295 nâng cao chất lượng công tác quản trị mua hàng tại công ty cổ phần thiết bị xăng dầu petrolimex

luận văn thương mại dịch vụ, giải pháp huy động tiền gửi, hoàn thiện công tác tổ chức, chuyên đề phân tích doanh thu, công tác đánh giá nhân sự, hoàn thiện bộ máy tổ chức

Luận văn tốt nghiệp Trường Đại học Thương mại CHƯƠNG I TỔNG QUAN NGHIÊN CỨU ĐỀ TÀI “ NÂNG CAO CHẤT LƯỢNG CÔNG TÁC QUẢN TRỊ MUA HÀNG TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN THIÊT BỊ XĂNG DẦU PETROLIMEX” 1.1 Tính cấp thiết của đề tài Trong nền kinh tế hiện nay, doanh nghiệp thương mại giữ vai trò quan trọng trong việc thúc đẩy quá trình tái sản xuất xã hội, góp phần to lớn vào sự phát triển của nền kinh tế quốc dân. Cùng với tốc độ phát triển không ngừng của công nghệ, khoa học kỹ thuật trong thời kỳ hội nhập, các doanh nghiệp cũng ngày càng phát triển và cạnh tranh mạnh mẽ, đó vừa là cơ hội vừa là thách thức đối với mỗi doanh nghiệp. Khi nền kinh tế càng phát triển, sức ép cạnh tranh ngày càng lớn, những đòi hỏi của con người cũng ngày càng tinh vi hơn. Doanh nghiệp không những phải cung cấp hàng hóa, dịch vụ cho khách hàng đúng lúc, đúng chỗ, đảm bảo yêu cầu chất lượng, cơ cấu và chủng loại mà còn phải đảm bảo mức chi phí mà khách hàng bỏ ra là thấp nhất để có được sản phẩm mình mong muốn nhưng vẫn đảm bảo đem lại lợi nhuận cao nhất cho doanh nghiệp. Muốn vậy doanh nghiệp phải có chiến lược và chính sách kinh doanh sao cho sản phẩm của doanh nghiệp mình có chất lượng cao, giá cả lại phù hợp để nâng cao năng lực cạnh tranh trên thị trường. Một trong những phương án mà nhiều doanh nghiệp lựa chọn đó là giảm chi phí mua hàng. Như chúng ta đã biết, mua hàng có vai trò vô cùng quan trọng đối với doanh nghiệp sản xuất cũng như doanh nghiệp thương mại, là khâu cung cấp các yếu tố đầu vào và do đó nó quyết định yếu tố đầu ra của doanh nghiệp. Ngày nay các doanh nghiệp đều coi khách hàng là nhân vật trung tâm quan trọng nhất quyết định sự thành công hay thất bại của doanh nghiệp, do đó mọi hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp đều hướng tới khách hàng, doanh nghiệp luôn cố gắng mua những mặt hàng tốt để bán ra nhằm đáp ứng tốt nhất nhu cầu của họ. Hoạt động mua hàng của doanh nghiệp được thực hiện tốt sẽ đảm bảo cung cấp đầy đủ và thường xuyên hàng hóa cho hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp, tạo cho doanh nghiệp lợi thế cạnh tranh so với các doanh nghiệp khác. Mua hàng là một công việc quan trọng như vậy nhưng hầu hết các doanh nghiệp đều chưa thực sự chú trọng đến hoạt động này mà quan tâm nhiều hơn đến hoạt động bán hàng. Đây cũng là lý do làm cho hiệu quả kinh doanh của một số doanh nghiệp Nguyễn Thị Huế Lớp K43A2 – Khoa Quản trị doanh nghiệp 1 Luận văn tốt nghiệp Trường Đại học Thương mại không cao, gặp nhiều khó khăn trong đặt hàng cũng như thương lượng với các nhà cung cấp hàng hóa. Qua quá trình thực tập tại công ty cổ phần thiết bị xăng dầu Petrolimex – công ty chuyên kinh doanh xăng dầu và các thiết bị phục vụ ngành xăng dầu, em thấy công ty đã chú trọng đến công tác quản trị mua hàng và đã đạt được những hiệu quả nhất định góp phần vào sự phát triển chung của công ty. Tuy nhiên trong bối cảnh nền kinh tế trong nước nói riêng và nền kinh tế thế giới nói chung có nhiều biến động, sự phát triển chóng mặt của khoa học công nghệ công ty cũng đã gặp rất nhiều khó khăn trong công tác mua hàng của mình. Những khó khăn thường gặp như trong công tác tổ chức mua hàng, lựa chọn nhà cung ứng, khâu giao nhận và thanh toán tiền hàng… Những khó khăn và hạn chế này cần được giải quyết để công ty nâng cao năng lực cạnh tranh trên thị trường. Với đặc thù của công ty chuyên kinh doanh các thiết bị phục vụ ngành xăng dầu nên hàng hóa chủ yếu được nhập khẩu từ nước ngoài vì vậy sẽ chịu ảnh hưởng rất nhiều của nhân tố môi trường trong nước cũng như trên thế giới. Do đó, nâng cao chất lượng công tác quản trị mua hàng là vấn đề cấp bách cần được quan tâm của các doanh nghiệp thương mại nói chung và đối với công ty cổ phần thiết bị xăng dầu Petrolimex nói riêng. 1.2 Xác lập và tuyên bố vấn đề trong đề tài Trên thực tế công tác quản trị mua hàng của các doanh nghiệp nước ta nói chung và công ty cổ phần thiết bị xăng dầu Petrolimex nói riêng chưa thực sự được chú trọng và đầu tư nhiều, mang lại hiệu quả kinh tế chưa cao. Vấn đề cấp thiết ở đây là doanh nghiệp phải quan tâm nhiều hơn nữa đến công tác mua hàng và giải pháp để nâng cao chất lượng công tác quản trị mua hàng. Qua thời gian thực tập tại công ty cổ phần thiết bị xăng dầu Petrolimex với những phiếu điều tra phỏng vấn em thấy vấn đề khó khăn đối với công ty là hoạt động tổ chức mua hàng. Quy trình đặt hàng chưa theo bài bản, khả năng thương lượng còn nhiều hạn chế, công tác đánh giá và kiểm tra chất lượng chưa đồng bộ… Nhận thức được tầm quan trọng của công tác mua hàng và thực tiễn diễn ra tại công ty, dưới sự giúp đỡ của giáo viên hướng dẫn kết hợp với những kiến thức về quản trị học, quản trị rủi ro, phân tích kinh tế doanh nghiệp thương mại… kỹ năng thu thập, xử lý, phân tích thông tin đã giúp em hiểu thêm và có khả năng nghiên cứu sâu sắc hơn về công tác quản trị mua hàng trong doanh nghiệp. Vì vậy em xin chọn để tài: “Nâng cao chất lượng công tác quản trị mua hàng tại công ty Cổ Phần Thiết Bị Xăng Dầu Petrolimex” làm đề tài luận văn của mình. Nguyễn Thị Huế Lớp K43A2 – Khoa Quản trị doanh nghiệp 2 Luận văn tốt nghiệp Trường Đại học Thương mại 1.3 Các mục tiêu nghiên cứu của đề tài Việc nghiên cứu đề tài “ Nâng cao chất lượng công tác quản trị mua hàng tại công ty cổ phần thiết bị xăng dầu Petrolimex” nhằm làm rõ một số mục tiêu sau: - Tổng quan một số vấn đề lý luận cơ bản về quản trị mua hàng trong doanh nghiệp thương mại và cụ thể là công ty cổ phần thiết bị xăng dầu Petrolimex. - Từ kết quả điều tra khảo sát, phân tích thực trạng công tác tổ chức mua hàng tại công ty cổ phần thiết bị xăng dầu Petrolimex nhằm phát hiện những hạn chế và nguyên nhân. - Đề xuất một số giải pháp khắc phục những hạn chế ở trên nhằm nâng cao chất lượng công tác quản trị mua hàng tại công cổ phần thiết bị xăng dầu Petrolimex. 1.4 Phạm vi nghiên cứu của đề tài 1.4.1 Về mặt không gian Đề tài nghiên cứu về công tác tổ chức mua hàng tại công Cổ Phần Thiết Bị Xăng Dầu Petrolimex và chủ yếu tại phòng kinh doanh của công ty. (Địa chỉ: Số 9 – Ngõ 84 – Ngọc Khánh – Ba Đình – Hà Nội) 1.4.2 Về mặt thời gian Đề tài nghiên cứu về chất lượng công tác tổ chức mua hàng tại công ty cổ phần thiết bị xăng dầu Petrolimex trong thời gian 3 năm từ năm 2008 đến năm 2010. 1.4.3 Về mặt nội dung Quản trị mua hàng trong doanh nghiệp thương mại bao gồm nhiều quá trình từ lập kế hoạch mua hàng, tổ chức mua hàng đến đánh giá kiểm soát hoạt động mua hàng do đó nội dung rất rộng. Tổ chức mua hàng là việc triển khai thực hiện kế hoạch mua hàng của doanh nghiệp, nếu thực hiện tốt công tác tổ chức mua hàng thì hoạt động mua hàng của doanh nghiệp sẽ đạt hiệu quả cao, vì vậy nó quyết định hiệu quả công tác quản trị mua hàng trong doanh nghiệp. Tổ chức mua hàng có vai trò quan trọng như vậy nên để làm rõ hơn nội dung đề tài luận văn “Nâng cao chất lượng công tác quản trị mua hàng tại công ty cổ phần thiết bị xăng dầu Petrolimex” em xin đi sâu nghiên cứu về công tác tổ chức mua hàng của công ty. 1.5 Kết cấu luận văn tốt nghiệp Ngoài tóm lược, lời cảm ơn, mục lục, danh mục bảng biểu, sơ đồ, hình vẽ, danh mục từ viết tắt, kết cấu luận văn bao gồm 4 chương: Nguyễn Thị Huế Lớp K43A2 – Khoa Quản trị doanh nghiệp 3 Luận văn tốt nghiệp Trường Đại học Thương mại Chương 1: Tổng quan nghiên cứu đề tài “ Nâng cao chất lượng công tác quản trị mua hàng tại công ty cổ phần thiết bị xăng dầu Petrolimex”. Chương 2: Tóm lược một số vấn đề lý luận cơ bản về nâng cao chất lượng công tác quản trị mua hàng trong doanh nghiệp thương mại. Chương 3: Phương pháp nghiên cứu và các kết quả phân tích thực trạng nâng cao chất lượng công tác tổ chức mua hàng tại công ty cổ phần thiết bị xăng dầu Petrolimex . Chương 4: Các kết luận và đề xuất nhằm nâng cao chất lượng công tác quản trị mua hàng tại công ty cổ phần thiết bị xăng dầu Petrolimex. Nguyễn Thị Huế Lớp K43A2 – Khoa Quản trị doanh nghiệp 4 Luận văn tốt nghiệp Trường Đại học Thương mại CHƯƠNG II TÓM LƯỢC MỘT SỐ VẤN ĐỀ LÝ LUẬN CƠ BẢN VỀ NÂNG CAO CHẤT LƯỢNG CÔNG TÁC QUẢN TRỊ MUA HÀNG TRONG DOANH NGHIỆP THƯƠNG MẠI 2.1 Một số định nghĩa và khái niệm cơ bản 2.1.1 Mua hàng Về bản chất kinh tế, mua hàng là hành vi thương mại đầu tiên nhằm chuyển giao quyền sở hữu hàng hóa giữa doanh nghiệp thương mại và các đơn vị nguồn hàng. Thực chất mua hàng là những hoạt động nhằm tạo nguồn lực hàng hóa để triển khai toàn bộ hệ thống hậu cần, do đó chất lượng và chi phí hậu cần chịu ảnh hưởng lớn của hoạt động mua hàng. Mua hàng còn được hiểu là hoạt động kinh tế phản ánh quan hệ trao đổi hàng hóa tiền tệ giữa người mua và người bán trên nguyên tắc thỏa thuận nhằm đạt được những lợi ích của cả hai bên, trong đó người mua có được sự thỏa mãn nhu cầu tiêu dùng của mình, người bán sẽ bán được hàng và thu được tiền.[7] ([7]: xem tài liệu tham khảo số 7). Mua hàng là một trong những chức năng cơ bản không thể thiếu của mọi tổ chức. Mua hàng gồm những hoạt động có liên quan đến việc mua nguyên liệu, máy móc, trang thiết bị, các dịch vụ… để phục vụ cho các hoạt động của tổ chức.