3.3.2.1 Quyết định mua
Sau khi xác định được số lượng, cơ cấu của hàng mua, Sau khi tìm hiểu về nguồn hàng và đánh giá chọn lựa được nguồn hàng, các cán bộ phụ trách việc mua hàng cần có các quyết định mua hàng chính xác để mua đúng số lượng, thời gian đảm bảo việc kinh doanh của Trung tâm thuận lợi. Đồng thời việc ra quyết định lựa chọn nguồn hàng là rất quan trọng. Một nguồn hàng đảm bảo các tiêu chuẩn đặt ra, đảm bảo cho lợi ích của Trung tâm làm cho hoạt động mua hàng của Trung tâm diễn ra nhanh chóng. Trung tâm sẽ quyết định duy trì mối quan hệ với các nhà cung ứng này. Khi nguồn hàng hiện tại không đáp ứng được các yêu cầu thì Trung tâm sẽ quyết định lựa chọn nguồn hàng mới.
3.3.2.2 Xác định nguồn hàng
Trong quá trình xây dựng kế hoạch mua hàng, Trung tâm sẽ nghiên cứu để lựa chọn nhà cung ứng. Đối với những nhà cung ứng đã có quan hệ hợp tác với Trung tâm như… BELAZ (Belarut), Mitsubishi Corporation-Japan, Belaz-Belorussia, Marubeni Corporation-Japan, Liaoning Intemational Trade Corporation-China, INTERURAL- Russia, V-TRAC-Caterpilar –USA, VOLVO,KOMATSU… thì Trung tâm ko cần tiến hành đánh giá các nhà cung ứng thông qua các tiêu chí, mà chỉ căn cứ vào kết quả của những lần mua trước mà Trung tâm có thể xác định xem có nên duy trì với nguồn hàng hay không. Trung tâm đã có quan hệ rất tốt với các nhà cung ứng này. Trung tâm vẫn thường xuyên cử các cán bộ và tổ chức cho khách hàng tới thăm các nhà cung ứng để tìm hiểu về quy trình sản xuất, môi trường làm việc của các nhà cung ứng
Với những nhà cung ứng mới, Trung tâm tiến hành nghiên cứu, tìm hiểu và đánh giá các nhà cung ứng theo các tiêu chuẩn của Trung tâm như trong bảng 3.5. Sau khi phân
tích và đánh giá Trung tâm sẽ cử cán bộ mua hàng sang nguồn hàng kiểm tra về chất lượng sản phẩm. Sau đó sẽ quyết định lựa chọn nguồn hàng và tiến hành các thương lượng đàm phán.
3.3.2.3 Đặt hàng, ký hợp đồng mua
- Đối với những nhà cung cấp mới:
Sau khi đánh giá và phân tích tìm ra được nhà cung ứng tiềm năng. Trung tâm sẽ sang tận nguồn hàng kiểm tra chất lượng hàng hóa và tiến hành đàm phán với các nhà cung ứng về :
Cách thức giao hàng, và thời gian giao hàng, Điều kiện bảo hành, trao đổi về các điều khoản trong hợp đồng.
Phương tiện vận chuyển, bảo hiểm hàng hóa: Các nhà cung ứng sẽ thuê tàu, mua bảo hiểm hàng hóa và vận chuyển tới Cảng Hải phòng. Trung tâm sẽ tiếp nhận hàng hóa tại Cảng.
Giá cả và phương thức thanh toán. Phương thức thanh toán mà Trung tâm thường sử dụng đó là thanh toán bằng hình thức chuyển khoản ngân hàng tại hệ thống ngân hàng Vietcombank.
Những nội dung và điều kiện này được trao đổi kỹ lưỡng với nhà cung cấp. Sự chi tiết hóa trong nội dung đàm phán là điều kiện thuận lợi cho việc đảm bảo thực hiện quyền và trách nhiệm của hai bên trong hợp đồng mua bán. Nếu quá trình thương lượng không đạt kết quả Trung tâm sẽ lựa chọn đàm phán với nhà cung cấp khác để đi đến thống nhất với nhau về yêu cầu và điều kiện mua hàng. Trên cơ sở đó mới thực hiện ký hợp đồng mua hàng.
- Đối với những nhà cung cấp truyền thống: Người mua lập
Trung tâm tiến hành đặt hàng với các nhà cung ứng truyền thống qua điện thoại và qua thư điện tử. Thống nhất về các điều khoản trong hợp đồng. Phương thức giao hàng và điều kiện vận chuyển… đã được Trung tâm đàm phán từ trước. Nếu có một số thay đổi, Trung tâm sẽ cử nhân viên sang để tiến hành thương lượng
3.3.2.4 Nhập hàng
Hàng hóa được tiếp nhận tại Cảng Hải phòng. Tại đây có công ty giao nhận vận tải của Công ty than nội địa ( Công ty mẹ của Trung tâm XNK và HTĐT – VVMI). Hàng hóa được kiểm tra cả về số lượng và chất lượng cũng như kiểm tra các thông số kỹ thuật.
Hàng hóa sau khi kiểm tra về số lượng và chất lượng sẽ được vận chuyển trực tiếp các kho của khách hàng do Trung tâm không có kho dự trữ nào.. Phương tiện vận chuyển do Trung tâm thuê ngoài hoặc do các khách hàng tự vận chuyển. Trung tâm sẽ tiến hành kiểm tra việc giao hàng của nhà cung cấp về số lượng, chất lượng, mẫu mã, chủng loại xem có đúng với hợp đồng mua không. Các kết quả kiểm tra sẽ được báo cáo lên ban giám đốc của Trung tâm.