Tổng quan tình hình nghiên cứu
Về mặt lý luận đã có một số công trình nghiên cứu sau:
Tác giả Vương Đình Quyền trong cuốn sách "Lý luận và phương pháp công tác văn thư" (NXB Chính trị Quốc gia, Hà Nội, 2011) đã cung cấp những lý luận cơ bản về công tác văn thư và các vấn đề liên quan Đặc biệt, ở phần I, chương 2, cuốn giáo trình tập trung vào nội dung tổ chức và quản lý công tác văn thư.
Nghiên cứu nhằm nâng cao chất lượng tổ chức và quản lý công tác văn thư tại một số cơ quan đã được thực hiện thông qua các khóa luận tốt nghiệp của sinh viên ngành Quản trị Văn phòng tại trường Đại học Nội vụ Hà Nội.
Vi Thị Lợi (2016) trong khóa luận tốt nghiệp của mình đã nghiên cứu về việc nâng cao hiệu quả tổ chức và quản lý công tác văn thư tại Văn phòng Bộ Lao động, Thương binh và Xã hội Nghiên cứu này được thực hiện tại Trường Đại học Nội vụ Hà Nội, nhằm đề xuất các giải pháp cải thiện quy trình quản lý văn thư, từ đó nâng cao hiệu quả công việc tại cơ quan nhà nước.
Nguyễn Thị Luyến (2016), Khóa luận tốt nghiệp, “Tổ chức công tác văn thư tại Văn phòng HĐND-UBND thành phố Bắc Ninh”, Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
Trần Thị Hường (2017) trong khóa luận tốt nghiệp của mình tại Trường Đại học Nội vụ Hà Nội đã nghiên cứu về việc nâng cao hiệu quả tổ chức và quản lý công tác văn thư tại văn phòng Bộ Nội Vụ.
Nguyễn Thị Hà (2017) đã thực hiện khóa luận tốt nghiệp với tiêu đề “Nâng cao hiệu quả công tác văn tổ chức và quản lí văn thư tại Văn phòng Bộ Y Tế” Nghiên cứu này được lưu trữ tại Thư viện Trường Đại học Nội vụ Hà Nội, nhằm cải thiện quy trình quản lý văn thư và tổ chức văn bản trong cơ quan y tế.
Nguyễn Thị Thu Hà (2019) đã thực hiện khóa luận tốt nghiệp tại Trường Đại học Nội vụ Hà Nội, nghiên cứu về tổ chức và quản lý công tác văn thư tại Văn phòng HĐND-Sở Kế hoạch và Đầu tư thành phố Hải Phòng Tam Nông, tỉnh Phú Thọ.
Các nghiên cứu đã trình bày chi tiết về nghiệp vụ công tác văn thư, tổ chức và quản lý công tác này Các đề tài khóa luận cung cấp kiến thức liên quan đến văn thư, tạo cơ sở thực tiễn cho việc so sánh hoạt động văn thư tại các cơ quan khác, từ đó đưa ra đánh giá và giải pháp cụ thể cho từng cơ quan.
Đối tƣợng và phạm vi nghiên cứu
Đối tượng: Hoạt động tổ chức và quản lí công tác văn thư của Sở Kế hoạch và Đầu tư thành phố Hải Phòng
Không gian: Sở Kế hoạch và Đầu tư thành phố Hải Phòng
Thời gian: Từ tháng 01 đến tháng 4 năm 2022
Mục tiêu và nhiệm vụ nghiên cứu
Trong khóa luận tốt nghiệp, tác giả nghiên cứu lý luận về tổ chức và quản lý công tác văn thư, đồng thời phân tích thực trạng tại Sở Kế hoạch và Đầu tư thành phố Hải Phòng Mục tiêu là đánh giá những ưu điểm và nhược điểm trong công tác này, từ đó đưa ra kiến nghị nhằm nâng cao hiệu quả tổ chức và quản lý văn thư, góp phần hoàn thiện công tác tại Sở Kế hoạch và Đầu tư thành phố Hải Phòng.
4.2 Nhiệm vụ nghiên cứu: Để đạt được mục tiêu trên, tác giả tập trung giải quyết một số nhiệm vụ sau đây:
Nghiên cứu và hệ thống hóa lí luận chung về tổ chức và quản lý công tác văn thư;
Khảo sát cách tổ chức và quản lí công tác văn thư của Sở Kế hoạch và Đầu tư thành phố Hải Phòng;
Bài viết này đánh giá thực trạng tổ chức và quản lý công tác văn thư tại Sở Kế hoạch và Đầu tư thành phố Hải Phòng, từ đó chỉ ra những ưu điểm và hạn chế trong quy trình này Bên cạnh đó, bài viết cũng phân tích nguyên nhân của những vấn đề hiện tại và đề xuất một số giải pháp nhằm nâng cao chất lượng tổ chức và quản lý công tác văn thư, giúp cải thiện hiệu quả làm việc tại Sở.
Giả thuyết nghiên cứu
Tổ chức và quản lý công tác văn thư tại Sở Kế hoạch và Đầu tư thành phố Hải Phòng hiện đang gặp một số hạn chế, như sai sót trong việc soạn thảo và ban hành văn bản, cũng như thiếu sót một số mẫu sổ đăng ký văn bản Việc áp dụng quy trình khoa học trong tổ chức và quản lý công tác văn thư sẽ góp phần nâng cao chất lượng và hiệu quả của công tác này.
Sở Kế hoạch và Đầu tư thành phố Hải Phòng.
Phương pháp nghiên cứu
Để thực hiện khóa luận, tôi đã sử dụng một số phương pháp sau:
Phương pháp phân tích và tổng hợp: Phân tích, tổng hợp các số liệu, tài liệu phục vụ bài nghiên cứu;
Phương pháp nghiên cứu tài liệu bao gồm việc thu thập và phân tích các loại tài liệu như sách, giáo trình, báo chí, website, bài viết và các nghiên cứu khác để thực hiện nghiên cứu hiệu quả.
Phương pháp quan sát: Thực hiện điều tra, quan sát tại Sở để thu thập các dữ liệu cần thiết phục vụ bài nghiên cứu;
Phương pháp sưu tầm và thống kê số liệu là kỹ thuật quan trọng trong việc thu thập, xử lý và phân loại thông tin Phương pháp này giúp đảm bảo rằng các thông tin cần thiết được sử dụng đúng và đầy đủ, đồng thời loại bỏ những thông tin thiếu sót và sai lệch.
Đóng góp mới của đề tài
Đề tài “Tổ chức và quản lý công tác văn thư tại Sở Kế hoạch và Đầu tư thành phố Hải Phòng” đã hệ thống hóa lý luận về tổ chức và quản lý công tác văn thư, đồng thời nghiên cứu thực trạng hiện tại tại Sở Từ đó, bài viết đề xuất một số giải pháp nhằm nâng cao chất lượng tổ chức và quản lý công tác văn thư, góp phần hoàn thiện hơn quy trình này tại Sở Kế hoạch và Đầu tư thành phố Hải Phòng.
Cấu trúc đề tài
Ngoài phần mở đầu và phần kết luận, nội dung của đề tài được chia làm
Chương 1: Lí luận chung về tổ chức và quản lý công tác văn thư
Chương 2: Thực trạng tổ chức và quản lý công tác văn thư tại Sở Kế hoạch và Đầu tư thành phố Hải Phòng
Chương 3: Giải pháp nhằm nâng cao chất lượng tổ chức và quản lý công tác văn thư tại Sở Kế hoạch và Đầu tư thành phố Hải Phòng
LÍ LUẬN CHUNG VỀ TỔ CHỨC VÀ QUẢN LÝ CÔNG TÁC VĂN THƢ
Một số khái niệm cơ bản
Hiện nay, có nhiều cách tiếp cận khác nhau về tổ chức và khoa học tổ chức, điều này phản ánh sự đa dạng trong quan điểm của các nhà khoa học qua các giai đoạn và hoàn cảnh khác nhau Lĩnh vực khoa học tổ chức rất rộng, liên quan đến nhiều ngành và lĩnh vực khác nhau Do đó, trong quá trình đào tạo nguồn nhân lực trong lĩnh vực này, cần có một cách tiếp cận thống nhất để xây dựng nội dung chương trình và chuẩn đầu ra một cách hợp lý.
Theo Ducan (1981) định nghĩa tổ chức là một tập hợp các cá nhân tương tác với nhau, hợp tác để đạt được những mục tiêu chung Mối quan hệ làm việc giữa các thành viên trong tổ chức được xác định theo một cơ cấu nhất định.
Trong cuốn sách Những nguyên lý của công tác tổ chức xuất bản năm
Vào năm 1922, tác giả P.M Kécgientxép người Xôviết đã định nghĩa rằng tổ chức là sự liên hiệp của nhiều người nhằm thực hiện một công tác cụ thể Hình thức liên hiệp này có thể được gọi là tổ chức.
Khái niệm "tổ chức" xuất phát từ tiếng Hy Lạp cổ đại với từ "organon," mang nghĩa là công cụ hay phương tiện Theo đó, tổ chức được hiểu là công cụ giúp nhà quản lý đạt được mục tiêu, chứ không phải là mục tiêu tự thân Như vậy, tổ chức được xem là một thực thể xã hội và trong tiếng Việt, từ này được sử dụng như một danh từ.
Theo Chester I Barnard, một nhà khoa học quản lý và doanh nhân nổi tiếng của Mỹ vào đầu thế kỷ XX, tổ chức được định nghĩa là một hệ thống gồm những hoạt động hoặc nỗ lực của hai hoặc nhiều người, được kết hợp một cách có ý thức để đạt được mục tiêu chung.
Theo Gunter Buschges, nhà nghiên cứu xã hội học người Đức, trong tác phẩm "Nhập môn xã hội học tổ chức", tổ chức được coi là dấu hiệu đặc trưng và yếu tố cấu thành quan trọng của xã hội công nghiệp và dịch vụ hiện đại.
Từ các quan điểm trên có thể thống nhất khái niệm tổ chức như sau:
Tổ chức là quá trình quan trọng nhằm xác định cấu trúc và bộ máy của hệ thống, phân chia công việc phù hợp cho từng nhóm và bộ phận Quá trình này cũng bao gồm việc giao phó nhiệm vụ cho các nhà quản trị hoặc người chỉ huy, kèm theo chức năng và quyền hạn cụ thể để đảm bảo thực hiện hiệu quả nhiệm vụ được giao.
Quản lý là hoạt động đa dạng, được tiếp cận từ nhiều góc độ khác nhau
Quản lý là quá trình hợp tác với người khác để đạt được mục tiêu chung của tổ chức một cách hiệu quả Mỗi cấp bậc và kiểu quản lý có những đặc điểm, nhiệm vụ và phương pháp riêng biệt Tuy nhiên, hoạt động quản lý thường sử dụng các công cụ và phương pháp phù hợp để thực hiện các chức năng cần thiết.
Theo Frederich Winslow Taylor cho rằng quản lý là khả năng xác định rõ ràng những gì bạn mong muốn từ người khác, đồng thời hiểu được cách họ hoàn thành công việc một cách hiệu quả nhất và tiết kiệm nhất.
Theo Henri Fayol: “Quản lý bao gồm 5 hoạt động như sau: dự đoán, lập kế hoạch, tổ chức, phối hợp, điểu khiển và kiểm tra” [6, 53]
Trong tác phẩm “Những vấn đề cốt yếu của quản lý”, Harold Koontz khẳng định rằng quản lý là yếu tố thiết yếu để phối hợp nỗ lực cá nhân nhằm đạt mục tiêu tập thể Nhà quản lý cần tạo ra môi trường thuận lợi, giúp mọi người hoàn thành mục tiêu chung với tối thiểu thời gian, chi phí và sự bất mãn Đồng thời, quản lý được xem như một nghệ thuật, trong khi kiến thức có tổ chức về quản lý lại là một khoa học.
C.Mác cho rằng quản lý là một hoạt động của các nhà tư bản (cơ quan quản lý chủ yếu), những người này phải thực hiện chức năng điều tiết hoạt động của các cá nhân trong quan hệ với tổ chức; chỉ đạo và giám sát các cố gắng nỗ lực của cá nhân để các hoạt động này ăn khớp, nhịp nhàng với nhau trong tổ chức [6, 179] Ở Việt Nam, tác giả Trần Kiểm cho rằng quản lý là tác hoạch định của chủ thể quản lý trong việc huy động, kết hợp, sử dụng, điều chỉnh và phối hợp các nguồn lực (nhân lực, vật lực, tài chính) trong và ngoài tổ chức (chủ yếu là nội lực) Một cách tốt nhất để đạt được các mục tiêu của tổ chức với hiệu quả tối đa [4, 74]
Vũ Dũng và Nguyễn Thị Mai Lan định nghĩa quản lý là quá trình tác động có định hướng, mục đích rõ ràng, kế hoạch cụ thể và hệ thống thông tin từ chủ thể đến khách thể.
Quản lý là một hoạt động quy phạm, trong đó chủ thể quản lý tác động đến các đối tượng trong tổ chức thông qua tổ chức, kiểm soát và kiểm tra, nhằm đạt được hiệu quả mong đợi và mục tiêu đã đề ra Đồng thời, quản lý cũng được coi là một sự kết hợp giữa khoa học và nghệ thuật.
Quản lý có thể được hiểu là quá trình tác động của chủ thể quản lý lên khách thể, trong đó đối tượng quản lý phải điều chỉnh theo sự thay đổi liên tục của mục tiêu đã đề ra, đồng thời hoạt động trong các điều kiện tối ưu của môi trường.
1.1.3 Khái niệm công tác văn thư
Văn thư ban đầu có nguồn gốc từ Hán, dùng để chỉ tên gọi chung cho nhiều loại tài liệu và văn bản khác nhau, bao gồm văn bản cá nhân như đơn từ, nhật ký, di chúc, gia phả, cũng như văn bản do cơ quan nhà nước ban hành như chiếu, chỉ, và sắc lệnh nhằm phục vụ quản lý công việc chung Thuật ngữ này phổ biến trong các triều đại phong kiến ở Trung Hoa và du nhập vào Việt Nam từ thời Trung Cổ, đặc biệt được sử dụng rộng rãi trong các cơ quan nhà nước dưới triều Nguyễn Trong thời kỳ nhà Minh, cơ quan hỗ trợ Vua trong công tác công văn cũng được gọi là văn thư phòng.
Nội dung tổ chức và quản lý công tác văn thƣ
1.2.1 Nội dung tổ chức công tác văn thư
1.2.1.1 Tổ chức, thiết lập bộ máy công tác văn thư
Tổ chức bộ máy là quá trình xây dựng cơ cấu tổ chức dựa trên chức năng và nhiệm vụ đã xác định, nhằm tạo ra một mô hình hoạt động hiệu quả cho cơ quan Quá trình này giúp duy trì hoạt động của tổ chức một cách rõ ràng và khoa học, đảm bảo toàn bộ hệ thống hoạt động như một chỉnh thể thống nhất.
Công tác văn thư là một nhiệm vụ quan trọng và phức tạp trong văn phòng, liên quan đến nhiều loại văn bản và ảnh hưởng đến toàn thể cán bộ công nhân viên trong cơ quan Do đó, cần thiết lập một hệ thống tổ chức hợp lý để giải quyết hiệu quả các nghiệp vụ liên quan đến công tác văn thư.
Trong các cơ quan lớn với quy mô rộng, việc giám sát và kiểm soát công tác văn thư trở nên khó khăn đối với các nhà lãnh đạo Do đó, cần thiết phải có một bộ phận chuyên trách về công tác văn thư Tùy thuộc vào khối lượng công việc, cấp lãnh đạo sẽ quyết định hình thức tổ chức văn thư phù hợp, có thể là các phòng ban, bộ phận hoặc chuyên viên kiêm nhiệm.
Hình thức văn thư tập trung là phương thức quản lý công tác văn thư tại một địa điểm chung, thường là văn phòng hoặc phòng hành chính, đặc biệt ở những đơn vị không có văn phòng riêng Phương thức này phù hợp với các cơ quan, đơn vị có cơ cấu tổ chức đơn giản, quy mô nhỏ và lượng văn bản ít Thường được áp dụng cho các cơ quan kinh doanh và công ty trách nhiệm hữu hạn, hình thức này giúp tối ưu hóa quy trình xử lý tài liệu.
Hình thức văn thư phân tán là khi các khâu nghiệp vụ văn thư được thực hiện bởi nhiều đơn vị trong cơ quan, với mỗi đơn vị đảm nhận các công việc tương tự Phương thức này thường được áp dụng cho các cơ quan có cấu trúc tổ chức phức tạp, nơi có nhiều văn bản đi và đến, cũng như nhiều cơ sở hoạt động cách xa nhau.
Hình thức văn thư hỗn hợp là mô hình tổ chức trong đó có một văn thư chung cho toàn bộ cơ quan, gọi là văn thư cơ quan hoặc văn thư trung tâm Trong mô hình này, một bộ phận hoặc cán bộ chuyên trách sẽ kiêm nhiệm công tác văn thư tại các đơn vị, với sự phân công cụ thể cho từng loại văn bản Điều này có nghĩa là một số công việc và loại văn bản sẽ được giao cho văn thư cơ quan xử lý, trong khi những công việc khác sẽ được giao cho văn thư của các đơn vị Hình thức này đặc biệt phù hợp với các tổ chức có quy mô vừa, cấu trúc tổ chức phức tạp và lượng tài liệu phát sinh lớn, không tập trung tại một nơi làm việc.
1.2.1.2 Tổ chức nhân sự thực hiện công tác văn thư
Tổ chức nhân sự là quá trình tuyển dụng và sắp xếp nhân sự vào các vị trí phù hợp dựa trên quy mô và tính chất của bộ phận văn thư Lãnh đạo cần xác định số lượng và tiêu chuẩn cho cán bộ, chuyên viên văn thư, với yêu cầu cao hơn cho các tổ chức lớn Những nhân viên văn thư cần có kiến thức chuyên môn, đặc biệt là trong các tổ chức có công việc phức tạp, nơi cần tuyển những ứng viên chất lượng như sinh viên chưa tốt nghiệp hoặc có trình độ sau đại học Việc bố trí nhân sự hợp lý không chỉ giúp tổ chức hoạt động hiệu quả mà còn là nền tảng cho sự phát triển bền vững của tổ chức.
1.2.1.3 Tổ chức thực hiện nghiệp vụ công tác văn thư
Việc nâng cao trình độ chuyên môn cho đội ngũ công chức, nhân viên văn thư đang được chú trọng hơn bao giờ hết Các cơ quan thường xuyên tổ chức các khóa đào tạo ngắn hạn và cử cán bộ đi học, đồng thời có cán bộ văn thư hướng dẫn trực tiếp Công tác hướng dẫn này bao gồm soạn thảo và ban hành văn bản, quản lý văn bản đi đến, quản lý con dấu, lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, là những nhiệm vụ bắt buộc tại mỗi tổ chức Sau khi đánh giá hiệu quả công tác văn thư, các cơ quan tiến hành kiểm tra để xác định những hạn chế và đề xuất giải pháp khắc phục Quá trình kiểm tra và đánh giá này không chỉ đo lường hiệu quả công việc mà còn giúp nâng cao chất lượng nhân sự, phát hiện sai sót và tối đa hóa hiệu quả công việc.
* Soạn thảo và ký ban hành văn bản
Soạn thảo và ban hành văn bản là nghiệp vụ quan trọng trong quản lý của các cơ quan, tổ chức, vì văn bản là phương tiện thông tin chính yếu Nó không chỉ thể hiện quyết định của lãnh đạo mà còn là cầu nối giữa lãnh đạo và nhân viên Chất lượng văn bản phản ánh năng lực của cả nhân viên soạn thảo và lãnh đạo Theo Nghị định số 30/2020/NĐ-CP của Chính phủ, quy trình này bao gồm các bước cụ thể để đảm bảo hiệu quả trong việc xây dựng văn bản hành chính.
- Chuẩn bị và soạn thảo
- Trình duyệt bản thảo văn bản
- Kiểm tra thể thức kỹ thuật trình bày văn bản
- Ký và ban hành văn bản
* Quản lý văn bản đi
Nghị định số 30/2020/NĐ-CP của Chính phủ ngày 05 tháng 3 năm
2020 về công tác văn thư: “Văn bản đi là tất cả các loại văn bản do cơ quan, tổ chức ban hành.”
Theo nghị định số 30/2020/NĐ-CP của Chính phủ thì quy trình quản lý văn bản đi được quản lý theo trình tự sau:
- Cấp số và thời gian ban hành văn bản
- Đăng ký văn bản đi
Nhân bản và đóng dấu của cơ quan, tổ chức, bao gồm dấu chỉ độ mật và mức độ khẩn cho các văn bản giấy, cùng với ký số của cơ quan, tổ chức đối với văn bản điện tử, là những yếu tố quan trọng trong quy trình quản lý tài liệu.
- Phát hành và theo dõi việc chuyển phát văn bản đi
* Quản lý và giải quyết văn bản đến
Nghị định số 30/2020/NĐ-CP của Chính phủ ngày 05 tháng 3 năm
Vào năm 2020, công tác văn thư được định nghĩa là “Văn bản đến là tất cả các loại văn bản do cơ quan, tổ chức nhận được từ cơ quan, tổ chức, cá nhân khác gửi đến” Quy trình quản lý văn bản đến bao gồm các bước cần thiết để đảm bảo việc tiếp nhận và xử lý văn bản hiệu quả.
- Tiếp nhận văn bản đến
- Đăng ký văn bản đến
- Trình, chuyển giao văn bản đến;
- Giải quyết và theo dõi, đôn đốc việc giải quyết văn bản đến;
* Quản lý và sử dụng con dấu
Nghị định số 30/2020/NĐ-CP của Chính phủ, ban hành ngày 05 tháng 3 năm 2020, quy định rõ về việc tổ chức, quản lý, sử dụng và bảo quản con dấu tại các cơ quan và tổ chức.
* Lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ tài liệu vào lưu trữ cơ quan
Nghị định số 30/2020/NĐ-CP của Chính phủ ngày 05 tháng 3 năm
Năm 2020, công tác văn thư nhấn mạnh rằng việc lập hồ sơ là quá trình tập hợp và sắp xếp các văn bản, tài liệu phát sinh trong quá trình theo dõi và giải quyết công việc của cơ quan, tổ chức, cá nhân, dựa trên các nguyên tắc và phương pháp cụ thể.
Nội dung việc lập hồ sơ hiện hành bao gồm:
- Thu thập, cập nhật văn bản, tài liệu vào hồ sơ
Kết thúc và biên mục hồ sơ là bước quan trọng trong quy trình nộp lưu hồ sơ vào Lưu trữ cơ quan Việc này phải tuân theo quy định tại Nghị định số 30/2020/NĐ-CP của Chính phủ, ban hành ngày 05 tháng 3 năm 2020.
2020 về công tác văn thư về trình tự; Thời hạn nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan; Thủ tục nộp lưu
1.2.2 Nội dung quản lý công tác văn thư
1.2.2.1 Xây dựng, ban hành và chỉ đạo, hướng dẫn thực hiện các văn bản quy phạm pháp luật về công tác văn thư
Theo Điều 2 Luật Ban hành văn bản quy phạm pháp luật năm 2015:
Văn bản quy phạm pháp luật là tài liệu chứa quy phạm pháp luật, được ban hành đúng thẩm quyền, hình thức, trình tự và thủ tục theo quy định của Luật Nếu văn bản có chứa quy phạm pháp luật nhưng không tuân thủ đúng các yêu cầu về thẩm quyền, hình thức, trình tự và thủ tục, thì sẽ không được công nhận là văn bản quy phạm pháp luật.
THỰC TRẠNG TỔ CHỨC VÀ QUẢN LÝ CÔNG TÁC VĂN THƢ TẠI SỞ KẾ HOẠCH VÀ ĐẦU TƢ THÀNH PHỐ HẢI PHÒNG
Thực trạng tổ chức và quản lý công tác văn thƣ tại Sở Kế hoạch và Đầu tƣ thành phố Hải Phòng
2.2.1 Thực trạng tổ chức công tác văn thư tại Sở Kế hoạch và Đầu tư thành phố Hải Phòng
2.2.1.1 Tổ chức, thiết lập bộ máy công tác văn thư
Công tác Văn thư tại Sở Kế hoạch và Đầu tư thành phố Hải Phòng được tổ chức theo mô hình hỗn hợp, với chuyên viên đảm nhiệm công việc này Nhân viên văn thư có trách nhiệm quản lý tất cả các loại văn bản và sử dụng con dấu một cách hiệu quả.
Mô hình quản lý của Sở Kế hoạch và Đầu tư thành phố Hải Phòng đã giúp bộ phận văn thư thực hiện công tác quản lý văn bản một cách tập trung và bảo mật Điều này đảm bảo cung cấp thông tin chính xác và kịp thời, từ đó nâng cao hiệu quả hoạt động của cơ quan.
Bộ phận văn thư của Sở Kế hoạch và Đầu tư thành phố Hải Phòng thuộc Văn phòng Sở và chịu sự chỉ đạo trực tiếp của Chánh văn phòng cùng các Phó Chánh văn phòng Nhiệm vụ của bộ phận này được quy định tại Quyết định số 238/QĐ-VPS ngày 28 tháng 6 năm 2020 của Chánh Văn phòng.
Sở Kế hoạch và Đầu tư thành phố Hải Phòng đã ban hành quy định về chức năng, nhiệm vụ và quyền hạn của các phòng ban, đơn vị trực thuộc Quy định này nhằm xác định rõ ràng tổ chức và hoạt động của các phòng, đảm bảo hiệu quả trong công tác quản lý và phát triển kế hoạch đầu tư tại địa phương.
Các nhiệm vụ của văn thư cơ quan được tổ chức và thực hiện theo quy định tại khoản 3 Điều 6 của Nghị định số 30/2020/NĐ-CP ngày 05 tháng 3 năm 2020 của Chính phủ về công tác văn thư.
Theo quy định pháp luật, bộ phận văn thư hỗ trợ Chánh Văn phòng Sở trong việc soạn thảo các văn bản trình lãnh đạo Sở, nhằm hướng dẫn thực hiện các chế độ và quy định liên quan đến công tác văn thư.
Xây dựng kế hoạch và tổ chức thực hiện công tác văn thư, tham gia hướng dẫn, bồi dưỡng nghiệp vụ vản thư cho các đơn vị thuộc Sở;
2.2.1.2 Tổ chức nhân sự thực hiện công tác văn thư
Bộ phận Văn thư là bộ phận chuyên môn đặt đưới sự chỉ đạo trực tiếp của Chánh văn phòng
- Tổ chức bộ phận văn thư - lưu trữ:
Sở Kế hoạch và Đầu tư thành phố Hải Phòng hiện có 05 cán bộ biên chế phụ trách công tác Văn thư và lưu trữ, tất cả đều thuộc Văn phòng Trong số này, có 02 cán bộ đảm nhận vị trí văn thư chính và 03 cán bộ kiêm nhiệm công việc lưu trữ.
STT Họ và tên Tuổi Giới tính
Hồng 45 Nữ Văn thư chính Văn thư Đại học
Huyền 35 Nữ Văn thư chính Văn thư Đại học
37 Nữ Văn thư, kiêm lưu trữ
4 Hoàng Văn Minh 43 Nam Văn thư, kiêm lưu trữ
5 Đặng Thanh Mai 30 Nữ Văn thư, kiêm lưu trữ
(Nguồn: Sở Kế hoạch và Đầu tư thành phố Hải Phòng)
Văn thư đóng vai trò quan trọng trong việc tiếp nhận và quản lý các loại văn bản tài liệu Họ có trách nhiệm ghi chép vào sổ theo dõi và chuyển phát các tài liệu này theo quy định của nhà nước.
Văn thư, kiêm lưu trữ: Quản lý và sử dụng con dấu, quản lý hồ sơ được nộp vào lữu trữ cơ qua theo quy định
Sau khi tinh giản biên chế, bộ phận Văn thư Sở còn lại 5 nhân viên phụ trách nghiệp vụ văn thư Đội ngũ này gồm những cán bộ trẻ, nhiệt huyết và năng động, nhờ đó hiệu quả công việc được nâng cao và các nhiệm vụ được thực hiện nhanh chóng.
Theo khảo sát, đội ngũ cán bộ công chức, chuyên viên và nhân viên đều có trình độ học vấn từ trung cấp đến đại học, được đào tạo chuyên sâu trong lĩnh vực quản trị văn phòng và văn thư lưu trữ.
2.2.1.3 Tổ chức thực hiện nghiệp vụ công tác văn thư
Công tác văn thư là hoạt động quan trọng trong việc đảm bảo thông tin bằng văn bản cho công tác quản lý Nó bao gồm toàn bộ quy trình xây dựng, quản lý và giải quyết các văn bản được hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan.
Theo quy chế hoạt động của Sở Kế hoạch và Đầu tư thành phố Hải Phòng, việc ban hành văn bản điều hành công việc phải tuân thủ đúng quy định pháp luật về thể thức văn bản Đồng thời, cần thường xuyên cập nhật các văn bản quản lý Nhà nước và hướng dẫn về thể thức cũng như kỹ thuật trình bày văn bản theo Nghị định số 30/2020/NĐ-CP ngày 05/3/2020 của Chính phủ liên quan đến công tác văn thư.
* Thẩm quyền ban hành các hình thức văn bản quản lý của Sở Kế hoạch và Đầu tư thành phố Hải Phòng
Sở Kế hoạch và Đầu tư thành phố Hải Phòng có thẩm quyền ban hành nhiều hình thức văn bản hành chính quan trọng, bao gồm Quyết định (cá biệt), Chỉ thị, Thông báo, Công văn, Báo cáo, Tờ trình, Đề án, Kế hoạch, Chương trình, Biên bản, Hợp đồng, Công điện, Giấy giới thiệu, Giấy chứng nhận, Giấy mời, cùng với một số văn bản khác Những văn bản này đóng vai trò thiết yếu trong quá trình điều hành và thực hiện các nhiệm vụ của Sở cũng như các cơ quan, đơn vị liên quan.
Số lượng của một số loại văn bản do Sở Kế hoạch và Đầu tư thành phố Hải Phòng ban hành trong 3 năm trở lại đây:
Công tác soạn thảo văn bản
* Thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản
Tại Sở Kế hoạch và Đầu tư thành phố Hải Phòng, bộ phận Văn thư thực hiện việc trình bày văn bản theo đúng quy định của Nhà nước về công tác văn thư.
Quyết định Thông báo Chỉ thị
Kế hoạch Công văn Báo cáo
Quyết định Thông báo Chỉ thị
Kế hoạch Công văn Báo cáo Giấy mời
Quyết định Thông báo Chỉ thị
Kế hoạch Công văn Báo cáoGiấy mời
Thể thức văn bản hành chính bao gồm 9 thành phần cơ bản: Quốc hiệu, tên cơ quan hoặc tổ chức ban hành, số và ký hiệu của văn bản, địa danh cùng ngày tháng năm ban hành, tên loại và trích yếu nội dung, nội dung văn bản, quyền hạn và chức vụ của người có thẩm quyền kèm theo họ tên và chữ ký, dấu của cơ quan hoặc tổ chức, và nơi nhận.
Cách sắp xếp các thành phần thể thức trong văn bản (Xem phụ lục 04)
* Quy trình soạn thảo văn bản :
Đánh giá chung
Trong những năm qua, công tác văn thư tại Sở Kế hoạch và Đầu tư thành phố Hải Phòng đã có những chuyển biến tích cực, với việc sắp xếp khoa học và theo dõi chặt chẽ từng loại văn bản Đội ngũ cán bộ phụ trách văn thư được bố trí hợp lý, giúp nâng cao hiệu quả khai thác và sử dụng văn bản, phục vụ tốt hơn cho công tác chung của Sở.
Bộ phận văn thư Sở Kế hoạch và Đầu tư thành phố Hải Phòng đã liên tục nhận cờ thi đua “Đơn vị hoàn thành xuất sắc nhiệm vụ” từ Lãnh đạo Sở Đội ngũ cán bộ trẻ, nhiệt huyết, sáng tạo và được đào tạo bài bản là nền tảng cho sự thành công của Sở Văn phòng không ngừng hiện đại hóa trang thiết bị và chú trọng xây dựng đội ngũ cán bộ có trình độ chuyên môn cao, phẩm chất chính trị tốt, tác phong nghiêm túc, năng động và có tinh thần trách nhiệm.
Văn phòng Sở Kế hoạch và Đầu tư thành phố Hải Phòng đã hoàn thành chức năng tham mưu tổng hợp và phục vụ hậu cần, thực hiện tốt công tác lập kế hoạch Quá trình lập kế hoạch có sự phối hợp chặt chẽ giữa cán bộ và lãnh đạo, thường xuyên rà soát, đôn đốc và kiểm tra để đảm bảo tính chính xác và phù hợp với đường lối của cơ quan Công tác lập kế hoạch được thực hiện từ dài hạn đến ngắn hạn, bao gồm kế hoạch năm, quý và tháng Việc thực hiện nghiêm túc các chương trình công tác hàng tuần giúp các đơn vị chủ động hơn, trong khi các chương trình và kế hoạch được thông báo rộng rãi giúp lãnh đạo và các đơn vị nắm bắt thông tin nhanh chóng và điều chỉnh công việc kịp thời.
Lãnh đạo văn phòng chú trọng đến việc kiểm tra và kiểm soát công việc để phát hiện sai sót kịp thời và đề xuất biện pháp điều chỉnh Họ cũng hợp tác với lãnh đạo Sở Kế hoạch và Đầu tư thành phố Hải Phòng nhằm ban hành các quy chế quản lý, đảm bảo công tác trong cơ quan được thực hiện một cách nề nếp.
Sắp xếp và phân công nhiệm vụ trong Văn phòng khoa học là cần thiết để tránh sự chồng chéo và lộn xộn trong công việc, đồng thời khuyến khích sự sáng tạo của cán bộ, công chức Nhờ đó, mọi công việc được giải quyết nhanh chóng và hiệu quả.
Quá trình cung cấp thông tin cho các cấp lãnh đạo diễn ra hiệu quả, nhanh chóng và chính xác, đảm bảo sự thông suốt trong quản lý và vận hành của lãnh đạo.
Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả đã tổ chức công tác tiếp dân một cách hiệu quả, nhanh chóng giải quyết các đơn thư của người dân trong huyện.
Lãnh đạo Sở đã chú trọng đến việc giám sát, kiểm tra và đôn đốc thực hiện các quy định, quy chế liên quan đến công tác văn thư.
Việc xây dựng văn hóa công sở được quan tâm chỉ đạo thực hiện nghiêm túc
Trang thiết bị văn phòng ngày càng được cập nhật và hiện đại hóa nhằm thay thế những thiết bị cũ kỹ, phù hợp với sự phát triển của khoa học kỹ thuật và công nghệ Các loại máy móc như máy tính, máy fax, máy photocopy, máy chiếu và thiết bị hội thảo mạng trở nên đa dạng hơn Bàn ghế làm việc cũng được cải tiến, với sự xuất hiện của nhiều mẫu ghế xoay thay vì chỉ ghế cố định Việc nâng cấp cơ sở vật chất và trang thiết bị hiện đại đã góp phần quan trọng nâng cao năng suất và chất lượng văn thư trong các cơ quan.
Việc ứng dụng phần mềm vào công tác văn phòng đã mang lại nhiều lợi ích đáng kể, bao gồm các công cụ như bộ phần mềm Microsoft Office, phần mềm chuyển đổi PDF sang WORD và phần mềm khôi phục dữ liệu Recuva Những ứng dụng này giúp nâng cao hiệu quả làm việc và tối ưu hóa quy trình xử lý tài liệu trong môi trường văn phòng.
- Về công tác soạn thảo văn bản:
Quy trình soạn thảo văn bản bao gồm các bước sau: xác định mục đích và nội dung cần viết, chọn tên loại văn bản phù hợp, thu thập và xử lý thông tin cần thiết, xây dựng đề cương, viết bản thảo, duyệt và chỉnh sửa bản thảo, nhân bản văn bản, và thực hiện thủ tục phát hành.
- Công tác văn bản đi- đến
Sở Kế hoạch và Đầu tư thành phố Hải Phòng quản lý văn bản đi đúng quy định, đảm bảo các văn bản trình lãnh đạo Văn phòng tuân thủ đầy đủ về thể thức.
Văn bản đi tại Sở Kế hoạch và Đầu tư thành phố Hải Phòng được quản lý đúng theo trình tự sau:
Kiểm tra thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản; ghi số và ngày, tháng, năm của văn bản Đăng ký văn bản đi
Nhân bản, iđóng idấu icơ iquan ivà iđóng idấu dấu mức độ mật, khẩn (nếu có)
Làm thủ tục phát hành, chuyển phát và theo dõi việc chuyển phát văn bản đi
Công tác lập hồ sơ
Công tác lập hồ sơ công việc tại bộ phận văn thư Sở Kế hoạch và Đầu tư thành phố Hải Phòng được lãnh đạo Sở đặc biệt chú trọng, dẫn đến việc một số phòng đã thực hiện nghiêm túc chế độ lập hồ sơ theo quy định hiện hành và nộp tài liệu vào lưu trữ cơ quan Số lượng hồ sơ được lập và nộp vào lưu trữ ngày càng tăng qua các năm, cho thấy sự cải thiện trong công tác quản lý tài liệu Bên cạnh đó, công tác lập hồ sơ của các phòng cũng có nhiều ưu điểm đáng ghi nhận.
Việc lập và nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan được thực hiện theo quy định tại Quy chế “Công tác văn thư và lưu trữ”
Trong quá trình lập hồ sơ, cần tuân thủ đúng trình tự các bước quy định Sau khi hoàn thành công việc, hồ sơ phải được hoàn thiện và nộp cho văn thư chuyên trách Một năm sau khi công việc kết thúc, công chức hoặc nhân viên văn thư sẽ thống kê hồ sơ đã hết thời hạn còn lưu trữ tại Sở và nộp vào kho lưu trữ theo quy định hiện hành.
Tích cực trong ứng dụng công nghệ thông tin, hạn chế việc chuyển văn bản giấy đối với một số thông báo thông thường qua hộp thư điện tử
Thường xuyên rà soát và cập nhật các văn bản chỉ đạo về công tác văn thư để đảm bảo phù hợp với quy định hiện hành, đặc biệt là Quy chế về công tác văn thư theo Nghị định số 30/2020/NĐ-CP ngày 05/3/2020 của Chính phủ.
