Hoàn thiện hạch toán nghiệp vụ thanh toán với khách hàng và nhà cung cấp tại Công ty Công nghiệp Hóa chất Mỏ
MỤC LỤC
KT trưởng
Đặc điểm tổ chức công tác kế toán tại Công ty Công nghiệp Hóa chất Mỏ 1. Tổ chức bộ máy kế toán
Bộ máy kế toán của Công ty được tổ chức theo mô hình hỗn hợp, vừa tập trung lại vừa phân tán, bởi lẽ mỗi công ty thành viên của Công ty cũng đều có bộ máy kế toán riêng không chỉ làm nhiệm vụ thu thập số liệu, chứng từ kế toán mà còn hạch toán và lập sổ sách riêng cho các công ty thành viên, định kỳ kế toán các đơn vị nộp báo cáo về phòng kế toán Công ty. Về báo cáo quản trị, sau một kỳ kế toán, phòng kế toán tài chính sẽ lập các báo cáo quản trị theo yêu cầu của Tập đoàn Công nghiệp Than – Khoáng sản Việt Nam gồm: Báo cáo chi phí sản xuất theo yếu tố; Báo cáo tăng giảm nguồn vốn kinh doanh; Báo cáo chi tiết doanh thu, chi phí, lãi lỗ; Báo cáo chi phí dịch vụ mua ngoài và chi phí khác bằng tiền; Báo cáo các khoản phải thu, phải trả trong nội bộ Tập đoàn; Báo cáo tổng hợp kiểm kê hàng tồn kho; Báo cáo phân phối lợi nhuận… Tuy nhiên, trong năm tài chính, tùy theo yêu cầu của Ban lãnh đạo Công ty, kế toán viên sẽ lập các báo cáo nhanh cung cấp thông tin, số liệu cho quá trình ra quyết định của nhà quản lý.
Đặc điểm các nghiệp vụ thanh toán với người mua và người bán tại Công ty Công ty Công nghiệp Hóa chất Mỏ
Thông thường, Công ty thực hiện việc bán hàng và thanh toán theo hợp đồng, việc tìm hiểu khách hàng và ký kết hợp đồng diễn ra chặt chẽ, do các cán bộ có chuyên môn và kinh nghiệm thực hiện nên tình hình thanh toán với khách hàng là tương đối tốt, khả năng thất thu các khoản phải thu là tương đối thấp. Tuy nhiên, tại Công ty Công nghiệp Hóa chất Mỏ, trong hoạt động thanh toán, kế toán rất ít khi áp dụng chiết khấu thanh toán, trong những năm gần đây, chỉ phát sinh một số ít nghiệp vụ thanh toán có chiết khấu thanh toán và tỷ lệ chiết khấu mà Công ty áp dụng cũng chỉ là 2% giá trị lô hàng.
Thực trạng tổ chức hạch toán các nghiệp vụ thanh toán với người mua và người bán tại Công ty Công nghiệp Hóa chất Mỏ
Phương thức thanh toán bằng tiền mặt (một phần tiền đã tạm ứng cho nhân viên phòng thương mại đi đặt mua hàng). Các chứng từ Công ty sử dụng để hạch toán cho nghiệp vụ này là: Hóa đơn GTGT (liên 2), Phiếu chi, Giấy đề nghị tạm ứng, Giấy thanh toán tiền tạm ứng.
GIẤY ĐỀ NGHỊ TẠM ỨNG
- Ngày 14/1/2008, nhân viên phòng thương mại viết giấy đề nghị tạm ứng để đặt mua máy tính của Công ty Cổ phần Thương Mại và Phát triển công nghệ Thành Đô, kế toán viết phiếu chi số 201.
GIẤY THANH TOÁN TIỀN TẠM ỨNG
Số tiền tạm ứng
Thủ quỹ thực hiện chi tiền cho người đến nhận tiền của công ty cung cấp - Ngày 16/1/2008, nhân viên phòng thương mại viết giấy thanh toán tiền tạm ứng cho số tiền đã đặt trước cho Công ty Cổ phần Thương mại và Phát triển công nghệ Thành Đô. - Ngày 07/01/2008, sau khi chi nhánh Công nghiệp Hóa chất Mỏ Điện Biên thông báo đã nhận được hàng, Công ty lập Ủy nhiệm chi gửi tới Ngân hàng Công thương Việt Nam, kèm theo chứng từ về mua bán hàng hóa.
BIÊN BẢN ĐỐI CHIẾU CÔNG NỢ
Công ty Công nghiệp Hóa chất Mỏ
Phương thức thanh toán qua bù trừ công nợ, hai bên đã thống nhất ngày tiến hành bù trừ là ngày 31/01. Các chứng từ Công ty sử dụng để hạch toán cho nghiệp vụ này là: Hóa đơn GTGT (liên 3), Biên bản đối chiếu công nợ.
Công ty Cơ điện và Vật liệu nổ 31
Năm trăm chín mươi bảy triệu một trăm tám mươi tư nghìn ba trăm năm mươi tám đồng chẵn Người mua hàng. Quá trình thanh toán với nhà cung cấp nước ngoài được thực hiện thông qua thư tín dụng (L/C) hoặc điện chuyển tiền (TTR).
SALE CONTRACT
Biểu: Hợp đồng mua bán hàng hóa với nhà cung cấp nước ngoài PINGXIANG YINDA TRADE CO.,LTD. PACKING: 50KGS PER BAG ACCORDING TO MANUFACTURER’S EXPORT PACKING STANDARD THE SELF-LIFE: 3 MONTHS FROM DATE OF GOODS DELIVERY AT DONG DANG STATION, VIETNAM.
LỆNH CHI NGOẠI TỆ
Người hưởng lợi
- Để thanh toán tiền ký quỹ mở L/C, thanh toán tiền cho từng lần nhận hàng và chi phí phát sinh trong quá trình nhập khẩu hàng hóa, kế toán ủy nhiệm chi cho từng lần thanh toán hoặc nếu đã đồng ý với mọi chi phí phát sinh, kế toán sẽ ủy quyền cho Ngân hàng tự động thanh toán mà không cần ủy nhiệm chi. Giả sử, hợp đồng với công ty PINGXIANG YINDA TRADE quy định phương thức thanh toán là qua TTR thì đến cuối tháng 1, đơn hàng này vẫn chưa cần phải thanh toán, khoản nợ này sẽ được thanh toán trong vòng 60 ngày, tức là đến tháng 3 mới phải thanh toán.
LỆNH CHUYỂN TIỀN
Chứng từ sử dụng trong tình huống này Lệnh chuyển tiền (kèm theo bộ chứng từ nhập khẩu). Mẫu của Lệnh chuyển tiền như sau:. Nguyên tắc hạch toán. Thanh toán với người bán là mối quan hệ phát sinh trong quá trình Công ty mua sắm vật tư, hàng hóa, tài sản, dịch vụ phục vụ cho quá trình sản xuất kinh doanh. Nhiệm vụ của kế toán là phải phản ánh đúng các nghĩa vụ trả nợ khi nghiệp vụ phát sinh và quyền lợi khi Công ty thanh toán. Dựa trên hệ thống chứng từ thanh toán với người bán, kế toán phải thực hiện theo dừi cụng nợ cho từng người bỏn, từng lần phỏt sinh nợ và thanh toỏn nợ. Sổ chi tiết công nợ của Công ty được mở chi tiết theo từng nhà cung cấp. Mỗi khi nhận. được chứng từ về phát sinh công nợ, kế toán thanh toán sẽ thực hiện cập nhật chứng từ để máy tính tự động vào Sổ chi tiết công nợ. Cuối tháng, máy tính sẽ thực hiện tổng hợp số liệu trên Sổ chi tiết công nợ, lây số liệu tổng phát sinh Nợ, Có cũng như chỉ tiêu dư đầu kỳ, dư cuối kỳ của từng nhà cung cấp để lập Bảng cân đối phát sinh công nợ, sau đó phải đối chiếu với số liệu trên Sổ chi tiết, tổng hợp của tài khoản 331. Trình tự hạch toán. Trình tự hạch toán chi tiết các nghiệp vụ thanh toán với người bán được thể hiện theo sơ đồ sau:. Sơ đồ 2.3: Quy trình hạch toán chi tiết thanh toán với người bán. a) Với người bán là đơn vị quân đội trong nước. Nếu mua thuốc nổ của các đơn vị quân đội trong nước, hàng hóa cùng với hóa đơn GTGT (liên 2) sẽ được chuyển về kho của từng đơn vị thành viên, còn tờ hóa đơnliên 3 sẽ được người bán fax về cho Công ty để làm căn cứ ghi sổ và dùng để đối chiếu với liên 2 của đơn vị thành viên.
PHIẾU KẾ TOÁN
SỔ TỔNG HỢP TÀI KHOẢN
Tổ chức hạch toán thanh toán với người mua
Nếu là thanh toán qua bù trừ công nợ thì hàng tháng kế toán của Công ty và kế toán của một số đối tác thường xuyên sẽ gặp nhau một lần để đối chiếu công nợ phát sinh trong tháng, sau đó lập thành biên bản đối chiếu công nợ, biên bản này là căn cứ để ghi sổ bù trừ. Riêng với hoạt động cung ứng thuốc nổ và dịch vụ nổ mìn cho các công ty thi công công trình đường giao thông, công trình thủy điện…; các công ty than và các công ty khác trong nội bộ tập đoàn Than – Khoáng sản Việt Nam, Công ty khoán trọn.
Phiếu kế toán phản ánh bút toán bù trừ công nợ
Sau khi nhập xong, chương trình sẽ tự động phân bổ số liệu cần thiết về các sổ, đầu tiên là Sổ chi tiết công nợ của khách hàng, sau đó số liệu tiếp tục được chuyển về Bảng cân đối phát sinh công nợ của tài khoản 131. Sau khi kế toán công nợ cập nhật xong “Phiếu kế toán”, số liệu sẽ được chuyển về sổ chi tiết công nợ của khách hàng trên dòng cuối cùng của trang sổ tháng 01/2008.
