2.3.1 Thủ tục nhập kho
Hàng ngày khi nguyên vật liệu về đến nhà máy, thủ kho tiến hành kiểm tra chất lợng, khối lợng nguyên vật liệu và viết biên nhận vào phiếu giao hàng.Phiếu này do bên vận tải hoặc bên bán lập làm 4 liên, 2 liên sẽ do phía thủ kho của nhà máy giữ, sau khi kiểm tra và xác nhận, thủ kho tiến hành nhập kho nguyên vật liệu và vào bảng kê vật liệu nhập trong ngày.
Bảng Kê Vật T Nhập trong ngày
Ngày 01 tháng 11 năm 2009
S T T
Tên nhà Cung cấp Tên vật t Số lợng nhập Ghi chú 1 Cty CP TM Xi măng Xi măng BS PCB 30 55 Tấn 2 XN khai thác và KD VLXD HN Cát vàng 66 m3 3 Cty CP Phụ gia Bêtơng SilkRoad HN Phụ gia Plastiment 213 lít 4 Cty TM Thành An Đá 1*2 24 m3 ... ... ... ...
Đồng thời đội kỹ thuật sẽ kiểm nghiệm chất lợng và lập biên bản kiểm nghiệm chất lợng gồm 2 bản: 1 bản gửi cho thủ kho, và 1 bản gửi lên phịng kế tốn.
Biên Bản Kiểm Nghiệm Vật T
Ngày 01 tháng 11 năm 2009
Căn cứ vào phiếu giao hàng số 1409 ngày 01 tháng 11 năm 2009 của
Cơng ty Cổ phần TM Xi Măng , giao theo HĐ số:230/HĐKT ngày 01 tháng 11 năm 2009
Ban kiểm nghiệm gồm:
Ơng : Phạm Đình Tiếp: Đại diện phịng TC -Trởng ban Ơng : Trần Văn Cảnh : Kỹ thuật - Uỷ viên Bà : Nguyễn Thu Hằng : Thủ kho - Uỷ viên Đã kiểm nghiệm các loại vật t sau đây:
TT Tên nhãn hiệu vật liệu Đơn vị tính Số Lợng Khơng đúng quy cách Theo chứng từ Đúng quy cách phẩm chất 1 Xi măng Bút Sơn PCB 30 Tấn 55 55 0
Kết luận của ban kiểm nghiệm:
Uỷ viên Uỷ viên Trởng ban
Cuối tháng căn cứ vào các phiếu giao hàng, thủ kho và bên bán tiến hành lập biên bản xác nhận khối lợng giao hàng trong tháng thành 2 bản, mỗi bên giữ 1 bản.
Ngời bán sẽ căn cứ vào đĩ để xuất hố đơn, hố đơn cĩ thể đợc xuất vào cuối tháng, giữa tháng hoặc xuất khi đã giao đợc một mức khối lợng nguyên vật liệu nào đĩ tuỳ vào thoả thuận của hai bên.
Hố đơn (GTGT)
Mẫu số 01/GTGT - 3LL
Liên 2: giao cho khách hàng FD/2009 - B
Ngày 10 tháng 11 năm 2009 N0: 00358 Đơn vị bán hàng: Cơng ty CP Thơng Mại Xi Măng
Địa chỉ : 348 Giải Phĩng - Thanh Xuân - Hà Nội Điện thoại: 04.38645654 Mã số:
Họ và tên ngời mua hàng: Trần Đại Nam
Đơn vị: Cơng ty TNNH Bêtơng Thăng Long Mêkơng Địa chỉ: Xuân Đỉnh - Từ Liêm - Hà Nội
Hình thức thanh tốn: CK Mã số:
STT Hàng hố, dịch vụ ĐVT Số lợng Đơn giá Thành tiền 1 Xi măng Bút Sơn
PCB 30
Tấn 55 752.380 41.380.952
Cộng 41.380.952
Thuế GTGT: 10% x 50% Tiền thuế GTGT: 2.069.048
Tổng cộng tiền thanh tốn : 43.450.000
Số tiền viết bằng chữ: Bốn mơi ba triệu bốn trăm năm mơi nghìn đồng
0 9 3 1 0 1 5 0 0 5 1 0 1 3 5 0 0 0 4 2
Ngời mua hàng Ngời bán hàng Thủ trởng đơn vị (ký, họ tên) (ký, họ tên) (ký, họ tên)
Khi nhận đợc hố đơn do bên bán đa, sau khi tiến hành kiểm tra tính đầy đủ, hợp pháp, hợp lệ thủ kho viết phiếu nhập kho tơng ứng với khối lợng ghi trong hố đơn. Đ/v: Cơng ty TNHH Bêtơng TL - MK Phiếu Nhập Kho Mẫu số: 01 - VT ( Ban hành theo QĐ số 15/2006/ QĐ - BTC Số :141 Ngày 01 tháng 11 năm 2009 Nợ TK:6111 Cĩ TK: 331 Họ và tên ngời giao : Nguyễn Văn Thành
Theo HĐ số: 00358 ngày 01/11/2009 của Cơng ty CP Thơng Mại Xi Măng Địa chỉ: 348 Giải Phĩng - Thanh Xuân - Hà Nội
Nhập vào kho: kho Cơng ty Địa điểm: Xuân Đỉnh - Từ Liêm STT Tên quy cách sản
phẩm, hàng hố
Đơn vị
Số lợng Đơn giá Thành tiền Yêu cầu Thực nhập 1 Xi măng Bút Sơn PCB 30 Tấn 55 55 752.380 41.380.952 Cộng 41.380.952
Cộng thành tiền (viết bằng chữ): Bốn mốt triệu ba trăm tám mơi nghìn chín trăm năm hai đồng.
