4.3.1.1 Nhóm giải pháp nhằm hoàn thiện việc xây dựng kế hoạch mua hàng
Một vấn đề cần được hoàn thiện trong công tác xây dựng kế hoạch mua hàng là vấn đề xử lý thông tin có liên quan đến việc phân bổ tài chính cho công tác mua hàng. Một đề xuất được đưa ra để Trung tâm hoàn thiện hoạt động xử lý thông tin về tài chính cho hoạt động mua hàng là Phòng kinh doanh Tổng hợp cần phân loại hợp đồng mua từ khách hàng. Có thể phân loại hợp đồng theo tổng giá trị hợp đồng, theo thời gian thực hiện hợp đồng, theo phương thức thanh toán …Sau khi tiến hành phân loại, Phòng Kinh doanh sẽ chuyển tới phòng kế toán để lập ngân sách dự trù cho hoạt động mua hàng sắp diễn ra. a. Việc xác định số lượng, cơ cấu, tổng giá trị hàng mua
Trung tâm chỉ mua hàng khi có đơn đặt hàng của khách hàng, mua hàng một cách thụ động. Trung tâm nên nghiên cứu thị trường, tìm hiểu nhu cầu của khách hàng, để dự báo được nhu cầu của khách hàng. Khách hàng của Trung tâm phần lớn là những doanh nghiệp trong ngành than nên việc thường xuyên cập nhật và lưu trữ các thông tin về họ là rất quan trọng, giúp Trung tâm có thể nắm bắt được tình hình biến động nhu cầu của khách hàng một cách nhanh chóng. Từ đó Trung tâm có thể đưa ra được những chính sách mua hàng kịp thời, đem lại hiệu quả cho hoạt động mua hàng. Để làm được điều này Trung tâm phải trang bị hệ thống thiết bị hiện đại phục vụ cho tiến trình mua hàng, ứng dụng công nghệ hiện đại phục vụ cho hoạt động sản xuất kinh doanh.
b. Hoàn thiện hoạch định nguồn hàng
Trung tâm có những nhà cung ứng cố định, truyền thống, song Trung tâm có thể vận dụng nguyên tắc nhiều nhà cung ứng và có thể thay đổi nguồn hàng nếu không đạt yêu
cầu. Trung tâm phải lựa chọn và quản lý được các nhà cung ứng. Tránh tình trạng Trung tâm bị ép giá khi giá thị trường lên xuống bất ổn.
Việc có nhà cung cấp tốt không chỉ ảnh hưởng đến việc giao hàng đúng chất lượng, kịp thời gian, giá cả hợp lý đảm bảo quá trình cung ứng diễn ra liên tục …mà còn hợp tác với Trung tâm trong các chương trình nhằm giảm chi phí, ứng dụng các kỹ thuật, công nghệ tiên tiến giúp công tác mua hàng đạt hiệu quả cao.
Trung tâm nên tập hợp và phân loại nguồn hàng thường xuyên. Đâu là những nguồn hàng cung ứng các sản phẩm thiết bị khai thác hầm lò, đâu là những nguồn hàng cung ứng sản phẩm thiết bị sàng tuyển…Hoặc phân loại nguồn hàng theo khu vực, như khu vực Châu Âu, Châu Á…
Xác định rõ mục tiêu và chiến lược của nguồn hàng để lựa chọn nhà cung ứng hợp lý. Trung tâm nên lựa chọn nguồn hàng theo đuổi mục tiêu dịch vụ để được hưởng những ưu đãi trong thanh toán, vận chuyển, bảo hành, bảo dưỡng sản phẩm.
Trung tâm cần đánh giá và lựa chọn nguồn hàng một cách chính xác nhất khi đánh giá những nhà cung ứng mới để tìm ra những nhà cung ứng tiềm năng có thể cung cấp hàng hóa cho Trung tâm với chất lượng cao, giá cả hợp lý…Bên cạnh đó nên tăng cường tạo lập mối quan hệ với các nhà cung cấp cũ. Để duy trì các mối quan hệ làm ăn với các nhà cung ứng Trung tâm nên thường xuyên liên lạc trao đổi thông tin với nhau.
c. Hoàn thiện chính sách mua hàng
Trung tâm cần chú ý tới thời điểm mua. Không nên quá thụ động khi mua chỉ dựa trên đơn đặt hàng của khách hàng, cần xác định được nhu cầu của khách hàng. Trung tâm nên khảo sát giá trên thị trường và dựa vào dự báo của các chuyên gia hay của nhà nước để biết được xu hướng tăng giảm giá của sản phẩm.
Đối với nhóm sản phẩm thiết bị khai thác hầm lò và thiết bị sàng tuyển, thiết bị phụ tùng ngành điện, khi giá có xu hướng giảm nên chọn chính sách mua tức thì, nhưng khi giá có xu hướng tăng nên chọn chính sách mua trước nhưng phải chú ý tới chi phí dự trữ khi chọn chính sách này.
Đối với nhóm sản phẩm phương tiện, thiết bị vận chuyển, tùy từng khách hàng yêu cầu mua của nhà cung cấp nào Trung tâm sẽ mua của nhà cung cấp đó. Ví dụ khách hàng đặt mua sản phẩm otoHyundai chở than trong các mỏ, khi đó Trung tâm sẽ mua hàng của nhà cung ứng Hyundai Corporation - Republic of Korea. Nên đối với nhóm sản phẩm này Trung tâm chỉ có thể áp dụng chính sách mua tức thì.
4.3.1.2 Nhóm giải pháp nhằm hoàn thiện việc triển khai kế hoạch mua hàng
a. Xác định nguồn hàng hợp lý
Dựa trên việc đánh giá phân tích các nhà cung ứng, Trung tâm lựa chọn ra danh sách những nhà cung ứng tiềm năng. Căn cứ vào đó chọn những nhà cung ứng cho Trung tâm. Tuy nhiên, sau quá trình mua hàng diễn ra, Trung tâm cần tiến hành đánh giá tình hình thực hiện hợp đồng mua bán hàng hóa. Nếu xảy ra những sự cố trong quá trình mua, Trung tâm cần xem xét đánh giá một cách cẩn thận. Nếu nguyên nhân khách quan, Trung tâm có thể liên hệ với nhà cung ứng sau đó cả hai bên cùng tiến hành trao đổi thống nhất những biện pháp khắc phục cho những lần mua hàng kế tiếp. Nếu không khắc phục được thì sẽ chọn nhà cung cấp có tổng số điểm thứ 2 sau nhà cung ứng hiện tại
b. Giám sát chặt chẽ và nâng cao công việc thương lượng và ký hợp đồng mua
Quá trình đặt hàng sẽ được thực hiện theo đúng kế hoạch mua hàng mà Trung tâm đã xác định trước. Tuy nhiên trước khi đặt hàng chính thức Trung tâm cần chuẩn bị một số thông tin có liên quan như: số lượng, chủng loại sản phẩm. Các sản phẩm của Trung tâm có tính năng kỹ thuật rất cao và phức tạp đòi hỏi Trung tâm phải chuẩn bị kỹ càng, nắm bắt được các thông số kỹ thuật của sản phẩm. Khi hiểu rõ về sản phẩm thì khả năng thành công trong đàm phán là rất cao. Những thông tin về sản phẩm mà Trung tâm phải nắm bắt được trước khi đàm phán bao gồm: tên gọi, mã số sản phẩm, chủng loại, quy cách, chất lượng, thông số kỹ thuật, tuổi thọ sản phẩm…Ngoài ra, Trung tâm cần nắm được các thông tin về các nhà cung ứng như: chính sách ngoại thương, tập quán thương mại, tỷ giá hối đoái tại thời điểm mua, chế độ hạn ngạch xuất nhập khẩu, hàng rào thuế quan…
Trong quá trình thương lượng đàm phán, Trung tâm phải thực hiện theo nguyên tắc cơ bản của quản trị mua hàng là luôn “ giữ thế chủ động trước nhà cung cấp”. Đây là công việc khó, đòi hỏi về trình độ và kinh nghiệm đàm phán của nhân viên mua hàng.. Với một công việc đòi hỏi nhiều kiến thức, kinh nghiệm, trình độ như vậy, Trung tâm nên trích một phần ngân sách cho việc đào tạo và bồi dưỡng trình độ, chuyên môn và kỹ năng của việc mua hàng nói chung và việc đàm phán nói riêng cho các cán bộ thực hiện công việc này.
Việc ký kết hợp đồng sẽ được thực hiện khi kết thúc quá trình đàm phán. Hợp đồng phải được viết bằng Tiếng anh nên người được ủy quyền ký kết phải có trình độ ngoại ngữ tốt đồng thời phải nắm vững về nghiệp vụ xuất nhập khẩu. Đây là điểm yếu về mặt nhân sự mà Trung tâm cấn lưu ý trong quá trình xây dựng chế độ tuyển dụng người lao động. Đối với sản phẩm thiết bị sàng tuyển, khai thác hầm lò có thể xác định được nhu cầu của khách hàng thì Trung tâm có thể ký hợp đồng dài hạn với nhà cung cấp vì những lợi ích đem lại rất cao, có thể mua được hàng với giá ưu đãi, giảm được thời gian đàm phán và tổ chức thực hiện hợp đồng, tạo được mối quan hệ với các nhà cung cấp, đảm bảo được nguồn hàng vững chắc ngay cả trong trường hợp hàng hóa khan hiếm. Tất cả điều đó sẽ làm giảm chi phí mua hàng cho Trung tâm.
