- Tổng số tiền (Viết bằng chữ): Ba trăm nghìn chín trăm Đôla Mỹ chẵn Kèm theo: Biên bản kiểm nhận hàng hóa
UỶ NHIỆM THU Số:
2.2.2.2. Tổ chức hạch toán chi tiết
2.2.2.2.1. Nguyên tắc hạch toán
Trên cơ sở chứng từ thanh toán với người mua, kế toán phải thực hiện theo dõi công nợ đối với khách hàng theo từng lần phát sinh khoản phải thu và quá trình thu hồi nợ. Kế toán công nợ phải mở đủ các sổ chi tiết để theo dõi công nợ cho tất cả khách hàng vì các khoản công nợ của này có ảnh hưởng rất lớn đến tình hình tài chính của Công ty.
Nếu là thanh toán qua bù trừ công nợ thì hàng tháng kế toán của Công ty và kế toán của một số đối tác thường xuyên sẽ gặp nhau một lần để đối chiếu công nợ phát sinh trong tháng, sau đó lập thành biên bản đối chiếu công nợ, biên bản này là căn cứ để ghi sổ bù trừ.
Cuối tháng, máy tính sẽ thực hiện tổng hợp số liệu trên Sổ chi tiết Công nợ để lập Bảng cân đối phát sinh công nợ theo nguyên tắc không được bù trừ (trừ bút toán bù trừ đã được xác nhận bằng biên bản). Sau đó, kế toán phải đối chiếu với số liệu trên Sổ chi tiết và tổng hợp của tài khoản 131.
Quy trình hạch toán chi tiết thanh toán với khách hàng tương tự như trình tự hạch toán thanh toán với nhà cung cấp.
Riêng với hoạt động cung ứng thuốc nổ và dịch vụ nổ mìn cho các công ty thi công công trình đường giao thông, công trình thủy điện…; các công ty than và các công ty khác trong nội bộ tập đoàn Than – Khoáng sản Việt Nam, Công ty khoán trọn
gói cho các đơn vị thành viên tự hạch toán vào doanh thu và chi phí. Chính vì thế, mặc dù giá trị thanh toán của những hoạt động này rất lớn nhưng trong chuyên đề này sẽ không đề cập tới.
2.2.2.2.2. Trình tự hạch toán
Công ty tiến hành ký hợp đồng với đối tác căn cứ vào khả năng cung ứng của đơn vị thành viên. Khi giao hàng, đơn vị giao thẳng cho khách hàng kèm theo hóa đơn GTGT (liên 2), đồng thời fax về cho Công ty tờ hóa đơn GTGT (liên 1) để làm căn cứ ghi sổ và thu nợ. Bút toán định khoản sẽ là:
Nợ Tk 131 – chi tiết khách hàng: Tổng giá thanh toán Có Tk 336 – chi tiết đơn vị thành viên
Sử dụng các ví dụ 5 và ví dụ 6 đã trình bày ở trên, trong trường hợp này, trình tự hạch toán chi tiết, Sổ chi tiết công nợ và Bảng cân đối phát sinh công nợ được đưa ra như sau:
Sau khi lập hóa đơn GTGT giao cho khách hàng, kế toán công nợ mở phần hành “Kế toán bán hàng và công nợ phải thu” >> “Cập nhật số liệu” >> “Hóa đơn bán hàng không qua kho” để phản ánh nghiệp vụ phát sinh.
Khi vào hóa đơn bán hàng này, kế toán cần điền đầy đủ các thông tin rồi nhấn chuột vào “Lưu” để hoàn thành việc ghi nhận nợ. Đối với ví dụ 5, các thông tin mà kế toán cần nhập gồm có:
- Tài khoản Có: 336.01.08 - Mã khách: 01.13113
- Ngày cập nhật chứng từ vào máy: 17/01/2008 - Số hiệu chứng từ gốc
+ Số hóa đơn: 304969 + Số sêri: AA/2005T
+ Ngày hóa đơn: 10/01/2008 - Mã vụ việc
+ Vụ việc: 336.0109 + Vụ việc thuế: 336.0109 - Tài khoản Nợ: 1312.01.1 - Diễn giải: VBắc bán hàng khác Z13 - Mã hàng: TFDf120, TFDf90 - Số lượng: 2.300, 300 - Giá bán VND: 10.500, 11.000 - Mã thuế: 10B
Sau khi nhập xong, chương trình sẽ tự động phân bổ số liệu cần thiết về các sổ, đầu tiên là Sổ chi tiết công nợ của khách hàng, sau đó số liệu tiếp tục được chuyển về Bảng cân đối phát sinh công nợ của tài khoản 131.