2.2.1 Một số nhân tố ảnh hưởng đến công tác QTDT tại Trung Tâm
(a) Nguồn vốn kinh doanh
Đây là yếu tố quan trong, quyết định đến sự tồn tại của bất kỳ một doanh nghiệp nào trên thị trường. Đối với Trung Tâm, một doanh nghiệp hoạt động trong lĩnh vực thương mại, thì nguồn vốn kinh doanh nó phản ánh toàn diện quy mô hoạt động của Trung Tâm, đảm bảo cho Trung Tâm luôn chủ động trong công tác DT, đặt hàng bổ sung hàng hóa trong những thời gian cao điểm (ngày lễ, hội, tết…), giúp quá trình kinh doanh diễn ra một cách suôn sẽ, không bị gián đoạn, đồng thời cũng là yếu tố nâng cao năng lực cạnh tranh của mình so với các doanh nghiệp khác trên thị trường.
Qua nhiều năm hoạt động trên thị trường năng động Đà Nẵng, để có thể đứng vững và điều tiết được hoạt động kinh doanh diễn ra liên tục không gián đoạn, Trung tâm đã hình thành được một cơ cấu vốn kinh doanh như sau:
Bảng 2.6 : Cơ cấu vốn kinh doanh của Trung Tâm
ĐVT: 1000 đồng
Khoản mục Năm 2009 Năm 2010 Năm 2011
Vốn lưu động 6.598.712 8.960.973 14.716.854
Vốn cố định 151.833 115.017 498.907
Tổng vốn KD 6.750.545 9.075.990 15.215.761
Qua bảng cơ cấu vốn kinh doanh ta thấy, phần lớn vốn của Trung Tâm tập trung phần lớn ở vốn lưu động, đây là điều tất yếu vì đặc thù kinh doanh của Trung Tâm, vốn này được sử dụng cho việc mua hàng, DT, trích chi phí cho việc đầu tư thiết bị bảo quản hàng tại kho, kịp thời cung ứng cho thị trường. nhìn vào bảng số liệu ta thấy số vốn này tăng qua các năm và tăng mạnh trong năm 2011. Nguyên nhân là do Trung Tâm mở rộng quy mô, mua hàng phục vụ cho kinh doanh, đồng thời đầu tư cho dự án mở rộng kho bãi, mua trang thiết bị, máy móc…
(b) Mối quan hệ với nhà cung ứng
Là một doanh nghiệp chuyên cung ứng các mặt hàng thực phẩm, trong đó chử yếu là dầu thực vật các loại, mặt hàng mang tính thời vụ, do khách hàng chủ yếu là các đại lý, nhà hàng, khách sạn. Để đảm bảo có một nguồn hàng ổn định, tránh tình trang thiếu hụt hàng, hàng hóa kém chất lượng, Trung Tâm đã xây dựng được mối quan hệ khá vững bền với các nhà cung ứng.
Một số nhà cung ứng của Trung Tâm:
- Công ty dầu ăn thực vật Cái Lân: Dầu ăn Neptune, Symply, Meizan - Công ty Tân Hưng Thịnh: Đồ hộp nhập khẩu
- Công ty sản xuất dịch vụ Tân Thịnh: Rượu liên doanh
Trong đó, vì mặt hàng kinh doanh chủ yếu là dầu ăn các loại, vì vậy Trung Tâm rất chú trọng đến nhà cung ứng lớn như Công ty dầu ăn Cái Lân. Trong các đơn đặt hàng với số lượng lớn, Trung Tâm luôn chọn nhà cung ứng Cái Lân, do đó, vơi riêng với công ty này, Trung Tâm thường có báo cáo tuần hàng tồn kho từ phía công ty, các chế độ chiết khấu khi đặt hàng.
(c) Điều kiện tự nhiên và đặc điểm của hàng hóa
Là doanh nghiệp đóng trên địa bàn Đà Nẵng, có khí hậu phân thành 2 mùa rõ rệt: mùa khô và mùa mưa, tuy nhiên được thiên nhiên ưu đãi, Đà Nẵng là nơi hội tụ của nhiều danh lam thắng cảnh, điều kiện tự nhiên khá thuận lợi, ít bão lụt, khô hạn như một số tỉnh ở miền Trung. Chính điều này đã giúp Trung Tâm giảm bớt được khó khăn trong công tác bảo quản hàng DT, giảm thiểu được các tình trạng ẩm ướt, khô nóng…nhất là đối với các mặt hàng có giá trị lớn như rượu các loại.
Mặc hàng kinh doanh chủ yếu của Trung Tâm là hàng thực phẩm: dầu ăn, tương ớt, đồ hộp…có thời gian sử dụng tương đối ngắn, không lưu kho lâu được. Do đó, Trung Tâm phải có biện pháp đẩy mạnh tốc độ chu chuyển hàng hóa, đảm bảo công tác DT, tránh tồn đọng hàng.
(d) Phương tiện vận tải và điều kiện cơ sở hạ tầng kho bãi
Đây là yếu tố phản ánh khả năng đáp ứng nhu cầu DT hàng hóa của doanh nghiệp. Với quy mô kinh doanh không lớn, nguồn vốn còn hạn chế, dù có đầu tư để nâng cấp, mở rộng cơ sở hạ tầng phục vụ cho công tác mua – bán – DT nhưng Trung Tâm vẫn gặp không ít khó khăn. Phương tiện vận chuyển còn thiếu ( 4 xe oto, 5 xe ba gác), hệ thống kho bãi còn nhỏ, hiện Trung Tâm có 2 kho để DT hàng hóa ( 31- Nguyễn Thạch, 109 - Trưng Nữ Vương). Để có thể đảm bảo cho quá trình DT, bảo quản hàng hóa, giảm chi phí thuê kho ngoài, Trung Tâm đang có kế hoạch mở rộng kho bãi.
2.2.2 Thực trạng công tác QTDT hàng hóa tại Trung Tâm (a) Công tác QTDT hàng hóa về mặt hiện vật tại Trung Tâm
Quy trình nhập hàng tại Trung Tâm
Từ danh mục các mặt hàng mà mình kinh doanh, và dựa trên các nhà cung cấp lâu năm của Trung Tâm như:
Công ty dầu ăn thực vật Cái Lân Dầu ăn Neptune, Symply, Meizan Công ty Tân Hưng Thịnh Đồ hộp, tương ớt…
Công ty sản xuất dịch vụ Tân Thịnh Rượu liên doanh
Trung Tâm đã phần nào bớt được chi phí tìm kiếm nhà cung cấp, nhưng vẫn đảm bảo về số lượng cũng như chất lượng hàng hóa.
Dựa trên tình hình kinh doanh của kỳ trước, Trung Tâm lên kế hoạch để đặt mua hàng và lượng hàng DT cần thiết đảm bảo cho việc kinh doanh trong kỳ.
Hiện nay Trung Tâm chủ yếu thực hiện hình thức mua hàng theo hợp đồng, sau khi hai bên đã chấp nhận mọi yêu cầu, Trung Tâm sẽ lập đơn đặt hàng, theo đó nhà cung ứng sẽ giao hàng cho Trung Tâm. Có hai hình thức tiếp nhận hàng
- Tiếp nhận tại kho: Nhà cung ứng sẽ đưa hàng hóa đến tại kho của Trung Tâm, nhân viên thuộc bộ phận mua hàng có nhiệm vụ kiểm tra giấy tờ có liên quan đến lô hàng, dở hàng ra khỏi phương tiện, kiểm tra hàng về mặt số lượng cũng như chất lượng. Nếu khớp với đơn đặt hàng thì lập chứng từ nhập hàng vào kho, giai đoạn cuối là lập biên bản nhận hàng.
- Tiếp nhận tại cảng: Áp dụng cho mặt hàng rượu nhập khẩu, hàng được giao tại cảng, mọi thủ tục tiếp nhận có sự giám sát của nhân viên hải quan, sau đó hàng sẽ
được đưa vào oto tải của Trung Tâm, sau khi kiểm tra, nếu mọi thông tin đều khớp với tờ khai thì cho đưa hàng về kho.
Ngoài ra, Trung Tâm tiến hàng kiểm tra ngay lô hàng tại địa điểm tiếp nhận với đại diện của hai bên, mọi trường hợp sai xót sẽ được xử lý dựa trên thỏa thuận, thương lượng hoặc điều khoản ghi trên hợp đồng.
Quy trình bảo quản hàng hóa DT tại Trung Tâm
Bảo quản là một khâu quan trọng trong nội dung QTDT hàng hóa về mặt hiện vật, vậy nên Trung Tâm rất chú trọng đến khâu này. Cụ thể , sắp tới Trung Tâm sẽ mở rộng diện tích kho tại 95A Nguyễn Hữu Thọ phục vụ cho việc lưu kho. Đối với từng mặt hàng, Trung Tâm sẽ có phương pháp bảo quản khác nhau. Cụ thể:
- Phân bổ hàng hóa:
+ Sau khi tiếp nhận hàng hóa từ nhà cung ứng và đưa hàng về kho, nhân viên kho chịu trách nhiệm bốc dở hàng khỏi phương tiện, phân bổ chúng theo từng vị trí của từng mặt hàng.
+ Hàng hóa được chia làm hai kho (kho hàng thực phẩm, kho rượu) - Chất xếp hàng hóa:
+ Kho của Trung Tâm là kho tĩnh, hàng hóa ở yên vị trí của mình trong suốt thời gian lưu kho.
+ Đối với mặt hàng thực phẩm, việc chất xếp ở kho cũng như ở cửa hàng là xếp chồng lên nhau, từ 5 – 8 thùng/chồng theo từng loại sản phẩm: Dầu ăn Meizan, Symly, Neptune 1:1:1… Tránh sự biến dạng của sản phẩm, dễ dàng trong việc kiểm tra, xuất hàng.
+ Đối với mặt hàng rượu các loại: được cất giữ trên các kệ, tủ, các thùng hàng không xếp chồng lên nhau, tránh va chạm trong quá trình lưu kho.
Kho luôn được vệ sinh sạch sẽ, lắp đặt máy chống trộm, hút ẩm. Tránh sự tiếp xúc trực tiếp với ánh nắng mặt trời trong quá trình lưu kho.
Quy trình xuất kho tại Trung Tâm
Mọi hoạt động xuất kho đều tuân thủ theo phương pháp F.I.F.O
Trường hợp xuất hàng nội bộ, Trung Tâm tiến hàng xuất hàng đến các cửa hàng trực thuộc Trung Tâm sau khi nhận phiếu xuất kho, kiêm vận chuyển nội bộ hợp lý.
Các trường hợp xuất hàng bán theo đơn đặt hàng của khách hàng, thì Trung Tâm tiến hành theo quy trình sau:
Công tác báo cáo nhập xuất tồn tại Trung Tâm
Để đảm bảo cho công tác DT, xây dựng được định mức DT hợp lý, Trung Tâm thường xuyên kiểm tra lượng hàng tồn trong kho thông qua thẻ kho, hóa đơn bán hàng, phiếu nhập xuất kho, từ đó lên danh sách các mặt hàng tồn để có biện pháp điều chỉnh kịp thời.
Kết thúc mỗi tháng, kế toán của Trung Tâm có nhiệm vụ báo cáo tình hình nhập – xuất – tồn hàng hóa của từng mặt hàng, với sự hổ trợ của phần mền tin học. Sau đó , kế toán tiến hành ghi sổ sách, đối chiếu và lập báo cáo nhập – xuất – tồn trong thàng và tổng kết vào cuối kỳ kinh doanh.
Đối với các mặt hàng dầu ăn của công ty dầu thực vật Cái Lân, Trung Tâm có báo cáo tuần hàng tồn kho của đại lý, từ đó có thể dễ dàng theo dõi lượng hàng tồn của mặt hàng này, vì đây là mặt hàng kinh doanh trọng điểm của Trung Tâm. ( báo cáo tuần hàng tồn kho: xem phụ lục 2.2)
(b) Công tác QTDT hàng hóa về mặt kế toán tại Trung Tâm
Cùng với sự phát triển của công nghệ thông tin, Trung Tâm cập nhật số liệu DT và quản lý số lượng hàng hóa bằng hệ thống máy tính với phần mền riêng. Tuy nhiên, để hổ trợ cho việc cập nhật số liệu chính xác vẫn phải nhờ vào thẻ kho, danh mục kiểm kê để có thể theo dõi lượng hàng tồn. (Mẫu thẻ kho: xem phụ lục 2.3 )
Trung Tâm tiến hàng kiểm kê thường xuyên 2 lần/tháng với mặt hàng thực phẩm, nhằm tránh sự sai hỏng về chất lượng sản phẩm, từ đó có biện pháp xử lý kịp thời, quá trình kiểm kê bao gồm:
- Lập danh mục các mặt hàng kiểm kê. (Mẫu kiểm kê: xem phụ lục 2.4) - Hình thức kiểm kê: bằng cách đếm số lượng hiện có.
Cùng với thẻ kho, Trung Tâm sẽ kịp thời phát hiện số lượng hàng sai lệch trong thẻ kho và lượng hàng DT để kịp thời điều chỉnh. Tuy nhiên, việc quản lý, theo dõi
Kiểm tra tính hợp lệ của phiếu xuất kho
Hoàn tất thủ tục xuất kho
Lập chứng từ liên quan
Kiểm tra hàng hóa (số lượng, chất lượng) Cho xuất kho theo yêu cầu
hàng DT về mặt giá trị tại Trung Tâm gặp không ít kho khăn, do ảnh hưởng của đặc điểm mặc hàng kinh doanh có thời hạn sử dụng không dài, kinh doanh nhiều mặt hàng nên giá mua vào khác nhau, do đó, trước khi xuất bán, Trung Tâm cần phải định giá sản phẩm phù hợp, có thể cạnh tranh với doanh nghiệp khác.
Hiện nay, Trung Tâm áp dụng phương pháp xuất hết các lô, lô hàng nào nhập trước thì xuất trước ( F.I.F.O). Phương pháp này phù hợp với đặc thù sản phẩm kinh doanh có thời gian sử dụng hạn chế của hàng thực phẩm, dễ hàng kiểm tra số lượng lô hàng còn lại, việc định giá sản phẩm khi xuất kho là phù hợp.
( c ) Thực trạng QTDT hàng hóa về mặt kinh tế tại Trung Tâm
Cũng như các doanh nghiệp thương mại khác, công tác QTDT về mặt kinh tế tại Trung Tâm nhằm đảm bảo 2 mục tiêu chính:
- Mục tiêu an toàn: Có lượng hàng DT hợp lý, tránh sự gián đoạn.
- Mục tiêu tài chính: Giảm đến mức thấp nhất có thể các chi phí liên quan đến hoạt động DT.
Với đặc thù sản phẩm kinh doanh, mang tính thời vụ, dễ biến động trong các ngày lễ, tết, sự kiện…nên Trung Tâm tiến hành DT thường xuyên (Dtx) để có đủ hàng cung ứng kịp thời, không bị gián đoạn. Để đảm bảo mục tiêu an toàn, Trung Tâm tiến hành xây dựng định mức hàng DT thường xuyên, cụ thể:
- Xác định lượng hàng DT tối thiểu, đảm bảo quá trình bán ra không bị gián đoạn. - Xây dựng lượng hàng DT dựa trên các nhân tố ảnh hưởng
Dtx = P * t
+ Dtx: mức DT thường xuyên tình theo đơn vị hiện vật. + P: mức tiêu thụ bình quân ngày đêm.
P = N (năm)/360 = N(quý)/90 = N(tháng)/30 + t: chu kỳ cung ứng hàng hóa theo kế hoạch tính theo ngày.
Cùng với việc xây dựng lượng hàng DT, Trung Tâm áp dụng phương pháp ABC để xác định tỷ trọng hàng DT hợp lý, từ phương pháp này Trung Tâm nhận thấy rằng:
- Mặt hàng dầu ăn chiếm tỷ trọng 85% tổng doanh số bán ra, song lượng hàng DT mặt hàng này phải là thấp nhất, nhằm giảm chi phí lưu kho, DT. Ngoài ra, do mặt hàng này có thời gian sử dụng hạn chế, nguồn cung ứng ổn định.
- Mặt hàng rượu các loại, chiếm 10% trong tổng doanh số, với đặc thù sản phẩm có giá trị lớn, chi phí cho mỗi lần đặt hàng cao, nên cần DT với số lượng tương đối
lớn, mặc khác, thời gian sử dụng dài, ít bị hư hỏng về chất lượng. Tuy nhiên, Trung Tâm tiến hành kiểm tra thường xuyên tình trạng lưu kho mặt hàng này, tránh đến mức thấp sự va chạm, đổ vỡ…
- Đối với mặt hàng thực phẩm khác, chiếm tỷ trọng nhỏ trong tổng doanh số bán ra, giá trị mua vào không lớn, song đây là mặt hàng thiết yếu, việc bán ra diễn ra thường xuyên, nên cần DT với số lượng lớn hơn.
QTDT hàng hóa về mặt kinh tế tại Trung Tâm với mục tiêu tài chính là đảm bảo sao cho giảm thiểu đến mức tối đa các chi phí liên quan, để Trung Tâm có thể chủ động trong việc lưu chuyển vốn, gia tăng lợi nhuận. Do đó, Trung Tâm có những biện pháp để quản lý các loại chi phí liên quan này. Một số chi phí có ảnh hưởng gồm:
Chi phí sản phẩm mua (Fm)
Đây là loại chi phí chiếm tỷ trọng không nhỏ trong tổng chi phí DT, Trung Tâm kiểm soát chặt chẽ chi phí này, bao gồm chi phí mua hàng, chi phí nhập kho, lưu kho, kiểm tra hàng hóa, ký kết hợp đồng...Các chi phí này được xem là những khoản không đổi, hoặc có sự biến động rất ít, nguyên nhân là do Trung Tâm tạo dựng được mối quan hệ khá bền vững và uy tín với các nhà cung ứng. Điều này thể hiện rõ qua kết quả mua hàng của Trung Tâm những năm gần đây.
Bảng 2.7: Kết quả mua vào mặt hàng dầu ăn
ĐVT:1000 đồng
Chỉ tiêu Năm 2009 Năm 2010 Năm 2011
Neptune 1:1:1 38.301.337 51.598.344 79.523.242
Cái Lân 19.411.873 33.307.200 35.564.489
Meizan 29.463.278 38.244.762 58.627.595
Simply 4.684.098 6.690.362 14.248.513
(Nguồn: phòng kế toán)
Chi phí kho bãi (Fk)
Để giảm thiểu được chi phí này, Trung Tâm có biện pháp để tận dụng tối đa không gian kho bãi: bố trí hàng hợp lý, sắp xếp gọn gàng…phù hợp với đặc điểm của từng loại hàng kinh doanh. Chi phí này chỉ phát sinh khi Trung Tâm quyết định mở rộng diện tích, quy mô kho, hoặc đầu tư công nghệ, máy móc cải tiến hệ thống kho. Tuy nhiên, chi phí này được Trung Tâm khấu hao hợp lý qua các năm hoạt động kinh doanh.
Ngoài ra, Trung Tâm còn chú trọng quản lý một sô các loại chi phí khác, để đảm bảo bài toán tổng chi phí có hiệu quả: Chi phí vận chuyển, chi phí quản lý, chi phí di gián đoạn…