TOM LUOC
Là một doanh nghiệp đóng trên địa bàn thành phố Đà Nẵng, nơi được đánh giá là một thị trường năng động và tiềm năng Trung Tâm kinh doanh tổng hợp FOCOCEV đã và ngày càng khăng định được vị thế của mình trong tâm trí khách hàng về khả năng cung ứng hàng hóa cũng như các dịch vụ mà Trung Tâm mang lại Qua thời gian
thực tap tai don vi, trước một số thực trạng về hoạt động kinh doanh của Trung Tâm
cùng với sự hướng dẫn của Giảng viên hướng dẫn Lục Thị Thu Hường, tơi đã hồn thành được đề tài khóa luận tốt nghiệp của mình “ Hoan thiện công tác Quản trị dự trữ tại Trung Tâm kinh doanh tổng hợp FOCOCEV”
Qua quá trình nghiên cứu, hồn thành bài khóa luận, tôi đã phần nào nhận thấy rõ hơn tầm quan trọng của các hoạt động Quản trị trong doanh nghiệp mà trong đó, hoạt động Quản trị dự trữ đóng phần quan trọng không kém Dựa trên tình hình thực tế hoạt động kinh doanh của Trung Tâm, cùng với những lý thuyết chuyên môn, chuyên ngành đã học và sự hướng dẫn của Giảng viên tôi rút ra được một số vẫn đề sau trong phạm vi đề tài mình nghiên cứu:
- Vai trò của hoạt động dự trữ trong một doanh nghiệp thương mại - Những nhân tố ảnh hướng đến công tác Quản trị dự trữ
- Xây dự hề thông kho bãi như thế nào để phục vụ lưu trữ hàng hóa
- Mối quan hệ giữa Quản trị dự trữ và các hoạt động Quản tri tác nghiệp khác
- Và một số vẫn đề khác
Từ những vấn đề trên, tôi đã đi đến việc đề xuất những giải pháp, kiến nghị nhằm
Trang 2LOI CAM ON
Qua thời gian học tập tại trường Đại Học Thương Mại Hà Nội, chuyên ngành
Quản trị doanh nghiệp, với sự quan tâm hướng dẫn tận tình của các thầy cô giáo, tơi đã tích lũy được cho mình những kiến thức về chuyên môn, chuyên ngành, phục vụ cho q trình cơng tác của mình sau này Tuy nhiên, là một sinh viên chuẩn bị tốt nghiệp,
rời ghế nhà trường, chuẩn bị bước chân trên con đường lập nghiệp, kinh nghiệm chưa
có, vậy nên khơng tránh khỏi những bỡ ngỡ, những khó khăn khi tìm kiếm việc làm Được nhà trường tạo điều kiện và sự tiếp nhận thực tập tại “lrung Tâm kinh doanh kinh doanh tông hợp FOCOCEV” một đơn vị kinh doanh trong lĩnh vực thương mại, trực thuộc công ty thực phẩm và đầu tư công nghệ FOCOCEV, có kết quả hoạt động kinh doanh khá hiệu quả, đội ngũ nhân viên năng động, nhiệt tình, tác phong chuyên nghiệp tôi đã được mở rộng thêm được tầm hiểu biết, đặc biệt là mối liên hệ giữa thực tiễn và lý thuyết trong các công tác Quản trị, cách giao tiếp ứng xử, kỷ năng văn phịng Điều này giúp tơi có thể phần nào hồn thiện bản thân mình trước khi ra trường
Tôi xin cảm ơn sự giúp đỡ tận tình của ban lãnh đạo Trung Tâm, các anh chị cắn bộ công nhân viên của Trung Tâm đối với tôi trong thời gian thực tập vừa qua Đồng thời tôi xin cảm ơn sự hướng dẫn giảng viên Lục Thị Thu Hường đã giúp tôi hoàn
thành được đề tài khóa luận tốt nghiệp của mình
Đà nẵng, Ngày tháng năm 2012 Sinh viên thực hiện
Trang 3MUC LUC
¡9,0009 2
LỜI CÁM ƠN S11 1211212110111 1111111111111 1 1111212111111 gàu MỤC LỤC G2 13T EE1 1E 1E71111111111E1111111Ẹ111 T111 T111 1101111111111 11111 E1E1 reo DANH MỤC SƠ ĐÔ, BÁNG BIỂU Ä S11 S171 5111112121115 7111111111121 711x111 krrree 5 PHÂN MỞ ĐÂU - 5 ST 1x HE H121 111 g1 Tn 11g11 1 111g 1101 te 6 1 Tính cấp thiết của đề tà 0 Ăn T21 T122 11111221 111<1 2E tt Hee 6
2 Tong quan tình hình nghiên cứu đề tài TS SE TS 3878951550 1325121 0535117115171 5 32.55 6
K0; 8.0 1n ốc ỊƠỎ 7
4 Đối tượng và phạm vỉ nghiên cứu .-2 22 Ss S1 191171 1121125121121711071 21512111 1 E111 rre 7
h3) (.//9/)/1)05./14).2.09((ÉrŨDùỤùỤẶỤẶẶ 7
c1 na ng ăăặă 8 CHUONG 1: MOT SO VAN DE LY LUAN CO BAN VE QUAN TRI DU TRU HANG HOA TRONG DOANH NGHIEP ooioooccccccecescseccccceesseseceseseseessessnsevsscsevsnseteansansessneeteanseseanees 1
1.1 Khái niệm và vai trò của dự trữ hàng hóa trong doanh nghiệp - .- -Ặccs: ] 1.1.1 Khai niệm và chức năng của dự trữ (IDT) - ác c1 xnxx vn ng va ] 1.1.2 Các loại DT hàng hóa trong doanh nghiệp va vai tro cua chung eee ]
IVA0)') 0000 l0 2.4 4
1.2.1 Khái niệm Quản trị dự trữ (Q TDTT) -¿- ĂSs+E S2 ESESEEEE+EEEEEEEEEEEEEEEEEEEEEEEErErrkrrree 4
1.2.2 Những nội dung chủ yếu của QTDT hàng hóa trong doanh nghiệp 2222: 4
1.2.3 Những nhân tố ánh hưởng đến QTDT hàng hóa .2 2-22 3 E135 SE325255 555252325553 2xee 11
CHUONG 2: PHAN TICH VA DANH GIA THUC TRANG CONG TAC QUAN TRI
DU TRU TAI TRUNG TAM ccccccccccscsscscscsccscsessscssessesssscsusscscssascessssvsssacaseseesevsvsnsavasavessenees 12
2.1 Tông quan về Trumg TA ccccccccccsecsecsecsececsscsscsecescssecsecsecsecsucetssnseesersussesenseesecsese 12
2.1.1 Quá trình hình thành và phát triỂn 2 2S EEESEEvE12E5EE5E123511251515215E12151E 15211 xe 12
2.1.2 Chức năng, nhiệm vụ của Trung TÂm .- - 2 2s S32 E3 3E 23K S KT kg kết 13
2.1.3 Sơ đồ cơ cầu tỔ chức, -©+s+cktESt8111811111111111111 1111111 11g11 111k he 13
2.1.4 Ngành nghề kinh doanh của Trung tâm . :©:+EE+Et+EtEE2E12EEEE3EE7EEEEEEEZEEEEErrrrrred 14
2.1.5 Đặc điểm thị trường, khách hàng và đối thủ cạnh tranh của Trung Tâm 14
Trang 42.1.7 Kết quá hoạt động kinh doanh của Trung tâm những năm gần đây s22
2.2 Phần tích, đánh giá cơng tác QTDT tại Trung Tâm .À. 5 55 1s ccessrexrzeerzerrrees
2.2.1 Một số nhân tô ảnh hưởng đến công tác QTDT tại Trung Tâm . -: sccs+sz:
2.2.2 Thực trạng công tác QTDT hàng hóa tại Trung Tâm 2G S31 SE Esszkered 2.3 Kết luận chung về thực trạng QTDT hàng hóa tại Trung Tâm 2222222 2zz 2.3.1 Những thành công trong công tác QTDT hàng hóa tại Trung Tâm .‹: 2.3.2 Những hạn chế trong cơng tác QTDT hàng hóa tại Trung Tâm .2-7:+s+ss+z
CHUONG 3: MỘT SỐ ĐÈ XUẤT GIẢI PHÁP NHẰM HỒN THIỆN CƠNG TÁC QUẢN TRỊ DỰ TRỮ HÀNG HÓA TẠI TRUNG TÂM 22 S2 2121121212111 82151 xe
3.1 Phương hướng hoạt động của Trung Tâm trong thời gian tới ee 3.1.1 Phương hướng hoạt động - - - - 2 23 221122111951 119 11kg cn
3.1.2 Mục tiêu chung của Trung Tâm trong thời g1an tỚI - 5c S2 + vvszeerszerrsea
3.2 Cơ sở đề xuất các giải pháp 22 2 S1 S21 11 E121 1110712110512 5111 E tre erryg 3.2.1 Tình hình kinh doanh của Trung Tâm Ẳ + + + + + sec 8 E23 E1 ve vn ưu
3,2.2 Sự hỗ trợ của công ty TNHH MTV thực phẩm và đầu tư FOCOCEV
3.2.3 Đặc thù sản phẩm kinh doanh 2-5: 6 +St£StSE2EEEEEEEEEESEEEEEEEEEEEEESEEEEEEEEEEEEEEEkrrrsrke
3.3 Một số đề xuất và kiến nghị nhằm hoàn thiện công tác QTDT 2222222 2222225
3.3.1 Đề xuất nhằm hoàn thiện công tác QTDT về mặt hiện vậi - - TH n ng 11v xe se xxx:
3,3.2 Đề xuất nhằm hồn thiện cơng tác QTDT hàng hóa về mặt kế toán 3.3.3 Đề xuất nhằm hồn thiện cơng tác QTDT hàng hóa về mặt kinh tế - -2scsz sẻ
3.3.4 Một số kiến nghị ST 1 1121211155115151151151 21151071111 1011101511012 15112 errye
KẾT LUẬN - S121 E1 11211 111 T11 t2 2 r1 HH nn 2c rrrereereo
Trang 5DANH MUC SO DO, BANG BIEU
Hinh 2.1 Sơ đồ cơ cầu tô chức của Trung Tam Bảng 2.] Một số khách hàng của Trung Tâm
Bảng 2.2 Một số đối thủ cạnh tranh của Trung Tâm
Bảng 2.3 Bảng đánh giá chất lượng lao động tại Trung Tâm Bảng 2.4 Cơ cầu lao động của Trung Tam
Bang 2.5 Kết quả hoạt động kinh doanh những năm gan day Bảng 2.6 Cơ câu vốn kinh doanh của Trung Tâm
Bảng 2.7 Kết quả mua vào mặt hàng dầu ăn Bảng 2.8 Tổng chi phí đầu tư hệ thống kho bãi
Bảng 2.9 Báo cáo nhập — xuất — tồn mặt hàng dầu ăn năm 201 I
Bang 3.1 Tình hình tiêu thụ dầu ăn trên cả nước
Trang 6PHAN MO DAU 1 Tính cấp thiết của đề tài
Trong nên kinh tế hội nhập, Việt Nam đất nước của chúng ta đã và đang có những chuyền biến khá tích cực về mọi mặt Điều kề đến chính là nền kinh tế với tốc độ tăng trưởng khá khả quan trong những năm gần đây Xét riêng tại khu vực miễn Trung, trong đó thành phố Đà Nẵng, nơi được thiên nhiên ưu đãi với nhiều điểm đến
thu hút khách du lịch, đang trở mình và được đánh giá là một thị trường năng động đầy
tiềm năng trong việc phát triên nền kinh tế thành phố góp phần không nhỏ trong sự phôn thịnh của đất nước
Một quy luật tất yếu, càng phát triển, càng năng động thì tính cạnh tranh càng cao và khốc liệt hơn, các doanh nghiệp muốn đứng vững và tồn tại thì phải tạo cho mình
được sự khác biệt so với đối thủ cạnh tranh Đóng trên địa bàn thành phố Đà Nẵng, Trung Tâm kinh doanh tổng hợp FOCOCEV đã có hơn 15 năm tổn tại và phát triển, khăng định được vị thế của mình khơng chỉ trên thị trường Đà Nẵng mà còn ở các thị
trường lân cận Là một doanh nghiệp thương mại, Trung Tâm nhận thay rang để có thê đứng vững, cạnh tranh được với các doanh nghiệp khác thì cần phải chú trọng các công tác Quản trị tác nghiệp, từ khâu mua hàng, lựa chọn nhà cung cấp cho đến khâu lưu trữ, xây dựng định mức hàng dự trữ nhằm đảm bảo q trình tơ chức bán ra có hiệu quả, mang lại lợi nhuận cho mình
