Hoàn thiện công tác quản trị mua hàng tại Trung Tâm Xuất Nhập Khẩu và Hợp Tác Đầu Tư - VVMI

CHƯƠNG 1: TỔNG QUAN NGHIÊN CỨU CÔNG TÁC QUẢN TRỊ MUA HÀNG TẠI TRUNG TÂM XNK VÀ HTĐT - VVMI1.1 Tính cấp thiết của đề tài Ngày nay, các doanh nghiệp sản xuất và kinh doanh đang hoạt động t

“Hoàn thiện công tác quản trị mua hàng tại Trung Tâm Xuất Nhập Khẩu và Hợp Tác

Đầu Tư - VVMI”

CHƯƠNG 1: TỔNG QUAN NGHIÊN CỨU CÔNG TÁC

QUẢN TRỊ MUA HÀNG TẠI TRUNG TÂM XNK VÀ HTĐT - VVMI1.1 Tính cấp thiết của đề tài

Ngày nay, các doanh nghiệp sản xuất và kinh doanh đang hoạt động trong một nềnkinh tế thị trường hết sức sôi động với nhiều cơ hội nhưng cũng tiềm tàng không ít nhữngnguy cơ Một trong những nguy cơ đó là các doanh nghiệp đang phải đối mặt với một môitrường cạnh tranh khốc liệt cũng những biến hóa khôn lường và những mối quan hệ phứctạp của nó Do vậy, các doanh nghiệp phải biết khai thác tối đa những lợi thế của mình vềtài chính, nhân sự, công nghệ thì mới có thể tồn tại và phát triển Bên cạnh đó là ảnhhưởng của suy thoái kinh tế toàn cầu, sự chênh lệch về tỷ giá và các khó khăn trong giaodịch ngân hàng Tất cả đang tạo ra thách thức lớn cho hoạt động sản xuất, kinh doanh củacác doanh nghiệp

Để cung ứng cho khách hàng những hàng hóa tốt, thỏa mãn được nhu cầu của họ thìngay từ ban đầu cần có một nguồn hàng tốt Nhưng phần lớn tại các doanh nghiệp thì hoạtđộng mua hàng lại ít được quan tâm hơn so với hoạt động bán hàng Các doanh nghiệpquan tâm tới việc mang lại lợi nhuận cho doanh nghiệp hơn là tiết kiệm chi phí mua hàng.Việc mua hàng chưa được đánh giá tương xứng với vị trí của nó Trong khi mua hàng làkhâu đầu tiên, cơ bản của hoạt động kinh doanh, là điệu kiện để hoạt động kinh doanh củadoanh nghiệp tồn tại và phát triển Mua hàng nhằm tạo tiền đề vật chất cho hoạt động bánhàng, hoạt động bán hàng có được tốt hay không phụ thuộc rất nhiều vào hoạt động muahàng

Trung tâm xuất nhập khẩu và hợp tác đầu tư là đơn vị trực thuộc của công ty TNHHmột thành viên Công nghiệp mỏ Việt Bắc (VVMI) Hoạt động chủ yếu của Trung tâm lànhập khẩu thiết bị, phương tiện, vật tư, phụ tùng hàng hóa, cung ứng vật tư, thiết bị hànghóa phục vụ sản xuất và đời sống và kinh doanh dịch vụ hợp tác quốc tế về đầu tư, quan

hệ thương mại Tại Trung Tâm XNK và HTĐT - VVMI chưa có bộ phận chuyên trách vềcông tác mua hàng, công tác quản trị mua hàng tại Trung Tâm chưa thực sự được quantâm Mọi công việc trong quy trình mua hàng đều được nhân viên các phòng Xuất NhậpKhẩu đảm nhận Mặt khác các nhà cung ứng phần lớn là ở các nước trên thế giới nên việc

tìm kiếm nguồn hàng là rất khó khăn Việc đặt hàng và ký kết hợp đồng cũng gặp nhữngtrở ngại nhất định

1.2 Xác lập và tuyên bố đề tài nghiên cứu

Là một sinh viên chuyên ngành marketing kinh doanh nhận thức được tầm quantrọng của công tác quản trị mua hàng, với kiến thức đã được đào tạo trong nhà trường vàxuất phát từ thực trạng về mua hàng tại Trung Tâm XNK và HTĐT VVMI nên tôi quyết

định lựa chọn đề tài: “Hoàn thiện công tác quản trị mua hàng tại Trung Tâm Xuất Nhập

Khẩu và Hợp Tác Đầu Tư - VVMI” Nhằm hoàn thiện hơn công tác quản trị mua hàng Tại

Trung Tâm

1.3 Mục tiêu nghiên cứu của đề tài

Mục tiêu chung: Nhằm hoàn thiện công tác quản trị mua hàng tại Trung Tâm XNK và

1.4 Phạm vi nghiên cứu đề tài

Chủ thể nghiên cứu: Trung Tâm Xuất Nhập Khẩu và Hợp Tác Đầu Tư - VVMI, Địa

chỉ: 30B Đoàn Thị Điểm, quận Đống Đa, Thành phố Hà Nội

Đối tượng nghiên cứu: Công tác quản trị mua hàng Tại Trung Tâm XNK và HTĐT

- VVMI

Thời gian nghiên cứu: Nghiên cứu thực trạng hoạt động của Trung Tâm và thực trạng

công tác quản trị mua hàng của công ty trong 3 năm 2007-2009

Ngoài mục lục, phần tóm lược, phụ lục thì luận văn được chia làm 4 chương:

Chương 1: Tổng quan nghiên cứu công tác quản trị mua hàng tại Trung Tâm XNK và HTĐT – VVMI.

Chương 2: Một số vấn đề lý luận cơ bản về Quản trị mua hàng tại Doanh Nghiệp

CHƯƠNG 2: MỘT SỐ VẤN ĐỀ LÝ LUẬN CƠ BẢN VỀ

QUẢN TRỊ MUA HÀNG TẠI DOANH NGHIỆP THƯƠNG MẠI

2.1 Một số định nghĩa và khái niệm cơ bản.

2.1.1 Khái niệm mua hàng và vai trò của mua hàng

Mua hàng là hệ thống các mặt công tác nhằm tạo nên lực lượng hàng hóa tại các cơ

sở Logistics, đáp ứng các yêu cầu dự trữ và bán hàng với tổng chi phí thấp nhất Mua

hàng là hành vi thương mại đầu tiên nhằm chuyển giao quyền sở hữu hàng hóa giữadoanh nghiệp thương mại và các đơn vị nguồn hàng.Và là hoạt động nhằm tạo nguồn lựchàng hóa để triển khai toàn bộ hệ thống Logistics Mua ảnh hưởng gián tiếp đến dònghàng trong kênh Logistics

Vai trò của mua hàng.

Tạo nguồn lực Logistics-hàng hóa ban đầu để triển khai toàn bộ hệ thống Logistics.Đảm bảo bổ sung dự trữ kịp thời với cơ cấu hợp lý và chất lượng đảm bảo Tạo điều kiện

để giảm chi phí, tăng lợi nhuận cho kinh doanh thương mại

2.1.2 Quản trị mua hàng và mục tiêu của Quản trị mua hàng

Quản trị mua hàng là một bộ phận của quản trị Logistics bao gồm việc hoạch định,thực thi và kiểm tra, kiểm soát của doanh nghiệp thương mại nhằm thực hiện mục tiêubán hàng

Mục tiêu của Quản trị mua hàng

Mục tiêu hợp lý hóa dự trữ: Mua hàng đảm bảo bổ sung dự trữ hợp lý về số lượng,chất lượng và thời gian Mục tiêu chi phí: Phải đảm bảo giảm chi phí quản trị và nghiệp

vụ mua Mục tiêu phát triển các mối quan hệ: Thông qua mua hàng, phát triển các mốiquan hệ với các nguồn hàng hiện tại, thiết lập các mối quan hệ với các nguồn cung ứngtiềm năng

2.2 Một số lý thuyết về quản trị mua hàng

Tập hợp

thông tin

Đánh giá

Tiếp xúc, đề nghị

Thử nghiệm

Quan hệ lâu dài

Đạt yêu cầu

Làm lại

có

không

2.2.1 Quá trình quản trị mua hàng

2.2.1.1 Xây dựng kế hoạch mua hàng

a Xác định số lượng, cơ cấu và tổng giá trị hàng hóa mua

Theo quan điểm Logistics có thể xác định số lượng hàng mua theo công thức sau:

M = (B + K + X + H) – (D + N)Trong đó: M: Lượng hàng hóa cần mua

B: Dự báo bánK: Lượng hàng mà khách hàng đã đặt hoặc ký hợp đồngX: Lượng hàng dùng để xúc tiến

H: Lượng hàng hóa hao hụt (nếu có)D: Dự trữ hiện có

N: Lượng hàng hóa đã đặt hoặc đã ký hợp đồng với nguồn hàngTrên cơ sở tính số lượng hàng hóa cần mua, dự tính giá mua, có thể xác định được tổnggiá trị hàng hóa trong kỳ kế hoạch nhằm tính toán các chỉ tiêu chi phí vốn mua và chỉ tiêukhác trong kinh doanh Đồng thời phân bổ khối lượng, doanh số mua cho từng thời kỳ,theo từng đơn vị Logistics, và có thể theo đơn vị nguồn hàng

b Hoạch định nguồn hàng

Hình 2.1 Quá trình lựa chọn nguồn hàng

b.1 Giai đoạn thu thập thông tin

Trước hết cần thu thập dữ liệu thứ cấp: Các báo cáo về tình hình mua và phân tíchnguồn hàng trong doanh nghiệp, thông tin trong các ấn phẩm, thông qua những thông tinxúc tiến của các nguồn hàng.

Thu thập dữ liệu sơ cấp thông qua điều tra khảo sát trực tiếp tại các nguồn hàng màtiến hành thu thập những dữ liệu cần thiết

b.2 Giai đoạn đánh giá, lựa chọn

Trước hết cần phân loại các nguồn hàng theo các tiêu thức cơ bản, như theo các thànhphần kinh tế, theo vị trí trong kênh phân phối, theo trình độ công nghệ…

Tiếp theo cần đánh giá các nguồn hàng theo tiêu chuẩn xác định Bao gồm những tiêuchuẩn như: sức mạnh Marketing – chất lượng, giá cả; Sức mạnh tài chính – năng lực vốnkinh doanh, quy mô ; Sức mạnh Logistics- độ tin cậy trong việc giao hàng, cung cấp dịchvụ

Để thuận tiện cho việc xếp loại nguồn hàng, có thể sử dụng mô hình lượng hóa đánhgiá nguồn hàng:

Dk = ∑

=

n i

i

iq

d

1

Trong đó: Dk: Tổng số điểm đánh giá nguồn hàng k

di: Điểm đánh giá tiêu chuẩn I của nguồn hàng k (0 ≤ di ≤ 10)

qi: Độ quan trọng của tiêu chuẩn I (0 ≤ qi ≤ 1; Σqi=1)

n: Số tiêu chuẩn đánh giá

b.3 Giai đoạn tiếp xúc, đề nghị

Là giai đoạn của quá trình trong đó doanh nghiệp cử cán bộ mua thăm nguồn hàng đểđưa ra những đề nghị Trên cơ sở những thông tin sau khi tiếp xúc với các nguồn hàng,kết hợp với những thông tin thông qua giai đoạn đánh giá, tiến hành xếp loại nguồn hàngtheo thứ tự ưu tiên để tiến hành các mối quan hệ mua

b.4 Giai đoạn thử nghiệm:

Giai đoạn này nhằm kiểm tra trong một thời gian nhất định các nguồn hàng có đảmbảo đạt được những tiêu chuẩn thông qua các thương vụ mua bán hay không Nếu các

nguồn hàng đạt tiêu chuẩn thì có thể xếp các nguồn hàng vào quan hệ đối tác lâu dài Nếukhông đạt tiêu chuẩn thì cần chọn và thử nghiệm đối với các nguồn hàng khác

c Xác định chính sách mua

c.1 Chính sách thời điểm mua

- Chính sách mua tức thì: tức là chính sách mua chỉ đáp ứng khi có nhu cầu Có ưu thế khigiá đang giảm và do đó hiện tại không nên mua với số lượng lớn khi mua dần có thể đemlại giá thấp hơn

- Chính sách mua trước: có lợi thế khi giá mua sẽ cao hơn trong tương lai Mua trước làhành động mua với số lượng vượt quá nhu cầu hiện tại, nhưng không vượt quá nhu cầu dựbáo trong tương lai Chính sách này hấp dẫn khi mà giá mua trong tương lai sẽ tăng, vànếu mua trước sẽ với mức giá thấp Tuy nhiên lúc này, dự trữ sẽ tăng và do đó sẽ phải cânnhắc giữa tăng chi phí dự trữ và lợi thế giá thấp

- Chính sách mua hỗn hợp: phối hợp mua tức thì và mua trước, áp dụng khi nhu cầu có tính thời vụ

Như vậy để lựa chọn chính sách mua thích hợp, cần phải tính tổng chi phí giá trị mua và

dự trữ của từng chính sách mua theo công thức sau:

F m : Tổng chi phí mua trong cả kỳ kế hoạch

p i : Giá mua vào thời điểm mua lượng hàng hóa m i

m i : Lượng hàng hóa mua vào thời điểm ứng với giá p i

d: Tỷ lệ chi phí đảm bảo dự trữ hàng hóa

T kh : Tổng thời gian trong cả kỳ kế hoạch

t i : Khoảng thời gian đầu và cuối kỳ nhập lượng hàng hóa m i

c.2 Xác định chính sách quy mô lô hàng

Phương pháp xác định quy mô lô hàng tái cung ứng tức thì

Khi nhu cầu liên tục có tốc độ ổn định, phải xác định quy mô lô và tần suất nhập hàng Công thức xác định quy mô lô hàng có công thức sau:

Qo =

k d

h

p k

Mf

2 Trong đó: M: Tổng mức tiêu thụ hàng hóa trong kỳ kế hoạch

fh: Chi phí một lần đặt hàng

kd: Tỷ lệ chi phí đảm bảo dự trữ

pk: Chi phí hàng hóa nhập kho

Để áp dụng mô hình trên cần một số ràng buộc:

Phải đảm bảo thỏa mãn mọi nhu cầu Nhu cầu có tính liên tục, ổn định với cơ cầu đãxác định Thời gian thực hiện chu kỳ nhập hàng ổn định Giá mua, chi phí vận chuyểnkhông đổi theo quy mô, thời vụ.Không tính vận chuyển trên đường Không bị giới hạn vềvốn và diện tích bảo quản hàng hóa

- Trường hợp giảm giá mua và vận chuyển vì lượng

+ Chính sách giảm giá vì lượng toàn phần

Với chính sách này, nguồn hàng sẽ giảm giá cho tất cả các đơn vị hàng hóa khi quy mô lôhàng vượt quá giới hạn nhất định Việc xác định quy mô lô hàng kinh tế dựa trên cơ sởxác định tổng chi phí thấp nhất của giá trị hàng hóa mua, chi phí đặt hàng và chi phí dựtrữ Công thức xác định tổng chi phí này như sau:

k

Trong đó: F: Tổng chi phí mua và dự trữ cho cả thời kỳ với quy mô hàng Q i

p i : Giá mua với quy mô lô hàng Q i

M: Nhu cầu cho cả thời kỳ kế hoạch

f h : Chi phí một lần đặt hàng

Q i : Quy mô lô hàng cần mua

k d : Tỷ lệ chi phí đảm bảo dự trữ

Cách xác định quy mô lô hàng tối ưu: Đầu tiên tính quy mô lô hàng kinh tế Q on với mức

giá thấp nhất p n Nếu Q on xác định thì đó là quy mô lô hàng cần tìm Hoặc lần lượt tính

quy mô lô hàng tối ưu với mức giá thấp hơn cho đến khi đạt giá trị nằm trong khoảng xác

định Tính tổng chi phí F theo quy mô lô hàng tối ưu Q on xác định mức giá p ivà theo các

quy mô lô hàng giới hạn Q i− 1 đến Q n với mức giá thấp hơn Sau đó so sánh các phương

án chi phí trên, phương án nào có chi phí thấp hơn thì quy mô hàng tương ứng là quy mô

lô hàng tối ưu

+ Chính sách giảm giá vì lượng từng phần:

Đối với chính sách này, khi quy mô lô hàng vượt quá giới hạn xác định thì nguồn hàng sẽgiảm giá mua cho số lượng đơn vị hàng hóa vượt quá giới hạn Để tìm quy mô lô hàng tatìm hàm cực tiểu của hàm số sau:

2

p k

f p p Q M

d

h

+

−

Nếu Q x xác định với mức giá thấp nhất p2 thì đây chính là quy mô lô hàng kinh tế Q02

Nếu Q02 không xác định thì lúc này quy mô lô hàng mua kinh tế Q01với mức giá cao hơnp1, tức là:

Q01 =

1

2

p k

Mf

d h

Có thể viết công thức tổng quát Q x như sau:

Q =

n d

d i

i i

p k

f p

p Q

Quy mô lô hàng được tính bằng thêm hệ số α điều chỉnh vào công thức tính quy mô

lô hàng kinh tế:

Qi =

) (

2

α

+

d i k

hi i

k p

f M

• Xác định quy mô lô hàng trong trường hợp đã biết chi phí thiếu hàng

Tính quy mô kinh tế bằng cách thêm chi phí thiếu bán một đơn vị hàng hóa ft vào côngthức tính quy mô lô hàng kinh tế:

Q =

d

t h

pk

f f

2.2.1.2 Triển khai kế hoạch mua hàng

Quá trình nghiệp vụ mua hàng:

Hình 2.2 Quá trình nghiệp vụ mua hàng

a Quyết định mua

Bước này bao gồm xác định mặt hàng, số lượng, chất lượng, thời gian cung ứng theoyêu cầu của sản xuất, người bán Phương thức mua là cách thức tạo lập mối quan hệ trongmua bán Tùy thuộc vào tình thế môi trường và các quyết định Marketing mà có 3 phươngthức mua:

Phương thức mua lại không điều chỉnh: được tiến hành với nguồn hàng đã có quan hệmua theo mối liên kết chặt chẽ Là phương thức mua không có những vấn đề gì lớn cầnphải điều chỉnh, thương lượng với nguồn hàng Phương thức này thường được thực hiện

Quyết định mua Xác định nguồn

hàngNhập hàng mua

Đặt hàng,

ký hợp đồng muaĐánh giá sau mua

dưới các hình thức đặt hàng đơn giản từ phía người mua Những nguồn hàng đang cungứng thường nỗ lực nâng cao chất lượng cung ứng để duy trì mối quan hệ này Phươngthức mua này thường áp dụng trong hệ thống kênh tiếp thị dọc

Phương thức mua lại có điều chỉnh: Là phương thức mua lại nhưng cần thương lượng,điều chỉnh để đi đến thống nhất giữa người mua và người bán về hàng hóa, giá cả, cáchthức cung ứng…Phương thức này áp dụng với nguồn hàng quen, đơn hàng có thay đổiđáng kể, môi trường kinh doanh thay đổi và cần thương lượng và điều chỉnh để đi đếnthống nhất giữa người bán và người mua Nếu thương lượng không được thì phải chuyểnnguồn hàng

Phương thức mua mới: Là bắt đầu tạo lập mối quan hệ với nguồn hàng trong trườnghợp doanh nghiệp mới bắt đầu kinh doanh, hoặc kinh doanh mặt hàng mới hoặc khôngtriển khai được phương thức có điều chỉnh, hoặc xuất hiện nguồn hàng mới với những đềnghị hấp dẫn Lúc này phải xác định lại nguồn hàng và cần thiết phân tích và nghiên cứulựa chọn nguồn hàng

b Xác định nguồn hàng

Những căn cứ để xác định nguồn hàng:

Căn cứ vào phương thức mua: Trường hợp mua lại không điều chỉnh và mua lại cóđiều chỉnh nhưng hai bên đi đến thống nhất những vấn đề trong mua thì không cần xácđịnh nguồn hàng Trường hợp mua mới hoặc mua lại có điều chỉnh nhưng không đạt đượcthoả thuận giữa các bên thì cần phải xác định lại nguồn hàng

Căn cứ vào danh sách xếp loại nguồn hàng: theo danh sách xếp loại ưu tiên đã nghiêncứu để chọn nguồn hàng thay thế nguồn hàng hiện tại

Căn cứ kết quả đánh giá nguồn hàng sau những lần mua trước: Sau mỗi thương vụ đều

có đánh giá các nguồn hàng Những nguồn hàng không đạt được những yêu cầu củadoanh nghiệp thì cần phải thay thế, và do đó phải xác định lại nguồn hàng

Căn cứ vào sự xuất hiện nguồn hàng mới hấp dẫn: Trường hợp này cần phải tiến hànhnghiên cứu, đánh giá nguồn hàng mới một cách cẩn thận

c Đặt hàng, ký hợp đồng mua

Tùy thuộc vào phương thức mua mà có các hình thức quan hệ kinh tế với nguồn hàng.Đối với phương thức mua lại thẳng thì chỉ cần trao đổi đơn đặt hàng là đủ, còn đối với cácphương thức mua còn lại, phải tiến hành thương lượng và ký kết các hợp đồng mua bán.

Có 2 cách tiến hành:

Cách 1:

Cách này thường áp dụng đối với phương thức mua lại không điều chỉnh hoặc mua lại

có điều chỉnh trong trường hợp nguồn hàng chấp nhận những thay đổi của bên mua

Cách 2:

Cách này thường áp dụng với phương thức mua mới với nguồn hàng mới, phươngthức mua lại có điều chỉnh trong trường hợp nguồn hàng và bên mua cần gặp nhau đểthương lượng, hoặc trong trường hợp thay thế nguồn hàng hiện tại

d Nhập hàng và thanh lý hợp đồng

Là quá trình thực hiện đơn đặt hàng, hợp đồng mua bán và đưa hàng hóa vào cơ sởLogistics (kho, cửa hàng bán lẻ) Nội dung nhập hàng bao gồm: Giao nhận hàng và vậnchuyển hàng

- Giao nhận hàng là quá trình chuyển giao quyền sở hữu hàng hóa giữa nguồn hàng vàdoanh nghiệp thương mại, có thể tại nguồn hàng hoặc cơ sở Logtistics của người mua.Tiếp nhận hàng hóa là hệ thống các mặt công tác kiểm tra tình trạng số lượng và chấtlượng hàng hóa thực nhập vào kho, xác định trách nhiệm vật chất giữa các bên giao nhận,vận chuyển hàng hóa trong việc chuyển giao quyền sở hữu, quyền quản lý hàng hóa theocác văn bản pháp lý quy định Nội dung tiếp nhận hàng bao gồm: Tiếp nhận số lượng, tiếpnhận chất lượng và làm chứng từ nhập hàng

Người mua lập

đơn hàng

Giao dịch bằng các phương tiện thông tin

Nguồn hàng chấp nhận đơn hàng/ký hợp đồng

Người mua lập đơn

Tiếp nhận số lượng: là tiến hành kiểm tra số lượng hàng hóa thực nhập và xác địnhtrách nhiệm vật chất giữa các bên trong việc giao nhận hàng hóa về mặt lượng.

Tiếp nhận chất lượng: Là bao gồm các mặt công tác nhằm kiểm tra tình trạng chấtlượng hàng hóa thực nhập và xác định trách nhiệm vật chất giữa các bên tham gia giaonhận về tình trạng không đảm bảo chất lượng của hàng hóa nhập

Làm chứng từ nhập hàng: bao gồm những mặt công tác nhằm chuyển giao quyền sởhữu hàng hóa và tiến hàng hạch toán nghiệp vụ nhập hàng

Vận chuyển thẳng: là sự di động của hàng hóa từ nguồn hàng thẳng đến cơ sởLogistics của khách hàng mà không qua bất kỳ một khâu kho trung gian nào

Vận chuyển qua kho: là phương thức vận chuyển mà trong đó hàng hóa từ nguồn hàngcung ứng cho khách hàng phải qua ít nhất một khâu kho

2.2.1.3 Đánh giá và kiểm soát sau mua

Là việc đo lường kết quả sau mua theo các tiêu chuẩn, xác định nguyên nhân củathương vụ không đáp ứng yêu cầu

Các tiêu chuẩn đánh giá sau mua:

Tiêu chuẩn lô hàng: Mức độ đáp ứng yêu cầu mua về số lượng, cơ cấu, chất lượngTiêu chuẩn hoạt động: Gồm thời gian thực hiện đơn hàng hoặc hợp đồng, tính chínhxác của thời gian và địa điểm giao nhận

Tiêu chuẩn chi phí: Mức độ tiết kiệm chi phí trong quá trình mua

So sánh kết quả thực hiện với các tiêu chuẩn Nếu thực hiện chưa tốt các tiêu chuẩn đặt

ra, cần xác định nguyên nhân để có hành động thích hợp Nguyên nhân có thể do bên bánhoặc bên mua

2.2.2 Các căn cứ và nguyên tắc mua hàng

2.2.1.1 Các căn cứ mua hàng

Để mua hàng một cách hợp lý, cần căn cứ vào những yếu tố sau:

Căn cứ các quyết định Marketing về mặt hàng giá, trình độ dịch vụ khách hàng

Căn cứ vào kết quả phân tích giá trị gia tăng, phân tích dự trữ, tình hình bán hàng,phân tích chi phí, phân tích nguồn hàng

Căn cứ khả năng dùng vốn cho dự trữ, dùng cho mua hàng

2.2.1.2 Nguyên tắc mua hàng.

Nguyên tắc nhiều nhà cung ứng: Nguyên tắc này tránh cho doanh nghiệp khỏi bị lệthuộc vào nguồn hàng, đảm bảo cho quá trình sản xuất diễn ra bình thường, do đó tránhđược những rủi ro và bị nguồn hàng đưa ra những điều kiện bất lợi, gây thiệt hại chodoanh nghiệp

Nguyên tắc cân đối lợi ích tạo mối quan hệ lâu dài, bền vững giữa doanh nghiệp vànguồn hàng, thực hiện tốt Marketing các mối quan hệ

Nguyên tắc dịch vụ và chi phí hậu cần: đảm bảo cung cấp đủ nguyên vật liệu, hànghóa để bổ sung kịp thời cho sản xuất hay bán hàng, giảm chi phí toàn bộ quá trình cungứng

2.2.3 Các nhân tố ảnh hưởng tới quản trị mua hàng

2.2.3.1 Môi trường vi mô

a Các nhân tố nội tại Doanh nghiệp

- Cơ cấu tổ chức công ty:

Mô hình tổ chức và mối quan hệ giữa các phòng ban sẽ ảnh hưởng rất lớn đến quátrình sản xuất và tiêu thụ của công ty Nếu các phòng ban liên kết chặt chẽ hoạt động linhhoạt hiệu quả sẽ giúp giảm bớt thời gian chờ đợi trong công tác lập, duyệt kế hoạch, giúpcho phòng chuyên trách về mua có thể chủ động hơn trong công tác lập kế hoạch muahàng Bộ máy tổ chức của công ty quá cồng kềnh sẽ gây khó khăn cho công tác muahàng, sẽ làm chậm tiến trình mua hàng

- Tình hình hoạt động kinh doanh của Công ty

Thông qua tình hình hoạt động kinh doanh qua các năm công ty có thể xác định kếhoạch mua hàng trong năm tới Có những điều chỉnh về kế hoạch mua hàng sao cho phùhợp hơn Tình hình kinh doanh ổn định thì quá trình mua hàng sẽ diễn ra một cách liêntục và thường xuyên, quá trình mua hàng sẽ được đảm bảo.

- Cơ sở hạ tầng của doanh nghiệp

+ Kho: ảnh hưởng trực tiếp đến chất lượng quản trị mua hàng, tạo điều kiện thuậnlợi để thực hiện các quyết định của quản trị mua hàng Kho đáp ứng những điều kiện cơ

sở vật chất cho quá trình mua hàng và đồng thời nâng cao hiệu lực của quá trình muahàng

+ Phương tiện vận chuyển: quyết định việc thuê vận chuyển bên ngoài hay tự vậnchuyển Tùy từng doanh nghiệp với những điều kiện khác nhau thì lựa chọn những cáchthức vận chuyển khác nhau Mỗi cách thức đều có những ưu nhược điểm riêng

+ Điện thoại, fax, máy tính internet…nhằm phục vụ cho công tác mua hàng đượcdiễn ra thuận lợi hơn Các công việc không phải làm một cách thủ công như trước, mọiviệc được tiến hành nhanh hơn với những công cụ hỗ trợ như máy tính, máy fax, điệnthoại Giúp doanh nghiệp nhanh chóng nắm bắt được các thông tin, nâng cao khả năngcạnh tranh cho doanh nghiệp

- Đội ngũ nhân viên

Trình độ của nhân viên trong Công ty, khả năng đáp ứng công việc của nhân viên,tính sáng tạo, tình thần đoàn kết sẽ góp phần thực hiện tốt công tác quản trị mua hàng.Những nhân viên có nhiều kinh nghiệm trong ngành và những nhân viên trẻ, năng động,nhiệt tình Đó là một trong những thế mạnh của Công ty

- Tình hình tài chính

Là tiền đề vật chất cho mọi hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp, đặc biệt là hoạtđộng mua hàng Tình hình tài chính của công ty ảnh hưởng tới việc ra quyết định muahàng, tài chính của công ty ổn định sẽ tạo điệu kiện thuận lợi, hỗ trợ cho việc mua hàng

Tài chính ổn định đảm bảo cho hoạt động kinh doanh diễn ra một cách liên tục và thườngxuyên và chớp được các cơ hội trong các thương vụ kinh doanh.

b Nhà cung ứng

Chất lượng cung ứng và hiệu quả mua hàng phụ thuộc rất lớn vào việc xác địnhđúng nguồn hàng, những nhà cung ứng tốt sẽ hỗ trợ công ty về trang thiết bị, phối hợpchiến lược xúc tiến tiêu thụ, cung cấp hàng hóa đúng số lượng, chất lượng, kịp thời…sẽgóp phần tạo nên sự thành công của quá trình mua hàng

c Khách hàng

Phân tích, tìm hiểu nhu cầu của khách hàng, nghiên cứu thị trường qua đó dự báođược nhu cầu Từ đó có thể xây dựng được kế hoạch mua hàng, nhằm đáp ứng kịp thờinhu cầu của khách hàng Khách hàng sẽ là người quyết định quá trình Logistics của doanhnghiệp có thành công hay không

d Đối thủ cạnh tranh

Xác định được đối thủ cạnh tranh chính của công ty Đối thủ cạnh tranh sẽ làm ảnhhưởng tới thị phần của công ty Chất lượng và giá cả nguồn hàng là yếu tố quan trọng đểnâng cao khả năng cạnh tranh của doanh nghiệp và tạo tiền đề cho sự phát triển bền vữngcủa doanh nghiệp

2.2.3.2 Môi trường vĩ mô

a Môi trường kinh tế

Môi trường kinh tế với các yếu tố như tốc độ tăng trường, thu nhập bình quân, lãisuất, lạm phát, các chính sách kinh tế của chính phủ, những triển vọng kinh tế trong tươnglai… tất cả đều tác động đến sức mua hiện có trong một nền kinh tế

b Môi trường chính trị - pháp luật

Việt Nam hiện nay được đánh giá là một nước có hệ thống chính trị tương đối ổnđịnh Đây là một trong những yếu tố thuận lợi cho hoạt động sản xuất kinh doanh của cácdoanh nghiệp Ngoài sự ổn định về chính trị, các doanh nghiệp nói chung khi hoạt độngtrên lãnh thổ Việt Nam sẽ đều bị điều phối bởi một hệ thống các đạo luật trong nước.Ngoài ra, các doanh nghiệp xuất nhập khẩu nói riêng còn chịu sự tác động của các đạoluật phát sinh khi có quan hệ thương mại với nước ngoài và các đạo luật liên quan đến các

chính sách thuế như: Chính sách thuế xuất khẩu, nhập khẩu, các thuế tiêu thụ, thuế thunhập,

c Môi trường văn hóa xã hội

Mỗi quốc gia, vùng lãnh thổ đều có những giá trị văn hóa và các yếu tố xã hội đặctrưng Do vậy khi có quan hệ hợp tác với các nhà cung ứng thì cần quan tâm tới phong tụctập quán của khu vực, quốc gia đó

2.3 Tổng quan tình hình nghiên cứu của những công trình năm trước.

2.3.1 Một số công trình năm trước

Dưới đây là một số đề tài nghiên cứu về quản trị mua hàng trong những năm gần đây:

- Quản trị mua hàng tại Công Ty TNHH sản xuất giấy lụa Đông Dương _ Nguyễn ThịTâm_ K39C3

- Hoàn thiện quản trị mua hàng tại Công Ty Thực Phẩm Hiến Thành _ Bùi ThịThanh_2009

- Giải pháp quản trị mua hàng tại Công Ty Thực Phẩm Hà Nội_Nguyễn Thị ThanhNga_2009

- Hoàn thiện công tác quản trị mua hàng tại Công Ty TNHH nhà nước một thành viên cơkhí Quang Trung_Nguyễn Thị Thắm_2007

2.3.2 Thực trạng của những công trình nghiên cứu năm trước

Nhìn chung các đề tài về quản trị mua hàng các năm trước nghiên cứu khá kỹ lưỡng

và sâu sắc cả lý thuyết lẫn thực tế Bố cục rõ ràng, làm nổi bật lên nội dung mà đề tàinghiên cứu và có nhiều đề tài được đánh giá cao

Các lý thuyết được đề cập thường có sự thống nhất giữa các nội dung Các đề tài đều

đi vào được trọng tâm của vấn đề, lý thuyết được tóm lược ngắn gọn nhưng vẫn đảm bảođầy đủ

Mỗi đề tài nghiên cứu quản trị mua hàng tại các công ty khác nhau Các công ty này

đa dạng về hoạt động sản xuất kinh doanh, và có chiến lược khác nhau, nên ứng dụng lýthuyết về mua hàng cũng khác nhau Và do vậy kết quả mua hàng tại công ty cũng sẽkhác nhau Trong tất cả các đề tài nghiên cứu về quản trị mua hàng thì chưa có đề tài nàonghiên cứu tại Trung Tâm XNK và HTĐT - VVMI

Mặt khác yêu cầu trong nghiên cứu đề tài hai năm gần đây phải nêu rõ hơn, chi tiếthơn các phương pháp nghiên cứu Những năm trước khi nghiên cứu chỉ thống kê cácphương pháp nghiên cứu chứ chưa làm rõ phương pháp nghiên cứu được sử dụng trong

đề tài

2.4 Phân định nội dung cơ bản về quản trị mua hàng.

Nội dung nghiên cứu của đề tài: “Hoàn thiện công tác quản trị mua hàng tại Trung

Tâm XNK và HTĐT - VVMI” được phân định như sau:

- Xây dựng kế hoạch mua hàng:

Xác định số lượng hàng hóa cần mua và cơ cấu của từng loại hàng hóa, dự tính đượcgiá mua và từ đó xác định được tổng giá trị của hàng hóa

Hoạch định nguồn hàng: Tìm kiếm và lựa chọn những nhà cung ứng tốt nhất đápứng được những yêu cầu đặt ra

Xác định chính sách mua: Xác định chính sách thời điểm mua và quy mô lô hàngnhập

- Triển khai kế hoạch mua hàng: Quyết định mua Xác định nguồn hàng và phương thứcmua Đặt hàng, ký hợp đồng mua Nhập hàng và thanh lý hợp đồng

- Đánh giá và kiểm soát sau mua: Đánh giá các nhà cung ứng qua một số tiêu chuẩn, từ đóxác định được nhà cung ứng nào mình nên duy trì hợp tác

CHƯƠNG 3: PHƯƠNG PHÁP NGHIÊN CỨU VÀ KẾT QUẢ PHÂN TÍCH THỰC

TRẠNG CÔNG TÁC QUẢN TRỊ MUA HÀNG TẠI TRUNG TÂM

XNK VÀ HTĐT – VVMI.

3.1 Phương pháp hệ nghiên cứu các vấn đề

3.1.1 Phương pháp thu thập dữ liệu

- Dữ liệu thứ cấp là loại dữ liệu đã có sẵn, đã công bố, dễ thu thập, ít tốn thời gian,tiền bạc trong quá trình thu thập Dữ liệu thứ cấp được phân ra nhiều loại, theo cách phânloại chi tiết nguồn dữ liệu thì bao gồm dữ liệu bên trong và dữ liệu bên ngoài

Dữ liệu bên trong là dữ liệu đâu đó trong doanh nghiệp, nó có thể là những dữ liệu

phản ánh tình hình sản xuất kinh doanh và thể hiện dưới dạng báo cáo như: báo cáo kếtquả kinh doanh, báo cáo tổng kết tài sản, báo cáo về chỉ tiêu tiêu thụ, các hóa đơn thanhtoán…

Đối với đề tài dữ liệu thứ cấp được thu thập bao gồm:

+ Báo cáo kết quả kinh doanh của Trung tâm giai đoạn 2007 – 2009

+ Danh sách các nhà cung cấp

+Các văn bản, số liệu liên quan đến quá trình thành lập, phát triển của Trung tâm

và Cơ cấu tổ chức của Trung Tâm

+ Những tài liệu liên quan đến hoạt động kinh doanh sản phẩm vật tư từ các phòngxuất nhập khẩu và phòng kinh doanh tổng hợp

+Bảng báo giá các sản phẩm kinh doanh của Trung tâm

Dữ liệu bên ngoài: So với nguồn dữ liệu bên trong, nguồn dữ liệu bên ngoài rất phong

phú, đa dạng và phức tạp Dữ liệu bên ngoài được thu thập sử dụng trong đề tài bao gồm:thu thập các dữ liệu trên các trang www.vinacomin.com.vn; www.gso.gov.vn,www.micco.com.vn, www.congnghiepmovietbac.com.vn

- Dữ liệu sơ cấp: được nghiên cứu trực tiếp từ đối tượng nghiên cứu, có thể làngười tiêu dùng, có thể là nhà cung ứng, hay trong nội bộ doanh nghiệp…Nó là những dữliệu chưa qua xử lý Dữ liệu sơ cấp được thu thập trực tiếp nên độ chính xác khá cao, đảmbảo tính cập nhật, nhưng tốn thời gian

Phương pháp được sử dụng để thu thập dữ liệu sơ cấp trong nghiên cứu đề tài đó làphương pháp phỏng vấn chuyên sâu Phương pháp phỏng vấn chuyên sâu là phương phápnghiên cứu mà theo đó những người nghiên cứu đặt ra các câu hỏi cho các đối tượng điềutra và thông qua những câu trả lời của họ để nhận được những thông tin mong muốn

3.1.2 Phương pháp phân tích dữ liệu

Dữ liệu sau khi thu thập được thống kê, phân tích, tổng hợp dựa trên các yếu tố tácđộng đến hoạt động kinh doanh của công ty đế đánh giá và đưa ra những kết luận liênquan đến công tác quản trị mua hàng tại Trung tâm XNK và HTĐT – VVMI.

3.2 Đánh giá tổng quan tình hình và ảnh hưởng của các nhân tố môi trường đến công tác quản trị mua hàng tại Trung Tâm XNK và HTĐT - VVMI.

3.2.1 Khái quát về Trung Tâm XNK và HTĐT - VVMI

- Lịch sử hình thành và phát triển

Tên công ty: Trung tâm xuất nhập khẩu và hợp tác đầu tư – VVMI

Trụ sở chính: 30B – Đoàn Thị Điểm – Đống Đa – Hà Nội

Điện thoại: 043 8234586

Số đăng ký kinh doanh 314430 tại Sở kế hoạch và đầu tư Hà Nội

Mã số doanh nghiệp xuất nhập khầu: 0100100015018

Trung tâm xuất nhập khẩu và hợp tác đầu tư – VVMI được thành lập ngày 16/04/2001theo quyết định số 345/QĐ-TCCB của Tổng công ty than Việt Nam, nay là Tập đoàn than

và khoáng sản Việt Nam

Lĩnh vực kinh doanh: Cung ứng vật tư, thiết bị hàng hóa phục vụ sản xuất và đời sống.

Nhập khẩu thiết bị, phương tiện, vật tư, phụ tùng hàng hóa Kinh doanh dịch vụ hợp tácquốc tế về đầu tư, quan hệ thương mại

- Đặc điểm về mặt hàng cung ứng của Trung tâm

Trung tâm cung ứng một số mặt hàng chủ yếu như: Các thiết bị khai thác hầm lò:Máng cào, băng tải…, Các thiết bị sàng tuyển: sàng rung, van dao, van bướm… Cácphương tiện thiết bị vận chuyển: Các thiết bị đường sắt, Các loại oto và phụ tùng dùng đểvận chuyển trong các Mỏ…, Các thiết bị phụ tùng nhà máy điện: Máy biến áp, trạm biến

áp, cầu dao phụ tải, dàn làm mát các loại, tiếp điểm cao hạ thế Và một số thiết bị khácnhư: Máy giặt công nghiệp, máy vắt khô Các thiết bị này có đặc tính kỹ thuật cao Nênviệc lựa chọn những nhà cung ứng đảm bảo yêu cầu về kỹ thuật là rất quan trọng Một sốsản phẩm siêu trường, siêu trọng nên việc vận chuyển các sản phẩm đó cũng gặp không ítnhững khó khăn

- Đặc điểm về khách hàng và thị trường của Trung tâm

Giám đốc

Khối

quản

lý

Khối Kinh Doanh

Phó Giám Đốc

Chiếm tỷ lệ lớn khách hàng của Trung tâm là các doanh nghiệp hoạt động trong lĩnhvực công nghiệp, trong số đó có đến 42,9% các doanh nghiệp thuộc nhóm này đều trựcthuộc công ty mẹ là Công ty TNHH một thành viên Mỏ Việt Bắc Khách hàng của Trungtâm hiện nay chủ yếu là các doanh nghiệp Nhà nước (chiếm 60,9%), tiếp đó là các doanhnghiệp TNHH (chiếm 34,8%), doanh nghiệp tư nhân (chiếm 4,3), các doanh nghiệp nướcngoài, liên doanh là không có Về mặt địa lý, khách hàng của Trung tâm hiện nay tậptrung nhiều ở các tỉnh thành có nhiều nhà máy, khu công nghiệp như: Quảng Ninh, HảiPhòng, Hà Nội, Thái Nguyên, Tuyên Quang, Bắc Giang, Lào Cai,… Thị trường sản phẩmvật tư hiện nay của Trung tâm còn khá khiêm tốn, hoạt động kinh doanh dòng sản phẩmvật tư của Trung tâm chủ yếu đáp ứng nhu cầu của các doanh nghiệp cùng chịu sự quản lýcủa công ty mẹ và các doanh nghiệp Nhà nước

Đối tượng khách hàng và thị trường của Trung tâm chủ yếu là thị trường trong nước,tập trung chủ yếu các tỉnh thành có nhiều nhà máy công nghiệp ở miền Bắc như: Hà Nội,Hải Phòng, Quảng Ninh, Thái Nguyên, Phú Thọ,… Các khách hàng của Trung tâm có đặcđiểm là những khách hàng lớn, mua với số lượng nhiều và thường mua theo hợp đồng cógiá trị lớn Khách hàng của Trung tâm hiện nay chủ yếu là các doanh nghiệp, nhữngngười đi mua hàng thường là những người mua chuyên nghiệp, có trình độ chuyên môncao và hiểu rất rõ về loại sản phẩm mà họ đang có nhu cầu

- Bộ máy tổ chức

Ngô Thị Lý Lớp K45C1

Hình 3.1 Sơ đồ cơ cấu tổ chức của Trung tâm

• Giám đốc: Ông Nguyễn Viết Quy

• Phó Giám Đốc: Ông Trịnh Hữu Hán

Cơ cấu tổ chức của Trung tâm được tổ chức theo chức năng Giám đốc Trung tâmchịu trách nhiệm trực tiếp điều hành mọi hoạt động kinh doanh của Trung tâm Các phòngban thực hiện theo đúng chức năng của mình và có sự phối hợp với các phòng ban kháctrong Trung tâm để hoạt động một các hiệu quả nhất Tuy nhiên Trung tâm không cóphòng chuyên về mua hàng Công tác mua hàng được các nhân viên Phòng XNK đảmnhận

- Kết quả kinh doanh của Trung tâm 2007 - 2009

Bảng 3.1: Kết quả hoạt động kinh doanh của Trung tâm

(Nguồn: Phòng kế toán – Trung tâm XNK và HTĐT - VVMI)

Do tác động của suy thoái kinh tế, doanh thu của trung tâm trong năm giai đoạn

2007-2009 đã có những giảm sút đáng kể: Năm 2008 đã giảm 5,05% so với năm 2007, năm

2009 giảm 2,03% so với năm 2008 Nhưng nhờ có biện pháp như năng cao năng suất laođộng, giảm thiểu những chi phí phát sinh không cần thiết, tìm kiếm nguồn hàng có chấtlượng tốt giá thành thấp mà lợi nhuận sau thuế của trung tâm trong giai đoạn này vẫn có

sự tăng trưởng: Năm 2008 tăng 11% so với năm 2007, năm 2009 tăng 7,0% so với năm

2008

3.2.2 Ảnh hưởng của nhân tố môi trường đến công tác quản trị mua hàng tại Trung Tâm XNK và HTĐT - VVMI

3.2.1.1 Môi trường vi mô

a Các nhân tố nội tại Doanh nghiệp

- Cơ cấu tổ chức công ty:

Cơ cấu tổ chức của Trung tâm được tổ chức theo chức năng, Giám đốc Trung tâm cóthể trực tiếp điều hành mọi hoạt động của Trung tâm Nắm bắt được tình hình của Trungtâm để có những điều chỉnh thích hợp Trung tâm không có bộ phận chuyên trách về muahàng Mọi công tác mua hàng đều do các phòng xuất nhập khẩu đảm nhận Trung tâm có 7phòng XNK và 1 phòng Kinh doanh tổng hợp Với số lượng các phòng XNK nhiều nhưvậy mà lại không có bộ phận chuyên trách về mua hàng nên công tác mua hàng gặpkhông ít những khó khăn Sự phối hợp giữa các phòng XNK về việc tập hợp đơn hàng làrất quan trọng

- Cơ sở hạ tầng của doanh nghiệp: Với trụ sở chính nằm tại: 30B - Đoàn thị Điểm –Đống Đa – Hà Nội Tại mỗi phòng ban đều được trang bị máy Fax, máy in, máy tính, điệnthoại phục vụ cho công việc Các máy đều được sử dụng đúng mục đích và hiệu quả, hỗ