiết) đợc dùng để lập báo cáo tài chính.
1.5.2 Hình thức Nhật ký sổ cái ( NK - SC)
Đặc trng cơ bản của hình thức nhật ký sổ cái là các nghiệp vụ kinh tế phát sinh đợc kết hợp ghi chép theo trình tự thời gian và theo nội dung kinh tế ( theo tài khoản kế tốn) trên cùng một quyển sổ kế tốn tổng hợp duy nhất là nhật ký- sổ cái.
Căn cứ để ghi vào các sổ nhật ký, sổ cái là các chứng từ gốc hoặc bảng tổng hợp chứng từ gốc.
Sơ đồ trình tự kế tốn ghi sổ, theo hình thức nhật ký sổ cái
Chứng từ gốc Bảng tổng hợp chứng từ gốc Sổ quỹ Nhật ký - sổ cái Sổ , thẻ kế tốn chi tiết Bảng tổng hợp chi tiết
Ghi chú:
Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng Đối chiếu kiểm tra
1.5.3 Hình thức Chứng từ ghi sổ( CTGS)
Đặc trng cơ bản của hình thức kế tốn chứng từ ghi sổ là cĩ căn cứ trực tiếp để ghi sổ kế tốn tổng hợp là “ chứng từ ghi sổ” việc ghi sổ kế tốn tổng hợp bao gồm.
+ Ghi theo trình tự thời gian trên sổ đăng ký chứng từ ghi sổ. + Ghi theo trình tự nội dung kinh tế trên sổ cái.
Chứng từ ghi sổ do kế tốn tổng hợp lập trên cơ sở từng chứng từ gốc hoặc bảng tổng hợp các chứng từ gốc cùng loại, cĩ cùng nội dung kinh tế.
- Chứng từ ghi sổ đợc đánh số liệu liên tục trong từng tháng hoặc cả năm ( theo số thứ tự trong sổ đăng ký chứng từ ghi sổ) và cĩ chứng từ gốc đính kèm theo phải đợc kế tốn trởng duyệt trớc khi ghi sổ kế tốn.
Sơ đồ ghi sổ kế tốn theo hình thức chứng từ ghi sổ.
Ghi chú:
Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng Đối chiếu kiểm tra
Hàng ngày căn cứ vào chứng từ gốc hoặc bảng tổng hợp chứng từ gốc kế tốn lập chứng từ ghi sổ. Căn cứ vào chứng từ ghi sổ để vào sổ đăng ký chứng từ
Chứng từ gốc Bảng tổng hợp chứng từ gốc Sổ quỹ Chứng từ ghi sổ Sổ cái Sổ (thẻ ) kế tốn chi tiết Bảng tổng hợp chi tiết Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ Bảng cân đối số phát sinh
ghi sổ, sau đĩ đợc dùng để ghi vào sổ cái. Các chứng từ gốc sau khi làm căn cứ lập chứng từ ghi sổ đợc dùng để ghi vào các sổ (thẻ) kế tốn chi tiết.
- Cuối tháng phải khố sổ, tính số phát sinh bên nợ, bên cĩ và số d của các TK trên sổ cái để từ đĩ lập bảng cân đối số phát sinh.
- Sau khi đối chiếu khớp đúng số liệu trên sổ cái và bảng tổng hợp chi tiết đợc dùng để lập báo cáo tài chính
1.5.4 Hình thức Nhật ký chứng từ ( NKCT)
- Các nguyên tắc cơ bản.
+ Tập hợp và hệ thống hố các nghiệp vụ kinh tế phát sinh bên cĩ của các TK kết hợp với việc phân tích các nghiệp vụ kinh tế đĩ theo các tài khoản đối ứng nợ.
+ Kết hợp chặt chẽ việc ghi chép các nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo trình tự thời gian về việc hệ thống hố các nghiệp vụ theo nội dung kinh tế.
+ Kết hợp rộng rãi việc hạch tốn tổng hợp với hạch tốn chi tiết.
+ Sử dụng các mẫu sổ in sẵn, các quan hệ đối ứng tài khoản, chỉ tiêu quản lý kinh tế tài chính và lập báo cáo tài chính.
Sơ đồ trình tự ghi sổ theo hình thức kế tốn nhật ký chứng từ.
Ghi chú: Chứng từ gốc và các bảng phân bổ Nhật ký chứng từ Thẻ, sổ kế tốn chi tiết Bảng kê Sổ cái
Báo cáo tài chính
Bảng tổng hợp chi tiết
Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng Đối chiếu kiểm tra
Hàng ngày căn cứ vào các chứng từ gốc ghi trực tiếp vào các nhật ký chứng từ hoặc bảng kê, sổ chi tiết cĩ liên quan.