Ngời giao hàng Thủ kho Kế tốn trởng Thủ trởng đơn vị
(ký, họ tên) (ký, họ tên) (ký, họ tên) (ký, họ tên)
Phiếu nhập kho đợc lập thành làm 2 liên sau khi đã đợc thủ kho ký sẽ chuyển cho phụ trách cung tiêu, kế tốn trởng và thủ trởng đơn vị ký. Liên 1 của phiếu nhập kho sẽ đợc lu lại tại bộ phận vật t, cịn liên 2 cùng hố đơn và biên bản xác nhận khối lợng sẽ đợc thủ kho chuyển cho phịng kế tốn mà cụ thể là kế tốn vật t. Bên bán giao HĐ Thủ kho lập Phiếu NK Liên 2+ HĐ Phịng kế tốn Liên 1 Bộ phận vật t
Đối với các loại vật t khác quy trình tơng tự nh trên:
VD: Ngày 01/11/2009, cơng ty mua 66 m3 cát vàng qua sàng của xí nghiệp khai thác và kinh doanh VLXD Hà Nội, giá cha cĩ thuế GTGT là 4.950.000đồng, chi phí vận chuyển đơn vị thuê là 198.000 đồng. Vậy giá thực tế cát vàng qua sàng là: 4.950.000 + 198.000 = 5.148.000đồng.
Biên Bản Kiểm Nghiệm Vật T
Ngày 01 tháng 11 năm 2009
Căn cứ vào phiếu giao hàng số 503 ngày 12 tháng 11 năm 2009 của của
xí nghiệp khai thác và kinh doanh VLXD Hà Nội,, giao theo HĐ số:730/HĐKT ngày 20 tháng 10 năm 2009
Ban kiểm nghiệm gồm:
Ơng : Phạm Đình Tiếp: Đại diện phịng TC -Trởng ban Ơng : Trần Văn Cảnh : Kỹ thuật - Uỷ viên Bà : Nguyễn Thu Hằng : Thủ kho - Uỷ viên Đã kiểm nghiệm các loại vật t sau đây:
TT Tên nhãn hiệu vật liệu Đơn vị tính Số Lợng Khơng đúng quy cách Theo chứng từ Đúng quy cách phẩm chất 1 Cát vàng m3 66 66 0
Kết luận của ban kiểm nghiệm:
Uỷ viên Uỷ viên Trởng ban
(ký, họ tên) (ký, họ tên) (ký, họ tên)
Cụ thể: Ngày 15 tháng 11 năm 2009, thủ kho xi măng nhận đợc hố đơn do bên Xí nghiệp khai thác và Kinh doanh Vật liệu Hà Nội giao về khối lợng 66 m3 cát vàng qua sàng cơng ty đã mua nh sau :
Hố đơn (GTGT)
Mẫu số 01/GTGT - 3LL
Liên 2: giao cho khách hàng MB /2009 - B
Ngày 01 tháng 11 năm 2009 N0: 00760 Đơn vị bán hàng: Xí nghiệp khai thác và kinh doanh vật liệu Hà Nội
Địa chỉ : Liên Mạc - Từ Liêm - Hà Nội Điện thoại: 043.8383920 Mã số: Họ và tên ngời mua hàng: Trần Đại Nam
Đơn vị: Cơng ty TNNH Bêtơng Thăng Long Mêkơng Địa chỉ: Xuân Đỉnh - Từ Liêm - Hà Nội
Hình thức thanh tốn: CK Mã số:
STT Hàng hố, dịch vụ ĐVT Số lợng Đơn giá Thành tiền
1 Cát vàng Khối 66 78.000 5.148.000
Cộng 5.148.000
Thuế GTGT: 10% Tiền thuế GTGT: 514.800
Tổng cộng tiền thanh tốn : 5.662.800
Số tiền viết bằng chữ: Năm triệu sáu trăm sáu hai nghìn tám trăm
0 7 3 1 0 2 6 0 0 5 1 0 1 3 5 0 0 0 5 2
Ngời mua hàng Ngời bán hàng Thủ trởng đơn vị
(ký, họ tên) (ký, họ tên) (ký, họ tên)
Đ/v: Cơng ty TNHH Bêtơng TL - MK Phiếu Nhập Kho Mẫu số: 01 - VT ( Ban hành theo QĐ số 15/2006/ QĐ - BTC Số :142 Ngày 01 tháng 11 năm 2009 Nợ TK:6111 Cĩ TK: 331 Họ và tên ngời giao : Nguyễn Văn Thành
Theo HĐ số: 00358 ngày 01/11/2009 của Xí nghiệp khai thác và kinh doanh vật liệu Hà Nội
Địa chỉ : Liên Mạc - Từ Liêm - Hà Nội
Nhập vào kho: kho Cơng ty Địa điểm: Xuân Đỉnh - Từ Liêm STT Tên quy cách sản
phẩm, hàng hố
Đơn vị
Số lợng Đơn giá Thành tiền Yêu cầu Thực
nhập
1 Cát vàng khối 66 66 78.000 5.148.000
Cộng
Cộng thành tiền (viết bằng chữ): Năm triệu một trăm bốn tám nghìn đồng.
Ngời giao hàng Thủ kho Kế tốn trởng Thủ trởng đơn vị
2.3.2 Thủ tục xuất kho
Tại Cơng ty TNHH Bêtơng Thăng Long Mêkơng do sản phẩm hồn thành là bêtơng tơi. Chính vì vậy, số lợng NVL nhập kho thờng đợc phịng vật t nhập theo HĐ kinh tế cĩ sẵn. Số lợng NVL nhập này thờng đợc đa vào sản xuất ngay sau khi nhập do NVL khơng để đợc lâu, xi măng cĩ thể vĩn cục do điều kiện mơi trờng bên ngồi. Chính vì vậy, quá trình nhập NVL và quá trình xuất NVL thờng đi kèm với nhau.
Khi hàng về kho, tồn bộ số NVL này sẽ đợc đa đến các bồn chứa. Bồn chứa này sẽ tự cân số NVL cĩ trong bồn cũng là cơ sở để thủ kho viết vào Bảng kê vật liệu nhập hàng ngày. Đồng thời, khi cĩ lệnh sản xuất tại phịng điều hành trạm trộn, các cán bộ kỹ thuật vận hành hệ thống máy mĩc thiết bị sẽ nhập dữ liệu vào máy , mác bêtơng, khối lợng cần trộn, máy sẽ xử lý tự động xác định khối lợng nguyên vật liệu từng loại cần để sản xuất ra mác bêtơng đĩ. Nạp dữ liệu xong, máy sẽ khởi động dây chuyền sản xuất. Tất cả các số liệu đều đợc thực hiện theo bảng định mức vật liệu của Bộ Xây Dựng (đây cũng là cơ sở để thủ kho cĩ thể tính đợc số NVL thực xuất cĩ chính xác hay khơng)
Trích: Bảng định mức cấp phối vật liệu 1m3 bê tơng
1. Xi măng PCB 30 độ sụt 2- 4cm Số hiệu Loại VL, quy cách Mác bê
Vật liệu dùng cho 1m3 vữa bê tơng
măng(kg) vàng( m3) ( m3) ( lít) Gia 01.0001 Đá: dmax=10mm 100 228 0.504 0.859 195 01.0002 150 293 0.478 0.846 195 01.0003 200 357 0.455 0.832 195 01.0004 250 430 0.418 0.819 188 ... ... ... ... ... ... ... 2. Xi măng PCB 40 Độ sụt 2-4 cm Số hiệu Loại VL, quy cách Mác bê
Vật liệu dùng cho 1m3 vữa bê tơng Xi măng(kg) Cát vàng ( m3) Đá, sỏi ( m3) Nớc ( lít) Phụ Gia 01.0057 Đá: dmax=10mm 150 244 0.498 0.856 195 Dẻo hố 01.0058 200 293 0.479 0.846 195 01.0059 250 341 0.461 0.835 195 01.0060 300 390 0.438 0.829 195 ... ... ... ... ... ... ...
