Hoàn thiện hạch toán hàng hoá nhập khẩu tại Công ty thiết bị Bộ thương mại

Tài liệu tham khảo kinh tế thương mại Hoàn thiện hạch toán hàng hoá nhập khẩu tại Công ty thiết bị Bộ thương mại

Mở đầu

1 Sự cần thiết của đề tài nghiên cứu

Trong nền kinh tế mở cửa hiện nay, giao lu thơng mại ngày càng phát triển Đối với các đơn vị hoạt động kinh doanh xuất nhập khẩu, khi đi vào hạch toán kinh doanh những yêu cầu về thông tin kinh tế nói chung, nhập khẩu nói riêng trở thành cần thiết bởi những lý do sau:

- Kế toán phản ánh đợc toàn bộ tài sản và sự biến động của tài sản tại doanh nghiệp

- Kế toán phản ánh đợc quan hệ kinh tế, pháp lý trong kinh doanh xuất nhập khẩu hàng hoá từ khâu mua hàng đến khâu xuất bán, thu tiền hoặc từ khâu nhập hàng về, thanh toán cho đến khâu tiêu thụ xong.

- Hạch toán hàng hoá nói chung và hạch toán nghiệp vụ nhập khẩu nói riêng còn phản ánh chính xác các khoản chi tiêu, quá trình sinh lời, phân phối lợi nhuận.

Do đó, dựa vào thông tin kế toán, nhà quản lý có thể nắm đợc các thông tin về hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp một cách chính xác, kịp thời để có thể ra các quyết định kinh doanh, đầu t đúng đắn nhằm đạt đợc mục tiêu tối đa hoá lợi nhuận trong kinh doanh.

Với đặc điểm của hoạt động kinh doanh nhập khẩu là thời gian lu chuyển dài, việc thanh toán chủ yếu bằng ngoại tệ đòi hỏi việc hạch toán kế toán phải phản ánh đúng nội dung của các nghiệp vụ kinh tế phát sinh Đặc biệt là trong môi trờng cạnh tranh nh hiện nay, hoạt động kinh doanh nhập khẩu lại càng đòi hỏi về tính chính xác, kịp thời của thông tin kế toán hơn bao giờ hết

Thực tế quá trình hạch toán nghiệp vụ lu chuyển hàng hoá nhập khẩu tại Công ty Thiết bị Bộ Thơng mại còn có nhiều tồn tại cần khắc phục Công ty cha thực hiện đúng một số quy định của chế độ kế toán, theo đó một số nghiệp vụ kinh tế phát sinh không đợc phản ánh đúng về mặt bản chất Hơn nữa các quy định chung của chế độ tài chính kế toán hiện hành là cơ sở lý luận chung để các doanh nghiệp hạch toán kế toán cũng cha thực sự là căn cứ đầy đủ và phù hợp để các doanh nghiệp có thể phản ánh chính xác bản chất của các nghiệp vụ kinh tế phát sinh.

Xuất phát từ vai trò quan trọng cũng nh yêu cầu về chất lợng, tính kịp thời của thông tin kế toán và những tồn tại cả về mặt lý luận lẫn thực tiễn trong quá

trình hạch toán nghiệp vụ lu chuyển hàng hoá nhập khẩu tại Công ty Thiết bị, vấn đề đặt ra là cần phải hoàn thiện hạch toán lu chuyển hàng hoá nhập khẩu để kế toán thực sự trở thành công cụ quản lý hữu ích, phản ánh chính xác quá trình xuất nhập khẩu, là cơ sở để điều hành, kiểm tra kiểm soát các hoạt động kinh doanh của Công ty.

2 Mục đích và phạm vi nghiên cứu của đề tài

khẩu tại Công ty Thiết bị Bộ Thơng mại”, một mặt nhằm thấy đợc những vấn

để lý luận cơ bản về hạch toán lu chuyển hàng hoá nhập khẩu trong các doanh nghiệp kinh doanh thơng mại nói chung, mặt khác nhằm thấy đợc tình hình hạch toán lu chuyển hàng hoá nhập khẩu trong thực tế tại Công ty Thiết bị Bộ Thơng mại nói riêng Qua đó đánh giá khái quát tình hình hạch toán lu chuyển hàng hoá nhập khẩu trong thực tế tại Công ty Thiết bị và đa ra một số giải pháp nhằm hoàn thiện hạch toán nghiệp vụ lu chuyển hàng hoá nhập khẩu làm cho thông tin thu đợc từ quá trình hạch toán kế toán đợc chính xác hơn, phục vụ tốt hơn cho công tác điều hành, kiểm tra, kiểm soát hoạt động kinh doanh xuất nhập khẩu, nâng cao hiệu quả kinh doanh của Công ty.

3 Kết cấu của đề tài

Đề tài “Hoàn thiện hạch toán lu chuyển hàng hoá nhập khẩu tại Công ty Thiết bị Bộ Thơng mại” ngoài phần mở đầu, kết luận, các sơ đồ bảng biểu, danh mục tài liệu tham khảo đợc chia làm ba phần sau:

- Phần I: Những vấn đề lý luận cơ bản về hạch toán lu chuyển hàng hoá nhập khẩu trong các doanh nghiệp kinh doanh thơng mại.

- Phần II: Thực trạng hạch toán lu chuyển hàng hoá nhập khẩu tại Công ty Thiết bị Bộ Thơng mại.

- Phần III: Hoàn thiện hạch toán lu chuyển hàng hoá nhập khẩu tại Công ty Thiết bị Bộ Thơng mại.

Phần I

Những vấn đề lý luận cơ bản về hạch toán lu chuyển hàng hoá nhập khẩu trong các doanh

nghiệp kinh doanh thơng mại

I/ Những vấn đề chung về hoạt động kinh doanh nhập khẩu có ảnh hởng đến hạch toán lu chuyển hàng hoá

1 Khái niệm và đặc điểm của hoạt động kinh doanh nhập khẩu

Nhập khẩu nói chung là hoạt động kinh doanh ngoại thơng mà hàng hoá, dịch vụ đợc quốc gia này mua của quốc gia khác, cụ thể hoạt động nhập khẩu ở Việt Nam đợc hiểu là việc mua bán hàng hoá giữa thơng nhân Việt Nam với th-ơng nhân nớc ngoài theo các hợp đồng ngoại thơng.

Sự khác biệt giữa hoạt động nhập khẩu với hoạt động kinh doanh hàng hoá trong nớc đợc thể hiện ở một số đặc điểm chủ yếu của hoạt động nhập khẩu nh sau:

- Đặc điểm về thời gian lu chuyển hàng hóa nhập khẩu: thời gian lu chuyển hàng hoá nhập khẩu bao giờ cũng dài hơn so với thời gian lu chuyển hàng hoá kinh doanh nội địa do các bên tham gia mua bán thờng cách xa nhau

- Đặc điểm về hàng hoá kinh doanh nhập khẩu: Hoạt động nhập khẩu chủ yếu là mua những mặt hàng mà trong nớc không có, cha sản xuất đợc hoặc cha

- Đặc điểm về thời điểm xác định hàng hoá nhập khẩu và thời điểm thanh toán: Hàng nhập khẩu đợc ghi nhận từ ngày hàng đợc giao đến địa phận nớc nhập và đợc hải quan ký xác nhận vào tờ khai hàng hoá nhập khẩu Xác định đúng thời điểm hàng nhập khẩu giúp kế toán hạch toán đúng chỉ tiêu hàng hoá nhập khẩu, là cơ sở để giải quyết các tranh chấp về hàng hoá có thể xảy ra.

Thời điểm nhận hàng nhập khẩu và thời điểm thanh toán tiền hàng thờng không trùng nhau mà có khoảng cách dài, khoảng cách này là do sự thoả thuận của hai bên (bên xuất và bên nhập)

- Đặc điểm về phơng thức thanh toán: Trong hoạt động kinh doanh nhập khẩu, phơng thức thanh toán chủ yếu đợc sử dụng là phơng thức thanh toán bằng th tín dụng (letter of credit – L/C) Ngoài ra, doanh nghiệp còn có thể sử dụng các phơng thức khác nh: phơng thức chuyển tiền (remittance), phơng thức

ghi sổ hay mở tài khoản (open account), phơng thức nhờ thu (collection of payment)…

- Đặc điểm về tập quán, pháp luật: Hai bên mua, bán có quốc tịch khác nhau, pháp luật khác nhau, tập quán kinh doanh khác nhau, do vậy các bên phải tuân thủ luật kinh doanh cũng nh tập quán kinh doanh của từng nớc và luật th-ơng mại quốc tế.

- Đặc điểm về tiền tệ: Mỗi quốc gia đều có đồng, bảng tiền tệ riêng cho ớc mình, vì vậy khi thanh toán cho một thơng vụ ngoại thơng, các bên nhập khẩu, xuất khẩu phải đi đến thống nhất là dùng đồng tiền nào là đồng tiền để thanh toán Do đó doanh nghiệp nhập khẩu thờng chịu rủi ro về biến động của đồng ngoại tệ (đồng dùng để thanh toán) vì tỷ giá ngoại tệ thờng xuyên thay đổi, hơn nữa phơng pháp hạch toán ngoại tệ mà doanh nghiệp áp dụng cũng có ảnh hởng nhất định đến kết quả điều chỉnh chênh lệch tỷ giá cuối kỳ của doanh nghiệp.

n-2 Đối tợng và điều kiện kinh doanh nhập khẩu hàng hoá

Đối tợng hàng hoá đợc phép nhập khẩu là tất cả các mặt hàng trừ những mặt hàng trong danh mục hàng hoá cấm nhập khẩu và những mặt hàng tạm ngừng nhập khẩu Hàng hoá nhập khẩu không chỉ bao gồm các mặt hàng phục vụ cho nhu cầu tiêu dùng hàng ngày của các tầng lớp nhân dân, mà còn là hàng

các chơng trình phát triển sản xuất trên mọi lĩnh vực của đời sống xã hội Ngoài những mặt hàng mà doanh nghiệp đợc tự do nhập khẩu còn có những mặt hàng cấm nhập khẩu và những mặt hàng nhập khẩu có điều kiện Đối với hàng hoá nhập khẩu có điều kiện, doanh nghiệp chỉ đợc phép nhập khẩu theo hạn mức hoặc theo giấy phép của Bộ Thơng mại hoặc cơ quan chủ quản.

Doanh nghiệp có quyền kinh doanh nhập khẩu: Là doanh nghiệp thuộc các thành phần kinh tế, thành lập theo qui định của pháp luật, đợc quyền nhập khẩu hàng hóa theo các ngành nghề kinh doanh đã ghi trong giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh và đã đăng ký mã số tại Cục Hải quan tỉnh, thành phố theo qui định.

Doanh nghiệp có quyền nhận uỷ thác nhập khẩu: Doanh nghiệp đã đăng ký mã số kinh doanh nhập khẩu có quyền đợc nhận uỷ thác nhập khẩu hàng hoá phù hợp với nội dung của giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh Doanh nghiệp nhận uỷ thác không đợc sử dụng hạn ngạch hoặc giấy phép do Bộ Thơng mại cấp cho mình để nhận uỷ thác nhập khẩu.

Doanh nghiệp có giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh hoặc đã đăng ký mã số doanh nghiệp kinh doanh nhập khẩu, đợc quyền uỷ thác nhập khẩu hàng hoá phù hợp với nội dung của Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh.