Cuối tháng đối chiếu số liệu trên các nhật ký chứng từ với các sổ kế tốn chi tiết, bảng tổng hợp chi tiết cĩ liên quan và lấy số liệu tổng cộng của các nhật ký chứng từ ghi trực tiếp vào sổ cái.
Số liệu tổng cộng trong sổ cái và một số chỉ tiêu chi tiết trong nhật ký chứng từ, bảng kê và các bảng tổng hợp chi tiết đợc dùng để lập báo cáo tài chính.
1.5.5 Hình thức kế tốn máy:
Hiện nay xã hội ngày càng phát triển và máy vi tính trở thành phần khơng thể thiếu trong cuộc sống. Nĩ đợc sử dụng rộng rãi trên tất cả các lĩnh vực bao gồm cả lĩnh vực kế tốn. Tùy từng loại hình doanh nghiệp và phơng thức hoạt động kinh doanh mà các doanh nghiệp sử dụng phầm mềm kế tốn thích hợp. Kế tốn máy đợc chia ra làm 2 loại:
- Sử dụng bằng cơng thức Exel - Đợc lập trình sẵn trên phần mềm
Ưu điểm: Kế tốn máy đợc lập trình sẵn nên nhanh, gọn, khơng tốn cơng sức trong việc tính tốn.
Nh
ợc điểm: Khơng đi đợc vào chi tiết hết các tài khoản mà chỉ thể hiện đợc một phần nào đã đợc lập trình sẵn.
Chơng 2 : Tình hình thực tế về tổ chức kế tốn nguyên vật liệu tại cơng ty Bêtơng Thăng long
MêKơng.
2.1 Đặc điểm tình hình chung của Cơng ty TNHH Bêtơng Thăng Long Mêkơng: Mêkơng:
2.1.1 Quá trình hình thành và phát triển của Cơng ty TNHH Bêtơng Thăng Long Mêkơng: Thăng Long Mêkơng:
Cơng ty TNHH Bêtơng Thăng long MêKơng, tên tiếng Anh là Thang long MeKong Ready Mix con crete Company Limited, viết tắt là TMC, cĩ trụ sở đặt tại đờng Láng Trung, quận Đống đa, Hà nội; cơ sở sản xuất (nhà máy) của cơng ty đặt tại xã Xuân đỉnh, huyện Từ liêm, Hà nội.
Điện thoại: 844 8388813 - 8386306, Fax: 844 8387121. Email: ThanglongMK@pmail.vnn.vn.
Mã số thuế: 0100113550
Cơng ty đặt tài khoản tại Ngân hàng đầu t và phát triển Thăng Long, số hiệu tài khoản: 73010062K - NHĐT & PT TL, số tài khoản: 22010000000474.
Đây là cơng ty liên doanh đợc Uỷ ban Nhà nớc về Hợp tác và đầu t (nay là Bộ kế hoạch và đầu t) cho phép thành lập theo giấy phép đầu t số 917/GP ngày 25/07/1994. Hoạt động chính của cơng ty là sản xuất và kinh doanh bê tơng trộn sẵn với sự gĩp vốn của hai bên đối tác Việt nam và úc:
-Bên Việt nam : Tổng cơng ty xây dựng cầu Thăng long, trụ sở đặt tại đ- ờng Láng, Đống đa, Hà nội. Đây là một tổng cơng ty lớn cĩ bề dày thành tích, trực thuộc Bộ giao thơng vận tải.
- Bên nớc ngồi : Cơng ty Bytenet (A/ASIA) PTY.LTD, trụ sở đặt tại 80 Kitchener Parade, Bank town, New South Wales, Australia.
Cơng ty Bêtơng Thăng long MêKơng cĩ t cách pháp nhân, cĩ con dấu riêng, với vốn đầu t là 3.017.000 USD, vốn pháp định là 2.654.000 USD, phía Việt nam gĩp 30% và phía đối tác nớc ngồi gĩp 70%. Theo giấy phép đầu t thì thời gian hoạt động của cơng ty là 15 năm kể từ ngày đợc cấp giấy phép đầu t.
Đợc thành lập từ tháng 7/1994 nhng phải đến tháng 7/1996 mới chính thức đi vào sản xuất, tính đến nay thời gian cha phải là dài nhng đã cĩ khơng biết bao nhiêu sự kiện, khĩ khăn mà cơng ty phải đối đầu để hơm nay cĩ thể đứng vững trên thị trờng tự hào là một trong những trạm trộn bêtơng hàng đầu miền Bắc.
