Tại Cơng ty TNHH Bêtơng Thăng Long Mêkơng do sản phẩm hồn thành là bêtơng tơi. Chính vì vậy, số lợng NVL nhập kho thờng đợc phịng vật t nhập theo HĐ kinh tế cĩ sẵn. Số lợng NVL nhập này thờng đợc đa vào sản xuất ngay sau khi nhập do NVL khơng để đợc lâu, xi măng cĩ thể vĩn cục do điều kiện mơi trờng bên ngồi. Chính vì vậy, quá trình nhập NVL và quá trình xuất NVL thờng đi kèm với nhau.
Khi hàng về kho, tồn bộ số NVL này sẽ đợc đa đến các bồn chứa. Bồn chứa này sẽ tự cân số NVL cĩ trong bồn cũng là cơ sở để thủ kho viết vào Bảng kê vật liệu nhập hàng ngày. Đồng thời, khi cĩ lệnh sản xuất tại phịng điều hành trạm trộn, các cán bộ kỹ thuật vận hành hệ thống máy mĩc thiết bị sẽ nhập dữ liệu vào máy , mác bêtơng, khối lợng cần trộn, máy sẽ xử lý tự động xác định khối lợng nguyên vật liệu từng loại cần để sản xuất ra mác bêtơng đĩ. Nạp dữ liệu xong, máy sẽ khởi động dây chuyền sản xuất. Tất cả các số liệu đều đợc thực hiện theo bảng định mức vật liệu của Bộ Xây Dựng (đây cũng là cơ sở để thủ kho cĩ thể tính đợc số NVL thực xuất cĩ chính xác hay khơng)
Trích: Bảng định mức cấp phối vật liệu 1m3 bê tơng
1. Xi măng PCB 30 độ sụt 2- 4cm Số hiệu Loại VL, quy cách Mác bê
Vật liệu dùng cho 1m3 vữa bê tơng
măng(kg) vàng( m3) ( m3) ( lít) Gia 01.0001 Đá: dmax=10mm 100 228 0.504 0.859 195 01.0002 150 293 0.478 0.846 195 01.0003 200 357 0.455 0.832 195 01.0004 250 430 0.418 0.819 188 ... ... ... ... ... ... ... 2. Xi măng PCB 40 Độ sụt 2-4 cm Số hiệu Loại VL, quy cách Mác bê
Vật liệu dùng cho 1m3 vữa bê tơng Xi măng(kg) Cát vàng ( m3) Đá, sỏi ( m3) Nớc ( lít) Phụ Gia 01.0057 Đá: dmax=10mm 150 244 0.498 0.856 195 Dẻo hố 01.0058 200 293 0.479 0.846 195 01.0059 250 341 0.461 0.835 195 01.0060 300 390 0.438 0.829 195 ... ... ... ... ... ... ...
Dựa vào bảng định mức trên, thủ kho cĩ thể xác định đợc số vật liệu xuất kho
Ta cĩ Ví dụ nh sau:
- Căn cứ vào HĐKT số 7705/HĐKT ngày 20/10/2009 thủ kho thực hiện lệnh xuất NVL sản xuất theo yêu cầu của hợp đồng.
Cộng hồ xã hội chủ nghĩa việt nam Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
--- ---
Hợp đồng kinh tế
(Hợp đồng số 7705/HĐKT ngày 20/10/2009)
- Căn cứ pháp lệnh Hợp đồng kinh tế ngày 25/09/1989 của hội đồng nhà n- ớc và văn bản hớng dẫn thi hàng của các cấp, các ngành.
