Để có cơ sở khách quan đánh giá tình hình công tác tổ chức mua hàng của công ty em đã tiến hành điều tra và thu được kết quả như sau:
3.3.1.1 Công tác xây dựng kế hoạch mua hàng của công ty (Số phiếu phát ra 6, thu về 6/6) phản ánh kết quả:
Bảng 3.2: Mức độ quan tâm của công ty đến công tác xây dựng kế hoạch mua hàng
STT Mức độ quan tâm Số phiếu chọn Tỷ lệ %
1 Thường xuyên 2 33,3
2 Chỉ một bộ phận chuyên trách 0 0
3 Chỉ ở bộ phận kế hoạch 0 0
4 Tùy thuộc vào nhu cầu thị trường 4 66,7
Qua kết quả điều tra trên ta thấy công ty chủ yếu xây dựng kế hoạch mua hàng dựa vào nhu cầu thị trường, khi nào có nhu cầu của KH thì công ty sẽ lên kế hoạch, mức độ thường xuyên có 2 người chọn, không có ai chọn chỉ một bộ phận chuyên trách và chỉ ở bộ phận kế hoạch. Sở dĩ công ty chủ yếu xác định nhu cầu mua hàng tùy thuộc vào nhu cầu thị trường là do hàng hóa mua về là hàng nhập khẩu có giá trị lớn, nhu cầu không thường xuyên như những mặt
hàng tiêu dùng khác nên xác định nhu cầu dựa vào nhu cầu thị trường sẽ giảm nhiều chi phí thu mua cho công ty.
3.3.1.2 Các hình thức mua hàng của công ty (số phiếu phát ra 6, thu về 6/6)
Bảng 3.3: Các hình thức mua hàng của công ty
STT Hình thức mua hàng Số phiếu chọn Tỷ lệ %
A, Mua từ bên ngoài
1 Mua hàng theo ĐĐH và HĐMB 5 83,4
2 Mua hàng không theo ĐĐH và HĐMB 0 0
3 Mua qua đại lý 0 0
4 Nhận bán hàng ủy thác và ký gửi 0 0
5 Liên doanh liên kết tạo nguồn hàng 0 0
6 Gia công hàng hóa 1 16,6
B, Tự sản xuất
1 Công ty tự sản xuất 3 50
C, Ý kiến khác 0 0
Nhận xét: Qua kết quả điều tra cho thấy công ty chủ yếu mua hàng theo đơn đặt hàng và hợp đồng mua bán. Việc mua hàng theo ĐĐH giúp công ty có thể giảm chi phí dự trữ, bảo quản hàng hóa. Ngoài ra công ty còn tự sản xuất những mặt hàng như cột đo nhiên liệu các loại, phụ tùng cột bơm, bể xăng dầu…Tuy nhiên công ty cũng có thể nhận gia công hàng hóa từ nước ngoài, nhận chuyển giao công nghệ sau đó hoàn thiện và bán sản phẩm. Chẳng hạn như thực hiện hợp đồng chuyển giao công nghệ giữa công ty thương mại NOMURA và Tổng công ty xăng dầu Việt Nam, công ty đã xây dựng nhà máy thiết bị điện tử xăng dầu Petrolimex với dây chuyền lắp ráp cột bơm TATSUNO dạng SKD và nhận chuyển giao công nghệ giai đoạn 2: sản xuất cột bơm dạng IKD với nhãn hiệu VNT, đồng thời lắp ráp cột bơm mang nhãn hiệu PECO...
3.3.1.3 Quy trình xác định nhu cầu mua hàng của công ty (số phiếu phát ra 6, thu về 6/6) phản ánh kết quả:
Bảng 3.4: Quy trình xác định nhu cầu mua hàng của công ty.
STT Quy trình mua Số người chọn Tỷ lệ %
1 Dưới – trên 1 33,4
2 Trên – dưới – trên 4 66,6
3 Trên – dưới 1 0
Nhận xét: Theo kết quả điều tra cho thấy có 66,6% chọn phương án xác định nhu cầu mua hàng theo quy trình trên – duới – trên, còn lại là chọn phương án dưới – trên. Điều này chứng tỏ mọi quyết định mua hàng của công ty đều do cấp trên quyết định. Đối với những mặt hàng đang tiêu thụ ổn định như xăng dầu, cột đo nhiên liệu thì quy trình xác định nhu cầu mua hàng có thể đi từ dưới lên
trên, nhưng đối với những mặt hàng mới hay những mặt hàng có nhu cầu không cao như thiết bị cho phòng hóa dầu, thiết bị kho bể xăng dầu phải theo quy trình trên – dưới – trên.