3 Các phơng thức nhập khẩu hàng hoá

Các doanh nghiệp có đầy đủ điều kiện kinh doanh xuất - nhập khẩu hàng hoá có thể thực hiện nhập khẩu theo các phơng thức sau:

a)Phơng thức nhập khẩu trực tiếp

Phơng thức này đợc áp dụng đối với các doanh nghiệp kinh doanh đợc Nhà nớc cấp giấy phép kinh doanh nhập khẩu, doanh nghiệp sẽ trực tiếp tổ chức đàm phán, kí kết hợp đồng với nớc ngoài, trực tiếp nhận hàng và thanh toán tiền hàng Các doanh nghiệp tiến hành nhập khẩu trực tiếp trên cơ sở tự cân đối về tài chính, có quyền tìm kiếm bạn hàng, định đoạt giá cả, lựa chọn phơng thức thanh toán và thị trờng, xác định phạm vi kinh doanh nhng trong khuôn khổ chính sách quản lý xuất nhập khẩu của Nhà nớc.

Phơng thức nhập khẩu này thờng đợc tiến hành khi doanh nghiệp thực sự am hiểu về thị trờng cũng nh mặt hàng nhập khẩu.

b) Phơng thức nhập khẩu uỷ thác

Nhập khẩu uỷ thác là phơng thức kinh doanh áp dụng đối với các đơn vị ợc nhà nớc cấp giấy phép nhập khẩu nhng không đứng ra trực tiếp đàm phán với nớc ngoài mà phải nhờ qua một đơn vị nhập khẩu có uy tín thực hiện hợp đồng nhập khẩu cho mình.

đ-Đặc điểm hoạt động nhập khẩu uỷ thác là có hai bên tham gia trong hoạt động nhập khẩu:

- Bên giao uỷ thác nhập khẩu (Bên uỷ thác): Bên uỷ thác là bên có đủ điều kiện mua hàng nhập khẩu.

- Bên nhận uỷ thác nhập khẩu (Bên nhận uỷ thác): Bên nhận uỷ thác nhập khẩu là bên đứng ra thay mặt bên uỷ thác kí kết hợp đồng với bên nớc ngoài Hợp đồng này đợc thực hiện thông qua hợp đồng uỷ thác và chịu sự điều chỉnh của luật kinh doanh trong nớc Bên nhận uỷ thác sau khi kí kết hợp đồng uỷ thác nhập khẩu sẽ đóng vai trò là một bên của hợp đồng mua bán ngoại thơng Do vậy bên nhận uỷ thác sẽ phải chịu sự điều chỉnh về mặt pháp lý của luật kinh doanh trong nớc, luật kinh doanh của bên đối tác và luật buôn bán quốc tế Theo phơng thức kinh doanh nhập khẩu uỷ thác, doanh nghiệp nhận uỷ thác đợc hởng một tỷ lệ hoa hồng tính trên giá trị của lô hàng nhập khẩu theo sự thoả

thuận giữa hai bên ký trong hợp đồng uỷ thác Phơng thức này đợc áp dụng đối với doanh nghiệp cha thực sự am hiểu thị trờng hay ký kết hợp đồng với bạn hàng mới, với những mặt hàng mới hoặc doanh nghiệp cha đủ khả năng tổ chức đàm phán, ký kết hợp đồng nhập khẩu.

4 Các phơng thức thanh toán trong nhập khẩu hàng hoá

Phơng thức thanh toán là điều kiện quan trọng bậc nhất trong các điều kiện thanh toán đặc biệt là đối với hoạt động kinh doanh ngoại thơng Nói đến phơng thức thanh toán là nói đến việc ngời bán dùng cách thức nào để thu đợc tiền hàng bán ra và ngời mua dùng cách nào để trả tiền hàng mua vào Tuỳ vào điều kiện cụ thể của từng doanh nghiệp mà họ có thể lựa chọn các phơng thức thanh toán khác nhau Các phơng thức thanh toán thờng dùng trong hợp đồng mua bán ngoại thơng gồm:

a) Phơng thức chuyển tiền (Remittance)

Phơng thức chuyển tiền là phơng thức mà trong đó khách hàng (ngời trả tiền) yêu cầu ngân hàng của mình chuyển một số tiền nhất định cho ngời khác (ngời hởng lợi) ở một địa điểm nhất định bằng phơng tiện chuyển tiền do khách hàng yêu cầu

Trình tự thanh toán theo phơng thức này trải qua các bớc sau:(1) Ký kết hợp đồng thơng mại giữa các bên

(2) Ngời trả tiền viết đơn yêu cầu ngân hàng chuyển tiền tiến hành chuyển tiền bằng th hoặc bằng điện trong đó ghi rõ nội dung theo qui định cùng với uỷ nhiệm chi (nếu có tài khoản mở tại ngân hàng)

(3) Ngân hàng chuyển tiền thực hiện chuyển tiền ra nớc ngoài qua ngân hàng đại lý (3a); gửi giấy báo Nợ, giấy báo đã thanh toán cho ngời trả tiền (3b).(4) Ngân hàng đại lý chuyển tiền cho ngời hởng lợi hoặc gửi giấy báo Có cho

ngời hởng lợi.

b) Phơng thức ghi sổ hay phơng thức mở tài khoản (Open account)

Theo phơng thức này, ngời bán mở một tài khoản (hoặc một quyển sổ) để ghi nợ cho ngời mua sau khi ngời bán đã hoàn thành giao hàng hay dịch vụ

Đặc điểm của phơng thức này là: không có sự tham gia của các ngân hàng với chức năng là mở tài khoản và thực thi thanh toán.

Thanh toán theo phơng thức ghi sổ hay mở tài khoản gồm các bớc:(1) Ngời bán giao hàng hoá, dịch vụ và gửi chứng từ hàng hoá cho ngời mua.(2) Ngời bán báo Nợ trực tiếp tới ngời mua.

(3) Ngời mua dùng phơng thức chuyển tiền để trả tiền cho ngời bán khi đến định kỳ thanh toán.

c) Phơng thức thanh toán nhờ thu (Collection of payment)

(3b)

(3a)Ngân hàng

chuyển tiềnNgân hàng

Người hưởng lợiNgười trả tiền

Sơ đồ 1: Trình tự thanh toán theo phương thức chuyển tiền

(3)Ngân hàng

chuyển tiềnNgân hàng bên

Người muaNgười bán

Sơ đồ 2: Trình tự thanh toán theo phương thức ghi sổ hay phương thức mở tài khoản

(2)

Phơng thức thanh toán nhờ thu là phơng thức thanh toán mà trong đó ngời bán sau khi đã hoàn thành nghĩa vụ giao hàng hoặc cung ứng dịch vụ cho ngời mua sẽ tiến hành uỷ thác cho ngân hàng mình thu nợ số tiền ở ngời mua trên cơ sở hối phiếu do ngời bán lập ra.

Thanh toán theo phơng thức nhờ thu có hai trờng hợp dới đây:

* Nhờ thu phiếu trơn (clean collection): Là phơng thức thanh toán

mà trong đó ngời bán uỷ thác cho ngân hàng thu hộ tiền ở ngời mua căn cứ vào hối phiếu do mình lập ra, còn chứng từ hàng hoá thì gửi thẳng cho ngời mua, không qua ngân hàng.

Trình tự thanh toán theo phơng thức nhờ thu phiếu trơn gồm các bớc:

(1) Ngời bán sau khi gửi hàng và các chứng từ hàng hoá cho ngời mua, lập một hối phiếu đòi tiền ngời mua và uỷ thác cho ngân hàng của mình đòi tiền hộ.(2) Ngân hàng phục vụ bên bán gửi th uỷ nhiệm kèm hối phiếu cho ngân hàng đại lý của mình ở nớc ngoài (nớc ngời mua) nhờ thu tiền.

(3) Ngân hàng đại lý yêu cầu ngời mua trả tiền hối phiếu.(4) Ngời mua trả tiền ngay hoặc chấp nhận trả tiền hối phiếu.

(5) Ngân hàng phục vụ ngời bán thanh toán tiền hàng cho ngời bán Trờng hợp ngời mua chấp nhận hối phiếu thì ngân hàng giữ hối phiếu hoặc chuyển lại cho ngời bán, khi đến hạn thah toán, ngân hàng sẽ đòi tiền ở ngời mua và thực hiện việc chuyển tiền thu đợc cho ngời bán.

* Nhờ thu kèm chứng từ: Là phơng thức thanh toán mà trong đó ngời

bán uỷ thác cho ngân hàng thu hộ tiền ở ngời mua không những căn cứ vào hối phiếu mà còn căn cứ vào bộ chứng từ hàng hoá gửi kèm theo với điều kiện là

(1)

(3)Ngân hàng

chuyển tiềnNgân hàng phục

Người muaNgười bán

(4)(6)

Sơ đồ 3: Trình tự thanh toán theo phương thức nhờ thu phiếu trơn

Gửi hàng và chứng từ

(3)(5)

nếu ngời mua trả tiền hoặc chấp nhận trả tiền hối phiếu thì ngân hàng mới trao bộ chứng từ hàng hoá cho ngời mua để nhận hàng.

Trình tự tiến hành nghiệp vụ thanh toán theo phơng thức này nh sau:

(1) Ngời bán tiến hành giao hàng, lập bộ chứng từ thanh toán và hối phiếu nhờ ngân hàng thu hộ tiền ở ngời mua (ngời nhập khẩu) bằng th uỷ nhiệm.

(2) Ngân hàng phục vụ bên bán sẽ chuyển hối phiếu và bộ chứng từ thanh toán đến cho ngân hàng phục vụ bên mua.

(3) Ngân hàng đại lý yêu cầu ngời mua (ngời nhập khẩu) trả tiền hoặc chấp nhận hối phiếu.

(4) Ngân hàng đại lý sẽ thu tiền ở ngời mua (4a) và trả cho ngời mua bộ chứng từ để đi nhận hàng (4b) Nếu không trả tiền ngay thì ngời nhập khẩu sẽ nhận đ-ợc bộ chứng từ sau khi chấp nhận hối phiếu.

(5) Ngân hàng đại lý chuyển tiền thu đợc cho ngân hàng phục vụ bên bán.(6) Ngân hàng phục vụ bên bán thanh toán tiền hàng cho ngời bán.

Nh vậy, trong phơng thức nhờ thu kèm chứng từ, ngời bán uỷ thác cho ngân hàng ngoài việc thu hộ tiền còn khống chế chứng từ hàng hoá đối với ngời mua Đây là sự khác nhau cơ bản giữa phơng thức nhờ thu kèm chứng từ và nhờ thu phiếu trơn Với cách khống chế chứng từ này, quyền lợi của ngời bán đợc đảm bảo hơn

(1)

(2)Ngân hàng

chuyển tiềnNgân hàng phục

Người muaNgười bán

(4a)(6)

Sơ đồ 4: Trình tự thanh toán theo phương thức nhờ thu kèm chứng từ

Gửi hàng và chứng từ

(3)(5)

(4b)

d) Phơng thức thanh toán bằng th tín dụng (Letter of credit L/C)–

Thanh toán bằng th tín dụng (L/C) là sự thoả thuận mà trong đó một ngân hàng (Ngân hàng mở th tín dụng) theo yêu cầu của khách hàng (Ngời mở th tín dụng) sẽ trả một số tiền nhất định cho ngời khác (Ngời hởng lợi số tiền của th tín dụng) hoặc chấp nhận hối phiếu do ngời này ký phát trong phạm vi số tiền đó khi ngời này xuất trình cho ngân hàng một bộ chứng từ thanh toán phù hợp với những quy định để nhập khẩu trong th tín dụng.

