tốn vật liệu tại cơng ty, tơi xin cĩ một số ý kiến đề xuất sau :
3.2.1 Trang bị hệ thống dụng cụ kiểm tra khối lợng, chất lợng vật liệu : liệu :
Đây là vấn đề rất cần thiết đối với việc tổ chức quản lý cũng nh hạch tốn vật liệu. Việc này là tơng đối đơn giản, khơng tốn nhiều chi phí nhng hiệu quả mà nĩ mang lại thì khơng hề nhỏ chút nào. Khơng những khắc phục đợc vấn đề nhân sự, giảm chi phí cho việc cử ngời đi theo xe vận chuyển mà việc trang bị hệ thống dụng cụ cân đo đong đếm sẽ cho phép xác định chính xác khối lợng vật liệu nhập, xuất, tồn từ đĩ giúp kế tốn phản ánh chính xác, đúng đắn về giá trị tài sản hiện cĩ của đơn vị cũng nh xác định đợc chi phí và giá thành một cách hợp lý, chính xác, gĩp phần nâng cao hiệu quả của cơng tác kế tốn và cơng tác quản lý của cơng ty.
3.2.2 Trang bị hệ thống kho tàng
Nh ta đã biết, Cơng ty TNHH Bêtơng Thăng Long Mêkơng là Cơng ty sản xuất Bêtơng tơi, mà nguyên vật liệu chủ yếu là xi măng, cát, đá.... Những nguyên vật liệu này hầu hết là những nguyên vật liệu rất kho bảo quản nh xi măng dễ hút ẩm do đĩ cơng ty phải xây dựng hệ thống kho tàng thơng thống. Do đĩ, Cơng ty cần tránh để nguyên vật liệu tiếp xúc trực tiếp với nền . Cần đầu t những kệ để xi măng để tránh ẩm.
- Các kho nguyên vật liệu phải tách rời nhau để tránh việc lẫn nguyên vật liệu, ảnh hởng trực tiếp đến phẩm chất cũng nh chất lợng của sản phẩm.
3.2.3 Hồn thiện việc phân loại vật liệu :
Đối với các doanh nghiệp sản xuất nĩi chung, vật liệu bao gồm rất nhiều loại, nhiều thứ với cơng dụng, vai trị, quy cách, phẩm chất, tính chất lý hố rất khác nhau. Vì vậy, việc phân loại vật liệu trở thành một yêu cầu tất yếu đối với mọi
doanh nghiệp sản xuất vật chất nhằm quản lý một cách chặt chẽ và tổ chức hạch tốn chi tiết đối với từng thứ, từng loại vật liệu. Những thơng tin chính xác về tình hình tăng, giảm của từng vật liệu sẽ là cơ sở đảm bảo cho việc ra quyết định quản trị đợc sát thực, kịp thời. Với yêu cầu nh vậy, căn cứ vào tình hình thực tế, cơng ty cĩ thể tổ chức phân loại vật liệu nh sau :
- Vật liệu chính : là những vật liệu tham gia cấu thành nên thực thể chính của sản phẩm gồm ximăng, đá, cát, phụ gia.
- Nhiên liệu : là những vật liệu phục vụ cho cơng nghệ sản xuất sản phẩm, cho hoạt động của máy mĩc thiết bị, phơng tiện vận tải nh xăng, dầu,..
- Phụ tùng thay thế : là những phụ tùng máy mĩc thiết bị dùng để thay thế, sửa chữa máy mĩc thiết bị nh săm lốp, pittơng,...
Trong mỗi loại vật liệu ta lại tiến hành chia nhỏ ra, ví dụ với ximăng cĩ ximăng Nghi sơn, ximăng Bút sơn, Chinfon,... Tơng ứng với việc phân loại vật liệu cũng cần phải xây dựng phần mềm kế tốn với các sổ kế tốn cũng nh các tài khoản kế tốn cho phù hợp. Chẳng hạn :
TK1521 : Vật liệu chính.
+ TK 15211 : Tồn kho xi măng
TK 152111 : tồn kho ximăng Nghi sơn ...
