8. Cấu trúc đề tài
2.2. Thực trạng tổ chức và quản lý công tác văn thƣ tại Sở Kế hoạch và
2.2.1. Thực trạng tổ chức công tác văn thư tại Sở Kế hoạch và Đầu tư
tư thành phố Hải Phòng
2.2.1.1. Tổ chức, thiết lập bộ máy công tác văn thư
Công tác Văn thư của Tại Sở Kế hoạch và Đầu tư thành phố Hải Phòng, Văn phòng Sở được xây dựng theo mô hình hỗn hợp. Toàn bộ công tác văn thư tại Sở được giao cho chuyên viên đảm nhiệm công viện. Công chức, nhân viên văn thư chịu trách nhiệm quản lý toàn bộ các loại văn bản; quản lý và sử dụng con dấu.
Với mô hình quản lý như trên thì công tác quản lý văn bản của Sở Kế hoạch và Đầu tư thành phố Hải Phòng, bộ phận văn thư đã đảm bảo được việc tập trung, cơ mật và cung cấp thông tin một cách chính xác, kịp thời nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động của cơ quan.
Bộ phận văn thư của Sở Kế hoạch và Đầu tư thành phố Hải Phòng, trực thuộc Văn phòng Sở, chịu sự chỉ đạo trực tiếp của Chánh văn phòng và các Phó Chánh văn phòng. Các nhiệm vụ của bộ phận văn thư được quy định tại Quyết định số 238/QĐ-VPS ngày 28 tháng 6 năm 2020 của Chánh Văn phòng Sở ban hành về chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và tổ chức của các phòng và đơn vị trực thuộc Văn phòng Sở Kế hoạch và Đầu tư thành phố Hải Phòng:
Các nhiệm vụ của văn thư cơ quan được tổ chức và thực hiện theo quy định tại khoản 3 Điều 6 của Nghị định số 30/2020/NĐ-CP ngày 05 tháng 3 năm 2020 của Chính Phủ về công tác văn thư;
Căn cứ vào quy định của pháp luật, bộ phận văn thư giúp Chánh Văn phòng Sở xây dựng các văn bản trình lãnh đạo Sở hướng dẫn thực hiện các chế độ, quy định về công tác văn thư;
Xây dựng kế hoạch và tổ chức thực hiện công tác văn thư, tham gia hướng dẫn, bồi dưỡng nghiệp vụ vản thư cho các đơn vị thuộc Sở;
2.2.1.2. Tổ chức nhân sự thực hiện công tác văn thư
Bộ phận Văn thư là bộ phận chuyên môn đặt đưới sự chỉ đạo trực tiếp của Chánh văn phòng
- Tổ chức bộ phận văn thư - lưu trữ:
Hiện tại, Sở Kế hoạch và Đầu tư thành phố Hải Phòng có 05 cán bộ biên chế làm công tác Văn thư, lưu trữ đều thuộc biên chế của Văn phòng. Trong đó, 02 cán bộ biên chế văn thư chính, 03 cán bộ biên chế văn thư kiêm lưu trữ.
STT Họ và tên Tuổi Giới tính Chức vụ Chuyên nghành Trình độ chuyên môn 1 Nguyễn Ánh Hồng 45 Nữ Văn thư
chính Văn thư Đại học
2 Hoàng Ánh
Huyền 35 Nữ
Văn thư
chính Văn thư Đại học
3 Lường Thị
Phương
37 Nữ Văn thư, kiêm lưu trữ
Văn thư Đại học
4 Hoàng Văn Minh 43 Nam Văn thư, kiêm lưu trữ
Văn thư Đại học
5 Đặng Thanh Mai 30 Nữ Văn thư,
kiêm lưu trữ
Văn thư Đại học
(Nguồn: Sở Kế hoạch và Đầu tư thành phố Hải Phòng)
Văn thư chính là người tiếp nhận các loại văn bản tài liệu rồi vào sổ theo dõi, chuyển phát các văn bản tài liệu theo quy định hiện hành của nhà nước.
Văn thư, kiêm lưu trữ: Quản lý và sử dụng con dấu, quản lý hồ sơ được nộp vào lữu trữ cơ qua theo quy định.
Sau khi thực hiện tinh giản biên chế thì số lượng người thực bộ phận Văn thư Sở hiện còn 05 người trực tiếp phụ trách các nghiệp vụ văn thư. Nhân sự trực tiếp thực hiện nghiệp vụ văn thư đều là những cán bộ trẻ, nhiệt huyết, năng động vì vậy hiệu quả công việc được nâng cao, nhanh chóng thực hiện tốt các nghiệp vụ được giao.
Về trình độ học vấn, theo khảo sát, cán bộ công chức, chuyên viên, nhân viên đều có trình độ từ trung cấp, cao đẳng, đại học trở lên, được đào tạo theo đúng chuyên ngành quản trị văn phòng và văn thư lưu trữ.