Các bên tham gia trong phơng thức tín dụng chứng từ gồm có:- Ngời xin mở th tín dụng: Là ngời mua, ngời nhập khẩu hàng hoá.

- Ngân hàng mở th tín dụng: Là ngân hàng đại diện cho ngời nhập khẩu, thực hiện cấp tín dụng cho ngời nhập khẩu.

- Ngời hởng lợi th tín dụng: Là ngời bán, ngời xuất khẩu.

- Ngân hàng thông báo th tín dụng: Là ngân hàng đại lý cho ngân hàng mở L/C, ở nớc ngời xuất khẩu.

Thứ tự các bớc tiến hành nghiệp vụ thanh toán theo phơng thức th tín dụng nh sau:

(1) Ngời nhập khẩu nộp đơn xin mở L/C cho ngân hàng của mình yêu cầu mở L/C cho ngời xuất khẩu hởng.

(2) Căn cứ vào yêu cầu và đơn xin mở L/C, ngân hàng mở L/C sẽ lập một th tín dụng và thông qua ngân hàng đại lý của mình ở nớc ngời xuất khẩu thông báo về việc mở L/C đó.

(3) Khi nhận đợc thông báo này, ngân hàng thông báo sẽ báo cho ngời xuất khẩu về toàn bộ nội dung thông báo của việc mở L/C và khi nhận đợc bản gốc th tín dụng thì chuyển ngay cho ngời xuất khẩu.

(4) Ngời xuất khẩu nếu chấp nhận L/C thì tiến hành giao hàng, nếu không thì tiến hành đề nghị ngân hàng mở L/C sửa đổi, bổ sung th tín dụng cho phù hợp.(5) Sau khi giao hàng, ngời xuất khẩu lập bộ chứng từ thanh toán xuất trình qua ngân hàng thông báo.

(6) Ngân hàng thông báo chuyển bộ chứng từ này sang ngân hàng mở L/C để xin thanh toán.

(7) Ngân hàng mở th tín dụng kiểm tra bộ chứng từ thanh toán, nếu thấy phù hợp với th tín dụng thì tiến hành chuyển tiền sang ngân hàng thông báo để trả cho ngời xuất khẩu., ngợc lại nếu thấy không phù hợp với th tín dụng thì tiến hành từ chối thanh toán, trả lại toàn bộ chứng từ cho ngời xuất khẩu.

(8) Khi nhận đợc tiền do Ngân hàng mở L/C chuyển đến, Ngân hàng thông báo sẽ thực hiện trả số tiền nhận đợc cho ngời xuất khẩu.

5 Các chứng từ cơ bản trong quá trình thực hiện hợp đồng nhập khẩu hàng hoá

Nhập khẩu là một hoạt động ngoại thơng đợc thực hiện giữa các thơng nhân có quốc tịch khác nhau, tập quán kinh doanh khác nhau, do đó để đảm bảo quyền lợi và nghĩa vụ giữa các bên, việc thực hiện một hợp đồng mua bán cần dựa vào các chứng từ chủ yếu sau:

- Hoá đơn thơng mại (Commercial Invoice): Là chứng từ cơ bản trong các chứng từ hàng hoá Hoá đơn do ngời bán lập xuất trình cho ngời mua sau khi đi gửi hàng Đó là yêu cầu của ngời bán đòi ngời mua trả tiền theo tổng số hàng đã đợc ghi trên hoá đơn.

- Phiếu đóng gói (Packing list): Là một chứng từ hàng hoá liệt kê những mặt hàng, những loại hàng đợc đóng gói trong một kiện hàng nhất định Phiếu đóng gói do ngời sản xuất, ngời xuất khẩu lập ra khi đóng gói hàng hoá, có tác dụng tạo mọi điều kiện thuận lợi cho việc kiểm điểm hàng hoá trong mỗi kiện hàng.

- Bảng kê chi tiết (Specification): Là chứng từ hàng hoá, trong đó ngời ta thống kê cụ thể tất cả các loại hàng và các mặt hàng của lô hàng trên hoá đơn hoặc hợp đồng nào đó.

- Giấy chứng nhận xuất xứ (Certificate of origin): Là chứng từ do Phòng Thơng mại của nớc xuất nhập khẩu cấp cho chủ hàng, xác nhận nơi sản xuất

(2)Ngân hàng

chuyển tiềnNgân hàng mở L/

Ngân hàng thông báo L/C

Ngời xuất khẩuNgời nhập khẩu

(8)(9)

Sơ đồ 5: Trình tự thanh toán theo phơng thức th tín dụng(4)

(3)(6)

(5)

hoặc nguồn gốc xuất phát của hàng hoá Nếu hợp đồng hoặc L/C không có đòi hỏi cụ thể thì ngời xuất khẩu có thể tự cấp.

- Giấy chứng nhận số lợng (Certificate of quantity): Là chứng từ xác định số lợng hàng hoá mà ngời bán giao cho ngời mua Giấy này có thể do Cục kiểm nghiệm phẩm chất hàng hoá xuất nhập khẩu hoặc công ty giám định hoặc do đơn vị xuất khẩu lập và đợc kiểm nghiệm, sau đó Công ty giám định hay cơ quan hải quan xác nhận.

- Giấy chứng nhận phẩm chất (Certificate of quality): Là chứng từ xác nhận chất lợng hàng hoá Ngời cấp giấy chứng nhận phẩm chất có thể là ngời sản xuất, cũng có thể là cơ quan chuyên môn nh: Cục kiểm nghiệm hàng hoá

- Vận đơn: Là chứng từ chuyên chở hàng hoá do ngời vận tải cấp cho chủ hàng nhằm xác định quan hệ pháp lý giữa ngời vận tải với chủ hàng.

- Bảo hiểm đơn (Insurance Policy): Là chứng từ do Công ty bảo hiểm cấp cho ngời đợc bảo hiểm Bảo hiểm đơn có tác dụng: xác nhận đã ký kết một hợp đồng bảo hiểm và các điều khoản của hợp đồng đó, xác nhận việc trả phí bảo hiểm, nó là chứng từ cần thiết để khiếu nại hãng bảo hiểm và để nhận tiền bồi thờng bảo hiểm khi ngời mua bảo hiểm gặp rủi ro.

- Hoá đơn hải quan (Custom Invoice): Hoá đơn này thuận tiện cho việc thống kê của hải quan nớc nhập khẩu, thuận tiện cho việc xác định nguồn gốc (xuất xứ) của hàng hoá Hoá đơn hải quan còn đợc dùng để ngăn chặn thủ đoạn bán phá giá, mặt khác nó còn xác định chính xác giá của hàng hoá nhằm ngăn chặn việc thơng nhân báo giá giả để trốn thuế.

- Tờ khai hải quan: Là chứng từ trong đó chủ hàng khai báo cho cơ quan hải quan biết về số lợng hàng mà mình muốn chuyên chở qua biên giới quốc gia.

6 Đặc điểm tính giá hàng hoá nhập khẩu

Giá thực tế khi mua và giá xuất khi bán của hàng nhập khẩu đợc xác định cụ thể nh sau:

a) Xác định giá thực tế của hàng nhập khẩu

Hàng hoá nhập kho trong kinh doanh nhập khẩu theo quy định đợc tính theo giá thực tế tơng tự nh hàng hoá kinh doanh nội địa Giá thực tế của hàng hoá mua vào tuỳ thuộc vào phơng pháp tính thuế GTGT mà doanh nghiệp áp dụng Đối với các doanh nghiệp tính thuế GTGT theo phơng pháp khấu trừ,

trong giá mua không bao gồm thuế GTGT đầu vào, còn với doanh nghiệp tính thuế GTGT theo phơng pháp trực tiếp, trong giá mua bao gồm cả thuế GTGT đầu vào Cụ thể:

- Nếu hàng nhập khẩu thuộc đối tợng tính thuế GTGT, doanh nghiệp tính thuế GTGT theo phơng pháp khấu trừ thì trị giá mua của hàng nhập khẩu đợc xác định theo công thức:

= + + +

Nếu hàng nhập khẩu thuộc đối tợng tính thuế GTGT, doanh nghiệp tính thuế GTGT theo phơng pháp trực tiếp hoặc hàng hoá nhập khẩu không thuộc đối tợng tính thuế GTGT hay hàng hoá nhập khẩu dùng vào hoạt động sự

khác thì trị giá mua của hàng nhập khẩu đợc xác định theo công thức:

= + + + +

-Trong đó:

Giá hàng nhập khẩu đợc tính theo giá CIF

Giá CIF =Giá mua hàng+Chi phí vận chuyển, bảo hiểm đến ga, cảng, sân bay nớc nhập

Thuế nhập khẩu phải nộp =

Số lợng hàng nhập khẩu x

Đơn giá tính thuế

nhập khẩu (CIF) x Thuế suất thuế nhập khẩu

Thuế TTĐB của hàng NK

phải nộp

= { Giá hàng nhập khẩu

(giá CIF)

+ Thuế nhập khẩu phải

nộp } x Thuế suất thuế TTĐBGiá thực tế

hàng hoá nhập khẩu

Giá hàng nhập khẩu

Thuế nhập khẩu

Thuế TTĐB của hàng NK (nếu

Chi phí thu mua hàng NK

Chiết khấu thương mại,

giảm giá hàng NK đư

ợc hưởng

Giá thực tế hàng

hoá nhập khẩu

Giá hàng nhập khẩu (CIF)

Thuế nhập khẩu

Thuế TTĐB của hàng NK (nếu

Chi phí thu mua hàng

Chiết khấu thương mại,

giảm giá hàng NK đư

ợc hưởngThuế

GTGT của hàng

NK

Thuế GTGT phải nộp

= { Giá hàng nhập khẩu

(giá CIF)+

Thuế nhập khẩu phải

Thuế TTĐB của hàng

NK phải nộp } x

Thuế suất thuế

Trờng hợp hàng hóa nhập khẩu đợc miễn, giảm thuế nhập khẩu thì giá tính thuế GTGT là giá hàng hoá nhập khẩu cộng với (+) thuế nhập khẩu xác định theo mức thuế phải nộp sau khi đã đợc miễn, giảm.

Chi phí thu mua hàng nhập khẩu là các chi phí phát sinh trong quá trình thực hiện hợp đồng nhập khẩu hàng hoá nh chi phí trong quá trình tìm kiếm

b) Xác định giá xuất kho của hàng nhập khẩu

Giá thực tế hàng hoá trong kinh doanh nhập khẩu bao gồm hai bộ phận: Trị giá mua và chi phí thu mua, vì vậy, khi xuất kho, để tính giá thực tế của hàng hoá, kế toán phải tách riêng hai bộ phận trên để tính toán.

* Đối với bộ phận trị giá mua, kế toán có thể sử dụng một trong các

ph-ơng pháp tính giá xuất kho sau:

- Phơng pháp nhập trớc – xuất trớc (FIFO): Theo phơng pháp này, giả thiết rằng hàng hoá nào nhập trớc thì xuất trớc, xuất hết số nhập trớc mới đến số nhập sau theo giá thực tế của từng số hàng xuất, vì vậy lợng hàng xuất kho thuộc lần nhập nào thì tính theo giá thực tế của lần nhập đó Phơng pháp này thích hợp trong trờng hợp giá cả ổn định hoặc có xu hớng giảm và áp dụng với những doanh nghiệp có ít danh điểm hàng hoá, số lần nhập kho của mỗi danh điểm không nhiều.

- Phơng pháp nhập sau – xuất trớc (LIFO): Phơng pháp này giả định những hàng hoá mua sau cùng sẽ đợc xuất trớc tiên, vì vậy việc tính giá xuất của hàng hoá đợc làm ngợc với phơng pháp nhập trớc xuất trớc Phơng pháp nhập sau xuất trớc thích hợp trong trờng hợp lạm phát.

- Phơng pháp giá hạch toán: Theo phơng pháp này, toàn bộ hàng hoá biến động trong kỳ đợc tính theo giá hạch toán (giá kế hoạch hoặc một loại giá ổn định trong kỳ) Cuối kỳ, kế toán sẽ tiến hành điều chỉnh từ giá hạch toán sang giá thực tế theo công thức:

Giá thực tế hàng hoá xuất kho =

Giá hạch toán hàng hoá

xuất kho x Hệ số giá hàng hoá

Hệ số giá có thể tính cho từng loại, từng nhóm hàng hoá chủ yếu tuỳ thuộc vào yêu cầu và trình độ quản lý Hệ số giá cho từng mặt hàng đợc tính theo công thức:

Số lợng hàng hoá xuất khoxGiá đơn vị bình quân

Trong đó: giá đơn vị bình quân có thể tính theo một trong ba cách sau:Cách 1:

=

Cách tính này tuy đơn giản, dễ làm nhng độ chính xác không cao Hơn nữa, công việc tính toán dồn vào cuối tháng gây ảnh hởng đến công tác quyết toán nói chung.

Cách 2:

=

Cách này mặc dầu khá đơn giản và phản ánh kịp thời tình hình biến động hàng hoá trong kỳ, tuy nhiên kết quả không chính xác vì không tính đến sự biến động của giá cả hàng hoá kỳ này.

Cách 3:

=

Cách tính này cho phép tính giá hàng xuất kho vừa chính xác, vừa cập nhật nhng nhợc điểm của phơng pháp này là tốn nhiều công sức do phải tính nhiều lần.

- Phơng pháp giá thực tế đích danh: Theo phơng pháp này, hàng hoá đợc xác định giá trị theo đơn chiếc hay từng lô và giữ nguyên từ lúc nhập vào cho đến lúc xuất ra Vì vậy khi xuất mặt hàng nào sẽ tính theo giá thực tế của

Hệ số giá hàng hóa

Giá thực tế hàng tồn đầu kỳ + Nhập trong kỳGiá hạch toán hàng tồn đầu kỳ + Nhập trong kỳ

Giá đơn vị bình quân cả kỳ dự trữ

Giá thực tế hàng hoá tồn đầu kỳ và nhập trong kỳLượng thực tế hàng hoá tồn đầu kỳ và nhập trong kỳ

Giá đơn vị bình quân cuối kỳ trước

Giá thực tế hàng hoá tồn kho đầu kỳ (hoặc cuối kỳ trước) Lượng thực tế hàng hoá tồn kho đầu kỳ (hoặc cuối kỳ trước)

Giá đơn vị bình quân sau mỗi lần nhập

Giá thực tế hàng hoá tồn kho sau mỗi lần nhậpLượng thực tế hàng hoá tồn kho sau mỗi lần nhập

mặt hàng đó Phơng pháp này cho phép xác định chính xác giá xuất kho của từng loại hàng hoá và thờng áp dụng đối với các loại hàng có giá trị cao, có tính tách biệt.

* Đối với chi phí thu mua, do liên quan đến cả lợng hàng tiêu thụ trong kỳ

và tồn kho cuối kỳ nên cần đợc phân bổ cho cả hàng tiêu thụ và cha tiêu thụ:

Chi phí mua hàng đầu kỳ là chi phí thu mua hàng ứng với trị giá hàng hoá tồn đầu kỳ

Chi phí thu mua phát sinh trong kỳ bằng chi phí phát sinh trong quá trình thu mua hàng hoá trừ đi các khoản giảm trừ chi phí.

Trị giá mua của hàng còn lại cuối kỳ bao gồm hàng còn tồn kho (d Nợ TK 1561), hàng đang gửi bán, gửi đại lý, ký gửi (d Nợ TK 157), hàng mua đi đờng (d Nợ TK 151) còn lại cuối kỳ.

Trị giá mua của hàng bán ra trong kỳ là giá trị hàng đã xuất bán trong kỳ (là số phát sinh bên Có các TK 1561, 151, 157)

II/ Hạch toán nghiệp vụ lu chuyển hàng hoá nhập khẩu theo phơng pháp kê khai thờng xuyên

1 Khái niệm và tài khoản sử dụng

Tuỳ thuộc vào đặc điểm kinh doanh của doanh nghiệp, vào yêu cầu của công tác quản lý và vào trình độ cán bộ kế toán cũng nh vào quy định của chế độ kế toán hiện hành, kế toán các doanh nghiệp có thể áp dụng phơng pháp kê khai thờng xuyên hoặc phơng pháp kiểm kê định kỳ để hạch toán hàng tồn kho.

Phơng pháp kê khai thờng xuyên là phơng pháp theo dõi và phản ánh tình hình hiện có, biến động tăng, giảm hàng tồn kho một cách thờng xuyên, liên tục trên các tài khoản phản ánh từng loại hàng tồn kho Ưu điểm của phơng pháp này là cung cấp thông tin về hàng tồn kho một cách kịp thời, cập nhật, độ chính xác cao Theo phơng pháp này, tại bất kỳ thời điểm nào, kế toán cũng có thể xác định đợc lợng nhập, xuất, tồn kho từng loại hàng tồn kho.

Chi phí mua

hàng đầu kỳphát sinh trong kỳChi phí mua hàng

Chi phí thu mua phân bổ cho hàng bán ra trong

Trị giá mua của hàng bán

ra trong kỳTrị giá mua của

hàng bán ra trong kỳ

Trị giá mua của hàng còn lại cuối

kỳ

Để hạch toán lu chuyển hàng hoá nhập khẩu theo phơng pháp kê khai ờng xuyên, kế toán sử dụng các tài khoản sau:

th-* Tài khoản 151- Hàng mua đi đờng: Tài khoản này dùng theo dõi hàng

hoá mà doanh nghiệp đã mua hay chấp nhận mua, đã thuộc quyền sở hữu của doanh nghiệp nhng cuối tháng cha về nhập kho.

Kết cấu tài khoản:

Bên Nợ: Phản ánh giá trị hàng đi đờng tăng

Bên Có: Phản ánh giá trị hàng đi đờng kỳ trớc đã nhập kho hoặc giao cho khách hàng, hay chuyển giao cho các bộ phận sử dụng.

* Tài khoản 156 - Hàng hoá: Tài khoản này phản ánh giá thực tế hàng hoá

Kết cấu tài khoản:

Bên Nợ: Phản ánh các nghiệp vụ làm tăng giá thực tế hàng hoá tại kho, tại quầy (gồm cả giá mua và chi phí thu mua)

Bên Có: - Phản ánh trị giá mua thực tế của hàng hoá xuất kho, xuất quầy (kể cả giảm giá hàng mua và hàng mua trả lại).

- Phản ánh phí thu mua phân bổ cho hàng tiêu thụD Nợ: Trị giá thực tế hàng hoá tồn kho, tồn quầy.

Tài khoản 156 chi tiết thành: 1561- “Giá mua hàng hoá” và 1562 – “Chi phí thu mua hàng hoá”

* Tài khoản 157 - Hàng gửi bán: Phản ánh trị giá mua thực tế của hàng

gửi bán, ký gửi, đại lý cha đợc chấp nhận Tài khoản này đợc mở chi tiết theo từng loại hàng, từng lần gửi hàng kể từ khi gửi đi đến khi đợc chấp nhận thanh toán.

Kết cấu tài khoản:

Bên Nợ: Giá trị hàng hoá gửi bán, gửi đại lý hoặc đã thực hiện với khách hàng nhng cha đợc chấp nhận.

Bên Có: - Giá trị hàng hoá đã đợc khách hàng chấp nhận thanh toán hoặc thanh toán

- Giá trị hàng gửi bán bị từ chối, trả lại

* Tài khoản 511 - Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ: Dùng để phản

ánh tổng số doanh thu bán hàng thực tế của doanh nghiệp và các khoản giảm trừ doanh thu.

Kết cấu tài khoản:

Bên Nợ: - Số thuế phải nộp (thuế tiêu thụ đặc biệt, thuế xuất khẩu) tính trên doanh số bán trong kỳ, hoặc thuế GTGT phải nộp áp dụng đối với doanh nghiệp tính thuế GTGT theo phơng pháp trực tiếp.

- Số chiết khấu thơng mại, giảm giá hàng bán, doanh thu của hàng bán bị trả lại kết chuyển trừ vào doanh thu

- Kết chuyển doanh thu vào tài khoản xác định kết quả kinh doanh

Bên Có: Tổng số doanh thu bán hàng thực tế phát sinh trong kỳ Tài khoản này không có số d

* Tài khoản 632 – Giá vốn hàng bán: Dùng để theo dõi trị giá vốn của

hàng hoá xuất bán trong kỳKết cấu tài khoản:

Bên Nợ: Trị giá vốn của hàng hoá đã tiêu thụBên Có: - Giá vốn hàng bán bị trả lại trong kỳ

- Kết chuyển giá vốn hàng tiêu thụ trong kỳ

Tài khoản 632 không có số d

để phản ánh các bút toán có liên quan trong quá trình hạch toán nghiệp vụ lu chuyển hàng hoá nhập khẩu.

2 Hạch toán nghiệp vụ nhập khẩu hàng hóa

Cách thức hạch toán nghiệp vụ nhập khẩu hàng hoá theo từng phơng thức nhập khẩu (trực tiếp hay uỷ thác) đợc cụ thể nh sau:

a) Hạch toán nhập khẩu trực tiếp

Để thực hiện nhập khẩu theo phơng thức này, đơn vị nhập khẩu phải tiến hành mở L/C theo hợp đồng thơng mại đã ký

Khi ký quỹ để mở L/C, kế toán ghi:

Nợ TK 144, 244: Thế chấp, ký cợc, ký quỹ (TGHT)

Có TK 1112, 1122, 311: Tiền mặt, TGNH, Tiền vay (TGHT)

đồng thời ghi Có TK 007: Nguyên tệ (nếu dùng ngoại tệ để ký quỹ)

Khi tiếp nhận hàng nhập khẩu, kế toán thực hiện phản ánh các bút toán (BT) sau:

BT1/ Phản ánh giá mua thực tế của hàng nhập khẩu (CIF)

Nợ TK 1561: Trị giá mua thực tế của hàng nhập khẩu đã kiểm nhận, nhập kho (TGTT)

Nợ TK 157: Trị giá mua thực tế của hàng nhập khẩu đã kiểm nhận chuyển đi tiêu thụ theo phơng thức chuyển hàng, chờ chấp nhận hay ký gửi, đại lý (TGTT)

Nợ TK 151: Trị giá mua thực tế của hàng nhập khẩu đang đi ờng cuối kỳ (TGTT)

đ-Nợ TK 632: Trị giá mua thực tế của hàng nhập khẩu đã tiêu thụ trực tiếp trong kỳ (TGTT)

Nợ TK 133 (1331)

Có TK 333 (33312)

- Nếu doanh nghiệp tính thuế GTGT theo phơng pháp trực tiếp

Nợ TK 1561, 157, 151, 632: Tính vào trị giá mua của hàng nhập khẩu

Có TK 333 (33312)

BT4/ Phản ánh thuế tiêu thụ đặc biệt phải nộp (nếu có)

Nợ TK 1561, 157, 151, 632: Tính vào trị giá mua của hàng nhập khẩu

Có TK 333 (3332): Thuế tiêu thụ đặc biệt phải nộp (nếu có) của hàng nhập khẩu

BT5/ Khi nộp thuế GTGT của hàng nhập khẩu, thuế tiêu thụ đặc biệt và thuế nhập khẩu, kế toán phản ánh:

Nợ TK 333 (33312, 3332, 3333)Có TK 111, 112,…

BT6/ Tập hợp các chi phí chi ra trong nớc liên quan đến hàng nhập khẩu (chi phí thu mua hàng nhập khẩu)

- Nếu doanh nghiệp tính thuế GTGT theo phơng pháp khấu trừNợ TK 1562: Chi phí không thuế GTGT

Nợ TK 1331: Thuế GTGT

- Nếu doanh nghiệp tính thuế GTGT theo phơng pháp trực tiếpNợ TK 1562: Chi phí gồm cả thuế GTGT

BT7/ Khi thanh toán tiền hàng cho nhà cung cấp, kế toán định khoản:Nợ TK 331

Có TK 1112, 1122, 144, 244…

đồng thời ghi Có TK 007: Nguyên tệ (nếu thanh toán bằng ngoại tệ)

b) Hạch toán nhập khẩu uỷ thác

Đặc điểm của phơng thức nhập khẩu này là có hai bên tham gia trong hoạt động nhập khẩu (bên giao uỷ thác và bên nhận uỷ thác), cách thức hạch toán tại mỗi bên đợc chi tiết nh sau:

Trong quan hệ cung cấp dịch vụ nhập khẩu uỷ thác, bên nhận uỷ thác nhập khẩu đóng vai trò là ngời bán Vì thế, kế toán bên nhận uỷ thác sử dụng tài khoản 131 (chi tiết từng đơn vị giao uỷ thác) để theo dõi tình hình thanh toán với bên giao uỷ thác nhập khẩu về tiền hàng, về hoa hồng, về các khoản chi

ngoại tệ riêng, cuối kỳ, khi thanh toán bù trừ (nếu có) phải ghi bút toán kết chuyển chi tiết giữa chúng).

Khi nhận của đơn vị uỷ thác nhập khẩu một khoản tiền mua hàng trả trớc để mở L/C, , căn cứ các chứng từ liên quan, kế toán phản ánh số tiền đã nhận theo tỷ giá hạch toán:

Có TK 111 (1112), 112 (1122), 311

đồng thời ghi giảm số nguyên tệ chuyển đi ký quỹ: Có TK 007

Khi kiểm nhận hàng hoá đã nhập khẩu hoàn thành, căn cứ vào các chứng từ liên quan, kế toán ghi các bút toán sau:

- Ghi nhận giá mua hàng nhập khẩu theo tỷ giá hạch toán:

Nợ TK 151: Giá mua của hàng nhập khẩu đang đi đờng cuối kỳNợ TK 156 (1561): Giá mua cuả hàng nhập khẩu đã kiểm nhận, nhập kho trong kỳ

Nợ TK 157: Giá mua của hàng nhập khẩu chuyển đi giao trả cho đơn vị uỷ thác nhập khẩu

Nợ TK 131 (chi tiết đơn vị giao uỷ thác): Giá mua của hàng nhập khẩu đã chuyển giao thẳng cho đơn vị giao uỷ thác

Trờng hợp đơn vị uỷ thác nhập khẩu tiến hành nộp các khoản thuế liên quan đến hàng nhập khẩu, kế toán đơn vị nhận uỷ thác nhập khẩu căn cứ vào các chứng từ liên quan, phản ánh số thuế đã nộp:

Nợ TK 333 (33312, 3332, 3333)

Có TK 131 (chi tiết đơn vị giao uỷ thác)

Khi thanh toán hộ tiền hàng nhập khẩu với ngời bán cho đơn vị uỷ thác nhập khẩu, căn cứ các chứng từ liên quan, ghi:

Nợ TK 331: Phải trả cho ngời bán (Chi tiết cho từng ngời bán)Có TK 112, 144…

Khi trả hàng cho đơn vị uỷ thác nhập khẩu, căn cứ vào Hóa đơn GTGT (nếu đã nộp thuế GTGT) hoặc Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ (nếu cha nộp thuế GTGT) về hàng chuyển giao, kế toán ghi nhận tổng giá thanh toán của hàng đã bàn giao (bao gồm giá mua của hàng nhập khẩu theo Hoá đơn thơng mại, số thuế nhập khẩu, thuế tiêu thụ đặc biệt hoặc thuế GTGT của hàng nhập khẩu uỷ thác đã bàn giao):

Nợ TK 131: Chi tiết cho từng đơn vị uỷ thác nhập khẩuCó TK liên quan (151, 1561, 157)

Đối với phí uỷ thác nhập khẩu và thuế GTGT tính trên phí uỷ thác nhập khẩu, căn cứ vào hoá đơn GTGT và các chứng từ liên quan, kế toán ghi:

Nợ TK 111, 112, 131 (chi tiết đơn vị giao uỷ thác): Tổng số hoa hồng uỷ thác (cả thuế GTGT) đợc hởng

Nợ TK 131 Chi tiết cho từng đơn vị uỷ thác nhập khẩuCó TK 111, 112…

Trờng hợp các khoản chi này hợp đồng uỷ thác quy định do bên nhận uỷ thác chịu, kế toán ghi:

Nợ TK 641: Tập hợp chi phí

Nợ TK 133 (1331): Thuế GTGT đợc khấu trừ (nếu có)

Khi đơn vị uỷ thác nhập khẩu chuyển trả nốt số tiền hàng nhâp khẩu, tiền thuế nhập khẩu, thuế GTGT hàng nhập khẩu, thuế tiêu thụ đặc biệt (nếu đơn vị uỷ thác nhờ nộp hộ vào NSNN các khoản thuế này), và các khoản chi hộ cho hoạt động nhập khẩu uỷ thác, phí uỷ thác nhập khẩu, căn cứ vào các chứng từ liên quan, kế toán phản ánh:

Nợ TK 111, 112…

Có TK 131: Chi tiết cho từng đơn vị giao uỷ thác  Hạch toán tại đơn vị uỷ thác nhập khẩu

Trong quan hệ với bên nhận uỷ thác, bên uỷ thác nhập khẩu là ngời sử dụng dịch vụ uỷ thác Vì thế, để theo dõi tình hình thanh toán với đơn vị nhận uỷ thác, kế toán tại đơn vị uỷ thác sử dụng tài khoản 331, mở chi tiết theo từng đơn vị nhận uỷ thác (đồng thời theo dõi chi tiết số nợ bằng nội tệ riêng, bằng ngoại tệ riêng, cuối kỳ, khi thanh toán bù trừ (nếu có) phải ghi bút toán kết chuyển chi tiết giữa chúng).

Cách thức hạch toán cụ thể nh sau:

Khi trả trớc một khoản tiền uỷ thác mua hàng theo hợp đồng uỷ thác nhập khẩu cho đơn vị nhận uỷ thác nhập khẩu mở LC, , căn cứ các chứng từ liên quan, ghi:

Nợ TK 331 Chi tiết cho từng đơn vị nhận uỷ thác nhập khẩu

đơn vị nhận uỷ thác nhập khẩu theo tỷ giá hạch toán đồng thời ghi giảm số nguyên tệ chuyển giao: Có TK 007

Khi nhận hàng uỷ thác nhập khẩu do đơn vị nhận uỷ thác giao trả, căn cứ các chứng từ liên quan, kế toán tại đơn vị giao uỷ thác ghi:

Nợ TK liên quan (151, 1561, 157, 632): Giá mua hàng nhập khẩu uỷ thác theo tỷ giá thực tế (kể cả thuế nhập khẩu và thuế tiêu thụ đặc biệt (nếu có ))

Nợ TK 133 (1331): Thuế GTGT của hàng nhập khẩuNợ TK 635: Lỗ do chênh lệch tỷ giá

Có TK 331: (Chi tiết đơn vị nhận uỷ thác nhập khẩu): Tổng giá thanh toán của hàng nhập khẩu.

Có TK 515: Lãi do chênh lệch tỷ giá

Trờng hợp đơn vị nhận uỷ thác nhập khẩu làm thủ tục kê khai thuế nhng đơn vị uỷ thác tự nộp thuế vào NSNN thì khi nộp các khoản thuế vào NSNN, kế toán ghi:

Nợ TK 331 Chi tiết cho từng đơn vị nhận uỷ thác nhập khẩuCó TK 111, 112, 311…

Căn cứ vào hoá đơn GTGT về hoa hồng uỷ thác nhập khẩu phải trả theo hợp đồng đã ký, kế toán phản ánh:

Nợ TK 156 (1562): Số thực chi không thuế GTGT

Nợ TK 133 (1331): Thuế GTGT đợc khấu trừ

Có TK 331 (Chi tiết từng đơn vị nhận uỷ thác)

Số tiền phải trả đơn vị nhận uỷ thác nhập khẩu các khoản chi hộ cho hoạt động nhận uỷ thác nhập khẩu, căn cứ các chứng từ liên quan, ghi:

Nợ TK156 (1562): Số thực chi không thuế GTGTNợ TK 133 (1331): Thuế GTGT đợc khấu trừ

Có TK 331 (Chi tiết từng đơn vị nhận uỷ thác )

Khi trả tiền cho đơn vị nhận uỷ thác nhập khẩu về số tiền hàng còn lại cùng các khoản thuế, hoa hồng uỷ thác và các khoản đợc chi hộ cho bên nhận uỷ thác nhập khẩu, kế toán ghi:

Nợ TK 331 (Chi tiết từng đơn vị nhận uỷ thác nhập khẩu)Có TK 111, 112, 311…

Trờng hợp đơn vị nhận uỷ thác nhập khẩu chuyển trả hàng uỷ thác nhập khẩu mà cha nộp thuế GTGT, khi nhận hàng, căn cứ vào Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ của đơn vị nhận uỷ thác nhập khẩu, kế toán phản ánh tổng giá thanh toán (bao gồm tất cả các khoản thuế phải nộp) của hàng nhập khẩu bằng bút toán:

Nợ TK 151, 1561, 157, 632: Tổng giá thanh toán của hàng nhập khẩu tính theo tỷ giá thực tế

3 Hạch toán nghiệp vụ tiêu thụ hàng hoá nhập khẩu

Việc tiêu thụ hàng nhập khẩu đợc thực hiện theo các phơng thức khác

đơn vị kinh doanh xuất nhập khẩu:

* Bán buôn theo phơng thức trực tiếp

Các bút toán hạch toán nghiệp vụ tiêu thụ hàng hoá theo phơng thức này gồm có:

BT1/ Phản ánh giá vốn của hàng tiêu thụ:

Nợ TK 632: Trị giá mua thực tế của hàng tiêu thụ

Nợ TK 1331: VAT đợc khấu trừ của hàng hoá bán buôn vận chuyển thẳng, không qua kho

Có TK 1561: Trị giá mua thực tế của hàng xuất kho

Có TK 151, 331, 111, 112: Tổng giá thanh toán của hàng bán buôn vận chuyển thẳng (không qua kho) có tham gia thanh toán

BT2/ Phản ánh doanh thu hàng bán:

Có TK 511, 512: Doanh thu bán hàng (không thuế GTGT)Có TK 33311: Thuế GTGT đầu ra phải nộp

BT3/ Bao bì tính giá riêng và các khoản chi hộ cho bên mua (nếu có)Nợ TK 1388

Có TK 1532, 111, 112, 331…

Khi phát sinh các khoản chiết khấu thơng mại, giảm giá hàng bán, kế toán

Nợ TK 532: Giảm giá hàng bánNợ TK 33311: VAT tơng ứng

(gồm cả thuế GTGT) phải trả cho khách hàng

Đối với hàng bán bị trả lại, tổng giá thanh toán của hàng bán bị trả lại đợc phản ánh:

Nợ TK 531: Doanh thu hàng bán bị trả lạiNợ TK 33311: VAT của hàng bán bị trả lại

Có TK 111, 112, 131, 3388: Tổng giá thanh toán của hàng bán bị trả lại (gồm cả VAT) trả cho khách hàng

Trị giá mua thực tế của hàng bán bị trả lại đợc ghi:

hàng bị trả lại nhập kho, đang gửi tại kho ngời mua, chờ xử lý hay đã xử lý (phải thu, trừ vào thu nhập của công nhân viên, thu bằng tiền)

Có TK 632: Ghi giảm giá vốn hàng bán

Khi có chiết khấu thanh toán phát sinh trong kỳ, kế toán phản ánh:

Nợ TK 635: Số chiết khấu thanh toán phát sinh

Có TK 111, 112, 131, 3388: Số chiết khấu thanh toán chấp nhận trả cho khách hàng (trả bằng tiền, trừ vào khoản còn phải thu hoặc ghi vào khoản phải trả khác)

* Bán buôn theo phơng thức chuyển hàng chờ chấp nhận

Theo phơng thức này, khi chuyển hàng đến cho ngời mua, kế toán phản

Nợ TK 133: VAT đợc khấu trừ của hàng bán

Có TK 156: Trị giá mua thực tế của hàng xuất kho gửi đi bán

chuyển thẳng (không qua kho) có tham gia thanh toán

Khi hàng đã đợc chấp nhận, kế toán ghi nhận giá vốn của hàng bán:Nợ TK 632

Có TK 157

Các bút toán phản ánh doanh thu hàng bán, Chiết khấu thơng mại, Giảm

* Bán buôn vận chuyển thẳng, không tham gia thanh toán

Thực chất doanh nghiệp thơng mại đứng ra làm trung gian môi giới giữa bên bán và bên mua để hởng hoa hồng (do bên bán hoặc bên mua trả) Bên mua chịu trách nhiệm nhận hàng và thanh toán cho bên bán Số hoa hồng môi giới đ-ợc hởng đợc phản ánh nh sau:

Có TK 511: Hoa hồng môi giới đợc hởng

Có TK 33311: VAT đầu raCác chi phí liên quan đến bán hàng

Cuối kỳ kết chuyển giá vốn hàng bán tơng tự nh bán buôn trực tiếp.

Nợ TK 632: Tập hợp giá vốn hàng bán

Có TK 157: Kết chuyển giá vốn hàng đã bán

Căn cứ vào hợp đồng đã ký với cơ sở đại lý, ký gửi và các chứng từ liên quan, kế toán phản ánh hoa hồng phải trả cho cơ sở nhận bán hàng đại lý, ký

Có TK 131 (chi tiết đại lý): Tổng số hoa hồngKhi nhận tiền do cơ sở nhận bán hàng đại lý, ký gửi thanh toán:

Nợ TK 111, 112Có TK 131

* Bán hàng trả góp

Bán hàng trả góp là phơng thức bán hàng thu tiền nhiều lần Ngời mua sẽ thanh toán lần đầu ngay tại thời điểm mua Số tiền còn lại ngời mua chấp nhận trả dần ở các kỳ tiếp theo và phải chịu một tỷ lệ lãi suất nhất định Khi hàng hoá đã đợc chuyển giao, đợc coi là tiêu thụ thì kế toán ghi các bút toán sau:

BT1/ Phản ánh trị giá vốn của hàng tiêu thụNợ TK 632: Tập hợp giá vốn hàng bán

Có TK 156

BT2/ Phản ánh số thu của hàng bán trả góp theo hoá đơn GTGT

Nợ TK 111, 112: Số tiền ngời mua thanh toán lần đầu tại thời điểm mua

Nợ TK 131: Tổng số tiền ngời mua còn nợ

Có TK 511: Doanh thu tính theo giá bán trả một lần tại thời điểm giao hàng (giá thanh toán ngay)

Có TK 3331: VAT đầu ra tính trên giá bán một lần (giá thanh toán ngay)

Có TK 3387: Doanh thu cha thực hiện (Phần chênh lệch giữa giá bán trả góp và giá bán trả ngay cha có VAT)

BT3/ Hàng kỳ, tính , xác định và kết chuyển doanh thu tiền lãi bán hàng trả chậm, trả góp trong kỳ:

Nợ TK 3387: Doanh thu cha thực hiện

Có TK 515: Doanh thu hoạt động tài chính

BT4/ Khi thực hiện thu tiền bán hàng trả chậm, trả góp, trong đó gồm cả phần chênh lệch giữa giá bán trả chậm, trả góp và giá bán trả ngay, kế toán ghi:

Nợ TK 111, 112Có TK 131

Đối với doanh nghiệp tính thuế GTGT theo phơng pháp trực tiếp thi quy trình và cách thức thực hiện hạch toán nghiệp vụ tiêu thụ hàng hoá cũng tơng tự nh các doanh nghiệp tính thuế GTGT theo phơng pháp khấu trừ, chỉ khác trong chỉ tiêu giá vốn hàng bán và doanh thu bán hàng & cung cấp dịch vụ bao gồm cả thuế GTGT Cuối kỳ, xác định thuế GTGT phải nộp theo phơng pháp trực tiếp, kế toán ghi:

Nợ TK 511: Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụCó TK 3331: Thuế GTGT phải nộp

4 Hạch toán chi tiết hàng hoá

Hạch toán chi tiết hàng hoá đòi hỏi phản ánh cả về giá trị, số lợng, chất ợng của từng danh điểm hàng hoá theo từng kho và theo từng ngời phụ trách vật chất Thực tế hiện nay có 3 phơng pháp hạch toán chi tiết hàng hoá dới đây:

ở phòng kế toán: Kế toán hàng hoá mở thẻ kế toán chi tiết hàng hóa cho từng danh điểm hàng hoá tơng ứng với thẻ kho mở ở kho Thẻ này có nội dung tơng tự thẻ kho, chỉ khác là theo dõi cả về mặt giá trị Hàng ngày hoặc định kỳ, khi nhận đợc các chứng từ nhập, xuất kho do thủ kho chuyển tới, kế toán hàng

hoá phải kiểm tra, đối chiếu và ghi đơn giá hạch toán vào thẻ kế toán chi tiết hàng hoá và tính ra số tiền Sau đó, lần lợt ghi các nghiệp vụ nhập, xuất vào các thẻ kế toán chi tiết hàng hoá có liên quan Cuối tháng tiến hành cộng thẻ và đối chiếu với thẻ kho Để thực hiện đối chiếu giữa kế toán tổng hợp với chi tiết, kế toán phải căn cứ vào các thẻ kế toán chi tiết để lập bảng tổng hợp nhập, xuất, tồn kho về mặt giá trị của từng loại hàng hoá Số liệu của bảng này đợc đối chiếu với số liệu của phần kế toán tổng hợp.

b) Phơng pháp sổ đối chiếu luân chuyển

Theo phơng pháp sổ đối chiếu luân chuyển, công việc cụ thể tại kho giống nh phơng pháp thẻ song song ở trên

Tại phòng kế toán: Kế toán hàng hoá không mở thẻ kế toán chi tiết hàng hoá mà mở sổ đối chiếu luân chuyển để hạch toán số lợng và số tiền của từng thứ (danh điểm) hàng hoá theo từng kho Sổ này ghi mỗi tháng một lần vào cuối tháng trên cơ sở tổng hợp các chứng từ nhập, xuất phát sinh trong tháng của từng loại hàng hoá, mỗi loại chỉ ghi một dòng trong sổ Cuối tháng, đối chiếu số lợng hàng hoá trên sổ đối chiếu luân chuyển với thẻ kho, đối chiếu số tiền với kế toán tổng hợp.

c) Phơng pháp sổ số d

Theo phơng pháp sổ số d, công việc cụ thể tại kho giống nh các phơng pháp trên Định kỳ, sau khi ghi thẻ kho, thủ kho phải tập hợp toàn bộ chứng từ nhập, xuất kho phát sinh theo từng loại hàng hoá quy định Sau đó, lập phiếu giao nhận chứng từ và nộp cho kế toán kèm theo các chứng từ nhập, xuất hàng.

Tại phòng kế toán, định kỳ, nhân viên kế toán phải xuống kho để hớng dẫn, kiểm tra việc ghi chép thẻ kho của thủ kho và thu nhận chứng từ Khi nhận đợc chứng từ, kế toán kiểm tra và tính giá theo từng chứng từ (giá hạch toán), tổng cộng số tiền và ghi vào cột số tiền trên phiếu giao nhận chứng từ Đồng thời, ghi số tiền vừa tính đợc của từng nhóm hàng hoá (nhập riêng, xuất riêng) vào bảng luỹ kế nhập, xuất, tồn kho hàng hoá Bảng này đợc mở cho từng kho, mỗi kho một tờ, đợc ghi trên cơ sở các phiếu giao nhận chứng từ nhập, xuất hàng hoá Tiếp đó, cộng số tiền nhập, xuất trong tháng và dựa vào số d đầu tháng để tính ra số d cuối tháng của từng nhóm hàng hoá Số d này đợc dùng để đối chiếu với cột “số tiền” trên sổ số d (số liệu trên sổ số d đợc tính bằng cách lấy số lợng tồn kho x giá hạch toán).

III/ Hạch toán lu chuyển hàng hoá nhập khẩu theo phơng pháp kiểm kê định kỳ

1 Khái niệm và tài khoản sử dụng

Phơng pháp kiểm kê định kỳ là phơng pháp không theo dõi một cách ờng xuyên, liên tục về tình hình biến động của các loại hàng hoá trên các tài khoản phản ánh từng loại hàng tồn kho mà chỉ phản ánh giá trị tồn kho đầu kỳ và cuối kỳ của chúng trên cơ sở kiểm kê cuối kỳ, xác định lợng tồn kho thực tế Phơng pháp này chỉ thích hợp với các đơn vị kinh doanh những chủng loại hàng hoá khác nhau, giá trị thấp, thờng xuyên xuất dùng, xuất bán.

th-Hạch toán theo phơng pháp này, kế toán sử dụng các tài khoản sau:

* Tài khoản 151 – Hàng mua đang đi đờng: Dùng để phản ánh trị giá số

hàng mua (đã thuộc sở hữu của đơn vị) nhng đang đi đờng hay đang gửi tại kho ngời bán, chi tiết theo từng loại hàng, từng ngời bán.