[10] 2.1.2 Quản trị mua hàng Trong kinh doanh thương mại quản trị mua hàng là những hoạt động quản trị đối với các yếu tố vật chất và con người có liên quan trực tiếp có liên quan trực tiếp hay gián tiếp đến việc mua hàng hay tạo nguồn hàng cho doanh nghiệp thương mại. Quản trị mua hàng là quản trị một hoạt động cụ thể, một lĩnh vực cụ thể của quản trị trong kinh doanh thương mại, nó liên quan đến quản trị hoạch định, tổ chức lãnh đạo điều hành và kiểm tra kiểm soát hành động mua hàng của doanh nghiệp. Quản trị mua hàng là tổng hợp các hoạt động xây dựng kế hoạch mua hàng, tổ chức triển khai mua hàng và kiểm soát mua hàng nhằm đạt được mục tiêu trong doanh nghiệp.[5] 2.1.3 Kế hoạch mua hàng Kế hoạch mua hàng của doanh nghiệp thường được xây dựng theo tháng, theo quý, theo năm, theo mặt hàng, theo đơn vị mua hàng. Nguyễn Thị Huế Lớp K43A2 – Khoa Quản trị doanh nghiệp 5 Luận văn tốt nghiệp Trường Đại học Thương mại Kế hoạch mua hàng trong doanh nghiệp thương mại thường được chia thành các nhóm chính: kế hoạch mua hàng phục vụ nhu cầu bán ra của doanh nghiệp và kế hoạch mua hàng đáp ứng nhu cầu vận hành của doanh nghiệp.[2] 2.1.4 Tổ chức triển khai mua hàng trong doanh nghiệp Tổ chức triển khai mua hàng trong doanh nghiệp là quá trình bao gồm các bước: tìm kiếm và lựa chọn nhà cung cấp, thương lượng và đặt hàng, giao nhận hàng và thanh toán tiền mua hàng.[2] 2.1.5 Đánh giá và kiểm soát hoạt động mua hàng Là quá trình đo lường và đánh giá kết quả mua hàng và tiến hành điều chỉnh để thực hiện các mục tiêu mua hàng. Kiểm soát mua hàng bao gồm các bước xác định chỉ tiêu đo lường, thiết lập các tiêu chuẩn so sánh, đo lường kết quả mua hàng, so sánh kết quả mua hàng với tiêu chuẩn, nếu kết quả đạt được đúng với tiêu chuẩn đưa ra thì tiếp tục theo dõi việc mua hàng, nếu kết quả không đạt được theo tiêu chuẩn thì doanh nghiệp sẽ tiến hành điều chỉnh lại cho phù hợp. 2.2 Một số lý thuyết về quản trị mua hàng trong doanh nghiệp thương mại Mua hàng là một hoat động nghiệp vụ kinh doanh thương mại của DNTM, sau khi xem xét chào hàng, mẫu hàng, chất lượng hàng hóa, giá cả hàng hóa, DNTM cùng với đơn vị bán hàng thỏa thuận điều kiện mua bán, giao nhận, thanh toán tiền hàng bằng hợp đòng mua bán hàng hóa hoặc trao đổi hàng – tiền. Mua hàng có thể là kết quả của quá trình tạo nguồn hàng của DNTM, cũng có thể là kết quả của quá trình khảo sát, tìm hiểu của DNTM. Tuy nhiên, hai quá trình này luôn gắn bó với nhau và tạo điều kiện để DNTM có nguồn hàng vững chắc, phong phú và đa dạng.[3] Mua là vấn đề then chốt đem lại hiệu quả cho kênh cung cấp vì mua tức là chọn nhà cung cấp rồi sau đó thiết lập mối quan hệ lợi ích tương hỗ với họ. Không có nhà cung cấp hàng hóa, không biết cách mua giỏi thì các kênh cung cấp không thể cạnh tranh trong thương trường ngày nay. Mua cũng tham gia nhiều vào thiết kế sản phẩm và phát triển việc làm. Nhiều nhà sản xuất phát hiện rằng, chi phí sản xuất có thể giảm, chất lượng sản phẩm được nâng lên và các sản phẩm mới được đem ra thị trường ở mức nhanh hơn nhiều, nếu như mua mang những nhà cung cấp then chốt vào việc thiết kế sản phẩm và phát triển tại giai đoạn sớm nhất của quá trình, và mua trực tiếp tham gia vào việc thực hiện các hệ thống thương mại điện tử.[9] Quá trình mua hàng là quá trình phân tích, lựa chọn và đi đến quyết định mua, mua cái gì? Mua bao nhiêu? Giá cả và các điều kiện thanh toán như thế nào?[1] Nguyễn Thị Huế Lớp K43A2 – Khoa Quản trị doanh nghiệp 6 Luận văn tốt nghiệp Trường Đại học Thương mại Mua hàng là khâu đầu tiên, mở đầu cho hoạt động sản xuất kinh doanh của DN. Mua hàng là hoạt động kinh tế phản ánh mối quan hệ trao đổi hàng hóa – tiền tệ giữa người mua và người bán trên nguyên tắc thỏa thuận nhằm mục tiêu đạt được lợi ích của cả hai bên. Mua hàng hoàn toàn trái ngược với bán hàng. Nếu bán hàng có nghĩa là tạo ra một nhu cầu về sản phẩm hàng hóa hay dịch vụ một cách hệ thống và tìm cách làm tăng ý thức về nhu cầu đó thì mua hàng là phủ nhận hay định hoãn nhu cầu đó cho tới khi tìm điều kiện mua hàng tốt nhất.[4] Mua hàng là một trong những chức năng cơ bản không thể thiếu của mọi tổ chức. Mua hàng gồm những hoạt động có liên quan đến việc mua nguyên liệu, máy móc, trang thiết bị, các dịch vụ… để phục vụ cho các hoạt động của tổ chức.[10] Trong quản trị mua hàng của doanh nghiệp thương mại bao gồm những bước sau: Xây dựng kế hoạch mua hàng, tổ chức triển khai mua hàng và đánh giá công tác mua hàng. Và cũng có nhiều cách tiếp cận về quản trị mua hàng trong doanh nghiệp nhưng ở đây luận văn chỉ tập trung nghiên cứu các lý luận về mua hàng trên cơ sở tiếp cận giáo trình Quản trị tác nghiệp doanh nghiệp thương mại của Trường Đại học Thương mại năm 2009. 2.3 Tổng quan tình hình khách thể nghiên cứu của những công trình năm trước - Đề tài: “Hoàn thiện công tác tổ chức mua hàng các thiết bị điện tại công ty Cổ Phần Phát Triển Kỹ Thuật Công Nghệ EDH” – Tác giả: Trịnh Thị Nhuần – Năm 2010. Đề tài này đã đi sâu nghiên cứu những vấn đề lý luận cơ bản về công tác tổ chức mua hàng trong doanh nghiệp thương mại cụ thể là công ty Cổ Phần Phát Triển Kỹ Thuật Công Nghệ EDH và đưa ra được những giải pháp nhằm hoàn thiện công tác tổ chức mua hàng tại công ty. - Đề tài: “Giải pháp quản trị mua hàng tại công ty TNHH XNK Đông Nam Á Tân Minh” – Tác giả: Phạm Thị Thanh Tâm – Năm 2010. Đề tài này đã tiếp cận quản trị mua hàng trên góc độ Marketing quản trị logistics và dựa trên các phương pháp phân tích như điều tra trắc nghiệm hay phỏng vấn chuyên sâu để làm rõ thực trạng công tác quản trị mua hàng của công ty TNHH XNK Đông Nam Á Tân Minh nhưng giải pháp đưa ra mới chỉ dựa trên lý thuyết chưa thực sự đi vào tình hình cụ thể của công ty. - Đề tài: “Giải pháp nâng cao hiệu lực quản trị mua hàng của công ty Cổ Phần Thương mại Và Dịch vụ Thành Đạt” – Tác giả: Phan Thị Nệ - Năm 2007. Nguyễn Thị Huế Lớp K43A2 – Khoa Quản trị doanh nghiệp 7 Luận văn tốt nghiệp Trường Đại học Thương mại Đề tài này tác giả nghiên cứu một cách tổng quát về quản trị mua hàng tại công ty Cổ Phần Thương mại Và Dịch vụ Thành Đạt tức là nghiên cứu cả bốn nội dung: lập kế hoạch, tổ chức mua hàng, đánh giá và kiểm soát quá trình mua hàng trong DNTM thông qua phương pháp điều tra trắc nghiệm và phỏng vấn chuyên gia. Tuy nhiên vì đi cả bốn nội dung nên các đề xuất và giải pháp mà những đề tài này đưa ra chưa thực sự cụ thể, chưa có tính thực tiễn sâu sắc do chưa biết tìm hiểu và giải quyết vấn đề một cách logic. - Đề tài: “Nâng cao chất lượng công tác quản trị mua hàng ở công ty Đầu Tư Và Phát Triển Nam Hồng” – Tác giả: Nguyễn Liên Hồng – Năm 2006. Đề tài này cũng nghiên cứu tổng quát các nội dung của quản trị mua hàng nhưng chưa biết vận dụng các phương pháp nghiên cứu như điều tra trắc nghiệm hay phỏng vấn chuyên sâu nên chưa mang tính thực tiễn sâu sắc, các giải pháp đưa ra mang tính lý thuyết nhiều hơn thực tế. Như vậy, nhìn chung những đề tài này đã giải quyết được những vấn đề lý luận cơ bản về mua hàng và quản trị mua hàng tại các công ty và đưa ra những biện pháp nhằm nâng cao chất lượng công tác quản trị mua hàng của công ty. Tuy nhiên cho đến thời điểm này việc nghiên cứu về công ty cổ phần thiết bị xăng dầu Petrolimexv vẫn chưa có công trình nào nghiên cứu về đề tài “Nâng cao chất lượng công tác quản trị mua hàng tại công ty cổ phần thiết bị xăng dầu Petrolimex”, đồng thời qua quá trình thực tập tại công ty em thấy công tác mua hàng của công ty chưa thực sự đem lại hiệu quả cao. Vì vậy nghiên cứu đề tài “Nâng cao chất lượng công tác quản trị mua hàng tại công ty cổ phần thiết bị xăng dầu Petrolimex” là thực sự cần thiết. 2.4 Phân định nội dung quản trị mua hàng trong doanh nghiệp thương mại Quản trị mua hàng trong doanh nghiệp thương mại bao gồm các nội dung sau: 2.4.1 Xây dựng kế hoạch mua hàng Kế hoạch mua hàng của doanh nghiệp thường được xây dựng theo tháng, theo quý, theo năm, theo mặt hàng, theo đơn vị mua hàng. Kế hoạch mua hàng của doanh nghiệp thương mại cần xác định rõ trong thời gian tới để đáp ứng nhu cầu của doanh nghiệp cần phải mua các mặt hàng gì, tên mặt hàng, mã hiệu của mặt hàng, các tiêu chuẩn, thông số kỹ thuật giúp phản ánh, định hình mặt hàng cần mua. Đồng thời kế hoạch mua hàng phải xác định được mặt hàng đó là mặt hàng nhập khẩu hay hàng hóa sản xuất trong nước, số lượng mua bao nhiêu, hình thức mua hàng là gì, giá mua dự tính, thời điểm mua hàng, nhà cung cấp dự tính là ai và ngân sách mua hàng là bao nhiêu? . Nguyễn Thị Huế Lớp K43A2 – Khoa Quản trị doanh nghiệp 8 Luận văn tốt nghiệp Trường Đại học Thương mại 2.4.2 Xác định nhu cầu mua hàng Xác định nhu cầu mua hàng là nội dung quan trọng nhất trong quá trình hoạch định mua hàng. Xác định nhu cầu mua hàng nhằm xác định được danh mục các hàng hóa và dịch vụ cần mua đáp ứng chu kỳ sản xuất kinh doanh của DN. Nắm bắt nhu cầu mua hàng của DN là bước thu thập dữ liệu để triển khai công tác mua hàng hiệu quả trong thời điểm trước mắt và sau này. 2.4.3 Xác định mục tiêu và phương án mua hàng Mục tiêu mua hàng của DN bao gồm: mục tiêu về chất lượng hàng mua, mục tiêu về đảm bảo thời hạn giao hàng nhằm tránh các sự cố thiếu hụt hàng hóa trong kinh doanh, mục tiêu đảm bảo chi phí mua hàng là thấp nhất, mục tiêu đảm bảo an toàn nhằm giảm thiểu rủi ro trong mua hàng… Xác định mục tiêu mua hàng là xác định mục tiêu tối ưu chứ không phải xác định mục tiêu tối đa. Phương án mua hàng được xây dựng dựa trên cơ sở chính sách và kế hoạch mua hàng của DN. Phương án mua hàng phải đảm bảo chi tiết nhưng