Tổ chức và quản lý công tác văn thư tại sở kế hoạch và đầu tư thành phố hải phòng

BỘ NỘI VỤ TRƢỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI KHOA QUẢN TRỊ VĂN PHÕNG KHÓA LUẬN TỐT NGHIỆP TỔ CHỨC VÀ QUẢN LÝ CÔNG TÁC VĂN THƢ TẠI SỞ KẾ HOẠCH VÀ ĐẦU TƢ THÀNH PHỐ HẢI PHÕNG Khóa luận tốt nghiệp ngành : QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG Người hướng dẫn : THS ĐỖ THỊ THU HUYỀN Sinh viên thực : NGUYỄN THỊ THU TÂM Mã số sinh viên : 1805QTVA052 Khóa : 2018 - 2022 Lớp : ĐHCQ QTVP 18A Hà Nội, 2022 LỜI CẢM ƠN Không phải lúc thành công tự nhiên mà đến với chúng ta, muốn đạt thành cơng ta phải trình rèn luyện, học hỏi, kiên trì hái trái Trong q trình hồn thành nghiên cứu, nhận giúp đỡ từ thầy cơ, gia đình bạn bè dù hay nhiều, trực tiếp hay gián tiếp Đầu tiên, xin gửi lời cảm ơn đến Ban Giám hiệu Trường Đại học Nội vụ Hà Nội khoa Quản trị Văn phịng cho tơi mơi trường học tập, nghiên cứu để tiếp thu kiến thức thời gian qua Để hồn thành đề tài nghiên cứu này, tơi nỗ lực lớn việc tìm hiểu, tiếp thu, tổng hợp tài liệu kiến thức Ngoài phải kể đến dẫn dắt, hỗ trợ từ phía Cơ – ThS Đỗ Thị Thu Huyền, người hướng dẫn cho suốt thời gian làm khóa luận Em xin chân thành cảm ơn Cơ chúc Cơ ln ln mạnh khỏe để dẫn dắt nhiều hệ sinh viên tương lai Tôi xin chân thành cảm ơn! Hà Nội, ngày tháng năm 2022 Sinh viên Nguyễn Thị Thu Tâm LỜI CAM ĐOAN Dưới đề tài khóa luận tơi Sở Kế hoạch Đầu tư thành phố Hải Phòng Tơi xin cam đoan khóa luận tơi hồn tồn thật Tơi hồn tồn chịu trách nhiệm có khơng trung thực thơng tin, tài liệu sử dụng khóa luận Hà Nội, ngày tháng năm 2022 Sinh viên Nguyễn Thị Thu Tâm MỤC LỤC LỜI CẢM ƠN LỜI CAM ĐOAN PHẦN MỞ ĐẦU 1 Lý chọn đề tài Tổng quan tình hình nghiên cứu: Đối tƣợng phạm vi nghiên cứu Mục tiêu nhiệm vụ nghiên cứu Giả thuyết nghiên cứu Phƣơng pháp nghiên cứu Đóng góp đề tài Cấu trúc đề tài CHƢƠNG 1: LÍ LUẬN CHUNG VỀ TỔ CHỨC VÀ QUẢN LÝ CÔNG TÁC VĂN THƢ 1.1 Một số khái niệm 1.1.1 Khái niệm tổ chức 1.1.2 Khái niệm quản lý 1.1.3 Khái niệm công tác văn thư 1.1.4 Khái niệm tổ chức công tác văn thư 1.1.5 Khái niệm quản lí cơng tác văn thư 10 1.2 Nội dung tổ chức quản lý công tác văn thƣ 10 1.2.1 Nội dung tổ chức công tác văn thư 10 1.2.2 Nội dung quản lý công tác văn thư 14 Tiểu kết chƣơng 20 CHƢƠNG 2: THỰC TRẠNG TỔ CHỨC VÀ QUẢN LÝ CÔNG TÁC VĂN THƢ TẠI SỞ KẾ HOẠCH VÀ ĐẦU TƢ THÀNH PHỐ HẢI PHÒNG 21 2.1 Khái quát chung Sở Kế hoạch Đầu tư thành phố Hải Phòng 21 2.1.1 Lịch sử hình thành phát triển Sở Kế hoạch Đầu tư thành phố Hải Phòng 21 2.1.2 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn cấu tổ chức Sở Kế hoạch Đầu tư thành phố Hải Phòng 24 2.2 Thực trạng tổ chức quản lý công tác văn thƣ Sở Kế hoạch Đầu tƣ thành phố Hải Phòng 33 2.2.1 Thực trạng tổ chức công tác văn thư Sở Kế hoạch Đầu tư thành phố Hải Phòng 33 2.2.2 Thực trạng quản lý công tác văn thư Sở Kế hoạch Đầu tư thành phố Hải Phòng 44 2.3 Đánh giá chung 54 2.3.1 Ưu điểm 54 2.3.2 Hạn chế 58 2.3.3 Nguyên nhân 61 Tiểu kết chƣơng 62 CHƢƠNG 3: GIẢI PHÁP NHẰM NÂNG CAO CHẤT LƢỢNG TỔ CHỨC VÀ QUẢN LÝ CÔNG TÁC VĂN THƢ TẠI SỞ KẾ HOẠCH VÀ ĐẦU TƢ THÀNH PHỐ HẢI PHÒNG 63 3.1 Nhóm giải pháp nâng cao nhận thức cấp lãnh đạo công chức làm công tác văn thƣ 63 3.1.1 Nâng cao nhận thức cấp lãnh đạo Sở Kế hoạch Đầu tư thành phố Hải Phịng tổ chức quản lý cơng tác văn thư 63 3.1.2 Nâng cao nhận thức công chức làm công tác văn thư 64 3.2 Nhóm giải pháp tổ chức cơng tác văn thƣ 64 3.2.1 Tổ chức thiết lập, máy công tác văn thư 64 3.2.2 Tổ chức nhân thực công tác văn thư 65 3.2.3 Tổ chức thực nghiệp vụ công tác văn thư 65 3.3 Nhóm giải pháp quản lý công tác văn thƣ 68 3.3.1 Xây dựng, ban hành đạo, hướng dẫn thực văn quy phạm pháp luật công tác văn thư 68 3.3.2 Quản lý nghiên cứu khoa học, ứng dụng khoa học công nghệ công tác văn thư 68 3.3.3 Quản lý đào tạo, bồi dưỡng công chức thực công tác văn thư; quản lý thi đua khen thưởng công tác văn thư 69 3.3.4 Thanh tra, kiểm tra giải khiếu nại, tố cáo xử lý vi phạm pháp luật công tác văn thư 71 3.3.5 Giải pháp quản lý sở vật chất trang thiết bị phục vụ công tác văn thư 73 Tiểu kết chƣơng 74 KẾT LUẬN 75 DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO 76 PHỤ LỤC 80 PHẦN MỞ ĐẦU Lý chọn đề tài Nền kinh tế thị trường đời cột mốc quan đánh dấu bước ngoặt vơ to lớn kinh tế lồi người Đi hình thành phát triển hàng loạt quy luật nguyên tắc kinh tế Cạnh tranh quy luật tất yếu kinh tế thị trường Hiện đẩy mạnh q trình hội nhập quốc tế hố cạnh tranh vấn đề gay gắt, khốc liệt Đặc biệt mà Việt Nam gia nhập WTO - tổ chức kinh tế giới nên có nhiều hội thách thức Tuy nhiên non yếu khoa học công nghệ thiếu kinh nghiệm so với nước khác giới nên Việt Nam đã, phải trải qua nhiều khó khăn thử thách Đối với quan, đơn vị Văn phịng ln trợ thủ đắc lực, mặt quan, cánh tay phải đơn vị, tổ chức Tất công việc Ban lãnh đạo Sở Kế hoạch Đầu tư thành phố Hải Phòng quản lý điều hành có hiệu phải thơng qua cơng tác văn phịng Trong cơng tác văn thư quan trọng Đây mắt xích quan trọng máy văn phòng, khởi nguồn đem đến thành công Sở Kế hoạch Đầu tư thành phố Hải Phịng Tổ chức quản lí tốt cơng tác văn thư hoạt động Sở Kế