- Căn cứa Nghị Định 385 - HĐBT ngày 07/11/1990
- Căn cứ quy chế về HĐKT trong XDCB theo QĐ số 29 ngày 01/06/1992 Bộ xây dựng - Trọng tài kinh tế nhà nớc
Hà Nội, ngày 20 tháng 10 năm 2009
Chúng tơi gồm:
Bên A( Bên mua) :Cơng ty CP Đầu t xây dựng Hà Nội - An Dơng
Địa chỉ: Tồ nhà P4 - 76 An Dơng - Tây Hồ - Hà Nội
Tài khoản: 2111-0000-260829 tại NH Đầu t & Phát triển VN - CN Hà Nội Mã số thuế: 0102640922
Bên B( Bên bán) :Cơng ty TNHH Bê tơng Thăng Long Mê Kơng
Địa chỉ: Xuân Đỉnh - Từ Liêm - Hà Nội
Tài khoản: 22010000000474 chi nhánh ngân hàng ĐT&PT Thăng Long Mã số thuế: 0100113550
Nội dung hợp đồng:
Điều1:Bên B thực hiện khối lợng, đơn giá theo bảng sau:
dịch vụ vị (VNĐ) ( VNĐ)
Bê tơng M200 m3 130 680.000 88.400.000
Bê tơng M250 m3 15.5 710.000 11.005.000
Bơm bê tơng m3 145.5 55.000 8.002.500
Điều 2. Quy cách NVL: Sản phẩm bê tơng tơi đợc kết cấu bởi các NVL chính sau:
2.1 Xi măng Bút Sơn PCB 30 2.2 Cát vàng
2.3 Đá 1*2
2.4 Phụ gia: khơng yêu cầu
Điều 3.Địa điểm giao hàng và thời gian giao hàng:
3.1 Địa điểm giao hàng: Cơng trình Nhà ở Cao Tầng tại Xã Kim Chung - Đơng Anh - Hà Nội
3.2 Thời gian giao hàng: 10h30 phút ngày 01/11/2009 tại địa điểm giao hàng
Điều 4.Thời gian giao HĐ và chi phí Vận chuyển
4.1 Bên B cĩ trách nhiệm viết hố đơn GTGT vào giao vào ngày 15/11/2009 cho bên B sau khi cĩ xác nhận của bên A trong bản xác nhận khối lợng, Bên A cĩ trách nhiệm thanh tốn cho bên B ngay sau khi nhận HĐ GTGT.
4.2 Chi phí vận chuyển sản phẩm sẽ do bên B chịu trách nhiệm và vận chuyển đến đúng địa điểm giao hàng và thời gian giao hàng đã đợc quy định rõ ràng tại điều 3 trong bản hợp đồng này.
Điều 5. Cam kết chung:
5.1 Hai bên cam kết thực hiện đầy đủ các điều khoản đã ghi trong hợp đồng này. Trong quá trình thực hiện nếu cĩ khĩ khăn trở ngại hai bên thơng báo kịp thời cho nhau bằng văn bản trớc 15 ngày để cùng nhau giải quyết.
5.2 Bên nào vi phạm hợp đồng gây thiệt hại cho nhau phải bồi thờng vật chất theo chính sách hiện hành của Nhà nớc. Nếu hợp đồng bị vi phạm khơng tự giải quyết đợc hai bên báo cáo trọng tài kinh tế để giải quyết.
5.3 Hiệu lực của hợp đồng đến ngày 15/11/2009. Hợp đồng hết hiệu lực chậm nhất 10 ngày, hai bên phải gặp nhau để thanh lý quyết tốn sịng phẳng theo quy định của HĐKT.
Hợp đồng làm thành 03 bản. Bên A: Giữ 01 bản
Bên B: Giữ 01 bản.
Một bản gửi cơ quan trọng tài kinh tế.
Đại diện bên A
(Ký, đĩng dấu)
Đại diện bên B
(Ký, đĩng dấu)
Theo yêu cầu của HĐKT và dựa vào bảng định mức thủ kho cĩ thể xác định đợc số lợng NVL xuất dùng:
VD: Để sản xuất 130m3 xi măng mác 200 số lợng NVL cần dùng là: Xi măng : 130 * 357 = 46.410 kg
Cát vàng: 130 * 0.455 = 59,15 m3
Đá, sỏi : 130 * 0.832 = 108,16 m3
Phụ gia: Tuỳ từng loại phụ gia ( VD nh phụ gia Plastiment dùng 0.2 - 0.6 l/100kg xi măng )
Đồng thời, khi cĩ lệnh sản xuất tại phịng điều hành trạm trộn, các cán bộ kỹ thuật vận hành hệ thống máy mĩc thiết bị sẽ nhập dữ liệu vào máy , mác bêtơng, khối lợng cần trộn, máy sẽ xử lý tự động xác định khối lợng nguyên vật liệu từng loại cần để sản xuất ra mác bêtơng đĩ. Nạp dữ liệu xong, máy sẽ khởi động dây chuyền sản xuất. Tại đây, thủ kho cĩ thể xác định đợc số NVL xuất ra và đa vào bảng kê xuất vật t trong ngày.
