Hoàn thiện công tác Quản trị dự trữ tại Trung tâm kinh doanh tổng hợp FOCOCEV

Hoàn thiện công tác Quản trị dự trữ tại Trung tâm kinh doanh tổng hợp FOCOCEV

thành được đề tài khóa luận tốt nghiệp của mình “ Hoàn thiện công tác Quản trị dự trữ tại Trung Tâm kinh doanh tổng hợp FOCOCEV”.

Qua quá trình nghiên cứu, hoàn thành bài khóa luận, tôi đã phần nào nhận thấy

rõ hơn tầm quan trọng của các hoạt động Quản trị trong doanh nghiệp mà trong đó, hoạt động Quản trị dự trữ đóng phần quan trọng không kém Dựa trên tình hình thực tế hoạt động kinh doanh của Trung Tâm, cùng với những lý thuyết chuyên môn, chuyên ngành đã học và sự hướng dẫn của Giảng viên tôi rút ra được một số vấn đề sau trong phạm vi đề tài mình nghiên cứu:

- Vai trò của hoạt động dự trữ trong một doanh nghiệp thương mại

- Những nhân tố ảnh hưởng đến công tác Quản trị dự trữ

- Xây dự hế thống kho bãi như thế nào để phục vụ lưu trữ hàng hóa

- Mối quan hệ giữa Quản trị dự trữ và các hoạt động Quản trị tác nghiệp khác

- Và một số vấn đề khác

Từ những vấn đề trên, tôi đã đi đến việc đề xuất những giải pháp, kiến nghị nhằm hoàn thiện công tác Quản trị dự trữ tại Trung Tâm

LỜI CẢM ƠN

Qua thời gian học tập tại trường Đại Học Thương Mại Hà Nội, chuyên ngành Quản trị doanh nghiệp, với sự quan tâm hướng dẫn tận tình của các thầy cô giáo, tôi đã tích lũy được cho mình những kiến thức về chuyên môn, chuyên ngành, phục vụ cho quá trình công tác của mình sau này Tuy nhiên, là một sinh viên chuẩn bị tốt nghiệp, rời ghế nhà trường, chuẩn bị bước chân trên con đường lập nghiệp, kinh nghiệm chưa

có, vậy nên không tránh khỏi những bỡ ngỡ, những khó khăn khi tìm kiếm việc làm Được nhà trường tạo điều kiện và sự tiếp nhận thực tập tại “Trung Tâm kinh doanh kinh doanh tổng hợp FOCOCEV” một đơn vị kinh doanh trong lĩnh vực thương mại, trực thuộc công ty thực phẩm và đầu tư công nghệ FOCOCEV, có kết quả hoạt động kinh doanh khá hiệu quả, đội ngũ nhân viên năng động, nhiệt tình, tác phong chuyên nghiệp… tôi đã được mở rộng thêm được tầm hiểu biết, đặc biệt là mối liên hệ giữa thực tiễn và lý thuyết trong các công tác Quản trị, cách giao tiếp ứng xử, kỷ năng văn phòng…Điều này giúp tôi có thể phần nào hoàn thiện bản thân mình trước khi ra trường

Tôi xin cảm ơn sự giúp đỡ tận tình của ban lãnh đạo Trung Tâm, các anh chị cán

bộ công nhân viên của Trung Tâm đối với tôi trong thời gian thực tập vừa qua Đồng thời tôi xin cảm ơn sự hướng dẫn giảng viên Lục Thị Thu Hường đã giúp tôi hoàn thành được đề tài khóa luận tốt nghiệp của mình

Đà nẵng, Ngày…tháng…năm 2012

Sinh viên thực hiện

Lê Thị Vũ Thường

CHƯƠNG 1: MỘT SỐ VẤN ĐỀ LÝ LUẬN CƠ BẢN VỀ QUẢN TRỊ DỰ TRỮ HÀNG

1.1 Khái niệm và vai trò của dự trữ hàng hóa trong doanh nghiệp 1

1.1.2 Các loại DT hàng hóa trong doanh nghiệp và vai trò của chúng 1

1.2.2 Những nội dung chủ yếu của QTDT hàng hóa trong doanh nghiệp 41.2.3 Những nhân tố ảnh hưởng đến QTDT hàng hóa 11

CHƯƠNG 2: PHÂN TÍCH VÀ ĐÁNH GIÁ THỰC TRẠNG CÔNG TÁC QUẢN TRỊ

2.1.5 Đặc điểm thị trường, khách hàng và đối thủ cạnh tranh của Trung Tâm 142.1.6 Tình hình sử dụng lao động và cơ sở vật chất kỷ thuật tại Trung tâm 15

2.1.7 Kết quả hoạt động kinh doanh của Trung tâm những năm gần đây

2.2 Phân tích, đánh giá công tác QTDT tại Trung Tâm

2.2.1 Một số nhân tố ảnh hưởng đến công tác QTDT tại Trung Tâm

2.2.2 Thực trạng công tác QTDT hàng hóa tại Trung Tâm

2.3 Kết luận chung về thực trạng QTDT hàng hóa tại Trung Tâm

2.3.1 Những thành công trong công tác QTDT hàng hóa tại Trung Tâm

2.3.2 Những hạn chế trong công tác QTDT hàng hóa tại Trung Tâm

CHƯƠNG 3: MỘT SỐ ĐỀ XUẤT GIẢI PHÁP NHẰM HOÀN THIỆN CÔNG TÁC QUẢN TRỊ DỰ TRỮ HÀNG HÓA TẠI TRUNG TÂM

3.1 Phương hướng hoạt động của Trung Tâm trong thời gian tới

3.1.1 Phương hướng hoạt động

3.1.2 Mục tiêu chung của Trung Tâm trong thời gian tới

3.2 Cơ sở đề xuất các giải pháp

3.2.1 Tình hình kinh doanh của Trung Tâm

3.2.2 Sự hỗ trợ của công ty TNHH MTV thực phẩm và đầu tư FOCOCEV

3.2.3 Đặc thù sản phẩm kinh doanh

3.3 Một số đề xuất và kiến nghị nhằm hoàn thiện công tác QTDT

3.3.1 Đề xuất nhằm hoàn thiện công tác QTDT về mặt hiện vật

3.3.2 Đề xuất nhằm hoàn thiện công tác QTDT hàng hóa về mặt kế toán

3.3.3 Đề xuất nhằm hoàn thiện công tác QTDT hàng hóa về mặt kinh tế

3.3.4 Một số kiến nghị

KẾT LUẬN

TÀI LIỆU THAM KHẢO

DANH MỤC SƠ ĐỒ, BẢNG BIỂU

Hình 2.1 Sơ đồ cơ cấu tổ chức của Trung Tâm

Bảng 2.1 Một số khách hàng của Trung Tâm

Bảng 2.2 Một số đối thủ cạnh tranh của Trung Tâm

Bảng 2.3 Bảng đánh giá chất lượng lao động tại Trung TâmBảng 2.4 Cơ cấu lao động của Trung Tâm

Bảng 2.5 Kết quả hoạt động kinh doanh những năm gần đâyBảng 2.6 Cơ cấu vốn kinh doanh của Trung Tâm

Bảng 2.7 Kết quả mua vào mặt hàng dầu ăn

Bảng 2.8 Tổng chi phí đầu tư hệ thống kho bãi

Bảng 2.9 Báo cáo nhập – xuất – tồn mặt hàng dầu ăn năm 2011Bảng 3.1 Tình hình tiêu thụ dầu ăn trên cả nước

PHẦN MỞ ĐẦU

1 Tính cấp thiết của đề tài

Trong nền kinh tế hội nhập, Việt Nam đất nước của chúng ta đã và đang có những chuyển biến khá tích cực về mọi mặt Điều kể đến chính là nền kinh tế với tốc

độ tăng trưởng khá khả quan trong những năm gần đây Xét riêng tại khu vực miền Trung, trong đó thành phố Đà Nẵng, nơi được thiên nhiên ưu đãi với nhiều điểm đến thu hút khách du lịch, đang trở mình và được đánh giá là một thị trường năng động đầy tiềm năng trong việc phát triển nền kinh tế thành phố góp phần không nhỏ trong sự phồn thịnh của đất nước

Một quy luật tất yếu, càng phát triển, càng năng động thì tính cạnh tranh càng cao

và khốc liệt hơn, các doanh nghiệp muốn đứng vững và tồn tại thì phải tạo cho mình được sự khác biệt so với đối thủ cạnh tranh Đóng trên địa bàn thành phố Đà Nẵng, Trung Tâm kinh doanh tổng hợp FOCOCEV đã có hơn 15 năm tồn tại và phát triển, khẳng định được vị thế của mình không chỉ trên thị trường Đà Nẵng mà còn ở các thị trường lân cận Là một doanh nghiệp thương mại, Trung Tâm nhận thấy rằng để có thể đứng vững, cạnh tranh được với các doanh nghiệp khác thì cần phải chú trọng các công tác Quản trị tác nghiệp, từ khâu mua hàng, lựa chọn nhà cung cấp cho đến khâu lưu trữ, xây dựng định mức hàng dự trữ nhằm đảm bảo quá trình tổ chức bán ra có hiệu quả, mang lại lợi nhuận cho mình

Qua thời gian thực tập tại Trung Tâm, với sự hướng dẫn của các anh chị trong đơn vị, tôi nhận thấy rằng, với ngành nghề kinh doanh là hàng thực phẩm và rượu các loại, trong đó dầu thực vật chiếm tỷ trọng lớn, mặt hàng chịu tác động của yếu tố tự nhiên, nhu cầu tiêu dùng, thì việc xây dựng định mức dự trữ hợp lý là điều rất quan trọng, đảm bảo cho công tác bán ra của Trung Tâm được suôn sẻ, giảm chi phí trong các khâu lưu trữ, bảo quản, vận chuyển…mang lại lợi nhuận cho Trung Tâm

Với thực trạng hoạt động kinh doanh cùng với phương hướng hoạt động của

Trung Tâm và tầm quan trọng của hoạt động dự trữ, tôi chọn đề tài “ Hoàn thiện công

tác Quản trị dự trữ tại Trung Tâm kinh doanh tổng hợp FOCOCEV” cho khóa luận

tốt nghiệp của mình

2 Tổng quan tình hình nghiên cứu đề tài

Hiện nay, có rất nhiều đề tài nghiên cứu, luận văn, khóa luận tốt nghiệp nói về Quản trị dữ trữ, song đa phần các bài viết chỉ nói một cách chung chung, hay nội dung này chỉ là một phần nhỏ trong bài về Quản trị Logistic, Quản trị cung ứng…

Dựa trên thực trạng tại đơn vị thực tập, cũng như tính cấp thiết, tầm quan trọng của hoạt động này đối với một doanh nghiệp thương mại, ngoài ra vì rất ít bài viết nghiên cứu về vấn đề này một cách chuyên sâu Do đó, lựa chọn nghiên cứu đề tài này cho khóa luận tốt nghiệp, là phù hợp với tình hình hiện nay đối với các doanh nghiệp nói chung, hay với đơn vị mà tôi thực tập nói riêng.

3 Mục tiêu nghiên cứu

Hệ thống hóa những lý luận cơ bản về công tác Quản trị dự trữ trong doanh nghiệp thương mại

Mục tiêu cụ thể của đề tài, là tìm hiểu, phân tích thực trạng hoạt động kinh doanh của Trung Tâm kinh doanh tổng hợp FOCOCEV, đặc biệt chú trọng đến công tác dự trữ, để từ đó tìm ra được những điểm đạt được để phát huy, và nguyên nhân gây nên những hạn chế trong công tác dự trữ, từ đó đưa ra những giải pháp, kiến nghị, nhằm hoàn thiện, nâng cao hiệu quả công tác dự trữ tại Trung Tâm

4 Đối tượng và phạm vi nghiên cứu

Đề tài tiếp cận theo hướng Quản trị tác nghiệp trong doanh nghiệp thương mại, từ

đó đi sâu tìm hiểu và phân tích tác động, tầm quan trọng của công tác Quản trị dự trữ tại đơn vị thực tập

Về mặt thực tiễn, đề tài tiếp cận theo hướng quan sát, phỏng vấn, tổng hợp số liệu, tài liệu tại đơn vị thực tập, để từ đó rút ra những mặt đạt được, chưa đạt được Qua đó đưa ra được những giải pháp nhằm nâng cao công tác Quản trị dự trữ

(a) Đối tượng nghiên cứu: Công tác Quản trị dự trữ hàng hóa

5 Phương pháp nghiên cứu

Đề tài sử dụng nhiều phương pháp kết hợp với nhau, để có được những dữ liệu

có thể phản ánh được một cách khách quan, tổng hợp về thực trạng của công tác Quản trị dự trữ, tình hình hoạt động kinh doanh tại Trung Tâm Nguồn dữ liệu thu thập được bao gồm dữ liệu thứ cấp và dữ liệu sơ cấp

- Đối với dữ liệu thứ cấp: được thu thập, phân tích từ các dữ liệu nội bộ của đơn

vị thực tập như: phòng Kinh doanh, phòng kế toán Ngoài ra, một số dữ liệu có được

từ Internet, các trang Web thống kê: tốc độ tăng trưởng kinh tế tại Đà Nẵng, số dân…

- Đối với dữ liệu sơ cấp: Các dữ liệu này có được thông qua việc quan sát các cửa hàng trực thuộc Trung Tâm, các nhà kho, phương tiện phục vụ vận chuyển, xuất nhập hàng Ngoài ra, còn sử dụng các phiếu điều tra, phỏng vấn với những nội dung liên quan đến vấn đề nghiên cứu, tình hình hoạt động của Trung Tâm Những đối tượng được phỏng vấn: Giám Đốc, trưởng phòng kinh doanh, kế toán, giám sát bán hàng, nhân viên bán hàng, quản lý kho

CHƯƠNG 1: MỘT SỐ VẤN ĐỀ LÝ LUẬN CƠ BẢN VỀ QUẢN TRỊ DỰ

TRỮ HÀNG HÓA TRONG DOANH NGHIỆP1.1 Khái niệm và vai trò của dự trữ hàng hóa trong doanh nghiệp

1.1.1 Khái niệm và chức năng của dự trữ (DT)

DT hàng hóa trong doanh nghiệp thương mại được hình thành do chính yêu cầu của lưu thông hàng hóa, trao đổi hàng hóa để đáp ứng yêu cầu của sản xuất và tiêu dùng xã hội

DT trong thương mại thực hiện 3 chức năng cơ bản:

- Chức năng cân đối cung – cầu: Đảm bảo cho sự phù hợp giữa nhu cầu và nguồn cung ứng về số lượng, không gian và thời gian Trong sản xuất và kinh doanh cần tập trung khối lượng DT thời vụ, DT chở đến trước do điều kiện giao thông vận tải và khí hậu, DT đề phòng những biến động của nền kinh tế Chức năng này do ảnh hưởng của môi trường vĩ mô đến quan hệ cung – cầu

- Chức năng điều hòa những biến động: DT để đề phòng những biến động ngắn hạn do sự biến động của nhu cầu và chu kỳ nhập hàng Thực hiện chức năng này cần phải có DT bảo hiểm

- Chức năng giảm chi phí: DT nhằm giảm những chi phí trong quá trình sản xuất

và phân phối

1.1.2 Các loại DT hàng hóa trong doanh nghiệp và vai trò của chúng

(a) Các loại DT hàng hóa trong doanh nghiệp

Mức DT thấp nhất (Dtn) được hình thành từ các yếu tố sau:

- Lượng hàng bán ra bình quân một ngày theo kế hoạch

- Lượng hàng cấn thiết cho khâu chuẩn bị ( bao gói, chỉnh lý, chia nhỏ…)

- Lượng hàng trưng bày, quảng cáo tại quầy

- Lượng hàng bảo hiểm ( đề phòng hàng về chậm hoặc mức bán ra tăng đột biến).

- Chính sách mua hàng của doanh nghiệp

Tổng các lượng hàng này đem chia cho mức bán ra bình quân một ngày theo

kế hoạch sẽ được DT thấp nhất tính theo số ngày Dtn (sn) Doanh nghiệp căn cứ vào chính sách mua hàng, tình hình thị trường cung ứng… để quyết định số ngày DT thấp nhất cần có để đảm bảo đáp ứng nhu cầu bán ra

• DT cao nhất (Dcn)

Về mặt lượng DT cao nhất được tính bằng cách lấy lượng DT thấp nhất cộng với lượng hàng nhập mỗi lần Để tính dự trữ cao nhất theo số ngày ( Dcn (sn)), có thể lấy lượng DT cao nhất chia cho lượng hàng bán ra bình quân một ngày theo kế hoạch Tuy nhiên lượng hàng nhập mỗi lần đúng bằng lượng hàng bán ra trong khoảng thời gian giữa hai lần nhập, vì vậy có thể tính DT cao nhất theo số ngày như sau:

Dcn (sn) = Dtn (sn) + KCTrong đó: KC là số ngày giữa hai lần nhập hàng

DT cao nhất được sử dụng để tính toán các điều kiện về DT cho phép (năng lực DT), là căn cứ để quyết định lượng hàng mua và nhu cầu vốn lưu động Ngược lại, mức DT cao nhất của doanh nghiệp phụ thuộc vào khả năng tài chính và điều kiện kho bãi của doanh nghiệp

Mức DT cao nhất là sự cụ thể hóa chính sách mua hàng của doanh nghiệp Mức

DT cao nhất càng lớn khi doanh nghiệp quyết định mua hàng với số lượng lớn để nắm bắt các cơ hội thị trường do giá cả tăng lên hoặc ưu đãi mua số lượng lớn Ngược lại, mức DT cao nhất sẽ thấp khi doanh nghiệp áp dụng chính sách mua hàng liên tục với

số lượng mua nhỏ, thực hiện DT bằng 0

• DT bình quân (Dbq)

Chỉ tiêu DT bình quân thể hiện mức DT hợp lý của doanh nghiệp Nó được tính bằng cách lấy trung bình cộng của DT thấp nhất và DT cao nhất Sauk hi xác định được DT thấp nhất và DT cao nhất tính theo số ngày, ta có thể xác định được DT bình quân theo số ngày :

Mức DT bảo hiểm sẽ tăng hay giảm tùy theo mức độ hậu quả của việc thiếu hụt

DT Thông thường có thể chia các hậu quả này theo các cấp độ sau:

- Cấp độ 1: Thiếu hụt DT không ảnh hưởng đến hoạt động bán ra Trường hợp này xảy ra khi doanh nghiệp hết DT nhưng khách hàng không đặt hàng trong thời gian này Với cấp độ này doanh nghiệp không cần DT tối thiểu

- Cấp độ 2: Thiếu hụt DT đòi hỏi phải có sự hỗ trợ nhanh của nhà cung cấp Trường hợp này tùy thuộc vào quan hệ của doanh nghiệp với nhà cung cấp để quyết định mức DT Nếu quan hệ này tốt thì doanh nghiệp không cần đưa ra DT bảo hiểm lớn

- Cấp độ 3: Thiếu hụt DT đòi hỏi phải điều chỉnh kế hoạch bán hàng Trường hợp này doanh nghiệp phải cân nhắc mức độ DT bảo hiểm

- Cấp độ 4: Thiếu hụt DT làm gián đoạn hoạt động bán hàng Đây là cấp độ cao nhất, đòi hỏi doanh nghiệp phải thường xuyên có DT bảo hiểm

Cấp độ 1 có thể cho phép liên tục xảy ra Cấp độ 2 và 3 có thể xảy ra một hai lần trong tháng Tuy nhiên cấp độ 4 không được phép xảy ra

(b) Vai trò của DT hàng hóa trong doanh nghiệp

DT hàng hóa trong doanh nghiệp có vai trò quan trọng đối với sản xuất và tiêu dùng xã hội:

- Là bộ phận hàng hóa DT chiếm tỷ trọng lớn nhất, và là bộ phận cấu thành chủ yếu của DT lưu thông hàng hóa trong nền kinh tế quốc dân

- DT hàng hóa ở doanh nghiệp là DT linh hoạt, một doanh nghiệp thương mại

có thể đảm bảo cung ứng thường xuyên liên tục cho nhiều doanh nghiệp sản xuất và người tiêu dùng và không cần DT nhiều ở xí nghiệp tiêu dùng

- Thông qua công tác cân đối đảm bảo cung cầu trong nền kinh tế quốc dân, có thể tạo ra và đảm bảo tỷ lệ phát triển cân đối của các ngành, các lĩnh vực trong nền kinh tế quốc dân và góp phần nâng cao hiệu quả của quá trình tái sản xuất xã hội

- Là lực lượng hàng hóa vật chất chủ yếu để đáp ứng nhu cầu tiêu dùng của khách hàng trong xã hội một cách đầy đủ, kịp thời, đồng bộ, liên tục, nhất là các doanh nghiệp thương mại kinh doanh những mặt hàng quan trọng, thiết yếu đối với sản xuất

và đời sống

- DT hàng hóa ở doanh nghiệp dồi dào, phong phú cũng thể hiện sức mạnh của nền kinh tế quốc dân

1.2 Quản trị dự trữ

1.2.1 Khái niệm Quản trị dự trữ (QTDT)

QTDT là việc tổ chức quản lý tất cả các công việc, các dữ liệu liên quan tới công tác DT để đảm bảo DT một cách hiệu quả và giảm chi phí Một cách cụ thể hóa, QTDT là tổ chức thực hiện những công việc sau:

(a) Tổ chức hệ thống kho bãi DT

Xác định nhu cầu kho bãi DT

Kho bãi được hiểu đơn gian là những điều kiện cơ sở vật chất để DT hàng hóa phục vụ cho hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp, tổ chức hệ thống kho bãi bao gồm tổ chức hệ thống nhà kho, sân bãi, các trang thiết bị để chứa đựng và bảo quản sản phẩm

Tổ chức quản lý kho bãi bao gồm các công việc chính như xác định nhu cầu kho bãi, quy hoạch mạng lưới cho kho bãi, đầu tư cơ sở hạ tầng và mua sắm trang thiết bị kho bãi

Với doanh nghiệp thương mại, hệ thống kho bãi bao gồm các loại chính sau:

- Kho bãi phục vụ thu mua tiếp nhận hàng hóa: loại kho bãi này thường đặt ở nơi thu mua hoặc tiếp nhận hàng hóa.

- Kho bãi trung chuyển: Loại kho bãi này phục vụ nhu cầu vận chuyển hàng hóa của doanh nghiệp, thường nằm ở nhà ga, bến cảng để nhận hàng hóa từ phương tiện vận chuyển này sang phương tiện vận chuyển khác

- Kho bãi DT: Loại kho bãi này thường dùng để DT hàng hóa đáp ứng nhu cầu bán ra hàng ngày của doanh nghiệp

Kho bãi của doanh nghiệp có thể chia theo các tiêu chí khác nhau như theo độ bền, theo sở hữu, theo tính chất chuyên dụng, theo quy mô…

Để xác định nhu cầu kho bãi, doanh nghiệp cần căn cứ vào định mức DT hàng hóa của mình Diện tích cần có thường bao gồm:

- Diện tích nghiệp vụ chính của kho: dùng để tiếp nhận và xuất hàng hóa, bảo quản hàng hóa, xử lý hàng hóa

- Diện tích khác: bao gồm diện tích văn phòng kho, diện tích dừng đổ xe…

Thiết lập hệ thống kho bãi DT

Căn cứ vào nhu cầu kho bãi, doanh nghiệp triển khai thiết lập hệ thống kho bãi Bao gồm các công việc chủ yếu như xác định địa điểm đăt kho bãi, quyết định đầu tư hay đi thuê kho bãi, lên danh mục và triển khai đầu tư tài sản và trang thiết bị DT

- Quyết định địa điểm đặt kho bãi cần đáp ứng yêu cầu sau:

+ Đáp ứng nhu cầu về kho bãi của doanh nghiệp, doanh nghiệp có đủ diện tích kho bãi theo đúng yêu cầu của mình

+ Chi phí về kho bãi thấp nhất: Chi phí kho bãi bao gồm: chi phí thuê kho, chi phí vận chuyển, chi phí đi lại của nhân viên

+ Thời gian vận chuyển nhanh nhất, đảm bảo không ảnh hưởng đến nhịp độ bán ra

+ Đảm bảo an ninh, trật tự, vệ sinh, môi trường

- Quyết định đầu tư hay đi thuê kho bãi: Thực tế doanh nghiệp không nhất thiết đầu tư kho bãi vì có những doanh nghiệp chuyên cung cấp dịch vụ hậu cần kinh doanh kho bãi

- Lên danh mục và triển khai đầu tư thiết bị kho bãi Hệ thống trang thiết bị, tài sản DT bao gồm các tài sản thuộc về các nhóm sau:

+ Các bục, kệ, giá, tủ…dùng để chứa, đựng hàng hóa DT

+ Trang thiết bị bảo quản chuyên dụng.

+ Hệ thống chiếu sáng, hệ thống điều hòa hút ẩm

+ Trang thiết bị nâng hạ, bao gói

+ Trang thiết bị vệ sinh kho bãi

(b) QTDT hàng hóa về mặt hiện vật

Tổ chức quản lý DT hàng hóa về mặt hiện vật nhằm mục đích giữ gìn hàng hóa

về mặt giá trị và giá trị sử dụng, tránh làm thất thoát, hư hỏng hàng hóa trong kho Mặt khác, tổ chức quản lý DT hàng hóa về mặt hiện vật còn giúp cho việc chất xết, xuất – nhập hầng trong kho được dễ dàng, các nhà quản trị luôn nắm được số lượng từng loại hàng trong kho để kịp thời đưa ra nhưng quyết định đúng đắn về cung ứng hàng hóa

Tổ chức quản lý DT hàng hóa về mặt hiện vật bao gồm các hoạt động:

Tổ chức giao nhận hàng hóa vào kho

Tổ chức giao nhận hàng vào kho phải đảm bảo các yêu cầu sau:

- Nhận đúng số lượng, chất lượng hàng hóa theo hợp đồng, phiếu giao hàng, hóa đơn hoặc vận đơn

- Chuyển nhanh hàng hóa từ nơi nhận đến nơi bảo quản hoặc chế biến

- Cần có kế hoạch phối hợp hoạt động giữa các khâu nhận hàng, bốc xếp, vận chuyển, bảo quản và chế biến của kho

Mỗi loại hàng hóa có những đặc điểm, tính chất riêng, mỗi nguồn hàng khi giao nhận có những yêu cầu và quy định khác nhau:

- Tất cả hàng hóa nhập kho phải có chứng từ hợp lệ

- Khi kiểm nhận nếu thếu hàng hóa bị hư hỏng, thiếu hụt hoặc không bình thường

về bao bì, đóng gói thì phải tiến hành làm đủ thủ tục theo đúng quy định của việc giao nhận với sự chứng kiến của các bên hữu quan để quy trách nhiệm cụ thể

- Khi nhận hàng xong phải chú ý ghi rõ số hàng thực nhập về số lượng chất lượng của chúng và cùng với người giao hàng xác nhận vào chứng từ

Trước khi nhận hàng, cần tiến hành chuẩn bị nhận hàng như chuẩn bị kho chứa hàng, phương tiện bốc dỡ, vận chuyển hàng hóa, nhân lực…

Một số trường hợp phát sinh mà doanh nghiệp cần lưu ý, xử lý theo quy định, thủ tục nhận hàng với các bên có tham gia:

- Chứng từ không hợp lệ

- Thiếu hóa đơn

- Nhận được hóa đơn mà hàng chưa đến

Tổ chức theo dõi và bảo quản hàng hóa

Tổ chức theo dõi và bảo quản hàng hóa thực chất là xây dựng, tổ chức các hoạt động của con người nhằm bảo đảm nguyên vẹn giá trị sử dụng của hàng hóa, bao gồm:

- Lựa chọn bố trí vị trí và sơ đò sắp xếp hàng hóa

- Kê lót hàng hóa trong kho

- Chất xếp hàng hóa trong kho

- Điều hòa nhiệt độ và độ ẩm của kho

- Kiểm tra, chăm sóc hàng hóa và vệ sinh kho hàng

- Chống côn trùng và vật gặm nhấm

Tổ chức giao xuất hàng hóa

Giao hàng là một trong công việc quan trọng, quyết định việc hoàn thành kế hoạch hoạt động kinh doanh của kho Nó là khâu kết thúc quá trình nghiệp vụ kho, trực tiếp thực hiện nhiệm cụ bán hàng hoặc điều động hàng hóa qua kho

Để đảm bảo phục vụ kịp thời cho các yêu cầu của khách hàng và thực hiện giao hàng đúng số lượng, chất lượng, giao hàng nhanh gọn, an toàn, khi giao hàng cần thực hiện tốt các qui định sau:

- Tất cả hàng hóa khi xuất kho phải có phiếu xuất kho hợp lệ và chỉ được xuất theo đúng số lượng, phẩm chất và quy cách ghi trong phiếu xuất kho Người nhận hàng phải có đầy đủ giấy tờ hợp lệ và có đủ thẩm quyền khi giao nhận hàng

- Trước khi giao hàng, cán bộ giao nhận, thủ kho phải làm tốt công tác chuẩn bị

- Chuẩn bị hàng hóa theo đúng số lượng, chất lượng, chủng loại ghi trong phiếu xuất kho

- Căn cứ vào phiếu xuất kho, cán bộ giao nhận, thủ kho cùng với người nhận hàng kiểm tra số lượng, chất lượng hàng hóa giao nhận và giải quyết các trường hợp phát sinh phù hợp với các quy định chung

- Hàng nhập trước xuất trước, hàng nhập sau xuất sau Tuy nhiên trên thực tế cũng có những loại hàng hóa nhập sau nhưng xuất trước

- Hàng xuất trong nội bộ phải có chữ ký của thủ trưởng trong phiếu lệnh xuất kho

- Khi giao nhận hàng hóa với khách hàng có thể xảy ra những trường hợp không bình thường, không đúng với kế hoạch, tiến độ…thì cần phải có sự bàn bạc giữa hai bên để cùng nhau giải quyết thỏa đáng trên cơ sở các nguyên tắc, chế độ đã quy định.

- Tất cả các hình thức giao hàng đều quy định một thời gian nhất định

- Tất cả những trường hợp hư hỏng, thừa, thiếu, kém, mất phẩm chất, không đồng bộ…thuộc lô hàng giao, nếu vẫn tiến hành giao hàng cho khách hàng, hai bên phải lập biên bản kiểm nghiệm tại chổ, quy rõ trách nhiệm, làm cơ sở pháp lý cho việc xử lý sau này

- Trường hợp giao thiếu hàng hoặc hàng không đúng yêu cầu của người mua hàng, nếu khách hàng phát hiện, kiểm tra lại thấy đúng thì thủ kho phải giao đủ, giao đúng cho họ, không được dây dưa, kéo dài hoặc từ chối

Tổ chức kiểm kê hàng hóa

Kiểm kê hàng hóa là quá trình kiểm đếm và ghi chép toàn bộ dữ liệu hàng hóa

và danh mục kiểm kê Kiểm kê hàng hóa cho phép đếm số lượng hàng DT, so với số lượng ghi trên sổ sách, chứng từ, tìm nguyên nhân thiếu hụt để khắc phục và cải tiến

Có một số loại kiểm kê chính sau:

- Kiểm kê thường xuyên

- Kiểm kê đột xuất

- Kiểm kê định kỳ

Vấn đề đặt ra là có nên kiểm kê hàng hóa thường xuyên hay không, nên kiểm kê hàng hóa định kỳ theo tuần, tháng hay năm Đồng thời cũng cần lựa chọn thời điểm kiểm kê Việc quyết định tần xuất kiểm kê thuộc vào chính sách của doanh nghiệp vì hoạt động kiểm kê tốn kém thời gian và chi phí của doanh nghiệp

(c) QTDT về mặt kế toán

Nắm số lượng dự trữ:

Doanh nghiệp sử dụng các phiếu kho để ghi chép sự vận động của hàng hóa (nhập và xuất) và tính toán số lượng tồn kho (DT cuối cùng = DT ban đầu + nhập - xuất)

Kiểm kê: Phiếu kho cho phép nắm được hàng tồn trong kho về mặt giấy tờ, nhưng nó không thể tính được những mất mát hoặc hư hỏng ở tất cả các dạng

Việc kiểm kê này là cơ sở để đánh giá DT được biểu thị ở bảng cân đối, cho phép nhà quản trị biết được bất cứ lúc nào về tình hình DT của họ Việc kế toán này của dự trữ là khá dễ dàng về số lượng hiện vật, nhưng có nhiều khó khăn về giá trị.

Theo dõi DT về mặt giá trịViệc theo dõi DT về mặt giá trị là khó khăn, vì thông thường, các hàng hóa nhập vào có giá khác nhau Hàng hóa nhập vào được đánh giá về thực chất theo giá mua, nhưng cần phải định giá cho chúng như thế nào khi xuất kho Để xác định giá hàng hóa xuất kho người ta có thể sử dụng một số phương pháp sau

- Phương pháp tính theo giá mua thực tế:

Hàng hóa DT sẽ được hạch toán theo giá mua vào thực tế, phương pháp này cho phép tính chính xác số vốn hàng hóa còn đọng trong kho, nhưng rất khó thực hiện trên thực tế, bởi vì không phải lúc nào cũng có thể phân định chính xác hàng hóa DT nào được mua với giá nào

- Phương pháp tính theo giá bình quân gia quyền:

Giá trị hàng hiện còn + Giá trị hàng nhập vàoGiá bình quân gia quyền =

Lượng hàng tồn kho hiện có + Lượng hàng nhập vào

Đây là phương pháp tương đối dễ thực hiện nên thường được áp dụng trong thực

tế, bởi vì dựa vào sổ sách nhập kho người ta dễ dàng tính được giá mua bình quân gia quyền và giá trị hàng hóa DT sẽ bằng lượng hàng hóa DT nhân với giá bình quân gia quyền

- Phương pháp tính theo lô

Theo lô có hai phương pháp hạch toán hàng hóa DT

• Phương pháp nhập trước xuất trước – FIFO

Theo phương pháp này người ta giả định các lô hàng được bán theo trình tự lô nào nhập vào trước sẽ được bán trước Như vậy hàng hóa DT sẽ thuộc những lô nhập sau cùng và được tính theo giá mua của những lô đó

• Phương pháp nhập sau xuất trước – LIFO

Theo phương pháp này, hàng bán ra theo trình tự bán từ lô nhập vào sau cùng dần đến lô nhập vào đầu tiên Như vậy hàng hóa DT thuộc nhưng lô nhập đầu tiên và phải được hạch toán theo giá của những lô đó

(d) QTDT về mặt kinh tế

Chức năng DT phải thực hiện hai mục tiêu có vẻ trái ngược nhau:

- Mục tiêu an toàn: có DT để tránh mọi gián đoạn

- Mục tiêu tài chính: giảm đến mức thấp nhất có thể được về mức dự trữ để giảm những chi phí kho tàng

Khi thực hiện DT, doanh nghiệp cần phải tính toán các loại chi phí:

Chi phí tồn trữ

Là những chi phí có liên quan đến hoạt động thực hiện tồn kho, bao gồm:

+ Chi phí kho: Chi phí này nhằm bảo đảm hàng hóa DT, chi phí cho kho tàng (thuê hoặc khấu hao hàng năm nhà kho), chi phí khai thác kho (tiền lương và bảo hiểm xã hội cho nhân viên kho, tiền thuê hoặc khấu hao hàng năm máy móc thiết bị, ánh sáng ), chi phí bảo dưỡng thiết bị, chi phí bảo hiểm, chi phí quản lý

+ Chi phí sụt giá hàng trong quá trình DT trong kho

Chi phí mua hàngLoại chi phí này phụ thuộc vào nhu cầu hàng năm của DN và giá mua Khi mua nguyên vật liệu với kích thước lô hàng lớn sẽ làm tăng chi phí tồn trữ nhưng chi phí mua hàng thấp hơn do chiết khấu theo số lượng và cước phí vận chuyển cũng giảm

Chi phí thiếu hàng: là những khoản bị thiệt hại do không đủ hàng trong kho

Các loại chi phí này có mối quan hệ qua lại với nhau, nếu lượng đặt hàng nhiều thì chi phí đặt hàng sẽ thấp nhưng chi phí lưu hàng lại tăng vì hàng trong kho nhiều Mục tiêu của quản lý kinh tế dự trữ là làm tối thiểu chi phí toàn bộ của DT Các nhà

quản trị doanh nghiệp muốn kiểm soát hàng cung ứng phải quan tâm đến hai vấn đề

sau:

Một là: Xác định mức mà hàng DT cần được bổ sung thêm, nghĩa là xác định

khi nào phải đặt hàng

Hai là: Xác định số lượng mỗi lần đặt hàng Nếu chỉ đặt hàng đủ nhu cầu và

đúng lúc thì sẽ làm giảm tối đa chi phí DT

1.2.3 Những nhân tố ảnh hưởng đến QTDT hàng hóa

Các yếu tố thuộc về doanh nghiệp

Kế hoạch bán hàng và mua hàng của doanh nghiệp: Đây là căn cứ quan trọng để

xác định nhu cầu DT của doanh nghiệp

Chính sách mua hàng của doanh nghiệp: Yếu tố này có quan hệ chặt chẽ với nhu

cầu DT của doanh nghiệp Nếu doanh nghiệp áp dụng chính sách mua hàng đúng thời điểm, lượng hàng DT sẽ ở mức thấp nhất và ngược lại

Vốn kinh doanh và nguồn lực của doanh nghiệp: Doanh nghiệp có vốn kinh

doanh lớn, có điều kiện, trong cùng một thời điểm nhập được nhiều mặt hàng khác nhau với khối lượng lớn, có đội ngũ nhân viên chuyên nghiệp, có kinh nghiệm trên thương trường, sẽ giúp doanh nghiệp khai thác được nguồn hàng phong phú và mở rộng được thị trường

Điều kiện cơ sở hạ tầng, kho bãi: Đây là yếu tố đóng vai trò then chốt trong xác

định nhu cầu DT, điều kiện cơ sở hạ tầng là khả năng đáp ứng nhu cầu DT hàng hóa của doanh nghiệp

Trình độ quản lý cung ứng của doanh nghiệp

Các yếu tố thuộc về thị trường

Các nhân tố tiêu dùng: Bao gồm quy mô, khối lượng và cơ cấu tiêu dùng mặt

hàng, sự thay đổi của nhu cầu tiêu dùng, tính chất thời vụ, các khu vực và khách hàng tiêu dùng chủ yếu có quan hệ với doanh nghiệp

Quan hệ với nhà cung cấp: Mối quan hệ ràng buộc với nhà cung cấp quyết định

mức DT Doanh nghiệp có mối quan hệ tốt với nhà cung ứng thì có thể hạ thấp mức

DT, được hưởng một số chế độ ưu đãi khi mua hàng

Một số yếu tố khác

Điều kiện tự nhiên: Các yếu tố thuộc về khí hậu, thời tiết, các mùa, nhiệt độ, độ

ẩm…Không chỉ liên quan đến điều kiện kinh doanh mà còn liên quan đến DT, bảo quản, bảo vệ hàng hóa DT

Đặc điểm của hàng hóa: Là tính chất cơ lý, hóa học của hàng hóa, quyết định

điều kiện DT, bảo quản, vận chuyển, giao nhận hàng hóa của doanh nghiệp

Tiến bộ khoa học – công nghệ mới có ảnh hưởng đến việc DT, bảo quản hàng

hóa

Nhhững biến động về công nghệ, luật pháp, thuế quan…

CHƯƠNG 2: PHÂN TÍCH VÀ ĐÁNH GIÁ THỰC TRẠNG CÔNG TÁC

QUẢN TRỊ DỰ TRỮ TẠI TRUNG TÂM2.1 Tổng quan về Trung Tâm

2.1.1 Quá trình hình thành và phát triển

(a) Quá trình hình thành

Trung tâm KD-XNK và dịch vụ tổng hợp Đà Nẵng thành lập vào ngày 18/10/

1996 trên cơ sở hợp nhất các cửa hàng đã có từ trước thuộc công ty TNHH MTV thực phẩm và đầu tư FOCOCEV miền Trung tại khu vực Đà Nẵng

Tên giao dịch đối ngoại : Foodstuff Company of Control VietnamTrụ sở chính đóng tại : 93 Phan Châu Trinh- TP Đà Nẵng

Tài khoản 004100000176 tại Ngân hàng Ngoại Thương Đà Nẵng

Trung hiện có tài khoản tại các ngân hàng :

- Ngân hàng Công Thương

- Ngân hàng Ngoại Thương

- Ngân hàng Hàng Hải

Trung tâm là đơn vị thuộc doanh nghiệp nhà nước, hoạt động thương mại hàng hóa và dịch vụ tổng hợp, được phép kinh doanh Xuất Nhập khẩu trực tiếp, là một bộ phận của công ty thực phẩm và đầu tư công nghệ miền Trung Có tư cách pháp nhân,

có tài khoản riêng để giao dịch theo quy định của nhà nước

(b) Quá trình phát triển

Được thành lập vào năm 1996 nhưng Trung tâm đã sớm tạo được uy tín trên thị trường Đà Nẵng và là một đơn vị cung cấp, phân phối hàng hóa thuộc Công ty thực phẩm và đầu tư công nghệ miền Trung Bước đầu do Trung tâm mới thành lập nên gặp rất nhiều khó khăn trong quá trình kinh doanh, Trung tâm phải đối đầu với những khủng hoảng chung về tài chính, tiền tệ năm 1997 Song với nỗ lực của toàn thể cán bộ Trung tâm, từng bước khắc phục được khó khăn của mình Hoàn thành tốt các chỉ tiêu

đề ra, nộp đầy đủ các khoản ngân sách Nhà nước Đồng thời ổn định đời sống vật chất tinh thần của cán bộ nhân viên Trung tâm Hoạt động kinh doanh của Trung tâm ngày càng được mở rộng có hiệu quả, luôn tạo niềm tin cho các cán bộ công nhân viên để

họ yên tâm làm việc tại Trung tâm

Hiện nay, Trung Tâm đã thực sự chiếm được ưu thế trong một số mặt hàng thuộc ngành kinh doanh thực phẩm tại thị trường Quảng Nam – Đà Nẵng và khu vực miền Trung, Trung Tâm đang thực hiện phương châm “ đa dạng hóa mặt hàng kinh doanh” nhằm đáp ứng kịp thời và đầy đủ các nhu cầu ngày càng tăng của người dân Bằng cách chú trọng củng cố và mở rộng quy mô hoạt động, chú trọng đến công tác nghiên cứu thị trường Tăng cường khả năng cạnh tranh và không ngừng củng cố hoàn thiện các mặt hàng chủ lực nhằm giữ vững và chiếm lĩnh thị phần.

2.1.2 Chức năng, nhiệm vụ của Trung Tâm

(a) Chức năng

Cung cấp các mặt hàng thực phẩm dầu ăn, tương ớt các loại,…

Liên doanh, liên kết các thành phần kinh tế trong nước và ngoài nước

Tất cả các hoạt động của Trung tâm nhằm kiếm lợi nhuận phát triển Trung tâm

ổn định

(b) Nhiệm vụ

Nghiên cứu nhu cầu thị trường Đà Nẵng và các thị trường khác trên cơ sở đó xây dựng và thực hiện kế hoạch, phương án kinh doanh nhằm mở rộng và tổ chức việc bán hàng, thực hiện văn minh thương nghiệp nhằm thu hút khách hàng

Trực tiếp kinh doanh như theo kế hoạch và phương án được thông qua với sự điều hành của ban giám đốc và sự hướng dẫn của công ty mẹ để thực hiện các chỉ tiêu

và công việc được giao

Quản lý và sử dụng các nguồn lực được giao từ công ty theo đúng chế độ chính sách, đạt hiệu quả cao về kinh tế, bảo tồn và phát triển vốn theo quy định của nhà nước, của công ty Bù đắp các khoản chi phí, chăm lo đời sống của người lao động, thực hiện đầy đủ các nghĩa vụ đối với nhà nước và đối với công ty

Đảm bảo thực hiện đầy đủ các điều khoản cam kết trong các hợp đồng mua bán, kinh doanh, liên kết với các đơn vị, tổ chức kinh tế, các cá nhân kinh doanh trong và ngoài nước

2.1.3 Sơ đồ cơ cấu tổ chức

Bộ máy tổ chức của Trung tâm được xây dựng theo mô hình trực tuyến, chức năng dựa trên yêu cầu gọn nhẹ và hiệu quả, phù hợp với đặc tính kinh doanh của Trung tâm, phát huy được tinh thần sáng tạo của nhân viên cũng như khả năng tham mưu của các phòng ban

Hình 2.1: SƠ ĐỒ CƠ CẤU TỔ CHỨC CỦA TRUNG TÂM

Ghi chú:

Quan hệ trực tuyếnQuan hệ chức năngQuan hệ phối hợp

Nhận xét:

Trung Tâm xây dựng cơ cấu tổ chức theo chức năng, phù hợp với đặc thù kinh doanh của mình Với cơ cấu tổ chức này, các nhân viên có thể phát huy được năng lực chuyên môn trong công việc, cho phép chia sẽ kinh nghiệm giữa cấp trên và cấp dưới Tránh được tình trạng lãng phí nguồn lực đồng thời tiết kiệm chi phí bởi tính đơn giản, gọn nhẹ của cơ cấu này

Tuy nhiên, với cơ cấu tổ chức này sẽ làm giảm sự truyền thông trong từng bộ phận phòng ban với nhau, có thể dẫn đến xung đột về thứ tự ưu tiên giữa các bộ phận.2.1.4 Ngành nghề kinh doanh của Trung tâm

Hiện nay Trung tâm kinh doanh bên lĩnh vực chuyên mua bán và XNK Thương Mại các mặt hàng thực phẩm công nghệ và các mặt hàng thực phẩm khác

Trung tâm kinh doanh nhiều mặt hàng khác nhau với những quy cách phong phú

và đa dạng, như dầu ăn các loại, các loại rượu ngoại nhập, rượu nội, đường, các loại sữa, bơ các loại, đồ hộp và một số mặt hàng khác, trong đó dầu ăn các loại chiếm tỷ trọng lớn nhất

2.1.5 Đặc điểm thị trường, khách hàng và đối thủ cạnh tranh của Trung Tâm

(a) Đặc điểm thị trường và khách hàng

Là một đơn vị đóng trên địa bàn thành phố Đà Nẵng, Trung Tâm chủ yếu tổ chức kinh doanh trên thị trường Đà Nẵng, vì đây là một thị trường có tiềm năng kinh tế khá mạnh và đang trên đà phát triển Ngoài ra để đáp ứng nhu cầu ngày càng tăng của

Giám đốc

Phòng kế toánPhòng kinh doanh

Tổ bán hàngCác cửa hàng

Kho

người dân, cũng như nâng cao khả năng cung cấp hàng hóa của mình, Trung Tâm còn

tổ chức kinh doanh trên các thị trường lân cận như: Quảng Nam, Huế, Quảng Ngãi, Quảng Bình…

Do đặc điểm của mặt hàng kinh doanh, đa phần người tiêu dung cuối cùng vẫn là các hộ gia đình và một số tổ chức kinh doanh ăn uống Hiện nay, khách hàng chủ yếu của Trung Tâm là các đại lý, các cửa hàng bán lẻ và một số dịch vụ ăn uống

Bảng 2.1: Một số khách hàng của Trung Tâm

Lê Thị Thúy ( Đại lý ) 19 Ngô Gia TựNhà hàng Phố Biển ( Mua sỉ ) Nguyễn Tất Thành

Trương Văn Thông ( Đại lý ) 30 Huỳnh Thúc Kháng

( Nguồn: Phòng kinh doanh) (b) Đối thủ cạnh tranh của Trung Tâm

Đóng trên địa bàn có nền kinh tế năng động, phát triển Do đó, bối cảnh cạnh tranh cũng khá gay go, phứt tạp Đối thủ cạnh trang của Trung Tâm là các doanh nghiệp, Trung Tâm khác tại Đà Nẵng Ngoài ra một số hàng nhập lậu, hàng trốn thuế

là nguyên nhân gây ra những khó khăn cho Trung Tâm về khả năng cạnh tranh

Bảng 2.2: Một số đối thủ cạnh tranh của Trung Tâm

Tên đối thủ cạnh tranh Tên mặt hàng

3 Công ty Song Toàn Dầu ăn Marvella

4 Công ty Quốc Minh Dầu ăn An Long

( Nguồn: Phòng kinh doanh)

2.1.6 Tình hình sử dụng lao động và cơ sở vật chất kỷ thuật tại Trung tâm

(a) Cơ sở vật chất kỷ thuật tại Trung Tâm

Là đơn vị chuyên cung cấp các mặt hàng thực phẩm, nên Trung Tâm, để đảm bảo

uy tín, có đủ hàng kịp thời cung cấp cho khách hàng, do đó Trung Tâm chú trọng xây