- Tổng số tiền (Viết bằng chữ): Ba trăm nghìn chín trăm Đôla Mỹ chẵn Kèm theo: Biên bản kiểm nhận hàng hóa
13 01.331 Công ty Cơ khí Hóa chất 1 433 346 65 03 739 895 67 53 610 228 69 91 563 0
3.2. Đánh giá thực trạng hạch toán các nghiệp vụ thanh toán chủ yếu tại Công ty Công nghiệp hóa chất Mỏ
cách khách quan thì hệ thống kế toán tại Công ty là tốt, góp phần không nhỏ trong sự thành công của Công ty.
3.2. Đánh giá thực trạng hạch toán các nghiệp vụ thanh toán chủ yếu tại Công ty Công nghiệp hóa chất Mỏ ty Công nghiệp hóa chất Mỏ
3.2.1. Ưu điểm
Về mặt tổ chức nhân sự, phần hành kế toán thanh toán được tổ chức khá hợp lý, gồm có: kế toán tiền mặt và tạm ứng phụ trách mảng thanh toán trực tiếp bằng tiền mặt, kế toán tiền gửi và tiền vay phụ trách mảng thanh toán qua ngân hàng, kế toán công nợ và doanh thu phụ trách ghi nhận các công nợ phát sinh và quản lý tình hình công nợ của Công ty. Đối với thanh toán nội bộ, không phải do một mình kế toán thanh toán đảm nhiệm mà được phân công đồng đều trong phòng kế toán, mỗi người chịu trách nhiệm theo dõi công nợ của hai đơn vị thành viên (trừ kế toán tổng hợp). Sự phân công công việc như vậy là hợp lý bởi các nghiệp phát sinh liên quan đến thanh toán tại Công ty Công nghiệp Hóa chất Mỏ là rất lớn.
Về tổ chức hệ thống chứng từ thanh toán, bộ chứng từ mua bán hàng hóa và thanh toán được kế toán thanh toán tổ chức khá hoàn chỉnh, đảm bảo việc phản ánh các nghiệp vụ thanh toán được chính xác. Các chứng từ được lập theo đúng quy định,
có đầy đủ các yếu tố bắt buộc đảm bảo tính hợp pháp cho các nghiệp vụ phát sịnh Quy trình luân chuyển chứng từ khá hợp lý và chặt chẽ, tạo thuận lợi cho việc ghi nhận cũng như việc bảo quản, lưu giữ.
Về hệ thống tài khoản sử dụng, nhờ sự điều chỉnh hệ thống tài khoản cho phù hợp với đặc điểm kế toán của các nghiệp vụ thanh toán tại Công ty mà công tác hạch toán của kế toán thanh toán ở Công ty được thuận lợi hơn, chi tiết hơn; việc quản lý, nắm bắt sự biến động về nguồn vốn, về quỹ tiền cũng như các nghiệp vụ phát sinh xảy ra được theo dõi chặt chẽ hơn; đồng thời phân định rạch ròi hơn mối quan hệ kinh tế giữa Công ty với cấp trên, giữa Công ty với các đơn vị thành viên, giữa Công ty với nhà cung cấp, với khách hàng cũng như với chính các đơn vị, phòng ban, cá nhân trong Công ty.
Về phương thức thanh toán, phương thức thanh toán áp dụng tại Công ty tương đối phù hợp với đặc điểm của doanh nghiệp hạch toán độc lập. Công ty thực hiện thanh toán qua ngân hàng hoặc thông qua thanh toán bù trừ công nợ. Hình thức thanh toán này có nhiều ưu điểm: nhanh, gọn, đơn giản, an toàn và tiết kiệm chi phí. Điều này là rất tốt vì vừa đảm bảo an toàn vừa kiểm soát được thời gian thanh toán và công tác quản lý tài chính cũng nhẹ nhàng hơn. Công ty cũng sử dụng thanh toán bằng tiền mặt nhưng chỉ đối với các nghiệp vụ kinh tế phát sinh có giá trị nhỏ hay phát sinh ngay tại Công ty.
Về công tác hạch toán, việc tổ chức hạch toán trên các sổ chi tiết và sổ tổng hợp được thực hiện khá hợp lý và theo đúng nguyên tắc. Các sổ kế toán đều được thiết kế trên phần mềm kế toán nên có kết cấu phù hợp và được chi tiết đến từng đối tượng thanh toán và theo từng nghiệp vụ phát sinh, tạo điều kiện thuận lợi cho kế toán viên theo dõi công nợ, thu hồi nợ và thanh toán nợ một cách có hiệu quả.
3.2.2. Nhược điểm
Ngoài những ưu điểm kể trên, công tác kế toán đối với phần hành thanh toán vẫn còn những điểm tồn tại cần khắc phục:
Thứ nhất, về hệ thống tài khoản, nhìn vào các tiểu khoản của TK 131 và TK 331 của Công ty ta có thể thấy ngay một bất hợp lý. Đó là, các khoản phải thu được chi tiết cho khách hàng thuộc Bộ Quốc phòng còn các khoản phải trả thì không. Trong khi đó, tất cả các đơn vị quân đội này đều có cả quan hệ mua và bán đối với Công ty. Điều này sẽ khiến cho tính chất đối chiếu giữa 2 tài khoản giảm đi, đặc biệt là khi Công ty áp dụng hình thức thanh toán bù trừ công nợ.
Thứ hai, về việc mã hóa khách hàng và nhà cung cấp, hiện tại, Công ty đang mã hóa bằng chữ số Ả rập theo thứ tự của khách hàng hoặc nhà cung cấp. Ví dụ với người bán là Công ty Pingxiang Yinda Trade được mã hóa: 01.3310171, với khách hàng là Công ty tuyển than Cửa Ông được mã hóa: 01.1310020. Tuy nhiên việc mã hóa này nhiều lúc gây mất thời gian cho việc cập nhật chứng từ bởi vì mã khách không hề có liên quan gì tới tên khách nên kế toán phải tìm lần lượt trong danh mục khách hàng hoặc danh mục nhà cung cấp. Điều này rất mất thời gian vì số lượng khách hàng và nhà cung cấp của Công ty là rất lớn.
Thứ ba, khi mua hàng hay bán hàng, cho dù thanh toán ngay hay trả chậm, kế toán đều phản ánh qua tài khoản 331 hoặc 131, điều này là không chính xác và làm tăng thêm công việc của kế toán. Như thế, nếu mua thanh toán ngay, kế toán cũng phản ánh vào tài khoản 331, rồi liền sau đó phải ghi bút toán dùng tiền trả nợ. Điều này vừa không đúng với nguyên tắc kế toán vừa khiến cho công tác hạch toán chi tiết và tổng hợp thêm phức tạp thậm chí là không có ý nghĩa vì trên thực tế các khoản công nợ này không phát sinh mà đã được thực hiện thanh toán ngay.
Thứ tư, về phân công công tác, hiện nay, hai phó phòng kế toán tại Công ty vừa đảm nhận công tác quản lý vừa phải thực hiện công việc của kế toán phần hành. Cụ thể, một người phụ trách công nợ với nhà cung cấp nước ngoài, một người đảm nhận kế toán thuế. Ngoài ra, mỗi phó phòng cũng phải theo dõi công nợ nội bộ của 2 đơn vị thành viên. Điều này đã khiến cho hiệu quả quản lý bị ảnh hưởng, đồng thời cũng làm giảm tính khách quan của thông tin kế toán.
Thứ năm, tại Công ty Công nghiệp Hóa chất Mỏ, các khoản công nợ với người mua và người bán phát sinh liên tục hàng ngày với mật độ cao. Việc xúc tiến
thu hồi các khoản phải thu của người mua và thanh toán các khoản phải trả cho người bán là rất cần thiết. Tuy nhiên, Công ty lại không áp dụng hình thức chiết khấu thanh toán. Chiết khấu thanh toán sẽ hỗ trợ cho quá trình thu hồi nợ của người mua nhanh hơn. Trong những năm gần đây, Công ty chỉ mới phát sinh một số ít nghiệp vụ có chiết khấu thanh toán. Như vậy, Công ty đã bỏ lỡ một cơ hội thúc đẩy thanh toán rất hữu ích.
Thứ sáu, hệ thống báo cáo quản trị tại Công ty Công nghiệp Hóa chất Mỏ chủ yếu là để chi tiết hóa, cụ thể hóa một số khoản mục quan trọng trong báo cáo tài chính; không có những báo cáo nhằm mục đích phân tích, đánh giá về tình hình sản xuất kinh doanh, tình hình tài chính của Công ty, điều này làm giảm sự trợ giúp của kế toán đối với công tác quản lý của nhà lãnh đạo. Đặc biệt với các nghiệp vụ thanh toán với người mua và người bán thì vai trò của báo cáo quản trị càng quan trọng. Báo cáo quản trị sẽ giúp quản lý các khoản công nợ và quá trình thanh toán hiệu quả hơn, từ đó đảm bảo cân đối tài chính cho Công ty.
Thứ bảy, kế toán công nợ phải tính toán một số tỷ suất thanh toán trong Thuyết minh báo cáo tài chính để trình lên tập đoàn và lãnh đạo công ty xem xét. Tuy nhiên, việc sử dụng các kết quả từ việc tính toán này còn chưa mang lại hiệu quả. Các tỷ suất được tính toán ra chủ yếu là do yêu cầu bắt buộc phải có chứ không hoàn toàn xuất phát từ yêu cầu quản lý. Chính vì lẽ đó, chỉ với một vài chỉ tiêu được đưa ra trong thuyết minh báo cáo tài chính với không một lời bình luận chắc chắn sẽ không thể đáp ứng được nhu cầu về thông tin cho những bên liên quan quan tâm đến tình hình của Công ty.