*) Niên độ kế tốn đầu tiên của cơng ty đợc bắt đầu từ 25/7/1994 đến 31/12/1994 các năm tiếp theo là theo năm dơng lịch 1/1 đến 31/12 hàng năm.
Kế tốn trởng (kiêm kế tốn tổng hợp) Kế tốn vật t, TSCĐ, tiền lơng Kế tốn bán hàng, thanh tốn TGNH Kế tốn tiền mặt Thủ quỹ
- Từ năm 2006 đến nay, hệ thơng tài khoản kế tốn cùng hệ thơng các báo cáo của Cơng ty TNHH Bêtơng Thăng Long Mêkong đợc áp dụng theo quyết định 15/2006/QĐ- BTC
- Với việc chỉ sản xuất kinh doanh một loại sản phẩm là bêtơng tơi nên kế tốn hạch tốn hàng tồn kho theo phơng pháp kiểm kê định kỳ, tính trị giá vốn hàng xuất kho theo đơn giá bình quân gia quyền.
- Cơng ty áp dụng thuế GTGT theo phơng pháp khấu trừ. - Đơn vị tiền tệ là: VNĐ
*) Tình hình sử dụng máy tính trong kế tốn ở cơng ty:
Chơng trình phần mềm kế tốn cơng ty đang sử dụng là phần mềm kế tốn do cơng ty thuê chuyên gia chế tạo phù hợp với đặc điểm quản lý và sản xuất.
Đây là phần mềm kế tốn của riêng cơng ty cho phép xử lý dữ liệu (các chứng từ gốc đã mã hố) theo phơng pháp xử lý trực tiếp. Phần mềm này cũng luơn đợc điều chỉnh cho phù hợp với những chuẩn mực kế tốn Việt Nam mới ban hành và những chuẩn mực kế tốn quốc tế đợc Việt Nam thừa nhận.
Sơ đồ luân chuyển chứng từ sổ sách trên máy vi tính:
2.2 Tình hình thực tế về tổ chức kế tốn NVL ở Cơng ty TNHH Bêtơng Thăng Long Mêkơng:
2.2.1 Đặc điểm vật liệu và cơng tác quản lý vật liệu tại Cơng ty:
Trong những doanh nghiệp sản xuất thì vật liệu là yếu tố quan trọng khơng thể thiếu trong quá trình sản xuất, là yếu tố cấu thành nên thực thể vật chất của sản phẩm, là tài sản dự trữ sản xuất kinh doanh thuộc đối tợng tài sản lu động.
Tuy nhiên tuỳ thuộc vào từng nghành sản xuất khác nhau, tuỳ thuộc vào việc sản xuất ra sản phẩm gì mà mỗi Doanh nghiệp lại sử dụng những loại vật liệu khác nhau. Chính vì vậy ngồi đặc điểm chung thì vật liệu ở mỗi doanh nghiệp cịn cĩ đặc điểm riêng mang tính chất đặc thù.
Cơng ty Bê tơng Thăng Long Mê cơng là một đơn vị chuyên sản xuất kinh doanh bê tơng tơi phục vụ cho những cơng trình xây dựng nên vật liệu sử dụng chủ yếu ở cơng ty là các loại xi măng, cát, đá, phụ gia, .... trong mỗi loại vật liệu lại gồm rất nhiều chủng loại với quy cách, phẩm chất khác nhau, địi hỏi việc thu mua, vận chuyển, bảo quản cũng rất khác nhau.
Ngồi ra để đảm bảo hoạt động cho các thiết bị máy mĩc, phơng tiện vận chuyển cơng ty cịn sử dụng nhiều loại nguyên liệu khác nh dầu, mỡ, xăng, các
Mã hố CT Nhập dữ liệu vào máy Báo cáo kế tốn NKC Sổ KT chi tiết Sổ cái TK Xử lý tự động theo chơng trình
thiết bị phụ tùng thay thế,... mặt khác do sản phẩm của cơng ty sản xuất là bê tơng tơi với chi phí về NVL chiếm một tỷ trọng rất lớn trong tồn bộ chi phí và giá thành sản phẩm. Vì vậy sự tăng giảm của chi phí NVL luơn đi liền với sự tăng giảm của giá thành sản phẩm. Điều này địi hỏi cơng ty phải sử dụng VL một cách tiết kiệm và cĩ hiệu quả trên cơ sở các định mức vật t kỹ thuật. Nh vậy với đặc điểm đa dạng về chủng loại, khối lợng lớn và chiếm một tỷ trọng lớn trong giá thành sản xuất của vật liệu địi hởi cơng tác quản lý vật liệu ở cơng ty phải đợc tổ chức khoa học, chặt chẽ trên tất cả các khâu từ thu mua dự trữ cho đến khâu sử dụmg và bảo quản.
Nhận thức đợc tầm quan trọng của VL đối với quá trình sản xuất cũng nh thấy đợc những nét đặc thù của VL sử dụng tại cơng ty, việc tổ chức quản lý vật liệu đã đợc cơng ty rất quan tâm chú trọng và thực tế cơng ty đã cĩ những biện pháp quản lý tơng đối chặt chẽ trong từng khâu, từng phần hành cơng việc đều bố trí các bộ phận chuyên trách đảm nhiệm.
Do sản phẩm của cơng ty là bê tơng tơi, việc sản xuất và tiêu thụ diễn ra gần nh đồng thời, sản phẩm khơng để đợc lâu nên kế hoạch sản xuất của cơng ty thờng đợc lập gắn hạn hàng tuần. Việc thu mua cũng nh dự trữ, bảo quản, sử dụng đều phải căn cứ trên kế hoạch này.
Hàng ngày, căn cứ vào kế hoạch sản xuất kinh doanh do phịng kế hoạch lập bộ phận cung ứng vật t tiến hành đặt hàng. Với mỗi loại vật t cơng ty đều bố trí nhân viên tiếp liệu riêng vừa đảm bảo chức năng phân tích thị trờng, tìm kiếm nguồn hàng, tiến hành quá trình thu mua vừa kiêm nhận chức năng nhiệm vụ của thủ kho tổ chức việc nhập xuất vật liệu. Tính đến nay, việc tổ chức quản lý, phân cơng, phân nhiệm nh vậy vẫn tỏ ra khá hiệu quả. Hầu hết các loại vật liệu của cơng ty đều mua tại nguồn nên giá thờng khá rẻ, thấp hơn với giá thị trờng từ 5 đến 10 giá, nhà cung cấp vật liệu cho cơng ty đều là những doanh nghiệp cĩ quy mơ lớn, uy tín cao, luơn luơn đảm bảo nguồn cung cấp vật liệu kịp thời, ổn định, đáp ứng mọi nhu cầu sản xuất của cơng ty. Riêng xi măng, do quy định của cơng ty sản xuất xi măng là khơng trực tiếp cung cấp cho đơn vị sản xuất nên cơng ty chỉ cĩ thể đặt mua xi măng qua đại lý nhng trong qúa trình giao nhận hàng tại cơng ty xi
măng cũng nh trong quá trình vận chuyển về cơng ty, nhân viên tiếp liệu luơn đi theo giám sát đảm bảo đủ số lợng, đúng chất lợng, đúng chủng loại.
Để bảo quản và dự trữ vật liệu, cơng ty đã bố trí 4 kho gồm kho xi măng, kho cát, kho đá, kho phụ gia và kho xăng dầu. ở mỗi kho, tuỳ thộc vào tính chất, đặc điểm của vật liệu, cơng ty đều đề ra các biện pháp kiểm tra, bảo quản phù hợp. Vĩi xi măng rời cần điều kiện bảo quản khơ ráo, tránh ẩm ớt... cơng ty đã bố trí 4 xi lơ để chứa khi xi măng đợc vận chuyển về nhà máy đợc bơm lên 4 xi lơ này với mơi trờng hồn tồn chân khơng đảm bảo xi măng khơng bị vĩn cục, biến chất, sẵn sàng đáp ứng tiêu chuẩn chất lợng của mọi cơng trình....