4.3.1.3 Nhóm giải pháp nhằm hoàn thiện việc đánh giá và kiểm soát sau mua
Trung tâm luôn phải tìm các biện pháp nhằm làm tốt hơn nữa công tác này. Tìm các tiêu chuẩn như độ mài mòn, độ bền để đánh giá chính xác và khách quan hơn nữa. Như vậy mới có thể đánh giá được khả năng cung ứng của nguồn hàng, để có kế hoạch đối với việc tìm và lựa chọn nhà cung ứng. Để rút ra kết luận chính xác việc thực hiện hoạt động mua hàng, Trung tâm cần so sánh các chỉ tiêu:
- Số lượng và cơ cấu hàng hóa thực hiện so với hợp đồng đã được ký kết.
- Khả năng đáp ứng lịch giao hàng của nhà cung ứng có như đúng hẹn hay không.
- Chi phí tạo nguồn mua hàng so với định mức, so với kế hoạch và so với cùng kỳ năm trước của từng nhóm hàng riêng biệt. Cần thống kê cụ thể chi phí cho mỗi lần mua hàng - Lợi nhuận đạt được so với kế hoạch và năm trước
Ngoài ra còn xét đến những yếu tố về sự ổn định, độ tin cậy và sự thỏa mãn nhu cầu của nguồn hàng so với yêu cầu của khách hàng để có kết luận chính xác nhất
Đánh giá kết quả thực hiện không chỉ đánh giá phía nàh cung cấp mà còn đánh giá kết quả mua hàng chung của toàn Trung tâm từ việc thực hiện quy tắc mua hàng tới việc thực hiện quá trình mua hàng. Xem xét việc thực hiện các công đoạn mua hàng đã tốt chưa để từ đó có những điều chỉnh kịp thời, phù hợp với tình hình hoạt động chung của Trung tâm.
4.3.1.4 Nhóm giải pháp hỗ trợ
- Hoàn thiện cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý
Không có riêng bộ phận mua hàng nên công tác mua hàng chưa đạt hiệu quả cao vì vậy Trung tâm nên thành lập riêng một bộ phận mua hàng. Các phòng ban phối hợp chặt chẽ với nhau một cách linh hoạt. Bố trí cơ cấu và số lượng nhân viên sao cho hợp lý nhất đối với từng phòng ban. Để quản lý chặt chẽ quá trình mua hàng, bộ phận thu mua có thể tách làm 3 nhóm: Nhóm mua hàng Thiết bị khai thác hầm lò, thiết bị sàng tuyển; nhóm mua hàng phương tiện thiết bị vận chuyển; nhóm mua hàng phụ tùng ngành điện. Đồng thời cả 3 nhóm này cần có sự phối hợp nhịp nhàng đối với các phòng ban trong quá trình thực hiện hoạt động mua hàng.
- Đào tạo và đãi ngộ nhân sự hợp lý
Trung tâm cần tiến hành tổ chức đào tạo, nâng cao trình độ nghiệp vụ mua hàng của nhận viên bằng cách tổ chức các buổi tập huấn, cử nhân viên đi học các lớp bồi dưỡng, các khóa học ngắn hạn về kiến thức mua hàng, chính sách xuất nhập khẩu có liên quan… Việc tuyển dụng nhân viên mới cũng cần thiết cho sự phát triển lâu dài. Trung tâm cần thực hiện tuyển dụng theo đúng tiến trình có sự giám sát chặt chẽ của ban giám đốc nhằm lựa chọn những lao động mới có đủ năng lực, phẩm chất, đạo đức cũng như sức khỏe đặc biệt là trình độ ngoại ngữ để đảm nhận công viêc một cách tốt nhất. Ngoài biện pháp đào tạo và tuyển dụng nhân sự, Trung tâm cần chú ý tới việc nâng cao hiệu quả sử dụng lao động. Để có thể phát huy hết khả năng tiềm tàng của mỗi nhân viên, tạo môi trường làm việc, đồng thời có những chế độ lương thưởng hợp lý làm cho nhân viên nhiệt tình hăng hái lao động tạo nên sức mạnh tổng hợp cho Trung tâm.
Con người là yếu tố quyết định đến thành công hay thất bại của mọi hoạt động. Trong hoạt động mua hàng cũng vậy, muốn mua hàng đạt kết quả cao thì yếu tố tác động trực tiếp đến các công đoạn trong chuỗi hoạt động mua hàng đó là cán bộ, nhân viên mua. Muốn quản trị tốt hoạt động mua hàng thì phải quản lý tốt nguồn nhân lực mua. Trung tâm cũng cần tiến hàng đào tạo và đào tạo mới nhân viên mua hàng. Bởi đây là một nhu cầu thiết yếu của bất kỳ một tổ chức hoạt động nào trong bất cứ lĩnh vực nào và hoạt động mua hàng cũng không phải là ngoại lệ. Do sự chuyển biến của nền kinh tế cũng như sự thay đổi của khoa học kỹ thuật ảnh hưởng tới phương thức và cách thức mua hàng trên thị trường. Trung tâm cần tiến hành xem xét đào tạo theo hình thức, phương pháp đào tạo nào…Trung tâm cần hỗ trợ kinh phí đào tạo cho nhân viên để đảm bảo cho họ yên tâm công tác và học tập, có chính sách lương thưởng kịp thời, hợp lý.