Với ví dụ trên, kế tốn ghi lại nh sau : Khi nhận hố đơn :
+ Nợ TK 6113 86.955.546
Cĩ TK 3311 86.955.546 + Nợ TK 1331 7.983.505
Cĩ TK 3311 7.983.505
Với phần nhiên liệu thừa khơng dùng hết trong tháng này sẽ đợc kết chuyển từ tài khoản 6113 sang tài khoản 1523 . VD: trong tháng chỉ dùng hết
80.00.000 đồng nh vậy số nhiêu liệu thừa sẽ là 6.955.546 sẽ đợc phản ánh nh sau:
Nợ TK 1523: 6.955.546 Cĩ TK 6113 : 6.955.546
Vào đầu tháng sau máy sẽ tự động kết chuyển ngợc lại : Nợ TK 6113: 6.955.546
Cĩ TK 1523: 6.955.546
3.2.4. Nâng cao vấn đề quản trị con ngời :
Nh chúng ta đã biết khi áp dụng tin học vào cơng tác kế tốn thì yếu tố con ngời phải là yếu tố đặt lên hàng đầu, máy tính chỉ là phơng tiện trợ giúp nâng cao hiệu quả cơng việc cịn sử dụng điều khiển máy tính vẫn là con ngời, những nhân viên kế tốn cĩ chuyên mơn nghiệp vụ. Quản trị ngời dùng là một vấn đề quan trọng khi thực hiện bộ máy kế tốn trong điều kiện sử dụng máy vi tính giúp doanh nghiệp cĩ thể yên tâm hơn về tính bảo mật dữ liệu.
Để thực hiện vấn đề này cơng ty cĩ thể phân cơng cơng việc chuyên mơn hố, phân quyền nhập liệu cũng nh quyền in sổ sách, báo cáo kế tốn cho từng nhân viên kế tốn, kế tốn trởng kiểm tra cĩ thể quy trách nhiệm cho các nhân viên nhập liệu khi cĩ sai sĩt. Khi sử dụng trên mạng, các giám đốc điều hành cũng nh các nhân viên khác trong cơng ty cĩ thể nhận đợc những quyền khai thác thơng tin theo nhu cầu hoặc khơng thể xem, sửa, huỷ đợc dữ liệu do nhân viên khác nhập nếu khơng đợc cho phép. Kế tốn trởng cĩ thể thêm bớt đặt quyền cho từng nhân viên trong nhiều khía cạnh nh: quyền đợc truy cập tới các thực đơn, quyền đợc nhập một loại chứng từ nhất định,...
3.2.5 Hồn thiện kế tốn chi tiết vật liệu :
Tại kho : Cơng ty cần tiếp tục cĩ sự hồn thiện cơng tác hạch tốn ban đầu
tại kho một cách khoa học, hợp lý hơn, tăng cờng hơn nữa sự phối hợp chặt chẽ giữa thủ kho, bộ phận cung cấp vật t và phịng kế tốn.
Sau mỗi lần nhập ngồi việc vào bảng kê nhập xuất hàng ngày, thủ kho cần theo dõi thêm trên thẻ kho. Với cách làm này sẽ đảm bảo việc theo dõi lợng tồn hàng hĩa chính xác, hố đơn chứng từ đợc đầy đủ, cĩ hệ thống, tránh mất mát
chứng từ đồng thời tăng cờng đợc sự kiểm tra giám sát cũng nh sự phối hợp giữa thủ kho và kế tốn.
Tại phịng kế tốn :
a, Bổ sung danh mục hàng hĩa:
Cơng ty cần bổ sung vào danh mục hàng hố mã, tên của các loại nhiên liệu: xăng, dầu, mỡ và các loại phụ tùng tạo điều kiện thuận lợi cho cơng tác hạch tốn.
b, Bổ sung Phiếu Xuất Kho
Ngồi ra, Cơng ty cần bổ sung thêm chứng từ để việc hạch tốn đợc thuận lợi và dễ dàng hơn. Hiện tại, kế tốn chỉ sử dụng Bảng kê xuất là chứng từ gốc để vào sổ mà khơng cĩ Phiếu Xuất Kho. Vì vậy, theo tơi cuối tháng sau khi kiêm kê NVL kế tốn nên lập 1 Phiếu Xuất Khocho tất cả các NVL xuất dùng trong tháng. Từ Phiếu Xuất Kho này kế tốn sẽ lập bảng kê NVL xuất dùng trong kỳ, các sổ chi tiết và tổng hợp cho từng loại nguyên vật liệu sẽ thuận lợi cho việc theo dõi và đúng chuẩn mực kế tốn.
Đ/v: Cơng ty TNHH Bê tơng Thăng Long Mê
kơng
Phiếu xuất kho
Ngày 30 tháng 11 năm 2009 Mẫu số: 02 - VT (Ban hành theo QĐsố15/2006/QĐ-BTC Ngày 20/03/2006 củaBT BTC) Số : 161 Nợ TK : 621 CĩTK : 611 Họ và tên ngời nhận : Lê Tấn Địa chỉ(bộ phận): Sản xuất
Lý do xuất dùng: Xuất cho sản xuất sản phẩm Xuất tại kho ( ngăn lơ ): Cơng ty
Mã vật
liệu Tên vật liệu ĐVT Số Lợng Yêu Cầu Thực Xuất
ADPL Phụ gia Plastinment Lít 59 59 13181.82 777,727 ADR4 Phụ gia R4 Lít 121 121 10909.09 1,320,000 ADRA90 Phụ gia 90RA Lít 52 52 14545.45 756,364
... ... ... ... CEBU30 Xi măng bút sơn PCB30 Tấn 2423 2423 752380.95 1,823,019,048 CECF30 Xi măng Chifon PCB30 Tấn 285.68 285.68 742857.14 212,219,429 CEBU40 Xi măng Bút sơn PCB40 Tấn 469.5 469.5 804761.90 377,835,714 CENS40 Xi măng Nghi Sơn PCB40 Tấn 143.7 143.7 819047.62 117,697,143
……. ……. ………..
SA1 Cát vàng sơng Lơ m3 1263 1263 70909.09 89,558,182 SA2 Cát vàng qua sàng m3 580 580 86363.64 50,090,909 ….. ……. ……. ….. ……… ST12 Đá 1*2 m3 351.6 351 104545.45 36,758,182 ST515 Đá 5*15 m3 223.5 223.5 95454.55 21,334,091 ST52 Đá 5*20 m3 180.2 180.2 95454.55 17,200,909 …… ……. ……. ……. ……. ……. Cộng 3043.68 3043.68 2,767,644,970
- Tổng số tiền: Hai tỷ bảy trăm sáu bảy nghìn sáu trăm bốn bốn nghìn chín trăm
bảy mơi đồng.
- Số chứng từ gốc kèm theo:
Ngày 30 tháng 11 năm 2009
Ngời lập
phiếu Ngời nhận hàng Thủ kho Kế tốn trởng Giám đốc
(Ký,họ tên) (Ký,họ tên) (Ký,họ tên) (Ký,họ tên) (Ký,họ tên)
c, Thực hiện trích lập dự phịng giảm giá hàng tồn kho:
Mặc dù, Cơng ty luơn cĩ lợng Nguyên Vật liệu dồi dào và đều đợc hợp đồng với nhà cung cấp trớc thời điểm sản xuất nên khơng xảy ra việc khan hiếm nguyên vật liệu cũng. Nhng tình hình biến động của giá cả khơng lờng trớc đợc. Do vậy, Cơng ty nên thực hiện việc trích lập dự phịng giảm giá đối với hàng tồn kho nguyên vật liệu để tránh rủi ro cho doanh nghiệp.
1. Cuối kỳ kế tốn năm (hoặc quý), khi lập dự phịng giảm giá hàng tồn kho lần đầu tiên, ghi:
Nợ TK 632 - Giá vốn hàng bán
Cĩ Tk 159 - Dự phịng giảm giá hàng tồn kho. 2. Cuối kỳ kế tốn năm ( hoặc quý) tiếp theo:
- Nếu khoản dự phịng giảm giá hàng tồn kho phải lập ở cuối kỳ kế tốn năm nay lớn hơn khoản dự phịng giảm giá hàng tồn kho đã lập ở cuối kỳ kế tốn năm trớc cha sử dụng hết thì số chênh lệch lớn hơn, ghi:
Nợ Tk 632 - Giá vốn hàng bán ( Chi tiết dự phịng giảm giá hàng tồn kho)
Cĩ TK 159 - Dự phịng giảm giá hàng tồn kho
- Nếu khoản dự phịng giảm giá hàng tồn kho phải lập ở cuối kỳ kế tốn năm nay nhỏ hơn khoản dự phịng giảm giá hàng tồn kho đã lập ở cuối kỳ kế tốn năm trớc cha sử dụng hết thì số chênh lêch nhỏ hơn, ghi:
Nợ TK 159 - Dự phịng giảm giá hàng tồn kho
Cĩ TK 632 - Giá vốn hàng bán (Chi tiết dự phịng giảm giá hàng tồn kho)
Kết luận
Trong cơng tác quản lý doanh nghiệp, việc cĩ những biện pháp quản lý tốt là cha đủ mà địi hỏi doanh nghiệp phải khơng ngừng cải tiến, thay đổi ph- ơng pháp quản lý để phù hợp với yêu cầu ngày càng cao của cơng tác quản lý, phù hợp với những thay đổi diễn ra hàng ngày, hàng giờ trong nền kinh tế thị tr-
ờng. Một con ngời tự bằng lịng, thoả mãn với chính mình chính là lúc anh ta đang tự tụt hậu, đánh mất cơ hội phát triển.