Qua thời gian thực tập tại Trung Tâm, với sự hướng dẫn của các anh chị trong đơn vị, tôi nhận thấy răng, với ngành nghề kinh doanh là hàng thực phẩm và rượu các
loại, trong đó dầu thực vật chiếm tỷ trọng lớn, mặt hàng chịu tác động của yếu tố tự nhiên, nhu cầu tiêu dùng, thì việc xây dựng định mức dự trữ hợp lý là điều rất quan trọng, đảm bảo cho công tác bán ra của Trung Tâm được suôn sẻ, giảm chi phí trong các khâu lưu trữ, bảo quản, vận chuyến mang lại lợi nhuận cho Trung Tâm
Với thực trạng hoạt động kinh doanh cùng với phương hướng hoạt động của Trung Tâm và tầm quan trọng của hoạt động dự trữ, tôi chọn đề tài “ Hồn thiện cơng tác Quản trị dự trữ tại Trung Tâm kinh doanh tổng hợp FOCOCEV” cho khóa luận tốt nghiệp của mình
2 Tổng quan tình hình nghiên cứu đề tài
Hiện nay, có rât nhiêu đê tài nghiên cứu, luận văn, khóa luận tơt nghiệp nói về
Trang 7Dựa trên thực trạng tại đơn vị thực tập, cũng như tính cấp thiết, tầm quan trọng
của hoạt động này đối với một doanh nghiệp thương mại, ngoài ra vì rất ít bài viết nghiên cứu về vẫn đề này một cách chuyên sâu Do đó, lựa chọn nghiên cứu đề tài này
cho khóa luận tốt nghiệp, là phù hợp với tình hình hiện nay đối với các doanh nghiệp
nói chung, hay với đơn vị mà tôi thực tập nói riêng 3 Mục tiêu nghiên cứu
Hệ thống hóa những lý luận cơ bản về công tác Quản trị dự trữ trong doanh nghiệp thương mại
Mục tiêu cụ thê của đề tài, là tìm hiểu, phân tích thực trạng hoạt động kinh doanh
của Trung Tâm kinh doanh tổng hợp FOCOCEV, đặc biệt chú trọng đến công tác dự
trữ, đê từ đó tìm ra được những điểm đạt được để phát huy, và nguyên nhân gây nên những hạn chế trong công tác dự trữ, từ đó đưa ra những giải pháp, kiến nghị, nhằm hoàn thiện, nâng cao hiệu quả công tác dự trữ tại Trung Tam
4 Đối tượng và phạm vỉ nghiên cứu
Đề tài tiếp cận theo hướng Quản trị tác nghiệp trong doanh nghiệp thương mại, từ đó đi sâu tìm hiểu và phân tích tác động, tầm quan trọng của công tác Quản trị dự trữ tại đơn vị thực tập
Về mặt thực tiễn, đề tài tiếp cận theo hướng quan sát, phỏng vấn, tổng hợp số liệu, tài liệu tại đơn vị thực tập, để từ đó rút ra những mặt đạt được, chưa đạt được Qua đó đưa ra được những giải pháp nham nang cao công tác Quản trị dự trữ
(a) Đối tượng nghiên cứu: Công tác Quản trị dự trữ hàng hóa (b) Phạm vi nghiên cứu:
- Về không gian: Nghiên cứu trong phạm vi đơn vị thực tập “ Trung Tâm kinh doanh tổng hợp FOCOCEV”
- Về thời gian: Đề tài nghiên cứu thực trạng, số liệu thực tế của Trung Tâm trong
những năm gần đây, chủ yếu là 2009 — 2011
- Về nội dung: Tìm hiểu về công tác Quản trị dự trữ, những giải pháp nhằm nâng
cao hiệu quả của hoạt động này tại đơn vị thực tap 5 Phương pháp nghiên cứu
Đề tài sử dụng nhiều phương pháp kết hợp với nhau, để có được những dữ liệu
có thê phản ánh được một cách khách quan, tổng hợp về thực trạng của công tác Quản trị dự trữ, tình hình hoạt động kinh doanh tại Trung Tâm N guon dữ liệu thu thập được
Trang 8- Đối với dữ liệu thứ cấp: được thu thập, phân tích từ các đữ liệu nội bộ của đơn
vị thực tập như: phòng Kinh doanh, phịng kế tốn Ngồi ra, một số dữ liệu có được
từ Internet, các trang Web thống kê: tốc độ tăng trưởng kinh tế tại Đà Nẵng, số dân - Đối với dữ liệu sơ cấp: Các dữ liệu này có được thông qua việc quan sát các cửa
hàng trực thuộc Trung Tâm, các nhà kho, phương tiện phục vụ vận chuyển, xuất nhập
hàng Ngoài ra, còn sử dụng các phiêu điều tra, phỏng vấn với những nội dung liên quan đến vấn đề nghiên cứu, tình hình hoạt động của Trung Tâm Những đối tượng được phỏng vẫn: Giám Đốc, trưởng phòng kinh doanh, kế toán, giám sát bán hàng, nhân viên bản hàng, quản lý kho
6 Kết cầu đề tài
Với kết câu truyền thống, ngồi phần tóm lươc, phần mở đầu, kết luận, nội dung
chính của đề tài chia làm 3 chương
- Chương 1: Một số vẫn đề lý luận cơ bản về Quản trị dự trữ hàng hóa trong doanh nghiệp
- Chương 2: Phân tích và đánh giá thực trạng công tác Quản trị dự trữ tại Trung
Tâm
Trang 9CHUONG 1: MOT SO VAN DE LY LUAN CO BAN VE QUAN TRI DU TRU HANG HOA TRONG DOANH NGHIEP
1.1 Khái niệm và vai trò của dự trữ hàng hóa trong doanh nghiệp 1.1.1 Khái niệm và chức năng của dự trữ (DT)
DT hang hóa trong doanh nghiệp thương mại được hình thành do chính u cầu
của lưu thông hàng hóa, trao đơi hàng hóa dé đáp ứng yêu cầu của sản xuất và tiêu
dùng xã hội
DT trong thương mại thực hiện 3 chức năng cơ bản:
- Chức năng cân đối cung — cầu: Đảm bảo cho sự phù hợp giữa nhu cầu và nguồn cung ứng về số lượng, không gian và thời gian Trong sản xuất và kinh doanh cần tập trung khối lượng DT thời vụ, DT chở đến trước do điều kiện giao thong van tải và khí hậu, DT đề phòng những biến động của nên kinh tế Chức năng này do ảnh hưởng của môi trường vĩ mô đến quan hệ cung — cầu
- Chức năng điều hòa những biến động: DT để đề phòng những biến động ngắn hạn do sự biến động của nhu cầu và chu kỳ nhập hàng Thực hiện chức năng này cần
phái có DT bảo hiểm
- Chức năng giảm chỉ phí: DT nhằm giảm những chỉ phí trong quá trình sản xuất
và phân phối
1.1.2 Các loại DT hàng hóa trong doanh nghiệp và vai trò của chúng (4) Các loại DT hàng hóa trong doanh nghiệp
* DT thap nhat (Dtn)
DT thấp nhất là mức Dt tối thiêu doanh nghiệp phải có đê đảm bảo hoạt động bán hàng kịp thời nhu cầu thị trường cả về số lượng và chất lượng
Việc xác định mức DT thấp nhất của doanh nghiệp là quyết định quản trị quan trọng nhất trong Quản trị tác nghiệp DT hàng hóa Nếu lượng DT thấp nhất xác định sai thì doanh nghiệp có thê rơi vào tình trạng thiếu hoặc thừa hàng Cả hai trường hợp này đều làm hiệu quản kinh doanh giảm sút
Mức DT thấp nhất (Dtn) được hình thành từ các yếu tô sau:
- Lượng hàng bán ra bình quân một ngày theo kế hoạch
Trang 10- Lượng hàng bảo hiêm ( đề phòng hàng về chậm hoặc mức bán ra tăng đột biến) - Chính sách mua hàng của doanh nghiệp
Tổng các lượng hàng này đem chia cho mức bán ra bình quân một ngày theo kế hoạch sẽ được DT thấp nhất tính theo số ngày Dtn (sn) Doanh nghiệp căn cứ vào chính sách mua hàng, tình hình thị trường cung ứng đê quyết định số ngày DT thấp nhất cần có để đảm bảo đáp ứng nhu cầu bán ra
° - DT cao nhất (Dcn)
Về mặt lượng DT cao nhất được tính bằng cách lẫy lượng DT thấp nhất cộng với lượng hàng nhập mỗi lần Đề tính dự trữ cao nhất theo số ngày ( Dcn (sn)), có thê lấy lượng DT cao nhất chia cho lượng hàng bán ra bình quân một ngày theo kế hoạch Tuy nhiên lượng hàng nhập mỗi lần đúng băng lượng hàng bán ra trong khoảng thời gian giữa hai lần nhập, vì vậy có thể tính DT cao nhất theo số ngày như sau:
Den (sn) = Dtn (sn) + KC Trong đó: KC là số ngày giữa hai lần nhập hàng
DT cao nhất được sử dụng để tính toán các điều kiện về DT cho phép (năng lực DT), là căn cứ để quyết định lượng hàng mua và nhu cầu vốn lưu động Ngược lại,
mức DT cao nhất của doanh nghiệp phụ thuộc vào khả năng tài chính và điều kiện kho
bãi của doanh nghiệp
Mức DT cao nhất là sự cụ thể hóa chính sách mua hàng của doanh nghiệp Mức DT cao nhất càng lớn khi doanh nghiệp quyết định mua hàng với số lượng lớn để năm bắt các cơ hội thị trường do giá cả tăng lên hoặc ưu đãi mua số lượng lớn Ngược lại, mức DT cao nhất sẽ thấp khi doanh nghiệp áp dụng chính sách mua hàng liên tục với số lượng mua nhỏ, thực hiện DT bằng 0
¢ DT binh quan (Dbq)
Chỉ tiêu DT bình quân thê hiện mức DT hợp lý của doanh nghiệp Nó được tính bằng cách lẫy trung bình cộng của DT thấp nhất và DT cao nhất Sauk hi xác định được DT thấp nhất và DT cao nhất tính theo số ngày, ta có thể xác định được DT bình quân theo số ngày :
Dbg (sn) = % (Dtn (sn) + Den (sn) )
Hoac: Dbg (sn) = 2 KC + Dtn (sn)
Trang 11Dtn (tién) = Dtn (sn) * B (1)
Den (tién) = Den (sn) * B (2) Dbg (tién) = Dbq (sn) * B (3) Trong đó: B là lượng hàng hóa bán ra bình quân một ngày theo kế hoạch
° DT bao hiém
DT bảo hiểm là mức DT đảm bảo đáp ứng nhu cầu của khách hàng khi có biễn động ngoài dự kiến như hàng hóa khơng được cung ứng đúng theo kế hoạch, gián đoạn vận chuyên Doanh nghiệp thương mại thường tiến hành DT bảo hiểm nhằm phòng tránh các trường hợp khơng có hàng đề triển khai hợp đồng bán ra, từ đó mất uy tín với khách hàng và chịu phí tốn do phạt hợp đồng
Mức DT báo hiểm sẽ tăng hay giảm tùy theo mức độ hậu quả của việc thiếu hụt DT Thơng thường có thể chia các hậu quả này theo các cấp độ sau:
- Cấp độ 1: Thiếu hụt DT không ảnh hưởng đến hoạt động bán ra Trường hợp này xảy ra khi doanh nghiệp hết DT nhưng khách hàng không đặt hàng trong thời gian này Với cấp độ này doanh nghiệp không cần DT tối thiểu
- Cấp độ 2: Thiếu hụt DT đòi hỏi phải có sự hỗ trợ nhanh của nhà cung cấp Trường hợp này tùy thuộc vào quan hệ của doanh nghiệp với nhà cung cấp để quyết định mức DT Nếu quan hệ này tốt thì doanh nghiệp không cần đưa ra DT bảo hiểm lớn
- Cấp độ 3: Thiếu hụt DT đòi hỏi phải điều chỉnh kế hoạch bán hàng Trường hợp này doanh nghiệp phải cân nhắc mức độ DT báo hiểm
- Cấp độ 4: Thiếu hụt DT làm gián đoạn hoạt động bán hàng Đây là cấp độ cao
nhất, đòi hỏi doanh nghiệp phải thường xuyên có DT bảo hiểm
Cấp độ 1 có thê cho phép liên tục xảy ra Cấp độ 2 và 3 có thể xảy ra một hai lần
trong tháng Tuy nhiên cấp độ 4 không được phép xảy ra (b) Vai trò của DT hàng hóa trong doanh nghiệp
DT hàng hóa trong doanh nghiệp có vai trị quan trọng đối với sản xuất và tiêu dùng xã hội:
Trang 12- DT hàng hóa ở doanh nghiệp là DT linh hoạt, một doanh nghiệp thương mại có thê đảm bảo cung ứng thường xuyên liên tục cho nhiều doanh nghiệp sản xuất và người tiêu đùng và không cần DT nhiều ở xí nghiệp tiêu dùng
- Thông qua công tác cân đối đảm bảo cung cầu trong nên kinh tế quốc dân, có thé tao ra va đảm bảo tỷ lệ phát triên cân đối của các ngành, các lĩnh vực trong nên kinh tế quốc dân và góp phân nâng cao hiệu quả của quá trình tái sản xuất xã hội
- Là lực lượng hàng hóa vật chất chủ yếu để đáp ứng nhu cầu tiêu dùng của khách hàng trong xã hội một cách day du, kip thoi, đồng bộ, liên tục, nhất là các doanh nghiệp thương mại kinh doanh những mặt hàng quan trọng, thiết yếu đối với sản xuất và đời sống
- DT hàng hóa ở doanh nghiệp dôi dào, phong phú cũng thể hiện sức mạnh của
nền kinh tế quốc dân
1.2 Quản trị dự trữ
1.2.1 Khái niệm Quản trị dự trữ (QTDT)
QTDT là việc tô chức quản lý tất cả các công việc, các dữ liệu liên quan tới công tác DT để đám bảo DT một cách hiệu quả và giảm chi phí Một cách cụ thể hóa, QTDT là tô chức thực hiện những công việc sau:
- Nhận hàng - Ghi số
- Dự trữ hàng - Sắp xếp
- Kiểm tra hang - Đặt mua hàng
1.2.2 Những nội dung chủ yếu của QTDT hàng hóa trong doanh nghiệp (a) Tổ chức hệ thống kho bãi DT
Xác định nhu cầu kho bãi DT
Kho bãi được hiểu đơn gian là những điều kiện cơ sở vật chất để DT hàng hóa phục vụ cho hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp, tô chức hệ thông kho bãi bao gdm tô chức hệ thống nhà kho, sân bãi, các trang thiết bị để chứa đựng và bảo quản sản phẩm
Tổ chức quản lý kho bãi bao gồm các công việc chính như xác định nhu cầu kho bãi, quy hoạch mạng lưới cho kho bãi, đầu tư cơ sở hạ tầng và mua sắm trang thiết bị kho bãi
Trang 13- Kho bãi phục vụ thu mua tiếp nhận hàng hóa: loại kho bãi này thường đặt ở nơi thu mua hoặc tiếp nhận hàng hóa
- Kho bãi trung chuyên: Loại kho bãi này phục vụ nhu cầu vận chuyên hàng hóa của doanh nghiệp, thường nằm ở nhà ga, bến cảng để nhận hàng hóa từ phương tiện vận chuyên này sang phương tiện vận chuyên khác
- Kho bãi DT: Loại kho bãi này thường dùng để DT hàng hóa đáp ứng nhu cầu bán ra hàng ngày của doanh nghiệp
Kho bãi của doanh nghiệp có thê chia theo các tiêu chí khác nhau như theo độ bên, theo sở hữu, theo tính chất chuyên dụng, theo quy mô
Để xác định nhu cầu kho bãi, doanh nghiệp cần căn cứ vào định mức DT hàng hóa của mình Diện tích cần có thường bao gồm:
- Diện tích nghiệp vụ chính của kho: dùng để tiếp nhận và xuất hàng hóa, bảo quản hàng hóa, xử lý hàng hóa
- Diện tích khác: bao gồm diện tích văn phịng kho, diện tích dừng đồ xe
Thiết lập hệ thống kho bãi DT
Căn cứ vào nhu cầu kho bãi, doanh nghiệp triên khai thiết lập hệ thống kho bãi Bao gồm các công việc chủ yếu như xác định địa điểm đăt kho bãi, quyết định đầu tư hay đi thuê kho bãi, lên danh mục và triển khai đầu tư tài sản và trang thiết bị DT
- Quyết định địa điểm đặt kho bãi cần đáp ứng yêu cầu sau:
+ Đáp ứng nhu cầu về kho bãi của doanh nghiệp, doanh nghiệp có đủ diện tích kho bãi theo đúng yêu cầu của mình
+ Chi phí về kho bãi thấp nhất: Chi phí kho bãi bao gồm: chỉ phí thuê kho, chỉ phí vận chuyên, chỉ phí đi lại của nhân viên
+ Thời gian vận chuyên nhanh nhất, đảm bảo không ảnh hưởng đến nhịp độ bán
Ta
+ Đảm bảo an ninh, trật tự, vệ sinh, môi trường
- Quyết định đầu tư hay đi thuê kho bãi: Thực tế doanh nghiệp không nhất
thiết đầu tư kho bãi vì có những doanh nghiệp chuyên cung cấp dịch vụ hậu cần kinh doanh kho bãi
- Lén danh muc va trién khai dau tu thiét bi kho bai Hé thống trang thiết bị, tài sản DT bao gôm các tài sản thuộc về các nhóm sau:
Trang 14+ Trang thiét bi bao quan chuyén dung
+ Hệ thống chiếu sáng, hệ thơng điều hịa hút am
+ Trang thiết bị nâng hạ, bao gói + Trang thiết bị vệ sinh kho bãi (b) QTDT hàng hóa về mặt hiện vật
Tổ chức quản lý DT hàng hóa về mặt hiện vật nhằm mục đích giữ gìn hàng hóa
về mặt giá trị và giá trị sử dụng, tránh làm thất thoát, hư hỏng hàng hóa trong kho Mặt
khác, tô chức quản lý DT hàng hóa về mặt hiện vật còn giúp cho việc chất xết, xuất — nhập hằng trong kho được dễ dàng, các nhà quản trị luôn nắm được số lượng từng loại hàng trong kho để kịp thời đưa ra nhưng quyết định đúng đắn về cung ứng hàng hóa
Tổ chức quản lý DT hàng hóa về mặt hiện vật bao gồm các hoạt động: Tổ chức giao nhận hàng hóa vào kho
Tổ chức giao nhận hàng vào kho phải đảm bảo các yêu câu sau:
- Nhận đúng số lượng, chất lượng hàng hóa theo hợp đồng, phiếu giao hàng, hóa đơn hoặc vận đơn
- Chuyên nhanh hàng hóa từ nơi nhận đên nơi bảo quản hoặc chê biên
- Cân có kê hoạch phôi hợp hoạt động giữa các khâu nhận hàng, bôc xêp, vận chuyên, bảo quản và chê biên của kho
Mỗi loại hàng hóa có những đặc điểm, tính chất riêng, mỗi nguồn hàng khi giao nhận có những yêu cầu và quy định khác nhau:
- Tất cả hàng hóa nhập kho phải có chứng từ hợp lệ
- Khi kiêm nhận nếu thếu hàng hóa bị hư hỏng, thiếu hụt hoặc khơng bình thường về bao bì, đóng gói thì phải tiến hành làm đủ thủ tục theo đúng quy định của việc giao nhận với sự chứng kiến của các bên hữu quan đê quy trách nhiệm cụ thê
- Khi nhận hàng xong phải chú ý ghi rõ số hàng thực nhập về số lượng chất lượng của chúng và cùng với người giao hàng xác nhận vào chứng từ
Trước khi nhận hàng, cần tiến hành chuẩn bị nhận hàng như chuẩn bị kho chứa hàng, phương tiện bốc đỡ, vận chuyên hàng hóa, nhân lực
Một số trường hợp phát sinh mà doanh nghiệp cân lưu ý, xử lý theo quy định, thủ tục nhận hàng với các bên có tham gia:
Trang 15- Thiéu hóa đơn
- Nhận được hóa đơn mà hàng chưa đến Tổ chức theo dõi và bảo quản hàng hóa
Tổ chức theo dõi và bảo quản hàng hóa thực chất là xây dựng, tổ chức các hoạt động của con người nhằm bảo đảm nguyên vẹn giá trị sử dụng của hàng hóa, bao gồm:
- Lựa chọn bố trí vị trí và sơ đị sắp xếp hàng hóa - Kê lót hàng hóa trong kho
- Chất xếp hàng hóa trong kho
- Điều hòa nhiệt độ và độ âm của kho
- Kiểm tra, chăm sóc hàng hóa và vệ sinh kho hàng - Chống côn trùng và vật gặm nhắm
Tổ chức giao xuất hàng hóa
Giao hàng là một trong công việc quan trọng, quyết định việc hoàn thành kế
hoạch hoạt động kinh doanh của kho Nó là khâu kết thúc quá trình nghiệp vụ kho, trực tiếp thực hiện nhiệm cụ bán hàng hoặc điều động hàng hóa qua kho
Đề đảm bảo phục vụ kịp thời cho các yêu cầu của khách hàng và thực hiện giao hàng đúng số lượng, chất lượng, giao hàng nhanh gọn, an toàn, khi giao hàng cần thực hiện tốt các qui định sau:
- Tất cả hàng hóa khi xuất kho phải có phiếu xuất kho hợp lệ và chỉ được
xuất theo đúng số lượng, phẩm chất và quy cách ghi trong phiếu xuất kho Người nhận
hàng phải có đây đủ giấy tờ hợp lệ và có đủ thâm quyên khi giao nhận hàng
- Trước khi giao hàng, cán bộ giao nhận, thủ kho phải làm tốt công tác chuẩn bị
- Chuẩn bị hàng hóa theo đúng số lượng, chất lượng, chủng loại ghi trong phiếu xuất kho
- Căn cứ vào phiếu xuất kho, cán bộ giao nhận, thủ kho cùng với người nhận hàng kiểm tra số lượng, chất lượng hàng hóa giao nhận và giải quyết các trường hợp
phát sinh phù hợp với các quy định chung
- Hàng nhập trước xuất trước, hàng nhập sau xuất sau Tuy nhiên trên thực tế cũng có những loại hàng hóa nhập sau nhưng xuất trước
Trang 16- Khi giao nhận hàng hóa với khách hàng có thể xảy ra những trường hợp khơng
bình thường, khơng đúng với kế hoạch, tiến độ thì cần phải có sự bàn bạc giữa hai bên để cùng nhau giải quyết thỏa đáng trên cơ sở các nguyên tắc, chế độ đã quy định
- Tất ca các hình thức giao hàng đều quy định một thời gian nhất định
- Tất cả những trường hợp hư hỏng, thừa, thiếu, kém, mất phẩm chất, không đồng bộ thuộc lô hàng giao, nếu vẫn tiễn hành giao hàng cho khách hàng, hai bên phải lập biên bản kiêm nghiệm tại chỗ, quy rõ trách nhiệm, làm cơ sở pháp lý cho việc xử lý sau nay
- Trường hợp giao thiếu hàng hoặc hàng không đúng yêu cầu của người mua
hàng, nếu khách hàng phát hiện, kiểm tra lại thấy đúng thì thủ kho phải giao đủ, giao
đúng cho họ, không được dây dưa, kéo dài hoặc từ chối Tổ chức kiêm kê hàng hóa
Kiểm kê hàng hóa là quá trình kiêm đếm và ghi chép toàn bộ dữ liệu hàng hóa và danh mục kiêm kê Kiểm kê hàng hóa cho phép đếm số lượng hàng DT, so với số lượng ghi trên số sách, chứng từ, tìm nguyên nhân thiếu hụt để khắc phục và cải tiến
Có một số loại kiêm kê chính sau: - Kiểm kê thường xuyên
- Kiểm kê đột xuất
- Kiểm kê định kỳ
Văn đề đặt ra là có nên kiêm kê hàng hóa thường xuyên hay không, nên kiểm kê
hàng hóa định kỳ theo tuần, tháng hay năm Đồng thời cũng cần lựa chọn thời điểm kiêm kê Việc quyết định tần xuất kiêm kê thuộc vào chính sách của doanh nghiệp vì hoạt động kiểm kê tốn kém thời gian và chỉ phí của doanh nghiệp
(c) OTDT về mặt kế toán
Năm số lượng dự trữ:
Doanh nghiệp sử dụng các phiếu kho để ghi chép sự vận động của hàng hóa
(nhập và xuất) và tính tốn số lượng tồn kho (DT cuối cùng = DT ban đầu + nhập - xuất)
Trang 17Việc kiểm kê này là cơ sở để đánh giá DT được biểu thị ở bảng cân đối, cho phép
nhà quản trị biết được bất cứ lúc nào về tình hình DT của họ Việc kế toán này của dự
trữ là khá dễ dàng về số lượng hiện vật, nhưng có nhiều khó khăn về giá trị
Theo dõi DT về mặt giá trị
Việc theo đõi DT về mặt giá trị là khó khăn, vì thơng thường, các hàng hóa nhập vào có giá khác nhau Hàng hóa nhập vào được đánh giá về thực chất theo giá mua, nhưng cần phải định giá cho chúng như thế nào khi xuất kho Đề xác định giá hàng hóa xuất kho người ta có thể sử dụng một số phương pháp sau
- Phương pháp tính theo giá mua thực tế:
Hàng hóa DT sẽ được hạch toán theo giá mua vào thực tế, phương pháp này cho
phép tính chính xác số vốn hàng hóa cịn đọng trong kho, nhưng rất khó thực hiện trên
thực tế, bởi vì khơng phải lúc nào cũng có thê phân định chính xác hàng hóa DT nào được mua với giá nào
- Phương pháp tính theo giá bình quân gia quyên:
Đây là phương pháp tương đối dễ thực hiện nên thường được áp dụng trong thực tế, bởi vì đựa vào số sách nhập kho người ta dễ dàng tính được giá mua bình quân gia quyên và giá trị hàng hóa DT sẽ băng lượng hàng hóa DT nhân với giá bình quân gia
quyên
Gia tri hang hiện còn + Giá trị hàng nhập vào
Giá bình quân gia quyền =
Lượng hàng tồn kho hiện có + Lượng hàng nhập vào - Phương pháp tính theo lơ
Theo lơ có hai phương pháp hạch tốn hàng hóa DT
° Phương pháp nhập trước xuất trước — FIFO
Theo phương pháp này người ta giả định các lô hàng được bán theo trình tự lơ nào nhập vào trước sẽ được bán trước Như vậy hàng hóa DĨT sẽ thuộc những lô nhập sau cùng và được tính theo giá mua của những lơ đó
` Phương pháp nhập sau xuất trước — LIFO
Theo phương pháp này, hàng bán ra theo trình tự bán từ lô nhập vào sau cùng dân
đến lô nhập vào đầu tiên Như vậy hàng hóa DT thuộc nhưng lô nhập đầu tiên và phải
được hạch toán theo giá của những lơ đó (4) QTDT về mặt kinh tế
Trang 18- Mục tiêu an tồn: có DT để tránh mọi gián đoạn
- Mục tiêu tài chính: giảm đến mức thấp nhất có thể được về mức dự trữ để giảm những chi phí kho tàng
Khi thực hiện DT, doanh nghiệp cần phải tính tốn các loại chị phí:
Chỉ phí tồn trữ
Là những chi phí có liên quan đến hoạt động thực hiện tồn kho, bao gồm:
+ Chi phí kho: Chi phí này nhằm bảo đảm hàng hóa DT, chi phí cho kho tàng (thuê hoặc khẩu hao hàng năm nhà kho), chi phí khai thác kho (tiền lương và bảo hiểm xã hội cho nhân viên kho, tiền thuê hoặc khấu hao hàng năm máy móc thiết bị,
ánh sáng ), chỉ phí bảo dưỡng thiết bị, chỉ phí bảo hiêm, chi phí quản lý
+ Chi phí sụt giá hàng trong quá trình DT trong kho Chí phí đặt hàng
Đó là những chỉ phí cho mỗi lần DN bắt đầu quá trình mua để tái DT Loại chỉ phí này bao gồm những chỉ phí có liên quan đến đơn hàng như: chi phí các mẫu đơn su dung va chi phí xử lý các đơn đặt hang, thư tín, điện thoại, đi lại, tiền lương và bảo hiểm xã hội của nhân viên mua, của nhân viên kế toán (ghi chép, thanh toán hóa đơn
v.v), chỉ phí bố trí thiết bị, chỉ phí cho cơng tác kiểm tra về số và chất lượng hàng hóa
Chi phí mua hàng
Loại chi phí này phụ thuộc vào nhu cầu hàng năm của DN và giá mua Khi mua nguyên vật liệu với kích thước lơ hàng lớn sẽ làm tăng chỉ phí tồn trữ nhưng chỉ phí mua hàng thấp hơn do chiết khấu theo số lượng và cước phí vận chuyển cũng giảm
Chi phí thiếu hàng: là những khoản bị thiệt hại do không đủ hàng trong kho
Các loại chi phí này có mỗi quan hệ qua lại với nhau, nếu lượng đặt hàng nhiều thì chi phí đặt hàng sẽ thấp nhưng chỉ phí lưu hàng lại tăng vì hàng trong kho nhiều Mục tiêu của quản lý kinh tế dự trữ là làm tối thiêu chỉ phí tồn bộ của DT Các nhà quản trị doanh nghiệp muốn kiểm soát hàng cung img phai quan tam dén hai van dé
sau:
Một là: Xác định mức mà hàng DT cần được bố sung thêm, nghĩa là xác định khi nào phải đặt hàng
Trang 191.2.3 Những nhân tố ảnh hưởng đến QTDT hàng hóa Các yêu tố thuộc về doanh nghiệp
Kế hoạch ban hang và mua hàng của doanh nghiệp: Đây là căn cứ quan trọng đê xác định nhu cầu DT của doanh nghiệp
Chính sách mua hàng của doanh nghiệp: Yếu tỗ này có quan hệ chặt chẽ với nhu cầu DT của doanh nghiệp Nếu doanh nghiệp áp dụng chính sách mua hàng đúng thời điểm, lượng hàng DT sẽ ở mức thấp nhất và ngược lại
Vốn kinh doanh và nguồn lực của doanh nghiệp: Doanh nghiệp có vốn kinh doanh lớn, có điều kiện, trong cùng một thời điểm nhập được nhiều mặt hàng khác nhau với khối lượng lớn, có đội ngõ nhân viên chuyên nghiệp, có kinh nghiệm trên thương trường, sẽ giúp doanh nghiệp khai thác được nguồn hàng phong phú và mở rộng được thị trường
Điễu kiện cơ sở hạ tầng, kho bãi: Đây là u tơ đóng vai trò then chốt trong xác định nhu cầu DT, điều kiện cơ sở hạ tầng là khả năng đáp ứng nhu cầu DT hàng hóa của doanh nghiệp
Trình độ quản lý cung ứng của doanh nghiệp Các yếu tô thuộc về thị trường
Các nhân tổ tiêu dùng: Bao gồm quy mô, khối lượng và cơ câu tiêu dùng mặt hàng, sự thay đôi của nhu cầu tiêu dùng, tính chất thời vụ, các khu vực và khách hàng tiêu dùng chủ yếu có quan hệ với doanh nghiệp
Quan hệ với nhà cung cấp: Mỗi quan hệ ràng buộc với nhà cung cấp quyết định mức DT Doanh nghiệp có mối quan hệ tốt với nhà cung ứng thì có thê hạ thấp mức DT, được hưởng một số chế độ ưu đãi khi mua hàng
Một số yếu tố khác
Điểu kiện tự nhiên: Các yêu tô thuộc về khí hậu, thời tiết, các mùa, nhiệt độ, độ
âm Không chỉ liên quan đến điều kiện kinh doanh mà còn liên quan đến DT, bảo quản, bảo vệ hàng hóa DĨ
Đặc điểm của hàng hóa: Là tính chất cơ lý, hóa học của hàng hóa, quyết định điều kiện DT, bảo quản, vận chuyền, giao nhận hàng hóa của doanh nghiệp
Tiến bộ khoa học — cơng nghệ mới có ảnh hưởng đến việc DT, bảo quản hàng
hóa
Trang 20CHUONG 2: PHAN TÍCH VÀ ĐÁNH GIÁ THỰC TRẠNG CÔNG TÁC
QUAN TRI DU TRU TAI TRUNG TAM
2.1 Tổng quan về Trung Tâm
2.1.1 Quá trình hình thành và phát triển
(4) Quá trình hình thành
Trung tâm KD-XNK và dịch vụ tổng hợp Đà Nẵng thành lập vào ngày 18/10/ 1996 trên cơ sở hợp nhất các cửa hàng đã có từ trước thuộc công ty TNHH MTV thực pham và đầu tư FOCOCEV miền Trung tại khu vực Đà Nẵng
Tên giao dịch đối ngoại : Foodstuff Company of Control Vietnam Trụ sở chính đóng tai : 93 Phan Châu Trinh- TP Đà Nẵng Tài khoản 004100000176 tại Ngân hàng Ngoại Thương Đà Nẵng
Điện thoại :— 0511.3821151 - 3816703
Trung hiện có tài khoản tại các ngân hàng : - Ngân hàng Công Thương
- Ngan hang Ngoai Thuong - Ngan hang Hang Hai
Trung tâm là đơn vị thuộc doanh nghiệp nhà nước, hoạt động thương mại hàng hóa và dịch vụ tổng hợp, được phép kinh doanh Xuất Nhập khâu trực tiếp, là một bộ phận của công ty thực phẩm và đầu tư cơng nghệ miền Trung Có tư cách pháp nhân, có tài khoản riêng để giao dịch theo quy định của nhà nước
(b) Quá trình phát triển
Được thành lập vào năm 1996 nhưng Trung tâm đã sớm tạo được uy tín trên thị trường Đà Nẵng và là một đơn vị cung cấp, phân phối hàng hóa thuộc Cơng ty thực phẩm và đầu tư công nghệ miền Trung Bước đầu do Trung tâm mới thành lập nên
gặp rất nhiều khó khăn trong quá trình kinh doanh, Trung tâm phái đối đầu với những
Trang 21Hiện nay, Trung Tâm đã thực sự chiếm được ưu thế trong một số mặt hàng thuộc ngành kinh doanh thực phẩm tại thị trường Quảng Nam — Đà Nẵng và khu vực miền Trung, Trung Tâm đang thực hiện phương châm “ đa dạng hóa mặt hàng kinh doanh” nhằm đáp ứng kịp thời và đầy đủ các nhu cầu ngày càng tăng của người dân Bằng
cách chú trọng củng có và mở rộng quy mô hoạt động, chú trọng đến công tác nghiên
cứu thị trường Tăng cường khả năng cạnh tranh và không ngừng củng cố hoàn thiện các mặt hàng chủ lực nhằm giữ vững và chiếm lĩnh thị phân
2.1.2 Chức năng, nhiệm vụ của Trung Tâm
(a4) Chức năng
Cung cấp các mặt hàng thực phẩm dầu ăn, tương ớt các loại,
Liên doanh, liên kết các thành phần kinh tế trong nước và ngoài nước
Tất cả các hoạt động của Trung tâm nhằm kiếm lợi nhuận phát triển Trung tâm
ôn định
(b) Nhiệm vụ
Nghiên cứu nhu cầu thị trường Da Nẵng và các thị trường khác trên cơ sở đó xây dựng và thực hiện kế hoạch, phương án kinh doanh nhằm mở rộng và tổ chức việc bán hàng, thực hiện van miĩnh thương nghiệp nhằm thu hút khách hàng
Trực tiếp kinh doanh như theo kê hoạch và phương án được thông qua với sự điều hành của ban giám đốc và sự hướng dẫn của công ty mẹ đề thực hiện các chỉ tiêu và công việc được giao
Quản lý và sử dụng các nguồn lực được giao từ công ty theo đúng chế độ chính sách, đạt hiệu quả cao về kinh tế, bảo tồn và phát triển vốn theo quy định của nhà nước, của công ty Bù đắp các khoản chỉ phí, chăm lo đời sống của người lao động, thực hiện đây đủ các nghĩa vụ đôi với nhà nước và đôi với công ty
Đảm bảo thực hiện đây đủ các điêu khoản cam kêt trong các hợp đông mua bán,
kinh doanh, liên kết với các đơn vị, tô chức kinh tê, các cá nhân kinh doanh trong và
ngoài nước
2.1.3 Sơ đô cơ câu tô chức
Trang 22Hình 2.1: SƠ ĐÒ CƠ CAU TO CHUC CUA TRUNG TAM Giam d6c wv wv
Phòng kinh doanh l >| Phòng kế toán
f= + Kho Các cửa hàng Tổ bán hàng Ghỉ chú: ————} Quan hệ trực tuyến LH vn > Quan hệ chức năng C— `} Quan hệ phối hợp
Trung Tâm xây đựng cơ cấu tổ chức theo chức năng, phù hợp với đặc thù kinh
doanh của mình Với cơ câu tổ chức này, các nhân viên có thê phát huy được năng lực chuyên môn trong công việc, cho phép chia sẽ kinh nghiệm giữa cấp trên và cấp dưới Tránh được tình trạng lãng phí nguồn lực đồng thời tiết kiệm chỉ phí bởi tính đơn giản, gọn nhẹ của cơ câu này
Tuy nhiên, với cơ cấu tô chức này sẽ làm giảm sự truyền thông trong từng bộ phận phòng ban với nhau, có thê dẫn đến xung đột về thứ tự ưu tiên giữa các bộ phận 2.1.4 Ngành nghệ kinh doanh của Trung tâm
Hiện nay Trung tâm kinh doanh bên lĩnh vực chuyên mua bán và XNK Thương Mại các mặt hàng thực phẩm công nghệ và các mặt hàng thực phẩm khác
Trung tâm kinh doanh nhiều mặt hàng khác nhau với những quy cách phong phú và đa dạng, như dầu ăn các loại, các loại rượu ngoại nhập, rượu nội, đường, các loại sữa, bơ các loại, đồ hộp và một số mặt hàng khác, trong đó dầu ăn các loại chiếm tỷ trọng lớn nhất
2.1.5 Đặc điểm thị trường, khách hàng và đối thủ cạnh tranh của Trung Tâm (4) Đặc điểm thị trường và khách hang
Là một đơn vị đóng trên địa bàn thành phố Đà Nẵng, Trung Tâm chủ yếu tổ chức
kinh doanh trên thị trường Đà Nẵng, vì đây là một thị trường có tiềm năng kinh tế
khá mạnh và đang trên đà phát triển Ngoài ra để đáp ứng nhu cầu ngày càng tăng của
Trang 23người dân, cũng như nâng cao khả năng cung cấp hàng hóa của mình, Trung Tâm còn tổ chức kinh doanh trên các thị trường lân cận như: Quảng Nam, Huế, Quảng Ngãi, Quảng Bình
Do đặc điểm của mặt hàng kinh doanh, đa phần người tiêu dung cuối cùng vẫn là các hộ gia đình và một số tô chức kinh doanh ăn uống Hiện nay, khách hàng chủ yếu của Trung Tâm là các đại lý, các cửa hàng bán lẻ và một sô dịch vụ ăn uông
Báng 2.1: Một số khách hang của Trung Tâm
Khách hàng Địa chỉ
Lê Thị Thúy ( Đại lý ) 19 Ngô Gia Tự
Nhà hàng Phố Biển ( Mua sỉ) | Nguyễn Tất Thành
Hồ Văn An ( Đại lý ) 79 Hồ Xuân Hương
Trương Văn Thông ( Đại lý) | 30 Huỳnh Thúc Kháng
( Nguôn: Phòng kinh doanh) (b) Đối thủ cạnh tranh của Trung Tam
Đóng trên địa bàn có nên kinh tế năng động, phát triển Do đó, bối cảnh cạnh tranh cũng khá gay go, phứt tạp Đối thủ cạnh trang của Trung Tâm là các doanh nghiệp, Trung Tâm khác tại Đà Nẵng Ngoài ra một số hàng nhập lậu, hàng trốn thuế là nguyên nhân gây ra những khó khăn cho Trung Tâm về khả năng cạnh tranh
Bảng 2.2: Một số đối thủ cạnh tranh của Trung Tâm
Tên đối thủ cạnh tranh Tên mặt hàng
1 Cơng ty Hồng Thu Dâu NakiDako
2 Công ty Minh Lộc Dau ăn Tường An 3 Cơng ty Song Tồn Dau ăn Marvella
4 Công ty Quốc Minh Dâu ăn An Long 5 Công ty Mễ Cốc Dau ăn Dé Nhat
( Ngn: Phịng kinh doanh) 2.1.6 Tình hình sử dụng lao động và cơ sở vật chất kỷ thuật tại Trung tâm
(4) Cơ sở vật chất kỷ thuật tại Trung Tâm
Trang 24dựng hệ thống kho bãi và đầu tư trang thiết bị cho việc bán hàng, vận chuyển và DT hàng hóa Cụ thê, hiện nay Trung Tâm có 4 xe oto, 5 xe ba gac, 2 kho dé DT hang héa (31-Nguyễn Thạch, 109 - Trưng Nữ Vương)
Ngoài ra, Trung Tâm dau tu trang thiết bị máy móc để bảo quản hàng hóa tại các nhà kho: máy quay chống trộm, thiết bị giữ âm, các hóa chất diệt côn trùng Tại trụ sở, cũng như cửa hàng đều được bố trí hệ thống máy tình phục vụ việc bán hàng, lưu trữ các thong tin về việc xuất nhập hàng cũng như các vẫn đề bảo mật khác
(b) Tình hình sử dụng lao động tại Trung Tám
Là một đơn vị chuyên hoạt động trong ngành thương mại thì nguồn nhân lực đóng vai trò quan trọng trong quá trình kinh doanh của Trung tâm, đặc biệt là lực lượng bán hàng Lực lượng này được xem như bộ phận nòng cốt của Trung tâm Họ là những người trực tiếp giới thiệu sản phẩm, nghiên cứu thị trường, tìm hiểu đối thủ cạnh tranh và đưa sản phẩm đến tay người tiêu dùng
Bang 2.3: Bảng đánh giá chất lượng lao động tại Trung Tâm
Trình độ Số lượng (Người) Ty trong (%)
Dai hoc — Cao dang 36 59
Trung cap 18 29,5
Pho thong 7 11,5
Tong 61 100
(Nguồn : phòng kinh doanh) Đến hết năm 2011, Trung tâm có 61 nhân viên bao gồm cả giám đốc
Trung tâm có một cơ cấu lao động khá hợp lý với đặc thù kinh doanh về trình độ
cũng như về giới tính đảm bảo thuận lợi trong công việc, cụ thê như sau: Bang 2.4: Co cau lao động của Trung Tâm
Giới Tính Số lượng (người) (Nguôn 6 40an0)
VOU | Nam dac 37 60,7
tha | Nữ 24 39,3
Tổng 61 100
Trang 25
ngũ nhân viên tại đây chủ yếu là nam giới (chiếm 60,7%) Điều này nói lên sự hợp lý trong công tác tuyên dụng và sử dụng lao động của Trung Tâm
2.1.7 Kết quả hoạt động kinh doanh của Trung tâm những năm gần đây
Trung Tam KD-XNK và DV tổng hợp Đà Nẵng là đơn vị thuộc công ty thực
phẩm và đầu tư công nghệ FOCOCEV, đóng vai trị như là một nhà phân phối của công ty Tuy được thành lập không lâu (1996), nhưng Trung Tâm đã nhanh chóng khăng định mình, tạo sự uy tín với khách hàng trên thị trường Đà Nẵng cũng như một số thị trường lân cận Nhu cầu thị trường ngày càng khắt khe về chất lượng, dịch vụ, sức ép cạnh tranh ngày càng lớn Tuy nhiên, Trung Tâm vẫn đã và đang c6 gang dé
hoạt động kinh doanh hiệu quả, đảm bảo cho sự tồn tại và phát triển của Trung Tâm
Cụ thê kết quả hoạt động kinh doanh của Trung Tâm qua 3 năm gần đây:
Bảng 2.5: Kết quả hoạt động kinh doanh của Trung Tâm PVT: 1000 dong
STTỊ — Năm _— 2009 2010 2011 1 Doanh thu 95.264.170 | 134.600.590 | 219.620.076 2 | Các khoản giảm trừ DT 8.164 14.955 69.362
3 _ | Doanh thu thuần 95.256.005 | 134.585.635 | 219.550.713
4 |Giávến 92.374.007 | 129.615.007 212.326.443
5 | Lai gdp 2.881.997] 4.970.628 7.224.269
6 DT hoạt động tài chính 110.961 91.089 12.264
7 — | Chi phí tài chính 530.456 773.954 1.732.012
8 | Chi phi ban hang 1.489.506 | 2.805.914 4.241.995
9 | Chi phí quản lý DN 1.890.968 | 2.066.106 2.628.594 10 |LN từ hoạt động KD -917.971| -584.257| - 1.366.066 11 | LN từ hoạt động bất thường 1.033.870 913.006 1.804.749 12 |LN trước thuế 115.899 328.749 438.684 13 | LN sau thué 83.447 236.699 315.853 (Nguồn: phịng kế tốn) Qua bảng kết quả hoạt động kinh doanh của Trung Tâm trong 3 năm gần đây, có thê thấy răng, Trung Tâm đã và đang có gắng để kinh doanh ngày càng mở rộng và
Trang 26*Doanh thu:
Doanh thu của Trung Tâm tăng qua các năm, năm 2010/2009 tăng 41,3% về số tương đối và gần 39 tỷ về tuyệt đối Năm 2011/2010 tăng mạnh 63,2% về số tương
đối, và gần 85 tỷ về số tuyệt đối Nguyên nhân chính là do Trung Tâm mở rộng đầu tư, mua hàng với số lượng lớn để có thể đáp ứng như cầu tăng cao của khách hàng Day cũng chính là nguyên nhân dẫn đến chỉ phí kinh doanh tăng qua các năm
*Lợi nhuận sau thuê:
Do Trung Tâm mở rộng đầu tư kinh doanh, nhằm da dạng hóa sản phẩm, tăng
khả năng cạnh tranh và đồng thời có thể mở rộng được thị trường nên trong 3 năm qua,
tình hình kinh doanh của Trung Tâm khá ôn định và có phân hiệu quả Lợi nhuận tăng qua các năm, cụ thể: năm 2010/2009 tăng 153 triệu, năm 2011/2010 tăng 79.154 triệu 2.2 Phân tích, đánh giá công tác QTDT tại Trung Tâm
2.2.1 Một số nhân tố ảnh hưởng đến công tác QTDT tại Trung Tâm (a) Nguồn vốn kinh doanh
Đây là yếu tố quan trong, quyết định đến sự tôn tại của bất kỳ một doanh nghiệp
nào trên thị trường Đối với Trung Tâm, một doanh nghiệp hoạt động trong lĩnh vực
thương mại, thì nguồn vốn kinh doanh nó phản ánh toàn diện quy mô hoạt động của Trung Tâm, đảm bảo cho Trung Tâm luôn chủ động trong công tác DT, đặt hàng bơ
sung hàng hóa trong những thời gian cao điểm (ngày lễ, hội, tết ), giúp quá trình kinh
doanh diễn ra một cách suôn sẽ, không bị gián đoạn, đồng thời cũng là yếu tố nâng cao năng lực cạnh tranh của mình so với các doanh nghiệp khác trên thị trường
Qua nhiều năm hoạt động trên thị trường năng động Đà Nẵng, để có thê đứng vững và điều tiết được hoạt động kinh doanh diễn ra liên tục không gián đoạn, Trung tâm đã hình thành được một cơ câu vốn kinh doanh như sau:
Bang 2.6 : Co cau vốn kinh doanh của Trung Tâm
ĐVT: 1000 đồng
Khoản mục | Nam 2009 | Nam 2010 | Nam 2011
Trang 27Qua bảng cơ cầu vốn kinh doanh ta thấy, phần lớn vốn của Trung Tâm tập trung phần lớn ở vốn lưu động, đây là điều tất yếu vì đặc thù kinh doanh của Trung Tâm,
vốn này được sử dụng cho việc mua hàng, DĨ, trích chi phí cho việc đầu tư thiết bị
bảo quản hàng tại kho, kịp thời cung ứng cho thị trường nhìn vào bảng số liệu ta thay số vốn này tăng qua các năm và tăng mạnh trong năm 201 1 Nguyên nhân là do Trung Tâm mở rộng quy mô, mua hàng phục vụ cho kinh doanh, đồng thời đầu tư cho dự án mở rộng kho bãi, mua trang thiết bị, máy móc
(b) Mối quan hệ với nhà cung ứng
Là một doanh nghiệp chuyên cung ứng các mặt hàng thực phẩm, trong đó chử yếu là dầu thực vật các loại, mặt hàng mang tính thời vụ, do khách hàng chủ yếu là các đại lý, nhà hàng, khách sạn Để đảm bảo có một nguồn hàng ơn định, tránh tình trang thiếu hụt hàng, hàng hóa kém chất lượng, Trung Tâm đã xây dựng được mối quan hệ khá vững bên với các nhà cung ứng
Một số nhà cung ứng của Trung Tam:
- Công ty dầu ăn thực vật Cái Lân: Dầu ăn Neptune, Symply, Meizan - Công ty Tân Hưng Thịnh: Đồ hộp nhập khâu
- Công ty sản xuất dịch vụ Tân Thịnh: Rượu liên doanh
Trong đó, vì mặt hàng kinh doanh chủ yếu là dầu ăn các loại, vì vậy Trung Tâm rất chú trọng đến nhà cung ứng lớn như Công ty dầu ăn Cái Lân Trong các đơn đặt hàng với số lượng lớn, Trung Tâm luôn chọn nhà cung ứng Cái Lân, do đó, vơi riêng với cơng ty này, Trung Tâm thường có báo cáo tuần hàng tồn kho từ phía cơng ty, các
chế độ chiết khâu khi đặt hàng
(c) Điều kiện tự nhiên va đặc điêm của hàng hóa
Là doanh nghiệp đóng trên địa bàn Đà Nẵng, có khí hậu phân thành 2 mùa rõ
rệt: mùa khô và mùa mưa, tuy nhiên được thiên nhiên ưu đãi, Đà Nẵng là nơi hội tụ
của nhiều danh lam thắng cảnh, điều kiện tự nhiên khá thuận lợi, ít bão lụt, khơ hạn như một số tỉnh ở miền Trung Chính điều này đã giúp Trung Tâm giảm bớt được khó khăn trong công tác bảo quản hàng DT, giảm thiểu được các tình trạng âm ướt, khơ nóng .nhất là đối với các mặt hàng có giá trị lớn như rượu các loại
Mặc hàng kinh doanh chủ yếu của Trung Tâm là hàng thực phẩm: dầu ăn, tương
ớt, đồ hộp có thời gian sử dụng tương đối ngăn, không lưu kho lâu được Do đó,
Trang 28(d) Phuong tién van tdi va diéu kién co sé ha tang kho bai
Đây là yếu tố phản ánh khả năng đáp ứng nhu cầu DT hàng hóa của doanh nghiệp Với quy mô kinh doanh không lớn, nguồn vốn cịn hạn chế, dù có đầu tư để nâng cấp, mở rộng cơ sở hạ tầng phục vụ cho công tác mua — bán — DT nhưng Trung Tâm vẫn gặp khơng ít khó khăn Phương tiện vận chuyển còn thiếu ( 4 xe oto, 5 xe ba gác), hệ thống kho bãi còn nhỏ, hiện Trung Tâm có 2 kho để DT hàng hóa ( 31- Nguyễn Thạch, 109 - Trưng Nữ Vương) Để có thể đám bảo cho quá trình DT, bảo quản hàng hóa, giảm chỉ phí th kho ngồi, Trung Tâm đang có kế hoạch mở rộng kho bãi
2.2.2 Thực trạng công tác QTDT hàng hóa tại Trung Tâm (a) Công tác QTDT hàng hóa về mặt hiện vật tại Trung Tâm
Quy trình nhập hàng tại Trung Tâm
Từ danh mục các mặt hàng mà mình kinh doanh, và dựa trên các nhà cung câp lâu năm của Trung Tâm như:
Công ty dầu ăn thực vật Cái Lân Dâu ăn Neptune, Symply, Meizan Công ty Tân Hưng Thịnh Đồ hộp, tương ớt
Công ty sản xuất dịch vụ Tân Thịnh | Rượu liên doanh
Trung Tâm đã phân nào bớt được chỉ phí tìm kiếm nhà cung cấp, nhưng vẫn đảm
bảo về số lượng cũng như chất lượng hàng hóa
Dựa trên tình hình kinh doanh của kỳ trước, Trung Tâm lên kế hoạch đề đặt mua hàng và lượng hàng DT cần thiết đảm bảo cho việc kinh doanh trong kỳ
Hiện nay Trung Tâm chủ yếu thực hiện hình thức mua hàng theo hợp đồng, sau khi hai bên đã chấp nhận mọi yêu cầu, Trung Tâm sẽ lập đơn đặt hàng, theo đó nhà cung ứng sẽ giao hàng cho Trung Tâm Có hai hình thức tiếp nhận hàng
- Tiếp nhận tại kho: Nhà cung ứng sẽ đưa hàng hóa đến tại kho của Trung Tâm, nhân viên thuộc bộ phận mua hàng có nhiệm vụ kiểm tra giấy tờ có liên quan đến lô hàng, dở hàng ra khỏi phương tiện, kiêm tra hàng về mặt số lượng cũng như chất lượng Nếu khớp với đơn đặt hàng thì lập chứng từ nhập hàng vào kho, giai đoạn cuối là lập biên bản nhận hàng
Trang 29được đưa vào oto tải của Trung Tâm, sau khi kiêm tra, nêu mọi thông tin đều khớp với
tờ khai thì cho đưa hàng về kho
Ngoài ra, Trung Tâm tiến hàng kiểm tra ngay lô hàng tại địa điểm tiếp nhận với đại diện của hai bên, mọi trường hợp sai xót sẽ được xử lý dựa trên thỏa thuận, thương lượng hoặc điều khoản ghi trên hợp đồng
Quy trình bảo quản hàng hóa DT tại Trung Tâm
Bảo quản là một khâu quan trọng trong nội dung QTDT hàng hóa về mặt hiện vật, vậy nên Trung Tâm rất chú trọng đến khâu này Cụ thé , sap tới Trung Tâm sẽ mở rộng diện tích kho tại 95A Nguyễn Hữu Thọ phục vụ cho việc lưu kho Đối với từng mặt hàng, Trung Tâm sẽ có phương pháp bảo quản khác nhau Cụ thể:
- Phân bô hàng hóa:
+ Sau khi tiếp nhận hàng hóa từ nhà cung ứng và đưa hàng về kho, nhân viên
kho chịu trách nhiệm bốc đở hàng khỏi phương tiện, phân bố chúng theo từng vị trí
của từng mặt hàng
+ Hàng hóa được chia làm hai kho (kho hàng thực phẩm, kho rượu)
- Chất xếp hàng hóa:
+ Kho của Trung Tâm là kho tĩnh, hàng hóa ở yên vị trí của mình trong suốt thời gian lưu kho
+ Đối với mặt hàng thực phẩm, việc chất xếp ở kho cũng như ở cửa hàng là
xếp chồng lên nhau, từ 5 — § thùng/chồng theo từng loại sản phẩm: Dầu ăn Meizan, Symly, Neptune 1:1:1 Tránh sự biến dạng của sản phẩm, đễ dàng trong việc kiểm tra, xuất hàng
+ Đối với mặt hàng rượu các loại: được cất giữ trên các kệ, tủ, các thùng hàng không xếp chông lên nhau, tránh va chạm trong quá trình lưu kho
Kho luôn được vệ sinh sạch sẽ, lắp đặt máy chống trộm, hút âm Tránh sự tiếp xúc trực tiếp với ánh năng mặt trời trong quá trình lưu kho
Quy trình xuất kho tại Trung Tâm
Moi hoạt động xuất kho đều tuân thủ theo phương pháp F.L.F.O
Trường hợp xuất hàng nội bộ, Trung Tâm tiễn hàng xuất hàng đến các cửa hàng
trực thuộc Trung Tâm sau khi nhận phiếu xuất kho, kiêm vận chuyển nội bộ hợp lý
Trang 30Các trường hợp xuất hàng bán theo đơn đặt hàng của khách hàng, thì Trung Tam tiền hành theo quy trình sau:
Kiểm tra tính hợp lệ của > Cho xuất kho theo yêu cầu
phiếu xuất kho
Vv
Hoan tt thi tuc xudt kho (g——_| Siem tra hang hoa (so
v lượng, chât lượng)
Lập chứng từ liên quan
Cong lau Dau CđU TIIgP Auda lồn tại Trung Tâm
Dé dam bao cho công tác DT, xây dựng được định mức DT hợp lý, Trung Tâm thường xuyên kiểm tra lượng hàng tồn trong kho thông qua thẻ kho, hóa đơn bán hàng, phiêu nhập xuất kho, từ đó lên danh sách các mặt hàng tồn để có biện pháp điều chỉnh
kịp thời
Kết thúc mỗi tháng, kế toán của Trung Tâm có nhiệm vụ báo cáo tình hình nhập
— xuất — tồn hàng hóa của từng mặt hàng, với sự hồ trợ của phân mén tin hoc Sau do , kế toán tiến hành ghi số sách, đối chiếu và lập báo cáo nhập — xuất — tồn trong thàng và tông kết vào cuối kỳ kinh doanh
Đối với các mặt hàng dầu ăn của công ty dầu thực vật Cái Lân, Trung Tâm có
báo cáo tuần hàng tồn kho của đại lý, từ đó có thê đễ dàng theo dõi lượng hàng tồn của
mặt hàng này, vì đây là mặt hàng kinh doanh trọng điểm của Trung Tâm ( báo cáo
tuần hàng tôn kho: xem phụ lục 2.2)
(b) Công tác QTDT hàng hóa vé mat ké todn tai Trung Tam
Cùng với sự phát triển của công nghệ thông tin, Trung Tâm cập nhật số liệu DT và quản lý số lượng hàng hóa băng hệ thống máy tinh voi phan mén riêng Tuy nhiên,
để hô trợ cho việc cập nhật số liệu chính xác vẫn phải nhờ vào thẻ kho, danh mục kiêm
kê để có thê theo đõi lượng hàng tôn (Mẫu thẻ kho: xem phụ lục 2.3 )
Trung Tâm tiến hàng kiêm kê thường xuyên 2 lần/tháng với mặt hàng thực phẩm,
nhăm tránh sự sai hỏng về chất lượng sản phẩm, từ đó có biện pháp xử lý kịp thời, quá
trình kiêm kê bao gồm:
- Lập danh mục các mặt hàng kiểm kê (Mẫu kiêm kê: xem phụ lục 2.4) - Hình thức kiêm kê: bằng cách đếm số lượng hiện có
Cùng với thẻ kho, Trung Tâm sẽ kịp thời phát hiện số lượng hàng sai lệch trong
Trang 31hang DT về mặt giá trị tại Trung Tâm gặp khơng ít kho khăn, do ảnh hưởng của đặc điểm mặc hàng kinh doanh có thời hạn sử dụng không dài, kinh doanh nhiều mặt hàng nên giá mua vào khác nhau, do đó, trước khi xuất bán, Trung Tâm cần phải định giá
sản phâm phù hợp, có thể cạnh tranh với doanh nghiệp khác
Hiện nay, Trung Tâm áp dụng phương pháp xuất hết các lô, lô hàng nào nhập trước thì xuất trước ( F.LF.O) Phương pháp này phù hợp với đặc thù sản phẩm kinh doanh có thời gian sử dụng hạn chế của hàng thực phẩm, dễ hàng kiêm tra số lượng lơ hàng cịn lại, việc định giá sản phẩm khi xuất kho là phù hợp
(c) Thực trạng QTDT hàng hóa về mặt kinh tế tại Trung Tâm
Cũng như các doanh nghiệp thương mại khác, công tác QTDT về mặt kinh tế tại Trung Tâm nhằm đảm bảo 2 mục tiêu chính:
- Mục tiêu an tồn: Có lượng hàng DT hợp lý, tránh sự gián đoạn
- Mục tiêu tài chính: Giảm đến mức thấp nhất có thê các chỉ phí liên quan đến hoạt động DĨ
Với đặc thù sản phẩm kinh doanh, mang tính thời vụ, dễ biến động trong các ngày lễ, tết, sự kiện nên Trung Tâm tiễn hành DT thường xuyên (Dtx) để có đủ hàng
cung ứng kịp thời, không bị gián đoạn Để đảm bảo mục tiêu an toàn, Trung Tâm tiễn hành xây dựng định mức hàng DT thường xuyên, cụ thê:
- Xác định lượng hàng DT tối thiêu, đảm bảo quá trình bán ra không bị gián đoạn - Xây dựng lượng hàng DT dựa trên các nhân tố ảnh hưởng
Dtx = P * t
+ Dtx: mức DT thường xuyên tình theo đơn vị hiện vật
+ P: mức tiêu thụ bình quân ngày đêm
P =N (năm)/360 = N(quý)/90 = N(tháng)/30 + t: chu kỳ cung ứng hàng hóa theo kế hoạch tính theo ngày
Cùng với việc xây dựng lượng hàng DT, Trung Tâm áp dụng phương pháp ABC để xác định tý trọng hàng DT hợp lý, từ phương pháp này Trung Tâm nhận thấy rằng:
- Mặt hàng dầu ăn chiếm tỷ trọng 85% tổng doanh số bán ra, song lượng hàng DT
mặt hàng này phải là thấp nhất, nhằm giảm chỉ phí lưu kho, DT Ngoài ra, do mặt hàng này có thời gian sử dụng hạn chế, nguồn cung ứng ồn định
- Mặt hàng rượu các loại, chiếm 10% trong tổng doanh số, với đặc thù sản phẩm
Trang 32lớn, mặc khác, thời gian sử dụng dài, ít bị hư hỏng về chất lượng Tuy nhiên, Trung Tâm tiên hành kiểm tra thường xuyên tình trạng lưu kho mặt hàng này, tránh đến mức thấp sự va chạm, đỗ vỡ
- Đối với mặt hàng thực phẩm khác, chiếm tỷ trọng nhỏ trong tông doanh số bán ra, giá trị mua vào không lớn, song đây là mặt hàng thiết yếu, việc bán ra diễn ra thường xuyên, nên cần DT với số lượng lớn hơn
QTDT hàng hóa về mặt kinh tế tại Trung Tâm với mục tiêu tài chính là đảm bảo
sao cho giảm thiểu đến mức tối đa các chỉ phí liên quan, để Trung Tâm có thể chủ động trong việc lưu chuyền vốn, gia tăng lợi nhuận Do đó, Trung Tâm có những biện pháp đề quản lý các loại chỉ phí liên quan này Một số chỉ phí có ảnh hưởng gồm:
Chi phi sản phẩm mua (Fm)
Đây là loại chi phí chiếm tỷ trọng không nhỏ trong tông chi phí DT, Trung Tâm kiêm sốt chặt chẽ chi phí này, bao gồm chi phí mua hàng, chỉ phí nhập kho, lưu kho, kiêm tra hàng hóa, ký kết hợp đồng Các chi phí này được xem là những khoản không đôi, hoặc có sự biến động rất Ít, nguyên nhân là do Trung Tâm tạo dựng được mối quan hệ khá bên vững và uy tín với các nhà cung ứng Điều này thê hiện rõ qua kết quả mua hàng của Trung Tâm những năm gân đây
Bảng 2.7: Kết quả mua vào mặt hàng dau ăn
ĐVT: 1000 đông
Chỉ tiêu Năm 2009 | Năm 2010 | Năm 2011
Neptune 1:1:1 38.301.337 51.598.344 79.523.242
Cái Lân Meizan 29.463.278 | 38.244.762 | 58.627.595 19.411.873| 33.307.200| 35.564.489 Simply 4.684.098| 6.690.362 | 14.248.513
(Nguôn: phịng kế tốn)
Chi phí kho bãi (Fk)
Trang 33Ngoài ra, Trung Tâm còn chú trọng quản lý một sô các loại chỉ phí khác, để đảm bảo bài toán tơng chỉ phí có hiệu quả: Chi phí vận chuyến, chỉ phí quản lý, chi phi di giản đoạn
2.3 Kết luận chung về thực trạng QTDT hàng hóa tại Trung Tâm 2.3.1 Những thành công trong cơng tác QTDTT hàng hóa tại Trung Tâm
Với thực trạng công tác QTDT tại Trung Tâm, dễ dàng nhận thấy những thành
công mà Trung Tâm đạt được trong công tác này về mặt hiện vật, kế toán và kinh tế Quy trình tiếp nhận hàng ở Trung Tâm diễn ra một cách trình tự, có logic, phù hợp với lý thuyết Song, dựa trên mối quan hệ mua hàng lâu năm, uy tín của Trung Tâm với các nhà cung ứng, nên quy trình này diễn ra nhanh chóng hơn, ít xảy ra mâu thuẫn, giúp Trung Tâm có được một ngn hàng ồn đình, đảm bảo cho công tác mua hang va DT
Việc bảo quản ở Trung Tâm được tiễn hành cân thận, đảm bảo các yêu cầu trong bảo quản “dễ thấy, dễ lây, dễ kiêm tra” Nhằm đáp ứng được nhu cầu DT, Trung Tâm đã đầu tư mở rộng kho bãi, mua trang thiết bị phục vụ nghiệp vụ kho Có phương pháp phân bồ, chất xếp hàng hóa lưu kho hợp lý với đặc thù của từng mặt hàng, tạo điều
kiện thuận lơi cho việc xuất kho
Bảng 2.8: Tơng chỉ phí đầu tư hệ thống kho bãi
PVT: 1000 dong
Chi tiéu Nam 2009 | Nam 2010 | Nam 2011
Trang thiết bị 11.587 4.712 9.225
Nhà xưởng — kho bãi 240.658 258.157 347.650
Trang 34
Bảng 2.8 : Báo cáo nhập — xuất — tồn mặc hàng dầu ăn năm 2011 ĐVT:1000 đồng
SA x Nhap mua ˆ Xuất bán Lice x
Chi tieu Ton DK „ Nhập mua „ Xuat ban | Ton CK
khac khac 79.484.58 Neptune 2.696.713 69067 79.523.242 271.460 7 2.532.974 ¬ 34.666.21 Cái lần 425.389 47.789 | 35.564.489 59.781 6 1.311.670 - 56.596.70 Meizan 3.185.933 1.556.999 | 58.627.595 | 1.343.864 7 5.429.956 ; 13.351.77 Simply 478.268 638.432 | 14.248.513 598.627 5 1.414.811 (Nguồn: phịng kế tốn) Qua đó ta nhận thấy răng, xét riêng mặt hàng dầu ăn, trong năm 2011, Trung Tâm đã có kế hoạch mua và DT hàng hợp lý, kịp thời cho hoạt động bán ra, khơng gây tình trạng thiêu hụt hàng Điều này giúp cho Trung Tâm khắng định được sự uy tín của mình với các khách hàng trung thành, cũng như nâng cao được hình ảnh trong tâm trí những khách hàng mới trên địa bàn Đà Nẵng cũng như các thị trường lân cận
Bảng báo cáo nhập xuất tồn cho thấy, Trung Tâm không tồn đọng hàng trong nang 2011 đối với mặt hàng dầu ăn, mặt hàng kinh doanh chủ lực Điều này thể hiện sự kinh doanh khá hợp lý và có hiệu quả của Trung Tâm, tránh được tình trang ứ đọng
vốn hoặc khả năng tăng nợ, đây là một thành công đáng ghi nhận đối với một doanh
nghiệp thương mại trong năm qua
2.3.2 Những hạn chế trong công tác QTDT hàng hóa tại Trung Tâm
Mặc dù rất chú trọng đến cơng tác QTDT hàng hóa, tuy nhiên Trung Tâm vẫn
còn một số hạn chế, khó khăn nhất định cần phải khắc phục, để có thể hồn thiện cơng
tác này, kinh doanh hiệu quả hơn
- Nguồn vốn cịn ít, ít chủ động trong việc đặt hàng thời gian cao điểm, mất khơng ít cơ hội kinh doanh
- Khả năng dự báo nhu cầu tiêu dùng của nhà quản lý còn thiếu tính chính xác, dẫn đến việc xây dựng định mức hàng DT khơng chính xác, ảnh hưởng đến công tác
Trang 35- Phương tiện vận chun cịn ít, làm tăng chỉ phí thuê ngồi khi gặp những lơ hàng số lượng lớn
- Đặc thù sản phẩm kinh doanh có thời gian sử dụng ngắn ngày, cùng với ảnh hưởng của điều kiện tự nhiên, dù là yếu tố khách quan, nhưng có ảnh hưởng rất lớn trong công tác bảo quản, lưu kho
- Công tác quản lý hàng DT về mặt giá trị gặp khơng ít khó khăn, do sự biến động giá cả thị trường, kinh doanh nhiều mặt hàng do đó giá mua vào khác nhau, việc định giá trước khi xuất kho phải có sự cân nhắc kỹ lưỡng
- Trong năm 2011, mặc dù đạt hiệu quả trong hoạt động kinh doanh hoàn thành
mục tiêu đề ra, song vì quá chú trọng mặt hàng chủ lực là dầu ăn, nên Trung Tâm đã
Trang 36CHUONG 3: MOT SO DE XUAT GIAI PHAP NHAM HOAN THIEN CONG TAC QUAN TRI DU TRU HANG HOA TAI TRUNG TAM
3.1 Phuong hướng hoạt động của Trung Tâm trong thời gian tới 3.1.1 Phương hướng hoạt động
Trên cơ sở thực trạng hoạt động kinh doanh của Trung Tâm thời gian vừa qua và những tiềm năng của mình, Trung Tâm đã đưa ra một số phương hướng hoạt động kinh doanh trong thời gian tới:
- Tiếp tục tăng cường, phát huy sức mạnh của các nguồn: Tài chính, nhân lực, cơ sở vật chất kỷ thuật
- Tăng cường khả năng cạnh tranh về mọi mặt, đảm bảo uy tín, hình ảnh của
Trung Tâm với khách hàng trên thị trường Đà Nẵng và các thị trường lân cận
- Mở ra qui mô kinh doanh sang một số lĩnh vực khác
- Từng bước chuyên sang hạch toán kế toán độc lập 3.1.2 Mục tiêu chung của Trung Tâm trong thời gian tới
Dựa trên các phương hướng hoạt động kinh doanh của mình, Trung Tâm đặt ra một số mục tiêu chung cho hoạt động
Mục tiêu kinh tế
- Dam bảo an toàn trong kinh doanh: xây dựng chính sách vay nợ hợp lý, thu nợ đúng thời hạn băng những chính sách tín dụng với khách hàng để
có thể quay vịng vốn linh động
- Tăng doanh số bán ra: Trung Tâm đặt ra mục tiêu tăng doanh số bán ra dựa trên kết quả kinh doanh năm 201 1, và dự báo tiêu thụ trong năm tới, với mục tiêu tăng 67% tông doanh số bán ra so với năm 2011, trong đó chủ lực
vẫn là mặt hàng dầu ăn và rượu
- Mở rộng thị trường: Đà Nẵng là thị trường chủ yếu của Trung
Tâm, dựa trên vị thể đã đạt được trong những năm vừa qua, Trung Tâm phấn đấu, đặt ra mục tiêu mở rộng thị trường ra các khu vực lân cận: Quảng Trị, Quang Bình băng hệ thống phân phối rộng khắp
- Nâng cao vị thế cạnh tranh thông qua các chiến lược định giá, định vị sản phẩm, khuếch trương
Trang 37- Giải quyết công ăn việc làm, tăng thu nhập cho các cán bộ công nhân viên
- _ Tham gia các hoạt động từ thiện, van đề bảo vệ môi trường, môi sinh Mục tiêu chính tri
- _ Tạo mối quan hệ tốt đẹp với nhà chức trách địa phương
- Hoạt động kinh doanh dựa trên những định hướng, chủ trương
phát triển của đảng, chính phủ nhà nước Việt Nam
3.2 Cơ sở đề xuất các giải pháp
3.2.1 Tình hình kinh doanh của Trung Tâm
Căn cứ vào tình hình hoạt động kinh doanh của Trung Tâm trong những năm gần đây, ta nhận thấy rằng, Trung Tâm đã đang và sẽ ngày càng phát triển và có thế
mạnh trên thị trường, được nhiều khách hàng tin tưởng, biết đến và lượng đặt hàng trở
nên thường xuyên, ôn định hơn Điều này tạo nên một thế mạnh, giúp Trung Tâm xây dựng những biện pháp hồn thiện các cơng tác quản trỊ trong đó có QTDT
3.2.2 Sự hỗ trợ của công ty TNHH MTV thực phẩm và đầu tư FOCOCEV
Trung Tâm kinh doanh tổng hợp trực thuộc công ty TNHH MTV thực phẩm và đầu tư FOCOCEV, nên dù có tư cách pháp nhân, hoạt động kinh doanh độc lập nhưng vấn được sự hỗ trợ từ phía cơng ty, việc tuyên dụng ban quản trị của Trung Tâm là do công ty bô nhiệm, nên hầu hết có kinh nghiêm quản lý Không những thé, Trung Tam còn được quyên sư dụng kho của công ty tại 346 Núi Thành Đà Nẵng, hỗ trợ vốn khi cần thiết, tạo điều kiện cho Trung Tâm trong công tác nghiệp vụ kho, QTDT
3.2.3 Đặc thù sản phẩm kinh doanh
Chuyên kinh doanh các mặt hàng thực phẩm (Dầu ăn, tương ớt, đồ hộp ) loại sản phẩm có thời gian sử dụng ngắn ngày, do vậy đặc thù sản phẩm kinh doanh là yếu tố Trung Tâm luôn phải chú trọng Yếu tô này ảnh hưởng đến công tác xây dựng định mức DT, dự báo nhu cầu tiêu dùng của khách hàng Là cơ sở để xây dựng biện pháp
nhăm hồn thiện cơng tác QTDT hàng hóa tại Trung Tâm
3.3 Một số đề xuất và kiến nghị nhằm hồn thiện cơng tác QTDT 3.3.1 Dé xuất nhằm hoàn thiện công tác QTDT về mặt hiện vật
(4) Chú trọng xây dựng hệ thống kho tang, bồ sung phương tiện vận chuyển
Trang 38lưu kho, xuất - nhập hàng hóa va q trình bảo quản hàng hóa tránh sự sai hỏng về chất lượng cũng như số lượng sản phẩm bán ra
Hiện nay, Trung Tâm có hệ thống kho tương đối ôn định, đáp ứng tạm thời khá tốt nhu câu DT, song với sự phát triển của nền kinh tế nước ta nói chung, Đa Nẵng nói riêng, nhu cầu của khách hàng ngày càng tăng nhanh, đòi hỏi cao về chất lượng cũng như chất lượng sản phẩm, dịch vụ đi kèm: vận chuyến, khuyến mãi Do đó, Trung Tâm cần đặt mua hàng với số lượng hợp lý, thời điểm thích hợp để vừa có lợi về giá, mà vẫn có đủ hàng để cung ứng cho khách hàng kip thoi Dé lam được điều này, Trung Tâm cần đầu tư mở rộng hệ thống kho bãi, phương tiện: oto, xe ba gác Điều này giúp Irung Tâm chủ động hơn trong cơng tác DĨ
Ngồi ra, trong quá trình DT hàng hóa, Trung Tâm cần phải chú trọng công tác phân bổ, sắp xếp, bố trí khơng gian kho sao cho:
- Tận dụng hợp lý diện tích, dung tích của kho - Tránh sự ảnh hưởng của các mặt hàng với nhau - Giữ gìn về mặt chất lượng của hàng hóa
- Thuận lợi cho công tác nhập — xuất, báo cáo tôn kho cũng như quá trình kiêm kê
hàng hóa trong kho dễ dàng hơn
Với sự phát triển của công nghệ thông tin, Trung Tâm nên nâng cấp phần mềm máy tính, phục vụ công tác mua — bán — DT hàng hóa và việc kiểm tra hàng tôn sẽ dễ dàng hơn
(b) Tạo dựng mối quan hệ lâu đài, uy tín với nhà cung ứng
Đề cong tac DT hang hoa về mặt hiện vật hoàn thiện hơn, đặc biệt trong qua trình
tiếp nhận hàng tại kho, quy trình nhập, kiểm tra đơn giản hơn để tiết kiệm thời gian, chỉ phí nhưng đảm bảo số lượng, chất lượng hàng hóa, Trung Tâm cần tạo dựng được
mối quan hệ tốt đẹp với nhà cung ứng
Quá trình tìm kiếm, lựa chọn nhà cung ứng chiêm rất nhiều thời gian, chi phí của bất kỳ một doanh nghiệp nào, vì vậy, Trung Tâm cân phải lựa chọn cho mình nhà cung ứng uy tín, theo đó đặt vấn đề kinh doanh lâu dài Điều này giúp Trung Tâm có được một nguồn hàng ôn định, đảm bảo chất lượng sản phẩm Quá trình kiêm tra hàng nhập kho nhanh chóng hơn Song, để thực hiện được điều này, Trung Tâm cần có chính
sách thanh tốn tiền hàng nhanh chóng, đơn đặt hàng ít biến động
Trang 39Thanh toán bằng tiền mặt, trả 50% số tiền hàng, số còn lại sẽ trả hết trong 23 ngày sau Với các nhà cung ứng khác, Trung Tâm thanh toán 50% số tiền hàng, 10 ngày sau trả hết số tiền còn lại Cách thức thanh toán này giúp Trung Tâm chủ động quay vòng vốn kinh doanh, tạo uy tín với nhà cung ứng
3.3.2 Đề xuất nhằm hoàn thiện cơng tác QTDT hàng hóa về mặt kế tốn
Cơng tác QTDT hàng hóa tại Trung Tâm hiện đang diễn ra một cách chặt chẽ và hợp lý, tuy nhiên, tuy nhiên trong quá trình hoạt động, quản lý hàng DĨ, Trung Tâm cân chú trọng một sô vân đề sau:
QTDT hàng hóa về mặt kế toán của doanh nghiệp là công tác quản lý số lượng của hàng hoa DT và có biện pháp quản lý giá trị của hàng hóa, để từ đó chọn phương pháp hạch tốn hàng hóa DT trước khi xuất kho Do đó, Trung Tâm cần phải có phương pháp hạch toán phù hợp, chặt chẽ để tránh các tình trạng sai lệch trong quá trình kiêm kê, xuất nhập tồn hàng hóa
Hàng hóa DT là một phân tài sản của Trung Tâm, vì vậy cần phải xác định chính xác và đầy đủ giá trị hàng DT Hiện nay, Trung Tâm đang sử dụng phương pháp hạch toán hàng DT “xuất hết các lô F.LF.O”, tuy nhiên, trong quá trình hạch toán, Trung Tâm cân ghi chép dữ liệu DT cẩn thận, rõ ràng, đây đủ, vì Trung Tâm kinh doanh nhiêu mặt hàng, giá mua vào là khác nhau, nên điều này rât quan trọng
Việc ghi chép dữ liệu DT đây đủ, chính xác sẽ giúp Trung Tâm nắm bắt được số lượng hàng DT trong kho, các lơ hàng cịn lại, có biện pháp quản lý hàng DT về mặt giá trị tốt hơn, biết được hàng nào bán chạy, hàng nào cần đặt mua thêm, mua thêm với số lượng bao nhiêu Đồng thời nên sử dụng phiếu kho để ghi chép sự vận động cảu hàng hóa, tính số lượng hàng tồn kho
3.3.3 Đề xuất nhằm hồn thiện cơng tác QTDT hàng hóa về mặt kinh tế
QTDT về mặt kinh tế tại bất kỳ một doanh nghiệp thương mại nào điều đảm bảo
hai mục tiêu:
- - Mục tiêu an toàn - - Mục tiêu tài chính
Trang 40trong cơng tác QTDT hàng hóa về mặt kinh tế
(4) Dự báo nhu cầu tiêu thụ hàng hóa của khách hàng
Để giúp cho công tác tiêu thụ hàng hóa có hiệu quả, Trung Tâm cần đo lường nhu cầu hiện tại của thị trường, để biết được dung lượng thị trường, những thuận lợi,
khó khăn để từ đó có chính sách, biện pháp, chiến lược thích ứng kịp thời nhằm nắm bắt cơ hội kinh doanh, đây mạnh doanh số bán ra, biết được nên DT mặt hàng nào, với
số lượng bao nhiêu là hợp lý
Các mặt hàng kinh doanh tại Trung Tâm tương đối đa dạng, tuy nhiên, việc đo lường, dự báo nhu cầu áp dụng chủ yếu cho các mặt hàng chủ lực: trước tiên là dầu ăn, sau đó đến mặt hàng rượu các loại
Theo bộ Công Thương, cả nước hiện có gần 35 doanh nghiệp cung cấp các sản phẩm dầu thực vật, tình hình tiêu thụ dầu ăn tại nước ta gần đây tương đối lớn, cụ thé:
Bảng 3.1: Tình hình tiêu thụ dầu ăn trên cả nước
Chỉ tiêu Đơn vị Năm 2011 | Nam 2012* | Năm 2015*
Tổng tiêu thụ trong nước Nghin tan 740 830 1.200
Mức tiêu thụ tính trên
x " Kg/người/năm 8,3 12.5 14,5
dau người
(Nguồn: Tổng cục thống kê, Bộ Công Thương, *Dự báo của các nhà sản xuất trong nước)
Dựa trên dự báo tình hình tiêu thụ cả nước, Trung Tâm có thể dự báo tình hình tiêu thụ cho khu vực thị trường của mình, chủ yếu là thị trường Đà Nẵng, Quảng Nam Có rất nhiều phương pháp để dự báo nhu cầu tiêu thụ, trong đó Trung Tâm có thể sử dụng phương pháp san băng số mũ giản đơn Đây là phương pháp dễ sử dụng, chỉ cần ít số liệu trong quá khứ
F,=a@ * Diy + (1- a) * Fy
O01l<a<l
F; : Dự báo nhu câu cho thời kỳ t
D.¡ : Nhu cầu thực tế của thời kỳ ngay trước đó F:.¡ : Dự báo của thời kỳ ngay trước đó