Hiện nay, cơng ty cũng đã tiến hành xây dựng các định mức tiêu hao vật liệu chi tiết cho từng mác bê tơng đảm bảo sử dụng hợp lý, tiết kiệm NVL, hạ thấp giá thành. Tuy nhiên bên cạnh đĩ việc xây dựng các định mức dự trữ tối đa, tối thiểu cho từng nhĩm, từng loại vật liệu vẫn cha đợc cơng ty chú ý, cơng tác kiểm tra, đánh giá vật liệu tại kho vẫn cịn nhiều hạn chế.
Nh vậy, nĩi chung cơng tác quản lý vật liệu tại cơng ty đã đợc tổ chức tơng đối khoa học hợp lý. Tuy nhiên để quản lý vật liệu cĩ hiệu quả và chặt chẽ hơn nữa, cơng ty cần thực hiện đồng bộ các biện pháp quản lý vật liệu cĩ hiệu quả và chặt chẽ hơn nữa, cơng ty cần thực hiện đồng bộ các biện pháp quản lý ở tất cả các khâu, làm sao để vừa sử dụng tiết kiệm vật liệu, vừa cung cấp kịp thời, đầy đủ cho nhu cầu sản xuất, đảm bảo quá trình sản xuất đợc thờng xuyên, liên tục.
2.2.2 Phân loại vật liệu và cơng tác tổ chức mã hố, xây dựng danh mục hàng hố vật liệu:
Để phục vụ cho hoạt động sản xuất kinh doanh, cơng ty đã sử dụng nhiều loại vật liệu nh xi măng, đá, cát.... mỗi loại vật liệu cĩ cơng dụng và tính chất lý hố khác nhau. Để tiện cho việc theo dõi quản lý và hạch tốn cũng nh để đảm bao cho việc sử dụng vật liệu cĩ hiệu quả trong hoạt động sản xuất kinh doanh, cơng ty đã tiến hành phân loại vật liệu theo cơng dụng và tính chất của chúng, bao gồm:
-Xi măng: gồm các loại xi măng rời mà cơng ty sử dụmg nh xi măng Nghi Sơn PCB 40, xi măng Bút Sơn PCB 40, xi măng ChinFon PC30,PC 40,....
-Cát: gồm cát vàng qua sàng, cát vàng sơng Lơ,..
-Phụ gia: gồm các phụ gia Plastiment, phụ gia 90RA, phụ gia chống thấm, phụ gia chống nở, phụ gia Pozzo...
-Vật liệu khác
- Việc phân loại nh trên của cơng ty tạo điều kiện thuận lợi cho cơng tác quản lý cũng nh hạch tốn, dễ dàng quản lý và theo dõi tình hình biến động của từng nhĩm, từng loại vật liệu .Tuy nhiên hiện nay ở cơng ty việc sử dụng các phụ tùng thay thế , cũng nh nhiên liệu nh xăng dầu... là khá nhiều nhng kế tốn lại khơng đa loại vật t này hạch tốn, theo dõi ở TK627 là khơng hợp lý, tạo nhiều khĩ khăn trong việc quản lý, theo dõi số lợng cũng nh chất lợng của chúng. Đây là một hạn chế mà cơng ty cần khắc phục. (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
Để ứng dụng tin học vào cơng tác kế tốn, cơng ty đã xây dựng một danh mục hàng hố gồm các loại bê tơng cơng ty cung cấp cùng các dịch vụ vận chuyển bê tơng, bơm bê tơng và các loại vật liệu dùng để sản xuất bê tơng. Danh mục này đã đợc mã hố đảm bảo tính ngắn gọn, dễ hiểu và hiệu quả trong ứng dụng phần mềm kế tốn. Nhng cơng tác mã hố này lại khơng tuân theo nguyên tắc nào cụ thể mà do kế tốn vật t nhận tự đặt sao cho dễ nhớ và ngắn gọn, làm sao để thực hiện cơng việc của mình một cách hiệu quả nhất. Nhng gần đây thì cơng tác mã hố cũng dần đợc chú trọng và đợc xây dựng cụ thể nh sau:
VD1: Xi măng Nghi Sơn mác PCB 30 đợc mã hố CENS30 với
- CE : 2 chữ cái đầu tên viết tắt của xi măng bằng tiếng anh (CEMENT) - NS30: là tên viết tắt của loại xi măng Nghi Sơn mác PCB 30
VD2: Đá 1 x 2 đợc mã hố là ST 12
- ST: là 2 chữ cái đầu tên viết tắt tiếng anh của Đá ( STONE) - 12: chỉ kích thớc đá 1 x 2
XX ( 2 chữ cái đầu tên viết tắt
XXX ( tên vật t và đặc điểm
vật t bằng tiếng anh)
kèm theo)
CE NS 30
Sau khi đã lập đợc danh mục và mã hố vật t, hàng hĩa. Cơng ty tiến hành khai báo cài đặt trong phần mềm: Từ màn hình Kế tốn vào danh mục / danh mục hàng hố/ cập nhập danh mục hàng hố, xuất hiện màn hình cập nhật danh mục hàng hố cho phép khai báo, cài đặt mã hố, tên hàng hố( với độ dài quy định tối đa 20 ký tự) và đơn vị tính. Sau khi khai báo song vào END để kết thúc và thốt.
Song song với việc mã hố, khai báo, cài đặt danh mục hàng hố, vật t, cơng ty cũng thực hiện việc mã hố, khai báo, cài đặt đối với chứng từ kế tốn cũng nh các tài khoản kế tốn
TMC Danh mục hàng hố
Mã hàng hố Tên hàng hố ĐVT
AD300 Phụ gia Pozzolith 300 lít
ADG51 Phụ gia MBT G51 lít
ADPL Phụ gia Plastiment lít
ADRA90 Phụ gia 90 RA lít
... ... ...
BB100 Bê tơng mác 100 m3
BB150 Bê tơng mác 150 m3
...
CEBU30 Xi măng Bút Sơn PC 30 tấn
CECF30 Xi măng Chinfon PC 30 tấn
CENS40 Xi măng Nghi Sơn PC 40 tấn
... ... ...
SA1 Cát vàng sơng Lơ m3
SA2 Cát vàng qua sàng m3 ST12 Đá 1 x 2 m3 ST515 Đá 5 x 15 m3 ST52 Đá 5 x 20 m3 ... ... ... 2.2.3 Đánh giá vật liệu:
Đánh giá vật liệu là việc xác định trị giá vật liệu theo những nguyên tắc nhất định đảm bảo yêu cầu chân thực, thống nhất. Nĩ cĩ ý nghĩa quan trọng trong việc xác định kết quả kinh doanh (Lãi, lỗ) và xác định giá trị tài sản hiện cịn của doanh nghiệp, nĩ cung cấp thơng tin cần thiết giúp cho việc phân tích chi phí, giá thành sản xuất, giá vốn hàng bán đợc đúng đắn, tạo cơ hội cho các nhà quản trị doanh nghiệp đa ra các quyết định hợp lý.
Nhận thức rõ vai trị, vị trí của cơng tác đánh giá vật liệu , các cán bộ nhân viên kế tốn cũng nh quản lý của cơng ty đã rất coi trọng cơng tác này và luơn quán triệt nguyên tắc giá gốc trong đánh giá vật liệu. (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
2.2.3.1 Cách tính giá vật liệu nhập kho
Do vật liệu của đơn vị tồn bộ là mua từ bên ngồi, nên giá thực tế của vật liệu nhập kho bao gồm giá mua cộng với chi phí thu mua. ở đây ta chia làm 2 trờng hợp:
-Tr ờng hợp 1 : Trong hợp đồng mua bán ký kết giữa cơng ty và khách hàng quy định chi phí vận chuyển bên bán chịu, trong giá mua đã cĩ cả chi phí vận chuyển thì giá thực tế vật liệu nhập kho là giá ghi trên hố đơn cha cĩ thuế giá trị gia tăng.