Đĩ là kết quả của sự nỗ lực khơng mệt mỏi của ban lãnh đạo cũng nh của tồn bộ cán bộ cơng nhân viên cơng ty.
Quá trình hình thành và phát triển của cơng ty cĩ thể tĩm lợc qua các giai đoạn sau :
- Giai đoạn 1 : Từ tháng 7/1994 đến tháng 6/1996. Đây là giai đoạn cơng ty hồn thành việc gĩp vốn và tiến hành xây dựng cơ sở vật chất, chuẩn bị các điều kiện cần thiết để đa cơng ty đi vào hoạt động sản xuất kinh doanh.
Kết thúc giai đoạn này cơng ty đã cĩ một cơ sở vật chất khá khang trang, một khu vực văn phịng, một phịng thí nghiệm với trang bị máy mĩc thiết bị hiện đại. Một trạm trộn dần đợc hình thành hồn chỉnh với cơng nghệ bêtơng trộn ớt nhập từ úc, một hệ thống máy tính nối mạng từ nhà máy, trạm điều khiển, văn phịng đảm bảo cho quá trình sản xuất luơn cĩ sự thống nhất thơng suốt từ trên xuống dới, từ dới lên trên, từ nhà máy tới chân cơng trình.
-Giai đoạn 2 : Từ tháng 7/1996 đến hết năm 1999. Đây là giai đoạn cơng ty bắt đầu chính thức đi vào sản xuất kinh doanh. Đây là một giai đoạn vơ cùng khĩ khăn của cơng ty. Do mới bớc vào sản xuất, dây chuyền sản xuất cịn cha ổn định, kinh nghiệm sản xuất cha cĩ, cơng nghệ sản xuất bêtơng trộn ớt cịn khá mới mẻ, lạ lẫm với ngời lao động, cán bộ kỹ thuật cĩ trình độ, am hiểu về thiết bị trạm trộn lại thiếu,.. Tất cả những điều này đã khiến cho việc sản xuất gặp nhiều khĩ khăn, sản phẩm sản xuất ra bị hỏng khá nhiều, buộc phải bỏ đi
đã gây nên những tổn thất rất lớn cho cơng ty khơng chỉ là vấn đề kinh tế mà cả về uy tín đối với bạn hàng.
-Giai đoạn 3 : Từ năm 2000 đến nay. Hoạt động quản lý lẫn sản xuất kinh donh của cơng ty đã dần đi vào ổn định và phát triển, ngời lao động đã cĩ nhiều kinh nghiệm trong sản xuất, uy tín cơng ty đã dần đợc nâng cao, nhiều khách hàng đã tìm tới cơng ty ký hợp đồng. Sản lợng bêtơng trộn đạt ở mức cao, trung bình 6000m3 đến 7000m3/tháng, cĩ tháng cao điểm lên đến 10000m3, doanh thu liên tục tăng, năm 2000 doanh thu đạt gần 2,1 triệu USD bằng 139% so với năm 1999, năm 2001 đạt trên 2,1 triệu USD tăng 115,57% so với năm 2000,...Đây là những con số đáng tự hào của một trạm trộn đang dần từng bớc trởng thành, khẳng định vị trí của mình. Cơng ty đã liên tiếp ký đợc những hợp đồng lớn, quan trọng đánh dấu sự phát triển vững chắc của cơng ty, thể hiện sự tin tởng của khách hàng, tầm vĩc cơng ty đã ngày một lớn mạnh. Cơng ty đã tham gia hàng loạt các cơng trình quan trọng nh đổ bêtơng mặt cầu Thăng long, cơng trình nút giao thơng Mai Dịch, sân vân đơng Quốc gia Mỹ Đình, đê Hữu Hồng ...
Với những nỗ lực khơng mệt mỏi, lao động hăng say, tìm tịi, ban giám đốc cùng cán bộ cơng nhân viên trong cơng ty đã, đang xây dựng cơng ty ngày một lớn mạnh, khơng ngừng mở rộng và chiếm lĩnh thị trờng, khẳng định tính u việt của một cơng ty liên doanh với một hệ thống máy mĩc tiên tiến hiện đại, tính tự động hố cao, một đội ngũ cán bộ nhân viên cĩ kiến thức, trình độ, kinh nghiệm và tràn đầy nhiệt huyết.Trong thời gian này cũng khơng hề xảy ra chuyện sản phẩm hỏng. Với việc trang vị máy bộ đàm, các phơng tiện kỹ thuật hiện đại đã cho phép việc điều hành sản xuất đợc thơng suốt khơng chỉ tại nhà máy mà tới tận chân cơng trình. Chất lợng sản phẩm ngày càng đợc hồn thiện và nâng cao, phịng thí nghiệm cũng khơng ngừng nghiên cứu tìm ra những mẫu bêtơng khơng chỉ đạt tiêu chuẩn chất lợng Việt nam mà cả của quốc tế, đáp ứng yêu cầu địi hỏi từng kết cấu cơng trình từ đơn giản đến phức tạp.