2.2.1.3. Tổ chức thực hiện nghiệp vụ công tác văn thư
Công tác văn thư là hoạt động đảm bảo thông tin bằng văn bản, phục vụ công tác quản lý bao gồm toàn bộ công việc xây dựng văn bản, quản lý và giải quyết văn bản hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan.
Căn cứ vào quy chế hoạt động của Sở Kế hoạch và Đầu tư thành phố Hải Phòng, thẩm quyền ban hành văn bản để điều hành công việc, đều phải đúng theo quy định của pháp luật về thể thức văn bản; luôn cập nhật các văn bản quản lý Nhà nước, hướng dẫn về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản theo Nghị định số 30/2020/NĐ-CP ngày 05/3/2020 của Chính phủ về công tác văn thư.
* Thẩm quyền ban hành các hình thức văn bản quản lý của Sở Kế hoạch và Đầu tư thành phố Hải Phòng
Hình thức văn bản hành chính thuộc thẩm quyền ban hành của Sở Kế hoạch và Đầu tư thành phố Hải Phòng và các phòng, ban gồm: Quyết định (cá biệt), Chỉ thị, Thông báo, Công văn, Báo cáo, Tờ trình, Đề án, Kế hoạch, Chương trình, Biên bản, Hợp đồng, Công điện, Giấy giới thiệu, Giấy chứng nhận, Giấy mời và một số văn bản khác có liên quan đến quá trình điều hành, thực hiện của Sở Kế hoạch và Đầu tư thành phố Hải Phòng và các cơ quan, đơn vị.
Số lượng của một số loại văn bản do Sở Kế hoạch và Đầu tư thành phố Hải Phòng ban hành trong 3 năm trở lại đây:
Công tác soạn thảo văn bản
* Thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản
Tại bộ phận Văn thư Sở Kế hoạch và Đầu tư thành phố Hải Phòng, thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản được thực hiện theo qui định của Nhà nước về công tác văn thư.
Năm 2019
Quyết định Thông báo Chỉ thị Kế hoạch Công văn Báo cáo Giấy mời
Năm 2020
Quyết định Thông báo Chỉ thị Kế hoạch Công văn Báo cáo Giấy mời
Năm 2021
Quyết định Thông báo Chỉ thị Kế hoạch Công văn Báo cáo Giấy mời
Về thể thức văn bản bao gồm 9 thành phần thể thức cơ bản và kỹ thuật trình bày trong văn bản hành chính: Quốc hiệu; Tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản; Số, ký hiệu của văn bản; Địa danh và ngày, tháng, năm ban hành văn bản; Tên loại và trích yếu nội dung của văn bản; Nội dung văn bản; Quyền hạn, chức vụ, họ tên và chữ ký của người có thẩm quyền ; Dấu của cơ quan, tổ chức; Nơi nhận (Xem phụ lục 03)
Cách sắp xếp các thành phần thể thức trong văn bản (Xem phụ lục 04) * Quy trình soạn thảo văn bản :
Quy trình soạn thảo văn bản là khái niệm dùng để chỉ trình tự các công việc cần tiến hành trong quá trình soạn thảo một văn bản để ban hành. Để đảm bảo mọi văn bản của Sở Kế hoạch và Đầu tư thành phố Hải Phòng được thực hiện nghiêm túc, đầy đủ có tính khả thi, đúng quy định và có tính hiệu quả cao, quy trình soạn thảo văn bản của Sở được thể hiện qua các bước:
Bước 1: Chuẩn bị soạn thảo
Khi được phân công soạn thảo thì công chức, nhân viên đảm nhiệm phải xác định được mục đích yêu cầu, đối tượng và khả năng thực hiện văn bản trong thực tế. Căn vào phạm vi tính chất của mối quan hệ xã hội và nội dung văn bản để điều chỉnh và tác động cùng với thẩm quyền ban hành thì người phụ trách soạn thảo sẽ xác định loại hình văn bản cần ban hành..
Bước 2: Sửa chữa và duyệt văn bản:
Khi văn bản được soạn hoàn chỉnh thì sẽ chuyển lên để dự thảo văn bản và xin ý kiến để sửa chữa.
Bước 3: Kiểm tra thể thức, kỹ thuật trình bày văn bản.
Bước 4: Sau khi đã sửa chữa văn bản hoàn chỉnh thì sẽ trình lãnh đạo cơ quan ký duyệt để làm thủ tục ban hành.
- Người soạn thảo văn bản phải chịu trách nhiệm trước pháp luật về nội dung văn bản do mình hoặc đơn vị mình soạn thảo. Phải ký tắt vào cuối bản trình ký nhằm xác định vai trò trách nhiệm của người soạn thảo đơn vị soạn
thảo văn bản. Lãnh đạo các đơn vị trực thuộc căn cứ chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của Sở Kế hoạch và Đầu tư thành phố Hải Phòng trong việc giúp Sở Kế hoạch và Đầu tư thành phố Hải Phòng quản lý nhà nước đối với lĩnh vực đựoc phân cấp, có trách nhiệm tham mưu xây dựng văn bản có liên quan và chịu trách nhiệm về nội dung, hình thức, chất lượng hồ sơ văn bản tham mưu trình ký.
Hầu hết các văn bản của Sở Kế hoạch và Đầu tư thành phố Hải Phòng khi ban hành đều theo đúng trình tự đã quy định mặc dù vẫn có một số văn bản của Sở Kế hoạch và Đầu tư thành phố Hải Phòng sai thể thức và thể thức ký.
- Thủ tục trình ký
Văn bản phải được soạn thảo và thông qua kiểm tra, hồ sơ, giấy tờ làm cơ sở cho người ký xem xét quyết định. Trường hợp gấp chưa có hồ sơ, giấy tờ thì phải trực tiếp trình bày với người có thẩm quyền ký văn bản.
Lãnh đạo cơ quan phải ký tắt vào các văn bản tham mưu xây dựng được trình ký.
Người ký văn bản sẽ là người phải chịu toàn bộ trách nhiệm trước pháp luật về văn bản mình đã ký.
Sơ đồ 2. 1. Sơ đồ quá trình soạn thảo văn bản và ban hành văn bản.
(Nguồn Sở Kế hoạch và Đầu tư thành phố Hải Phòng)
b. Công tác tổ chức quản lý văn bản đi
Sơ đồ quy trình quản lý văn bản đi (xem phụ lục 05)
Tất cả các loại văn bản do cơ quan làm ra để quản lý, điều hành công việc theo đúng chức năng, nhiệm vụ và quyền hạn của Sở Kế hoạch và Đầu tư
thành phố Hải Phòng mình được gửi đến các đối tượng có liên quan gọi là văn bản đi.
Văn bản trước khi nhân bản để gửi các đơn vị có liên quan phải được đăng ký vào sổ văn thư “sổ đăng ký văn bản đi ” và lấy số để quản lý văn bản của cơ quan, bản gốc của văn bản được lưu trữ tại bộ phận văn thư cơ quan và được lưu trữ tại bộ phận lưu trữ của đơn vị tham mưu. Số lượng văn bản ban hành của Sở Kế hoạch và Đầu tư thành phố Hải Phòng không nhân bản trước khi ký mà thường chỉ ký một bản để phô tô, sau đó mới đóng dấu lên các bản phô tô đó .
Việc nhân bản chỉ được thực hiện sau khi có sự đồng ý của người ký văn bản. Sau khi nhân bản và hoàn tất các thủ tục còn lại thì văn bản được chuyển giao theo đúng thời gian quy định, đúng số lượng, đúng địa chỉ, đảm bảo chính xác và bí mật.
Các văn bản quan trọng sẽ có phiếu gửi đi kèm để theo dõi việc nhận văn bản. Đối với những văn bản có dấu chỉ mức độ khẩn cần ưu tiên chuyển giao ngay.
Các văn bản gốc được xắp xếp và lưu lại ở bộ phận văn thư để phục vụ nghiên cứu và sử dụng. Chuyên viên văn thư lưu trữ có trách nhiệm chuyển giao hồ sơ tài liệu và lưu trữ Sở Kế hoạch và Đầu tư thành phố Hải Phòng theo từng năm.
Văn bản đi của Sở Kế hoạch và Đầu tư thành phố Hải Phòng thực chất là công cụ điều hành quản lý trong quá trình thực hiện chức năng nhiện vụ, quyền hạn được giao. Tổ chức quản lý giải quyết văn bản đi phải luôn được đảm bảo một cách chính xác kịp thời đê có thể tránh những rủi ro khi thực hiện văn bản.
Hiệu quả hoạt động quản lý điều hành của Sở sẽ được nâng cao khi việc tổ chức các văn bản đi tốt. Ngoài ra tổ chức công tác văn thư sẽ giúp cho
việc rèn luyện tính nghiên cứu, khoa học đối với mỗi cán bộ, công chức trong việc được giao.
Có như vậy các văn bản đi của Sở Kế hoạch và Đầu tư thành phố Hải Phòng làm ra mới có tác dụng thiết thực trong công tác quản lý đối với đơn vị.
Bảng 2. 1. Nội dung sổ đăng ký Công đi của đơn vị.