Dựa vào bảng định mức trên, thủ kho cĩ thể xác định đợc số vật liệu xuất kho
Ta cĩ Ví dụ nh sau:
- Căn cứ vào HĐKT số 7705/HĐKT ngày 20/10/2009 thủ kho thực hiện lệnh xuất NVL sản xuất theo yêu cầu của hợp đồng.
Cộng hồ xã hội chủ nghĩa việt nam Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
--- ---
Hợp đồng kinh tế
(Hợp đồng số 7705/HĐKT ngày 20/10/2009)
- Căn cứ pháp lệnh Hợp đồng kinh tế ngày 25/09/1989 của hội đồng nhà n- ớc và văn bản hớng dẫn thi hàng của các cấp, các ngành.
- Căn cứa Nghị Định 385 - HĐBT ngày 07/11/1990
- Căn cứ quy chế về HĐKT trong XDCB theo QĐ số 29 ngày 01/06/1992 Bộ xây dựng - Trọng tài kinh tế nhà nớc
Hà Nội, ngày 20 tháng 10 năm 2009
Chúng tơi gồm:
Bên A( Bên mua) :Cơng ty CP Đầu t xây dựng Hà Nội - An Dơng
Địa chỉ: Tồ nhà P4 - 76 An Dơng - Tây Hồ - Hà Nội
Tài khoản: 2111-0000-260829 tại NH Đầu t & Phát triển VN - CN Hà Nội Mã số thuế: 0102640922
Bên B( Bên bán) :Cơng ty TNHH Bê tơng Thăng Long Mê Kơng
Địa chỉ: Xuân Đỉnh - Từ Liêm - Hà Nội
Tài khoản: 22010000000474 chi nhánh ngân hàng ĐT&PT Thăng Long Mã số thuế: 0100113550
Nội dung hợp đồng:
Điều1:Bên B thực hiện khối lợng, đơn giá theo bảng sau:
dịch vụ vị (VNĐ) ( VNĐ)
Bê tơng M200 m3 130 680.000 88.400.000
Bê tơng M250 m3 15.5 710.000 11.005.000
Bơm bê tơng m3 145.5 55.000 8.002.500
Điều 2. Quy cách NVL: Sản phẩm bê tơng tơi đợc kết cấu bởi các NVL chính sau:
2.1 Xi măng Bút Sơn PCB 30 2.2 Cát vàng
2.3 Đá 1*2
2.4 Phụ gia: khơng yêu cầu
Điều 3.Địa điểm giao hàng và thời gian giao hàng:
3.1 Địa điểm giao hàng: Cơng trình Nhà ở Cao Tầng tại Xã Kim Chung - Đơng Anh - Hà Nội
3.2 Thời gian giao hàng: 10h30 phút ngày 01/11/2009 tại địa điểm giao hàng
Điều 4.Thời gian giao HĐ và chi phí Vận chuyển
4.1 Bên B cĩ trách nhiệm viết hố đơn GTGT vào giao vào ngày 15/11/2009 cho bên B sau khi cĩ xác nhận của bên A trong bản xác nhận khối lợng, Bên A cĩ trách nhiệm thanh tốn cho bên B ngay sau khi nhận HĐ GTGT.
4.2 Chi phí vận chuyển sản phẩm sẽ do bên B chịu trách nhiệm và vận chuyển đến đúng địa điểm giao hàng và thời gian giao hàng đã đợc quy định rõ ràng tại điều 3 trong bản hợp đồng này.
Điều 5. Cam kết chung:
5.1 Hai bên cam kết thực hiện đầy đủ các điều khoản đã ghi trong hợp đồng này. Trong quá trình thực hiện nếu cĩ khĩ khăn trở ngại hai bên thơng báo kịp thời cho nhau bằng văn bản trớc 15 ngày để cùng nhau giải quyết.