VD: Ngày 01/11/2009, cơng ty mua 55 tấn xi măng rời Bút Sơn PCB 30 của cơng ty thơng Mại Thành An, với tổng giá trị thanh tốn là 43.450.000 đồng, trong đĩ giá mua cha thuế là 41.380.952 đồng, thuế GTGT 5%. Nh vậy thực tế 55 tấn xi măng rời Bút Sơn PCB 30 nhập kho sẽ là 41.380.952 đồng.
-Tr ờng hợp 2: Trong hợp đồng mua bán quy định ngời mua hàng tự thuê phơng tiện vận chuyển, thì giá thực tế vật liệu nhập kho sẽ là giá ghi trên hố đơn cha cĩ thuế cộng với chi phí vận chuyển.
VD: ngày 01/11/2009, cơng ty mua 66 m3 cát vàng qua sàng của xí nghiệp khai thác và kinh doanh VLXD Hà Nội, giá cha cĩ thuế GTGT là 4.950.000đồng, chi phí vận chuyển đơn vị thuê là 198.000 đồng. Vậy giá thực tế cát vàng qua sàng là: 4.950.000 + 198.000 = 5.148.000đồng
2.2.3.2 Cách tính giá vật liệu xuất kho
Cơng ty sử dụng phơng pháp bình quân gia quyền để xác định trị giá thực tế vật liệu xuất kho trong cả tháng.
Theo phơng pháp này trị giá vật liệu xuất kho đợc tính dựa trên đơn giá bình quân và số lợng vật liệu xuất kho.
Trị giá VL xuất kho = Số lợng VL xuất kho x Đơn giá VL bình quân Trong đĩ: để xác định số lợng vật liệu xuất kho của từng loại, kế tốn phải chờ đến cuối kỳ khi cĩ kết quả kiểm kê vật liệu xác định đợc số lợng vật liệu tồn cuối kỳ do cơng ty áp dụng kế tốn hàng tồn kho theo phơng pháp kiểm kê định kỳ. Số l- ợng vật liệu xuất kho đợc tính nh sau:
Số lợng VL
xuất kho =
Số lợng VL
tồn đầu kỳ + Số lợng VL nhập trong kỳ - Số lợng VLtồn cuối kỳ Đơn giá
bình quân = Trị giá VL tồn đầu kỳ + Trị giá VL nhập trong kỳSố lợng VL tồn đầu kỳ + Số lợng VL nhập trong kỳ
Việc tính đơn giá bình quân, số lợng vật liệu xuất kho và giá trị vật liệu xuất kho đều đợc lập trình cài đặt trong phần mềm kế tốn cơng ty áp dụng, cuối tháng chỉ cần căn cứ vào biên bản tồn kho vật liệu , kế tốn nhập dữ liệu, máy sẽ tự động tính và ghi các bút tốn, xử lý.
VD : trong Tháng 11/2009 cĩ các số liệu của Xi Măng rời Bút Sơn PCB30 nh sau:
Tồn đầu kỳ Số lợng 9,07 tấn
Thành tiền: 6.824.095đồng
Nhập trong kỳ Số lợng 2.424 tấn
Tồn cuối kỳ Số lợng: 10,07 tấn Số lợng XM Bút Sơn xuất trong kỳ = 9,07 + 2.424 - 10,07 =2423 tấn Đơn giá B/q=(6,824,095+1.823.771.429)/(9,07+2.424) ≈ 752.380 đồng
Giá thực tế XM Bút Sơn xuất trongT11/09= 2423x 752.380 ≈ 1,823,019,048đồng
2.3 Kế tốn NVL tại kho Cơng ty TNHH Bêtơng Thăng Long Mêkơng:2.3.1 Thủ tục nhập kho 2.3.1 Thủ tục nhập kho
Hàng ngày khi nguyên vật liệu về đến nhà máy, thủ kho tiến hành kiểm tra chất lợng, khối lợng nguyên vật liệu và viết biên nhận vào phiếu giao hàng.Phiếu