Số kí hiệu công văn Ngày tháng công văn
Tên loại và trích yếu nội dung công văn
Nơi nhận Chữ kí Nơi người nhận bản lưu Ghi chú Ghi chú:
Cột 1: Số ký hiệu công văn Cột 2: Ngày tháng công văn
Cột 3: Phân loại và trích yếu nội dung công văn Cột 4: Nơi nhận
Cột 5: Người ký
Cột 6: Nơi người nhận bản lưu Cột 7: Ghi chú
Sở Kế hoạch và Đầu tư thành phố Hải Phòng trong qúa trình hoạt động Văn thư còn phải nhập một số văn bản đến,văn bản đi quan trọng vào máy như:
Công văn đi
-Số TT: 01
Ký hiệu: 01/VP Ngày 03/06/21. Ngày phát hành 08/06/021 -Phân loại :
-Nhóm chính: QĐ nhận chính thức. - Nhóm chi tiết: QĐ nhận chính thức.
-Người ký :
-Số bản phát hành: 07
-Tóm tắt nội dung: giống trích yếu nội dung -QĐ nhận chính thức:
-Nơi nhận:
-Lưu trữ : Văn phòng
-Thời hạn lưu: Vĩnh viễn.Lâu dài: < 10năm > . Tạm thời <03năm>. -Trình lãnh đạo : - Ngày trình giám đốc.
-Ngày nhận lại .
-Đơn vị soạn thảo và phát hành:Văn phòng - Toàn văn nội dung.
Trong văn bản đi của đơn vị, ngoài chuyển công văn thông thường của Sở Kế hoạch và Đầu tư thành phố Hải Phòng còn có cả chuyển phát nhanh để phục vụ thông tin nhanh hơn, nhằm nâng cao hiệu quả trong công việc. Quy trình chuyển của nó cũng giống như chuyển công văn đi nhưng phong bì của nó thì khác so với công văn đi.
c. Quản lý văn bản đến
Sơ đồ quy trình quản lývăn bản đến (xem phụ lục 06)
Tất cả các loại văn bản, bao gồm văn bản hành chính và văn bản chuyên ngành (kể cả văn bản được chuyển qua mạng và văn bản mật) và đơn, thư gửi đến cơ quan, tổ chức được gọi chung là văn bản đến.
Việc thực hiện tiếp nhận văn bản đến tại Sở Kế hoạch và Đầu tư thành phố Hải Phòng được quy định rõ tại Điều 2 trong “Quy chế về việc quản lý và trình tự thực hiện công tác văn thư - lưu trữ”
Tất cả công văn, tài liệu, bao gồm cả bì ghi tên các đồng chí trưởng phó ban, Giám đốc, Phó Giám đốc... đều do bộ phận văn thư của Sở Kế hoạch và Đầu tư thành phố Hải Phòng thống nhất tiếp nhận.
Khi tiếp nhận văn bản được chuyển đến từ mọi nguồn, người làm văn thư của Sở Kế hoạch và Đầu tư thành phố Hải Phòng hoặc người được giao nhiệm vụ tiếp nhận văn bản đến trong trường hợp văn bản được chuyển đến ngoài giờ làm việc hoặc vào ngày nghỉ, phải kiểm tra sơ bộ về số lượng, tình trạng bì, nơi nhận, dấu niêm phong (nếu có), v.v...; đối với văn bản mật đến, phải kiểm tra, đối chiếu với nơi gửi trước khi nhận và ký nhận.
Khi nhận các văn bản được chuyển phát qua máy Fax hoặc qua mạng, cán bộ văn thư sẽ kiểm tra kĩ…; trường hợp phát hiện có sai sót, thì lập tức liên hệ thông báo cho nơi gửi hoặc báo cáo Lãnh đạo xem xét, giải quyết.
Bộ phận văn thư sẽ là nơi đăng ký văn bản đến của Sở Kế hoạch và Đầu tư thành phố Hải Phòng theo mẫu sổ quy định. Người tiếp nhận đăng ký sẽ phải đóng dấu đến và ghi những nội dung cần thiết trước khi đăng ký, tài liệu.
( Mẫu: Nội dung của Sổ công văn đến tại Sở Kế hoạch và Đầu tư thành phố Hải Phòng ). Ngày đến Số đến Tác giả Số ký hiệu Ngày tháng công Tên loại trích yếu nội dung
Lưu hồ sơ Đơn vị hoặc người nhận Ký nhận Ghi chú 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10
Văn thư sau khi vào sổ văn bản đến trình cho Chánh văn phòng xem xét, giải quyết và cho ý kiến chuyên giao văn bản đến cho các phòng, ban, cá nhân phụ trách lĩnh vực trong văn bản giải quyết. Việc chuyển giao văn bản
phải nhanh chóng chính xác, nội dung văn bản phải được giữ bí mật. Đăng ký vào sổ sau khi chuyển giao văn bản xong
Tiếp nhận và quản lý văn bản đến được thực hiện tốt sẽ góp phần đảm