Nhận thức đợc vấn đề trên, cơng ty Bêtơng Thăng long MêKơng đã luơn chú trọng tới cơng tác quản lý và hạch tốn vật liệu. Vì vậy việc quản lý và hạch tốn vật liệu ở cơng ty đợc tổ chức tơng đối khoa học và cĩ hệ thống đặc biệt cơng ty đã ứng dụng tin học vào cơng tác kế tốn, điều này đã tạo nhiều thuận lợi trong quản lý và hạch tốn. Tuy nhiên để cơng tác kế tốn vật liệu nĩi riêng và cơng tác kế tốn nĩi chung thực sự phát huy đợc vai trị và tầm quan trọng của nĩ thì địi hỏi cơng ty cần tiếp tục hồn thiện hơn nữa.
Qua thời gian thực tập tại cơng ty, bằng những kiến thức lý luận đã học, em đã đi sâu nghiên cứu tình hình thực tế cơng tác kế tốn vật liệu của cơng ty, nhận thức đợc những u điểm cơng ty đã làm đợc và những mặt hạn chế cần khắc phục, em đã mạnh dạn đề xuất một số ý kiến đĩng gĩp nhằm gĩp phần hồn thiện cơng tác kế tốn vật liệu tại cơng ty. Hy vọng đây sẽ là những ý kiến tham khảo thực sự giúp ích đợc cho cơng ty trong việc nâng cao tính hiệu quả của cơng tác kế tốn vật liệu.
Do trình độ bản thân và kinh nghiệm cịn hạn chế, hơn nữa thời gian thực tập lại ngắn nên chắc chắn luận văn khơng tránh khỏi những thiếu sĩt, em mong nhận đợc ý kiến của những ngời quan tâm để luận văn này thực sự cĩ ý nghĩa. Một lần nữa em xin chân thành cảm ơn Cơ giáo - Th.S Trơng Thanh Hằng ngời đã trực tiếp hớng dẫn chỉ bảo cho em và sự giúp đỡ của các cán bộ nhân viên phịng kế tốn cũng nh các phịng ban khác của Cơng ty Bêtơng Thăng long MêKơng.
Tài liệu tham khảo
1, Chế độ Kế tốn Doanh Nghiệp (Theo luật kế tốn mới) - NXB Tài Chính năm 2006
3, Giáo trình: Phân tích HĐKT - Th.S Đặng Ngọc Hùng - Trờng ĐH Cơng Nghiệp HN.
4, QĐ 1141- TC/QĐ/CĐKT ban hành ngày 01/11/1995
5, QĐ 15/2006/QĐ - BTC ban hành ngày 20/03/2006
6, QĐ 58/2009 - QĐ - TTg ban hành ngày 16/04/2009
( Bổ sung một số giải pháp về thuế nhằm thực hiện chủ trơng kích cầu đầu t và tiêu dùng, ngăn chặn suy giảm kinh tế, tháo gỡ khĩ khăn đối với doanh nghiệp)
7, Thơng t 288/2009 /TT - BTC ban hành ngày 07/12/2009
( Hớng dẫn chế độ trích lập và sử dụng các khoản dự phịng giảm giá hàng tồn kho, tổn thất các khoản đầu t TC, nợ phải thu khĩ địi và bảo hành sản phẩm hàng hố, cơng trình xây lắp tại DN)
8, Thơng t số 13/2009/TT - BTC ban hành ngày 22/01/2009
( Hớng dẫn thực hiện giảm thuế GTGT đối với một số hàng hố dịch vụ DN kinh doanh gặp khĩ khăn)