Bảng cân đối phát sinh công nợ tài khoản 1312.01
Cũng giống như quá trình hạch toán tổng hợp thanh toán với người bán, Công ty Công nghiệp Hóa chất Mỏ không sử dụng Sổ Nhật ký chung trong quy trình hạch toán tổng hợp thanh toán với người mua. Trong quá trình hạch toán tổng hợp thanh toán với khách hàng, tuyệt đối không được bù trừ giữa bên Nợ và bên Có của tài khoản 131 (trừ bút toán bù trừ đã được xác nhận theo biên bản đối chiếu công nợ) mà phải căn cứ vào số dư chi tiết từng bên để lấy số liệu ghi vào các chỉ tiêu trên Bảng cân đối kế toán.
Sổ chi tiết tài khoản 131.01.1
Sau khi kế toán ghi nhận khoản công nợ phát sinh, số liệu từ phiếu nhập sẽ tự động được chuyển về Sổ chi tiết tài khoản, sau đó được chuyển về Sổ tổng hợp tài khoản 131 – “Phải thu khách hàng”. Cũng như nghiệp vụ thanh toán với người bán, thanh toán với người mua chiếm vị trí quan trọng trong quá trình luân chuyển vốn của công ty.
Sổ tổng hợp tài khoản 131
Về hệ thống tài khoản sử dụng, nhờ sự điều chỉnh hệ thống tài khoản cho phù hợp với đặc điểm kế toán của các nghiệp vụ thanh toán tại Công ty mà công tác hạch toán của kế toán thanh toán ở Công ty được thuận lợi hơn, chi tiết hơn; việc quản lý, nắm bắt sự biến động về nguồn vốn, về quỹ tiền cũng như các nghiệp vụ phát sinh xảy ra được theo dừi chặt chẽ hơn; đồng thời phõn định rạch rũi hơn mối quan hệ kinh tế giữa Công ty với cấp trên, giữa Công ty với các đơn vị thành viên, giữa Công ty với nhà cung cấp, với khách hàng cũng như với chính các đơn vị, phòng ban, cá nhân trong Công ty. Thứ sáu, hệ thống báo cáo quản trị tại Công ty Công nghiệp Hóa chất Mỏ chủ yếu là để chi tiết hóa, cụ thể hóa một số khoản mục quan trọng trong báo cáo tài chính; không có những báo cáo nhằm mục đích phân tích, đánh giá về tình hình sản xuất kinh doanh, tình hình tài chính của Công ty, điều này làm giảm sự trợ giúp của kế toán đối với công tác quản lý của nhà lãnh đạo.
Bảng phân tích tuổi nợ
Theo em, những công việc kế toán chi tiết nên giao cho các kế toán viên thực hiện, còn lãnh đạo phòng kế toán chỉ đảm nhận nhiệm vụ soát xét, tổng hợp hoặc có thể đảm nhận thêm việc phân tích tình hình thanh toán và khả năng thanh toán của Công ty. Vay dài hạn cuối năm cũng tăng so với đầu năm là 49,21% nhưng do chiếm tỷ trọng nhỏ nên chỉ làm cho tổng các khoản phải thu tăng thêm 15.730.028.361 đồng, nguyên nhân là do Công ty cần vốn để đầu tư mua sắm dây chuyền công nghệ, máy móc thiết bị và đầu tư vào công ty liên doanh, liên kết.
Một số chỉ tiêu phản ánh tình hình thanh toán của Công ty Công nghiệp Hóa chất Mỏ
Như vậy, nhìn chung tình hình thanh toán của Công ty Công nghiệp Hóa chất Mỏ là tương đối tốt, có sự cân đối giữa các khoản phải thu và các khoản phải trả, đảm bảo hiệu quả trong hoạt động tài chính. Tóm lại, Thông qua việc xem xét Bảng phân tích tình hình thanh toán năm 2007 và đánh giá một số chỉ tiêu phản ánh tình hình thanh toán của Công ty Công nghiệp Hóa chất Mỏ, ta đã có thể đưa ra nhận xét rằng Công ty đã duy trì được mức luân chuyển vốn hợp lý, đảm bảo nguồn vốn cho hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty.
Một số chỉ tiêu phản ánh khả năng thanh toán của Công ty Công nghiệp Hóa chất Mỏ
Tóm lại, thông qua việc đánh giá một số chỉ tiêu phản ánh khả năng thanh toán của Công ty Công nghiệp Hóa chất Mỏ, ta thấy khả năng đáp ứng nhu cầu thanh toán dài hạn của Công ty là tương đối tốt, tuy nhiên, khả năng thanh toán ngắn hạn của Công ty lại không khả quan. Chính vì thế, kế toán thanh toán chỉ cần quan tâm đến một số khách hàng đặc biệt, hoặc luân phiên chọn ra một vài khách hàng để phân tích, hoặc viết bổ sung chương trình tính toán các chỉ tiêu trên cho phần mềm kế toán, khi đó công việc phân tích, đánh giá của kế toán viên sẽ đơn giản hơn rất nhiều.