3.3.1.4 Các nguồn thông tin tìm kiếm nhà cung cấp (số phiếu phát ra 6, thu về 6/6) phản ánh kết quả:
Bảng 3.5: Nguồn thông tin tìm kiếm nhà cung cấp của công ty
STT Nguồn thông tin tìm kiếm NCC Số người chọn Tỷ lệ %
1 Dựa trên MQH với NCC truyền thống 6 100
2 Dựa vào hồ sơ NCC đang được lưu trữ tại công ty
6 100
3 NCC đi giới thiệu sản phẩm 2 33,3
4 Mạng internet, truyền hình 4 66,7
5 Báo, tạp chí 2 33,3
6 Thư chào hàng của các NCC 4 66,7
Nhận xét: 100% ý kiến cho rằng công ty tìm kiếm NCC chủ yếu thông qua các NCC truyền thống của mình và những hồ sơ lưu trữ của các NCC tại công ty vì đây là những địa chỉ có độ tin cậy cao. Tuy nhiên hiện nay với sự phát triển của công nghệ và truyền thông nên tìm kiếm thông tin qua mạng internet và các thư chào hàng của NCC cũng là một lựa chọn của công ty (66,7%).
3.3.1.5 Tiêu chuẩn lựa chọn nhà cung cấp của công ty(số phiếu phát ra 6, thu về 6/6) phản ánh kết quả:
Biểu đồ 3.1: Tiêu chuẩn lựa chọn nhà cung cấp
Nhận xét: ta thấy tiêu chuẩn nào cũng cần thiết đối với công ty trong lựa chọn NCC nhưng chất lượng của sản phẩm, thời hạn giao hàng và dịch vụ bảo trì của NCC là ba tiêu chuẩn có vị trị quan trọng nhất, giá thành hàng mua và khả năng tài chính của NCC chỉ đứng vị trí thứ hai và tiêu chuẩn cuối cùng công ty dùng để lựa chọn đó là khả năng kỹ thuật của NCC.
3.3.1.6 Những nguyên tắc mua hàng của công ty(số phiếu phát ra 6, thu về 6/6) phản ánh kết quả:
Bảng3.6: Các nguyên tắc mua hàng của công ty
STT Nguyên tắc mua hàng Số người chọn Tỷ lệ %
1 Mua hàng của nhiều NCC 0 0
2 Luôn giữ thế chủ động trước NCC 0 0
3 Đảm bảo sự hợp lý tương quan quyền lợi giữa các bên
0 0
4 Tất cả các phương án trên 6 100
Qua kết quả điều tra cho thấy công ty áp dụng tất cả các nguyên tắc mua hàng: mua hàng của nhiều NCC, luôn giữ thế chủ động trước NCC, đảm bảo sự hợp lý tương quan quyền lợi giữa các bên, việc kết hợp tất cả các nguyên tắc này nhằm phù hợp với từng giai đoạn trong thực tế.
3.3.1.7 Những khó khăn lớn nhất của công ty hiện nay trong công tác tổ chức mua hàng(số phiếu phát ra 6, thu về 6/6) phản ánh kết quả:
Biểu đồ 3.2: Những khó khăn trong công tác mua hàng của công ty.
Nhận xét: Như vậy nguồn vốn kinh doanh và giá cả là hai khó khăn lớn nhất đối với công ty.
Về nguồn vốn kinh doanh: Khi công ty có nguồn vốn KD càng lớn chứng tỏ có năng lực tài chính vững mạnh vì vậy sẽ có khả năng mở rộng hoạt động sản xuất KD cũng như có sức cạnh tranh lớn hơn trên thị trường.
Công ty hiện có vốn điều lệ 24,246 tỷ đồng, trong đó Tổng công ty xăng dầu Việt Nam nắm 50,42% vốn điều lệ. Để đáp ứng nhu cầu sản xuất kinh doanh hiện nay công ty vẫn gặp khó khăn về nguồn vốn nên đã phải đi vay của các ngân hàng như: năm 2010 công ty vay của ngân hàng nông nghiệp và phát triển nông thôn Láng Hạ hơn 10,3 tỷ đồng, vay ngân hàng TMCP xăng dầu Petrolimex 6,6 tỷ đồng, vay ngân hàng TMCP quân đội 19,279 tỷ đồng và của nhiều ngân hàng khác.
