116 hoàn thiện hoạt động quản trị mua hàng tại công ty cổ phần nhựa bao bì ngân hạnh

chuyên đề tiêu thụ sản phẩm, tập hợp chi phí sản xuất, giải pháp nguồn lực tài chính, hoàn thiện công tác bán hàng, luận văn phân tích Tows, luận văn khách sạn du lịch

CHƯƠNG 1 : TỔNG QUAN QUẢN TRỊ MUA HÀNG 1.1 Tính cấp thiết của đề tài và xác lập tuyên bố đề tài Toàn cầu hóa và hội nhập kinh tế đang là xu hướng chung của thế giới. Tiến trình hội nhập có sự tham gia của Việt Nam vào tổ chức WTO . Từ đó mang lại cơ hội thách thức mà doanh nghiệp cần phải vượt qua. Các doanh nghiệp cần có chiến lược phù hợp để thích nghi với môi trường kinh doanh mới và đáp ứng đòi hỏi cạnh tranh. Sau khi gia nhập WTO Việt Nam có xu hướng mở cửa nên hoạt động xuất nhập khẩu ngày càng tăng. Đây có thể là vấn đề thách thức với doanh nghiệp sản xuất trong nước nhưng lại là cơ hội cho các doanh nghiệp thương mại hoạt động trong lĩnh vực kinh doanh xuất nhập khẩu, khi các thủ tục, thếu quan ngày càng thông thoáng hơn . Đứng trước những cơ hội lớn như ngành sản xuất nhựa Việt Nam đang thiếu nguyên liệu sản xuất trầm trọng thì Ngân Hạnh có thể nhìn thấy cơ hội thị trường. Đối với một công ty thương mại thì hoạt động quản trị mua hàng là vô cùng quan trọng. Để cạnh tranh với đối thủ cùng ngành, và cung cấp cho thị trường những sản phẩm có chất lượng đảm bảo giá cả cạnh tranh nhất thì công ty phải chú trọng tới hoạt động quản trị mua hàng. Chi phí mua hàng đầu vào ảnh hưởng trực tiếp tới hoạt động bán của công ty bởi vì công ty chỉ mua để bán mà không hề có bất cứ hoạt động gia công hay làm lại cho sản phẩm bán. Trong những năm vừa qua tại công ty hoạt động mua hàng chưa thực sự được chú trọng chưa có nhân sự cán bộ chuyên trách quản lý hoạt động mua .Do đó hoàn thiện hoạt động quản trị mua hàng đang là nhiệm vụ quan trọng nhất của doanh nghiệp có tính sống còn và mua tốt là tiền đề để bán tốt. Vì tất cả các lý do trên nên tên đề tài được xác lập là: “Hoàn thiện hoạt động quản trị mua hàng tại công ty Cổ Phần Nhựa Bao Bì Ngân Hạnh. 1.2 Mục tiêu nghiên cứu của đề tài và đối tượng nghiên cứu của đề tài Mục tiêu : phân tích thực trạng mua hàng tại công ty Cổ Phần Nhựa Bao Bì Ngân Hạnh, qua đó đánh giá điểm mạnh điểm yếu đưa ra những kiến nghị, đề xuất hoàn thiện hoạt động quản trị mua hàng tại doanh nghiệp. Đối tượng nghiên cứu: Hoạt động quản trị mua hàng tại công ty Cổ phần Nhựa Bao Bì Ngân Hạnh. 1.3 Phạm vi nghiên cứu của đề tài Thời gian nghiên cứu: Nghiên cứu thực trạng hoạt động của công ty Cổ Phần Nhựa Bao Bì Ngân Hạnh và thực trạng hoạt động mua hàng cuả công ty trong 3 năm 2007 – 2010. Nghiên cứu thực trang mua hàng phục vụ bán trong 6 tháng đầu năm 2010. 1.4 Một số lý luận quản trị mua hàng 1.4.1 Khái niệm, mục tiêu, vai trò của quản trị mua hàng đối với doanh nghiệp. a) Mục tiêu + Mục tiêu hợp ký hóa dự trữ: Mua hàng đảm bảo bổ sung dữ trữ hợp lý về số lượng chất lượng và thời gian. + Mục tiêu chi phí: Phải đảm bảo giảm chi phí quản trị nghiệp vụ mua. +Mục tiêu phát triển mối quan hệ : Thông qua mua hàng phát triển mối quan hệ nguồn hàng hiện tại, phát hiện thiết lập quan hệ với nguồn hàng tiềm năng. b) Khái niệm: Mua hàng là hệ thống các mặt công tác nhằm tạo nên lực lượng hàng hóa tại cơ sở logistics, đáp ứng đúng yêu cầu dự trữ, sản xuất bán hàng với tổng chi phí thấp nhất. Về bản chất kinh tế, mua hàng là hành vi thương mại đầu tiên nhằm chuyển giao quyền sở hữa thương mại giữa doanh nghiệp và nguồn hàng. Thực chất mua hàng là tạo nguồn lực hàng hóa để triển khai toàn bộ hệ thống logistics, do đó chất lượng và cho phí của logistic chịu ảnh hưởng rất lớn từ hoạt động mua hàng. c) Vai trò - Tạo nguồn lực logistic – hàng hóa – ban đầu triển khai toàn bộ hệ thống logistics: Đảm bảo nguồn dự trữ kịp thời. Trên cơ sở đó, thỏa mãn tốt nhất nhu cầu dịch vụ của khách hàng, đặc biệt dịch vụ mặt hàng, dịch vụ thời gian. - Tạo điều kiện giảm chi phí, tăng lợi nhuận cho kinh doanh thương mại.Mua hàng chiếm vị trí quan trọng do trong doanh nghiệp thương mại, giá trị hàng hóa mua chiếm tỷ lệ lớn, từ 60% - 80% doanh thu. Do đó chỉ cần giảm chi phí tương đối trong mua hàng là đã ảnh hưởng lớn tới lợi nhuận hơn là giảm cho phí khác. 1.4.2 Căn cứ nguyên tắc mua a) Để mua hàng một cách hợp lý cần căn cứ nguyên tắc sau: + Căn cứ quyết định marketing về mặt hàng , trình độ dịch vụ khách hàng + Căn cứ vào kết quả phân tích giá trị gia tăng, phân tích dự trữ, tình hình bán hàng, phân tích chi phí, phân tích nguồn hàng. + Căn cứ vào khả năng dự trữ, dùng cho mua hàng b) Các nguyên tắc tiến hành mua Nguyên tắc nhiều nhà cung ứng: Nguyên tắc này tránh cho doanh nghiệp không bị lệ thuộc vào nguồn hàng, đảm bảo quá trình sản xuất diễn ra bình thường, do đó tránh được rủi ro mà nguồn hàng gây bất lợi cho doanh nghiệp. Nguyên tắc cân đối lợi ích, tạo mối quan hệ lâu dài bền vững cho doanh nghiệp và nguồn hàng, thực hiện marketing các mối liên hệ. Nguyên tắc dịch vụ và chi phí hậu cần: Đảm bảo cung cấp đầy đủ nguyên vật liệu, hàng hóa để bổ sung kịp thời cho sản xuất hay bán hàng, giảm chi phí toàn bộ quá trình cung ứng. 1.4.3 Các nhân tố ảnh hưởng đến công tác quản trị mua hàng. 1.4.3.1 Các nhân tố bên trong ảnh h ưởng tới công tác quản trị mua hàng . a) Kế hoạch và tình hình tiêu thụ hàng hoá: + Chiến lược kinh doanh: Chiến lược kinh doanh có vai trò quan trọng đối với sự tồn tại và phát triển của doanh nghiệp. Doanh nghiệp đặc biệt coi trọng quản lí hoạt động kinh doanh của mình theo chiến lược. Bởi vì chiến lược kinh doanh giúp doanh nghiệp thấy rõ mục đích, hư- ớng đi của mình. Chiến lược kinh doanh giúp doanh nghiệp nắm bắt được cơ hội trên thị trường và tạo được lợi thế cạnh tranh trên thương trường bằng các nguồn lực có hạn cho doanh nghiệp với kết quả cao nhằm đạt được mục tiêu đề ra. Do đó chiến lược kinh doanh có ảnh hưởng rất lớn đến quá trình mua hàng do đó quản trị mua hàng cũng phải phụ thuộc vào chiến lược, tuỳ theo chiến lược trong từng giai đoạn mà các nhà quản trị mua hàng đưa ra kế hoạch mua hàng hợp lí. + Chính sách sản phẩm: Câu hỏi đầu tiên khi doanh nghiệp bắt tay vào kinh doanh là doanh nghiệp sẽ bán cái gì? Cho đối tượng tiêu dùng nào? Lựa chọn đúng mặt hàng kinh doanh, có chính sách mặt hàng đúng đảm bảo cho tiêu thụ hàng hóa của doanh nghiệp. + Kế hoạch chi tiết: Sau khi xác định nhu cầu trong công tác hoạch định mua hàng nhà quản trị phải đưa ra được một kế hoạch mua hàng chi tiết, phải lựa chọn được mặt hàng cung ứng. Kế hoạch mua hàng chi tiết hợp lí phải đảm bảo làm sao có đủ lượng hàng dự trữ nhất định phù hợp với nhu cầu bán ra. + Kết quả tiêu thụ: Có ảnh hưởng lớn đến công tác quản trị mua hàng vì để xây dựng nên một kế hoạch mua hàng hợp lí phải dựa trên kết quả tiêu thụ kì trước. Với mỗi một mặt hàng, doanh nghiệp có thể dựa trên kết quả tiêu thụ để xác định xem mặt hàng đó khả năng tiêu thụ như thế nào, và nếu có được kết quả đó thì nguyên nhân do đâu để từ đó xây dựng được một kế hoạch hợp lí hơn. b) Các nguồn lực của doanh nghiệp. + Vốn: Là điều kiện tiền đề vật chất cho mọi hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp đặc biệt là trong mua hàng. Đây là nhân tố quan trọng ảnh hởng đến công tác mua hàng của doanh nghiệp. + Cơ cấu tổ chức doanh nghiệp. Mô hình tổ chức thể hiện mối liên hệ các phòng ban và có ảnh hưởng rất lớn đến quá trình sản xuất và tiêu thụ của công ty. Nếu phòng ban liên kết hoạt động hiệu quả làm giảm bớt thời gian trong công tác lập duyệt kế hoạch, giúp doanh nghiệp chủ động hơn trong quá trình mua hàng. + Cơ sở vật chất kĩ thuật: Nó là cơ sở phản ánh thực lực của doanh nghiệp. Cơ sở vật chất kĩ thuật tốt, hiện đại tạo điều kiện tốt trong mua hàng bởi nếu doanh nghiệp có cơ sở vật chất hiện đại thì doanh nghiệp sẽ nhanh chóng nắm bắt được thông tin, có nhiều cơ hội chớp lấy thời cơ để mua được hàng nhanh hơn, tốt hơn +Nhân viên mua hàng: Mua không đảm bảo sẽ ảnh hưởng trực tiếp đến kết quả và hiệu quả kinh doanh của doanh nghiệp. Vì vậy việc mua hàng phụ thuộc rất nhiều vào hoạt động của con người. Cho nên việc tuyển chọn nhân viên làm công tác thu mua là một khâu rất quan trọng trong hoạt động kinh doanh. Kiến thức phong phú: Người nhân viên thu mua phải có kiến thức hiểu biết về hàng hoá kinh doanh có sự hiểu biết sâu rộng về hàng hoá mà mình có trách nhiệm đảm nhận, phải nắm được các hoạt động và mục tiêu của doanh nghiệp, hiểu về thị trường và biết phân tích ảnh hưởng của thị trường, nắm được chính sách kinh tế của nhà nước, hiểu biết pháp luật, có kinh nghiệm trong thu mua. Năng động, tỉnh táo: Giỏi khai thác thông tin, nắm kịp thời tình hình biến động trên thị trường về nhu cầu và giá cả. Có khả năng giao tiếp:Khả năng giao tiếp tốt là một trong những yếu tố có lợi cho đàm phán kinh doanh. Việc tuyển nhân viên mua hàng là một khâu rất quan trọng. Chọn được một nhân viên mua hàng chuyên nghiệp, có kinh nghiệp là một lợi thế thực sự của doanh nghiệp. - Vị thế của doanh nghiệp trên thương trường: Nếu doanh nghiệp có vị thế, uy tín trên thương trường thì việc đặt mua hàng sẽ dẽ dàng hơn, doanh nghiệp sẽ được các nhà cung ứng ưu tiên hơn trong việc chào hàng, các nhà cung ứng cũng chủ động đến chào hàng và dành nhiều điều khoản ưu đãi cho doanh nghiệp hơn. 1 .4.3.2 Nhân tố bên ngoài ảnh hư ởng đến quá trình quản trị mua hàng. - Nhà cung cấp: Đây là yếu tố khách quan ảnh hưởng trực tiếp đến kết quả mua hàng của doanh nghiệp vì nếu lựa chọn không đúng nhà cung cấp sẽ không đảm bảo khả năng mua hàng của doanh nghiệp, không đảm bảo được số lượng hàng bán ra. Bởi đối với doanh nghiệp thương mại thường kinh doanh nhiều mặt hàng khác nhau. Mỗi mặt hàng có thể có một hoặc nhiều nhà cung ứng. Trong trường hợp như vậy sẽ có sự cạnh tranh của các nhà cung ứng. Để lựa chọn người cung ứng cho doanh nghiệp cần dựa vào nguyên tắc: + Không hoàn toàn lệ thuộc vào một nhà cung cấp để tạo ra sự lựa chọn tối ưu và để tránh bị ép giá. + Cần theo dõi thường xuyên về tình hình tài chính, khả năng sản xuất và khả năng cung ứng của người cung ứng. - Nhu cầu tiêu dùng của khách hàng: Doanh nghiệp mua hàng phụ thuộc vào nhu cầu của khách hàng vì trong mọi hoạt động kinh doanh các doanh nghiệp luôn lấy khách hàng làm nhân vật trung tâm, nhu cầu của khách hàng sẽ là mục tiêu để doanh nghiệp xây dựng nên kế hoạch mua hàng cho nên nhu cầu tiêu dùng ảnh hưởng đến quá trình mua hàng như: sự thay đổi về nhu cầu tiêu dùng sẽ làm tốc độ bán hàng biến đổi dẫn đến sự biến đổi trong mua hàng. - Đối thủ cạnh tranh: Đối thủ cạnh tranh có ảnh hưởng lớn đến mua hàng trong doanh nghiệp ở cả mua và bán. Đối thủ cạnh tranh trong mua hàng thể hiện ở chỗ doanh nghiệp luôn phải đối phó với hàng loạt các đối thủ cạnh tranh, sự cạnh tranh trên thị trường là sự cạnh tranh về giá nên để thắng được đối thủ cạnh tranh doanh nghiệp phải thường xuyên theo dõi chính sách giá của đối thủ cạnh tranh, đưa ra được mức giá khách hàng chấp nhận được mà có mức giá nhỏ hơn hoặc bằng giá của đối thủ cạnh tranh nhưng phải đảm bảo có lãi. Muốn đưa ra được một mức giá thấp hơn giá của đối thủ cạnh tranh thì doanh nghiệp phải đặc biệt chú trọng đến công tác mua hàng. Mua hàng làm sao để đảm bảo bán được với giá thấp mà vẫn đảm bảo có lãi. - Môi trường kinh tế chính trị Môi trường kinh tế chính trị ảnh hưởng mạnh mẽ tới hoạt động kinh doanh của các doanh nghiệp. Một môi trường kinh tế phát triển thì luôn có cơ sở hạ tầng vững chắc và hệ thống chính trị pháp luật ổn định thuận lợi cho sự phát triển của doanh nghiệp. Đặc biệt trong hoạt động quan trị mua hàng thì một số chính sách như chính sách thuế, chính sách tỷ giá, hạn ngạch, thuế quan có ảnh hưởng trực tiếp tới giá cả hàng hóa mua vào. 1.4.4 Quá trình quản trị mua hàng gồm các giai đoạn Hình 1.1: Quá trình quản trị mua hàng 1.4.4.1 Xây dựng kế hoạch mua Kế hoạch mua bao gồm nội dung sau: Xác định số lượng, cơ cấu và tổng giá trị hàng mua , xác định nguồn hàng mua, xác định chính sách thời điểm mua a) Xác định số lượng, cơ cấu nguồn hàng mua Theo quan điểm hậu cần, có thể xác định số lượng hàng mua theo công thức sau: M = (B+K+H) - (D +N) Trong đó M: Là số lượng hàng hóa cần mua trong kì kế hoạch B: Là dự báo tiêu thụ K: Lượng hàng hóa bán ra H: Lượng hàng hóa hao hụt D: Dự trữ hiện có N: Lượng hàng hóa đã đặt mua hoặc kí kết hợp đồng Xây dựng kế hoạch mua Xây dựng kế hoạch mua Triển khai quá trình mua Đánh giá, kiểm soát quá trình mua Trên sơ sở tính số lượng hàng hóa mua, dự tính giá mua, có thể xác định được tổng giá trị hàng hóa trong kì kế hoạch nhằm tính toán các chỉ tiêu chi phí vốn mua và chỉ tiêu khác trong kinh doanh. a) Hoạch định nguồn hàng thông thường có 4 giai đoạn lựa chọn nhà cung cấp như hình 1.2 Không có quan Hệ Hình 1.2: Các bước hoạch định nguồn hàng Đối với tổ chức thì việc có được một nhà cung ứng tốt là tiền đề để tạo năng lực cạnh tranh cho doanh nghiệp. Giai đoạn khảo sát: Là giai đoạn thu thập thông tin về nhà cung ứng có thể từ nhiều nguồn khác nhau có thể từ hồ sơ cũ hay các phương tiện thông tin đại chúng hay internet. Giai đoạn lựa chọn Phân tích đánh giá điểm mạnh điểm yếu So sánh với tiêu chuẩn đặt ra trên cơ sở đó lập danh sách nhà cung ứng đạt yêu cầu. Đến thăm nhà cung ứng trên cơ sở đó lựa chọn nhà cung ứng chính thức lâu dài. Giai đoạn đàm phán ký kết hợp đồng Bước chuẩn bị Bước tiếp xúc Bước đàm phán Bước kết thúc đàm phán, đặt hàng kí kết hợp đồng Giai đoạn khảo sát Gia đoạn lựa chọn Gia đoạn đàm phán Gia đoạn thử nghiệm Đạt yêu cầu Rút kinh nghiệm Giai đoạn thử nghiệm Đạt yêu cầu: quan hệ lâu dài Không đạt: chọn nhà cung ứng khác b) Xác định chính sách mua Các chính sách thời điểm mua: Xác định thời điểm mua theo biến động về giá đạt được sự tiết kiệm cao nhất Chính sách mua ngay: Mua đáp ứng nhu cầu của tiêu thụ ngay trước mắt trong trường hợp giá ổn định hay có xu hướng giảm. Chính sách mua trước: Mua đáp ứng yêu cầu sản xuất tiêu thụ cho cả thời gian dài với quy mô lớn trong trường hợp giá mua có xu hướng tăng. Quan trọng mức giảm của chi phí mua phải lớn hơn so với mức tăng chi phí dự trữ hàng hóa. Mua hỗn hợp là: mua ngay hay mua trước trong khi giá trên thị trường có biến động. 1.4.4.2 Triển khai kế hoạch mua Hình 1.3 Sơ đồ triển khai quá trình mua hàng a) Xác định nguồn hàng và phương thức mua Có 3 phương thức mua: Mua lại thẳng : Phương thức này được áp dụng với những đơn hàng không có điều chỉnh, không phải thương lượng với nguồn hàng. Phương thức mua này thường được thực hiện dưới hình thức đặt hàng đơn giản từ người mua. Những nguồn hàng đang cung ứng thường nỗ lực nâng cao mối quan hệ này Phương thức mua lại có điều chỉnh: phương thức này áp dụng với nguồn hàng quen, đơn hàng có thay đổi đáng kể, môi trường kinh doanh thay đổi và cần thương lượng điều chỉnh đi đến thống nhất giữa người bán và người mua. Nếu thương lượng không được thì phải chuyển nguồn hàng. Phương thức mua lại mới: Là bắt đầu tạo lập quan hệ với nguồn hàng trong trường hợp doanh nghiệp mới bắt đầu kinh doanh, hoặc kinh doanh mặt hàng mới, hoặc không triển khai được phương thức có điều chỉnh, xuất hiện nguồn hàng mới với đề nghị hấp dẫn. Lúc này cần xác định lại nguồn hàng và thiết phân tích và lựa chọn nguồn hàng. Xác định nhà cung ứng: Sau khi lựa chọn được danh sách nhà cung ứng thì doanh nghiệp phải tìm ra nguồn hàng chính thức. Căn cứ vào tình thế mua, danh sách lựa chọn nhà cung ứng kết quả lựa chọn nhà cung ứng lần trước và sự xuất hiện của nhà cung ứng mới để tìm ra nguồn hàng phù hợp với tình thế diễn biến thị trường. b) Đặt hàng và kí kết hợp đồng Tùy thuộc vào phương thức mua mà có hình thức quan hệ kinh tế với nguồn hàng. Đối với phương thức mua lại thẳng thì chỉ cần trao đổi đơn đặt hàng là đủ, đối với Xác định nguồn hàng và phương thức mua Đặt hàng kí kết hợp đồng mua Nguồn hàng Nhập hàng vào cơ sở logistic Hạch toán nghiệp vụ nhập hàng phương thức mua lại khác thì cần tiến hành thương lượng và kí kết hợp đồng mua bán. Có hai phương pháp: 1. Người mua lập đơn hàng giao hàng bằng phương tiện thông tin nhà cung ứng chấp nhận đơn hàng và kí kết hợp đồng. 2. Người mua lập đơn hànghai bên trực tiếp gặp nhau và đàm phán hai bên kí hợp đồng cung ứng. c) Nhập hàng Là quá trình thực hiện đơn đặt hàng, hợp đồng mua bán và đưa hàng hóa vào hậu cần của người mua, bao gồm: Giao nhận hàng và vận chuyển hàng Giao nhận là quá trình chuyển giao quyền sở hữu từ nguồn hàng sang doanh nghiệp. Có thể tại nguồn hàng hoặc tại cơ sở hậu cần của người mua. Tiếp nhận hàng hóa là hệ thống mặt công tác kiểm tra tình trạng số lượng chất lượng chất lượng hàng hóa nhập vào kho, xác định trách nhiệm vật chất giữa các bên giao nhận, vận chuyển hàng hóa trong việc chuyển giao quyền sở hữu, quyền quản lí hàng hóa theo các văn bản pháp lí quy định. Tiếp nhận số lượng: Là tiến hành kiểm tra số lượng hàng hóa thực nhập và xác định trách nhiệm vật chất giữa các bên trong việc giaoo nhận hàng hóa về mặt lượng. Tiếp nhận chất lượng : Là kiểm tra chất lượng hàng hóa thực nhập và xác định trách nhiệm vật chất các bên tham gia giao nhận về tình trạng không đảm bảo chất lượng của hàng hóa nhập. Vận chuyển Nguồn hàng thường chịu trách nhiệm việc chuyển hàng hóa khi doanh nghiệp mua hàng, như thế tiết kiệm được chi phí cho cả người mua và người bán. Nhưng trong một số trường hợp nhất định, doanh nghiệp phải tự mình vận chuyển hàng hóa trong mua (do đặc điểm hàng hóa phải có phương tiện vận chuyển hàng hóa). Trong trường hợp này, doanh nghiệp phải có phương án vân chuyển hợp lý đảm bảo chi phí thấp nhất. Thường có 2 phương thức vận chuyển. 1. Vận chuyển thẳng: Là sự di động hàng hóa từ nguồn hàng thẳng đến cơ sở hậu cần của khách hàng mà không qua bất kì một kho trung gian nào. 2. Vận chuyển qua kho: Là sự di chuyển mà trong đó, hàng hóa từ nguồn hàng cung ứng cho khách hàng phải qua ít nhất khâu kho. b) Hoạch toán nghiệp vụ nhập hàng . ảnh hưởng tới hoạt động quản trị mua hàng tại công ty Công Ty Cổ Phần Nhựa Bao Bì Ngân Hạnh 2.2.1 Tổng quan công ty Cổ Phần Nhựa Bao Bì Ngân Hạnh a) Quá. trạng hoạt động của công ty Cổ Phần Nhựa Bao Bì Ngân Hạnh và thực trạng hoạt động mua hàng cuả công ty trong 3 năm 2007 – 2010. Nghiên cứu thực trang mua hàng