Kết cấu tài khoản:

Bên Nợ: Giá thực tế hàng đang đi đờng cuối kỳ

Bên Có: Kết chuyển giá thực tế hàng đang đi đờng đầu kỳ

* Tài khoản 156 – Hàng hoá: Phản ánh trị giá hàng hoá tồn kho, tồn

quầy chi tiết theo từng thứ, từng loại, từng nơi.Kết cấu tài khoản:

Bên Nợ: Trị giá hàng tồn kho, tồn quầy cuối kỳ

Bên Có: Kết chuyển trị giá hàng tồn kho, tồn quầy đầu kỳ

* Tài khoản 157 – Hàng gửi bán: Dùng để theo dõi trị giá vốn của hàng

gửi bán, ký gửi, đại lý cha bán đợc tại thời điểm kiểm kê.Kết cấu tài khoản:

Bên Nợ: Trị giá vốn hàng gửi bán cuối kỳ

Bên Có: Kết chuyển trị giá vốn hàng gửi bán đầu kỳ

* Tài khoản 611 – Mua hàng (TK 6112 – Mua hàng hoá): Tài khoản

này phản ánh trị giá hàng hoá mua vào theo giá thực tế (giá mua và chi phí thu mua) và đợc mở chi tiết theo từng thứ, từng kho, quầy hàng hoá.

Kết cấu tài khoản:

Bên Nợ: Trị giá thực tế hàng hoá cha tiêu thụ đầu kỳ và tăng thêm

Bên Có: - Chiết khấu thơng mại, giảm giá hàng mua, hàng mua trả lại

- Trị giá vốn hàng tiêu thụ trong kỳ và còn lại cha tiêu thụ cuối kỳ

TK 611 không có số d

Ngoài ra, theo phơng pháp kiểm kê định kỳ, kế toán còn sử dụng các tài

thờng xuyên.

2 Phơng pháp hạch toán

Trong các doanh nghiệp kinh doanh xuất – nhập khẩu, áp dụng phơng pháp kiểm kê định kỳ để hạch toán hàng tồn kho, trình tự hạch toán lu chuyển hàng hoá tiến hành nh sau:

Đầu kỳ, kết chuyển trị giá hàng nhập khẩu cha tiêu thụ

Trong kỳ, phản ánh trị giá hàng tăng thêm do các nguyên nhân

- Phản ánh trị giá mua của hàng nhập khẩu

Nợ TK 611 (6112): Trị giá mua thực tế của hàng nhập khẩu (bao gồm cả thuế nhập khẩu, thuế TTĐB)

Có TK 3332, 3333: Thuế TTĐB (nếu có), thuế nhập khẩu phải nộp

- Phản ánh thuế GTGT của hàng nhập khẩu

Nếu doanh nghiệp tính thuế GTGT theo phơng pháp khấu trừ thìNợ TK 133 (1331): Thuế GTGT của hàng nhập khẩu

Có TK 1331: Thuế GTGT tơng ứng- Số chiết khấu thanh toán khi mua hàng đợc hởng:

Nợ TK 111, 112, 1388, 331…

Có TK 515: Ghi tăng thu nhập hoạt động tài chính

Các bút toán phản ánh doanh thu tiêu thụ, chiết khấu thanh toán, chiết khấu thơng mại, giảm giá hàng bán, hàng bán trả lại trong kỳ ghi giống các doanh nghiệp áp dụng phơng pháp kê khai thờng xuyên Riêng đối với giá vốn hàng bán bị khách hàng trả lại, từ chối thanh toán, ghi:

Nợ TK 6112, 111, 112, 1381…

Có TK 632: Ghi giảm giá vốn hàng tiêu thụ trong kỳ

Cuối kỳ, căn cứ vào kết quả kiểm kê, xác định hàng đã tiêu thụ và cha tiêu

thụ cuối kỳ, kế toán tiến hành:

Kết chuyển trị giá hàng còn lại, cha tiêu thụ

Nợ TK 151, 156, 157: Trị giá vốn hàng cha tiêu thụCó TK 6112: Trị giá vốn hàng cha tiêu thụ cuối kỳXác định trị giá vốn hàng tiêu thụ trong kỳ

Nợ TK 632: Trị giá vốn hàng tiêu thụ

Có TK 6112: Trị giá vốn hàng tiêu thụ

Công ty Thiết bị hiện nay đợc thành lập trên cơ sở của hai đơn vị chủ yếu: Công ty Thiết bị II Đông Anh, tiền thân là kho II Đông Anh thuộc Cục Thiết bị, Tổng cục Vật t và Công ty Thiết bị I Hà Tây, tiền thân là kho III Hà Đông thuộc Cục Thiết bị , Tổng cục Vật t trớc đây Kho II - Bãi Trám - Đông Anh đợc thành lập khoảng cuối năm 1960, hoạt động tới ngày 8/4/1970 chuyển thành Công ty Thiết bị II và đến 19/9/1980 đợc Liên hiệp xuất nhập khẩu vật t chuyển thành Tổng kho II Kho III - Hà Đông đợc thành lập khoảng cuối năm 1960, đầu năm 1961, hoạt động đến ngày 6/6/1970 chuyển thành Công ty Thiết bị I, đến 23/11/1978 đợc sát nhập với hai đơn vị khác thành Công ty Thiết bị I và đến tháng 9/1980 đổi tên thành Tổng kho I Tổng kho I hoạt động đến 1/ 7/ 1983 thì sát nhập với tổng kho II thành Công ty thiết bị, trực thuộc Liên hiệp xuất khẩu vật t , Bộ Vật t Sau đó với quyết định số 414/ VT – QĐ ngày 11/ 9/ 1985 , Liên hiệp xuất khẩu vật t đợc Bộ vật t đổi thành Tổng công ty Máy và Phụ tùng Ngày 28/5/1993, công ty Thiết bị trực thuộc Tổng công ty Máy và Phụ tùng chính thức đợc thành lập theo quyết định số 617/TM – TCCB của Bộ trởng Bộ Thơng mại Ngày 25/3/2003 theo quyết định số 0612/2003/ QĐ-BTM của Bộ tr-ởng Bộ thơng mại, Công ty Thiết bị trực thuộc tổng công ty Máy và phụ tùng đ-ợc chuyển về trực thuộc Bộ Thơng mại nh hiện nay

Là một tổ chức kinh tế nhà nớc, Công ty Thiết bị có đầy đủ t cách pháp nhân, hạch toán kinh tế độc lập, đợc sử dụng con dấu riêng, đợc mở tài khoản tại ngân hàng theo qui định của Nhà nớc.

Công ty có nhiệm vụ kinh doanh các ngành nghề dới đây theo đăng ký kinh doanh và qui định pháp luật:

- Kinh doanh xuất nhập khẩu, kinh doanh trong nớc và đại lí mua bán: các loại máy móc thiết bị phục vụ xây dựng, thi công cơ giới, sản xuất công nghiệp, nông nghiệp, phơng tiện vận tải, dây truyền sản xuất, thiết bị toàn bộ, phôi thép, thép thông dụng, vật t, nguyên vật liệu cho sản xuất, phụ tùng ô tô các loại, hàng công nghiệp, điện, điện tử, tiêu dùng, nông sản.

- Tổ chức sản xuất, gia công lắp ráp, bảo dỡng sửa chữa các loại máy móc, thiết bị, phơng tiện vận tải.

- Sản xuất, gia công và kinh doanh hàng da giày - Đại lý bán xăng dầu.

- Thực hiện các dịch vụ cho văn phòng, nhà xởng, kho tàng và các dịch vụ khác.

2 Đặc điểm tổ chức bộ máy quản lý hoạt động kinh doanh

Bộ máy quản lý của Công ty đợc tổ chức theo phơng pháp quản lý trực tiếp, tập trung nhằm giúp Ban giám đốc công ty có thể nắm bắt đợc tình hình sản xuất kinh doanh một cách đầy đủ , kịp thời Hiện tại, bộ máy quản lý hoạt động kinh doanh của công ty gồm có: Giám đốc, Phó giám đốc kinh doanh, các Phòng kinh doanh, Phòng tổ chức hành chính, Phòng tài chính kế toán và Phòng kế hoạch đầu t Chức năng, nhiệm vụ cụ thể của Ban giám đốc và các phòng nh sau:

- Giám đốc Công ty do Bộ trởng Bộ Thơng mại quyết định bổ nhiệm, miễn nhiệm, khen thởng, kỉ luật Giám đốc chịu trách nhiệm trớc Bộ trởng Bộ Thơng mại và trớc pháp luật về điều hành hoạt động của công ty Giám đốc có quyền hành cao nhất trong công ty, có trách nhiệm quản lý, điều hành mọi hoạt động chung của công ty, ngoài ra còn điều hành trực tiếp đối với phòng tổ chức hành chính, phòng tài chính kế toán, phòng kế hoạch đầu t.

- Phó giám đốc kinh doanh của Công ty giúp Giám đốc điều hành Công ty theo phân công và uỷ quyền của Giám đốc, chịu trách nhiệm trớc Giám đốc và pháp luật về nhiệm vụ đợc Giám đốc giao phó Phó Giám đốc kinh doanh theo phân công của Giám đốc trực tiếp phụ trách các phòng kinh doanh của Công ty.

- Phòng kinh doanh do Phó giám đốc kinh doanh trực tiếp quản lý, điều hành toàn bộ hoạt động kinh doanh của công ty về hàng nhập ngoại, hàng mua và hàng bán Phòng có chức năng xây dựng chiến lợc, phơng án kinh doanh tạo nguồn cho công ty, giao kế hoạch kinh doanh cho các cửa hàng, quản lý hệ thống kho Ngoài ra, phòng còn trực tiếp triển khai các phơng án kinh doanh đã đợc Giám đốc phê duyệt.

- Phòng tổ chức hành chính tổng hợp là phòng nghiệp vụ tham mu giúp Giám đốc về: Công tác tổ chức cán bộ, lao động tiền lơng, hành chính, quản trị, thanh tra bảo vệ, quân sự thực hiện mọi chính sách chế độ với ngời lao động, đảm bảo đúng pháp luật, đảm bảo các trang thiết bị cơ sở vật chất phục vụ cho nhiệm vụ sản xuất kinh doanh theo phơng hớng, mục tiêu của công ty đề ra.

- Phòng kế hoạch và đầu t là phòng nghiệp vụ tham mu giúp việc cho ban lãnh đạo công ty quản lý, điều hành trong lĩnh vực kế hoạch, thống kê, tổng hợp tình hình kinh doanh, sản xuất của công ty, xây dựng cơ bản và hợp tác liên doanh, liên kết kinh tế với các tổ chức kinh tế trong và ngoài nớc nhằm phát triển sản xuất, kinh doanh theo phơng hớng, mục tiêu của công ty.

- Phòng tài chính kế toán là phòng nghiệp vụ tham mu, giúp việc cho Giám đốc công ty trong công tác quản lý tài chính và chỉ đạo tổ chức thực hiện công tác tài chính kế toán trong toàn công ty nhằm mục tiêu bảo toàn, phát triển vốn, tài sản của công ty, thực hiện nghĩa vụ thu nộp ngân sách nhà nớc theo chế độ tài chính kế toán do nhà nớc qui định, hớng dẫn và tổ chức chấp hành các chính sách, các qui định nghiệp vụ của cấp trên, của nhà nớc về tài chính kế toán một cách nghiêm túc, đúng đắn, kịp thời trong toàn công ty.

