8. Cấu trúc đề tài
3.1. Nhóm giải pháp nâng cao nhận thức các cấp lãnh đạo và công chức
chức làm công tác văn thƣ
3.1.1 Nâng cao nhận thức của các cấp lãnh đạo Sở Kế hoạch và Đầu tư thành phố Hải Phòng về tổ chức và quản lý công tác văn thư tư thành phố Hải Phòng về tổ chức và quản lý công tác văn thư
Để đảm bảo cho việc tổ chức công tác văn thư được thực hiện có hiệu quả, đi vào nền nếp và đạt được những bước tiến dài thì trước tiên lãnh đạo phải quan tâm và coi trọng công tác này. Điều đó, tạo tiền đề cho việc chỉ đạo, tăng cường kiểm tra và quan tâm đầu tư nhằm bảo quản an toàn và tổ chức khoa học tài liệu.
Để công việc diễn ra có nề nếp và thành công, cần thay đổi quan niệm của mỗi cán bộ, công chức trong cơ quan, nhất là quan niệm về tập thể lãnh đạo. Người lãnh đạo cần phải hiểu biết đầy đủ về các thủ tục giấy tờ. Nâng cao hơn nữa chất lượng quản lý công tác dân vận của lãnh đạo Văn phòng.
Vai trò của tổ chức và quản lý luôn ảnh hưởng đến chất lượng trong hoạt động công tác văn thư. Vì vậy việc định hướng, chỉ đạo phải đúng, sát thực tế thì mới đem lại hiệu quả cao. Lãnh đạo Văn phòng cần nghiên cứu sâu hơn các văn bản về công tác văn thư, học tập, rút kinh nghiệm những phương pháp, cách làm hay từ các các cơ quan khác để tham mưu đề xuất cho Lãnh đạo Sở áp dụng trong cơ quan.
Tìm hiểu sâu hơn tâm tư, nguyện vọng của đội ngũ cán bộ dân vận, động viên, khích lệ, phân tích kịp thời để hiểu rõ hơn về vai trò, vị trí mà họ đảm nhận.
Thường xuyên cập nhật những văn bản chỉ đạo của nhà nước về công tác văn thư.
Chủ trì nghiên cứu khoa học về đề xuất tổ chức nghiên cứu khoa học trong công tác văn thư và công bố công khai đến toàn thể cán bộ, công chức, nhất là nhân viên văn thư. Khuyến khích các đề tài nghiên cứu khoá học về công tác văn thư nhằm hoàn thiện và nâng cao hiệu quả văn thư trong cơ quan.
Theo dõi chặt chẽ hơn các hoạt động công tác văn thư, kịp thời tuyên dương, khơi dậy cảm hứng làm việc, thẳng thắn phê bình rút kinh nghiệm
3.1.2 Nâng cao nhận thức công chức làm công tác văn thư
Công chức văn thư phải nhận thức tầm quan trọng của thực hiện công tác văn thư. Từ đó tự đánh giá về các hoạt động của công tác văn thư. Xem công việc của mình đảm nhiệm là sợi chỉ đỏ xuyên suốt quá trình hoạt động của Sở mà thiếu nó hoạt động của Sở sẽ bị trì trệ.
Văn thư là nơi quản lý đầu vào và đầu ra các văn bản làm việc của cơ quan Sở, vì vậy muốn sản phẩm chất lượng, công việc hiệu quả thì công tác văn thư góp phần quan trọng. Mỗi công chức văn thư cần có sự phân công công việc cụ, mỗi nhiệm vụ có vị trí khác nhau. Nhưng không phải làm việc ở vị trí khác nhau mà không quan tâm đến các bộ phận khác mà phải liên kết với nhau để tập thể có sức mạnh.
Chính vì vậy khi đã nhận thức đầy đủ về văn thư thì văn thư Sở và toàn thể bộ phận có liên quan sẽ nỗ lực phấn đấu để hoàn thành nhiệm vụ.