5.2 Bên nào vi phạm hợp đồng gây thiệt hại cho nhau phải bồi thờng vật chất theo chính sách hiện hành của Nhà nớc. Nếu hợp đồng bị vi phạm khơng tự giải quyết đợc hai bên báo cáo trọng tài kinh tế để giải quyết.
5.3 Hiệu lực của hợp đồng đến ngày 15/11/2009. Hợp đồng hết hiệu lực chậm nhất 10 ngày, hai bên phải gặp nhau để thanh lý quyết tốn sịng phẳng theo quy định của HĐKT.
Hợp đồng làm thành 03 bản. Bên A: Giữ 01 bản
Bên B: Giữ 01 bản.
Một bản gửi cơ quan trọng tài kinh tế.
Đại diện bên A
(Ký, đĩng dấu)
Đại diện bên B
(Ký, đĩng dấu)
Theo yêu cầu của HĐKT và dựa vào bảng định mức thủ kho cĩ thể xác định đợc số lợng NVL xuất dùng:
VD: Để sản xuất 130m3 xi măng mác 200 số lợng NVL cần dùng là: Xi măng : 130 * 357 = 46.410 kg
Cát vàng: 130 * 0.455 = 59,15 m3
Đá, sỏi : 130 * 0.832 = 108,16 m3
Phụ gia: Tuỳ từng loại phụ gia ( VD nh phụ gia Plastiment dùng 0.2 - 0.6 l/100kg xi măng )
Đồng thời, khi cĩ lệnh sản xuất tại phịng điều hành trạm trộn, các cán bộ kỹ thuật vận hành hệ thống máy mĩc thiết bị sẽ nhập dữ liệu vào máy , mác bêtơng, khối lợng cần trộn, máy sẽ xử lý tự động xác định khối lợng nguyên vật liệu từng loại cần để sản xuất ra mác bêtơng đĩ. Nạp dữ liệu xong, máy sẽ khởi động dây chuyền sản xuất. Tại đây, thủ kho cĩ thể xác định đợc số NVL xuất ra và đa vào bảng kê xuất vật t trong ngày.
Bảng này sẽ đợc chia làm 2 liên: 1 liên thủ kho lu và 1 liên đợc đa lên phịng kế tốn vào cuối ngày.Bảng này thể hiện chi tiết NVL xuất dùng cho cơng trình nào, mác bê tơng bao nhiêu, đợc xe nào vận chuyển nên rất tiện cho việc theo
dõi, kiểm tra và cũng cĩ thể xác định đợc 1 ngày sản xuất đợc bao nhiêu sản phẩm.
Đơn vị: Cơng ty TNHH Bêtơng Thăng Long Mêkơng Địa chỉ: Xuân Đỉnh - Từ Liêm - HN
Bảng kê xuất vật t hàng ngày
Ngày 01 tháng 11 năm 2009 Ngày
tháng Tên KH Mác bê tơng Khối l-ợng bê Xe số Măng( tXi Cát Đá (m
3) Phụ gia ( lít ) 1*2 dămĐá Plastine R4 ... 01/11 Cơng ty CP Đầu t xây dựng HN - An Dơng M200 - Bút Sơn 30 130 5762 53,075 65,629 120,8543 - 212,3 - - 05/11 Bác Tuấn - Cầu Kiến Hng M250- Bút Sơn 30 7.1 5477 3.054 6,120 6,960 24,4 ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... Tổng Cộng 217.152 295.719 462.724 58.723 386.490 146.183
Cơng ty TNHH Bêtơng TL - MK
Địa chỉ: Xuân Đỉnh - Từ Liêm - Hà Nội
Bản xác nhận khối lợng
Bên mua: Cơng ty CP Đầu t xây dựng Hà Nội - An Dơng
Đại diện: ơng Trần Quang Phú Chức vụ: Chỉ huy Cơng trờng
Địa chỉ : Tồ nhà P4- 76 An Dơng- Tây Hồ - Hà Nội
Tài khoản : 2111-0000-260829 tại NH Đầu t & Phát triển VN - CN Hà Nội Mã số thuế: 0102640922
Bên bán : Cơng ty TNHH Bêtơng Thăng Long - Mêkơng ( TMC)
Đại diện: ơng Cao Tiến Minh Chức vụ: Phịng kế hoạch TMC Địa chỉ: Xuân Đỉnh - Từ Liêm - HN Mã số thuế: 0100113550
Xác nhận khối lợng bê tơng, dịch vụ cho cơng trình: Nhà ở Cao tầng tại Xã Kim Chung- Đơng Anh - HN tháng 11/2009 nh sau: