CHƯƠNG 3: MỘT SỐ ĐỀ XUẤT GIẢI PHÁP NHẰM HOÀN THIỆN CÔNG TÁC QUẢN TRỊ DỰ TRỮ HÀNG HÓA TẠI TRUNG TÂM
3.3 Một số đề xuất và kiến nghị nhằm hoàn thiện công tác QTDT
3.3.1 Đề xuất nhằm hoàn thiện công tác QTDT về mặt hiện vật
(a) Chú trọng xây dựng hệ thống kho tang, bổ sung phương tiện vận chuyển
Để đảm bảo công tác QTDT hàng hóa về mặt hiện vật, Trung Tâm cần chú trọng xây dụng hệ thống kho tang, bổ sung phương tiện vận chuyển phục vụ cho qua trình
lưu kho, xuất – nhập hàng hóa và quá trình bảo quản hàng hóa tránh sự sai hỏng về chất lượng cũng như số lượng sản phẩm bán ra.
Hiện nay, Trung Tâm có hệ thống kho tương đối ổn định, đáp ứng tạm thời khá tốt nhu cầu DT, song với sự phát triển của nền kinh tế nước ta nói chung, Đa Nẵng nói riêng, nhu cầu của khách hàng ngày càng tăng nhanh, đòi hỏi cao về chất lượng cũng như chất lượng sản phẩm, dịch vụ đi kèm: vận chuyển, khuyến mãi…Do đó, Trung Tâm cần đặt mua hàng với số lượng hợp lý, thời điểm thích hợp để vừa có lợi về giá, mà vẫn có đủ hàng để cung ứng cho khách hàng kịp thời. Để làm được điều này, Trung Tâm cần đầu tư mở rộng hệ thống kho bãi, phương tiện: oto, xe ba gác… Điều này giúp Trung Tâm chủ động hơn trong công tác DT.
Ngoài ra, trong quá trình DT hàng hóa, Trung Tâm cần phải chú trọng công tác phân bổ, sắp xếp, bố trí không gian kho sao cho:
- Tận dụng hợp lý diện tích, dung tích của kho. - Tránh sự ảnh hưởng của các mặt hàng với nhau. - Giữ gìn về mặt chất lượng của hàng hóa.
- Thuận lợi cho công tác nhập – xuất, báo cáo tồn kho cũng như quá trình kiểm kê hàng hóa trong kho dễ dàng hơn.
Với sự phát triển của công nghệ thông tin, Trung Tâm nên nâng cấp phần mềm máy tính, phục vụ công tác mua – bán – DT hàng hóa và việc kiểm tra hàng tồn sẽ dễ dàng hơn.
(b) Tạo dựng mối quan hệ lâu dài, uy tín với nhà cung ứng
Để công tác DT hàng hóa về mặt hiện vật hoàn thiện hơn, đặc biệt trong qua trình tiếp nhận hàng tại kho, quy trình nhập, kiểm tra đơn giản hơn để tiết kiệm thời gian, chi phí nhưng đảm bảo số lượng, chất lượng hàng hóa, Trung Tâm cần tạo dựng được mối quan hệ tốt đẹp với nhà cung ứng.
Quá trình tìm kiếm, lựa chọn nhà cung ứng chiếm rất nhiều thời gian, chi phí của bất kỳ một doanh nghiệp nào, vì vậy, Trung Tâm cần phải lựa chọn cho mình nhà cung ứng uy tín, theo đó đặt vấn đề kinh doanh lâu dài. Điều này giúp Trung Tâm có được một nguồn hàng ổn định, đảm bảo chất lượng sản phẩm. Quá trình kiểm tra hàng nhập kho nhanh chóng hơn. Song, để thực hiện được điều này, Trung Tâm cần có chính sách thanh toán tiền hàng nhanh chóng, đơn đặt hàng ít biến động.
Cụ thể, với công ty dầu ăn thực vật Cái Lân, đây là nhà cung ứng lâu năm với Trung Tâm, vậy nên Trung Tâm có thể áp dụng phương thức thanh toán như sau:
Thanh toán bằng tiền mặt, trả 50% số tiền hàng, số còn lại sẽ trả hết trong 23 ngày sau. Với các nhà cung ứng khác, Trung Tâm thanh toán 50% số tiền hàng, 10 ngày sau trả hết số tiền còn lại. Cách thức thanh toán này giúp Trung Tâm chủ động quay vòng vốn kinh doanh, tạo uy tín với nhà cung ứng.
3.3.2 Đề xuất nhằm hoàn thiện công tác QTDT hàng hóa về mặt kế toán
Công tác QTDT hàng hóa tại Trung Tâm hiện đang diễn ra một cách chặt chẽ và hợp lý, tuy nhiên, tuy nhiên trong quá trình hoạt động, quản lý hàng DT, Trung Tâm cần chú trọng một số vấn đề sau:
QTDT hàng hóa về mặt kế toán của doanh nghiệp là công tác quản lý số lượng của hàng hóa DT và có biện pháp quản lý giá trị của hàng hóa, để từ đó chọn phương pháp hạch toán hàng hóa DT trước khi xuất kho. Do đó, Trung Tâm cần phải có phương pháp hạch toán phù hợp, chặt chẽ để tránh các tình trạng sai lệch trong quá trình kiểm kê, xuất nhập tồn hàng hóa.
Hàng hóa DT là một phần tài sản của Trung Tâm, vì vậy cần phải xác định chính xác và đầy đủ giá trị hàng DT. Hiện nay, Trung Tâm đang sử dụng phương pháp hạch toán hàng DT “xuất hết các lô F.I.F.O”, tuy nhiên, trong quá trình hạch toán, Trung Tâm cần ghi chép dữ liệu DT cẩn thận, rõ ràng, đầy đủ, vì Trung Tâm kinh doanh nhiều mặt hàng, giá mua vào là khác nhau, nên điều này rất quan trọng.
Việc ghi chép dữ liệu DT đầy đủ, chính xác sẽ giúp Trung Tâm nắm bắt được số lượng hàng DT trong kho, các lô hàng còn lại, có biện pháp quản lý hàng DT về mặt giá trị tốt hơn, biết được hàng nào bán chạy, hàng nào cần đặt mua thêm, mua thêm với số lượng bao nhiêu. Đồng thời nên sử dụng phiếu kho để ghi chép sự vận động cảu hàng hóa, tính số lượng hàng tồn kho.
3.3.3 Đề xuất nhằm hoàn thiện công tác QTDT hàng hóa về mặt kinh tế
QTDT về mặt kinh tế tại bất kỳ một doanh nghiệp thương mại nào điều đảm bảo hai mục tiêu:
- Mục tiêu an toàn - Mục tiêu tài chính
Về mặt kinh tế, DT cần phải đảm bảo đủ số lượng hàng hóa, không gây gián đoạn trong qua trình kinh doanh, nhưng phải giảm đến mức tối thiểu các chi phí liên quan nhằm thực hiện mục tiêu lợi nhuận. Do đó, Trung Tâm phải xác định được lượng hàng DT hợp lý, mặt hàng nào cần DT, DT với số lượng bao nhiêu. Mối liên hệ giữa QTDT và các công tác Quản trị tác nghiệp khác (mua hàng, bán hàng…) để thực hiện bài toán tổng chi phí. Trên cơ sở các yêu cầu đó, một số giải pháp sau có thể giúp Trung Tâm
trong công tác QTDT hàng hóa về mặt kinh tế
(a) Dự báo nhu cầu tiêu thụ hàng hóa của khách hàng
Để giúp cho công tác tiêu thụ hàng hóa có hiệu quả, Trung Tâm cần đo lường nhu cầu hiện tại của thị trường, để biết được dung lượng thị trường, những thuận lợi, khó khăn để từ đó có chính sách, biện pháp, chiến lược thích ứng kịp thời nhằm nắm bắt cơ hội kinh doanh, đẩy mạnh doanh số bán ra, biết được nên DT mặt hàng nào, với số lượng bao nhiêu là hợp lý.
Các mặt hàng kinh doanh tại Trung Tâm tương đối đa dạng, tuy nhiên, việc đo lường, dự báo nhu cầu áp dụng chủ yếu cho các mặt hàng chủ lực: trước tiên là dầu ăn, sau đó đến mặt hàng rượu các loại
Theo bộ Công Thương, cả nước hiện có gần 35 doanh nghiệp cung cấp các sản phẩm dầu thực vật, tình hình tiêu thụ dầu ăn tại nước ta gần đây tương đối lớn, cụ thể:
Bảng 3.1: Tình hình tiêu thụ dầu ăn trên cả nước
Chỉ tiêu Đơn vị Năm 2011 Năm 2012* Năm 2015*
Tổng tiêu thụ trong nước Nghìn tấn 740 830 1.200
Mức tiêu thụ tính trên
đầu người Kg/người/năm 8,3 12.5 14,5
(Nguồn: Tổng cục thống kê, Bộ Công Thương, *Dự báo của các nhà sản xuất trong nước)
Dựa trên dự báo tình hình tiêu thụ cả nước, Trung Tâm có thể dự báo tình hình tiêu thụ cho khu vực thị trường của mình, chủ yếu là thị trường Đà Nẵng, Quảng Nam. Có rất nhiều phương pháp để dự báo nhu cầu tiêu thụ, trong đó Trung Tâm có thể sử dụng phương pháp san bằng số mũ giản đơn. Đây là phương pháp dễ sử dụng, chỉ cần ít số liệu trong quá khứ.
Ft = α * Dt-1 + ( 1- α) * Ft-1
0.1 ≤ α ≤ 1
Ft : Dự báo nhu cầu cho thời kỳ t
Dt-1 : Nhu cầu thực tế của thời kỳ ngay trước đó Ft -1 : Dự báo của thời kỳ ngay trước đó
Trên thực tế, dự báo mới chính bằng dự báo cũ cộng với khoản chênh lệch giữa nhu cầu thực tế và dự báo của giai đoạn đã qua, có điều chỉnh cho phù hợp.
Vì mô hình này rất đơn giản nên được sử dụng khá rộng rãi trong các doanh nghiệp, tuy nhiên, việc chọn hệ số san bằng mũ α sao cho thích hợp cũng như để đánh giá mức độ chính xác của dự báo, ta so sánh giữa kết quả dự báo và nhu cầu thực tế trong kỳ. Sai số của dự báo được tính như sau:
Sai số dự báo (AD) = Nhu cầu thực tế (Dt) – Dự báo (Ft)
Để đánh giá mức sai lệch tổng thể của dự báo người ta còn dùng độ lệch tuyệt đối trung bình MAD
MAD càng nhỏ thì trị số α càng hợp lý, vì nó cho biết kết quả dự báo càng ít sai.
(b) Xây dựng kế hoạch DT phù hợp cho từng mặt hàng
Với đặc thù sản phẩm kinh doanh mạng tính chất thời vụ, có thời gian sử dụng hạn chế, Trung Tâm nên tiến hành DT thường xuyên với các mặt hàng thực phẩm, với mức DT an toàn thích hợp.
Mức DT an toàn được xác định bởi công thức sau:
Trong đó:
Thời giá chờ đợi: Là số ngày tính từ ngày đặt hàng đến ngày nhận hàng. Với thời gian chờ đợi bình thường là 13 ngày, thời gian chờ đợi tối đa là 20 ngày.
Mô hình DT thường xuyên với mức DT an toàn đã được xác định có nhiều ưu điểm cho Trung Tâm:
- Luôn có sẵn lượng hàng hóa đảm bảo đáp ứng nhu cầu. Thường sử dụng đối với hàng hóa có qui mô nhu cầu lớn, tương đối ổn định về nguồn hàng.
- Có lượng hàng hóa đủ để cung cấp cho khách hàng trong thời gian chờ hàng. MAD = n Fi Di n i − ∑ =1
Mức DT an toàn = Điểm tái đặt hàng ở các khả năng tối đa -
Điểm tái đặt hàng ở các khả năng bình thường
Điểm tái đặt hàng ở các khả năng = Mức sử dụng bình quân dự kiến trong ngày
Thời gian chờ đợi +
- Giảm được lượng hàng hóa tồn kho ở mức thấp nhất, mà vẫn đảm bảo quá trình bán diễn ra thuận lợi.
- Giảm được chi phí lưu kho, chi phí hao hụt và một số chi phí liên quan đến tổng chi phí DT.
Ngoài ra, để giảm thiểu được các khoản chi phí liên quan đến DT, Trung Tâm cần đảm bảo được một cơ cấu tỷ lệ chi phí như sau:
- Chi phí vốn: là chi phí bằng tiền, do đầu tư vốn cho DT và thuộc vào chi phí cơ hội. Chi phí vốn phụ thuộc vào giá trị trung bình, thời gian hạch toán và suất thu hồi vốn đầu tư. Thông thường, trên thị trường tiền tệ, tỷ lệ chi phí vốn được tính theo lãi suất tiền vay ngân hàng. Tỷ lệ chi phí vốn trung bình là 15%, dao động từ 8% - 40%.
- Chi phí công nghệ kho: thường gọi là chi phí bảo quản sản phẩm DT kho. Trung bình, chi phí này là 2%, dao động 0 – 4%.
- Hao mòn vô hình: Giá trị sản phẩm DT giảm xuống do không phù hợp với thị trường. Thể hiện chi phí này là % giảm giá bán. Chi phí này trung bình là 1.2%, dao động từ 0.5 – 2%.
- Chi phí bảo hiểm: Là chi phí đề phòng rủi ro theo thời gian. Chi phí bảo hiểm tùy thuộc vào giá trị sản phẩm và tình trạng cơ sở vật chất kỹ thuật. Chi phí này trung bình 0.05%, dao động từ 0 – 2%.
3.3.4 Một số kiến nghị
Qua thời gian thực tập tổng hợp và chuyên sâu tại Trung Tâm về đề tài QTDT, dựa trên sự giúp đỡ của các anh chị trong Trung Tâm, thực trạng vấn đề nghiên cứa, tôi có một số kiến nghị cho công tác QTDT tại đơn vị mình thực tập.
- Để nâng cao doanh số bán ra, đáp ứng kịp thời nhu cầu của các khách hàng trên các thị trường Đà Nẵng và lân cận, Trung Tâm cần bổ sung thêm lực lượng bán hàng di động.
- Nâng cao trình độ quản lý, bán hàng cho nhân viên bằng những khóa huấn luyện, tập huấn về kỷ năng lãnh đạo, bán hàng, giới thiệu sản phẩm…
- Cần tăng cường máy móc trang thiết bị tại hệ thống kho bãi, nhằm đảm bảo an ninh kho bãi, nâng cao chất lượng sản phẩm DT.
- Hệ thống trang thiết bị tại Trung Tâm, trụ sở bán hàng chính còn ít, chưa phát huy được hết khả năng lực kinh doanh, trong khi bối cảnh thị trường ngày càng cạnh tranh gay gắt.
- Mua thêm một số phương tiện vận tải để phục vụ việc xuất – nhập hàng. Ngoài ra, với sự hướng dẫn tận tình của Giảng viên hướng dẫn Tiến sĩ Lục Thị Thu Hường về kiến thức chuyên môn, chỉnh sửa đề cương chi tiết tôi đã hoàn thành bài khóa luận của mình.
Qua thời gian học tập, hoàn thiện kiến thức chuyên ngành Quản trị doanh nghiệp, nhà trường đã tạo điều kiện thuận lợi để sinh viên có thể hoàn thành tốt khóa học: tài liệu học tập, phân công giáo viên giảng dạy… Tuy nhiên, nhà trường cần xem xét lại thời gian học giữa các môn, có thể rút ngắn thời gian nghĩ giữa hai môn, để thuận tiện cho giảng viên cũng như sinh viên, tạo điều kiện để sinh viên có thể gặp gỡ, giao lưu với các giảng viên giảng dạy. Bổ sung thêm tài lieu học tập theo từng chuyên ngành.
KẾT LUẬN
Là một trong các hoạt động trong quản trị tác nghiệp, công tác QTDT hàng hóa trong doanh nghiệp giúp tạo ra sự hài hòa giữa mua và bán nhằm tối thiểu hóa chi phí liên quan và nâng cao hiệu quả kinh doanh. Qua quá trình thực tập tại Trung Tâm kinh doanh tổng hợp FOCOCEV Đà Nẵng, thực trạng cho thấy, Trung Tâm đã rất chú trọng đến công tác này, từ hệ thống kho bãi, quy trình nhập kho, xuất kho, công tác kiểm kê, nhập – xuất tồn. Với đặc thù sản phẩm kinh doanh có thời gian sử dụng hạn chế, nên Trung Tâm có những biện pháp phù hợp để nâng cao hiệu quả của QTDT hàng hóa.
Để thu hút khách hàng trên thị trường Đà Nẵng, cũng như các thị trường lân cận, Trung Tâm đang có chiến lược mở rộng thị trường kinh doanh, xây dựng hệ thống các cửa hàng. Chú trọng xây dựng, cải tiến hệ thống kho, sao cho việc vận chuyển hàng hóa là thuận lợi, hợp lý nhất, tiết kiệm được chi phí. Ngoài ra, Trung Tâm cần có những biện pháp trong việc xây dựng kế hoạch dự trữ, lựa chọn phương pháp dự báo nhu cầu tiêu dùng thích hợp, tạo dựng được mối quan hệ vững bền, uy tín với các nhà cung ứng để có nguồn hàng ổn định, đảm bảo chất lượng…
Việc hoàn thiện công tác QTDT là điều tất yếu, hổ trợ cho các hoạt động tác nghiệp khác, góp phần giúp Trung Tâm kinh doanh có hiệu quả, đạt được mục tiêu của mình.