- Các cửa hàng là đơn vị tổ chức kinh doanh hạch toán phụ thuộc để trực tiếp thực hiện kế hoạch kinh doanh của công ty do phòng kinh doanh và phòng kế hoạch đầu t giao cho ( riêng cửa hàng số 2 còn có cả chức năng quản lý, kinh doanh kho nên cửa hàng này thực hiện cả 2 chức năng, nhiệm vụ của cửa hàng và của kho).

vũ thị việt hà Kế toán 42B

Giám đốc

Phó giám đốc kinh

P kinh doanh số

P kinh doanh số

P hành chính TH

P tài chính KT

P kế hoạch

Sơ đồ I.1: Tổ chức bộ máy quản lý hoạt động kinh doanh tại Công ty Thiết bị Bộ Thơng mại.

3 Các phơng thức nhập khẩu và tiêu thụ hàng hoá nhập khẩu

Để khai thác hết thế mạnh của mình và nâng cao hiệu quả kinh doanh, Công ty tiến hành đồng thời cả hai phơng thức nhập khẩu là: nhập khẩu trực tiếp và nhận uỷ thác nhập khẩu Theo phơng thức nhập khẩu trực tiếp, Công ty tiến hành nhập khẩu trực tiếp trên cơ sở tự cân đối về tài chính, có quyền tìm kiếm

nhập khẩu uỷ thác, Công ty đứng ra thay mặt bên uỷ thác ký kết hợp đồng với ngời bán nớc ngoài, trong phơng thức này, Công ty chỉ đóng vai trò là đại lý và đợc hởng một tỷ lệ hoa hồng (hay còn gọi là phí uỷ thác) tính trên giá trị của lô hàng nhập khẩu theo sự thoả thuận giữa hai bên trong hợp đồng uỷ thác

Phần lớn hàng hoá nhập khẩu của Công ty là các mặt hàng cồng kềnh, có giá trị lớn, chi phí kho bãi để dự trữ cao, xuất phát từ đặc điểm đó nên Công ty thờng tiến hành bán hàng theo phơng thức giao tay ba nhằm giảm bớt chi phí lu kho Khi hàng nhập khẩu về tới cảng, Công ty tiến hành xuất thẳng cho các đơn vị trong nớc đã ký hợp đồng nội từ trớc mà không nhập kho Trong một số ít tr-ờng hợp, hàng nhập khẩu nh các loại máy móc, thiết bị phụ tùng, nguyên vật

liệu có đặc điểm nhỏ gọn, giá trị thấp, dễ l… u trữ cũng đợc nhập kho để xuất bán dần trong nớc.

II/ Đặc điểm tổ chức bộ máy kế toán và hình thức sổ kế toán tại công ty Thiết bị Bộ Thơng mại

1 Đặc điểm tổ chức bộ máy kế toán

Để phù hợp với đặc điểm kinh doanh và trình độ quản lý, Công ty Thiết bị đã tổ chức bộ máy kế toán theo phơng thức trực tuyến, nghĩa là kế toán trởng trực tiếp điều hành các nhân viên kế toán phần hành không thông qua khâu trung gian nhận lệnh

Với phơng thức đó, bộ máy kế toán của Công ty đợc tổ chức theo mô hình tập trung (còn gọi là tổ chức kế toán một cấp) Theo mô hình này, Công ty chỉ mở một bộ sổ kế toán, tổ chức một bộ máy kế toán để thực hiện tất cả các giai đoạn hạch toán ở mọi phần hành kế toán Phòng kế toán thực hiện toàn bộ công tác kế toán từ thu nhận, ghi sổ, xử lý thông tin trên hệ thống báo cáo phân tích và tổng hợp của Công ty Các cửa hàng trực thuộc Công ty đợc hiểu là các đơn vị trực thuộc trong mô hình kế toán tập trung, không đợc mở sổ sách và hình thành bộ máy nhân sự kế toán riêng, toàn bộ công việc ghi sổ, lập báo cáo kế toán đều đợc thực hiện ở phòng kế toán của Công ty Các cửa hàng trở thành đơn vị thực hiện hạch toán ban đầu theo chế độ báo sổ, nghĩa là định kỳ các cửa hàng trực thuộc Công ty phải lập các bảng kê kèm theo chứng từ gốc gửi về phòng kế toán để tồng hợp, lên sổ sách kế toán và báo cáo kế toán của toàn Công ty.

Hiện tại phòng kế toán của Công ty có 10 nhân viên kế toán, mỗi nhân viên phụ trách một hoặc một số phần hành kế toán phù hợp với đặc điểm kinh doanh của Công ty và tuân theo nguyên tắc chung của tổ chức khoa học lao động kế toán Nhiệm vụ của từng kế toán viên trong Công ty đợc qui định bởi chính nhiệm vụ mà mỗi phần hành kế toán phải đảm nhiệm:

- Kế toán trởng có nhiệm vụ phân công lao động, giao nhiệm vụ cụ thể cho từng nhân viên kế toán, đôn đốc giám sát việc sử dụng vốn tại các phòng kinh doanh, thực hiện phân tích, đánh giá, thuyết minh số liệu của các báo cáo tài chính của toàn Công ty.

- Kế toán tổng hợp chịu trách nhiệm theo dõi toàn bộ quá trình hạch toán các nghiệp vụ phát sinh, việc lập bảng kê, nhật ký của các kế toán viên Cuối

kỳ, kế toán tổng hợp tập hợp số liệu, vào sổ Cái các tài khoản, từ đó tiến hành lập các báo cáo tài chính, kết hợp với kế toán trởng phân tích quyết toán của đơn vị.

- Kế toán tiền mặt có nhiệm vụ phản ánh số hiện có và tình hình biến động tiền mặt tại quỹ của Công ty.

- Kế toán tiền lơng thực hiện việc ghi chép, phản ánh tổng hợp số liệu về số lợng lao động, thời gian, kết quả lao động; tính lơng và các khoản trích theo lơng; phân bổ chi phí nhân công; theo dõi tình hình thanh toán tiền lơng, tiền thởng, các khoản phụ cấp, trợ cấp cho cán bộ công nhân viên.

- Kế toán ngân hàng theo dõi sự biến động của các khoản tiền gửi, việc mở L/C tại các ngân hàng và theo dõi tình hình thanh toán các khoản tiền vay ngân hàng.

- Thủ quỹ là ngời chịu trách nhiệm quản lý việc nhập, xuất tiền mặt tại quỹ Hàng ngày căn cứ vào phiếu thu, phiếu chi, thủ quỹ ghi vào sổ quỹ và lập báo cáo quỹ kèm theo các chứng từ thu, chi để chuyển cho kế toán tiền mặt ghi sổ Đồng thời, thủ quỹ phải thờng xuyên kiểm kê số tồn quỹ thực tế, tiến hành đối chiếu số liệu của sổ quỹ với sổ kế toán.

- Kế toán tài sản cố định thực hiện việc ghi chép, phản ánh tổng hợp số ợng, giá trị tài sản cố định hiện có, phản ánh tình hình tăng giảm và hiện trạng của tài sản cố định trong phạm vi toàn doanh nghiệp cũng nh từng bộ phận sử dụng tài sản cố định; tính toán, phân bổ mức khấu hao tài sản cố định vào chi phí sản xuất kinh doanh theo mức độ hao mòn của tài sản và chế độ tài chính qui định; tham gia lập kế hoạch sửa chữa, dự toán chi phí sửa chữa tài sản cố định, tập hợp, phân bổ chi phí sửa chữa vào chi phí kinh doanh.

l Kế toán thanh toán các khoản phải thu, phải trả có nhiệm vụ phản ánh các khoản nợ phải thu, phải trả cho khách hàng; theo dõi tuổi nợ của các khoản phải thu, phải trả cũng nh tình hình thanh toán các khoản phải thu, phải trả này; đôn đốc khách hàng thanh toán theo đúng thời hạn cam kết trong hợp đồng.

- Kế toán hàng hóa có nhiệm vụ tổng hợp các chứng từ mua bán, xuất nhập kho hàng hoá, theo dõi số lợng và giá trị hàng hoá nhập – xuất – tồn trong kỳ.

- Kế toán thuế theo dõi tình hình thanh toán với ngân sách nhà nớc.

- Kế toán phí, lệ phí tiến hành tập hợp chi phí phát sinh theo đúng đối ợng, đúng phơng pháp đã lựa chọn, phù hợp với đặc điểm của Công ty; phân bổ chi phí cho các đối tợng gánh chịu chi phí theo phơng pháp thích hợp.

t Kế toán kết quả kinh doanh chịu trách nhiệm tính toán kết quả kinh doanh của Công ty khi kết thúc kì kế toán.

Sơ đồ I.2: Mô hình tổ chức bộ máy kế toán tại Công ty Thiết bị Bộ Thơng mại.

KT tổng

Kế toán trưởng

KT tiên mặt, tiền lương

KT ngân hàng

Thủ quỹ kiêm

KT

KT phải

thu phải

KT hàng

KT thuế

KT phí, lệ phí

KT kết quả KD

Kế toán tại các cửa hàng

Báo sổ

2 Đặc điểm tổ chức bộ sổ kế toán

Xuất phát từ đặc điểm kinh doanh, Công ty đã lựa chọn hình thức Nhật ký chứng từ để ghi sổ các nghiệp vụ kinh tế phát sinh Để thuận tiện cho việc lập báo cáo tài chính, cung cấp số liệu kịp thời cho yêu cầu quản lý, đồng thời giảm bớt khối lợng công việc ghi chép hằng ngày, nâng cao năng suất lao động của nhân viên kế toán, bộ phận kế toán Công ty đã áp dụng phần mềm kế toán Fast Accounting hỗ trợ quá trình ghi sổ này.

Mỗi một thơng vụ ngoại thơng đều đợc thực hiện bởi sự phối hợp chặt chẽ giữa phòng kinh doanh và phòng kế toán Phòng kinh doanh trực tiếp nghiên cứu thị trờng trong và ngoài nớc, thu thập thông tin về mặt hàng nhập khẩu, từ đó đề xuất các phơng án kinh doanh nhập khẩu, còn Phòng kế toán tiến hành theo dõi, hạch toán các nghiệp vụ kinh tế phát sinh từ khi mua hàng đến khi tiêu thụ hàng nhập khẩu đó.

Để thực hiện một hợp đồng nhập khẩu, trớc tiên Phòng kinh doanh tiến hành đàm phán với bên đối tác nớc ngoài về mặt hàng nhập khẩu, giá cả, các phơng thức giao nhận hàng, thời gian nhận hàng, phơng thức thanh toán (chủ

đốc xem xét, ký duyệt.

Sau khi đợc Giám đốc duyệt, Hợp đồng nhập khẩu sẽ đợc ký bằng fax hoặc ký trực tiếp giữa các bên, tuỳ theo từng điều kiện cụ thể Khi Hợp đồng nhập khẩu đã đợc ký kết, phòng kinh doanh chuyển bản Hợp đồng chính kèm với đơn xin mở L/C cho kế toán ngân hàng để làm thủ tục mở L/C Sau khi bên bán kiểm tra nội dung L/C, nếu thấy phù hợp với những điều kiện đã ký trong hợp đồng, bên bán sẽ giao hàng lên tàu, đồng thời bên bán lập chứng từ thanh toán nhờ ngân hàng thông báo chuyển cho ngân hàng mở L/C xin thanh toán và giao bộ chứng từ cho Công ty để nhận hàng Bộ chứng từ này gồm có: Hoá đơn thơng mại, Bảo hiểm đơn, Vận đơn, Giấy chứng nhận số lợng, Giấy chứng nhận

hàng nớc ngoài chuyển đến qua ngân hàng, kế toán kiểm tra lại nếu thấy phù