hoạch Đầu tư thành phố Hải Phòng giúp phục vụ tốt công tác tra cứu, bảo quản tài liệu phòng ban, đơn vị Sở Kế hoạch Đầu tư thành phố Hải Phòng Mặt khác sinh viên Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Nội tham quan Sở Kế hoạch Đầu tư thành phố Hải Phòng, tác giả quan tâm đến vấn đề tổ chức quản lí cơng tác văn thư Đó nguồn cảm hứng động lực thơi thúc tác giả khơng ngừng học hỏi, tìm hiểu thời gian tác giả học tập trường Từ thực tế thu thập hướng dẫn nhiệt tình giảng viên hướng dẫn, tác giả chọn đề tài: “Tổ chức quản lý công tác văn thƣ Sở Kế hoạch Đầu tƣ thành phố Hải Phịng” làm khố luận tốt nghiệp Tổng quan tình hình nghiên cứu: Về mặt lý luận có số cơng trình nghiên cứu sau: Tác giả Vương Đình Quyền “Lý luận phương pháp công tác văn thư, NXB Chính trị Quốc gia, Hà Nội, 2011 Quyển giáo trình cung cấp mặt lý luận chung công tác văn thư vấn đề liên quan Trong phần I cụ thể chương có trình bày nội dung tổ chức quản lý công tác văn thư Nghiên cứu nâng cao chất lượng tổ chức quản lí cơng tác văn thư số quan có số khóa luận tốt nghiệp sinh viên ngành Quản trị Văn phòng trường Đại học Nội vụ Hà nội như: Vi Thị Lợi (2016), Khóa luận tốt nghiệp, “Nâng cao hiệu tổ chức quản lý cơng tác văn thư Văn phịng Bộ Lao động thương binh xã hội”, Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Nguyễn Thị Luyến (2016), Khóa luận tốt nghiệp, “Tổ chức công tác văn thư Văn phòng HĐND-UBND thành phố Bắc Ninh”, Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Trần Thị Hường (2017), Khóa luận Tốt nghiệp: “Nâng cao hiệu tổ chức quản lý cơng tác văn thư văn phịng Bộ Nội Vụ”, Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Nguyễn Thị Hà (2017), Khóa luận tốt nghiệp: “Nâng cao hiệu cơng tác văn tổ chức quản lí văn thư Văn phòng Bộ Y Tế”, Thư viện Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Nguyễn Thị Thu Hà (2019), Khóa luận tốt nghiệp, “Tổ chức quản lý cơng tác văn thư Văn phòng HĐND-Sở Kế hoạch Đầu tư thành phố Hải Phịng Tam Nơng, tỉnh Phú Thọ”, Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Nhìn chung, cơng trình nghiên cứu nói trình bày nghiệp vụ cơng tác văn thư, nội dung tổ chức quản lý công tác văn thư Riêng đề tài khóa luận tác giả đưa kiến thức có liên quan đến văn thư sở thực tế để so sánh hoạt động văn thư quan khác, từ đưa đánh giá giải pháp cụ thể cho quan Đối tƣợng phạm vi nghiên cứu Đối tượng: Hoạt động tổ chức quản lí cơng tác văn thư Sở Kế hoạch Đầu tư thành phố Hải Phịng Khơng gian: Sở Kế hoạch Đầu tư thành phố Hải Phòng Thời gian: Từ tháng 01 đến tháng năm 2022 Mục tiêu nhiệm vụ nghiên cứu 4.1 Mục tiêu nghiên cứu: Trong khóa luận tốt nghiệp này, tác giả tập trung nghiên cứu lý luận chung tổ chức quản lý công tác văn thư đồng thời phân tích thực trạng tổ chức quản lý công tác Văn thư Sở Kế hoạch Đầu tư thành phố Hải Phòng Để thấy ưu điểm, nhược điểm, từ đưa kiến nghị nhằm nâng cao hiệu tổ chức quản lý cơng tác Văn thư tiếp tục hồn thiện cơng tác văn thư Sở Kế hoạch Đầu tư thành phố Hải Phòng 4.2 Nhiệm vụ nghiên cứu: Để đạt mục tiêu trên, tác giả tập trung giải số nhiệm vụ sau đây: Nghiên cứu hệ thống hóa lí luận chung tổ chức quản lý công tác văn thư; Khảo sát cách tổ chức quản lí cơng tác văn thư Sở Kế hoạch Đầu tư thành phố Hải Phòng; Nhận xét, đánh giá thực trạng tổ chức quản lý công tác văn thư Sở Kế hoạch Đầu tư thành phố Hải Phịng Từ đó, tìm ưu điểm, hạn chế, nguyên nhân đề xuất số giái pháp nhằm nâng cao chất lượng tổ chức quản lý công tác văn thư Sở Kế hoạch Đầu tư thành phố Hải Phòng Giả thuyết nghiên cứu Tổ chức quản lí công tác văn thư Sở Kế hoạch Đầu tư thành phố Hải Phịng cịn có số hạn công tác soạn thảo ban hành văn văn cịn gặp sai sót thể thức lỗi tả, thiếu vài mẫu sổ đăng ký văn bản, Nếu tổ chức quản lý công tác văn thư theo quy trình khoa học góp phần nâng cao chất lượng tổ chức quản lý công tác văn thư Sở Kế hoạch Đầu tư thành phố Hải Phòng Phƣơng pháp nghiên cứu Để thực khóa luận, tơi sử dụng số phương pháp sau: Phương pháp phân tích tổng hợp: Phân tích, tổng hợp số liệu, tài liệu phục vụ nghiên cứu; Phương pháp nghiên cứu tài liệu: Thực nghiên cứu, sử dụng loại tài liệu sách, giáo trình, báo, website, viết, nghiên cứu khác ; Phương pháp quan sát: Thực điều tra, quan sát Sở để thu thập liệu cần thiết phục vụ nghiên cứu; Phương pháp sưu tầm, thống kê số liệu: Phương pháp sử dụng để thu thập, xử lý, phân loại thông tin giúp sử dụng đúng, đủ thông tin cần thiết, loại bỏ thông tin thiếu sót, sai lệch Đóng góp đề tài Đề tài “Tổ chức quản lý công tác văn thư Sở Kế hoạch Đầu tư thành phố Hải Phịng” hệ thống hóa lý luận tổ chức quản lí cơng tác văn thư, nghiên cứu thực trạng tổ chức quản lý công tác văn thư Sở từ đề xuất số giải pháp để nâng cao chất lượng tổ chức quản lý 34 Thủ tướng Chính phủ (1995), Quyết định số 852/TTg ngày 28/12/1995 việc thành lập giải thể số Sở thuộc UBND tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương 35 UBND thành phố Hải Phòng (2016), Quyết định số 2638/QĐUBND ngày 28/10/2016 UBND thành phố Hải Phòng Ban hành Quy định chức nhiệm vụ, quyền hạn cấu tổ chức Sở Kế hoạch Đầu tư thành phố Hải Phòng V CÁC TRANG WEB 36 haiphong.gov.vn 37 luathoangphi.vn/ 38 thuvienphapluat.vn/ 79 PHỤ LỤC Phụ lục 01: Một số hình ảnh Sở Kế hoạch Đầu tư thành phố Hải Phòng Phụ lục 02: Sơ đồ cấu tổ chức Sở Kế hoạch Đầu tư thành phố Hải Phòng Phụ lục 03: 09 thành phần thể thức văn kỹ thuật trình bày Phụ lục 04: Sơ đồ bố trí thành phần thể thức văn Phụ lục 05: Sơ đồ quy trình quản lí văn Phụ lục 06: Sơ đồ quy trình quản lí văn đến Phụ lục 07: Hệ thống văn phòng điện tử Phụ lục 08: Ảnh số văn Sở Kế hoạch Đầu tư thành phố Hải Phòng Phụ lục 09: Một số ảnh phận văn thư 80 Phụ lục 01: Một số hình ảnh Sở Kế hoạch Đầu tư thành phố Hải Phòng Cổng Sở Kế hoạch Đầu tư thành phố Hải Phòng Phòng Đăng ký kinh doanh 81 Phụ lục 02: Sơ đồ cấu tổ chức Sở Kế hoạch Đầu tư thành phố Hải Phòng 82 Phụ lục 03: 09 thành phần thể thức văn kỹ thuật trình bày 83 Phụ lục 04: Sơ đồ bố trí thành phần thể thức văn 84 Phụ lục 05: Sơ đồ quy trình quản lí văn Sơ đồ quy trình quản lý giải văn Trách nhiệm thực Sơ đồ bước Văn thư quan/đơn vị Kiểm tra thể thức kỹ thuật trình bày văn bản; ghi số ngày, tháng,năm văn Đăng ký văn Nhân bản, đóng dấu quan dấu mức độ mật, khẩn Làm thủ tục phát hành,chuyển phát theo dõi việc chuyển phát văn Lưu VB Đi 85 Phụ lục 06: Sơ đồ quy trình quản lý giải văn đến Trách nhiệm thực Sơ đồ bước Văn thư quan Tiếp nhận VB đến nhập vào hệ thống quản lý VB đi, đến Văn thư quan Tiếp nhận VB đến, sau chuyển cho LĐVP Lãnh đạo Văn phịng Phân hướng trình duyệt, sau chuyển lại VTVP ( Chánh/Phó chánh VP) Tiếp nhận VB, sau phân loại Văn thư quan LĐ Sở Lãnh đạo Sở xem xét Giám đốc Phó Giám đốc Tiếp nhận VB Thư ký Lãnh đạo Sở Nhận lại VB, scan VB sau chuyển giao đơn vị Văn thư quan Nhận VB có ý kiến đạo Văn thư đơn vị Phân phối xử lý giải Lãnh đạo đơn vị 86 Phụ lục 07: Hệ thống văn phòng điện tử Các mục quản lí văn đến Các mục quản lí văn Giao diện đăng nhập 87 Phụ lục 08: Ảnh số văn Sở Kế hoạch Đầu tư thành phố Hải Phòng 88 89 90 91 92 Phụ lục 09: Một số ảnh phận văn thư 93 ... tổ chức quản lý công tác văn thư; Khảo sát cách tổ chức quản lí cơng tác văn thư Sở Kế hoạch Đầu tư thành phố Hải Phòng; Nhận xét, đánh giá thực trạng tổ chức quản lý công tác văn thư Sở Kế hoạch. .. tài ? ?Tổ chức quản lý công tác văn thư Sở Kế hoạch Đầu tư thành phố Hải Phòng? ?? hệ thống hóa lý luận tổ chức quản lí cơng tác văn thư, nghiên cứu thực trạng tổ chức quản lý công tác văn thư Sở từ... hoạch Đầu tư thành phố Hải Phòng 24 2.2 Thực trạng tổ chức quản lý công tác văn thƣ Sở Kế hoạch Đầu tƣ thành phố Hải Phòng 33 2.2.1 Thực trạng tổ chức công tác văn thư Sở Kế hoạch Đầu