Về giá cả: Trong thời kỳ khủng hoảng kinh tế, lạm phát tăng cao, giá cả tăng vọt và thường xuyên biến động, vì vậy vấn đề giá cả là một trong những rào cản lớn đối với các cơ sở kinh doanh và đặc biệt là những cơ sở kinh doanh ngành xăng dầu. Giá nhập khẩu thường xuyên tăng trong khi đó công ty còn phải chi phối để bình ổn thị trường xăng dầu nên giá cả là vấn đề rất được quan tâm. Công ty phải lựa chọn những NCC có sản phẩm chất lượng tốt nhưng giá cả phải phù hợp để kinh doanh có lãi và có năng lực cạnh tranh tốt, đáp ứng tốt nhất nhu cầu KH.
Chất lượng hàng hóa: công ty đã áp dụng những tiêu chuẩn chất lượng nhất định đối với từng loại hàng hóa nhưng do hàng hóa chủ yếu là nhập khẩu và trình độ kiểm tra chất lượng của công ty còn kém nên vẫn nhập phải hàng kém chất lượng, không bền, mau gỉ…
Đối thủ cạnh tranh: Khi nền kinh tế càng phát triển thì cạnh tranh trên thị trường ngày càng lớn. Hiện nay có rất nhiều DN kinh doanh xăng dầu và các thiết bị ngành xăng dầu, họ cũng nhập khẩu hàng từ những nước có nền công nghiệp phát triển như Hoa Kỳ, Ấn Độ…không kém gì Petrolimex như công ty IVA Vietnam, công ty TNHH vật tư thiết bị và dịch vụ Đồng Tiến… Mặc dù là công ty thuộc Tập đoàn xăng dầu Việt Nam đã rất có uy tín với KH nhưng với sự cạnh tranh ngày càng khốc liệt của các DN trên công ty cổ phần thiết bị xăng dầu Petrolimex vẫn cần nỗ lực rất nhiều để tạo vị thế vững chắc trên thị trường. Nhân viên mua hàng: Việc đào tạo đội ngũ nhân viên mua hàng có trình độ chuyên môn cao là rất cần thiết đối với công ty. Hiện nay có rất nhiều nhân viên không được đào tạo về kỹ thuật nhưng lại làm trong bộ phận kỹ thuật, kiểm tra hàng hóa nên hiệu quả mua hàng là chưa cao.
Thời hạn giao hàng: Do hàng hóa phải nhập khẩu từ nước ngoài nên nhiều khi hàng hóa không được giao đúng thời hạn gây khó khăn cho công ty. Nguyên nhân có thể do khâu vận chuyển hoặc do NCC không giao hàng đúng hẹn dẫn đến hàng nhập về chậm làm mất uy tín với KH.
3.3.1.7 Những kỹ năng cần thiết đối với nhân viên mua hàng(số phiếu phát ra 6, thu về 6/6 phản ánh kết quả):
Bảng 3.7: Những kỹ năng cần thiết của nhân viên mua hàng.
STT Các kỹ năng Số người chọn
Cần thiết
Độ quan trọng 31
1 Kỹ năng giao tiếp 6 6 0 0 0
2 Kỹ năng đàm phán 3 0 2 1 0
3 Kỹ năng lập kế hoạch KD 3 0 1 2 0
4 Kỹ nằng làm việc nhóm 6 5 1 0 0
5 Kỹ năng thu thập, xử lý thông tin 5 2 1 0 2
6 Kỹ năng kiểm tra chất lượng hàng hóa 5 3 1 1 0
7 Tiếng Anh chuẩn TOEIC từ 450 điểm 4 4 0 0 0
8 Kỹ năng tin học văn phòng 3 2 1 0 0
9 Kỹ năng giải quyết vấn đề 5 2 0 2 1
10 Khai thác thông tin trên internet 4 0 2 1 1
Nhận xét: Như vậy, là nhân viên mua hàng cần có rất nhiều kỹ năng và phẩm chất nghề nghiệp như nhanh nhẹn, tháo vát, nhạy bén với thị trường; kỹ năng giao tiếp, đàm phán, kỹ năng lập kế hoạch kinh doanh, và kỹ năng làm việc theo nhóm, thu thập và xử lý thông tin, trong đó kỹ năng giao tiếp và kỹ năng làm việc theo nhóm là hai kỹ năng quan trọng nhất. Ngoài ra còn phải thành thạo về tiếng Anh và tin học văn phòng để hoàn thành tốt công việc được giao.