8. Cấu trúc đề tài
3.3. Nhóm giải pháp về quản lý công tác văn thƣ
3.3.2. Quản lý nghiên cứu khoa học, ứng dụng khoa học và công nghệ
nghệ trong công tác văn thư
Tiếp tục triển khai có hiệu quả phần mềm quản lý văn bản, đẩy mạnh ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn thư - lưu trữ.
Hoàn thiện hệ thống quản lý tài liệu điện tử theo quy định tại Nghị định số 30/2020/NĐ-CP ngày 05/3/2020 của Chính phủ và các quy định khác
của pháp luật, bảo đảm lập hồ sơ điện tử trên hệ thống và nộp hồ sơ điện tử vào hệ thống quản lý tài liệu lưu trữ điện tử.
Đầu tư, nâng cấp các phần mềm ứng dụng đang được sử dụng trong cơ quan để đảm bao hiệu suất hiệu quả công việc.
Thường xuyên cử cán bộ đi tập huấn về cách sử dụng, quản lý các phần mềm phục vụ cho hoạt động công tác văn thư. Điển hình như tổ chức hội nghị tập huấn sử dụng hộp thư điện tử công vụ phục vụ gửi, nhận văn bản trong Sở.
Triển khai sử dụng chính thức phần mềm Văn phòng điện tử HP- eOFFICE để theo dõi, quản lý và số hóa được toàn bộ văn bản đi - đến trên hệ thống mạng máy tính.
Lãnh đạo cần có những kế hoạch để triển khai thực hiện con dấu điện tử để hoàn chỉnh việc thực hiện văn bản trên phần mềm điện tử, như vậy sẽ giúp thay đổi những nhận thức, dần thay đổi thói quen sử dụng văn bản giấy truyền thống cho các cán bộ, góp phần vào xây dựng một văn phòng xanh, hiện đại.
Cài đặt những mẫu văn bản chung, đối với những đơn vị mang tính chất đặc biệt, những mẫu văn bản riêng đó cũng cần phải mẫu hóa trên cơ sở những quy định của cơ quan và pháp luật
Nghiên cứu - Áp dụng hệ thống quản lý chất lượng Tiêu chuẩn TCVN 9001: 2000 về công tác văn thư như:
+ Tuyên truyền nâng cao nhận thức về lợi ích của việc áp dụng hệ thống quản lý chất lượng vào công tác văn thư.
+ Thành lập Ban Chỉ đạo hoặc Tổ tư vấn về áp dụng tiêu chuẩn có thể hoạch định ra các chương trình, kế hoạch tổng thể dài hạn, ngắn hạn áp dụng hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn TCVN ISO 9001:2000.