- Tổng số tiền (Viết bằng chữ): Ba trăm nghìn chín trăm Đôla Mỹ chẵn Kèm theo: Biên bản kiểm nhận hàng hóa
13 01.331 Công ty Cơ khí Hóa chất 1 433 346 65 03 739 895 67 53 610 228 69 91 563 0
3.3.2. kiến đóng góp
Ý kiến 1: Về việc áp dụng kế toán máy
Vận dụng công nghệ thông tin trong quá trình hạch toán sẽ làm khối lượng công việc kế toán giảm đi đáng kể. Tuy nhiên, để đảm bảo tính bảo mật của thông tin, phòng kế toán nên xác định lại nhiệm vụ của mỗi kế toán viên, quyền hạn và thẩm quyền trong việc ghi chép sổ sách, sau đó, sử dụng chế độ “Quản lý người dùng” trong phần mềm kế toán để quản lý việc ghi chép sổ sách. Với chế độ này, mỗi kế toán viên sẽ có một Password riêng cho một số phần hành nhất định, mỗi người chỉ được phép nhập hay sửa chữa dữ liệu ở những phần hành được phân công đó. Với chức năng này, khi xảy ra sai sót hay gian lận, Công ty có thể dễ dàng quy kết trách nhiệm và ra quyết định xử lý.
Một vấn đề nữa là việc mã hóa khách hàng và nhà cung cấp, Công ty nên mã hóa kết hợp cả số hiệu và ký tự, tức là mã hóa theo tên viết tắt của khách hàng hoặc nhà cung cấp kết hợp với số thứ tự của họ. Ví dụ, đối với Công ty Pingxiang Yinda Trade, thay vì mã hóa là 01.3310171 sẽ được mã hóa là 01.331.YD0171. Hoặc đối với Công ty Vật tư công nghiệp Quốc phòng, thay vì mã hóa là 01.1310011 sẽ được
mã hóa là 01.131.GA0011. Điều này sẽ giúp tiết kiệm thời gian cho việc cập nhật chứng từ, đơn giản hóa công việc cho kế toán.
Ý kiến 2: Về công tác tổ chức hạch toán
Công ty nên xây dựng lại danh mục tiểu khoản đối với TK 131 và TK 331 một cách tương đồng, tạo điều kiện thuận lợi cho việc kiểm tra, đối chiếu cũng như việc hạch toán chi tiết các nghiệp vụ thanh toán với người mua và người bán.
Đối với các nghiệp vụ mua hàng và bán hàng thu tiền ngay, kế toán cần phản ánh các bút toán thông qua tài khoản 111 và 112, tức là khi nhập chứng từ vào máy, kế toán chỉ phải nhập một lần cho những nghiệp vụ này.
Ví dụ, đối với nghiệp vụ bán hàng thu tiền ngay, tuy nghiệp vụ này có chứng từ trùng là Hóa đơn GTGT và Phiếu thu/Giấy báo Có nhưng do phần mềm kế toán đã được thiết kế cơ chế “khử trùng” nên kế toán có thể vào cả hai phần hành Tiền mặt, tiền gửi và phần hành Bán hàng và công nợ phải thu để nhập số liệu mà không sợ bút toán được phản ánh hai lần:
- Trước hết, khi bán hàng, kế toán công nợ vào phần “Bán hàng và công nợ phải thu” >> “Cập nhật số liệu” >> “Hóa đơn bán hàng” để lập bút toán:
Nợ Tk 111/ 112
Có Tk 511/ 512 Có Tk 33311 Và bút toán: Nợ Tk 632
Có Tk 156
- Cùng lúc đó, kế toán tiền mặt và tiền gửi vẫn có thể vào phần hành tiền mặt vào phần hành “Tiền mặt, tiền gửi” để cập nhật phiếu thu với bút toán:
Nợ Tk 111/112
Có Tk 511/512 Có Tk 33311
Theo em, những công việc kế toán chi tiết nên giao cho các kế toán viên thực hiện, còn lãnh đạo phòng kế toán chỉ đảm nhận nhiệm vụ soát xét, tổng hợp hoặc có thể đảm nhận thêm việc phân tích tình hình thanh toán và khả năng thanh toán của Công ty. Như vậy sẽ góp phần nâng cao hiệu quả của công tác quản lý cũng như tính khách quan của các thông tin kế toán, đồng thời đưa ra được những ý kiến tham mưu sắc bén mang tính chất quản trị cho giám đốc.
Ý kiến 4: Về việc áp dụng chiết khấu thanh toán
Để khuyến khích khách hàng thanh toán sớm, Công ty nên áp dụng chiết khấu thanh toán. Tùy thuộc vào giá trị của từng đơn hàng và đặc điểm của từng khách hàng mà Công ty lựa chọn tỷ lệ chiết khấu cho phù hợp, có thể từ 2% - 5%.
Ý kiến 5: Về công tác kế toán quản trị
Việc công ty không tận dụng được lợi thế của kế toán quản trị trong quá trình quản lý doanh nghiệp là một thiếu sót, đặc biệt là trong hoạt động thanh toán với người mua và người bán. Để nâng cao vai trò của kế toán quản trị, ngoài các báo cáo hiện hành, Công ty có thể thực hiện thêm một số nội dung sau:
Công ty có thể lập dự toán các khoản phải thu, các khoản phải trả, dự toán thu chi tiền mặt… Cơ sở để lập dự toán có thể là số liệu của những tháng trước. Do Công ty áp dụng kế toán máy nên việc tổng hợp số liệu là rất đơn giản. Dự toán các khoản phải thu, phải trả sẽ tạo điều kiện cho các nhà quản lý có cái nhìn tổng quan về tình hình thanh toán của Công ty, từ đó đưa ra những quyết định thanh toán một cách phù hợp.
Ngoài ra, định kỳ hàng tháng, Công ty nên lập Bảng phân tích tuổi nợ, Bảng này sẽ giúp cho kế toán viên theo dõi các khoản nợ cả về giá trị và thời hạn, từ đó làm cơ sở để lập dự phòng cũng như tiến hành đốc thúc việc thu hồi nợ. Bảng phân tích tuổi nợ có thể có kết cấu như sau: