8. Cấu trúc đề tài
3.3. Nhóm giải pháp về quản lý công tác văn thƣ
3.3.5. Giải pháp quản lý cơ sở vật chất trang thiết bị phục vụ công tác văn
văn thư
Thường xuyên kiểm tra, bảo dưỡng và sửa chữa những máy móc thiết bị hư hỏng đặc biệt là máy photo. Nếu cần thiết nên bổ sung hoặc thay thế một số phương tiện, máy móc đã hư hỏng nặng, lâu năm.
Trang thiết bị trong văn phòng đóng một vai trò quan trọng, là trợ thủ đắc lực của nhân viên văn phòng, giúp nâng cao năng suất, chất lượng công việc, hiệu quả hoạt động của văn phòng. Trang thiết bị văn phòng ngày nay càng ngày càng được cải tiến với nhiều chủng loại phong phú, đa dạng. Giá thành các trang thiết bị cũng khá hợp lý. Tuy nhiên việc lựa chọn cũng cần tuân thủ một số yếu tố như:
Theo yêu cầu công việc chuyên môn của từng. Để hoàn thành bất kỳ công việc nào, cần có thiết bị phù hợp với công việc.
Trên thị trường có rất nhiều chủng loại và nhãn hiệu thiết bị nên việc lựa chọn thiết bị phải phù hợp với kinh tế của cơ quan.
Để sử dụng thiết bị một cách hiệu quả và tiết kiệm, cần tham khảo, cân nhắc và tham khảo trước khi mua. Tránh việc mua lại các thiết bị đời cũ chạy quá chậm, kém hiệu quả.
Các thiết bị phải đáp ứng các yêu cầu về tiện lợi và dễ sử dụng. Đảm bảo thuận tiện trong công việc cũng như dễ sử dụng trong cách dùng.
Chọn một số thiết bị an toàn có chức năng đặt mật khẩu như máy vi tính,... để đảm bảo thông tin được bí mật và an toàn.
Nên lựa chọn và tư vấn cho lãnh đạo mua sắm các thiết bị hiện đại, có nhiều tính năng để phục vụ tốt cho công tác văn thư.
Tiểu kết chƣơng 3
Chương 3 đánh giá tổ chức và quản lý công tác văn thư trên cơ sở thực trạng tổ chức và quản lý công tác văn thư mà tác giả đã trình bày ở chương 2, đồng thời đã đưa ra những đề xuất những biện pháp nhằm nâng cao chất lượng tổ chức và quản lý công tác văn thư tại Sở Kế hoạch và Đầu tư thành phố Hải Phòng. Các biện pháp tác giả đề xuất bám sát theo nội dung của tổ chức và quản lý công tác văn thư. Những đề xuất trên của tác giả ở một mức độ nào đó có thể một phần nào giúp cho việc thực hiện tổ chức và quản lý công tác văn tại Sở Kế hoạch và Đầu tư thành phố Hải Phòng được hiệu quả hơn.
KẾT LUẬN
Qua phân tích ở trên, chúng ta thấy rằng công tác văn thư có vai trò quan trọng đối với hoạt động quản lý của các cơ quan, tổ chức. Nhà nước ta luôn coi tổ chức và quản lý công tác công tác văn thư là một hoạt động không thể thiếu được trong bộ máy quản lý của mình.
Sở Kế hoạch và Đầu tư thành phố Hải Phòng trải qua nhiều năm hình thành và phát triển, với đội ngũ nhân sự có trình độ chuyện môn, những con người chứ đầy lòng nhiệt huyết với nghề và tinh thần trách nhiệm đối với công việc cao. Tôi tin rằng lãnh đạo, cán bộ cũng như các anh, chị nhân viên trong Sở nói chung và bộ phận Văn thư nói riêng luôn làm việc hiệu quả và đem lại lợi ích tốt nhất cho Sở.
Là một sinh viên của trường Đại học Nội vụ Hà Nội được đào tạo chuyên ngành Quản trị văn phòng tác giả đã chọn chủ đề liên quan đến công tác văn thư - một nội dung thiết thực trong công tác hành chính văn phòng làm đề tài nghiên cứu cho khóa luận tốt nghiệp của mình. Trong quá trình thực hiện đề tài, tôi đã nhận được sự giúp đỡ từ giảng viên hướng dẫn - Ths. Đỗ Thị Thu Huyền đã tận tình hướng dẫn, chỉ bảo cho tôi trong suốt quá trình nghiên cứu về tổ chức và quản lý công tác văn thư tại Sở Kế hoạch và Đầu tư thành phố Hải Phòng. Tuy nhiên, thời gian và kiến thức còn hạn chế, vì vậy đề tài nghiên cứu không tránh khỏi những thiếu sót, tôi rất mong nhận được ý kiến đóng góp của quý thầy cô để khoá luận của tôi được hoàn thiện hơn.
DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO I. SÁCH, GIÁO TRÌNH
1. Triệu Văn Cường (2016), Giáo trình Văn thư, NXB Lao động Hà Nội, Hà Nội.
2. GS.TS. Vũ Dũng (2013), Tâm lý học dân tộc, NXB Khoa học xã hội. 3. Dương Văn Khảm (2011), Từ điển giải thích nghiệp vụ văn thư Lưu trữ, NXB Văn hóa thông tin, Hà Nội.
4. Trần Kiểm (2009), Những vấn đề cơ bản của khoa học quản lý , NXB Đại học Sư Phạm, Hà Nội.
5. Harold Koontz, Cyril O"Donnell và Heinz Weihrich (1993), Những vấn đề cốt yếu của quản lý, NXB Khoa học - Kỹ thuật.
6. Hoàng Văn Luân (2008), Lịch sử tư tưởng quản lý, NXB Đại học quốc gia Hà Nội, Hà Nội.
7. Hoàng Lê Minh (2009), Nghiệp vụ văn thư lưu trữ, Nhà xuất bản Văn hoá – Thông tin.
8. Hoàng Phê (chủ biên) (2011), Từ điển Tiếng Việt, Trung tâm từ điển học, NXB Đà Nẵng, Đà Nẵng.
9. Vương Đình Quyền (2011), Lý luận và phương pháp công tác văn thư, NXB Đại học quốc gia Hà Nội, Hà Nội.
10. Nguyễn Hải Sản (2010), Quản trị học, NXB Thống kê, Hà Nội. 11. Thuyết quản lý theo khoa họccủaFrederick Winslow Taylor.
12. Phạm Huy Tiến (2015), Tổ chức học đại cương, Hà Nội.
13. GS. Đỗ Hoàng Toàn (1999), Khoa học Quản lý, Tập I, NXB Khoa học - Kỹ thuật.
14. PGS.TS. Nguyễn Hữu Tri (2013), Lý thuyết tổ chức, Nhà xuất bản Chính trị Quốc gia, Hà Nội.
15. Bùi Anh Tuấn, Phạm Thúy Hương, Giáo trình hành vi tổ chức, NXB Kinh tế Quốc dân.
II. CÁC ĐỀ TÀI KHÓA LUẬN TỐT NGHIỆP
16. Bùi Trâm Anh (2018), Khóa luận tốt nghiệp: Tổ chức và quản lý công tác văn thư tại Văn phòng HĐND và Sở Kế hoạch và Đầu tư thành phố Hải Phòng Đan Phượng, thành phố Hà Nội, Thư viện Trường Đại học Nội vụ Hà Nội.
17. Nguyễn Thị Hà (2017), Khóa luận tốt nghiệp: “Nâng cao hiệu quả công tác văn tổ chức và quản lí văn thư tại Văn phòng Bộ Y Tế”, Thư viện Trường Đại học Nội vụ Hà Nội.
18. Nguyễn Thị Thu Hà (2019), Khóa luận tốt nghiệp, “Tổ chức và quản lý công tác văn thư tại Văn phòng HĐND-Sở Kế hoạch và Đầu tư thành phố Hải Phòng Tam Nông, tỉnh Phú Thọ”, Trường Đại học Nội vụ Hà Nội.
19. Trần Thị Hường (2017), Khóa luận Tốt nghiệp: “Nâng cao hiệu quả tổ chức và quản lý công tác văn thư tại văn phòng Bộ Nội Vụ”, Trường Đại học Nội vụ Hà Nội.
20. Nguyễn Quốc Hỷ, “Thực trạng công tác văn thư tại Tổng Cục thi hành án dân sự- Bộ Tư pháp, Khoa Quản trị văn phòng”, Trường Đại học Thành Đô.
21. Vi Thị Lợi (2016), Khóa luận tốt nghiệp, “Nâng cao hiệu quả tổ chức và quản lý công tác văn thư tại Văn phòng Bộ Lao động thương binh và xã hội”, Trường Đại học Nội vụ Hà Nội.
22. Nguyễn Thị Luyến (2016), Khóa luận tốt nghiệp, “Tổ chức công tác văn thư tại Văn phòng HĐND-UBND thành phố Bắc Ninh”, Trường Đại học Nội vụ Hà Nội.
23. . Nhữ Mai Nhung, Một số giải pháp nâng cao hiệu quả công tác văn thư tại Công ty Cổ phần Giấy An Hòa, Lớp DDHLT QTVPK1A, Trường Đại học Nội vụ Hà Nội.
24. Nguyễn Thị Kim Chi (2018), Nâng cao hiệu quả quản lý văn bản tại Trường Đại học Nội vụ Hà Nội, Tạp chí Khoa học Nội vụ số 23, Trường Đại học Nội vụ Hà Nội.
25. Ngô Thị Kiều Oanh (2017), Nâng cao hiệu quả việc lập hồ sơ từ thực tiễn trường Đại học Nội vụ Hà Nội, Tạp chí Khoa học Nội vụ số 16, Trường Đại học Nội vụ Hà Nội.
IV. CÁC VĂN BẢN QUY PHẠM PHÁP LUẬT VÀ VĂN BẢN HIỆN HÀNH QUY ĐỊNH VỀ CÔNG TÁC VĂN THƢ
26. Bộ Nội vụ (2012), Thông tư số 07/2012/TT-BNV ngày 22/11/2012 của Bộ Nội vụ hướng dẫn quản lý văn bản, lập hồ sơ và nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ quan, Hà Nội.
27. Chính phủ (2020), Nghị định số: 30/2020/NĐ-CP ngày 05 tháng 3 năm 2020 của Chính phủ về công tác văn thư.
28. Chính phủ (2016), Nghị định số 99/2010/NĐ-CP ngày 01/7/2016 của Chính phủ về quản lý và sử dụng con dấu.
29. Chính phủ (2018), Quyết định số 28/2018/QĐ-TTg ngày 12/8/2018 của Thủ tướng Chính phủ về việc gửi nhận văn bản điện tử giữa các cơ quan trong hệ thống hành chính nhà nước.
30. Chính phủ (2020), Nghị định số 26/2020/NĐ-CP ngày 28/2/2020 về quy định chi tiết một số điều Luật bảo vệ bí mật nhà nước
31. Quốc hội (2015), Luật ban hành văn bản quy phạm pháp luật năm 2015
32. Sở Kế hoạch và Đầu tư (2020), Quyết định số 80/2020/QĐ-SKHĐT về Quy chế chờ tiếp nhận, xử lý, phát hành và quản lý văn bản điện tử giữa các cơ quan, tổ chức
33. Sở Kế hoạch và Đầu tư: Kế hoạch số 06/KH-SKHĐT ngày 14/01/2022 về công tác văn thư, lưu trữ năm 2022
34. Thủ tướng Chính phủ (1995), Quyết định số 852/TTg ngày 28/12/1995 về việc thành lập và giải thể một số Sở thuộc UBND tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương
35. UBND thành phố Hải Phòng (2016), Quyết định số 2638/QĐ- UBND ngày 28/10/2016 của UBND thành phố Hải Phòng Ban hành Quy định chức năng nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Sở Kế hoạch và Đầu tư thành phố Hải Phòng
V. CÁC TRANG WEB
36. haiphong.gov.vn 37. luathoangphi.vn/ 38. thuvienphapluat.vn/
PHỤ LỤC
Phụ lục 01: Một số hình ảnh về Sở Kế hoạch và Đầu tư thành phố Hải Phòng
Phụ lục 02: Sơ đồ cơ cấu tổ chức Sở Kế hoạch và Đầu tư thành phố Hải Phòng
Phụ lục 03: 09 thành phần thể thức văn bản và kỹ thuật trình bày Phụ lục 04: Sơ đồ bố trí các thành phần thể thức văn bản
Phụ lục 05: Sơ đồ quy trình quản lí văn bản đi Phụ lục 06: Sơ đồ quy trình quản lí văn bản đến Phụ lục 07: Hệ thống văn phòng điện tử
Phụ lục 08: Ảnh một số văn bản tại Sở Kế hoạch và Đầu tư thành phố Hải Phòng
Phụ lục 01: Một số hình ảnh về Sở Kế hoạch và Đầu tư thành phố Hải Phòng
Cổng Sở Kế hoạch và Đầu tư thành phố Hải Phòng
Phụ lục 02: Sơ đồ cơ cấu tổ chức Sở Kế hoạch và Đầu tư thành phố Hải Phòng
Phụ lục 05: Sơ đồ quy trình quản lí văn bản đi
Sơ đồ quy trình quản lý và giải quyết văn bản đi
Trách nhiệm thực hiện Sơ đồ các bước Văn thư cơ quan/đơn vị
Lưu VB Đi Làm thủ tục phát hành,chuyển phát và theo dõi việc chuyển phát văn b ản đ i
Nhân bản, đóng dấu cơ quan và d ấu mức độ mật, khẩn
Kiểm tra thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản; ghi số và ngày, tháng,năm của văn
bản
Phụ lục 06:
Sơ đồ quy trình quản lý và giải quyết văn bản đến
Trách nhiệm thực hiện Sơ đồ các bước
Văn thư cơ quan
Văn thư cơ quan Lãnh đạo Văn phòng ( Chánh/Phó chánh VP)
Văn thư cơ quan LĐ Sở Giám đốc và các Phó Giám đốc Thư ký Lãnh đạo Sở Văn thư cơ quan
Văn thư đơn vị Lãnh đạo đơn vị
Phân hướng trình duyệt, sau đó chuyển lại VTVP
Nhận lại VB, scan VB sau đó chuyển giao các đơn vị
Nhận VB có ý kiến chỉ đạo Tiếp nhận VB đến, sau đó
chuyển cho LĐVP
Tiếp nhận VB, sau đó phân loại Tiếp nhận VB Phân phối xử lý giải quyết Tiếp nhận VB đến và nhập vào hệ thống quản lý VB đi, đến Lãnh đạo Sở xem xét
Phụ lục 07: Hệ thống văn phòng điện tử
Các mục trong quản lí văn đến
Các mục trong quản lí văn đi
Phụ lục 08: Ảnh một số văn bản tại Sở Kế hoạch và Đầu tư thành phố Hải Phòng