Bảng này sẽ đợc chia làm 2 liên: 1 liên thủ kho lu và 1 liên đợc đa lên phịng kế tốn vào cuối ngày.Bảng này thể hiện chi tiết NVL xuất dùng cho cơng trình nào, mác bê tơng bao nhiêu, đợc xe nào vận chuyển nên rất tiện cho việc theo
dõi, kiểm tra và cũng cĩ thể xác định đợc 1 ngày sản xuất đợc bao nhiêu sản phẩm.
Đơn vị: Cơng ty TNHH Bêtơng Thăng Long Mêkơng Địa chỉ: Xuân Đỉnh - Từ Liêm - HN
Bảng kê xuất vật t hàng ngày
Ngày 01 tháng 11 năm 2009 Ngày
tháng Tên KH Mác bê tơng Khối l-ợng bê Xe số Măng( tXi Cát Đá (m
3) Phụ gia ( lít ) 1*2 dămĐá Plastine R4 ... 01/11 Cơng ty CP Đầu t xây dựng HN - An Dơng M200 - Bút Sơn 30 130 5762 53,075 65,629 120,8543 - 212,3 - - 05/11 Bác Tuấn - Cầu Kiến Hng M250- Bút Sơn 30 7.1 5477 3.054 6,120 6,960 24,4 ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... Tổng Cộng 217.152 295.719 462.724 58.723 386.490 146.183
Cơng ty TNHH Bêtơng TL - MK
Địa chỉ: Xuân Đỉnh - Từ Liêm - Hà Nội
Bản xác nhận khối lợng
Bên mua: Cơng ty CP Đầu t xây dựng Hà Nội - An Dơng
Đại diện: ơng Trần Quang Phú Chức vụ: Chỉ huy Cơng trờng
Địa chỉ : Tồ nhà P4- 76 An Dơng- Tây Hồ - Hà Nội
Tài khoản : 2111-0000-260829 tại NH Đầu t & Phát triển VN - CN Hà Nội Mã số thuế: 0102640922
Bên bán : Cơng ty TNHH Bêtơng Thăng Long - Mêkơng ( TMC)
Đại diện: ơng Cao Tiến Minh Chức vụ: Phịng kế hoạch TMC Địa chỉ: Xuân Đỉnh - Từ Liêm - HN Mã số thuế: 0100113550
Xác nhận khối lợng bê tơng, dịch vụ cho cơng trình: Nhà ở Cao tầng tại Xã Kim Chung- Đơng Anh - HN tháng 11/2009 nh sau:
Tên hàng hố dịch vụ
Đơn vị
Khối lợng Đơn giá (VNĐ)
Thành tiền ( VNĐ)
Bê tơng M200 m3 130 680.000 88.400.000
Bê tơng M250 m3 15.5 710.000 11.005.000
Bơm bê tơng m3 145.5 55.000 8.002.500
Tổng 107.407.500 Hà Nội , ngày 01 tháng 11 năm 2009 Đại diện bên bán Đại diện vê mua
Cao Tiến Minh Trần Quang Phú Đã nhận số HĐ:
( cho khối lợng bê tơng và dịch vụ trên)
Ký nhận hĩa đơn
Nh vậy, quá trình nhập kho và xuất kho tại Cơng ty diễn ra liên tiếp nhau và đợc thực hiện theo hợp đồng kinh tế nên số lợng NVL tồn kho khơng nhiều chính vì vậy thủ kho dễ dàng kiểm sốt số lợng NVL cĩ trong kho. Tuy nhiên,
quá trình xuất thủ kho khơng cĩ phiếu xuất kho và cũng khơng theo dõi quá trình nhập xuất vào thẻ kho mà chỉ cĩ phiếu nhập và chỉ cĩ bản xác nhận khối l- ợng sản phẩm xuất ra nên khi muốn kiểm tra số liệu rất khĩ khăn.
2.4 Kế tốn NVL tại phịng kế tốn Cơng ty TNHH Bê tơng Thăng Long Mêkơng ( Hạch tốn chi tiết và tổng hợp trên phần mềm kế tốn theo hình thức sổ Nhật Ký Chung)
2.4.1 Tài khoản sử dụng:
Cơng ty hạch tốn hàng tồn kho theo phơng pháp kiểm kê định kỳ nên kế tốn tổng hợp NVL sử dụng một số tài khoản sau:
TK 611- Mua hàng: Tài khoản này dùng để phản ánh trị giá vốn thực tế của NVL tăng giảm trong kỳ.
Tài khoản này cĩ 4 tài khoản cấp 2 nh sau: 6111: chi phí mua xi măng
6112: chi phí mua đá, sỏi 6113: chi phí mua cát 6114: chi phí mua phụ gia
TK 152 - Nguyên vật liệu tồn kho: Tài khoản này dùng để kết chuyển trị giá vốn thực tế NVL tồn đầu kỳ, tồn kho cuối kỳ
TK này cũng cĩ 4 cấp TK cấp 2 nh sau: 1521: Tồn kho xi măng
1522: Tồn kho đá, sỏi 1523: Tồn kho cát
1524: Tồn kho phụ gia bê tơng
Ngồi ra cịn sử dụng các TK liên quan khác nh:
Tài khoản 133 - Thuế giá trị gia tăng đợc khấu trừ Tài khoản 331 - Phải trả ngời bán
Tài khoản 111, tài khoản 112, 621, 627,...
2.4.2 Chứng từ sử dụng:
- Phiếu giao hàng - Hĩa đơn GTGT
- Phiếu nhập kho
- Bảng kê nhập vật liệu trong ngày - Bảng kê xuất vật liệu trong ngày
- Bản xác nhận khối lợng ( xác nhận khối lợng sản phẩm giao cho bên mua) - Biên bản kiểm kê vật t
Ngồi ra cịn cĩ thể cĩ biên bản đối chiếu khối lợng với bên vận tải hoặc bên bán, ...
2.4.3 Quá trình nhập liệu tại phịng kế tốn
2.4.3.1 Kế tốn nhập NVL:
Sau khi nhận đợc hố đơn, phiếu nhập kho do thủ kho chuyển lên, kế tốn vật t sẽ tiến hành lập bảng kê hố đơn vào cuối tháng thực hiện mã hố chứng từ theo quy định thống nhất của cơng ty với nguyên tắc
- 2 chữ cái đầu là mã chứng từ thể hiện loại VL mua về nhập kho - Các số đứng sau đợc đánh theo số thứ tự chứng từ.
VD: MX- mã chứng từ về mua xi măng
MX 01- Chứng từ thứ nhất về mua xi măng trong tháng MC: mua cát
MD- mua đá MP- Mua phụ gia
...
Sau khi lập bảng kê hố dơn và thực hiện mã hố, kế tốn vật t sẽ kẹp bảng kê này cùng hĩa đơn và phiếu nhập kho làm căn cứ nhập máy, bộ chứng từ này sẽ đợc lu tại phịng kế tốn.
Với VD trên, kế tốn vật t sẽ lập bảng kê hố đơn nh sau:
Cơng ty TNHH Bê tơng Thăng Long Mêkơng Địa chỉ: Xuân Đỉnh - Từ Liêm - HN
Mã chứng từ: MX 01 Ngày 01.11.2009
Mã khách hàng: LX 8 Tên khách hàng: : Cơng ty CP TM Xi măng STT Nội dung Nợ TK6111 Nợ TK1331VND trớc Cĩ TK3311 Số hố đơn
VAT VAT Tổng cộng 1) Xi măng Bút Sơn PCB 30 41.380.952 2.069.048 43.450.000 00358 Tổng cộng 41.380.952 2.069.048 43.450.000 00358
Cơng ty TNHH Bê tơng Thăng Long Mêkơng Địa chỉ: Xuân Đỉnh - Từ Liêm - HN
Bảng kê HĐ GTGT
Mã chứng từ: MX 02 Ngày 01.11.2009
Mã khách hàng: LX 9 Tên khách hàng: Xí nghiệp khai thác và kinh doanh vật liệu xây dựng
STT Nội dung Nợ TK6111 Nợ TK1331VND trớc Cĩ TK3311 Số hố đơn
VAT VAT Tổng cộng
1) Cát vàng 5.148.000 514.800 5.662.800 00760
Tổng cộng 5.148.000 514.800 5.662.800 00760
Để tổ chức cơng tác kế tốn nối chung và kế tốn NVL nĩi riêng, cơng ty đã áp dụng hệ thống tài khoản ban hành theo quyết định 15/2006/QĐ - BTC và bổ sung thêm các con số để mà mã hố cho các tài khoản chi tiết cấp 2, cấp 3,.... theo nguyên tắc mã của nhĩm đối tợng rồi đến mã tên đối tợng trong nhĩm.
Vì cơng ty thực hiện kế tốn hàng tồn kho theo phơng pháp kiểm kê định kỳ nên về kế tốn nhập vật liệu sử dụng TK611, TK152, TK331, .... Việc mã hố các tài khoản này đợc thự hiện nh sau:
Cơng ty khơng chi tiết tới từng loại vật t. 6111: chi phí mua xi măng
6112: chi phí mua đá sỏi 6113: chi phí mua cát 6114: chi phí mua phụ gia 1521: Tồn kho xi măng 1522: Tồn kho đá sỏi 1523: Tồn kho đá
1524: Tồn kho phụ gia bê tơng
Quy trình nhập liệu:
Từ màn hình kế tốn vào Data/nhập, cập nhật chứng từ tháng/ vào chứng từ mới xuất hiện màn hình nhập xem sửa CTKT- nhập chứng từ mới, vào số chứng từ MX01, ngày phát sinh 01/11/2009, tại ơ tài khoản ghi Nợ nhập 6111, tại ơ tài khoản ghi Cĩ nhập 3311 tại ơ Mã KH nhập LX 8, tại ơ Mã HHố nhập CEBU30, nhập số lợng 55, số tiền 41.380.952, nhập HĐ/ BK GTGT 00358 sau đĩ ấn enter, xuất hiện một dịng ở dới dịng vừa nhập, tiếp tục nhập 1331 vào tài khoản ghi Nợ, nhập 3311 vào Tài khoản ghi Cĩ, nhập LX8 vào mã KH, nhập 2.069.048 vào ơ số hiện Việt Nam đồng, nhập 00358 vào HĐ/BK GTGT dùng phím mũi tên di chuyển giữa các ơ, nếu khơng nhớ mã tài khoản, mã khách hàng .... dùng F12 và dùng enter để lựa chọn trong danh mục tơng ứng. Kết thúc nhập dữ liệu ấn END thốt khỏi màn hình nhập liệu.
Mẫu biểu
Nhập xem sửa CTKT Nhập chứng từ mới
Số chứng từ: MX 01 Ngày P/S: 10/11/2009 Tên K/h : Cơng ty CP TM Xi Măng
Tên hàng hố : Xi măng Bút Sơn PCB30 ĐVT: Tấn TK ghi Nợ : Chi phí mua xi măng
TK ghi Cĩ : Phải trả cho ngời cung cấp
Tên KHGT : Cơng ty CP TM Xi Măng Ngày HĐ GTGT: 01/11/2009 Diễn giải : Mua xi măng Bút Sơn PCB 30
TK ghi Nợ TK ghi Cĩ Mã GT Mã KH Mã Hhố Số lợng Số tiền VN đồng HĐ/BK GTGT 6111 3311 LX8 CEBU30 55 41.380.952 00358 1331 3311 LX8 CEBU30 55 2.069.048 00358 ∧EN
D Kết thúc ↑: câu –1 Pgup: trang –1
F12 Tra cứu danh mục ↓: câu + 1 PgDn: trang +1 Sau khi đã nhập xong các chứng từ, trở về màn hình kế tốn vào tổng hợp/6 bớc xử lý cuối tháng dới đây, máy sẽ tự động xử lý kết chuyển, ghi sổ, tính số d, lập sổ nhật ký chung, lập sổ cái, vào chi tiết các tài khoản cơng nợ.
Các hố đơn tiếp theo đợc nhập tơng tự VD trên.
Từ các HĐ trên máy tính sẽ tự động nhập số liệu vào sổ chi tiết thanh tốn với ngời bán
Trích sổ chi tiết thanh tốn với ngời bán ( Cơng ty CP TM Xi Măng)
Đơn vị: Cơng ty TNHH Bê tơng Thăng Long Mêkong Địa chỉ: Xuân Đỉnh - Từ Liêm - HN
Sổ chi tiết thanh tốn với ngời bán
Tháng 11/2009