cũng không cứng nhắc để đảm bảo tính linh hoạt trong công tác mua hàng. Phương án mua hàng của DN thường được xác lập cho từng thương vụ mua hàng hoặc cho một chu kỳ ngắn. 2.4.4 Các phương án mua hàng trong doanh nghiệp Mua hàng trong DNTM có nhiều phương pháp được tiến hành, về cơ bản luận văn đề cập một số phương pháp sau: Mua hàng theo nhu cầu: Ta có công thức sau: M + Dđk = B + Dck Trong đó: M – Lượng hàng cần mua B – Lượng hàng bán ra Dđk – Lượng hàng hóa tồn kho của DN đầu kỳ KD. Dck – Lượng hàng hóa dự trữ cuối kỳ để chuẩn bị cho kỳ kinh doanh tiếp theo. Ưu điểm của phương pháp: Dựa vào công thức này DN có thể xác định dược khối lượng hàng mua vào một cách nhanh chóng và chính xác, tránh được trạng hàng hóa mua vào quá nhiều dẫn đến ứ đọng, không cần áp dụng các phương pháp, thiết bị cầu kì tạo điều kiện thuận lợi cho quá trình mua hàng của DN. Mặt khác lượng tiền bỏ ra cho một lần mua hàng không lớn nên giúp DN nhanh chóng thu hồi vốn, tiết kiệm được chi phí bảo quản, dự trữ hàng hóa. Nhược điểm của phương pháp: Do mỗi lần mua hàng với số lượng ít, mua nhiều lần nên tốn nhiều chi phí mua hàng Nguyễn Thị Huế Lớp K43A2 – Khoa Quản trị doanh nghiệp 9 Luận văn tốt nghiệp Trường Đại học Thương mại Mua hàng theo lô: Giả thiết Q không đổi và số lượng hàng hóa dự trữ trong kho bằng Q/2 thì ta có công thức sau: 1 2 2C D Q C = 2 1 2 Q Q C C C D = + Trong đó: C - Tổng chi phí 1 C – Tổng chi phí một lần mua hàng Cv – Chi phí bảo quản hàng hóa trong một đơn vị thời gian Q – Số lượng hàng hóa thu mua một lần D – Số lượng hàng hóa cần thiết trong một đơn vị thời gian. Mua hàng theo phương pháp này, DN có thể giảm được chi phí mua, chủ động lựa chọn các nhà cung cấp có uy tín nên ít rủi ro khi mua hàng, ngoài ra DN còn có thể chớp được thời cơ khi có những cơn sốt thị trường do có thể thu được lợi nhuận siêu ngạch. Tuy nhiên phương pháp này có nhược điểm là chi phí bảo quản, dự trữ hàng hóa lớn, lượng vốn bỏ ra 1 lần lớn. Mua hàng có giới hạn: Theo phương thức này DN lúc nào cũng cần có một lượng hàng dự trữ nhất định, khi lượng hàng trong kho giảm đến một mức giới hạn thì DN lại tiếp tục nhập hàng. Phương pháp này chỉ nên áp dụng cho những mặt hàng tiêu dùng thiết yếu, hàng hóa thông thường, nhu cầu tiêu thụ bình thường, không nên áp dụng cho những mặt hàng nhanh chóng lỗi mốt như mặt hàng thời trang. 2.4.5 Tổ chức thực hiện mua hàng Sau khi đã xây dựng được kế hoạch mua hàng, DNTM sẽ tổ chức thực hiện công tác mua hàng theo một quy trình khoa học và phù hợp với thực tế, gồm các bước cơ bản như sơ đồ sau: Sơ đồ 2.1: Quy trình tổ chức thực hiện công tác mua hàng trong DNTM 2.4.5.1 Tìm kiếm nhà cung cấp Nguyễn Thị Huế Lớp K43A2 – Khoa Quản trị doanh nghiệp 10 Tìm kiếm nhà cung cấp Lựa chọn nhà cung cấp Thương lượng và đặt hàng Giao nhận và thanh toán tiền hàng . đến công tác mua hàng và giải pháp để nâng cao chất lượng công tác quản trị mua hàng. Qua thời gian thực tập tại công ty cổ phần thiết bị xăng dầu Petrolimex. về công tác quản trị mua hàng trong doanh nghiệp. Vì vậy em xin chọn để tài: Nâng cao chất lượng công tác quản trị mua hàng tại công ty Cổ Phần Thiết Bị