- Về phương hướng của công ty trong thời gian tới nhằm nâng cao chất lượng
4.3.3 Nâng cao chất lượng và hiệu quả công tác thương lượng và đặt hàng
Công tác thương lượng và đặt hàng là công việc quan trọng đòi hỏi người tiến hành không chỉ am hiểu chuyên môn, đặc tính kỹ thuật sản phẩm mà còn đòi hỏi tính nghệ thuật cao. Tính nghệ thuật ở đây là khả năng giao tiếp, kỹ năng đàm phán, thương lượng với NCC, kỹ năng ứng xử và thuyết phục NCC.
Khi tìm hiểu về thực trạng công tác thương lượng và đặt hàng của công ty ta đã thấy khó khăn lớn nhất trong thương lượng và đặt hàng của công ty là vấn đề đàm phán với NCC, người tham gia đàm phán có trình độ ngoại ngữ chuyên môn chưa cao, chưa có kinh nghiệm, sự am hiểu về sản phẩm cũng như tình hình kinh tế xã hội là chưa rộng nên khó khăn khi đưa ra quyết định và bị lệ thuộc vào NCC, đánh mất những cơ hội kinh doanh mới.
Để giải quyết tốt vấn đề này, trong thương lượng với NCC công ty cần ghi nhớ nguyên tắc “luôn giữ thế chủ động trước NCC”. Trước khi tiến hành thương lượng công ty phải có bộ phận chuyên trách nghiên cứu, tìm hiểu về sản phẩm, các yếu tố kỹ thuật và mẫu mã sản phẩm để tiến hành thương lượng. Tiếp theo người thương lượng phải là người am hiểu về thuần phong mỹ tục của bạn hàng, các yếu tố văn hóa trong giao tiếp, ứng xử, tình hình chính trị xã hội, luật pháp của NCC nước đó. Cần tìm hiểu kỹ về tình hình kinh tế của nước đó như tỷ giá ngoại tệ, tập quán tiêu dùng, ngân hàng, giao thông đi lại, các hình thức vận chuyển hàng hóa của nước đó như thế nào, chính sách thuế và hàng rào thuế quan ra sao để thương lượng cho phù hợp. Sau khi đã am hiểu hết về NCC và thị trường nhập khẩu hàng hóa công ty tiến hành thương lượng với NCC, quá trình thương lượng phải đảm bảo lợi ích của cả hai bên và tôn trọng lẫn nhau.
Công ty phải thường xuyên đánh giá cán bộ, nhân viên trong công ty để tìm ra những người có năng lực và kỹ năng tốt tham gia vào việc đàm phán, phải tổ chức đào tạo, huấn luyện cho cán bộ nhân viên trong công ty nhằm trau dồi kinh nghiệm và kiến thức nhằm giúp cho công tác thương lượng đạt kết quả cao.
Trong thời kỳ khủng hoảng kinh tế như hiện nay sự tăng giá cả của hàng hóa dịch vụ cũng chóng mặt nên để tránh những rủi ro và tổn thất trong mua hàng khi thương lượng với NCC công ty cần quy định NCC thông báo về sự thay đổi đó trong thời gian sớm nhất.
Công ty cần có sự liên kết, phối hợp chặt chẽ giữa các phòng ban, các bộ phận trong công ty để giải quyết các thủ tục đơn đặt hàng một cách nhanh chóng nhất,
bố trí công việc cho các phòng, các bộ phận một cách khoa học nhất tránh tình trạng công việc lúc nào cũng chồng chéo, thủ tục rườm rà, mất thời gian.