Hiện nay sản phẩm chủ yếu của cơng ty vẫn là bêtơng tơi với rất nhiều mác khác nhau nh mác100, 200 300, 450, C35, C25,C10, C100, 20MPA,...Ngồi ra, cơng ty
cịn cung cấp dịch vụ bơm thuê tuy nhiên lãi của hoạt động này thờng ít mà chi phí lại cao, máy hay hỏng nên cơng ty xác định đây chỉ là việc kinh doanh phụ.
Từ năm 2000 đến nay cơng ty luơn làm ăn cĩ lãi, đời sống ngời lao động ngày một đợc nâng cao, ngồi lơng chính 1,5 triệu đồng/tháng cịn cĩ các tháng lơng 13,14, phụ cấp,...khiến cho ngời lao động thêm hăng say gắn bĩ với cơng ty.
Cùng với việc quy hoạch thành phố mở rộng ra ngoại vi, xu hớng phát triển của cơng ty cũng sẽ phát triển mở rộng thị trờng ra ngoại vi thành phố đồng thời tập trung vào các cơng trình trọng điểm.Bên cạnh đĩ với việc chấp thuận của uỷ ban nhân dân thành phố Hà nội bằng giấy phép điều chỉnh số 917/GP-HNĐC2 cho phép điều chỉnh vốn pháp định thành 1.548.271 USD, trong đĩ bên Việt nam gĩp 39%, bên nớc ngồi gĩp 61% đã tạo điều kiện thuận lợi cho cơng ty trong việc gĩp vốn và vào năm 2002 cơng ty đã hồn thành xong việc gĩp vốn. Chắc rằng đây sẽ là một động lực để hoạt động sản xuất kinh doanh của cơng ty thêm ổn định và phát triển.
2.1.2 Đặc điểm tổ chức sản xuất kinh doanh của Cơng ty Bêtơng Thăng Long Mêkơng:
Nh đã giới thiệu ở trên, Cơng ty Thăng Long MêKơng chỉ sản xuất và kinh doanh một loại sản phẩm là bê tơng trộn sẵn (cịn gọi là bê tơng tơi) nên việc sản xuất chủ yếu diễn ra ngồi trời tại trạm trộn đặt dới nhà máy. Việc điều khiển trạm trộn đợc đợc thực hiện bởi các cán bộ kỹ thuật cùng một hệ thống máy mĩc đợc lập trình sẵn, mang tính tự động hố cao nhập hồn tồn từ những Cơng ty nổi tiếng của úc đặt tại phịng điều hành. Để sản xuất và phục vụ sản xuất, Cơng ty tổ chức 4 bộ phận với chức năng nhiệm vụ nh sau:
-Phịng điều hành trạm trộn: Phịng này đợc ví nh “bộ não” trung tâm của trạm trộn. Mọi hoạt động sản xuất, quy trình trộn đều do phịng này điều khiển. Với một hệ thống thiết bị hiện đại, mang tính tự động hố cao, đợc lập trình sẵn chỉ cần nhập khối lợng bê tơng cần đạt, mác bao nhiêu, máy sẽ tự động xác định loại xi, số lợng cát, đá, phụ gia.. và tự động khởi động quy trình trộn. Mặc dù máy mĩc hiện đại nh vậy nhng cĩ thể đảm bảo cho chúng vận
hành tốt, nâng cao hiệu quả sản xuất đĩ chính là đội ngũ cán bộ kỹ thuật cĩ trình độ, giàu kinh nghiệm, am hiểu về cơng nghệ trộn bê tơng ớt của Cơng ty.
-Tổ xe: Đây là lực lợng chính của trạm trộn, là “mạch máu” lu thơng của trạm trộn, cĩ nhiệm vụ trộn, vận chuyển , bơm bêtơng tới tận chân cơng trình đúng thời gian, địa điểm, đáp ứng mọi yêu cầu của khách hàng.
-Tổ mẫu: Đây là bộ phận chịu trách nhiệm chính về chất lợng một mẻ